17 0063 tartalomelem 006 munkaanyag 100228

MUNK

AANY

AG

A kvetelmnymodul megnevezse: gyintzi feladatok a sajtkapcsolat, a rendezvnyszervezs, a vllalati arculat-kialakts s a reklmkampny-szervezs terletn

Knyn Tmpe Lvia

A rendezvnyek jellege, elksztse

A kvetelmnymodul szma: 0063-06 A tartalomelem azonost szma s clcsoportja: SzT-004-50

MUNK

AANY

AG

MUNK

AANY

AG

A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

1

A RENDEZVNYEK TPUSAI, A RENDEZVNYSZERVEZS LPSEI

ESETFELVETS-MUNKAHELYZET

Az utbbi idben egyre tbbszr tallkozhatunk klnbz rendezvnyekkel. nnek, mint marketinggel foglalkoz gyintznek feladati kz tartozik a rendezvnyek tervezsben, szervezsben, lebonyoltsban s rtkelsben val kzremkds. Ahhoz, hogy ezt a feladatot jl el tudja ltni, ismernie kell a rendezvnyek klnbz tpusait, forgatknyvnek tartalmi elemeit.

Oktatjuk irnytsval gyjtsenek pldkat lakhelykn, illetve annak krnyezetben megszervezett rendezvnyekre! Az sszegyjttt pldkat rja az albbi bekeretezett helyre!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

tleteljenek azzal kapcsolatosan, hogy milyen feladatokat kell megoldani a rendezvny sikere rdekben! A lehetsges feladatokat jegyezze le az albbi bekeretezett helyre!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

MUNK

AANY

AG


2

SZAKMAI INFORMCITARTALOM

A rendezvny szervezett, kzssg keretn bell megtartott, esetenknt szrakoztat jelleg sszejvetel. Olyan programok, esemnyek, melyek egy meghatrozott helyen s idben, meghatrozott cllal valsulnak meg. Gondoskodni kell az egysges s sszehangolt szervezsrl, arculatrl - ide rtve az infrastrukturlis felttelek megteremtst is. Kiemelt szerepe van annak, hogy a rsztvevkrl teljes kren gondoskodjunk. A j rendezvny alapvet ismrve, hogy egyedi, egy kzssg sszefogsn alapszik, lmnyt ad.

A munknk sorn fontos megklnbztetni az esemnymarketing kifejezst. Ebben az esetben olyan rendezvnyrl beszlnk, amely az informcinyjtson tl, annak a megszervezse is feladat, hogy a vendg jl rezze magt, a vendg fejben a vllalattal vagy mrkval kapcsolatban pozitv kpzettrsts alakuljon ki.

A rendezvnyek sklja s ezzel egytt a rendezvnyek szervezsi techniki nagyon szleskrek lehetnek. Az albbiakban jellegzetes rendezvnytpusokat foglaljuk ssze a teljessg ignye nlkl. A tudomny, technika, trsadalom vltozsval egytt jr ignyvltozs miatt a rendezvnytpusok is vltozhatnak, talakulhatnak. Az egyes rendezvnyekhez specilis ismeretek kapcsoldhatnak. Most csak az ltalnos tudnivalkat foglaljuk ssze elssorban gyintzi szemszgbl.

A minden rendezvny legalbb az albbi pontokon azonos

a rsztvevk egy kzs esemny, rdeklds miatt jnnek ssze,

rendszerint szksg van szllsfoglalsra, utazsra,

a rendezvnynek megfelel helysznt kell biztostani.

JELLEGZETES RENDEZVNYTPUSOK 1. Ankt Vitaindtval s hozzszlsokkal tarktott tancskozs, rtekezlet, vitals. 2. Bankett Valaki tiszteletre, valamely esemny megnneplsre rendezett nnepi lakoma, dszebd, dszvacsora. 3. Bl, estly Kt nagy csoportjt klnbztetjk meg a klasszikus s a vegyes tpus blok. A klasszikus blok 20 rakor kezddnek s nagy hagyomny pletben rendezik meg. A blokra rsos meghvt kell kldeni, melyet legalbb egy hnappal korbban kell elkldeni. A vegyes tpus bl 19 rakor kezddik s nem kvetelmny, hogy nagy hagyomny pletben rendezzk meg. Az estlyt valakinek a tiszteletre is adhatjk.

MUNK

AANY

AG


3

4. Bemutat Valamilyen m els nyilvnos eladsa. 5. Corporate meeting, testleti lsek ltalban alacsonyabb a ltszm, mint egy konferencin, maximum 50 f. Mivel kzs a munkanyelv, nincs szksg tolmcsra. A rsztvevk ltalban magas szint vezetk, ezrt ket VIP bnsmdban rszestjk. A fesztett munkatemp miatt, szabadids programokat is kell szerveznnk. Ahhoz, hogy a rsztvevk a munkra tudjanak koncentrlni az intenzv idkihasznltsg miatt gyakran vroson kvl, csendesebb vidki helyen, ingerszegny krnyezetben szervezik meg a rendezvnyt. A vendgek biztonsgra nagyobb gondot kell fordtani. 6. Csaldi rendezvny A teljessg ignye nlkl: keresztel, ballags, eljegyzs, eskv-lakodalom, hzassgi vfordul, halotti tor, stb. 7. Fesztivl A kultrlis rendezvnyek kzl a legnagyobb szabs. Tbb vllalkozs, intzmny stb. foghat ssze egy tma npszerstse, nnepe miatt (knyv, mz, film stb.). Ezek a rendezvnyek tbb naposak is lehetnek s klnbz tpus esemnyeket foglalhatnak magukba. A fesztivlok legnagyobb atrakcija az nneplyes megnyit illetve az nneplyes zrs. Ez a rendezvny tbb szegmens ltal is ltogatott. 8. Fogads A fogads valamilyen esemny nneplse, illetve valamely magas rang vendg tiszteletre vendgltssal sszekapcsolt sszejvetel. Fajti: Az llfogads s az ltetett fogads (Buffet dinner). Mindkt fogads lnyege abban ll, hogy az enni-, s innivalt a bfasztalon helyezzk el, de az llfogadsnl minden telt llva kell elfogyasztani, mg az ltetett fogadsnl a vendgek ttermi asztaloknl lve fogyasztanak. A hzigazda asztalhoz ltetend vendgeket egyenknt kell vrni s oda kell ksrni. Az ltetett fogads alkalmval legtbbszr zent, httrmsort is szervezni kell, ez nagyon kellemess teheti az estt. A pohrkszntt mindig a f hzigazda mondja, utna a fvendg, ehhez llmikrofont s dobogt kell biztostani. 9. Garden-party Kertben megrendezett trsasgi sszejvetel, amely jellege tbb fle lehet: fogads, tncos sszejvetel stb. Rossz id esetn gondoskodni kell fedett helysznrl. 10. Gla Dszes, nneplyes, msorral egybekttt elads. 11. Killts, vsr A kommunikcis-mix elemt kpezi, azaz az elads sztnzs mdja. 12. Koktlparti

MUNK

AANY

AG


4

Olyan trsas sszejvetel, ahol j zleti kapcsolatok s ismeretsgek kttetnek. Az tkezs visszafogott, elegns. A koktlfalatokat tlcrl pincrek is knlhatjk. 13. Kongresszus Egy politikai, kulturlis, szakmai stb. szempont szerint alakult csoport tbb szz vagy akr ezer fs kpviseljnek ltalban rendszeres tallkozsi formja. Ezen a rendezvnyen csak a szervezet tagjai vehetnek rszt. Gyakran egy elre meghatrozott tma megvitatsra hvjk ssze. A megrendezs gyakorisgt a szervet tagjai hatrozzk meg. A rendezvny tbb napig is eltarthat. Szllsra, tkezsre s nemzetkzi kongresszus esetn tolmcsszolglatra van szksg. 14. Konferencia A konferencia elre meghatrozott napirend s program szerint zajl, ltalban problmamegold ls. Ez a rendezvny ktirny kommunikcin alapszik, teht a hallgatsg krdezhet, reaglhat, megfogalmazhat kritikt vagy ppen vitatkozhat. A kongresszusnl kisebb ltszm sszejvetel. Az ignyek fggvnyben tbb teremre is szksg van, gyakran n. szekcilseket is szervezhetnek. A vendgeket klnbz kategrij szllshelyen kell elhelyezni, tkezst s tolmcsszolglatot kell biztostani. Mivel e rendezvnyeknl ltalban a ksrkkel rkeznek a vendgek, ezrt gondoskodnunk kell pldul hlgyprogramokrl is. A hzigazda legyen magas rang szemly. 15. Pard Ltvnyos, fnyz, pomps nnepsg, felvonuls. 16. Sajtkapcsolati esemnyek A nagyobb nyilvnossgnak, vagy meghatrozott szakmai krknek szl tjkoztats esetn a sajt sszehvsa, informlsa is lehet rendezvny. A sajtkapcsolatokkal kln szakmai tartalomelem foglalkozik. 17. Trning A kisebb-nagyobb csoportok szmra szervezett oktats, tovbbkpzs. Intenzv munkalsnek szmt, ezrt szervezse a konferencikkal mutat azonos jegyeket. A vllalkozsok a kls s a bels rintettek szmra is szervezhetik. 18. Tutorial Oktatsi, konzultcis rendezvny. 19. ls, meeting A legltalnosabb elnevezs, tulajdonkppen minden kzepes nagysg sszejvetelt rthetjk rajta. A kisebb elnksg s a hallgatsg egymssal szemben l. A rendezvny tmihoz jelentkezs alapjn lehet hozzszlni. 20. nnepsg nnepi megemlkezs, gyakran msorral s vendgltssal egybektve.

MUNK

AANY

AG


5

A RENDEZVNYSZERVEZS LPSEI 1. A tervezs szakaszban az albbi tnyezket kell vgig gondolni:

A rendezvny clja, jellege: a rendezvny tpusa szerinti meghatrozsa, a tma, az alkalom pontos krlhatrolsa.

A meghvottak kre, a clcsoport, a ltszm: a rendezvny fggvnyben lehet homogn, pl.: kongresszus, tbb clcsoportot magba foglal pl.: csaldi rendezvny. A ltszm az esemny jellegtl, a rendelkezsre ll kltsgvetstl, a helyszn befogadkpessgtl is fgg.

Az idzts, az idpont kijellse szmos tnyeztl fgg. Tbbek kztt:

Ms, hasonl clcsoportot rint, hasonl nagysg esemnnyel ne tkzzn a rendezvny

Rszletes, relis idztsek, menetrend ksztse: szlltsi hatridk, alvllalkozk bevonsa, az gyfllel vagy a vllalat-vezetssel trtn egyeztets

A helyszn kivlasztsra a tma fggvnyben kerlhet sor. Az albbiakat clszer figyelembe venni:

hagyomnyos vagy kurizumszer technikai felszereltsg megfelel mret megkzelthetsg parkolsi lehetsg van-e egyb szolgltats pl.: szlls, tkezs kltsgvonzata, pl.: brleti dj

A rendezvny megszervezshez ignybe lehet venni profi gynksgeket, illetve alvllalkozkat. Egyszerbb vllalati rendezvnyeket sajt munkatrsak is megszervezhetnek, lebonyolthatnak. A kvetkez tnyezket tartsuk szem eltt:

A program legyen kreatv! Legyen pontos forgatknyve Kvessen tematikus rendet:

kezds kibonts bezrs

a rendelkezsre ll kltsgkeretet egyeztetni kell mg a szervezs megkezdse eltt.

2. Az elkszt szakasz

Az elkszt szakasz a leghosszabb feladatsort jelenti.

MUNK

AANY

AG


6

Az albbi tblzat segt abban, hogy mi mindent kell vgiggondolni, eltervezni a rendezvnyszervezs elkszt szakaszban. Ez a munkafolyamat nagy krltekintst ignyel. Ez a feladat tipikus csapatmunka. A munkban rszt vevk sszehangoltan vgzik munkjukat. Az egyes feladatokhoz hatridket s felelsket kell rendelni. A rendezvny fszervezje koordinlja ezt a feladatot, aki beszmolsi s elszmolsi ktelezettsggel tartozik a vllalkozs vezetsnek.

A rendezvny pontos megnevezse:

Tevkenysg megtervezse

Feladat/ eszkz

Hatrid Felels

Helyszn, idpont, eladk

Idpont A naptr ellenrzse, az idpont vglegestse

Helyszn, cm Bejrs, ajnlatkrs

Terem neve Bejrs, ellenrzs

Programtervezs Forgatknyv elksztse

Eladk felkrse Felkrsek s az eladsok cme, az eladk rvid letrajznak sszelltsa

Technikai, nyelvi felttelek

Az eladsok nyelve

Szksges-e tolmcsols

Technikai szksglet

Tolmcsberendezs, projektor, szmtgp s programok

Anyagleadsi hatrid

Magyarul s szksg szerint idegen nyelven

Nyomtatvnyok, ajndktrgyak

Fotk, brk ksztse

Mennyisg, formtum

Maszkota tervezse

Ajnlatkrs

Programfzet Elegns mappa, dosszi

MUNK

AANY

AG


7

tervezse Program, trkp, meghv, helysznrajz, idegenforgalmi anyagok Rsztvevknek, rendezknek, gpkocsivezetknek Kls bort: rendezvny neve, idpontja, helyszne 1. oldal: ksznt (tbb nyelven is) Tovbbi oldalak: programok Utols oldal: szervezk, szolglatok elrhetsge

Nyomtatvnyok tervezs

Ajnlatkrs (pl.: plakt, konferenciatska, tblk, dekorcik)

Tjkoztatk, technikai-adminisztratv kiadvnyok

Belpsi engedlyek behajtsi engedlyek Kitzk ltet-krtyk Asztalszmok Konferenciatblk Konferencia zszlk

Ajndktrgyak krnek megtervezse

Ajndktrgyak krnek vglegestse, megrendelse

Kltsgvets, elkalkulci ksztse

Kltsgvets ksztse

Terembrlettel, technikabrlettel, ajndktrgyakkal, tolmcsok, hostessek kikzvettsvel kapcsolatos ajnlatkrs, az ajnlatok kirtkelse. Szponzorls lehetsgeinek kiaknzsa, szponzorok megkeresse, szponzor szerzdsek.

MUNK

AANY

AG


8

Megrendelsek Helyszn/terem, technika, tolmcsok, hostessek megrendelse. Cateringgel kapcsolatos ajnlatok krse, rtkelse. Egyeztets utni megrendels.

Kommunikcis felttelek

Meghvk sszelltsa

Meghvandk krnek sszelltsa, a meghvk sztkldse,

Sajtiroda fellltsa

A sajtiroda helye, felszerelse, vezetje, szemlyzete, nyilatkozk felksztse

Sajtkapcsolatok tervezse

Sajtanyag ksztse, sajttjkoztat, interj elksztse, mdiakr meghatrozsa, jsgri meghvk sztkldse

Helyszn kialaktsa, dekorci

Helysznre szllts

Logisztika biztostsa, a helyszni fogads megszervezse, rzs biztostsa

Catering biztostsa

A rendezvny helysznnek kialaktsa a vendglts szempontjbl

Regisztrci megszervezse

A regisztrci technikai s szemlyi htternek kialaktsa

Stblista Helyszni felgyelet, feladatkrk kialaktsa, a szervezk betantsa

Helyszni dekorci tervezse

Helyszni dekorci megrendelse, kialaktsa

A helyszn Szles krben rtelmezend: tzvdelmi berendezsek

MUNK

AANY

AG


9

biztostsa meglte, meneklsi terv, vszkijratok jelzse, szemly s vagyonvdelem megoldsa, szaniter berendezsek ellenrzse

Az esemny rgztse

Dokumentls fajti, sokszorosts, archivls, a ksbbi felhasznls lehetsgei, ajndk felvtelek irnti igny felmrse, tadsa

Lezrs, utmunkk

Pnzgyi elszmols

Szmlalikvidci, fizets, utkalkulci ksztse

Visszaszllts megtervezse

Anyagok eszkzk visszaszlltsnak logisztikai feladatai

Ksznlevelek Ksznlevelek elksztse, kikldse a regisztrci alapjn

Sajtfigyels Megjelensek, megjelens hatsa

Referencia dosszi sszelltsa

Jegyzetek, dokumentumok (reklmanyagok, kiadvnyok stb.) sszefzse, a vendgektl kapott nvjegykrtyk sszegyjtse, alvllalkozkkal kapcsolatos dokumentcik dossziba rendezse.

sszefoglal zrjelents ksztse

rtkel, elemz jelleg jelents, amely az esetleges hibkat s pozitvumokat is tartalmazza.

Vratlan helyzetek

Felkszls vratlan helyzetekre

A felkrt elad nem rkezik meg, a technikai berendezsek felmondjk a szolglatot, bombariad/tz zavarja meg a programot stb. Tartalkhelyszn

MUNK

AANY

AG


10

s eszkzk biztostsa.

3. A rendezvny lebonyoltsa

A rendezvny lebonyoltsnak napjn clszer eligazt rtekezletet tartani. A rendezvny fszervezje s a rszfelelsk a helysznen tjkozdhatnak. Az esetleges aprbb korrekcikat ekkor mg meg lehet tenni.

Minden rendezvny hrom meghatroz rszbl ll:

a vendgek fogadsa, rkeztetse a szk idintervallum miatt

a programokon val rszvtel

a vendgek tvozsa, bcsztatsa. pl.: a kzs tvozs esetn sorfal fellltsa lehetsges, bcsajndkok tadsa.

A rendezvny sikernek rdekben fontos kialaktani a szervezsi hierarchit (ki, kinek a fnke), ki miben dnthet, ki kinek adhat utastsokat.

4. Lezrs, utmunkk a tervezs fzisban lertakat figyelembe vve.

A rendezvnyek kls szolgltati lehetnek:

Biztonsgi szolglatok Orvosi gyelet Tolmcskld, fordt iroda Hostess-host szolglat Gpkocsi klcsnz szolglat Buszklcsnzk Nyomdk, kiadk Grafikusok, tervezk Fots Vendgltsi szolgltatk Szlloda, panzi Virgktk, klcsnzk, dsztk Kls programszervezk, ksrk

MUNK

AANY

AG


11

TANULSIRNYT

Csoportmunkban az internet segtsgvel keressenek rendezvnyszervez illetve kls szolgltat vllalkozsokat! A tallataikat rja az albbi bekeretezett helyre! Milyen szempontok szerint vlasztannak kzlk!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Munkja sorn az albbi rendezvnyfajtk nevt hallja. Keresse meg interneten s rja le, hogy mit jelentenek az albbi esemnyek, rendezvnyek. Vlaszt rja az bekeretezett helyre! Ellenrzs utn tanulja meg az sszegyjttt rendezvnyfajtk jellemzit!

Brze: ___________________________________________________________________________________

Videokonferencia: _______________________________________________________________________

Videokivetts: ___________________________________________________________________________

Szimpzium: ____________________________________________________________________________

Workshop: _______________________________________________________________________________

Iskolja fennllsnak 100. vforduljra kszl. Oktatja segtsgvel alkossanak csoportokat az egyes tevkenysghez rendelve. Ksztsk el a rendezvny tervezett oktatjuk koordinlsval! A vgleges tervezetet egy Word fjlban ksztsk el, melyet mentsenek le az oktatjuk ltal megadott mdon s nven!

MUNK

AANY

AG


12

NELLENRZ FELADATOK

Soroljon fel s jellemezzen legalbb hrom rendezvnyformt a szakmai informcitartalomban felsoroltak kzl! Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Milyen szempontokat venne figyelembe a helyszn kivlasztsnl? Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Milyen kommunikcis feladatokat kell megoldani a rendezvnyek szervezse sorn? Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

MUNK

AANY

AG


13

MEGOLDSOK

Csoportmunkban az internet segtsgvel keressenek rendezvnyszervez vllalkozsokat! A tallatait rja az albbi bekeretezett helyre! Milyen szempontok szerint vlasztannak kzlk alvllalkozt!

Vlaszts szempontjai lehetnek a teljessg ignye nlkl:

rak, szemlyes kapcsolat, referencik, elrhetsg

Munkja sorn az albbi rendezvnyfajtk nevt hallja. Keresse meg s rja le, hogy mit jelentenek az albbi esemnyek, rendezvnyek. Vlaszt rja az bekeretezett helyre! Ellenrzs utn tanulja meg az sszegyjttt rendezvnyfajtk jellemzit!

Brze: Elfekv kszletek alkalomszer rtkestse, nagy ttelekben val kirustsa.

Videokonferencia: az egymstl tvol lv stdikban elhelyezked csoportok kapcsolata kp s hang tjn.

Videokivetts: l esemnyek kzvettse nagy fellet kpernyre. Egyszerre tbb helyen is kivetthet.

Szimpzium: Szakrtk eladsa, kis ltszm csoport eltt.

Workshop: Kis ltszm csoport modertor irnytsval egy adott krdsre keres vlaszt beszlgets formjban.

Soroljon fel s jellemezzen legalbb hrom rendezvnyformt a szakmai informcitartalomban felsoroltak kzl! Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!

Brmelyik hrom rendezvnyfajta a szakmai informcitartalom szerint.

Milyen szempontokat venne figyelembe a helyszn kivlasztsnl? Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!

hagyomnyos vagy kurizumszer technikai felszereltsg megfelel mret megkzelthetsg

MUNK

AANY

AG


14

parkolsi lehetsg van-e egyb szolgltats pl.: szlls, tkezs kltsgvonzata, pl.: brleti dj

Milyen kommunikcis feladatokat kell megoldani a rendezvnyek szervezse sorn? Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!

Meghvk sszelltsa Sajtiroda fellltsa Sajtkapcsolatok tervezse

MUNK

AANY

AG


15

A RENDEZVNYEK FORGATKNYVE, A RENDEZVNY TECHNIKAI FELTTELEI

ESETFELVETS MUNKAHELYZET

nnek, mint gyintznek feladata lehet a rendezvny forgatknyvnek elksztse, a rendezvny technikai feltteleinek biztostsa.

SZAKMAI INFORMCITARTALOM

A RENDEZVNYEK FORGATKNYVE (PROGRAM S TECHNIKAI)

A rendezvnyszervezs fontos rsze, hogy rsban rgztsk, megtervezzk a rendezvny menett, temt. Minden rendezvnynek egyedi forgatknyve van. A programforgatknyv hrom alapvet rszt klnbztetjk meg:

elkszts, lebonyolts, utmunkk.

A technikai forgatknyv a programon tl tartalmazza:1

a killtott anyagok, eszkzk szlltsnak mdjt, temezst, a fogadbizottsg sszettelt, szksges eszkzket (busz, virgcsokor stb.), technikai berendezsek elksztst, zembe helyezst, felelsket, vendgltssal kapcsolatos feladatokat, dsztssel kapcsolatos feladatokat, telefonos s postai elrhetsgeket.

Minta program forgatknyvre j vi fogads a partnerek szmra:

IDZTS ESEMNY LTVNYELEMEK EGYB FELELS 12.00 15.00 Elkszletek Hangosts,

fnytechnika, Az eszkzk ellenrzse

..

1 Gyarmati Ildik: Rendezvnyszervezsi kalauz, Athenaeum 2000 kiad

MUNK

AANY

AG


16

catering, audiovizulis eszkzk

15.00-16.00 Fprba Hangosts, fnytechnika, audiovizulis eszkzk mkdtetse. Beksztsek az llfogadshoz

..

16.00 -16.30 Vendgek rkeztetsnek elksztse

Regisztrci elksztse, ruhatr mkdtetse

16.30 17.00 Vendgek rkeztetse, regisztrci, a vendgek elfoglaljk helyket

Halk zene fogadja a vendgeket

dvzl koktl, hzigazda fogadja a vendgeket

,

hzigazda

17.00 18.00 dvzlbeszd s a msor lebonyoltsa

Villanyok lekapcsolsa, technikai httr zemeltetse

..

18.00 Invitls llfogadsra

Villany felkapcsolsa

hzigazda

18.10 llfogads Lgy httrzene A munkatrsak ismerkednek, beszlgetnek a vendgekkel

22.00 A terem rendeltetsszer visszalltsa

A technikai eszkzk leszerelse, helyre val visszajuttatsa

..

TRGYI, TECHNIKAI FELTTELEK

Terem, terem-kapacits Ma mr elengedhetetlen kvetelmny a termekkel kapcsolatban a megfelel mdon, jl szablyozhat klmaberendezs, melynek segtsgvel biztosthat egy-egy rendezvny teljes idtartama alatt a terem kivl levegje.

MUNK

AANY

AG


17

A tlzsfolt termek a rendezvny sikertelensgt okozhatjk. Az albbi tblzat azt mutatja, hogy optimlis esetben hny ft ltethetnk le klnbz nagysg termekben a kt leggyakoribb mdon:

Alapterlet (m2)

Teremkapacits 20 30 40 50 70 90 100 250 500 1000

Fogads (f) 33 50 67 83 117 150 167 417 833 1667

Sznhz szksoros (f) 26 40 53 66 93 120 133 333 666 1333

Tokodi Anik: Protokoll s rendezvnyszervezs, Budapest, 2008. knyve alapjn

A teremberendezs mdozatai igen sokflk lehetnek: Sznhzterem stlus Ezt a berendezst nagy ltszm konferenciknl, ltalban olyan termeknl hasznljk, ahol ell sznpad van. A sorok egyms kztti tvolsga a terem nagysgtl s a vrhat ltszmtl fgg. Az els sornak az elnksgtl legalbb 2 mterre kell lennie. E mdozatnak tbb varinsa van: az oldalt lv szkek flkrben zrnak a szkek teljes flkrt kpeznek V alak a nztr Iskolapados vagy osztlyterem-stlus Szeminriumok s oktat jelleg rendezvnyek kedvelt berendezsi mdozata. A hallgatsg kis asztaloknl l, hogy jegyzetelni tudjon. gyelni kell arra, hogy egy asztalnl ne zsfoljunk ssze tl sok embert. U alak stlus Idelis olyan banketteknl, glavacsorknl, ahol felszlal is van. Ngyzetes, inkbb tglalap alak asztalokat helyeznek egyms mell. Patk alak berendezs Hasonl az U alakhoz, de a keskenyebb rsznl a sarkon lekerektett asztalok tallhatk. Ngyzetes asztalforma Amikor arra van szksg, hogy valamennyi rsztvev lssa egymst, mert a kommunikci ezt kvnja, akkor ez az idelis berendezsi forma. ltalban az asztalokon mikrofon is tallhat. Ha az asztalok ltal kzrefogott tr res, kzptt ltalban egy szp sznyeg s/vagy virgkompozci tallhat. Igazgattancs-stlus Ennl a formnl is mindenki lt mindenkit, s nagy asztalfellet marad a paproknak s egyb kellkeknek. E alak berendezs Banketteknl clszer. Az E hrom szrt egybefog rvidebb rsznl lnek a f vendgek. Munkacsoport-stlus

MUNK

AANY

AG


18

Ktetlen munkacsoportnl, workshopoknl bevlt berendezsi mdozat. Teremrajz Minden rendezvnyhelysznnek kell rendelkeznie olyan teremrajzokkal, melyek a termek berendezsi lehetsgeit mutatjk be. Ezeket a rajzokat mretarnyos berendezsi trgyakkal kell elkszteni s fel kell tntetni az ajtkat, ablakokat, rgztett berendezsi trgyakat, csatlakoz helyisgek megnevezst, oszthatsgot, stb. TECHNIKAI FELTTELEK

A rendezvnyek megszervezse komoly s a kor kvetelmnyeinek megfelel technikai httrappartust ignyel. A klnfle szksgleteket kielgt btorok, az ltalnos vilgts s hangosts mellett sok ms eszkzre is szksg van. Az eszkzk kezelshez bizonyos esetekben gondoskodni kell az eszkzket kezelni tud szakemberekrl is.

Mikrofonok Megklnbztetnk asztali, ll, hordozhat, csiptets mikrofonokat, amelyeket a terem nagysgnak megfelelen vlaszthatunk s kombinlhatunk. A mikrofonok egyik klnleges formja a vitaberendezs. Ha a rendezvnyen elnksg is helyet foglal, gy tagjai eltt asztali mikrofonokat

helyeznek el, amelyeket a stdiban l szemlyzet hangost. A hordozhat, kbel nlkli mikrofonokat a jelenlev segtk adjk a felszlal kezbe,

ilyenkor a beszl a helyn marad. Az ll mikrofonokat a hallgatsg sorai kztt helyezik el. A szlsra jelentkez

odamegy a mikrofonhoz. Nem szoks kln ki- s bekapcsolni. A csiptets mikrofonokat az elad zakjra/blzerre helyezik fel. A beszlt nem

zavarja a jegyzetei keressben. A vitaberendezsnl a beszl gombnyomssal jelzi, hogy felszlalni kvn. ltalban

mindenki eltt van ilyen kszlk. Konferencikon jl hasznosthat. Hangtechnika A rendezvnyeket tbbfle hanghats is ksrheti: zenei alfests, vagy ms bejtszs CD-rl, DVD-rl. Bonyolult hangstdikat csak kongresszusi kzpontokban tallunk. Szksg lehet az elhangzottak teljes kr hangrgztsre, dokumentlsra. A felvtelek ksztse helyettestheti a gyorsrsos jegyzknyvezst. Fnykpezgpek, videofelvevk A rendezvnyek dokumentlsnak fontos kellke. ltalban hostessek ksztik a felvteleket. Vettk, szmtstechnikai httr Ma mr a leggyakoribb forma a projektorral trtn kivetts, akr tbb klnbz mret vszonra. gyeljnk arra, hogy a vettvszon legyen sima s tiszta. A lzer mutatplca segtheti az elad munkjt. Az elads eltt gyzdjnk meg az adathordoz kompatibilis-e a szmtgppel illetve a teleptett programmal. Lmpk, irnytott fnyek Nagy hatst elr berendezsek, amelyek kezelse szakmai hozzrtst ignyel pl: fejgp hasznlata. Segtsgkkel kiemelhetnk teremrszleteket, dekorcit, hangslyozhatjuk az elad szemlyt, stb. A berendezs hasznlata elzetes tervezst ignyel.

MUNK

AANY

AG


19

Tolmcsberendezs A nemzetkzi konferencik esetben gyakran van szksg tolmcs szolgltatsra. Az lsekre felkszlt termekbe eleve bepttetik a berendezst: a tolmcsok kln kabinokban dolgoznak, ahonnan beltjk a termet, de ket nem lehet ltni. A fejhallgatt az ls kezdetn oszthatjk ki, de vannak olyan szkek, amikbe mr be van ptve. Amely termekben nincs tolmcskabin, ott mobil tolmcskszlket lehet hasznlni. Szmtgpek s perifriik, kiegszt berendezsek A szmtgpek s perifriik nemcsak a rendezvnyszervezk adatfeldolgozshoz s adataik trolshoz szksgesek, hanem a rendezvny anyagainak lershoz is. A vendg eladk adathordozn hozott eladsainak kinyomtatsra is szksg lehet. Nagy teljestmny fnymsolknak a nap minden szakban rendelkezsre kell llniuk, amelyekhez gondoskodnunk kell szakrt kezelszemlyzetrl. Btorzat Az egyes lstpusokhoz ms s ms asztal s szk illik illetve szksges. Az igazi konferenciaszkek tartozka a felhajthat rlap, ami a jegyzetelst knnyti meg. Rendezvnyszervezshez leggyakrabban hasznlt btorok: raksolhat szkek, karosszkek fotelok, elnksgi asztal, beszlpult, dohnyzasztal, klnbz mret asztalok trgyalasztal, ll illetve gurul fogasok, szemetes kosr, aktaszekrny, hideg-melegvizes mosogat, htszekrny, konyhaszekrny. Dobogk, posztertblk A klnbz rendezvnyeknl (pl. divatbemutatk, msoros estek) jl hasznlhatak. Ezekhez akr lpcs is illeszthet. A posztertblk (killtsi installcis tblk) alkalmasak arra, hogy felletkre illusztrcis cllal, ragasztssal vagy felszrssal paprokat, kisebb trgyakat helyezznk el. ris kivettk A teremben zajl esemnyeket az lstermeken kvl a zrt lnc tvads segtsgvel gy lehet nyomon kvetni. Zszlk A nemzetkzi rendezvnyek elengedhetelen kellke. A diplomcia szablyai szerint a mennyezetrl belgatott, zszlrdba lltott, vagy asztali kis zszlkat klnbztetnk meg. Egyb eszkzk (teljessg ignye nlkl) szavazgp, szemlyhv, diktafon,

MUNK

AANY

AG


20

irat megsemmist, iratfzgp, hktgp.

TANULSIRNYT

Munkja sorn egy rendezvny forgatknyvnek elksztsvel bzzk meg. A szakmai informcitartalomban tallhat minta alapjn ksztse el az oktatja ltal meghatrozott program forgatknyvet! Munkjt mentse le Word dokumentumban az oktatja ltal meghatrozott mdon s elnevezssel! Alkossanak prt s vitassk meg az elkszlt munkt! Alkalmazza az albbi ellenrz listt! Hinyossg esetn vgezzk el a ptlsokat!

A forgatknyv tartalmaz-e:

Elkszt szakaszt_______________________________________________________________________

Lebonyoltst_____________________________________________________________________________

Utmunklatokat _________________________________________________________________________

Ugyanehhez a munkhoz ksztsenek prban technikai forgatknyvet is! Munkjukat word dokumentumban ksztsk s mentsk le!

MUNK

AANY

AG


21

NELLENRZ FELADATOK

Mit tartalmaz a technikai forgatknyv? Megoldst rja az albbi bekeretezett helyre!

_________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________

Milyen a terem berendezsi mdot vlasztana az albbi rendezvnyek esetn! Megoldst rja az albbi bekeretezett helyre!

Konferencia _____________________________________________________________________________

Szeminriumok___________________________________________________________________________

Glavacsora ______________________________________________________________________________

Bankettek ________________________________________________________________________________

Workshopok _____________________________________________________________________________

MUNK

AANY

AG


22

MEGOLDSOK

Ugyanehhez a munkhoz ksztsenek prban technikai forgatknyvet is! Munkjukat Word dokumentumban ksztsk s mentsk le!

Technikai forgatknyv rszlet:

A rendezvny neve: Erszakmentes kommunikci cm tancskozs Ideje: 10 ra Helyszne: intzet sznhzterme Vrhat ltszm: 500 f Idpont Esemny Megjegyzs 6.00 Catering elkezdi a

beteleplst, dekorci elksztse, a pulpitus elksztse.

Az IKT eszkzk ellenrzse.

A pulpituson a laptop rajta az elre bekrt sszes elads anyagval, mikrofon, 1 db laptop, 2 db projektor, 2 db vettvszon, 1 db lzerplca, mikrofon, nvtblk (eladk, hzigazda nevvel titulusval)

Regisztrci az elcsarnokban 4 f

2 db regisztrcis pult, a regisztrcis pultra

felkszteni: programfzet 520 db, a jelentkezsek alapjn elre nyomtatott

regisztrcis lapok, 10 db toll,

9.00

Ruhatr 6 f Fogasok 520 f rszre, gombost, szmozott tmb Stb.

Mit tartalmaz a technikai forgatknyv? Megoldst rja az albbi bekeretezett helyre!

A technikai forgatknyv a programon tl tartalmazza:2

2 Gyarmati Ildik: Rendezvnyszervezsi kalauz, Athenaeum 2000 kiad

MUNK

AANY

AG


23

a killtott anyagok, eszkzk szlltsnak mdjt, temezst, a fogadbizottsg sszettelt, szksges eszkzket (busz, virgcsokor stb.), technikai berendezsek elksztst, zembe helyezst, felelsket, vendgltssal kapcsolatos feladatokat, dsztssel kapcsolatos feladatokat, telefonos s postai elrhetsgeket.

Milyen a terem berendezsi mdot vlasztana az albbi rendezvnyek esetn! Megoldst rja az albbi bekeretezett helyre!

Konferencia sznhzterem stlus Szeminriumok - osztlyterem-stlus Glavacsora - U alak stlus Bankettek - E alak berendezs Workshopok - Munkacsoport-stlus

MUNK

AANY

AG


24

IRODALOMJEGYZK

FELHASZNLT IRODALOM Gyarmati Ildik: Rendezvnyszervezsi kalauz, Athenaeum kiad, 2000.

Dr. Farag Hilda: Idegenforgalmi rendezvnyek s kongresszusok szervevezse, Kpzmvszeti kiad s nyomda, Budapest, 1999.

Fazekas Ildik Harsnyi Dvid: Marketing-kommunikci Szkratsz, Klgazdasgi Akadmia, Budapest, 2004.

Tokodi Anik: Protokoll s rendezvnyszervezs, BGF-KVIF, Budapest, 2008.

AJNLOTT IRODALOM Ottlik Kroly: Protokoll s viselkedskultra, Panorma, Budapest, 2004.

MUNK

AANY

AG

A(z) 0063-06 modul 004-es szakmai tanknyvi tartalomeleme felhasznlhat az albbi szakkpestsekhez:

A szakkpests OKJ azonost szma: A szakkpests megnevezse 52 342 01 0000 00 00 Marketing- s reklmgyintz 52 342 02 0000 00 00 PR gyintz

A szakmai tanknyvi tartalomelem feldolgozshoz ajnlott raszm:

14 ra

MUNK

AANY

AG

A kiadvny az j Magyarorszg Fejlesztsi Terv TMOP 2.2.1 08/1-2008-0002 A kpzs minsgnek s tartalmnak

fejlesztse keretben kszlt. A projekt az Eurpai Uni tmogatsval, az Eurpai Szocilis Alap

trsfinanszrozsval valsul meg.

Kiadja a Nemzeti Szakkpzsi s Felnttkpzsi Intzet 1085 Budapest, Baross u. 52.

Telefon: (1) 210-1065, Fax: (1) 210-1063

Felels kiad: Nagy Lszl figazgat

17_0063_tartalomelem_006_munkaanyag_100228_elejeureslap17_0063_tartalomelem_006_munkaanyag_100228_kozepe17_0063_tartalomelem_006_munkaanyag_100228_vege

17 0063 tartalomelem 006 munkaanyag 100228

Documents