Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

1/20

15

JÄRJESTELMÄTISSHP:n Innofactor- kokonaisratkaisu s. 4

LAINSÄÄDÄNTÖ Pääkirjoitus s. 3Arkistotyöryhmien mietinnöt valmiit s. 36Mäkelän näkökulma s. 37

FAILI nro 1/20152

Toimitus

Päätoimittaja: Osmo Palonen, Hyvät Neuvot - Besserwisser Oy osmo.palonen@iki.fi

Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto,Susanna Kokkinen, Aalto-yliopistoPekka Lähteenkorva, pj, Urho Kekkosen Arkisto,Juho Rännäli, TulliIda Suolahti Helsingin kaupunginarkisto

Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muo-dossa. Valokuvat JPEG- (paras laatu) PNG- tai TIFF-muodossa. vähintään 300 dpi/20x15cm.

Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.Vuosikerran hinta 2015 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvon-lisävero 10 %.

ISSN 1237-2196

Painosmäärä 500 kpl

Julkaisija

Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI

www.liikearkistoyhdistys.fi

Puh. 044-5512029 Tilaukset

sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi

Ilmoitukset

Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999

Ilmoitushinnat 2015

1/1 sivu takakansi 4-väri 1250 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 10501/1 muut sivut 4-väri 850½ muut sivut 4-väri 550Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%,2 ilmoituskertaa 10%.Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu.Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut.

Hintoihin lisätään arvonlisävero.

Hinnat sitoutumuksetta.

Ilmoitusaineiston tekniset tiedot

Painotuotteen koko 173 X 245 mm.

Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows.

Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi

Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä.

Aineiston toimitusosoite:

osmo.palonen@iki.fi tai Osmo Palonen, Lampaankuja 1 79600 Joroinen

Paino:

Finepress Oy, Turku 2015

FAILI 1/2015

PÄÄKIRJOITUS

3 Kuka pääsee päättämään?Osmo Palonen

JÄRJESTELMÄT

4 Itä-Savon kokonaisratkaisu dokumenttien hallintaanSirpa Taskinen

TAPAHTUMAT

8 Jatkokurssilla syvennettiin osaamistaOlli Alm

9 Hallitus ja toimikunnat joulupäivälliselläOsmo Palonen

10 Lähde konferenssimatkalle Newportiin!Juho Rännäli

11 Sähköisen arkistoinnin teemapäivä 16.4.2015Juha Anttila

12 Yliopisto etsi Kiinasta yhteistyökumppaneitaPekka Henttonen

13 Suomen XV Liikearkistopäivät syksyllä MikkelissäOsmo Palonen

14 Iltamyöhään arkistossaJanne Ridanpää

PUHEENJOHTAJALTA

15 Avointa ja suljettua dataaJarmo Luoma-aho

PROJEKTIT

16 Mitä jäi käteen Tamkin AMS-projektista 2014?Jenni Sorvisto

20 Avautuvatko vanhat suunnittelutiedostot?Esa Hannus

ARKISTOKOKEMUKSIA

24 Arkistoja pelastamassaTytti Isohookana-Asunmaa

ARKISTOT

29 Tuore arkisto tallettaa omaa ja SMP:n perinnettäPekka Lähteenkorva

32 Uusia arkistoja ja tietojärjestelmiäOlli Alm

KOLUMNI

34 JärjestöarkistomiesRoope Hollmén

LAINSÄÄDÄNTÖ

36 Arkistotyöryhmien mietinnöt valmistuivatPekka Henttonen

37 Näkökulmia yksityisarkistojen valtionapulain uudistamiseenJanne Mäkelä

KIRJAT

38 Kirja Suomen musiikkiarkistoinnista

INDEX & SUMMARY

39 Faili 4/2014Osmo Palonen

Ilmoitukset: Elka s.44, Mamk s.44, IITC s.44 Kansi: Iltamyöhään arkistossa löytöjä etsimäs-sä. Janne Ridanpään kuva Kansallisarkiston Tieteiden yöstä.

SISÄLTÖ

FAILI nro 1/2015 3

Valta päättää toisten rahoista on merkittä-vää, koska sillä voidaan ohjata koko toimintaa. Tämä on selvästi yksi

ajatellun yksityisarkistojen val-tionapuihin liittyvän uudistuksen keskeisimpiä asioita. Saavatko val-tionapuarkistot kehittää toimintaan-sa omaehtoisesti, taloudellisesti ja tehokkaasti, vai määrätäänkö niitä hyppäämään entistäkin enemmän valtiota ja julkishallintoa edustavan Kansallisarkiston pillin mukaan.

Tässä lehdessä dosentti Pekka Henttonen esittelee opetus- ja kulttuuriministeriön teettämiä työryhmämietintöjä arkistolain ja yksityisarkistojen valtionapulain-säädännön muuttamista. Henttosen jälkeen kentän puheenvuoron esit-tää Jazz- ja pop-arkiston johdossa pitkään toiminut dosentti Janne Mäkelä, joka puuttuu juuri otsikon sisältämään kysymykseen. Onko järkevää, että sama organisaatio, joka päättää rahoista, myös valvoo toimintaa.

Kansallisarkiston yleistä asiakirja-hallinnan osaamista väheksymättä sen ymmärrys eri aloille erikois-tuneiden arkistojen toiminnasta ja tehtävästä tuskin on riittävän syvää. Tällainen osaaminen ja ymmärrys pitäisikin olla ministe-riössä, jonka hallinnoimia rahoja tässä jaetaan. Vai onko niin, että ministeriössäkään ei haluta ke-hittyä kansalaisyhteiskunnan ja yritysten piirissä syntyneen erittäin merkittävän kansallisen muistin ja kulttuuriperinnön asiantuntijoiksi. Tätähän arkistojen ja niitä vastaavi-en toimijoiden ohjaus ja resursointi ministeriön virkahenkilöiltä vaatisi.

Jos asiaa katsoo työryhmän mie-tinnön allekirjoitusten perusteella, täytyy ihmetellä, jos mietintö ja siihen liittyvä lakiesitys on todella saanut yksimielisen hyväksynnän myös niiltä työryhmän jäseniltä, jot-ka ovat edustaneet nyt valtionapua saavia tai siihen joukkoon pyrkiviä arkistotoimijoita. Olisihan nyt ollut oiva mahdollisuus katkaista kytken-tä, jossa yksi arkisto valvoo kaik-kein muiden valtionapua saavien arkistojen toimintaa käsittääkseni kovin pikkutarkalla seurannalla. Eiköhän arkistolaitoksellakin olisi näille resursseille parempaa käyt-töä ja arkistotkin voitaisiin vapaut-taa turhasta raportoinnista, josta kukaan ei hyödy.

Arkistonhoitajia on usein pidetty vähään tyytyvinä ja hiljaisina hep-puina, jotka kaivelevat kellarissa vanhoja papereita pölyä takkin-sa olkapäillä. Tämä taitaa pitää edelleen paikkaansa, jos katsotaan Kansallisarkiston halua käpris-tyä julkisen sektorin asiakirja- ja tiedonhallinnan ohjaajan roolista makasiinien välissä lymyileväksi vanhoja papereita historiantutkijoil-le tarjoavaksi orgaaniksi, joka mie-lellään tekee sitä samaa itsekin.

Yksityisarkistojen vahtimisen sijas-ta arkistolaitoksesta ja sen taustalle paremmin sopivasta ministeriöstä olisi voinut kehittyä se myös tulevia aikoja ymmärtävä tiedonhallinnan ohjaus- ja neuvontayksikkö, jonka julkinen sektori olisi tarvinnut. Kun valta rakentaa sähköisiä ratkaisuja annetaan nyt hallintohenkilöille ja IT-johtajille, voi olla varma siitä, että sähköinen asiakirjahallinto tuottaa tavaraa, jonka säilyttämi-nen ja tarjoaminen käyttöön tule-

vina vuosikymmeninä ja -satoina kansalaisten ja tutkijoiden käyttöön vaarantuu. Aivan samalla tavalla kun Churchilliä lainaten voi todeta sodan olevan liian vaarallinen asia sotilaiden päätettäväksi tiedonhal-linta on aivan liian riskaabeli asia IT-sotilaiden päätettäväksi.

qqqLiikearkistoyhdistyksessä valmis-tellaan taas oman tiedonhallinnan valtaväylän eli Liikearkistopäivien toteutusta. Kun muut vastaavat tapahtumat ovat eri syistä kuihtu-neet, Liikkarissa uskotaan, että joka toinen vuosi järjestettävä tiedonpäi-vitys löytää paikkansa tiedonhal-linnasta kiinnostuneiden joukossa. Vaikka emme tavoittele mahdotto-mia, ovat viimeisimmät tapahtumat Lahdessa ja Tampereella jättäneet paitsi kirjoittajalle, myös monille muille sellaisen muiston, että näitä kannattaa järjestää.

Vaikka tietoa on tarjolla sähköi-sessä muodossa enemmän kuin koskaan, on tapahtuma, jossa pa-rissa päivässä voidaan vetää yhteen ajan tärkeitä asioita ylivertainen tietoisku netissä surffaamiseen verrattuna. Tämänhän tietää hyvin myös kumppanimme Kunnallisar-kistoyhdistys, joka kerää joukkonsa koulutuspäivilleen kahdesti vuodes-sa. Tapahtumiin liittyy tietysti myös sosiaalinen ulottuvuus, jota ei voi saavuttaa naamakirjaa selaamalla. Tosin Liikkarikin valitsi vetonaulak-seen verkosta tutun James Lappi-nin. Seuraamme siis aikaamme.

Osmo Palonen

PÄÄKIRJOITUS

Kuka pääsee päättämään?

FAILI nro 1/2015 39

INDEX & SUMMARY FAILI 1/2015EDITORIALP.3 Who is making decisions? –The Edi-tor Osmo Palonen evaluates the proposals of the new regulation on the field of archives in Finland. He asks the question if the power to control the spending of the government funding for private archives by the National Archives is a fair and efficient method. Palonen likes to give the responsibility to the ministry of culture and education, who should have the ex-pertise to evaluate the activities based on the national cultural heritage and memo-ry. Maybe the problem is that the ministry does not have this expertise and likes for that reason to outsource the control of private archives to another archive ope-ration. Palonen also writes about the 15th Finnish Business Archives Conference to be held in the next autumn in Mikkeli. He agrees that there are more information on the Internet that anybody can manage and wonders if that is the reason for the success of this kind of conference. Mee-ting people live and making connections is more convenient than in the Facebook.SYSTEMSP.4 Comprehensive solution for docu-ment management in ISSHP – Sirpa Taskinen of Eastern Savo Health Care District (ISSHP) have written an article about the Comprehensive IT-solutions for document management her organization has developed in co-operation with two Finnish system providers Innofactor and Avaintec. The system includes the Infor-mation control system (TOJ), case and document management software as well as the digital archive and digital signature software. Using this solution the organiza-tion has earned a licence for the perma-nent digital preservation of records by the Finnish National Archives Service.EVENTSP.8 Deepening knowledge on the exten-sion course – Olli Alm of Elka reports in short about the FBAA extension course held in Helsinki in December.P.10 Join the conference trip to New-port – Juho Rännäli of Finnish Customs, promotes the IRMS conference in May in Wales.P.11 The digital archiving seminar in April – Juha Anttila, MD of IITC promo-tes the one-day seminar organised by the FBAA. Various lectures about digital archiving are available for the members and public in April.P.12 University looking for co-operation partners in China. - University of Tampe-re was looking for co-operative partners in China; Dr. Pekka Henttonen reports.P.13 XV Finnish Business Archiving Conference in Autumn in Mikkeli Osmo Palonen of FBAA promotes the FBAA conference taking place in Mikkeli in 30.9.-1.10. 2015. One key note speaker is Mr. James Lappin. Another interesting

keynote is considering the information and records management in the changing business environment. The speakers are Mikko Hyvärinen of Nokia and Virpi Joki-salo of Nokia Networks. P.14 A Night in the Archives – Janne Ridanpää of Urho Kekkonen Archives reports on the event organised by the National Archives in the evening of the Finnish Science Day.FROM THE CHAIRMANP.15 Open and closed data –The Chair-man of FBAA, Jarmo Luoma-aho reports about the Open Data Index that positions the UK, Denmark and Finland as the top countries in opening public data in 2014. In Finland also the private enterprises are opening their data held in archives like Elka. The important business data is still kept closed and regulations like copyright and privacy laws keep a part of the data closed for a long period, Luoma-aho wri-tes. He hopes that this kind of reason will be withdrawn in the future.PROJECTSP.16 Results achieved in the informa-tion management project at Tampere UAS – Jenni Sorvisto of Tamk UAS re-ports about the information management planning project she was leading in her University.P.20 Can the old CAD plans be opened – Esa Hannus of Mamk UAS reports about the tests made in co-operation with the Uni and Finnish Industrial Design Archi-ves FIDA. The test material was from one designing firm dated from 1998 to 2005. There were six different tools used. There was a great deal of variation in open-ing the files an often not even those that documentation defines acceptable will not open. However, standard-based transfer formats IGES, STEP and STL are running well in the contemporary software as the de facto standards MAX, DXF and DWG.EXPERIENCES IN THE ARCHIVES P.24 Rescuing the archives – Dr. Tytti Isohookana-Asunmaa tells the readers her experiences in finding archival mate-rial both in the archives and in the field. As a scholar interested in the political history she has used a lot of domestic archives as well as found important ma-terial from the basement of the industrial buildings, attics and private homes. In those cases she has often got the material owners to hand over the material to the archives.ARCHIVES P.29 The newly established archives preserves the memory of the True Finns and Rural Party – Pekka Lähteenkor-va, has visited the newest archives of a political party in Finland, the True Finns Archives. The head of the archives Mr. Timo Vuorikivi explains that the archi-ves is currently financed by the party,

unless the older political archives, which are supported by the government. There are currently 35 meters archives and the amount is expanding rapidly. P.32 New archives, new IT-systems – Olli Alm, of the Elka writes about the new archive transfers to the central archives as well as the IT developments in his archives in 2014. The amount of transfers into the national business archives Elka was 512 shelf-meters. Biggest was given by Kone Corporation (165 m) including the family archives of the owner fami-ly Herlin and the archives of the main industrial site in Hyvinkää. Another interesting archive transfer was given by Rautakirja, originally leading news-stand and currently small convenience shop chain that has been part of the Finnish life since 1930s. There has been new IT developments in Elka as well. The OSA project in co-operation with Mamk UAS was completed. While waiting the results of OSA being transferred to production Elka decided to take in use YKSA system, which is provided as SaaS by Mamk ser-vice provider unit Darcmedia. Also, a new ERP system was purchased in 2014.

COLUMN P.34 Society archivist Roope Hollmén – Roope Hollmén is the new columnist of Faili. He has his background in book-shops, but has been working last ten yea-rs as an archivist. His view is mainly from the third sector: associations and private societies. In the first column he considers the needs and means of archiving in ci-vil society. LEGISLATION P.36 The memorandums of archives task forces published – Dr. Pekka Hent-tonen of University of Tampere gives the readers a summary of two proposals for new legislation written by two task forces nominated by the ministry of culture and education. The new proposal as archival law likes to change the structures of the National Archives Service, but there are no revolutionary new developments. As Henttonen points out there is no state-ment who is taking care of control and guidance for the records management in the public sector. This has been earlier part of the responsibilities of NAS when the permanent preservation was in ques-tion. P. 37 Perspectives on the reform of the government aid for private archives - Dr. Janne Mäkelä gives his opinion on the reform. In principle he agrees on the big part of the proposal, but doubts the pro-posed model to give the National Archi-ves the power to control other archives. Based on his experiences as the director of the jazz and popular music archives he reminds that today's dirt can be national treasure in the future.

Kevään SharePoint-tapahtumat:

Dokumenttien hallinta ja SharePoint -koulutus

25.3.2015www.iitc.fi

SharePoint ja Office 365 HPR 26.5.2015www.sharepoint-hpr.fi

Liikearkistoyhdistys kouluttaa:

Sähköisen arkistoinnin teemapäivä 16.4.2015Hotelli Radisson Blu Seaside, Ruoholahdenranta 3, 00180 Helsinki

Pitäisikö paperiarkistoista päästä eroon? Täyttyvätkö levykulmat sähköisistä asiakirjoista ja huolettaako niiden säilyminen? Mikä PDF-muoto se nyt onkaan paras sähköisen säilyttämisen kannalta? Onko sähköiseen allekirjoitukseen mitään järkevää tapaa ja tarvitaanko sitä ylipäätään?

Näihin kysymyksiin vastataan Liikearkistoyhdistyksen Sähköisen arkistoinnin teemapäivässä. Lisätietoja www.liikearkistoyhdistys.fi

e-posti@elka.fi • puh. 015 321 340 • www.elka.fi

LUOTETTAVIA ARKISTOPALVELUITA YRITYKSILLE

• digitaalinen säilytys• digitointi• tietopalvelu

• konsultointi• seulonta• analoginen säilytys

Ota yhteyttä: arkistopalvelut@mamk.fi www.darcmedia.fi

Yksa-arkistopalvelulla voi hallita sekä viitetietokannat että digitaaliset aineistot.

Näin toimivat mm:> Espoon kaupunkitiedon yksikkö> Helsingin kaupunginarkisto> Tampereen ja Turun kaupunginarkistot> Toimihenkilöarkisto> Työväen Arkisto> Urho Kekkosen Arkisto

Muita arkistopalvelujamme käyttävät mm.> Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto> Useat muutkin yksityiset keskusarkistot

Palvelu toimii SAAS-periaatteella ja se voidaan soveltaa eri tarpeisiin.

Mikkelin ammattikorkeakoulu on maan johtava sähköisten arkistopalveluiden tuottaja ja kehittäjä.