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PROCEDIMIENTO FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

Código: AN-FS-P-01

Versión: 07Fecha Elaboración: 31-01-2013Vigente Desde:12/02/2013

1. OBJETIVO

Registrar, revisar, evaluar y asignar recursos para la cofinanciación de proyectos que aspiren ser cofinanciados con cargo a los recursos de FONSECON siempre y cuando cumplan con los objetivos del Fondo dentro del marco de la Ley que lo regula y los requisitos establecidos en este procedimiento.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción del proyecto en la Subdirección de Infraestructura y finaliza con la asignación de recursos para su financiación o cofinanciación, o con la devolución del proyecto a la Entidad solicitante que lo presentó.

3. DEFINICIONES

FONSECON: El Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana es una cuenta especial sin personería jurídica, administrado por el Ministerio del Interior (antes Ministerio del Interior y de Justicia), creado mediante la Ley 418 de Diciembre de 1997, modificado por el artículo 7 de la ley 1421 de 2010 y los artículos 1 y 2 del Decreto 399 de 2011, con recursos Ley 1106 de 2006. Su objeto es la financiación de proyectos y actividades orientadas a la preservación y conservación del orden público, para propiciar la seguridad y convivencia ciudadana.

Proyecto de Infraestructura Física: Proyecto referente a la construcción, adecuación o reconstrucción de edificaciones.

Proyecto de movilidad: Proyecto referente a la dotación con vehículos y equipos, destinados a cumplir tareas en materia de prevención y conservación de orden público, reacción contra la delincuencia y la disminución de los índices de criminalidad.

Proyecto SIES (Sistema Integrado de Emergencias y Seguridad): Proyectos o programas de diseño, implementación y fortalecimiento de sistemas de información y vigilancia que apoyen actividades de inteligencia que faciliten el cumplimiento de las tareas en materia de prevención y conservación de orden público y reacción contra la delincuencia, que permitan la disminución de los índices de criminalidad.

Entidad solicitante: Es la Entidad territorial y/o gubernamental proponente que presenta el proyecto al Ministerio del Interior con el fin de obtener recursos de FONSECON para su cofinanciación.

Entidad receptora: Entidad o institución a la que finalmente serán entregados para su uso, los bienes y/o construcciones adquiridos o construidos con la ejecución del proyecto, dado que no siempre es la misma que presenta la solicitud de cofinanciación a FONSECON.

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Aporte de la Entidad Solicitante: Recursos destinados por la entidad solicitante para la ejecución del proyecto, los cuales pueden ser aportados por una o más entidades territoriales y/o gubernamentales.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito esencial para la asunción de un compromiso presupuestal, como quiera, que es el registro presupuestal el requisito que según la ley se constituye en elemento indispensable para su perfeccionamiento.

Radicación del Proyecto: Es la entrega del proyecto en la oficina de correspondencia del Ministerio del Interior, por parte de la entidad solicitante. Registro del proyecto: Es el registro oficial del proyecto en Sistema de Información de Proyectos de Infraestructura – SIPI del Ministerio del Interior.

Revisión del proyecto: Verificación de un proyecto en cuanto a que contenga la totalidad de los documentos y soportes exigidos en los requisitos de este procedimiento. La revisión se evidencia en el formato “Ficha de Evaluación” anexo a este procedimiento.

Evaluación de proyecto: Es el resultado de la verificación cualitativa del contenido de todos y cada uno de los documentos y soportes del proyecto, conforme a lo especificado en los requisitos de este procedimiento para cada tipo de proyecto, en concordancia con el objeto del mismo y los requerimientos de la entidad receptora, para definir la factibilidad de ejecución del proyecto, o en caso contrario, su devolución a la entidad solicitante

Viabilidad del Proyecto: Es la emisión de concepto favorable al proyecto para la asignación de recursos, cuando ha sido establecida la factibilidad de su ejecución, cumpliendo con los requisitos, normas y demás exigencias establecidas por el Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana – FONSECON. La viabilidad se registra en el formato establecido para tal fin, anexo a este procedimiento.

Comité Evaluador de FONSECON: Este Comité creado mediante la resolución 975 de 2003, y modificado mediante la Resolución 1059 del 2004, 1469 del 2008, 318 del 2009 y resolución 2010 de 2011, tiene como objeto establecer las directrices para la financiación o cofinanciación, evaluación y seguimiento de los proyectos o programas a ejecutarse con los recursos FONSECON.

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El Comité Evaluador de FONSECON está conformado por:

1. MINISTRO DEL INTERIOR O SU DELEGADO QUIEN LO PRESIDIRA; 2. VICEMINISTRO PARA LA PARTICIPACION E IGUALDAD DE DERECHOS,3. VICEMINISTRO DE RELACIONES POLITICAS,4. SECRETARIO GENERAL ,5. DIRECTOR DE GOBIERNO Y GESTION TERRITORIAL,6. JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA.7. SUBDIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA (QUIEN EJERCERA LAS FUNCIONES DE

SECRETARIA TECNICA DEL COMITÉ);

Comité Técnico SIES: El Comité Técnico SIES fue creado mediante Decreto 4708 de 2009, con el objeto de estructurar un plan de ejecución para la implementación del proyectos de Sistemas Integrados de Emergencias y Seguridad, teniendo en cuenta el Marco Fiscal de Mediano Plazo y el Marco de ‘‘Gasto de Mediano Plazo.El Comité Técnico SIES está conformado por:

1. MINISTRO DEL INTERIOR O SU DELEGADO, QUIEN LO PRESIDE2. MINISTRO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO O SU DELEGADO3. MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL O SU DELEGADO4. DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN O SU DELEGADO

4. SIGLAS

FONSECON: Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia CiudadanaSIES: Sistema Integrado de Emergencias y SeguridadSIPI: Sistema de Información de Proyectos de Infraestructura

5. NORMATIVIDAD

5.1. LEYES. Ley 418 de 1997 que creó FONSECON, prorrogada y adicionada por las Leyes 548 de

1999, 782 de 2002 y 1106 de 2006, como una cuenta especial sin personería jurídica. Ley 1421 del 21 de diciembre de 2010, “ por medio de la cual se prorroga la ley 418 de

1997, prorrogada y modificada por las leyes 548 de 1999, 782 de 2002 y 1106 de 2006”

5.2. DECRETOS. Decreto 2093 de 2003, que establece la organización y funcionamiento del - FONSECON. Decreto 2170 de 2004, por la cual se establece la organización y funcionamiento del

Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana. –FONSECON- Decreto 4708 de 2009, por el cual se crea el Comité Técnico del Sistema Integrado de

Emergencias y Seguridad – SIES.

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Decreto 399 del 14 de febrero de 2011, “A través el cual se establece la organización y funcionamiento del Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana y otras disposiciones”.

Decreto 577 de 2011 por el cual se modifica el artículo 12 del Decreto 399 de 2011.

5.3. RESOLUCIONES. Resolución 0625 de 2011, mediante la cual se modifica el numeral 6 del artículo cuarto de

la Resolución 2010 de 2011. Resolución 2010 de 2011, con la cual se reglamenta el Comité evaluador FONSECON Resolución 2629 del 11 de junio de 2010 por la cual se dictan disposiciones para la

cofinanciación de proyectos para la fuerza pública. Resolución 2539 de junio 8 de 2010 por la cual se modifica la resolución 1469 de 2008. Resolución 0318 de 2009, por la cual se modifica la Resolución 1469 de 2008.

6. DESARROLLO

6.1. GENERALIDADES.

El presente procedimiento es aplicable a los proyectos que aspiran ser cofinanciados con recursos FONSECON, y que son presentados al Ministerio del Interior.

Este procedimiento contempla las actividades de registro, revisión y evaluación de los proyectos, la emisión de la viabilidad cuando el proyecto ha cumplido con la totalidad de los requisitos exigidos por FONSECON y se establece la factibilidad de su ejecución, y la asignación de recursos a los proyectos viables, o la devolución del proyecto en cualquiera de los siguientes casos:

Por incumplimiento de los requisitos detallados en este procedimiento. Por incumplimiento de la Entidad solicitante a condiciones contractuales de procesos

anteriores en ejecución de proyectos financiados o cofinanciados por FONSECON, que no se hayan subsanado.

Proyectos que contengan estudios y diseños ya elaborados, salvo en los casos exceptuados expresamente en este procedimiento.

Los diferentes tipos de proyectos (Infraestructura física, movilidad, SIES) se deben presentar de forma independiente de acuerdo a la necesidad de la entidad solicitante.

El proyecto formulado debe contener toda la documentación requerida para cada caso, cumpliendo con los requisitos exigidos para su cofinanciación, ordenado de acuerdo a la lista de requisitos, foliado y legajado con gancho plástico.

Las copias de los documentos que se presenten con los proyectos deben ser completamente legibles.

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http://www.dmsjuridica.com/CODIGOS/LEGISLACION/decretos/2011/0399.htm#12

http://www.dmsjuridica.com/CODIGOS/LEGISLACION/decretos/2011/0399.htm


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Los formatos, certificaciones y documentos que se anexen como soporte, deberán entregarse debidamente suscritos por el responsable.

Cuando los proyectos se formulan con cofinanciación de varias entidades, adicional a los correspondientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal, se deberá anexar los documentos de los representantes legales de cada una de éstas.

Las fuerzas militares pueden presentar directamente proyectos que cuenten con estudios y diseños ya realizados, siempre y cuando estos presenten aval de la fuerza respectiva (Ejército, Armada y Fuerza Aérea), suscrito por el jefe del área técnica correspondiente, en el cual se señale que “revisados los documentos y analizado su contenido, SE DA AVAL TÈCNICO A LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS Y ECONÒMICO AL PRESUPUESTO”, haciendo referencia al proyecto.

6.2 REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS A FONSECON

A. PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA FISICA

Los requisitos que deben cumplir los proyectos de Infraestructura Física que se presentan a FONSECON encaminados a preservar el orden público, propiciar la seguridad y convivencia ciudadana y fortalecer la gobernabilidad local y el fortalecimiento territorial, se han definido bajo dos líneas de proyectos: los presentados de Infraestructura Física para la Fuerza Pública y los correspondientes a sedes administrativas de las entidades territoriales.

A continuación se relacionan y describen los requisitos para las dos líneas de proyectos de infraestructura física:

A.1. PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA FISICA PARA LA FUERZA PÙBLICA

A continuación se relacionan los requisitos que deben cumplir los proyectos de Infraestructura Física para la Fuerza Pública, los cuales deben ser tenidos en cuenta por la entidad solicitante en la etapa de formulación.

REQUISITOS OBSERVACIONESDOCUMENTOS LEGALES

Carta de presentación del proyecto

El contenido de la carta debe ser el señalado en el modelo anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON” y deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad solicitante

Acta de posesión Documento del representante legal de la entidad solicitante

Copia cédula de ciudadanía Documento del Representante legal de la entidad solicitante

Copia RUT de la Entidad Copia del RUT de la entidad solicitante

Autorización a contratar Copia vigente del acuerdo municipal, ordenanza o acto administrativo de

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facultades para contratar.

Cofinanciación del proyecto

La cofinanciación debe soportarse mediante el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), indicando el valor a aportar al proyecto. El rubro presupuestal al cual corresponden los recursos deberá tener relación con el objeto del proyecto.

Cuando la solicitud es presentada por el municipio, el aporte mínimo será de acuerdo con la categoría de la Entidad territorial, así: categoría 1,2 y 3 el 20% y 4,5 y 6 el 15%, para las demás entidades que no están incluidas en esta categorización, su cofinanciación deberá ser de mínimo 20%.

Certificado de libertad y tradición del predio

Demostrar la propiedad del predio a intervenir mediante certificado de tradición y libertad vigente con fecha de expedición menor a 30 días, o presentando el folio de matrícula inmobiliaria con copia de la escritura. El certificado debe contener la dirección actual del predio.

Certificación POT/EOT

Certificación expedida por el Secretario de Planeación del municipio o de quien haga sus veces, de la viabilidad del predio para la ubicación de la construcción proyectada, en concordancia con las disposiciones del POT/EOT.La certificación debe contener la información del predio (dirección y uso del suelo).

Certificación de Prevención y Atención de Desastres

Certificado expedido por la Secretaría de Planeación o quien haga sus veces donde manifieste que el suelo a intervenir es apto y no tiene ningún riesgo en materia de inundaciones, deslizamientos, etc. La certificación debe contener la dirección del predio.

Copia de la ficha catastral Copia legible de la ficha catastral. Debe incluir localización e información del predio (No. catastral, No. Matricula Inmobiliaria, dirección, linderos).

Aval emitido por el Comandante de Policía Departamental o Comandante de Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea) Departamental, Seccional, Brigada, Batallón, según sea el caso.

El aval debe contener como mínimo la siguiente información:

- Capacidad (ejemplo: número de hombres).- Nivel de seguridad o características de seguridad de la edificación.- Área de construcción cubierta mínima requerida- Área de construcción descubierta (al aire libre) mínima requerida- Área mínima del predio.

Igualmente debe señalar que la institución está de acuerdo con los parámetros del proyecto presentado, incluyendo su ubicación (indicando que el predio cumple con los requisitos exigidos por la entidad receptora para el tipo de construcción proyectado), e indicando que cuenta con el personal para el funcionamiento o capacidad previsto de la edificación a construir.

NOTA 1: Cuando la entidad receptora sea la Policía Nacional, y el proyecto presentado por la entidad territorial incluye los Estudios y Diseños ya elaborados, adicional al aval del Comandante de Policía Departamental, se deberá presentar un documento emitido por la Dirección Administrativa y Financiera (Grupo de Construcciones o el que corresponda), de la Policía Nacional, mediante el cual se indique expresamente que “SE APRUEBAN TODOS LOS DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DE LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DEL PROYECTO INCLUYENDO EL PRESUPUESTO”, haciendo referencia al proyecto.

NOTA 2: Las fuerzas militares pueden presentar directamente proyectos que cuenten con estudios y diseños ya realizados, siempre y cuando estos presenten aval de la fuerza respectiva (Ejército, Armada y Fuerza Aérea),

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suscrito por el jefe del área técnica correspondiente, en el cual se señale expresamente que “revisados los documentos y analizado su contenido, SE DA AVAL TÈCNICO A LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS Y ECONÒMICO AL PRESUPUESTO”, haciendo referencia al proyecto.

Aval del Ministerio de Defensa Nacional

Aval al proyecto por la Dirección de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional, cuando la entidad solicitante sea el Ejercito Nacional, la Fuerza Aérea y/o la Armada Nacional.

EL PROYECTO

Descripción del problema o necesidad

En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. Se debe indicar cuál es la problemática presentada o necesidad, en términos de seguridad y convivencia ciudadana, e incluir información estadística que sustente el problema planteado.

Justificación

En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. Se deben exponer clara y suficientemente las razones que motivan la ejecución del proyecto en términos de seguridad y convivencia ciudadana, y que justifiquen la inversión de recursos de FONSECON.

Descripción del proyecto - Programa Arquitectónico

En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. Descripción de los espacios y áreas a construir (programa arquitectónico ) esquemas básicos de la organización de espacios (de cada piso, si es el caso), y cronograma de ejecución del proyecto.

Para diligenciar el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAESTRUC-TURA FÌSICA, el solicitante deberá tener en cuenta los requerimientos y especificaciones que exige la entidad receptora del proyecto.

El formato debe entregarse debidamente suscrito por el representante legal de la entidad solicitante y por el responsable de su formulación.

En caso que el proyecto corresponda a una adecuación o ampliación, deberá indicar el área a intervenir o el área a construir, en todo caso con la intervención la edificación deberá quedar actualizada a los requerimientos vigentes de la entidad receptora.

Certificado de compromiso de mantenimiento

Se requiere una certificación de compromiso de “sostenibilidad y mantenimiento” de la edificación que será construida en ejecución del proyecto, durante la vida útil del inmueble..

Presupuesto preliminar En el formato MODELO DE PRESUPUESTO – PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. El presupuesto se debe presentar suscrito por el representante legal de la entidad solicitante y por el responsable de su elaboración.

En el presupuesto se debe incluir:

A. VALOR ESTUDIOS Y DISEÑOSB. VALOR DE INTERVENTORÍA A LA CONSULTORÍA DE ESTUDIOS Y

DISEÑOSC. VALOR CONSTRUCCION

1- Valor metro cuadrado de construcción cubierta2- Valor metro cuadrado de construcción descubierta

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D. VALOR INTERVENTORIAValor de Interventoría a las obras.

PARA PROYECTOS DE LA POLICIA NACIONAL, DEBE CONSULTARSE CON LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA POLICÍA NACIONAL (DIRAF), LOS VALORES ESTIMADOS PARA ESTE TIPO DE EDIFICACIONES, DE ACUERDO A LA CAPACIDAD (NÙMERO DE HOMBRES) Y NIVEL DE SEGURIDAD.

En el presupuesto del proyecto debe incluir todos los costos directos e indirectos (impuestos, licencias, permisos, conexiones, etc.), que se requiera para la ejecución del proyecto.

El presupuesto debe estar soportado con el respectivo estudio de precios de mercado actualizado (anexar mínimo 2 cotizaciones).

Para los tipos de construcciones comúnmente solicitados en los proyectos (Estaciones de Policía, CAI, etc.) la Subdirección de Infraestructura podrá elaborar tablas de precios con base en estudios de mercado y/o en la información histórica de procesos anteriores, actualizadas periódicamente, las cuales pueden ser utilizadas por las entidades solicitantes para la elaboración de los presupuestos, en cuyo caso no será necesario la presentación de las cotizaciones.

Cronograma de actividadesEn el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”, en el cual se ilustre el tiempo previsto para la ejecución del proyecto.

Registro fotográfico Del estado actual del predio y/o de la edificación a intervenir

Plano de localizaciónEl plano de localización del predio, debidamente firmado por el responsable, en el cual se debe indicar los linderos, vías colindantes con nomenclatura, construcciones existentes (si las hay), cuadro de áreas. Se debe indicar la ubicación del proyecto y su dirección. (Escala 1:500 a 1:1000)

Levantamiento topográfico actualizado

Levantamiento topográfico (planta y corte) debidamente firmado por el profesional responsable, y anexar copia de la matricula del profesional. Cuando el terreno tenga un desnivel mayor de 1 metro, se debe presentar las carteras topográficas. Se debe indicar la ubicación del proyecto y su dirección.

Cuadro de áreas

En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. Se debe diligenciar las áreas de cada uno de los espacios contemplados en el programa arquitectónico del proyecto, incluyendo las áreas de servicios, circulaciones los espacios de circulación de acuerdo con

En todos los casos, construcción nueva, adecuación o ampliación, el cuadro de áreas debe estar acorde con los requerimientos vigentes de la entidad receptora.

Disponibilidad de servicios públicosCertificación disponibilidad de Servicio Acueducto

Certificación de disponibilidad del servicio de acueducto, emitida por la entidad prestadora del servicio. La certificación de incluir la dirección del predio.

Certificación disponibilidad de Servicio Alcantarillado, mixto, pluvial y/o de Aguas negras,

Certificación de disponibilidad del servicio de Alcantarillado, emitida por la entidad prestadora del servicio. La certificación de incluir la dirección del predio.

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según sea el caso.Certificación disponibilidad de Energía

Certificación de disponibilidad del servicio de Energía, emitida por la entidad prestadora del servicio. La certificación de incluir la dirección del predio.

COPIA DEL PROYECTO EN MEDIO DIGITAL

Se debe entregar en medio digital, copia de toda la información del proyecto radicado en el Ministerio. (Incluyendo archivos originales en Word y Excel)

Será motivo de devolución del proyecto:

1. El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes detallados.2. A aquellas entidades que habiendo recibido recursos de financiación o cofinanciación de FONSECON, no

hayan cumplido a cabalidad con las condiciones contractuales y hasta tanto se liquide el respectivo contrato y se reintegren recursos, si a ello hubiere lugar.

3. Proyectos que contengan estudios y diseños ya elaborados, salvo en los casos exceptuados expresamente en este procedimiento.

A.2. PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA FISICA PARA SEDES ADMINISTRATIVAS

A continuación se relacionan los requisitos que deben cumplir los proyectos de Infraestructura Física para Sedes Administrativas, los cuales deben ser tenidos en cuenta por la entidad solicitante en la etapa de formulación.



El contenido de la carta debe ser el señalado en el modelo anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON” y deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad solicitante

Acta de posesión Documento del representante legal de la entidad solicitante Copia cédula de ciudadanía Documento del Representante legal de la entidad solicitante Copia RUT de la Entidad Copia del RUT de la entidad solicitante

Autorización a contratar Copia vigente del acuerdo municipal, ordenanza o acto administrativo de facultades para contratar.

Cofinanciación del proyecto

La cofinanciación debe soportarse mediante el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) indicando el valor a aportar al proyecto.

El rubro presupuestal al cual corresponden los recursos deberá tener relación con el objeto del proyecto.

Cuando la solicitud es presentada por el municipio, el aporte mínimo será de acuerdo con la categoría del mismo, así: categoría 1,2 y 3 el 20% y 4,5 y 6 el 15%, para las demás entidades que no están incluidas en esta categorización, su cofinanciación deberá ser de mínimo 20%.

Certificado de libertad y tradición del predio

Demostrar la propiedad del predio a intervenir mediante certificado de tradición y libertad vigente, con fecha de expedición menor a 30 días, o folio de matrícula con copia de la escritura. El certificado debe contener la dirección actual del predio.

Concepto de la Oficina de Planeación del municipio o de la que haga sus veces

Concepto expedido por el Secretario de Planeación del municipio o de quien haga sus veces, en la cual se indique: Viabilidad del predio para la construcción proyectada, en concordancia con

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las disposiciones del POT/EOT. Información del predio: dirección, uso del suelo (uso institucional ubicado

en zona urbana) y área (m2) Normatividad vigente para el predio. Que el predio está libre de arriendos e/o invasiones. Que el predio no ha sido objeto de rellenos u otras acciones que puedan

afectar la estabilidad terreno. Tipología arquitectónica del entorno que se deba tener en cuenta en la

nueva construcción. Que el área neta a construir del predio, descontando áreas

correspondientes a espacio público y aislamientos y/o retrocesos obligatorios, sea igual o mayor al 40% del área total de construcción a ejecutar con el proyecto.

Certificación de Prevención y Atención de Desastres

Certificado expedido por la Secretaría de Planeación o quien haga sus veces donde manifieste que el suelo a intervenir es apto para construir y no tiene ningún riesgo en materia de inundaciones, deslizamientos, etc. La certificación debe contener la dirección del predio.

Copia de la ficha catastral Copia legible de la ficha catastral. Debe incluir localización e información del predio (No. catastral, No. Matricula Inmobiliaria, dirección, linderos).

EL PROYECTO


En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAES-TRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. Se debe indicar cuál es la problemática presentada o necesidad, por la cual se ve afectado el desarrollo de las actividades propias de la Entidad, ya sea por inexistencia de sede o señalando las razones de intervención de la sede actual (por ataque terrorista, de peligro inminente por mal estado de la edificación, etc.); se debe incluir información sobre el estado de la construcción actual, cuando se trata de proyectos para reconstrucción, ampliación y/o adecuación, e información de conceptos que al respecto existan.

Justificación

En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAES-TRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. Se deben exponer clara y suficientemente las razones que motivan la ejecución del proyecto en términos de seguridad y convivencia ciudadana y/o fortalecimiento de la gobernabilidad local y territorial, que justifiquen la inversión de recursos de FONSECON.

Organigrama

Se debe entregar un documento con la representación gráfica de la estructura organizacional actual de la entidad territorial, y una relación de las dependencias, número de personas y cargos que corresponden a cada una de ellas. Este documento debe entregarse suscrito por el representante legal de la entidad solicitante.

Descripción del proyecto - Programa Arquitectónico

En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAES-TRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. Descripción de los espacios y áreas a construir o intervenir con el cuadro de áreas respectivo.

Esquema Básico de implantación del proyecto en el terreno, teniendo en cuenta la reglamentación del predio y sus accesos

Plantas arquitectónicas esquemáticas, con la distribución espacial de acuerdo al programa arquitectónico y sus áreas. Escala 1:100

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Es indispensable y obligatorio considerar las normas sobre eliminación de barreras arquitectónicas para discapacitados (Ley 361 de 1997 y normas técnicas que le aplican).

Los planos de esquema básico de implantación y las plantas esquemáticas, debe entregarse debidamente suscrito por el representante legal de la entidad solicitante y por el responsable de su elaboración.

NOTA 1: Los esquemas básicos de implantación y las plantas esquemáticas para el proyecto de construcción nueva o reconstrucción de sedes administrativas deberán presentarse a escala 1:100 y acotado (s).

NOTA 2: Para el caso de proyectos de ampliación y/o adecuación de sedes administrativas, se deberá(n) entregar plano(s) de la construcción actual (escala 1:100), e igualmente plano(s) en la misma escala, en donde se incluya la intervención propuesta.

NOTA 3: Cuando se trate de proyectos de adecuación y/o para ampliaciones adosadas a edificaciones existentes, se requiere que la entidad solicitante presente el Estudio de Vulnerabilidad Sísmica, de la construcción existente, suscrito por el profesional responsable (Ingeniero Estructural), anexando copia de la respectiva matricula profesional. En el estudio se debe incluir el valor estimado (debidamente sustentado) para implementar las acciones definidas en el mismo, el cual deberá ser tenido en cuenta en el presupuesto del proyecto.

NOTA 4: Cuando se trate de reconstrucción, adecuación y/o ampliación o de inmuebles que se consideren de tratamiento especial de conservación, la entidad solicitante deberá adjuntar concepto del Ministerio de Cultura sobre las intervenciones planteadas con el proyecto.


Se requiere una certificación de compromiso de “sostenibilidad y mantenimiento” de la vida útil de la edificación.

Presupuesto preliminar

En el formato de presupuesto anexo a la ““Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON” – FONSECÓN” firmado por el representante legal de la entidad solicitante.

En el presupuesto se debe incluir:

E. VALOR ESTUDIOS Y DISEÑOS

F. VALOR DE INTERVENTORÍA A LA CONSULTORÍA DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

G. VALOR CONSTRUCCION 3- Valor metro cuadrado área construida cubierta4- Valor metro cuadrado de área libre construida

(justificar las áreas libres requeridas)

H. VALOR INTERVENTORIAValor de Interventoría a las obras.

La entidad territorial deberá presentar el estudio de mercado de acuerdo con

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los precios de su departamento y/o región.

Cronograma de actividades

En el formato FONSECON – PROYECTO DE INFRAES-TRUCTURA FÌSICA anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”, en el cual se muestre el tiempo previsto para la ejecución del proyecto en cada una de sus etapas. En el formato se pueden adicionar filas y/o modificar los nombres de las actividades propuestas, de acuerdo como lo requiera el proyecto.

Registro fotográfico Del estado actual del predio y/o de la edificación a intervenir, así como del entorno para identificar la tipología arquitectónica.

Plano de localización

El plano de localización del predio, debidamente firmado por el responsable, en el cual se debe indicar los linderos, vías colindantes con nomenclatura, construcciones existentes (si las hay), cuadro de áreas. Se debe indicar la ubicación del proyecto y su dirección. Señalar la línea de paramento del predio y aislamientos y/o retrocesos de norma.

Levantamiento topográfico actualizado

Levantamiento topográfico (planta, corte y carteras topográficas). En el plano o planos se debe señalar la dirección del predio, y deberán entregarse firmados por el profesional responsable, anexando copia de la matricula del profesional.

Para los proyectos de Sedes Administrativas, solo se aceptarán predios con pendiente no superior al 15%, por tanto, con el levantamiento topográfico se deberá presentar un corte de terreno por donde se presenta la mayor pendiente.

Cuadro de áreasEn el formato de proyecto arquitectónico anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”.En todos los casos, construcción o ampliación, reconstrucción o adecuación.

Disponibilidad de servicios públicosCertificación disponibilidad de Servicio Acueducto

Certificación de disponibilidad del servicio de acueducto, emitida por la entidad prestadora del servicio. La certificación de incluir la dirección del predio.

Certificación disponibilidad de Servicio Alcantarillado, mixto, pluvial y/o de Aguas negras, según sea el caso.

Certificación de disponibilidad del servicio de Alcantarillado, emitida por la entidad prestadora del servicio. La certificación de incluir la dirección del predio.

Certificación disponibilidad de Energía

Certificación de disponibilidad del servicio de Energía, emitida por la entidad prestadora del servicio. La certificación de incluir la dirección del predio.



Será motivo de devolución del proyecto:

1. El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes detallados.2. A aquellas entidades que habiendo recibido recursos de financiación o cofinanciación de FONSECON, no


3. Proyectos que contengan estudios y diseños ya elaborados, salvo en los casos exceptuados expresamente en este procedimiento.

4. Una vez el comité asigne recursos a los proyectos viabilizados de sedes administrativas, previa a la suscripción del correspondiente convenio para su ejecución, se realizará una visita de verificación de las condiciones del predio y/o del inmueble, por parte del evaluador del proyecto.

A.3. COFINANCIACIÓN PARA PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA

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Para los proyectos de infraestructura Física, tanto los destinados a la Fuerza Pública como los de sedes administrativas, los recursos de cofinanciación que deberán aportar las entidades solicitantes, se hará de acuerdo con la siguiente tabla:

CATEGORIASPorcentaje de cofinanciación

FONSECON Entidad Territorial (Alcaldía)

1 , 2 y 3 80% 20%

4,5 y 6 85% 15%

Nota: Las entidades territoriales y/o gubernamentales que no se encuentren incluidas en estas categorías, deberán tener en cuenta que su porcentaje de cofinanciación será mínimo del 20%.

El valor correspondiente al porcentaje aportado por las entidades solicitantes debe ser en recursos económicos, los aportes en bienes y servicios no serán tenidos en cuenta como cofinanciación del proyecto.

La Entidad solicitante debe hacerse responsable de los descuentos de todos los impuestos, tributos y contribuciones del Orden Nacional, Departamental y Municipal, a que haya lugar.

B. PROYECTOS DE MOVILIDAD

A continuación se relacionan los requisitos que deben cumplir los proyectos de Movilidad, los cuales deben ser tenidos en cuenta por la entidad solicitante en la etapa de formulación.



El contenido de la carta debe ser como mínimo el señalado en el modelo anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON” y deberá estar firmada por el representante legal de la entidad que presenta la solicitud.

Acta de posesión Documento del Representante legal de la Entidad Solicitante

Copia cédula de ciudadanía Documento del Representante legal de la Entidad Solicitante

Copia RUT de la Entidad Copia del RUT de la Entidad Solicitante


Cofinanciación de la Entidad territorial y/o gubernamental

La cofinanciación de la Entidad gubernamental debe soportarse mediante el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), indicando el valor a aportar al proyecto. El rubro presupuestal al cual corresponden los recursos deberá tener relación con el objeto del proyecto.

El aporte deberá ser de acuerdo a la categoría del municipio, categoría 1,2 y 3 el 20% y 4,5 y 6 el 15%, las entidades que no estén incluidas en esta categorización su cofinanciación deberá ser del 20%.

Aval emitido por el Comandante El aval debe señalar el tipo de vehículos a adquirir, e igualmente que la

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de Policía Departamental o Comandante de Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea) Departamental, Seccional, Brigada, Batallón, según sea el caso.

institución cuenta con el personal requerido para asignar a estos, de acuerdo con el proyecto presentado.

Aval emitido por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Aval por el Grupo de Transportes de las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea), según sea el caso.

Este aval deberá contener las especificaciones técnicas requeridas por la institución para cada tipo de vehículo solicitado.

Aval del Ministerio de Defensa Nacional

Aval al proyecto por la Dirección de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional, cuando la entidad solicitante sea el Ejercito Nacional, la Fuerza Aérea y/o la Armada Nacional.

EL PROYECTO


La Entidad solicitante debe presentar un documento en el cual se describa clara y suficientemente la problemática presentada o necesidad, en términos de seguridad y convivencia ciudadana, e incluir información estadística que sustente el problema planteado.

Justificación

La Entidad solicitante debe presentar un documento en el cual se explique clara y suficientemente las razones que motivan la ejecución del proyecto en términos de seguridad y convivencia ciudadana, y que justifiquen la inversión de recursos de FONSECON.

Descripción técnica detallada del proyecto

La Entidad solicitante debe presentar un documento en el que se indiquen las especificaciones de los vehículos a adquirir con el proyecto, que además deben corresponder con las avaladas por el Grupo de Movilidad de la Dirección General de la Policía Nacional y/o del Grupo de Transportes de las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea), según sea el caso.

NOTA: Las especificaciones no deben incluir marcas.


Se requiere una certificación suscrita por el representante legal, de compromiso de “sostenibilidad y mantenimiento” a los vehículos que serán adquiridos con proyecto, durante su vida útil.

Presupuesto preliminar En el formato MODELO DE PRESUPUESTO – PROYECTO DE MOVILIDAD anexo a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON”. El presupuesto se debe presentar suscrito por el representante legal de la entidad solicitante y por el responsable de su elaboración.

En el presupuesto debe incluir todos los costos directos e indirectos (impuestos, licencias, permisos, conexiones, etc.), que se requiera para la ejecución del proyecto.

El presupuesto debe estar soportado con el respectivo estudio de precios de mercado actualizado (anexar mínimo 2 cotizaciones).

Para los tipos de vehículos comúnmente solicitados en los proyectos (CAI, motos, camionetas, etc.), la Subdirección de Infraestructura podrá elaborar tablas de precios con base en estudios de mercado y/o en la información

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histórica de procesos de adquisición anteriores, actualizadas periódicamente, las cuales pueden ser utilizadas por las entidades solicitantes para la elaboración de los presupuestos, en cuyo caso no será necesario la presentación de las cotizaciones.

Cronograma de actividades Presentar cronograma del tiempo previsto para la ejecución del proyecto (proceso de contratación, ejecución y entrega de los vehículos)



Será motivo de devolución del proyecto:1. El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes detallados.2. A aquellas entidades que habiendo recibido recursos de financiación o cofinanciación de FONSECON, no


El valor de cofinanciación mínimo que debe aportar las entidades solicitantes para los proyectos de movilidad, depende de la categoría en la que se encuentren clasificados, así:

CATEGORIASPorcentaje de cofinanciación

FONSECON Entidad Territorial (Alcaldía)

1 , 2 y 3 80% 20%

4, 5 y 6 85% 15%


El valor correspondiente al porcentaje aportado por las entidades solicitantes es en recursos económicos, los aportes en bienes y servicios no serán tenidos en cuenta como cofinanciación del proyecto.

El Municipio y/o Entidad Gubernamental debe hacerse responsable de los descuentos de todos los impuestos, tributos y contribuciones de Orden Nacional, Departamental y Municipal a que haya lugar.

C. PROYECTOS DE SISTEMAS INTEGRADOS DE EMERGENCIA Y SEGURIDAD - SIES

A continuación se relacionan los requisitos que deben cumplir los proyectos para la implementación de Sistemas Integrados de Emergencias y Seguridad (SIES), los cuales deben ser tenidos en cuenta por la entidad solicitante en la etapa de formulación.


Carta de presentación del El contenido de la carta debe ser como mínimo el señalado en el modelo anexo

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proyecto a la “Guía de Presentación de Proyectos - FONSECON” y deberá estar firmada por el representante legal de la entidad que presenta la solicitud.

Acta de posesión Documento del Representante legal de la Entidad SolicitanteCopia cédula de ciudadanía Documento del Representante legal de la Entidad SolicitanteCopia RUT de la Entidad Copia del RUT de la Entidad Solicitante


Cofinanciación del Municipio

La cofinanciación de la Entidad gubernamental debe soportarse mediante el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), indicando el valor a aportar al proyecto. El rubro presupuestal al cual corresponden los recursos deberá tener relación con el objeto del proyecto.

Se debe agregar el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor a cofinanciar de acuerdo a las tablas relacionadas al final de la presente lista de requisitos.

Aval emitido por el Comandante de Policía de la Entidad Territorial y el Jefe de Telemática de la Policía Nacional del Departamento

El Comandante de Policía de la Entidad Territorial y el Jefe de Telemática de la Policía Nacional del Departamento deben certificar que conocen y avalan el proyecto y su contenido, tanto en su detalle técnico como presupuestal. La certificación debe igualmente señalar que en la Estación o Comando de Policía del municipio cuenta y dispone del espacio físico adecuado para la instalación del centro de control y monitoreo del proyecto, y finalmente indicar, que cuenta con el personal idóneo y disponible para su operación permanente.

La certificación debe estar debidamente suscrita por el Comandante de Policía de la Entidad Territorial y el Jefe de Telemática de la Policía Nacional del Departamento.

NOTA: Cuando la entidad receptora sea la Policía Nacional y el proyecto presentado por la entidad territorial incluye los Estudios y Diseños ya elaborados, adicional al aval emitido por el Comandante de Policía Departamental, se deberá presentar un documento suscrito por el Jefe de la Oficina de Telemática del nivel central de la Policía Nacional, mediante el se indique que “SE APRUEBAN TODOS LOS DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DE LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS, INCLUYENDO EL PRESUPUESTO” del proyecto.

EL PROYECTO


En el formato “FONSECON - PROYECTO SIES” anexo a la “Guía de presentación de proyectos - FONSECON“. Se debe señalar de forma clara y suficientemente la problemática presentada o necesidad, en términos de seguridad y convivencia ciudadana, e incluir información estadística que sustente el problema planteado.

Justificación

En el formato “FONSECON - PROYECTO SIES” anexo a la “Guía de presentación de proyectos - FONSECON“. Se debe señalar de forma clara y suficientemente las razones que motivan la ejecución del proyecto en términos de seguridad y convivencia ciudadana, y que justifiquen la inversión de recursos de FONSECON.

Descripción del proyecto

En el formato “FONSECON - PROYECTO SIES” anexo a la “Guía de presentación de proyectos - FONSECON“.

PARA PROYECTOS CCTV:

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Indicar:- No. de cámaras - Justificación de ubicación punto de cámara (por cada una)- No. de operadores – puestos de trabajo- Descripción del espacio a intervenir en donde será ubicado el centro de

monitoreo.

PARA PROYECTOS LINEA 1 2 3:Indicar:- No. de operadores (jefe de turno, despachadores y personal de recepción) –

puestos de trabajo- No. de líneas telefónicas requeridas- Descripción del espacio a intervenir en donde será ubicado el centro de

control

Certificado de compromiso de mantenimiento y sostenibilidad

El representante legal del municipio debe comprometerse con el mantenimiento y sostenibilidad del sistema una vez termine el mantenimiento preventivo y correctivo de posventa en la instalación del sistema.

NOTA: El municipio debe incluir en su presupuesto los recursos para hacerse cargo del mantenimiento preventivo y correctivo, una vez terminado el que se realiza como servicio de posventa.

Certificación de funcionamiento del sistema instalado en caso de ampliación ( si aplica)

Certificación suscrita por Comandante de Policía de la Entidad Territorial y el Jefe de Telemática de la Policía Nacional del Departamento, en donde se evidencie el correcto estado y funcionamiento del sistema existente, con su respectivo contrato de mantenimiento..

Lista de puntos de cámaras (para CCTV)

Lista en la cual se relacionan en orden de prioridad, el número cámaras solicitado con direcciones y coordenadas geográficas. Esta lista debe estar firmada por el representante legal y el Comandante de Policía del municipio.

Carta de compromiso de permisos para la instalación de postes, fibra óptica, etc.(para CCTV)

Carta de compromiso por parte del municipio de realizar todos los trámites y otorgar los permisos para la instalación y/o uso de postes, torres, fibra óptica y realización de obras civiles en área pública. Se debe señalar que los permisos serán aportados en un tiempo máximo de un (1) mes de iniciada la ejecución del proyecto.

Presupuesto detallado

Presentar conforme al formato “Presupuesto Proyectos SIES” anexo a la Guia de presentación de proyectos a FONSECON”, incluyendo:

- Costo por estudios y diseños- Valor Interventoría a estudios y diseños- Valor de los componentes del proyecto- Interventoría a la implementación del proyecto

En el presupuesto debe incluir todos los costos directos e indirectos que se requiera (impuestos, licencias, permisos, conexiones, etc.), para la ejecución e implementación del proyecto.

Registro fotográfico Foto panorámica de la sala SIES, y para CCTV fotos de los puntos de ubicación de las cámaras según el orden de prioridad o necesidad.

Plano de ubicación del área a intervenir para la construcción de la sala SIES.

De acuerdo al aval del comandante de policía especificar la ubicación del área a intervenir en la Estación o Comando de Policía, para la implementación del proyecto.(Escala 1:100)

Planta ubicación área a intervenir dentro del Comando de Policía,

En el espacio asignado para el centro de monitoreo se debe plantear el diseño de la sala de control con cotas, ubicación de los equipos, puestos de trabajo,

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incluye cotas cuarto de equipos etc. (Escala 1:100)Descripción técnica de la torre de comunicaciones y plano del el área en donde será ubicada (si aplica).

Si requiere torre de comunicaciones especificar el tipo de torre (rendada o auto soportada), altura y anexar plano de su localización.

Plano del Municipio donde se detalla la ubicación de los puntos de cámara (proyectos CCTV),

Plano (Escala 1:500 a 1:1000) en el cual se señale siguiente información:- Ubicación puntos de cámara, nodos de concentración y centro de

monitoreo.- Posible ruta de la fibra óptica desde el centro de monitoreo hasta cada

punto de cámara.- Distancias entre cámaras y centro de monitoreo (acotar).

DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOSCertificado de compromiso del proponente para la adquisición y sostenibilidad de las líneas telefónicas y/o E1 (Proyectos 123)

Certificación o compromiso de la Entidad Territorial con la empresa de telecomunicaciones local para la adquisición y sostenibilidad de las líneas telefónicas y/o E1 para funcionamiento del subsistema 123.

Carta de compromiso de la empresa de energía local o de la Entidad Territorial para el suministro de energía a los puntos de cámara. (Proyecto CCTV)

Certificación o compromiso de la Entidad Territorial con la empresa de energía local, para la conexión de las cámaras a la red de baja tensión.



Será motivo de devolución del proyecto:1. El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes detallados.2. A aquellas entidades que habiendo recibido recursos de financiación o cofinanciación de FONSECON, no hayan

cumplido a cabalidad con las condiciones contractuales y hasta tanto se liquide el respectivo contrato y se reintegren recursos, si a ello hubiere lugar.

3. Proyectos que contengan estudios y diseños ya elaborados, salvo en los casos exceptuados expresamente en este procedimiento

El valor de cofinanciación mínimo que debe aportar la entidad solicitante para los proyectos SIES, depende de la categoría en la que se encuentre clasificado, así:

Si el proyecto lo presenta el Municipio

CATEGORIAS Porcentaje de cofinanciación FONSECON

Porcentaje de cofinanciación (Alcaldía)

1 y 2 75% 25%3 y 4 80% 20 %5 y 6 90 % 10 %

Si el proyecto lo presenta el Departamento

CATEGORIAS Porcentaje de cofinanciación FONSECON

Porcentaje de cofinanciación (Gobernación)

1 75 % 25 %

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2 80 % 20 %3 85 % 15 %4 90 % 10 %


El valor correspondiente al porcentaje aportado por las Entidades solicitantes es en recursos económicos, los aportes en bienes y servicios no serán tenidos en cuenta como cofinanciación del proyecto.

D - PROYECTOS PLAN CUADRANTES

En la formulación y presentación de proyectos dirigidos a la implementación del Plan Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes, se debe tener en cuenta los requisitos establecidos para la presentación de “proyectos de movilidad”, y para lo relacionado con el componente tecnológico, complementariamente se deberá adjuntar la documentación correspondiente a las especificaciones para el suministro e instalación de los equipos, a los permisos que se requieran, de los respectivos avales por la Policía Nacional e incluyendo sus costos en el presupuesto del proyecto.

La cofinanciación mínima de la entidad solicitante, para los proyectos de Plan Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes, será como mínimo del 20%. Lo anterior, cuando no aplique lo establecido en el segundo párrafo del parágrafo 2, numeral 2.1, artículo 4º de la resolución 2010 de 2011, emitida por el Ministerio del Interior.

6.3 CONSIDERACIONES EN LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS

Para realizar la evaluación de los presupuestos, el viabilizador contará con herramientas que garanticen unidad y vigencia de criterios, tales como tablas suministradas por la entidades receptoras, donde se definen valores promedio de metro cuadrado, valores de vehículos, valores de equipos requeridos en SIES, así como las base de datos de precios oficiales de las Entidades territoriales.

El Ministerio del Interior solicitará documentos y/o soportes complementarios que se requieran para la evaluación de los proyectos, así como aclaraciones a observaciones e inquietudes sobre proyectos, mediante comunicaciones escritas enviadas por correo, por correo electrónico o mediante acta de reunión, cuando se informan personalmente, suscrita por los respectivos asistentes de la Entidad territorial y/o gubernamental. El concepto de viabilidad que se emite es el resultado de la evaluación del proyecto y se fundamenta en la información presentada por la entidad solicitante, la cual se presume ajustada

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a la verdad y a la necesidad particular, por tanto, la entidad solicitante asume toda la responsabilidad de índole fiscal, penal y disciplinaria, en el evento de demostrarse que la información o documentos suministrados no corresponden a la realidad o presentan inconsistencias.

Los proyectos viabilizados que no cuenten con asignación de recursos a la fecha de terminación de la vigencia en que fue presentado (31 de diciembre del año que curse), serán presentados nuevamente al Comité Evaluador en la primera sesión del año siguiente, y allí se determinará el procedimiento a seguir con ellos.

6.4 AJUSTES A PROYECTOS VIABILIZADOS

Una vez emitidas y suscritas las viabilidades por el profesional responsable y presentadas al Comité Técnico y/o Evaluador de FONSECON, por ningún motivo serán modificadas.

Cuando las entidades territoriales y/o gubernamentales requieren ajustar los proyectos viabilizados que ya cuentan con recursos asignados por FONSECON, estos se harán como parte del seguimiento, conforme a lo requerido en manual de contratación del Ministerio del Interior.

En los casos que los ajustes requeridos por las entidades territoriales y/o gubernamentales correspondan a proyectos viabilizados a los cuales no se les ha asignado recursos, la entidad solicitante deberá presentar solicitud por escrito de retiro del proyecto, suscrita por el representante legal, señalando las justificaciones que motivan la decisión.

6.5 PROCEDIMIENTO

No. Tarea Descripción de la tarea Punto de control Responsable

1Recibir solicitudes de Financiación de Proyectos

El Ministerio del Interior recibe en la Oficina de Correspondencia el proyecto para la cofinanciación por FONSECON, en donde se radica y transfiere a la Subdirección de Infraestructura, conforme al “Procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa “

Sistema de Información de Gobierno en Línea SIGOB

Planilla de entrega de correspondencia

Oficina de correspondencia del Ministerio del Interior

2 Entregar el proyecto al Grupo de Planeación y Viabilidad

El proyecto se recibe en la Subdirección de Infraestructura y se entrega al Grupo de Planeación y Viabilidad, para su reparto al profesional que se hará cargo de su revisión y evaluación.

Planilla de entrega de correspondencia

Secretaria de la Subdirección de Infraestructura

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3Registrar y asignar el proyecto para su evaluación

Proyecto se registra en el Sistema de Información de Proyectos de Infraestructura - SIPI y se le asigna a un profesional del Grupo de Planeación y Viabilidad, de acuerdo con la carga laboral, el cual se encarga de su revisión y evaluación.

Base de Datos SIPI

Coordinador del Grupo de Planeación y Viabilización

4 Evaluar el proyecto

Se realiza la revisión de los documentos del proyecto y se hace su verificación general, respecto de los requisitos mínimos exigidos en cada caso (Infraestructura Física, Movilidad, SIES), para lo cual se diligencia la columna correspondiente en la Ficha de Evaluación respectiva, anexa a este procedimiento.

Esta revisión al proyecto implica señalar para cada uno de los requisitos, que presenta (SI) o no presenta (NO) el documento o soporte requerido.

Una vez revisados los documentos, se procede a su evaluación, verificando el cumplimiento a los requisitos establecidos en este procedimiento en concordancia con los requisitos de la entidad receptora; la factibilidad de la construcción, en el caso de Infraestructura Física, de implementación, en caso de SIES, de adquisición de vehículos, en caso de movilidad; y la coherencia integral del contenido de los diferentes documentos y soportes del proyecto con el objeto del mismo y del proyecto con el objeto del Fondo y con los lineamientos del Comité Técnico y/o Evaluador de FONSECON.

Las consideraciones tenidas en cuenta para determinar el resultado de la evaluación de los documentos y soportes del proyecto se evidencian en la columna de observaciones de la Ficha de Evaluación, y según corresponda a cada requisito, el resultado se indica en la columna siguiente como CUMPLE o NO CUMPLE.

El profesional responsable de la evaluación del proyecto verificará el estado de la entidad solicitante, respecto de proyectos anteriores financiados o cofinanciados por FONSECON que se encuentren pendientes de liquidación y/o presentan incumplimiento a condiciones contractuales, de acuerdo con la relación impresa (o archivo electrónico) remitida periódicamente por la Subdirección de Gestión Contractual a la Subdirección de Infraestructura.

La Subdirección de Infraestructura, requerirá a la entidad solicitante, mediante comunicación escrita enviada por correo físico y electrónico o acta de reunión con el Representante Legal de la entidad solicitante (o su dele-

Formato AN-FS-P-01-F-01 Ficha de Evaluación FONSECON Infraestructura.

Formato AN-FS-P-01-F-02 Ficha de Evaluación FONSECON SIES

Formato AN-FS-P-01-F-06 Ficha de Evaluación FONSECON Movilidad

Oficio

Correo Electrónico

Acta de reunión

Base de Datos SIPI

Profesional del Grupo de Planeación y Viabilización

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gado mediante autorización escrita), cuando en la evalua-ción se determine: Falta de documentos o soportes del proyecto

conforme a la lista de requisitos. y/u observaciones a los documentos o soportes

presentados. y/o la necesidad de información complementaria y/o

aclaratoria.

La entidad solicitante, debe dar respuesta dentro del mes siguiente a la fecha de comunicación del requerimiento o de suscrita la correspondiente acta. Si transcurrido este tiempo la entidad solicitante no ha dado respuesta a las observaciones y/o presentando los documentos o soportes requeridos, se dará por entendido que la Entidad desistió de dar continuidad al proyecto, y por tanto se archiva la solicitud, conforme a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo y los documentos del proyecto se devuelven a la entidad solicitante.

No obstante, queda a consideración de la Subdirección de Infraestructura la devolución del proyecto, cuando este no presente la documentación que permita su evaluación, o cuando la entidad solicitante tenga pendiente de liquidación y/o presente incumplimiento a condiciones contractuales, de proyectos anteriores financiados o cofinanciados con recursos de FONSECON.

La devolución de proyectos se efectúa mediante oficio dirigido a la entidad solicitante, o mediante acta de reunión, cuando la devolución se hace personalmente al Representante Legal de la entidad solicitante o a su delegado, mediante comunicación escrita.

El profesional actualiza el estado del proyecto en el SIPI, según se trate de devolución o de espera de ajustes por parte de la entidad solicitante. Cuando el proyecto cumple con los requisitos, se continúa con la tarea No. 5.

5Emitir concepto de viabilidad

Una vez se ha verificado el cumplimiento del proyecto con la totalidad de los requisitos de FONSECON, y la factibilidad de su ejecución, se emite el respectivo concepto de viabilidad, haciendo uso del Formato AN-FS-P-01-F-03 Viabilidad que aplica tanto para proyectos Tipo SIES como de Infraestructura y movilidad.

Con el proyecto viable, el profesional actualiza el estado del proyecto en el SIPI.

Formato AN-FS-P-01-F-03 Viabilidad a Proyectos FONSECON

Base de Datos SIPI

Profesional del Grupo de Planeación y Viabilización

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Código: AN-FS-P-01



6

Someter los proyectos viabilizados a consideración del Comité Evaluador

La Subdirección de Infraestructura, como Secretaría Técnica y a solicitud del Señor Ministro del Interior, convoca a reunión del Comité Técnico y/o Evaluador de FONSECON, e igualmente prepara la lista de proyectos viables haciendo uso del formato AN-FS-P-01-F-04, los cuales son sometidos a consideración del Comité.

Formato AN-FS-P-01-F-04

Subdirector de Infraestructura


7Aprobar proyectos y asignar recursos

El Comité Técnico y/o Evaluador de FONSECON estudia los proyectos de acuerdo con las condiciones de seguridad o convivencia ciudadana, luego de lo cual procede a aprobar o desaprobar los mismos y a asignar recursos.

La Subdirección de Infraestructura como Secretaría Técnica de FONSECON, elabora el Acta de la Sesión del Comité FONSECON en el formato AN-FS-P-01-F-05.

Formato AN-FS-P-01-F-05Acta Sesión Comité FONSECON

Integrantes Comité


8

Comunicar aprobación de recursos a entidad solicitante

Una vez aprobados los recursos por el Comité Técnico y/o Evaluador de FONSECON y suscrita la correspondiente Acta, se comunica mediante oficio a las entidades solicitantes la aprobación del proyecto y la asignación de los recursos.

Con la asignación de recursos, el Coordinador del Grupo de Planeación y Viabilización actualiza el estado del proyecto en el SIPI.

Oficio a la entidad solicitante

Base de Datos SIPI

Subdirectora de Infraestructura


9

Solicitud de inicio del proceso de contratación

La Subdirección de Infraestructura elabora los estudios previos, y con los documentos del proyecto, los remite a la Subdirección de Gestión Contractual en donde se dará continuidad al proceso ejecutando el procedimiento “Desarrollo de procesos de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización de contratos”.

Memorando remisorio


Subdirector de Gestión Contractual

7. REGISTROS Ficha de evaluación de proyectos de Infraestructura Física para la Fuerza Pública Ficha de evaluación de proyectos de Infraestructura Física para Sedes Administrativas Ficha de evaluación de proyectos de Movilidad Ficha de evaluación para proyectos SIES Oficio devolución de proyecto Solicitud de aclaración y complementación Viabilidad a proyectos FONSECON Listado de proyectos viables Acta Sesión Comité

8. INFORMACIÓN

INFORMACIÓN A PUBLICAR RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓNRequisitos para la Subdirección de Permanente Pagina Web

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presentación de proyectos FONSECON Infraestructura www.mininterior.gov.co

Guía para la presentación de proyectos FONSECON, Guía Metodológica para formulación y presentación de proyectos

Coordinador de Planeación y viabilización,Coordinador SIES

Permanente Pagina Web www.mininterior.gov.co

9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

Sistema de Información de proyectos de Infraestructura - SIPI

Aplicativo para la administración de la información de los proyectos financiados con recursos de FONSECON

Todos los funcionarios de la Subdirección de Infraestructura

Subdirección de Infraestructura

10.ANEXOS Formato AN-FS-P-01-F-01 Ficha de Evaluación – Infraestructura Física para la Fuerza

Pública Formato AN-FS-P-01-F-01 Ficha de Evaluación – Infraestructura Física para Sedes

Administrativas Formato AN-FS-P-01-F-02 Ficha de Evaluación – FONSECON SIES Formato AN-FS-P-01-F-03 Viabilidad a Proyectos FONSECON Formato AN-FS-P-01-F-04 Lista de Proyectos Viables Formato AN-FS-P-01-F-05 Acta Sesión Comitê FONSECON Formato AN-FS-P-01-F-06 Ficha de Evaluación – FONSECON Movilidad.

11.CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN30/06/2010 SE MODIFICO EL OBJETIVO VERSION 230/06/2010 SE MODIFICO EL ALCANCE VERSION 230/06/2010 SE MODIFICARON LAS DEFINICIONES VERSION 230/06/2010 SE ACTUALIZÓ Y MODIFICÓ LA NORMATIVIDAD VERSION 230/06/2010 SE MODIFICARON Y ACTUALIZARON LOS REGISTROS VERSION 230/06/2010 SE MODIFICO LA INFORMACION SECUNDARIA VERSION 230/06/2010 SE MODIFICARON Y ACTUALIZARON LOS ANEXOS VERSION 214/01/2011 ACLARACION DEL ALCANCE VERSION 314/01/2011 MODIFICACION DE DEFINICIONES VERSION 314/01/2011 SE ADICIONARON LAS ULTIMAS NORMAS VERSION 314/01/2011 COMPLEMENTACION DESARROLLO VERSION 314/01/2011 ACTUALIZACION DE LAS FASES DE VIABILIZACION VERSION 3

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http://www.mininterior.gov.co/

http://www.mininterior.gov.co/


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14/01/2011 ACLARACION REGISTROS VERSION 3

05/04/2011 SE AJUSTA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO, LA NORMATIVIDAD, INFORMACIÓN A PUBLICAR Y LOS FORMATOS VERSION 4

30/11/2011

SE AJUSTA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO, LA NORMATIVIDAD, INFORMACIÓN A PUBLICAR Y LOS FORMATOS, DEBIDO A LA ESCICION DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Y COMO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU IMPLEMENTACIÓN EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR.

VERSION 5

30/05/2012

SE AJUSTA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO, LA NORMATIVIDAD, INFORMACIÓN A PUBLICAR Y LOS FORMATOS, DEBIDO A LA INCLUSION DE NUEVOS PROYECTOS Y COMO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU IMPLEMENTACIÓN EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR.

VERSION 6

31/01/2013

SE AJUSTA INTEGRALMENTE EL PROCEDIMIENTO Y LOS FORMATOS, POR ACTUALIZACIÓN Y AJUSTES A LOS REQUISITOS DE LOS DIFERENTES TIPOS DE PROYECTOS QUE SE PRESENTAN PARA LA FINANCIACIÓN POR FONSECON

VERSION 7

Elaboró Elaboró ElaboróFirma

Ángela Jaramillo G.Profesional EspecializadoGrupo de Planeación y Viabilización

Firma

Dana Arias G.Profesional EspecializadoGrupo de Planeación y Viabilización

Firma

Julio César Castellanos RProfesional Especializado (e) Grupo de Planeación y Viabilización

Elaboró ElaboróFirma

Fidel BohórquezContratistaGrupo de Planeación y Viabilización

Firma

Javier Humberto Huertas L.Coordinador Grupo de Planeación y Viabilización

Revisó y AprobóFirma

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Arq. María Fernanda Álvarez Carreño.Subdirectora de Infraestructura

TRD:

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1 · web viewse debe señalar que los permisos serán aportados en un tiempo máximo de un (1) mes...

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