Cele mai importante 102 intrebari pentru alegerea unui sistem ERP potrivit afacerii tale

Mai 2014

Colectia “Ghid ERP”

Departamentul de Marketing Pluriva ERP

Din cuprins:

Intrebari referitoare la:

Opinia consultantului ERP

Cum sa eviti capcanele furnizorilor ERP

- firma furnizorului solutiei ERP:

- sistemul ERP si usurinta in utilizarea solutiei

- rapoartele de business disponibile

- procesul de implementare ERP

2.

Principalele provocari ale managerilor care doresc sa achizitioneze si sa implementeze o solutie ERP:

Numar mare (peste 100, potrivit unor analize de piata) de sisteme din care companiile pot alege, fiecare cu avantajele si dezavantajele saleNumar mare de furnizori de astfel de solutii Fluxuri si functionalitati ERP greu de testat daca functioneaza asa cum prezinta furnizoriiSolutii complexe formate din mai multe module ERP conectate intre eleImposibilitatea de a stii cu precizie cum va decurge implementarea solutieiPret complex, format din mai multe componente: initializarea proiectului ERP si taxe de abonamentO solutie care se potriveste foarte bine unei companii s-ar putea sa nu se plieze la fel de bine pe activitatea dvs; nu exista o solutie perfecta pentru toate domeniile de activitate si pentru orice dimensiune de business

102 intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii de solutii ERPDin experienta noastra, achizitionarea unui sistem ERP este formata din urmatoarele faze: identificarea nevoilor de business pentru implementarea unei solutii de gestiune, studiu si analiza, stabilirea obiectivelor implementarii, identificarea listei de potentiali furnizori, evaluarea furnizorilor, alegerea solutiei potrivite si implementarea ei.

3.

1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Doriti sa implementati un sistem ERP si cautati un furnizor de incredere si o solutie potrivita? Iata lista celor mai importante 102 intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii ERP cu care ati initializat sau urmeaza sa initializati discutii de achizitie. Aceste intrebari sunt grupate in mai multe categorii: firma furnizorului, persoanele de conducere ale furnizorului, angajatii furnizorului, experientele de implementare, referintele, solutia ERP in sine, serviciile post implementare, pretul.

Solicitati o copie dupa politica de back-up date si securitate sistem.Este dispus furnizorul solutiei ERP sa sustina prezentari detaliate catre toate persoanele cheie din organizatia dvs.: director general, director de vanzari, director financiar-contabil, director de marketing etc.?In cazul in care aplicatia este gazduita pe infrastructura de tip cloud a furnizorului ERP, in ce consta politica de securitate a serverului si cum este acesta protejat?Cereti furnizorului sa va explice care sunt top cinci motive pentru a alege solutia lui, apoi solicitati sa argumenteze fiecare punct.Cautati online toate referintele despre: firma furnizorului, produs ERP, proiectele lui de implementare, directorul general, directorul de implementare.Aflati ce fel de certificari detin furnizorul si angajatii acestuia: de securitate, de project management, de business intelligence, de IT.Ce se intampla daca project managerul de implementare isi da demisia din compania furnizorului?Analizati evolutia cifrei de afaceri a furnizorului, pe mai multi ani.

Intrebari referitoare la firma furnizorului solutiei ERP:

Opinia consultantului ERP

„Documentul acesta cu lista de intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii de solutii ERP cu care va intalniti este util pe toata durata procesului de achizitie a unui sistem ERP. 102 intrebari nu sunt multe, pentru ca vorbim de un proces ce se poate intinde pe mai multe saptamani sau chiar luni. Aceste intrebari va vor ajuta sa gasiti varianta ERP potrivita, sa va feriti de capcanele furnizorilor, sa identificati din timp toate componenetele necesare solutiei si mai ales sa economisiti bani si timp. In perioada de achizitie, furnizorii sunt foarte deschisi sa raspunda oricaror intrebari din partea clientilor.” Jenel Spoeala, Consultant implementare Pluriva ERP

4.

Descoperiti care sunt toate liniile de business ale furnizorului si ce rol ocupa solutia ERP in afacerea acestuia.Aflati cati angajati are furnizorul IT si cati se ocupa efectiv de sistemul ERP.Aflati impartirea oamenilor pe departamente ERP: vanzari, implementare, suport, dezvoltare, testare.Analizati evolutia numarului de angajati ai furnizorului, pe mai multi ani.Solicitati detalii privind numarul angajatilor din departamentul de suport ERP.Din ciclul de Conceptie, Dezvoltare, Testare, Vanzare, Implementare si Suport ERP, de cate activitati se ocupa furnizorul si de cate din ele se ocupa alte companii?Ce instrumente de testare software utilizeaza dezvoltatorul sistemului ERP?Ce parteneri de tehnologie are furnizorul? De cand are acesti parteneri si la ce nivel de parteneriat este?Cine sunt actionarii companiei? Este o firma romaneasca sau internationala?Mergeti sa vizitati sediul furnizorului IT, pentru a intelege anvergura afacerii si organizarea interna.Cautati in reteaua de prieteni si de prieteni ai prietenilor referintele despre: firma furnizorului, proiectele lui, directorul general, directorul de implementare.

Intrebari referitoare la personalul furnizoruluiConsultantii de implementare ai furnizorului au si experienta de business semnificativa, ori sunt doar specialisti tehnici?Inteleg cu adevarat consultantii ERP ai furnizorului business-ul dvs., pentru a oferi o solutie configurata corect?

Intrebari referitoare la managerii furnizoruluiSolicitati o intalnire cu Directorul General sau cu o alta persoana cheie din firma posibilului furnizor, pentru a-i intelege principiile de business si viziunea de afaceri.

9.

10. 11.

12. 13. 14.

15. 16.

20.

21.

22.

17. 18.

19.

Intrebari referitoare la referinte si recomandariSolicitati recomandari de la firme din acelasi domeniu de activitate sau din domenii similare.Telefonati la numarul de telefon fix al unor clienti de-ai furnizorului, alesi aleatoriu din lista de pe website.Cereti recomandari de la alti clienti, sub urmatoarea forma: firma, nume director general, telefon.Folositi recomandarile pentru a suna directorii generali de acolo si pentru a cere detalii privind utilizarea sistemului ERP.Intalniti-va cu doi-trei clienti ERP ai furnizorului: mergeti la sediul lor, vedeti cum functioneaza sistemul, discutati si cu utilizatorii obisnuiti.

23.

24.

25.

26.

27.

Cine este dezvoltatorul aplicatiei? Tot furnizorul, sau o alta companie?Exista pe piata specialisti independenti care sa stie sa configureze sau sa utilizeze solutia ERP prezentata?Cereti sa testati gratuit aplicatia ERP inainte de utilizare: fie printr-un cont demo, fie utilizare asistata de consultantii tehnici ai furnizorului.Cate firme, in afara de cea a furnizorului cu care va intalniti, ofera servicii de implementare, suport si configurare pentru aceasta solutie ERP? In cazul in care va doriti, puteti schimba furnizorul de servicii ERP?Intrebati furnizorul daca exista un numar de utilizatori sau de operatiuni in sistem la care aplicatia incepe sa se miste mai greu sau sa se blocheze.Aflati daca sistemul este deschis pentru integrarea cu diferite echipamente hardware: scannere, case de marcat, cititoare coduri bare.Aflati daca sistemul este deschis pentru integrarea cu alte sisteme IT, alte solutii paralele.Testati in ce masura sistemul ERP poate fi accesat folosind dispozitive mobile – in cazul in care acest lucru este important pentru dvs.Testati in ce masura sistemul ERP poate fi accesat din afara companiei – in cazul in care va doriti acest lucru.Functioneaza solutia ERP pe toate dispozitivele IT posibile: laptop, calculator, tableta sau telefon mobil si este compatibila cu toate browserele existente?Aflati daca este o solutie ERP creata special pentru piata din Romania, sau este adaptarea unei solutii internationale?Este integrat sistemul ERP cu un program de email-uri, de tip Microsoft Outlook?Aflati daca solutia ERP prezentata include si un modul de eCommerce – Magazin online. Daca nu, cum a rezolvat furnizorul integrarea sistemului ERP cu magazinul online?Permite importul automat de baze de date sau liste din diferite surse, fara sa apelati la consultantii ERP ai furnizorului?Exista functionalitati dezvoltate special pentru verticala in care activeaza firma dvs., ex: servicii, retail, productie sau distributie? Cat de ample sunt acele dezvoltari si cate firme le utilizeaza?Aflati in ce mod a fost conceputa matricea de drepturi in aplicatie pentru utilizatori, pe diferite roluri. Cat de greu este pentru utilizator sa intre in meniuri si rapoarte la care nu are dreptul de fapt?Aflati daca solutia prezentata include modulele adiacente de tip: CRM (Customer relationship management), WMS (Warehouse management system), SFA (Sales force automation) sau HCM (Human capital management).

Intrebari referitoare la sistemul ERP

5.

32.

28.

33.

29.

34.

37.

30.

35.

38.

31.

36.

39.

41.

40.

42.

43.

44.

6.

Aflati daca aveti nevoie de specialisti angajati la departamentul IT sau aplicatia poate fi utilizata si configurata intuitiv?Cat de detaliate sunt explicatiile privind upgradeul periodic al noilor versiuni ale aplicatiei?In fluxul standard, cat de repede creati si validati o factura, cat de repede introduceti un client nou, cat de repede generati un raport?In ce masura va puteti crea propriile rapoarte, suplimentar fata de cele implementate?In ce masura va puteti crea propriile alerte prin email, suplimentar fata de cele implementate?Efectuati urmatorul test de adoptie interna: in cat timp invata o persoana atehnica din organizatia dvs. sa efectueze integral un flux in aplicatia ERP?Ce documentatie referitoare la produs va poate prezenta furnizorul: manuale, studii de caz, bune practici, tutoriale?Structura de module si submodule ale aplicatiei este clar conceputa, astfel incat sa nu existe functionalitati duplicate sau confuzii?Analizati posibilitatea de a va configura intern sistemul ERP, dupa finalizarea procesului de implementare – sa nu apelati la furnizor pentru anumite setari sau configurari noi.

Intrebari referitoare la usurinta in utilizare a solutiei ERP

Cat timp pastreaza sistemul ERP istoricul operatiunilor efectuate si al datelor modificate?Ce politica are furnizorul ERP in cazul stergerii datelor de catre utilizatorii aplicatiei? Datele se sterg definitiv sau raman stocate o perioada? Cat timp?Cate module are sistemul ERP si ce activitati si departamente acopera acestea?Sunt integrate intre ele modulele aplicatiei? Cum comunica datele intre module?

45.

49.

53.

52.

46.

50.

54.

47. 48.

51.

55.

56.

57.

7.

Intrebari referitoare la procesul de implementare ERP

Verificati experienta de implementare a celor care se vor ocupa de implementarea ERP in compania dvs.: numarul de proiecte inchise cu succes, anvergura lor.Cereti informatii privind modul in care se va desfasura implementarea: metodologii de Project Management utilizate, oameni implicati.Solicitati toate detalii despre procesul de training: cunoasteti-i pe traineri si aflati cum lucreaza.Cereti de la inceput sa va ofere Bunele Practici din domeniul implementarii ERP.Definiti perioadele recomandate de furnizor in care sa utilizati in paralel si vechiul sistem IT si cel nou ce va fi implementat.Este corect evaluat de catre furnizor efortul necesar pentru importul de date?Solicitati furnizorului ERP sa stabileasca exact ce resurse din cadrul firmei dvs. sunt necesare pentru implementarea solutiei.Ce experienta practica are furnizorul in preluarea datelor din aplicatia dvs. actuala? A mai implementat sistemul ERP in organizatii ce foloseau acelasi sistem? Ce exemple poate oferi?Analizati coerenta planului de implementare propus de furnizor. Termenele propuse sunt realiste?Din ce sisteme ERP se pot importa automat date in noua aplicatie?Aflati care este perioada de testare dintre momentul in care aplicatie este lansata (GoLive) si pana la Acceptanta finala.Cereti-i furnizorului sa va arate un Document de analiza de Proiect de Implementare, realizat pentru un client mai vechi inainte de implementare. Acest tip de document este realizat de-obicei in faza de analiza.

58.

62. 61.

59.

63.

60.

64.

65.

66.

67. 68.

69.

8.

Intrebari referitoare la oferta de pret ERP

Solicitati un draft de contract inca de la primele intalniri, pentru verificari preliminare.Calculati costul total al proiectului de implementare ERP pentru o perioada de doi-trei ani: pret licente, pret implementare, abonament suport, abonament mentenanta, dezvoltari suplimentare, hosting etc.Aflati cum calculeaza costurile si durata unor eventuale modificari la functionarea sistemului ERP, datorate schimbarii fluxurilor dvs. de businessAflati cum stabilesc costurile si durata unui raport de business pe care s-ar putea sa-l solicitati la un moment dat si care nu este inclus in analiza initiala.Clarificati cum procedeaza furnizorul cu acele configurari necesare in proiectul de implementare, dar care nu sunt descoperite nici in faza de vanzare, nici in faza de analiza de proiect: cost, durata.Stabiliti foarte clar eventualele costuri suplimentare pentru echipamente si pentru softuri necesare. Analizati nevoia reala pentru aceste echipamente IT si programe software.Aflati cat vă va costa in viitor sa adaugati utilizatori noi ai aplicatiei si sa ii instruiti cu privire la utilizarea aplicatiei.Aflati daca exista un cost suplimentar pentru rapoartele de business sau acestea sunt incluse in costul aplicatiei.Cereti-i furnizorului ERP sa va explice modul in care va forma pretul pentru oferta ERP: cum calculeaza costurile licentelor, ale implementarii si de suport si mentenanta.

75.

71.

70.

76.

72.

77.

73.

78.

74.

Intrebari referitoare la rapoartele de business disponibile

Verificati in detaliu functionarea rapoartelor de business: atat rapoartele necesare unui director general, cat si pentru sefii de departamente si utilizatori.Ce fel de rapoarte de utilizare a aplicatiei si de operatiuni efectuate sunt disponibile pentru management?Se pot genera rapoarte intermodulare care sa agrege date din mai multe module ERP?Isi pot alege clientii solutia de Business Intelligence cu care sa se integreze sistemul ERP? Cu cate astfel de solutii este integrata aplicatia?

79.

80.

81.

82.

9.

Intrebari referitoare la serviciile de suport si mentenanta ERP

Ce se intampla daca raportati o problema furnizorului sambata la orele 23:00?Aflati care este timpul de interventie in cazul unei cereri de suport.Cereti detalii privind modul in care ofera suportul ERP: ce este inclus si ce nu, ce fel de solicitari puteti avea.Orele de suport neutilizate intr-o luna se reporteaza?Orele de suport neutilizate intr-o luna se pot folosi pentru alte servicii ERP, cum ar fi training sau dezvoltari custom software?Aflati cat este perioada de garantie a sistemului ERP: cate luni beneficiati de suport ERP si de mentenanta ERP gratuite?Clarificati componentele serviciului de mentenanta ERP si costurile acestuia.Clarificati componentele serviciului de suport ERP si costurile acestuia.Ce asistenta ofera furnizorul la generarea din noul sistem ERP a primelor raportari si situatii financiare?

83.

85.

87.

84.

86.

88. 89. 90.

Intrebari referitoare la evolutia si dezvoltarea aplicatiei ERP

Cat de frecvent sunt lansate noi versiuni ale sistemului ERP?Cat de des lanseaza furnizorului noi versiuni ale sistemului ERP?Poate prezenta furnizorul sistemului ERP un plan clar de evolutie a aplicatiei ERP in urmatorii ani?In momentul aparitiei unor modificari ale legislatiei privind calculul salarial, in cat timp aceste modificari sunt actualizate in aplicatia ERP?Descoperiti cum procedeaza furnizorul pentru a fi intotdeauna „100%” la zi din punct de vedere legislativ – contabil: de unde afla noutatile si cum le introduce in sistemul ERP.Furnizorul foloseste o singura versiune a sistemului ERP, sau sunt mai multe care functioneaza in paralel?Alegeti o modificare legislativ – contabila la intamplare (ex: introducerea TVA la incasare, modificarea TVA etc.) si aflati cat de repede a reusit furnizorul sa o implementeze corect in soft.Daca este o solutie internationala, cine se ocupa de mentinerea ei la zi din punct de vedere legislativ?Exista versiuni in alte limbi ale solutiei ERP prezentate? Pentru versiunile in alte limbi, exista documentatie aferenta de tip tutorial, manuale?

91.

93.

95.

92.

94.

96.

97.

98.

99.

PLURIVA SRL T: +4 037 214 92 04 F: +4 0372 870 413 E: office@pluriva.com

www.pluriva.com www.plurivaerp.com

A: Bulevardul Iuliu Maniu nr. 6, Sector 6, Cod postal 061102, Bucuresti

Intrebari referitoare la serviciile post-implementare

Cum va puteti exporta datele dvs. din aplicatie, in cazul in care pe viitor doriti sa schimbati furnizorul de sistem ERP?Exista posibilitatea de export automat al bazei de date intr-un format standard, portabil catre o alta aplicatie?In ce consta asistenta post-lansare in utilizarea sistemului ERP, dupa finalizarea implementarii?

100.

101.

102.