1 reunion informativa matricula 2013 ocracc
TRANSCRIPT
Dra. Catalina Bello Vidal
Jefa de OCRACC
OFICINA CENTRAL DE REGISTROS
ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO
Universidad Nacional
Federico Villarreal
“MATRICULA 2013”
REUNIÓN INFORMATIVA
CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS
SOCIODEMOGRAFICAS - MORBILIDAD EN PACIENTES CON DIABETES HOSPITAL DANIEL ALCIDES
CARRIÓN
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y
emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de
estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es
responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros
documentos académicos.
VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de
vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal
proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de
calidad en la gestión y resguardo de la información académica.
MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información
académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros
académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los
procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las
normas académicas, brindando un servicio de calidad.
VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.
Vicerrectorado Académico
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de
Cómputo
Oficina de
ServiciosOficina de Registros
Oficina de Procesamiento
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL
Oficina de Servicios (6)
Oficina de Registros
(Coordinación) (6)
Oficina de Procesamiento (2)
Área de Archivo
(Verificación) (11)
VRAC-OCRACC
OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.
.Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A)
Ω Asistencia Técnica a las facultades
Ω Coordinación del Proceso de Matrícula
Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación).
Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas
Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios
Ω Obtención del Orden de Mérito
PROCESO DE MATRICULA 2011
VRAC-OCRACC 6
OCRACC
FACULTAD
ALUMNOS
BANCO
Material de Matrícula
Carpeta de Matrícula
Solicitud de Matrícula
Información de
Matrícula efectuada
Voucher de Pago
Obligaciones
de Pago
(Ficha de Solicitud,
Record Académico y
Obligaciones de Pago)
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
PROCESO DE MATRICULA 2012
OPERADORES OSA -
OCRACC7
OCRACC
F
A
C
U
L
T
A
D
BANCOS
Carpeta de Matrícula
(Alumno)
Solicitud de
Matrícula
DOCENTES
CONSEJEROS
Voucher de Pago
Obligaciones
de Pago
(Ficha de Solicitud,
Record Académico
Obligaciones de Pago)
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
DECANO, DIRECTORES,
JEFES OSA
ALUMNOS
El docente Consejero
Entregará un padrón
de alumnos
atendidos
PROPUESTA
PARA
LA
MATRÍCULA
2013
MARCO LEGAL: Ley Universitaria 23733
Estatuto de la UNFV
Reglamento General de la Universidad
Compendio de Normas Académicas
Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas
R. R. Nº507-2012-CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490).
Reglamento General de Matrículas,
Reglamento General de Evaluaciones
Calendario Académico. 2013 / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV
Unificación de criterios aplicables a los alumnos
observados (ASC) / R.VRAC Nº639-2013-UNFV
Matrícula 2013
PROCESO DE MATRICULA 2013
OPERADORES OSA -
OCRACC10
OCRACC
F
A
C
U
L
T
A
D
BANCOS
Carpeta de Matrícula
(Alumno)
Solicitud de
Matrícula
DOCENTES
CONSEJEROS
Voucher de Pago
Obligaciones
de Pago
(Ficha de Solicitud,
Record Académico
Obligaciones de Pago)
DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA
El docente Consejero
Entregará un padrón
de alumnos
atendidos
ALUMNOS
VRAC
Pag.web.
CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
DIRECCIONESDE ESCUELAS
YCONSEJEROS
JEFATURA DE OSAY
OPERADORES
DIFUSIÓN Y VIGILANCIA DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL
UNIVERSITARIA 2013UNFV
MATRICULA 2013
(04 -28 marzo)
DECANATOS
Procesos Coordinados desde la OCRACC
con las OSAS
1. Entrega de materiales de matrícula
2. Coordinación del Proceso de Matrícula .
OCRACC
FACULTADES
Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS
1. La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación deAsignaturas para el Año Académico 2013, profesorresponsable, turno, sección, código, horarios; para su ingresoen el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registrode la matrícula.
2. Escuela envía a OSA la relación de Consejeros deMatrícula, con sus respectivos códigos docentes, informaciónque es cargada en el SUM-OCRACC.
3. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de estudiantes en consejería.
Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS
4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos, Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del Estudiante 2013.
5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula Cancelada.
6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula (pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y registro de la misma en la OSA)
Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS
7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro deMatrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí es cuandoel estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con elasesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederáa refrendarla con su firma y código docente. Firmando además elpadrón de consejería.
8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula 2012.Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a finde reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envíode registros de matrícula a OCRACC, para su verificaciónmediante el SUM-OCRACC.
05/06/2013 VRAC-OCRACC 16
Universidad NacionalFederico Villarreal
PROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA EN LA FACULTAD
1. El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia:
2. Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula enla OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC.
3. Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informede las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTAETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDOLEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD.
4. En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las quepermiten generar las actas definitivas.
5. OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente sonretornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo.
6. Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo queocasiona leves embalses documentarios.
7. El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos queintervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entreotros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, loque ocasiona demora.
NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE
OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012
Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisito
Se matriculó en un plan de estudios diferente
Se matriculó y no efectuó pago de matrícula
Se matriculó y no cuenta con reactualización de
matrícula
Se matriculó superando el número de créditos
autorizados
Dejó de matricularse en una asignatura que le
correspondía llevar.
NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN
LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013
Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente
Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene
respuesta oportuna de la facultad
Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones:
• Alumnos no matriculados
• Alumnos con reserva de matrícula
• Nombres de los profesores errados o carecen del mismo
• No se registran las notas de aplazados en el sistema
• Error en el promedio final
• Enmendaduras
• No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano
Algunos consensos OCRACC-OSAS
en el marco de las mesas de trabajo 2012
1. Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC
2. Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC
3. Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de OSA-OCRACC
4. Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de trabajo).
5. Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC
6. Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad, que permitan el seguimiento histórico académico: deserción, retención, repitencia, invictos, primeros puestos entre otros.
Si usted no conoce su Oficina
No puede medir lo que se hace en ella.
Si usted no puede medir lo que hace
No puede controlarlo.
Si usted no puede controlar su oficina
Es probable que no puede dirigirlo.
Si usted no puede dirigirlo
Es seguro que no puede mejorarlo.
Si usted no puede mejorarlo
Esta usted atentando contra la calidad del
servicio!!!!
PARA RECORDAR