Como organizar “Visitas a la empresa”

Cristina Antúnez

Eventos corporativos

Los eventos corporativos también llamados empresariales son un

componente cada vez más vital en las estrategias de marketing.

Un evento es una acción de marketing destinada a un público objetivo

y con un fin determinado.

Por lo tanto, un evento corporativo es una acción de comunicación

muy potente y eficaz.

Clasificación: Por el lugar de realización

Outdoor

Al aire libre

Indoor

Dentro de un

recinto

cerrado

Clasificación: Por su objetivo

Motivar / Fidelizar / Capacitar

Clasificación: Por el público asistente

Empleados – Clientes – Consumidores

Clasificación: Eventos externos

Hay una clasificación que toma como referencia los tres puntos anteriores (lugar de realización + objetivo + target) y los agrupa generando una nueva clasificación que es la de… eventos externos y eventos internos o Visitas a la Empresa. Los eventos externos son los que se realizan fuera de nuestra empresa como por ejemplo en restaurantes, hoteles, clubes, sala de fiestas, etc.

Clasificación: Eventos internos o Visita a las empresas

Estos eventos son los que realizamos dentro de las instalaciones de nuestra empresa. Pueden ser nuestras oficinas, fábricas o cualquier otro recinto propios de la compañía.

Objetivo de la Visita a empresas

Las visitas a la empresa tienen diferentes objetivos según el público invitado. Clientes actuales y potenciales •Que conozcan las instalaciones •Reforzar acuerdos comerciales •Firmas de acuerdos comerciales •Enseñarles nuestra forma de •trabajo

Objetivo de la Visita a empresas

Empleados y familiares •Reforzar el sentimiento de pertenencia a la comunidad •Agasajarlos en fechas especiales (día del niño, día de la mujer, navidad, etc.) •Asistencia a jornadas internas con invitados especiales

Objetivo de la Visita a empresas

Ejecutivos y socios extranjeros •Que conozcan al personal con el que trabajan “remotamente”. •Para anunciar cambios estructurales. •Reforzar vínculos con otros ejecutivos rotando de país para sumar a la actividad laboral, un evento lúdico motivacional.

Objetivo de la Visita a empresas

Asociaciones /grupos a los que pertenecer es un valor agregado a los servicios de nuestra compañía •Patrocinar eventos solidarios •Comunicar los cores values de la compañía

Planificación

Todos los eventos deben realizarse teniendo en cuenta las 4 fases básicas por la que transitamos en su organización:

Planificación Desarrollo Ejecución Evaluación

Las Visitas a las empresas también pasan por estas fases pero deben involucrar en la fase de Planificación, al departamento de Seguridad interna de la compañía.

Invitación y confirmación

Cuando decidimos realizar una visita a nuestra empresa debemos tener en cuenta varios factores: 1.- El aforo o capacidad de persona que pueden ser invitadas (dependiendo del espacio que disponga la empresa). 2.- El recorrido que haremos con los invitados. 3.- Los servicios que necesitaremos (catering, proyección, etc.). 4.- La duración de la visita. La invitación debe solicitar la siguiente información:

Invitación y confirmación (cont.)

•Solicitar confirmación de asistencia. •Indicar si tienen necesidades especiales (de movibilidad, alimentación, etc.). •Si vendrán en vehículo propio y requerirán cocheras. •Si vienen con acompañantes indicar con cuantos. Y si son niños, de que edades.

Invitación y confirmación (cont.)

Cuando tengamos definido los puntos anteriores, enviaremos las invitaciones y solicitaremos confirmación de asistencia. Es importante tener en cuenta a la hora de recibir a los invitados en “nuestra casa (empresa”) cómo integraremos esta visita a la actividad diaria de la compañía. La idea es que los invitados vivan el desarrollo de la oficina y que los empleados puedan seguir trabajando sin que sientan interferencia en sus tareas.

Listado de invitados

Una vez recibidas las confirmaciones de asistencia debemos elaborar la lista de invitados. Esta lista debe ser elaborada en un excel para cuantificar el evento una vez finalizado. Este listado debe estar ordenado alfabéticamente, por apellido, con DNI e impreso a 1 cara para agilizar la localización de los visitantes. Debe incluir una columna de Observaciones para indicar todos aquellos datos que afectarán la visita. Deberán imprimirse tantas copias como el personal que esté en la recepción, accesos y espacios habilitados para la Visita al edificio.

Listado de invitados

Apellido Nombre DNI Acompañante DNI Vehículo Matrícula Observaciones

Antúnez Cristina xxx Si xxx Ford xxx Celíaca

Batista Carlos xxx No No 2 niños (1 y 5 años)

Recepción

Deberemos tener 1 ó 2 recepcionistas -dependiendo de la cantidad de invitados confirmados- que únicamente se ocupen de recibirlos.

Accesos

Deberemos contar con personal de seguridad de refuerzo ya que la visita alterará el ritmo habitual de la empresa. Por ello se recomienda establecer un acceso especial para los invitados. La hora de llegada de los invitados es importante y hay que prever, en la medida de lo posible que no coincida por ejemplo, con el acceso de los empleados para no formar atascos en los accesos. Los accesos por lo tanto deben estar “reforzados” e identificados para que los invitados, que por lo general llegan de a 1 o 2 personas, se dirijan al acceso delimitado para ellos. Se recomienda colocar cartelería indicativa para facilitar la visibilidad.

Cocheras

Si el target de nuestros invitados es VIP debemos reservar cocheras para que puedan estacionar en nuestras instalaciones (siempre y cuando el edificio cuenta con cocheras). Debemos preguntar en la invitación si vendrán o no con vehículo. El personal de seguridad del estacionamiento deberá tener el listado general del evento. En el debe estar indicado quien vendrá con vehículo y la matrícula del mismo. También en esta zona deberá haber personal de seguridad de refuerzo para que acompañen a los invitados hacia los ascensores y deberán indicar a que piso deben dirigirse.

Personal

Demos contemplar personal de refuerzo para:

•El ingreso de los invitados

•En las cocheras

•Orientarlos en su llegada al edificio

•Acompañamiento hacia el lugar del evento

•Seguridad en todos los espacios de la visita

Personal (cont.):

Es importante realizar previo al evento una charla con recorrido por las instalaciones de todo el personal para conocer: •Lugares donde se realizará el evento •Vías de evacuación •Que hacer durante una emergencia

Seguro

A la hora de organizar una Visita a la empresa debemos pedir/tener seguros.

Seguro proveedores:

ART

Seguro para invitados:

Responsabilidad Civil

de la empresa

Espacios habilitados para la Visita

Antes de la llegada de los invitados el personal responsable de organizar el evento debe estar en sus puestos. Deberán estar presentes tanto en los accesos como en el lugar de recepción y estar intercomunicados para tener información constante sobre la llegada de los invitados con el fin de evitar sorpresas por ejemplo, que un invitado llegue y no esté el espacio listo para la recepción.

Servicios

Debemos realizar pruebas técnicas y supervisión personalizada de cada unos de los servicios que ofreceremos en la visita con la debida antelación. Como mínimo 45 minutos antes de la hora fijada para el inicio del evento, todo los servicios y el personal que lo ofrecerá debe estar en sus puestos y listos para comenzar.

•Catering •Ambientación •Proyección •Regalos

Logística

Una vez que los invitados estén ya en el momento de la “bienvenida” el evento debe desarrollarse como cualquier otro evento. Se deberá tener en cuenta los “movimientos” internos, si hay protocolo (en el caso que algunos de los invitados sea una autoridad relevante), si tiene necesidades especiales (silla de ruedas), y el horario fijado tanto para comenzar como para finalizar el evento.

Ejemplo: Gabriela Michetti. Asistencia: 1 persona que acompañó desde la llegada

Necesidades especiales: Habilitación de baños de discapacitados. Varios: Entrega de flores.

Logística

Charla Accenture 27 de noviembre del 2014 La senadora Gabriela Michetti visitó Accenture en el marco del programa de diversidad “Women Point”. En una charla íntima sobre su carrera profesional la senadora dejó como mensaje que “la diversidad, enriquece”.

Resumen

Planificar

Involucrar al equipo de seguridad

Seguros

Reforzar personal de seguridad

Estar preparados con antelación a la hora de inicio

Hacer listado de invitados

Estar intercomunicados para controlar la logística

Cristina Antúnez

mcristinaantunez@hotmail.com

GRACIAS!