13 interesados

CURSO DE GERENCIA DE PROYECTOS

Guía del PMBOK, 5ta. Edición Project Management Institute (PMI)

Waldo Marmanillo

Maestría en Dirección de Operaciones Productivas 2013 - I

CURSO DE GERENCIA DE PROYECTOS

Guía del PMBOK, 5ta. Edición Project Management Institute (PMI)

Waldo Marmanillo

Gestión de los Interesados

Curso de Gestión de Proyectos

Waldo Marmanillo©

Maestría en Dirección de Operaciones Productivas

3

ÁREAS DE CONOCIMIENTOGestión de Proyectos

7. Gestión de los costosdel Proyecto

10. Gestión de lasComunicaciones

del Proyecto

8. Gestión de la Calidad del Proyecto

9. Gestión de losRecursos Humanos

del Proyecto

11. Gestión de los Riesgos del Proyecto

12. Gestión de lasAdquisiciones del

Proyecto

13. Gestión de los Interesados del Proyecto

5. Gestión del alcancedel Proyecto

4. Gestión de la Integración del Proyecto

6. Gestión del Tiempodel Proyecto


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Maestría en Dirección de Operaciones Productivas 4

GESTION DE LOS INTERESADOS

Incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u

organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, analizar sus

expectativas y su impacto en el proyecto, para desarrollar estrategias a fin de lograr su participación eficaz en las decisiones

y ejecución del mismo.


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PROCESOS DE GESTION DE PROYECTOPOR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO

PROCESOS POR AREA DE CONOCIMIENTO

GRUPOS DE PROCESOS DE GESTION DE PROYECTOS

INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL

CIERRE

4. INTEGRACIÓN

5. ALCANCE

6. TIEMPO

7. COSTOS

8. CALIDAD

9. RECURSOS HUMANOS

10. COMUNICACIONES

11. RIESGOS

12. ADQUISICIONES

13. INTERESADOSUN PROCESO UN PROCESOUN PROCESO UN PROCESO


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CIERRE

4. INTEGRACIÓN

5. ALCANCE

6. TIEMPO

7. COSTOS

8. CALIDAD

9. RECURSOS HUMANOS

10. COMUNICACIONES

11. RIESGOS

12. ADQUISICIONES

13. INTERESADOSUN PROCESO

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS


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CIERRE

4. INTEGRACIÓN

5. ALCANCE

6. TIEMPO

7. COSTOS

8. CALIDAD

9. RECURSOS HUMANOS

10. COMUNICACIONES

11. RIESGOS

12. ADQUISICIONES


PLANIFICAR LA GESTION DE LOS

INTERESADOS


Waldo Marmanillo©






CIERRE

4. INTEGRACIÓN

5. ALCANCE

6. TIEMPO

7. COSTOS

8. CALIDAD

9. RECURSOS HUMANOS

10. COMUNICACIONES

11. RIESGOS

12. ADQUISICIONES

13. INTERESADOS

GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS

INTERESADOS

UN PROCESO


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CIERRE

4. INTEGRACIÓN

5. ALCANCE

6. TIEMPO

7. COSTOS

8. CALIDAD

9. RECURSOS HUMANOS

10. COMUNICACIONES

11. RIESGOS

12. ADQUISICIONES


CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS


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PROCESOS


13.1 Identificar a los Interesados

13.2 Planificar la Gestión de los

Interesados

13.3 Gestionar la Participación de los

Interesados

13.4 Controlar la Participación de los

Interesados


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� Consiste en identificar a todas las personas u organizacionesimpactadas por el proyecto, y en documentar informaciónrelevante relativa a sus intereses, participación e impacto en eléxito del proyecto.

� Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones(p.ej., clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o elpúblico) que están activamente involucrados en el proyecto, ocuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva onegativa por la ejecución o terminación del proyecto.

� Resulta fundamental identificar a los interesados desde elcomienzo del mismo y analizar sus niveles de interés,expectativas, importancia e influencia.



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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso de Identificar a los Interesados

13.1Identificar a los

Interesados

Empresa / Organización

4.1Desarrollar el

Acta de Constitución del

Proyecto

• Registro de interesados

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

• Activos de los procesos de la organización

• Factores ambientales de la empresa

10.1Planificar la

Gestión de las Comunicaciones

8.1 Planificar la

Gestión de la calidad

12.1Planificar la

Gestión de las Adquisiciones

• Acta de constitución del proyecto

13.2Planificar la


5.2Recopilar

Requisitos

• Documentos de adquisiciones

11.1Planificar la

Gestión de los Riesgos

11.2Identificar los

Riesgos

12.1Planificar la

Gestión de las Adquisiciones

• Registro de interesados


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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTODOCUMENTOS DE ADQUISICIÓNFACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESAACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

ENTRADA PROCESO

ENTRADAS AL PROCESO



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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOENTRADA PROCESO

� Puede suministrar información sobre las partes internas y externas que participan en el proyecto y se ven afectadas por éste, tales como :

� Patrocinadores del proyecto,� Clientes,� Miembros del equipo,� Grupos y departamentos que participan en el proyecto,� Otras personas u organizaciones afectadas por el mismo.



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ANÁLISIS DE LOS INTERESADOSJUICIO DE EXPERTOSREUNIONES

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

PROCESO

HERRAMIENTAS Y TECNICAS



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ANÁLISIS DE LOS INTERESADOS

Sigue los siguientes pasos:

� Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e información relevante.

� Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos para definir unaestrategia de abordaje. Ej. matriz de poder/interés.

� Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar en diferentes situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

PROCESO




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ANÁLISIS DE LOS INTERESADOSPROCESO



Alto

Poder

MantenerSatisfecho

GestionarAtentamente

Monitorear MantenerInformado

•A

•B

•H•F

•G

•D

•C

•E

Bajo

Bajo Interés Alto

Ejemplo de Matriz de Poder/ Interés de los Interesados


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PROCESOSALIDA

REGISTRO DE INTERESADOS

SALIDAS DEL PROCESO



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REGISTRO DE INTERESADOS

PROCESOSALIDA

Este documento contiene todos los detalles relacionados con los

interesados identificados, entre ellos:

� La información de identificación: nombre, puesto en laorganización, ubicación, rol en el proyecto, información decontacto.

� La información de evaluación: principales requisitos,principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, faseen el ciclo de vida donde el interés es mayor.

� La clasificación de los interesados: interno/externo,partidario/neutral/opositor, etc.



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ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

PROCESOSALIDA

� Define un enfoque para aumentar el apoyo y minimizar los impactos negativos de los mismos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Matriz de Análisis de los Interesados



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PROCESOS




Interesados


Interesados


Interesados


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� Proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas paralograr la participación eficaz de los interesados a lo largo delciclo de vida, en base a sus necesidades, intereses y el posibleimpacto en el éxito del proyecto.

� Identifica el modo en el que el proyecto afectará a losinteresados y en base a ello gestionar su participación.

� Trata de la creación y el mantenimiento de las relaciones entreel equipo del proyecto y los interesados con el objeto desatisfacer sus necesidades y requerimientos respectivos dentrode los límites del proyecto.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS


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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso de Planificar la Gestión de los Interesados

13.2Planificar la


Gestión de Riesgos del Proyecto

13.1Identificar a los

Interesados

5.2Recopilar Requisitos

Documentos del proyecto


4.2 Desarrollar el Plan para la

Dirección del Proyecto

13.3Gestionar la

Participación de los Interesados


• Factores ambientales de la empresa

• Plan para la dirección del proyecto

• Registro de Interesados

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Plan de gestión de los interesados


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Juicio de Expertos

Reuniones

Técnicas analíticas

Plan para la dirección del proyecto

Registro de interesados

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la

Organización

Plan de Gestión de los

interesados

Actualizaciones a los

documentos del proyecto



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PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTOREGISTRO DE INTERESADOSFACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESAACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

ENTRADA PROCESO

ENTRADAS AL PROCESO



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JUICIO DE EXPERTOSREUNIONESTÉCNICAS ANALÍTICAS


PROCESO




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TÉCNICAS ANALÍTICAS

� El nivel de participación es vital y se puede clasificar así:

� Desconocedor

� Reticente

� Neutral

� Partidario

� Líder

� Se puede usar la matriz de evaluación de la participación de losinteresados para identificar acciones necesarias

PROCESO




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TÉCNICAS ANALÍTICASPROCESO



Interesado Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder

Interesado 1 A D

Interesado 2 A D

Interesado 3 D A

A: ActualD: Deseada

Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados


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PROCESOSALIDA

PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOSACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

SALIDAS DEL PROCESO



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PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS. PROCESOSALIDA

� Proporciona:

� Niveles de participación deseado y real de los interesados clave� El alcance e impacto del cambio para los interesados� Las interrelaciones y posible superposición entre interesados� Los requisitos de comunicación de los interesados� La información que debe ser comunicada, incluidos el lenguaje,

formato, contenido y nivel de detalle� El motivo para la distribución e impacto esperado� El plazo y la frecuencia para la distribución de la información� El método para actualizar y refinar este plan



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PROCESOS




Interesados


Interesados


Interesados


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� Proceso de:

� Comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas

� Abordar los incidentes en el momento que ocurren

� Fomentar la participación adecuada en las actividades del proyecto

GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS


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� Implica actividades como:

� Involucrar a los interesados en las etapas adecuadas delproyecto para obtener o confirmar su compromiso continuo

� Gestionar las expectativas de los interesados mediantenegociación y comunicación

� Abordar posibles inquietudes que aún no representanincidentes y anticipar futuros problemas

� Aclarar y resolver los incidentes identificados

� Asegura que los interesados comprendan claramente las metas,objetivos, beneficios y riesgos del proyecto

� La capacidad de los interesados para influir es mayor en lasetapas iniciales y disminuye progresivamente a medida queavanza el proyecto



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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso de Gestionar la Participación de los Interesados

13.3Gestionar la



13.2Planificar la


4.5Realizar el Control

Integrado de Cambios



10.1Planificar la

Gestión de las Comunicaciones

13.4Controlar la


• Registro de cambios

• Plan de gestión de las comunicaciones

• Registro de Interesados


• Registro de Incidentes

4.2Desarrollar el Plan para la Dirección

del Proyecto

9.4Dirigir el Equipo

del Proyecto

10.3Controlar las

Comunicaciones

4.5Realizar el

Control Interno de Cambios


• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

• Solicitudes de cambio

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto


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Métodos de comunicación

Habilidades interpersonales

Habilidades de gestión

Plan de gestión de los interesados

Plan de gestión de las comunicaciones

Registro de cambios

Activos de los Procesos de la

Organización

Registro de incidentes

Solicitudes de cambio

Actualizaciones al plan

para la dirección del

proyecto


documentos del proyecto


activos de los procesos

de la organización



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PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOSPLAN DE GESTÍÓN DE LAS COMUNICACIONESREGISTRO DE CAMBIOSACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

ENTRADA PROCESO

ENTRADAS AL PROCESO



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MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

� Las reuniones individuales y grupales, las videoconferencias y las audio conferencias, la mensajería instantánea y otros métodos de comunicación remota son usados para distribuir la información.

PROCESO




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HABILIDADES INTERPERSONALES

� El jefe del proyecto debe aplicarlas para gestionar las expectativas:

� Generar confianza� Resolver conflictos� Escuchar de forma activa, y� Superar la resistencia al cambio

PROCESO




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HABILIDADES DE GESTIÓN

� El jefe del proyecto debe aplicarlas para coordinar y armonizar algrupo. Por ejemplo:

� Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto� Ejercer influencia sobre las personas que apoyen el proyecto� Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y� Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los

resultados del proyecto

PROCESO




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PROCESOSALIDA

REGISTRO DE INCIDENTESSOLICITUDES DE CAMBIOACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTOACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTOACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

SALIDAS DEL PROCESO



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ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

PROCESOSALIDA

Entre los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse, se incluyen:

� Notificaciones a los interesados.� Informes del proyecto.� Presentaciones del proyecto.� Registros del proyecto.� Retroalimentación de los interesados.� Documentación sobre lecciones aprendidas.



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� Proceso de monitorear las relaciones generales de losinteresados y ajustar estrategias y planes para involucrarlos.

� Las actividades de participación de los interesados se incluyen enen el plan de gestión de los interesados y se ejecutan durante elciclo de vida del proyecto.

� La participación de los interesados se debería controlar demanera continua.



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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso de Controlar la Participación de los Interesados

13.4Controlar la



13.3Gestionar la


4.5Realizar el Control

Integrado de Cambios


4.3Dirigir y Gestionar

el Trabajo del Proyecto

4.4Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

4.2Desarrollar el Plan para la Dirección

del Proyecto


• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Plan para la dirección del proyecto

• Datos de desempeño del trabajo

• Documentos del proyecto


• Solicitudes de cambio

• Información de desempeño del trabajo

• Registro de incidencias

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización


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PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTOREGISTRO DE INCIDENTESDATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJODOCUMENTOS DEL PROYECTO

ENTRADA PROCESO

ENTRADAS AL PROCESO



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PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO ENTRADA PROCESO

Controlar la participación de los interesados incluye entre otra información:

� El ciclo de vida seleccionado� El modo en que se ejecutará el trabajo� El modo en que se atenderán los requerimientos de RRHH, se

estructurarán los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y la gestión del personal

� Un plan de gestión de cambios que documente el modo en que se monitorearán y controlarán los mismos, y

� Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados



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PROCESOSALIDA

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJOSOLICITUDES DE CAMBIOACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTOACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTOACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

SALIDAS DEL PROCESO



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ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

PROCESOSALIDA

Entre los documentos que pueden actualizarse, se incluyen :

� Estrategia de gestión de los interesados. Se actualiza comoresultado de la atención de preocupaciones y la resolución de incidentes.Por ejemplo, puede establecerse que un interesado tiene necesidades deinformación adicionales.

� Registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobrelos interesados cambia, cuando se identifican nuevos o en el caso de quelos originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no recibansu impacto.

� Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identificannuevos y se resuelven los actuales.


FIN DE ÁREA DE CONOCIMIENTO

[email protected]

13 interesados

Documents