104年度學輔經費暨...
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104年度學輔經費暨 整體發展獎補助款使用說明會
報告人：楊慧雯 2015.3.20
今天要說明的是……
• 活動經費申請 • 經費流用 • 活動經費核銷 • 其他應注意事項
適用學輔計畫與整體發展獎補助經費
今天要說明的是……
提報年度計畫
活動經費申請
活動經費核銷
年度計畫成果彙報
流用申請
活動經費申請
活動經費申請
• 請參閱附圖計畫執行流程圖
提報年度計畫
活動經費申請
活動經費核銷
年度計畫成果彙報
流用申請
活動經費申請
• 經費使用期限 1. 補助款：104年教育部核定計畫起至104年12
月31日；但為配合本校會計室結帳時程，盡可能於12/20前完成辦理與核銷。尤以與人事相關費用。
2. 配合款：104年1月至105年1月31日；為配合會計室結帳時程，盡可能於1/15前完成辦理與核銷。
活動經費申請
• 申請時間：至少於活動辦理2週前申請(儘可能及早簽核作業)
• 經費編列前請先參閱相關辦法及本校辦理學生事務與輔導工作經費概算編列標準表（如附件）
活動經費申請
• 申請文件應包括(可運用附件應備附件檢查表）
• 計畫核准後始得動支
項目 文件名稱 說明
1 簽呈 1.電子公文系統 2.如非辦理活動，而僅印製輔導文宣，亦需先上簽呈
2 活動(實施)計畫書 檢附於簽呈附件
3 活動經費申請預算表 學輔經費管控系統下載
4 競賽（獎勵）辦法 ※辦理競賽活動者需檢附。
5 其他申請文件，如：採購單、講義資料、印刷品草稿…等
系統操作說明－經費申請
新增活動
送出審核即無法修正
活動申請審核
存成草稿
可至經費申請狀態列進行編輯修改
列印經費申請表/ 查詢活動審核狀態
會計室審核狀態-由承辦單位於收到簽呈後自行點選會計室審核結果
活動辦理後2週內點選結案
配合電子公文系統使用新增另存
word檔功能
另存後會變成web模式
可選擇標準模式後再儲存
活動經費申請
• 撰寫並送出學輔經費系統時，應連同電子公文系統點送。
• 簽核依序為： 電子公文系統： 承辦人承辦單位主管學務處課外活動組楊慧雯組員學務處課外活動組張淑貞組長學務長（ 相關單位） 會計室（登） 主任秘書 學輔經費管控系統： 承辦人承辦單位主管學務處課外活動組楊慧雯組員學務處課外活動組張淑貞組長學務長
活動經費核銷
活動經費結案與核銷(1/2) • 結案時間：活動辦理結束後最晚2週內完成（越
早越好） • 提醒：
1. 目前學校採電子公文系統，請於簽呈奉校長決行後，以PDF方式下載儲存，以利未來學輔（或整體發展獎補助款）訪視資料存置並有助於業務傳承。
2. 活動執行時，需注意單據之收集完整與保留。並留意是否符合會計單據要求。
3. 核銷時請使用學輔(獎補助款）專用支出憑證單，將單據正本黏貼於核銷單據憑證黏存單。
4. 核銷文件可運用學輔經費核銷應檢附資料檢核表。
活動經費核銷(2/2) • 會計憑證(紙本)遞送順序
• 會計系統電子單點送順序：除證明人外，其餘順序同上。
承辦人
證明人
單位主管
課外活動組
學務長
會計室承辦人
會計主任
主秘
校長
請註明活動名稱 請註明支出項目（應與預決算表同）
系統操作說明-經費結案與核銷
活動結案
活動辦理後2週內點選結案
活動經費流用
經費流用
• 何時應提出活動經費流用申請： 工作項目間互相流用且預期該工作項目總決算與總預算有餘絀者。
• 如有上述情形，於活動舉行前填寫「預算變更申請表」（如附件）始得動支該活動經費。
• 流用僅限補助款間或配合款間相互流用。
經費流用
• 流出與流入金額＜該工作項目原補助（或配合）經費*20% ，校內經費流用申請審核通過後，始得動支。
• 流出與流入金額≧該工作項目原補助（或配合）經費*20%，則需報部申請核准後始得動支。
• 經費流用只能配合款流出（入）配合款，補助款流出（入）補助款。
• 申請變更表正本交學務處課外活動組俾利稽查。
其他支用提醒
二代健保補充保費1/2
• 依教育部臺訓(二)字第1020037597號函：依全民健康保險法規定需計收補保費，且由投保單位（雇主）負擔者，得於計畫之學校配合款下編列。
• 會計系統中支用項目如屬「50-薪資、鐘點費、工作費..」等，無論支出金額多寡則雇主皆需負擔2%補充保費。
• 如為專題演講費則屬「9B執行業務-演講費、撰稿費」，如低於5000元，則雙方皆毋需承擔補充保費；如5000元（含）以上者，則雙方皆需負擔補充保費2%。
二代健保補充保費2/2
• 如衍生雇主需負擔補充保費狀況，請預留同一工作項目(如1-1-1-1)學校配合款支應，如該工作項目無配合款，則請以校內預算支應： 1. 經費申請：請自行於經費編列時點選「補充保費」
（請參閱學輔經費管控系統），並於編列說明中提出計算說明（如鐘點費500元*2%=10元補充保費），但勿事先預支該筆經費。
2. 經費核銷：會計系統請於該工作項目所屬計畫配合款填「雜項申請單」，並填沖銷借款，借款人：亞東技術學院(33503910)。並請於活動經費預支時勿預支補充保費該項預算。
獎金&獎品 • 編列活動經費前，請參閱年度經費概算表，報部年度計
畫中有編列獎金與獎品預算且經教育部核定者，方可申請。
• 獎金與獎品之支用需有競賽獎勵辦法與評比過程。 • 如計畫僅有獎品經費則不得編列現金，僅列獎金者不得
編列獎品。 • 同一工作項目下獎金與獎品支用金額不得高於報部預算。 • 依會計室規定，自102學年第2學期開始如有申請競賽獎
金經費補助者，請於活動辦理時由獲獎者填寫空白領據勿預支現金於現場發給現金。應由會計室核撥至獲獎同學帳戶。如有特殊狀況，如校外人士獲獎或低額（如100元、200元者） (校內3%比照辦理之)
發票或收據
• 發票形式應為二聯式發票或有免用統一發票章及負責人章之收據。
• 買受人、抬頭：亞東技術學院 • 應有年月日，日期應落於活動期程（計畫申請校長
核示通過-活動結束當天），且日期與購買內容應合情合理。
• 依本校會計室規定不得為綜合性品名（如文具一批、用品一批）應於發票或收據內註明內容品名、單價與數量或請廠商檢附出貨明細。如附圖1、附圖2。
• 單據黏貼時請儘可能互重疊黏貼，以俾各組留存憑證影本時方便稽查。
收據（可用）
請填寫明確購買內容
二聯式發票（可用）
需註明買受人
如為統稱需請廠商出具購買明細
三聯電子式發票（得使用）
需打本校統編
三聯手寫式發票（不得使用）
其他(1/7) • 平安保險費
1. 投保單位：亞東技術學院 2. 請於保單處註明個人投保保額 3. 檢附投保人員名冊 4. 個資法：取得個人投保資料時建議應有授權書
或同意書。 • 印刷相關費用
如支用印刷相關品項（如海報製作、輔導文宣印製、講義教材印製、成果手冊等印刷費用）者核銷時需檢附樣張（本）。僅得以配合款支應。
• 座談活動（會議） 辦理座談會議者需檢附座談紀錄。
其他(2/7)
• 講座交通補助費 1. 以國內大眾運輸為原則，檢據按實報支，並
檢附票根或購票證明。 2. 授課人員出發地點屬台北、基隆、桃園、宜
蘭者或無法檢附票根或購票證明者，以500元/場支應，並檢附領據。
3. 僅得以配合款支應。
其他(3/7)
• 膳食費 1. 如已編列膳食費不得額外再編列茶水飲料等
費用。 2. 應本撙節支出原則辦理。 3. 餐費皆需檢附簽到表。 4. 餐費單據需註明單價數量。
其他(4/7)
• 依教育部辦法修訂不得於計畫經費中編列工作人員誤餐費。
• 辦理活動時需合乎教育部學輔計畫工作目標與工作項目。
• 不得一魚兩吃： 1. 同一活動不得報支於教育部不同補助計畫經費。 2. 不得報支於學輔計畫中不同工作項目。
其他(5/7) • 為響應環保不得編列礦泉水或杯水費用 • 學輔款(補助及配合）不得編列：依要點第5點第1項第2款
導師費 社團老師指導費 校外訪視費（交通）費 誤餐費或加班費 教職員工值班費 醫師診療費 獎助學金 工讀（助學）金 校隊訓練及比賽費用 年度慶典費用（學生社團配合辦理之活動除外） 儀器設備購置費 藥品費 支付學生相關費用，如海報設計費、工讀金（臨時工資）等等。
其他(6/7) • 活動辦理結束後承辦單位應保留：
活動簽呈（請自行至電子公文下載）
活動計畫（企劃書）
活動成果報告及照片（請至學輔經費管控系統填寫並下載保存）
經費預決算表（請至學輔經費管控系統填寫並下載保存）
相關附件（如有印刷或影印費應檢附印刷或影印資料、獎金或獎品應附競賽辦法）
座談會或督導會議等應留有會議紀錄
活動簽到表正本
活動成果問卷回饋統計分析
其他佐證資料
支出憑證黏存單及單據影本
其他(7/7) • 活動辦理結束後應送會計室之憑證：
支出憑證黏存單及單據正本
活動簽呈（請自行至電子公文下載）
活動簽到表影本
今天提供的辦法有… 1. 教育部獎補助私立大專校院學生事務與輔導工作經費及
學校配合款實施要點 2. 學生事務與輔導工作願景、目標、策略及經費來源明細
表 3. 教育部補助及委辦計畫經費編列基準表 4. 亞東技術學院學生事務與輔導工作經費運用說明要點 5. 教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討相
關管理措施及改進方案 6. 國內出差旅費報支要點 7. 亞東技術學院學生事務與輔導工作經費運用說明要點 8. 亞東技術學院辦理學生事務與輔導工作經費概算編列標
準表
今天提供的表單有…
1. (圖)學輔計畫及整體發展獎補助款計畫執行流程圖
2. 學輔經費活動辦理申請應備附件檢查表 3. 「學輔經費」支出憑證黏存單 4. 「整體發展經費」支出憑證黏存單 5. 「學輔經費」與「整體發展經費」核銷憑證黏存
單核銷憑證黏存單 6. 學輔經費活動核銷應檢附資料檢核表
7. 預算流用申請表
