14.4.2016: lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen
TRANSCRIPT
LUPAPISTE TIEDONHALLINTAKuntatapaaminen
14.4.2016 Hotelli Vantaa
TERVETULOA!
”Myö näytään Periscopessa
KULKEEKO VIESTI?• Tiedotteet / Uutiskirjeet saapuuko perille?
• Tiedotteet joka 2. keskiviikko, uutiskirjeet kuukausittain
• Miten tieto uudistuksista otetaan käyttöön kunnassa?• Yammer: sähköinen kokemustenvaihtopalsta
• Tunnukset: [email protected]
• Sosiaalisessa mediassa voit seurata viikottaista tekemistämme
MUTTA NÄYTTÄKÄÄ MYÖS MEILLE MEININKIÄNNEKuva & saateterkut meille ([email protected]) Jaamme Lupapisteen someen
100% KERHO
ILKAN VUORO
OHJELMA11.00 Tervetuloa11.30 Lounas12.15 Ajankohtaista tiedonhallinnasta
LiiteuudistusTiedonohjaussuunnitelman läpikäynti ja viimeistely kunnassaMuutoksenhaku TOS-prosessissaDigitointi
13.45 Tiedonhallinta yleisten alueiden luvissa14.00 Kahvitauko14.30 Asiakirjallisen käsittelyprosessin arkistointi15.00 Tiedonhallinta käytännössä
Käyttökokemuksia kunnissaPilotoinnista täysimääräiseen käyttöön
15.45 Päivän yhteenveto ja jatkosta
KUULUMISIA LUPAPISTEESTÄ› SADe-ohjelman jälkeinen aika alkanut 1.1.2016
• Tuote- ja ohjausryhmä koottu kuntien ja YM:n edustajista
› Toiminta kasvaa, tiimi muuttuu• Joona Majurinen tiimiin. Yrityspalveluiden kehittämiseen uusi henkilö.• Kehitys kolmella paikkakunnalla. Viiveitä siirtymisessä.
› Vuoden 2016 tavoitteet • 100% asiointi• Täysin sähköinen toiminta
LUKUJA
200 organisaatiota39 000 asiointia31 000 käyttäjää140 yritystiliä20 tiedonhallintakäyttäjää
TILASTOA, KAIKKI HAKEMUKSET
04/20
14
05/20
14
06/20
14
07/20
14
08/20
14
09/20
14
10/20
14
11/20
14
12/2014
01/20
15
02/20
15
03/20
15
04/20
15
05/20
15
06/20
15
07/20
15
08/2015
09/20
15
10/20
15
11/20
15
12/20
15
01/20
16
02/20
16
03/20
160
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
LUPAPISTEEN TUKI
5.4.2016Arkistolaitos, ohjauskäynti
Järvenpää
OHJAUSKÄYNTI› Katselmoitiin SÄHKE2-määräyksen mukainen asiakirjallisen käsittelyn
prosessi• Kerrostalohanke, maalämpöhanke, työnjohtajahakemus• Sertifiointikriteerit operatiivisen järjestelmän ja säilytysjärjestelmän osalta
› ”Vaatimusten mukainen”
› ”Ei mitään kompastuskiviä”
› ”Helppokäyttöinen ja hyvin toimiva”
› ”Uraa uurtavaa työtä ja valtakunnallisesti merkittävää”
› Päätös sähköisestä säilyttämisestä kaikille Lupapisteen käyttäjille -> Lupapisteen kautta tulleita hakemuksia ja niiden aineistoja ei tarvitse säilyttää paperilla• Odotamme päätöstä huhtikuun aikana
Mirja Kakkonen aka Mi2
”Kippis teille kaikille tiedonhallinnan
pioneereille!
LOUNAS11:30-12:15
LUPAPISTETIEDONHALLINTAAsiakirjat ja käsittelytiedot sähköiseen arkistoon
OHJELMA12.15 Ajankohtaista tiedonhallinnasta
LiiteuudistusTiedonohjaussuunnitelman läpikäynti ja viimeistely kunnassaMuutoksenhaku TOS-prosessissaDigitointi
13.45 Tiedonhallinta yleisten alueiden luvissa14.00 Kahvitauko14.30 Asiakirjallisen käsittelyprosessin arkistointi15.00 Tiedonhallinta käytännössä
Käyttökokemuksia kunnissaPilotoinnista täysimääräiseen käyttöön
15.45 Päivän yhteenveto ja jatkosta
TIEDONHALLINNAN KOMPONENTIT
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Iris, KeyWinkki, Locus)
Sähköinen kauppapaikka
Sähköinen arkisto
Dokumentin-hallinta
Tiedonohjaus-järjestelmä
Onkalo
Asiointi
Sähköinen vastaanotto
TYÖN ALLE› Työjonot arkistoijalle› Hakutoiminnallisuuden parannukset› Office-dokumenttien muunnos ja arkistointi› Ulkoisen arkistojärjestelmän liitynnät (SARKK, Tweb)› Liityntä Arska/Sito Louhi› Arkistolinkit taustajärjestelmään› Käyttöliittymä digitoidun materiaalin tuontiin
LIITEUUDISTUS› Työläs määrittelyvaihe tammi-helmikuussa› Liiteuudistus toteutettu ja migraatio tehty maaliskuun
alussa• Vanha ryhmittely korjattu, uudet lisätty• TOS:t ja pohja-TOS päivitetty
› Pieni migraatiovirhe, löydetty ja korjattu 13.4.• Uusi TOS-julkaisu tarvitaan niiltä kunnilta, joilla TOS julkaistu
› Asioinnissa käyttöliittymäuudistus kesken• Tarkennus ja 2.tason valinta puuttuvat.
TOS LÄPIKÄYNTI KUNNASSA› Pohja-TOS kaikilla kunnilla sama› Muutamia tehtäviä puuttuu, esim
• Toimenpideilmoitusmenettelyt• MRL 161§ sijoitusluvat (myös asioinnista)
› Mieluummin turhia asiakirjoja kuin liian vähän• Lisääminen jälkeenpäin työlästä• Menettely päätoimenpiteen mukaan. Voiko alitoimenpiteessä
olla asiakirjoja, joita ei ole päätoimenpiteen menettelyllä?
PÄÄTÖKSISTÄ› Facta-järjestelmä kertoo, tuleeko päätöksen mukana
asiakirjana päätös vai päätösote• Myös muihin taustajärjestelmiin
› Onko organisaatiossasi tarpeen tehdä erikseen päätösote?• Jos on, miksi?• Jos ei, tulosta Lupapisteeseen ensisijaisesti päätösasiakirjoja
MUUTOKSENHAKU› Uusi vaihe lisätty tiedonohjaussuunnitelmaan› Muutoksenhakutilanteissa asian tila muutetaan
Lupapisteessä• Tallennetaan muutoksenhakuasiakirjat
› Tiedonkulku osapuolille• Sähköpostiviesti tilan muuttumisesta• Muutoksenhaku näkyy työtilassa, lainvoimaisuustieto poistuu
› Kun muutoksenhaku päättyy, muutetaan tila
PAPERIARKISTON DIGITOINTI› Digitoimme Sodankylän rakennusvalvonnan paperiarkiston
(30 hyllymetriä, 50 000+ asiakirjaa)› Materiaalin skannaus, indeksointi ja tallennus Lupapisteen
sähköiseen arkistojärjestelmään› Digitointikumppani Analogia Oy› Työ aloitettu 12/2015, päättyy 5/2016 Demo
TIEDONHALLINTA YLEISTEN ALUEIDEN LUVITUKSESSA› Haemme pilottikuntia yleisten alueiden tiedonhallintaan
› Sisältö:• Yleisten alueiden TOS:n laadinta• Tiedonhallintatoiminnallisuuden liittäminen Lupapisteen prosessiin• Hakutoiminnallisuudet yleisten alueiden organisaatioiden erityistarpeisiin• Yhteiset kehitystapaamiset (3 kpl)• Säilytysmuotomääräyksen hakeminen arkistolaitokselta
› Pilotoinnin kesto 06/2016-12/2016
› Kustannus kunnan asukasluvun mukaan, 2 500 - 10 000€
› Pysyvät huojennukset tiedonhallintapalvelun käyttömaksuista
KAHVITAUKO
OHJELMA14.00 Kahvitauko14.30 Asiakirjallisen käsittelyprosessin arkistointi15.00 Tiedonhallinta käytännössä
Käyttökokemuksia kunnissaPilotoinnista täysimääräiseen käyttöön
15.45 Päivän yhteenveto ja jatkosta
TIEDONHALLINNAN KÄYNNISTYS1. Onko tiedonhallinta kytketty päälle?2. Onko käyttäjäoikeudet määritetty ja vastuut sovittu?3. Onko TOS käsitelty?4. Onko TOS julkaistu?5. Onko hankkeita viety arkistoon?
LUPAPISTEPÄIVÄ 22.9.2016 @ HKIwww.lupapiste.fi/tapahtumat