1.1. gelen evrak İ akı ùeması - sbe.gop.edu.tr · 1.3. doğrudan temin İle satın alma İ akı...
TRANSCRIPT
1.1. Gelen Evrak İş Akış Şeması
1
Evrakın Enstitü Sekreteri
tarafından ön sevkli olarak
Dekan’a gönderilmesi
Evrakın Müdür tarafından gegereğinin
yapılması için ilgili birime havale
edilmesi
İgili birimin evrakı teslim alması
Dahili zimmet defterine teslim edildiğine
dair imza alınması.
EBYS Sistem Zimmeti
Evrakın ilgili birime verilmesi
Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından
kontrolü ve tasnifi
Evrakın Posta veya elden
Sağlık Bilimleri Enstitü
Müdürlüğüne gelmesi
Evrak Sağlık Bil imleri Enstitüsünene Bağlı Birimlerden ve Anabilim Dallarından veya üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi
Sağlık Bilimleri Enstitüsü
Birimlerini ilgilendiriyor
mu?
Dahili ve Harici evrakın
ilgili birimlere iade edilmesi Evrak kayıt görevlisi tarafından evrakın
kayda alınması
Harici Evrak Dahili Evrak
t
Hayır
EBYS sisteminde
kayıt-Sayı verilmesi
DÖŞMi
Evet
1.2. Giden Evrak İş Akış Şeması
2
Harici giden evrak defterine kaydı Evrakın İlgili Birimlere sevki
İlgili evrakın harici ekleri varsa
ilgili birime imza karşılığı teslim
edilmesi
Evet Evrakın Kurum içi ve Kurum Dışı olarak sevk
Hayır
Evrakın imza karşılığı teslim
edilmesi
İlgili evrak dosyasına kaldırılması
İlgili evrak dosyasına kaldırılması
Giden Evrakın Hazırlanması
Evrakın Memur tarafından
kontrolü ve paraf edilmesi
Enstitü Sekreteri tarafından
incelenmesi ve Paraf edilmesi
Enstitü Müdürü tarfından
incelenip imzalanması
1.3. Doğrudan Temin İle Satın Alma İş Akış Şeması
3
Mal talep yazılarının satınalma birimine
gelmesi
Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup
olmadığının kontrol edilmesi
Fiyat araştırma komisyonunun kurulması
Piyasa fiyat araştırmasının yapılması
Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık
Maliyet Cetvelini onaylaması
İhale onay belgesinin Gerçekleştirme
Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından
onaylanması
Birimlerin Talep
Yazıları
Evet Ödenek var
mı? Hayır
A
Teknik Şartname
İlgili birime ödeneğin olmadığının
bildirilmesi
Piyasadan alınacak en az 3 teklif ile yaklaşık
maliyetin belirlenmesi
Yaklaşık Maliyet
Cetveli
Mal ile ilgili ihale onay belgesinin
düzenlenerek çıktısının alınması
İhale Onay
Belgesi
4
2.tekliflerin alınması için piyasa fiyat
araştırmasının yapılması
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının, Fiyat
Araştırma Komisyonu tarafından
onaylanması
En uygun teklif verenden alıma karar
verilmesi
Muayene kabul komisyonun kurulması
Malların uygunluk kontrolünün muayene
kabul komisyonu tarafından yapılması
Fatura ile malların muayene kabul komisyonu
tarafından teslim alınması
Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi
A
Evet Mallar alım için
uygun mu? Hayır
Muayene Kabul
Komisyonu
Tutanağı
Piyasa Fiyat
Araştırma
Tutanağı
Piyasa fiyat araştırma tutanağı
düzenlenerek çıktısının alınması
Malların uygun olanının temin edilmesinin
sağlanması
Tutanak tutularak malların ambara girişinin
sağlanması
1.4. Arşiv İş Akış Şeması
5
E v e t
Enstitü Sekreteri tarafından gizlilik kontrolünün yapılması
Müdür Onayı İş Akışı,
Memura teslim edilmesi
İlgili personele sevk edilmesi
Arşivlik malzemenin içeriğine ilişkin
dökümün ilgili birim ile karşılıklı olarak
imzalanması
İlgili birimlerden arşive kaldırılmak üzere
belirlenmiş arşivlik evrakın Enstitü
Müdürlüğüne gelmesi
İlgili birime iade edilmesi
Enstitü Sekreteri
tarafından ön inceleme ve
ilgili personele havale
yapılması
Arşivlik malzemenin arşive kaldırılmasının
uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv
Yönetmeliği, Standart DosyaPlanı)
yönünden incelenmesi
Arşivlenmesi
uygun mu? Hayır
Arşive kaldırılması
1.5. Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış Şeması
6
Her Yılın son ayında sayım komisyonunda Harcama Yetkilisi belirlenen
yer alacak personelin Müdür tarafından personeli onaylaması ile görevlendirilmesi sayım komisyonu oluşturulması
Komisyonda görevli personel
tarafından taşınırların fiili
sayımlarının yapılması
Dahili Evrak
Fiili sayım sonuçları ile taşınır
kayıtlarının karşılaştırılması
Eksik
Taşınır kayıtları ile
fiili sayım
sonuçları tutuyor mu?
Fazla
Taşınır çıkış işleminin yapılması Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması
Taşınır İşlem
Fişi
SGDB Hesapları ile Enstitü
taşınır hesaplarının
karşılaştırılması
Taşınır İşlem
Fişi
Hayır
Hesap tutuyor mu?
Hesapların tek tek incelenerek
hataların tespiti ve düzeltme
işlemlerinin yapılması
Evet
Taşınır Sayım Tutanağı,Taşınır Sayım ve Döküm
Cetveli,Harcama Birimi Taşınır Yönet,m Hesabı
Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem fişi no'suna
ilşkin tutanak hazırlanması
Müdür Onayı
Harcam Birimi Taşınır Yönetim Hesabı
Cetvelinin hazırlanarak SGDB'ye onaya
gönderilmesi
1.6. Personel Maaş İşlemleri İş Akış Şeması
7
Her ayın 1-8’i Personelden servisinden
Personelinin izin-görevlendirme listesinin
alınması
Listelerin takip programına girilmesi.
Her ayın 1-8’i arasında (Kamu Bilgi
Sistemi) sisteminden veri güncellemisi
yapılması.
Mahkeme İcra İlamları
Personel Terfi işlemlerinin sistemden
kontrol edilmesi.
Mahkeme Nafaka
İlamları
Lojman Tahsis Bilgileri
(İdari Mali
İşler Daire Başkanlığı)
Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına
göre ilgili personel bazında icra kesintilerinin
her ayın 1-8’i arasında sisteme girilmesi
(KBS)
Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına
göre ilgili personel bazında nafaka
kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında KBS
sistemine girilmesi
Ay içinde gerçekleşen lojman kira artışlarının
veya lojmana giren/çıkan personelin lojman kira
kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında sistemine
girilmesi
Terfi Kararları
(Persone Daire Başkanlığı)
Ay içinde gerçekleşen terfilerden
kaynaklanan alacaklara göre her ayın 1-8’i
arasında KBS
sistemine girilmesi
İzin ve Rapor Durum
Listesi (Personel Daire
Başkanlığı)
Personelin ay içindeki sağlık raporları
ile ilgili yapılacak kesintilerin
hesaplanması ve her ayın 1-8’i arasında
KBS sistemine girilmesi
İlgili personelin atama
kararı ve nakil belgeleri
A
Fark tazminatlarından kaynaklanan
kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında KBS
sistemine girilmesi
8
Evet
B
Her ayın 8-10'unda KBS'de personel maaş
hesaplatma işleminin yapılması
HYS/KBS gerekli bilgi girişlerinin
yapılması
Hatalı bordrolardaki maaş parametrelerinin
tek tek incelenmesi ve düzeltmelerinin
yapılşması
A
KBS Bordro
çıktıları
Bordrolarda hata ve/veya
uyumsuzluk var mı?
Evet
Hayır
Maaş ödeme emri ve
ekleri
Müdür onayı iş akışı
Belgeler hatasız
mı? Hayır
KBS’den bordro çıktılarının alınması
Düzeltilmesi için
ilgili personele
gönderilir
Maaşlara ilişkin ödeme emri ve eklerinin
düzenlenmesi ve en az üç nüsha çıktılarının
alınması
9
İmzalanan belgelerin birime
gelmesi
Belgelerin birer nüshasının Müdürlükte
kalması kaydıyla,diğerlerini SGDB'ye
gönderilmek üzere dosya olarak
düzenlenmesi
İmza karşılığı SGDB ye
teslim edilmesi
B
Müdür Onayı
Evrak Teslim Tutanağı
düzenlenmesi
(Personel Maaşları Ödeme)
Emri ve Ekleri
10
1.7. Mal Bildirimi İş Akış Şeması
Mal varlığında aylık net
maaşının 5 katını aşan bir
değişiklik olması durumunda
bir ay içinde
Sonu 0 ve 5 ile
biten yıllarda Mal
Bildirimi yenileme
gereği nedeniyle
Göreve yeni
başlama durumunda
bir ay içinde
Personelin Mal Bildirimi Formu almak için
Personel İşlerine başvurması
Mal Bildirim Formu İlgili tarafından
doldurularak dilekçe ekinde Müdürlüğe
verilir.
Personel Daire Başkanlığına bilgi ve gereği için
üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim
Formunun gönderilmesi
Müdürlük Onayı
İş Akışı
Giden Evrak İş
Akışı
Görevden alınma
veya görevden
ayrılma durumunda
bir ay içerisinde
11
1.8. Senelik İzin Alma İş Akış Şeması
Personele yıllık izni
olmadığına dair sözlü cevap
verilir.
Hayır
Yıllık izin talebinde bulunan personel
Müdürlüğe başvuru yapar.(EBYS)
Personelin dosyasındaki İzin İzlenim
kartından izin durumunun kontrolü yapılır
İdari Görevli Personel
İdari Personel
Yıllık izin hakkı var mı?
Sağlık Raporu
Evet
Müdür Onayı
İzin Belgesi
Personel Formları Onaydan sonar Personel İşleri görevlisine gelir.
İzin formları Rektörlük Akademik ve
İdari Personel Bürosuna gönderilir.
İzinler
İdari
Bölümde görevli memurlar tarafindan akademik
personelin izinleri enlil sistemine girilir ve takibi
döner sermaye tarafindan yapilir.
Görevli Memurlar tarafından İdari Personelin izinleri
enlil sistemine girilir ve takibi döner sermaye
tarafından yapılır.
Onaylanan izinlerin bir nüshası ilgiliye verilir.
Yıllık izin Formunu EBYS üzerinden doldurularak birim sorumlusu na gönderir.
Birim sorumlusu tarafından izin durumları incelenir ve uygunsa imza için İdari Birim Amirine
gönderilir Akademik Personelin izin durumu İlgili EBYS üzerinden
doldurulması A.D Bşk. ve Bölüm Bşk imza eder. (Sağlık izin formu 2 nüsha
olarak doldurulur)
İdari personel izin konusunda
Enstitü Sekreteri ile görüşür.
Gerektiğinde birimde yıllık
izin planlaması yapılır.
Akademik
Sistem kaydı.
E
12
.
1.9. Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama İş Akış Şeması
13
Talep edilen malzemenin stok
durumunun programından
kontrol edilmesi
Olmayan malzemenin alınması için
Enstitü Sekreterine bildirilmesi
Zimmet senedinin malzeme teslim
edilecek kişiye imzalattırılması
Merkez saymanlığa üç ayda bir tüketim
raporu gönderilmesi
Taşınır İstek
Belgesi/ Resmi
Talep Yazısı
Stokta mevcut mu? Hayır
Evet
Demirbaş malzemesi mi?
Tüketim malzemesi mi? Tüketim
Demirbaş Satınalma İş
Akışı
Zimmet
senedi
Taşınır işlem fişi
Tüketim raporu
Müdür Onayı İş
Akışı
Giden Evrak İş
Akışı
Birimlerden gelen taşınır istek
belgesinin veya resmi talep
yazısının taşınır kayıt ve kontrol
yetkilisine ulaştırılması
Talebin karşılanması
Talebin karşılanması
Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması
Malzemenin kişiye teslim edilmesi
Malzemenin kişiye
teslim edilmesi
1.10. Mal Teslim Alma İş Akış Şeması
14
Fatura ve
Muayene Kabul
Komisyonu Oluru
Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve
muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve
Kontrol Yetkilisine gelir
Malın kontrol edilerek depoya alınması
Taşınır İşlem Fişinin teslim eden (Satınalma Memuru)
ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi)
tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması
Taşınır işlem fişi Fatura bilgilerine göre Depoya mal girişlerinin
yapılması Harcama Bilgilerinin HYS girilmesi
1.11. İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Süreci
15
Naklen Tayin
Evrakı, geçici
görevlendirme Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama
veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve
başlar
Aybaşından önce ayrılan personel için
maaş mahsuplaşması yapılır.
Üzerindeki tüm zimmetler teslim
alınır.
Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri
formu doldurulur, SGK girişi yapılır Kimliği alınır.
Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf
ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe
gönderilmesi, kadrosu Enstitü de ise yabancı dil
belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile
yardımı beyannamelerinin birer nüshasının
maaş bürosuna verilir.
SGK çıkış işlemleri yapılır.
İstifa Dilekçesi Personel Kimlik
Kartı
Mal Bildirim
Formu
Aile Yardım
Beyannamesi
Naklen Atama
Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf
yapıştırılır
Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla
teslim alınır.
Aile yardım beyannamesinin doldurtulur.
Kişi naklen atanmış ise işlemler
yapılarak Maaş nakil evrakı
hazırlanır.
1.12. Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci Akış Şeması
16
Öğretim Elemanlarınca verilecek dersler belirlenir
Dersi verecek Öğretim Elemanları
belirlenir
Akademik
Takvim
Var Ders verecek eğitim elemanı
Yok
Ders görevlendirme listeleri son hali
belirlenir
Müdürlüğe derslerle ilgili öğretim
üyesi ihtiyacı yazısı yazılır
Anabilim Dalı Kurul Kararı
alınır ve Müdürlüğe bildirilir
Bölümlerden ders görevlendirme
listeleri Müdürlüğe bildirilir
Bölüm Başkanları ders sorumlularını
Ek Ders bilgi sistemine girer
Ders görevlendirmelerinin
Öğrenci İşlerine bilidirilir
Müdürlük tarafından öğretim
elemanı talepleri ilgili birimlere
yazısı yazılır
Birimlerden gelen görevlendirme
listeleri dış birimlerden gelenlerle
birlikte bölüm öğretim üyeleri de
dahil edilerek bölümlere tekrar
bildirilir
Öğretim Elemanı
ihtiyacı yazısı
Birimlerden gelen
görevlendirme yazıları
Öğretim Elemanı
ihtiyacı yazısı
Görevlendirme
listelerinin bildirilmesi
Enstitü Kurulu Kararı alınır
Enstitü Kurulu Kararı
Müdürlüğe Derslerle ilgili Öğretim
Elemanı ihtiyacı yazıları yazılır
1.13. Staj Programlarının Hazırlanması Alt Süreci İş Akış Şeması
17
Haftalık ders programı Müdür onayına sunulur
Öğrencilere ders programı duyurulur. Web
sayfalarında yayınlanır.
Ders programına göre dersler takip edilir
Dış bölümlerden öğretim üyelerinin
ders programlarının gelmesi
Haftalık ders
programı
Derslerin yapılabileceği uygun gün ve saatler
belirlenir ve haftalık ders programı hazırlanır.
1.14. Sınav Programlarının Hazırlanması Alt Süreci İş Akış Şeması
18
Ara sınav, fınal ve bütünleme sınavları akademik
takvime göre gün ve saatleri belirlenir.
Öğrencilere sınav programı duyurulur. Web
sayfasında yayınlanır.
Sınav programına göre sınavlar yapılır
Akademik Takvim
Sınav programı
Sınav programları eğitim programında
belirtilen tarihlere göre uygulanır
1.15. Ders Planlarının ve İçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci İş Akış Şeması
19
Müdürlüğe yazının gönderilmesi
Rektörlüğün onayı ile dersler ve içerikleri yürürlüğe
girer
Yeni dersler ve içerikler öğrenci bilgi sistemine
girilir
Öğretim üyesinin yeni ders
açılması talebi ve bunu bölüm
başkankığına iletir Yeni dersler ve içerikleri hazırlanır Bölüm kurulu
kararı alınır.
Bölüm başkanlığı bölüm kuruluna
yönlendirir
Yeni ders iceriği ve
bölüm kurulu kararı
A.D gelen isteğin Enstitü Yönetim Kurulunda
görüşülerek Öğrenci işlerine gönderilir.
Enstitü Yönetim
Kurulu Kararı
1.16. Öğrenci Burs Alt Süreci İş Akış Şeması
20
Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere
duyurulur
Öğrenciler burs komisyonuna başvurur
Mülakatla değerlendirilir
Burs kazananlar ilan edilir
Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir
Burs
Kontenjanları
1.17. Mazeret İzini Alt Süreci İş Akış Şeması
21
Tüm evrakları dosyalanır.
Müdür Onayı İş
Akışı
Yıllık ve Sağlık
İzin İş akış
Şemasına göre
onaylanması
İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama
tarihini bildirir. İzin formu ve göreve başlama
bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve başlama
bildirimi, üst yazı
Mazeretin belirlenmesi(Doğum, ölüm, evlilik,
hastalık)
İzin Formu
Mazeret izin formu doldurulur, imzalar
tamamlanır. (EBYS)
1.18. Öğrenci Kayıt Dondurma İş Akış Şeması
22
Dönemlik kayıt dondurma işlemi yapılır
Kayıt dondurma bölüme bildirilir
Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna
bildirilir
Dönemlik kayıt yenilemede cari hizmet
maliyetleri öğrenci katkı payını öğrenci
yatırmak zorundadır
Olumlu yada olumsuz sonuç
öğrenciye bildirilir
Öğrenciye bildirilir
Öğrenci var ise cari hizmet maliyetleri
öğrenci katkı payını yatırır
İlgili Form
Sonuç olumlu mu?
Hayır Evet
Son
Evet Kayıt
dondurma
Hayır
İlgili formu kullanarak
Öğrenci İşleri Bürosuna
başvurur
Öğrenci İşleri Bürosu ilgili
formu üst yazı ile
Müdürlüğe gönderir.
Haklı ve geçerli nedenler
kapsamında Enstitü
Yönetim Kurulu dilekçeyi
inceler
Yıllık kayıt dondurma işlemi yapılır
1.19. Staj Aldırma Alt Süreci İş Akış Şeması
23
Öğrenciler aldıkları dersleri bilgi sistemine girerler
Öğrencilerin aldıkları dersler onaylanır
Öğretim ve sınav yönetmeliğine göre
öğrencilerin derslere yazılmaları sağlanır
1.20. Öğrenci Disiplin Soruşturması Alt Süreci Akış İş Şeması
24
Şikayet Dilekçesi Öğrenci İşleri Bürosu, şikayet dilekçesi ve kanıtları üst
yazı ekinde Müdürlük Makamına iletir.
Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli şüpheli ya
da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak
soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer.
Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır,
şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur.
Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen
belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı,
şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma
yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine
uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi
halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı
belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak
üzere süre verilir.
Toplanan deliller, alınan ifadeler
şüphelilere atfedilen suçu
ispatlamak için yeterli mi?
Hayır
Soruşturmanın zamanında
bitirilmemesi durumunda ek süre
istenir, Müdürlük olurundan sonra
soruşturmaya devam edilir.
Şüphelilerin ve tanıkların yeniden
ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar
dinlenir, soruşturmanın seyrini
değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde
edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların
ortaya çıkacağı kanaatine varılır.
Soruşturma sürdürülür.
Müdürlük soruşturmanın
usulüne uygun yapılıp
yapılmadığını incelemek
üzere Raportör’e gönderir
Evet
Raportör, dosyada eksik
tespit etti mi?
Hayır
Evet
A
Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere
bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak
görevlendirir.
Savunmaların alınmasından
sonra, şüpheli/şüphelilerin ceza
durumu Öğrenci İşleri
Bürosundan yazılı olarak
istenir.
Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza
durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün
değerlendirmeleri içeren “Soruşturma Raporunu” hazırlayarak imzalar. Raporda
önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren
Müdürlük Makamına gönderilir.
Raportör 2 gün
içerisinde
raporunu yazarak,
Müdürlük
Makamına verir
Dosya, yeniden soruşturmacıya
gönderilir ya da yeni bir
soruşturmacı tayın edilerek,
eksiklikler tamamlatılır.
Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her
türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Öğreneci
İşleri Bürusuna verir
25
A
Toplanan deliller, alınan ifadeler
şüphelilere atfedilen suçu
ispatlamak için yeterli mi?
Evet
Evet
Bir veya iki yarıyıl süre
ile okuldan uzaklaştırma
ya da okuldan atılma
cezasını gerektiriyor Ceza doğrudan
Müdür tarafından
verilir
Yönetim kurulu, soruşturmacının
önerdiği cezayı kabul veya red
edebileceği gibi, başka bir disiplin
cezası da verebilir.
Verilen ceza ilgili kişinin ailesine
tebliğ edilir ayrıca YÖK’e ve ilgili
kuruluşlara bildirilir.
Gerekli tebligatların yerine
ulaşmasından sonra, dosya Rektörlük
Makamına gönderilir
Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya
da okuldan atılma cezasını gerektiriyor
Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Enstitü Yönetim
Kurulu gündemine alınır.
1.21. Öğretim Elemanı Ders Telafi Alt Süreci İş Akış Şeması
26
Dilekçeniz
Öğrenci İşleri
Tarafından Kayda
Alınır ve Bölüm
Müdürlüğe İletilir
Telafi Dilekçesi
Öğrenci İşleri Müdürlüğe gönderilir
Dilekçe Kurulda Görüşülür ve
Ders İçin Yeniden Öğretim Elemanı
Görevlendirmesi Yapılır
Karar Enstitü Yönetim Kurulunda Görüşülür ve Ders
Görevlendirme Listesinde Yapılan Değişiklik gereği
için öğrenci işlerine gönderilir.
Dersi
Telafi
Edebiliyorsanız
Dersi Telafi
Edemiyorsanız
Ders Döneminde Hastaneye Yatma /
Raporlu / Yıllık İzinli ve
Görevli İzinli Olma Durumlarında
Koordinatör / İlgili Ders
Sorumlusu İle Görüşünüz
Telafi Dilekçenizi Müdürlüğe İletilmek Üzere
Öğrenci İşlerine Bırakınız ve Ekteki Telafi
Formatını Kullanarak Doldurduğunuz telafi
çizelgesini elektronik ortamda Öğrenci İşlerine
iletiniz
Çözüm Önerisine İlişkin Dilekçeyi
Müdürlüğe İletmek Üzere Öğrenci
İşlerine Bırakınız
Kurulu Kararı
Müdürlüğe
Gönderilir
1.22. Başarı Notları İlanı Alt Süreci İş Akış Şeması
27
Sınavlar
Enstitümüz Öğrenci İşler Personelleri tarafından Proliz Öğrenci
Otomasyon programına kayıt yapılmakadır.
Öğretim Üyeleri kendilerine verilen özel şifreleri kullanarak Proliz
Sistemine sınav tarih ve saatlerini girerler.
Sisteme girilen sınav saat yer ve sınıflar öğretim elemanı tarafından Güncellenir
Öğrencilerin devam durumları, sınava girmeme durumları da
kontrol edilerek. Sisteme devamsız,sınava girmedi olarak girilir.
Sınav yapıldıktan sonra
bilgileri sisteme aktarılır. Sistem
otomatik olarak puanlamayı hesaplar ve öğrenci bilgisistemine yüklenir.
Sistem öğrenci ile ilgili not ve diğer durumlar girildikten sonra ön izleme ile son defa
kontrol edilir. Maddi hatalar düzeltilir. İlan et butonundan notlar aşamadan sonra
öğrenci tarafından elektronik ortamda görüleceğinden notlarda herhangi bir değişiklik
mümkün değildir.
Sistem notları her şekli ile hesaplar, Harf sistemine göre
düzenler. Not ortalaması 100 üzerinden Yüksek Lisans 70,
Doktora 80 in altında alanlar bütünlemeye kalırlar.
Bütünleme Sınavı Not ortalaması 100 üzerinden 80 ın altında alanlar sınıfta kalır.
Sonuçlar Öğrenci Bilgi Sisteminden yayınlarınr.
1.23. Öğrenci Danışmanlık Alt Süreci İş Akış Şeması
28
Her öğrenci için Anabilim Dalı Başkanlıklarınca
dersler başlamadan önce bir akademik danışman
görevlendirilir.
Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden
öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden
onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir.
Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk
haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak
zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders
kaydı gerçekleşmez.
Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danışmalık
yaparlar.
1.24. Öğrenci Temsilcisi Seçimi Alt Süreci İş Akış Şeması
29
Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından
öğrenci temsilcisi seçilmesi için dekanlıga yazıyla
bildirilir
Tüm öğrencilere öğrenci temsilcisi seçilmesi
gerektiğini bildiren yazı duyurulur
Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur
Seçim sandıkları oluşturulur ve seçim yapılır.
Sınıf temsilcileri arasından Enstitü temsilcisi adayları
belirlenir
Belirlenen adaylar içerisinden birisi 1 yıl görev
yapmak üzere Enstitü temsilcisi olarak seçilir
1.25. Öğrenci Kontenjanları Alt Süreci İş Akış Şeması
30
Enstitü Yönetim Kurulunun son şeklini vermiş olduğu
öğrenci kontenjanları ile ilgili karar. Rektörlük Öğrenci
İşleri Dairesi Başkanlığına yazıyla gönderilir
Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından
öğrenci kontenjanlarının belirlenmesi için Müdürlüğe
gelen yazı Eğitim Komisyonuna bildirilir
Kontenjanlar Eğitim Komisyonunda görüşülerek
belirlenir. Öğrenci İşleri Bürosu Komisyon Kararını
Müdürlüğe yazı ile bildirir
Müdürlük Eğitim Komisyonu Kararını Enstitü Kuruluna
sunar. E.K. Eğitim Komisyonu Kararını geldi şekliyle
Kabul eder veya değişiklik yapar
Öğrenci kontenjanları ile ilgili
yazının Müdürlüğe gelmesi
1.26. Sınavlara İtiraz Alt Süreci İş Akış Şeması
31
Kurul, Staj, final, bütünleme sınavları değerlendirildikten
ve sınav sonuçlarının imza aşamasından geçtikten sonara
ilan edilir
İlanı izleyen 5 iş günü içerisinde öğrenci itiraz dilekçesi
verebilir
Sınav katapcığı ve kağıdı eğitimden sorumlu Müdür
Yardımcısı, tarafından kontrol edilir.7işgünü içerisinde
sonuçlandırılır
kontrol edilir
Maddi hata veya sistemsel bir hata varsa düzeltilir ve tutanak tutularak imza altına alınır
Yapılan değerlendirme sonucu öğrenci işleri bürosuna
bildirilir.
1.27. Mazeret Sınavı Alt Süreci İş Akış Şeması
32
Öğrenci bir dilekçe ile müdürlüğe mazaret
belgesini en geç bir hafta içerisinde sunmak zorundadır.
GOÜ Eğitim Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin
maddelerine göre dikkate alınır. Enstitü Yönetim Kurulu
mazereti RED/KABUL eder
Öğrenci bilgi sistemine kurul, staj, final,bütünleme ve
mazeret sınavlarına girecek öğrencilerin bilgileri girilir
Enstitü Yönetim Kurulu Kararı Öğrenci İşleri
Bürosuna gereğinin yapılması için gönderilir
Öğrenci İşleri Burosu kararı ilgili taraflara gönderilir
Öğrenci bilgi sistemine mazeret sınavına girecek öğrencilerin
bilgileri girilir.
Mazaret sınavı yapır ve sonuç çıktıları imzalandıktan
sonra Öğrenci Bilgi Sisteminden sonuçlar aktif hale
getilir ve öğrenciler kendi numara ve şifreleri ile görür.
Sınav Sonuçları
çıktıları ilan
pannosuna asılır
1.28. Stratejik Plan Hazırlama Alt Süreç İş Akış Şeması
33
Stratejik planın SGDB
gönderilmesi
Stratejik plan
yazısı
Enstitü
stratejik planı
Enstitü onay
iş akış şeması
SGDB Stratejik plan
çalışmalarının başladığının
duyurulması
SPK ve ADKG nin kurulması ve
üyelere duyurulması
Stratejik Plan Hazırlama
Gruplarının Oluşturulması
Stratejik plan hazırlama zaman
takvimi oluşturulması
Zaman takviminin duyurulması
Bölümlerin stratejik plan
taslaklarını hazırlaması
Değerlendirme ve Geri Besleme
Enstitü stratejik planın
konsilide edilmesi
Stratejik Planlama Eğitimi
1.29. Bilirkişi Görevlendirme Alt Süreç İş Akış Şeması
34
Rektörlükten bilirkişi talep edildiğini belirten yazı
gelmesi
Hangi alanda bilirkişi isteniyorsa ilgili Anabilim
Dalına yazı yazılması
Anabilim Dalından bilirkişi görevlendirilip
görevlendirilmediğini belirten yazı gelmesi
Bilirkişi görevlendirilip görevlendirilmediğine dair
Rektörlüğe yazılması
Rektörlük onayı
Rektörlüğün uygun gördüğü bilirkişi
görevlendirmelerinin ilgililere tebliğ edilmesi
Bilirkişi yazısı
Rektörlük onayının çoğaltılarak ilgili kişilerin özlük
dosyasına takılması
1.30. Taşınırların Kaydı Alt Süreç İş Akış Şeması
35
Girişi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara
geçirilmesi
Taşınır İşlem fişi ile muayne ve kabul
komisyonunca düzenlenen muayne ve kabul
tutanağı ilgili satınalma birimine gönderilmesi
İlgili birimlerin yapmış olduğu malzeme
isteklerinin Müdürlük havaleli olarak gelmesi
İstekler karşılanarak Taşınır İşlem çıkış fişi
düzenlenip,birimlere zimmet karşılığı teslim
edilmesi
Periyodik dönemlerde sayım işlemleri yapılarak
stok kontrolü yapılması,harcama yetkilisine stok
planlaması konusunda yardımcı olunması
Yıl sonu işlemlerinin yapılması,yıllık hesapların
çıkarılması,mizanların ve defterlerin düzenlenip
ertesi yıla devirlerin yapılması
Muayene kabul
tutanağı
Muyenesi yapılan ve girişi düzenlenen mal ve
malzemenin kayıtlara geçirilmesi
1.31. Giriş ve Tüketim ve Kullanım Suretiyle Çıkış Alt Süreci İş Akış Şeması
36
B – Çıkış İşlemleri
Taşınır İşlem Fişi
Defter Kayıtları
150 Kodunda
kayıtlı
malzemeler
Tüketim
Malzemeleri Defteri
253–254-255
Kodunda
Kayıtlı
Malzemeler
Dayanıklı
Tasınırlar Defteri
Kitap
Alımları
Kütüphane Defteri
Demirbas,
Makine ve
Cihazlar
Zimmet
Fisi
Oda, büro,
bölüm, atölye ve
servislerde
kullanılmak
üzere verilen
dayanıklı
tasınırlar için;
Dayanıklı
Tasınırlar Listesi
Tüketim
Malzemeleri;
ihtiyaç sahibi
birim
yetkilisinin
onayını
tasıyan Tasınır
istek
Belgesi
karsılığında
Tasınır kayıt ve kontrol yetkilisi
A – Giriş İşlemleri
Dayanıklı Tasınırların Kullanıma Verilmesi
Tasıtlar
Zimmet
Fisi
Taşınır İstek Belgesi
Taşınır İşlem Fişi
1.32. Stratejik Planın İzlenmesi ve Değerlendirilmesi Alt Süreci İş Akış Şeması
37
Enstitü Stratejik Planının izlenmesi ve
değerlendirmesine yönelik olarak yıl sonunda Müdürlük
yazı işlerinden cari yılın ve bir önceki yılın İdare
Performans Programının yazı ile istenmesi
İdare Performans
Programı
Enstitü Stratejik Planının izlenmesi amacıyla cari yılın
İdare Performans Programında yer alan faaliyetlerin
gerçekleşme durumlarını içeren “Stratejik Planın Üçer
Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporları”nın
düzenlenmesi
Bir önceki yılın İdare Performans Programında yer alan
faaliyetler ile cari yılın “Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve
Değerlendirme Raporları”ndaki gerçekleşme sonuçlarının
karşılaştırılması
İdare Performans Programında yer alan performans
hedefleri ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans
hedeflerinin gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması
Performans Programında yer alan faaliyetler ile İdare
Faaliyet Raporunda yer alan faaliyetlerin gerçekleşme
sonuçlarının karşılaştırılması
İdare Performans Programında yer alan performans
hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile İdare
Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin,
performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karşılaştırmalı
sonuçlarının SGDB Başkanına ve Rektöre sunulması
İdare Performans Programında yer alan performans
hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile İdare
Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin,
performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karşılaştırmalı
sonuçlarının Birimlere gönderilmesi
Birim Faaliyet
Raporları ve İdare
Faaliyet raporu
A
Enstitü Stratejik Planın izlenmesi ve değerlendirmesine
yönelik olarak cari yılın ve bir önceki yılın “Birim Faaliyet
Raporları ve İdare Faaliyet Raporu”nun değerlendirmeye
alınması
İdare Performans Programında yer alan performans
göstergeleri ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan
performans göstergelerinin gerçekleşme sonuçlarının
karşılaştırılması
38
Stratejik Planın uygulama başarısının
değerlendirilmesi
B
Uygulama başarılı mı?
Evet Hayır
Stratejik Plan Oluşturulması/
Yenilenmesi İş Akışı
Müdür Onayı İş
Akışı
Stratejik Plan
İzleme ve
Değerlendirme
Raporu
“Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme
Raporu”nun hazırlanması ve onay için SGD Başkanına ve
Rektöre sunulması
39
1.33. Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Alt Süreç İş
Akış Şeması
ÇIKIŞ İŞLEMLERİ
Tasınır İşlem Fisi
Tasınır işlem Fisi
Harcama bİrimi Tasınır işlem fisi ve Ödeme
emri belgesi
150- ilk madde ve malzemeler hesabı’nda izlenen
tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde
düzenlenen tasınır islem fisleri muhasebe birimine
gönderilmez
Muhasebe Yetkilisi
Muhasebe Yetkilileri, tasınır giris, çıkıs ve değer düşüslerine
iliskin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen
tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe
kayıtlarını yapar
Müdürlükce belirlenecek dönemler itibariyle
kullanılmıs tüketim malzemelerinin tasınır II inci
düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir
listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai
bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir
GİRİŞ İŞLEMLERİ
Maddi duran varlık hesaplarında izlenen tasınırların
çıkısları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve
her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe
Birimine gönderilir
40
1.34. Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak İşlemler Alt Süreci İş Akış Şeması
Her yılın son ayında Sayım Komisyonu’nda yer
alacak Personelin Müdür tarafından belirlenmesi
Taşınır Sayım
Tutanağı
Eksik
Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor
mu?
Fazla
Taşınır İşlem
Fişi
Eşit
Taşınır İşlem
Fişi
Hayır
Hesaplar tutuyor mu?
Evet
Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli,
Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen
Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması
Harcama Birimi
Taşınır Yönetim
Hesabı Cetveli
Müdür Onayı İş
Akış Şeması
A
Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması
ile Sayım Komisyonunun oluşturulması
Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların
fiili sayımlarının yapılması
Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının
karşılaştırılması
Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının
karşılaştırılması
Taşınır çıkış işleminin
yapılması
Saymanlık Taşınır Hesapları ile
Enstitü Taşınır Hesaplarının
karşılaştırılması
Hesapların tek tek incelenerek
hataların tespiti ve düzeltme
işlemlerinin yapılması
Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı
Cetvelinin hazırlanarak Saymanlığa onaya
gönderilmesi
Taşınır giriş işleminin
yapılması
41
Saymanlık tarafından onaylanan Harcama
Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin
Şube Müdürüne gelmesi
Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı
Cetvel ve eklerinin Sayıştay Başkanlığına
gönderilmesi
Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetvelinin
bir nüshasının merkez konsolide görevlisine
gönderilmesi
A
Giden Evrak İş
Akış Şeması
Gelen Evrak İş
Akış Şeması
Harcama Birimi
Taşınır Yönetim
Hesabı Cetveli
Müdür Onayı İş
Akış Şeması
Giden Evrak İş
Akış Şeması
1.35. Anabilim Dalı Başkanı Seçimi ve Ataması Alt Süreci İş Akış Şeması
42
A.D.Başkanı belirlemek üzere, Müdürlük tarafından
Anabilim Dalı öğretim elemanları ünvanlarına gore
sıralanır.
Müdür, Anabilim Dalı Öğretim Elemanlarının
yazılı/sözlü görüşlerini dikkate alarak, anabilim dalı
Başkanı adayını belirler.
A.D başkanı
atama onayını
E.K.sunar
Enstitü Kurulu
onayından sonra
A.D başkanı
atanarak, görevine
başlar.
Müdürlük yazısı
Evet A.D. başkanı adayının
ikinci bir idari görevi var mı? Hayır
Müdür,A.D.
başkanını atar,
atama A.D.na
bildirilir
43
1.37. Bütçe Hazırlama Alt Süreci İş Akış Şeması
44
Rektörlük Makamında Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalısmalarıyla
ilgili yazının ulasması
Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır
Enstitü Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire
Baskanlığından görüs alınır.
Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti iliskin bilgi formları
düzenlenerek Rektörlük Strateji Daire Baskanlığına gönderilir
Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama
kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Baskanlığı tarafından Mali
Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır
1.37. Görev Yollukları Alt Süreci İş Akış Şeması
45
Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında;
-Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı,
-Personel nakil bildirimi,
-Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır.
Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında;
-Görevlendirme yazısı (Rektörlük oluru) veya harcama talimatı,
-Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi
-Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır.
Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış
tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir.
Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır
Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek
gerçekleştirme görevlisine gönderilir
Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda
ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür."
şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir
Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve
eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir
Muhasebe ve kayıt işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak
"Muhasebe İşlemi Süreç Akış Şeması"na göre yapılır
1.38. Resmi Yazışmalar İş Akış Şeması
46
Evrağın havale edilen
personele imza karşılığı
zimmetlenmesi
Evrakın ilgili
dosyaya
kaldırılması
Cevap yazısının birim amirlerine imzaya
sunulması
Resmi yazı
Gelen Evrak İş
Akışı
Evet Cevap yazısı
gerekli mi? Hayır
Müdür/
Enstitü Sekreteri onayı iş
akışı
Giden evrak iş
akışı
Cevap yazısı
Havale edilen personelin cevap yazısının
yazılması ve paraflanması
1.39. Ayniyat Sarf Malzeme İş Akış Şeması
47
İhtiyaç taleplerinin toplanması
Hazırlanan talep formunun Müdürlüğe gelmesi
Enstitü Sekreterine gönderilmek üzere Müdür
tarafından imzalanması
Ambar ayniyat sorumlusundan ihtiyaçların temin
edilmesi
İhtiyaç talepleri
İhtiyaçların personele gönderilmesi
48
1.40. Hizmet içi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi İş
Akış Şeması
Müdür tarafından gelen yazının konusuna göre
tebliğ edilecek personelin belirlenmesi
İlgili personele tebliğ edilmesi
Eğitim, seminer
vb. bilgi yazısı
Gelen evrak iş akış şeması
Personelin tebellüğ etmesi
1.41. BİMER Bilgi Edinme İş Akış Şeması
49
Enstitü BİMER sorumlusundan Enstitü görev alanına giren
bilgi taleplerinin web üzerinden konu sorumlusuna gelmesi
Enstitü Bimer
sorumlusuna web
üzerinden
gerekçesi ile
iadesi
Enstitü Bimer
sorumlusuna web
üzerinden
gerekçesi ile
iadesi
Talep edilen bilginin hazırlanması
Bilginin e-posta yoluyla veya telefon ile talep edene
bildirilmesi
Web üzerinden
gelen vatandaş
talepleri
Talep edilen bilgi dairenin
görev alanına giriyor mu? Hayır
Evet
Talep edilen bilgi, Bilgi Edinme
Kanunu kapsamında mı? Hayır
Evet
Yapılan işlemin BİMER üzerinden belirtilerek
sistemden düşülmesi
1.42. Müdür / Enstitü Sekreteri Onayı İş Akış Şeması
50
Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek
paraflanması
Evrakın Müdür, Müdür Yardımcısı veya
Enstitü Sekreterine iletilmesi
İmzadan çıkmış
evrak Evrakın Müdür, Müdür Yardımcısı veya Enstitü
Sekreteri tarafından incelenip imzalanması
1.43. İşe Başlamada Gerekli Yapılacak İşlemler Alt Süreç İş Akış Şeması
51
Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya
geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlaması
Personel Kimlik Bilgi Formu doldurtulup fotoğraf
yapıştırılması
Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim
alınması
Tedavi yardım beyannamesinin doldurtulması
Aile yardım beyannamesinin doldurtulması
Adres bilgi formu doldurtulması
Öğretim elemanı bilgi derleme formu doldurtulması
Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri
formunun doldurtulması
Nüfus Cüzdanı fotokopisinin alınması
Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp,
göreve başlama yazısıyla birlikte
gönderilmesi, kadrosu Enstitüde ise
fotoğraf ve
Rektörlüğe
yabancı dil
belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile ve tedavi
yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye
verilmesi
52
1.44. Enstitü Sekreterine Vekâlet Alt Süreç İş Akış Şeması
Yıllık izin,sağlık izni kullanma talebi veya
görevlendirme oluru
GOÜ Rektörlüğü Akademik Birim Yöneticilerinin
Geçici Görevlendirme/Yıllık izin/Mazeret İzin Talep ve
Onay Formunun düzenlenmesi
Enstitü Sekreterliğine vekalet edecek kişiye ilgili
formun imzalatılması ve onay için Rektörlük Makamı'na
gönderilmesi
Dönüşünde göreve başlamasının Rektörlüğe
bilgirilmesi
53
1.45. Özlük Dosyası İade Alt Süreç İş Akış Şeması
Enstitümüzde görev yapmakta iken emeklilik, nakil,
ölüm,istifa ve görevlendirme gibi nedenlerle görevden
ayrılma
Naklen atamalarda ve kadrosuyla birlikte başka
birimlerde görevlendirilen personel için personel nakil
bildirimi düzenlenmesi
Kadrosu başka birime aktarılan ve o birimde görevlendirilen
personel için; İlgiliye ait tüm yazışmaların dosyalanıp, üst
yazıyla özlük dosyasının görevlendirildiği birime iadesi
Emeklilik, nakil,ölüm,istifa gibi durumlarda; İlgiliye ait tüm
yazışmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe
iadesi
Görevden ayrılış yazısının Rektörlüğe/
görevlendirildikleri birimlere gönderilmesi
54
1.46. Müdürlüğe Vekâlet Alt Süreç İş Akış Şeması
Yıllık izin,sağlık izni kullanma talebiveya
görevlendirme onayı
Eğitim-Öğretim döneminde ise ve ilgili tarihlerde
dersivarsa telafi proğramının hazırlanması
GOÜ Rektörlüğü Akademik Birim Yöneticilerinin
Geçici Görevlendirme/Yıllık izin/Mazeret İzin Talep ve
Onay Formunun düzenlenmesi
Müdürlüğe vekalet edecek kişiye ilgili formun
imzalatılması ve onay için Rektörlük Makamı'na
gönderilmesi
Dönüşünde göreve başlamasının Rektörlüğe
bildirilmesi
55
1.47. Personel Disiplin İşlemleri Alt Süreç İş Akış Şeması
Gelen şikayet ve tutanak doğrultusunda disiplin
işlemlerine başlanılması,takibi ve sonuçlandırılması
Disiplin amirlerince verilen disiplin cezalarına ilişkin
belgelerin özlük dosyasına işlenmek üzere Personel Daire
Başkanlığı’na gönderilmesi
56
1.48. Aday Memurun Asalet Tasdik Alt Süreç İş Akış Şeması
Aday memur göreve başladığı tarihten itibaren en az
12, en fazla 24 ayını tamamlar.
Aday Memur Staj Değerlendirme Formu
doldurulur, fotoğraf yapıştırılır
Staj Değerlendirme Formu 1. ve 2. sicil amirlerine
imzalatılır.
Amirlerince doldurulan form, üst yazıyla
Rektörlüğe gönderilir.
1.49. 2547 Sayılı Kanun’un 13/B-4 Madde İle Görevlendirme Alt Süreç İş Akış Şeması
57
Rektörlükten ilgili kişinin 2547 SK’un 13/b-4 maddesine
göre Enstitümüzde görevlendirildiğini / başka birimde
görevlendirildiğini ve göreve başlama/ görevden ayrılma
tarihinin istendiğini belirten yazının gelmesi
İlgilinin görevlendirildiği /görevli bulunduğu bölüme
yazılması, göreve başlama / görevden ayrılma tarihinin
istenmesi
Bölümün ilgilinin göreve başlama/ görevden ayrılma
tarihini bildirmesi
Müdürlüğün ilgilinin görevine başlama/ görevden
ayrılma tarihini Rektörlüğe bildirmesi
İlgili Enstitüde görevlendirildiyse dosya açılıp,
yazışmaların dosyalanması; başka birimde
görevlendirildiyse ilgili belgelerinin görevlendirildiği
birime üst yazı ile gönderilmesi
1.50. 31.Madde İle Görevlendirme Alt Süreç İş Akış Şeması
58
Enstitümüz ders müfredatında yer alan fakat
ilgili alanda Öğretim Elemanı bulunmayan
derslerin tespiti
Görevlendirme talep eden öğretim
elemanından dilekçe ve ilgili belgelerin
alınması
Yönetim Kurulu’nun görevlendirme
onayı ve diğer belgelerin bilgi formuyla
birlikte Rektörlüğe gönderilmesi
Rektörlük Onayı
Ders Programına yerleştirilmesi
Derslerin Başlaması
İlgilinin göreve
başlaması
Yönetim Kurulunun
kararı olumlu mu?
Evet
Başvuru İptal Hayır
1.51. 40/b Görevlendirme Alt Süreç İş Akış Şeması
59
Başvuru İptal
İlgili Üniversiteden görevlendirme talebinde
bulun kişinin kadrosunun bulunduğu
Üniversite
Rektörlüğüne yazı yazılması
Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birime
görevlendirilmesi konusunda görüş sorması
Olumsuz
Olumlu
Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur
diye yazması
Müdürlüğün Rektörlüğe uygun görüş yazması
İlgili üniversiteden YÖK’e gönderilmesi
YÖK’ten gelen yazının tekrar talepte bulunan
kişinin üniversitesine yazılması
Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birimden,
görevinden ayrılış tarihini istemesi
Görevden ayrılış tarihinin Rektörlüğe
bildirilmesi
Öğretim Elemanının ilgili Üniversiteye 40/b
uyarınca
görevlendirme talebine ilişkin başvurusu
İlgili Üniversitenin Yönetim Kurulu’nda
görevlendirme talebinin görüşülmesi
Hayır Görevlendirilmesi
uygun mu? Evet
Müdürlüğümüz olumsuz
görüş bildirmesi
Görevlendirme
Yapılmaz
1.52. Yurt Dışı İzin Onayı Alt Süreç İş Akış Şeması
60
Bir nüshanın dosyaya takılması
Müdürlük personelinin yıllık iznini yurt
dışında geçirmek için dilekçe ile başvurması
Müdürlük Makamı tarafından izin isteğinin
kabul edilmesi
Yurt dışı izin onayının hazırlanması
Rektörlük Makamından olur alınması
Olurdan geçen evraka kayıt numarasının
verilmesi
Bir nüshanın ilgiliye verilmesi
Dilekçe
Gelen evrak iş
akışı
Rektör onayı iş
akışı
1.53. Muayene komisyonu alt süreç iş akış şeması
61
Talebin yazı yolu ile gelmesi
Personelin görevlendirilmesi
Muayene Kabul Komisyonu Üyeleri
tarafından alınan ekipman, yazılım ve/veya
hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye
uygunluğunun kontrol edilmesi
Resmi yazı
Resmi yazı
Müdür onayı iş
akışı
Uygun mu? Evet
Muayene Kabul
Komisyonu
Tutanağı
Muayene Kabul Komisyonunun oluşturularak
ilgili birime bildirilmesi
Alınan ekipman, yazılım ve/
veya hizmetin yazı ekindeki
teknik şartnameye uygun
olduğunun onaylanması
Hayır
Alınan ekipman, yazılım ve/veya hizmetin
yazı ekindeki teknik şartnameye uygun hale
getirilmesinin istenmesi Muayene
1.54. 2547 Sayılı Kanunun 35. Madde Uyarınca Görevlendirme Alt Süreç İş Akış Şeması
62
İlgilinin dilekçe ve gerekli belgelerle Bölüme
müracaat etmesi
Müdürlük kadro talep formunu hazırlar, üst
yazıyla ilgilinin dilekçesi ve ekleri
Rektörlüğe gönderilir.
Rektörlük ilgili yazışmaları yapar
Rektörlükten gelen
yazının ilgiliye tebliği Hayır
Görevlendirme uygun
görülüyor mu?
Evet
Konuyla ilgili tüm
yazışmaların
özlük dosyasına
takılması
Bölümün ilgilinin dilekçesi ve eklerini üst
yazıyla, gerekçe de ekleyerek Müdürlüğe
göndermesi
Rektörlükten gelen yazının
tebliği,görevden ayrılış tarihinin
istenmesi
Bölümün ayrılış tarihini bildirmesi
Personel nakil bildirimi, maaş
nakil bildirimi, kefalet senedinin
vs. hazırlanması
İlişik kesme belgesindeki
imzaların tamamlatılması ve mal
beyanı alınması
Rektörlüğe ilgilinin görevinden ayrılış tarihinin
bildirilmesi, ekinde personel nakil bildirimi, maaş
bildirimi, kefalet senedi, mal beyanı, ilişik kesme
belgesinin gönderilmesi
Personel nakil bildirimin bir
nüshasının ilgiliye verilmesi
1.55. Yardımcı Doçent Atama Alt Süreç İş Akış Şeması
63
Evet
Yabancı Dil Sınav Jürisinin, yer
ve tarihinin belirlenmesi (15
gün)
Adaya ve jüri üyelerine tebliği
Sınav tutanaklarının
hazırlanması ve teslimi
Rektör Onayı
Sınav sonucu
başarılı mı? Hayır Başarısız Evet 3 Kişilik bilim jürisinin oluşturulması
ve dosyaların bilim jürilerine
gönderilmesi
Yönetim Kurulu’nun olumlu görüşü
Enstitü Müdürlüğüne gelen taleplerin
Rektörlüğe iletilmesi
Akademik ilanın ulusal gazetede
yayımlanması
Hayır Aday süresinde
başvuru yapmış mı Evet
Başvuru iptal
Hayır Başvuru şartları uygun
mu ?
1.56. Araştırma Görevlisi Ve Uzman Atama Alt Süreç İş Akış Şeması
64
Taleplerin tespiti
Talepler doğrultusunda Rektörlüğe kadro
sayısı bildirme
Akademik ilanın ulusal gazetede
yayımlanması
Ön Değerlendirme Komisyonlarının
oluşturulması, Rektörlüğe ve ilgililere
bildirilmesi
Adayların
müracaatı
Aday ilandaki şartlara uyuyor mu ve
belgeleri tamam mı?
Yabancı dilden başarılı olanlar ve
muaf olanlar için
bilim sınavı tarihinin belirlenmesi
Sınav tutanaklarının hazırlanması ve
sınav sonuçlarının açıklanması
Müdürlük görüşü ile birlikte Yönetim
Kuruluna sunulması
İlgili kadroya
atanamaz Hayır
İlgi Bölüm
Başkanlığının Görüşü
olumlu mu?
Evet
Rektör onayı
Belirlenen komisyonlarca başvuruların
değerlendirilerek en yüksek puandan en
düşük puana göre sıralanmış Ön
Değerlendirme Formlarının imzalı
haliyle Dekanlığa teslim edilmesi
Sınav tutanaklarının hazırlanması ve
sonuçlarının hazırlanması
Sınav tarihinin aday ve jürilere bildirilmesi
Başvurusu kabul
edilmez
Hayır
Evet
1.57. Öğretim Yardımcıları Görev Süresi Uzatımı Alt Süreç İş Akış Şeması
65
Gelen onayın muhasebeye verilmesi
İlgilinin görev süresi bitiminden 3 ay önce
dilekçe vermesi ve evrak kontrolu
Anabilim dalı Başkanlığı Görüşünün Müdürlük Görüşü ile birlikte Yönetim Kurulu’na sunulması
Görüşlerin ve dilekçenin Rektörlüğe
gönderilmesi
Rektör onayı
Hayır Yönetim Kurulu görüşü
olumlu mu? Evet
Görev süresi
uzatılmaz
1.58. 39. Madde Görevlendirme Alt Süreç İş Akış Şeması
66
Görevlendirilmek isteyen öğretim elemanının
bölümüne dilekçeyle müracaat etmesi
Görevlendirme
iptal
A.D. Başkanlığı görüşü
olumlu mu?
Hayır Evet
Görev süresi 15
günü geçiyor mu?
Görevlendirildiğine
dair tebliğ
Evet
Hayır
Evet
Görev süresi bitiminde
dönüş raporu(15 Gün)
Hayır
Hayır
Yönetim Kurulu görüşü
olumlu mu?
Evet
Yön.Kurulu Kararıyla
birlikte Rektörlüğe
gönderilmesi
Görevlendirmenin
uygun görülmediğine
dair tebliğ
Yolluk-yevmiye
talebi var mı?
Üst yazıyla birlikte
Görevlendirme Teklif Formu
düzenlenerek Rektörlüğe
gönderilmesi ve Rektör onayı
Rektörlük Onayının ilgili
bölüme tebliği
Görev süresi bitimi dönüş
raporu(15 gün)
Dönüş raporlarının
Yönetim Kurulu’nda
görüşülmesi
Yön.Kur.kararıyla birlikte
Rektörlüğe gönderilmesi
Müdürlük görüşü
olumlu mu?
Yönetim
Kurulu’nda
görüşülmesi
Görevlendirmenin
uygun görülmediğine
dair tebliğ
Dönüş raporunun Yönetim
Kurulu’nda görüşülmesi