1 planificación estratégica en organizaciones públicas curso –seminario internacional...

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Planificación Estratégica en organizaciones públicas

Curso –Seminario Internacional “Políticas Presupuestarias y

Gestión Pública por resultados”. Guadalajara-México. 20 al 31 de Agosto de 2007

Marianela ArmijoConsultoraÁrea de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/[email protected]

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Ideas Fuerza sobre la Planificación Estratégica (PE) en el ámbito público La PE en el ámbito público debe ser una

herramienta simple, útil para la toma de decisiones y el establecimiento de prioridades.

Dependiendo del nivel de decisiones y ámbitos de gobierno el enfoque y metodología de PE puede variar (Desde la Planificación Estratégica Situacional, hasta el Balance Scored Card).

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Ideas Fuerza sobre la Planificación Estratégica en el ámbito público Como herramienta organizacional que

surge desde el ámbito privado, debe contextualizarse en el ámbito público:

Análisis del entorno y del ambiente interno Usuarios-ciudadanos v/s clientes Dificultad para establecer los fines,

propósitos y resultados esperados Muchas veces es solo una herramienta

referencial para establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria

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Ideas Fuerza sobre la Planificación Estratégica en el ámbito público

Existen diferentes abordajes metodológicos, etapas, etc….

Lo importante es que permita establecer adecuadamente….las preguntas básicas para orientar la asignación de recursos a prioridades…y resultados esperados…

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Quienes somos,que hacemos y para quienes

Quienes somos,que hacemos y para quienes

Que esperamos lograr, donde queremos ir

Que esperamos lograr, donde queremos ir

Cómo podemos llegarCómo podemos llegar

Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos

Objetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeño

Misión

La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento

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Planificación Estratégica para las instituciones públicas Una herramienta que apoya el proceso

de definición de prioridades e identifique que hacen las entidades y para quienes

Como apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que permite el monitoreo y la evaluación

Como insumo para la programación y formulación presupuestaria

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Planificación Estratégica para las instituciones públicas

Debe por lo tanto cumplir con ciertos requisitos: Ser simple de realizar (en el marco

del proceso de presupuestación) Orientada a servir de apoyo al

presupuesto orientado a resultados Apoyar la transparencia

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PLANIFICACION ESTRATEGICAPLANIFICACION ESTRATEGICA

“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización

y las estrategias que permitirán alcanzarlas”

(*)

La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y

evaluación de gestión

(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

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“Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para

alcanzar las metas de la organización”

Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos

Constituyen un medio para establecer el

PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en

términos de:

OBJETIVOS

PROGRAMAS DE ACCION

PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS

ESTRATEGIAS

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Planificación Estratégica en las organizaciones públicas

Marco de referencia para la asignación de recursos del presupuesto a los objetivos y metas prioritarias de las organizaciones públicas

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Presupuesto orientado a resultados y planeación estratégica

Es un Presupuesto cuya formulación esté apoyada por una fase de planificación que permita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.

Es un Presupuesto que provea información sobre lo que las entidades hacen con los recursos y cuales son los logros (productos, resultados intermedios y finales)

Presupuesto con definición de responsables por la gestión

Es un Presupuesto transparente tanto al interior de la entidad como hacia fuera)

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Aplicación de la PE en diferentes niveles de decisión gubernamental Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos

Estratégicos

Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)

Planificación Estratégica Institucional- Ministerial

Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc)

Programación Anual Operativa

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Definiciones estratégicas al interior de la institución,

entidad

Planificación Estratégica Dirección

Planificación EstratégicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS

AREAS DE APOYO

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Esquema del Proceso de Planificación Esquema del Proceso de Planificación EstratégicaEstratégica

MISION

VISIONANALISIS ANALISIS INTERNOINTERNO:

Estructura Organizacional

Procesos

Funciones

Recursos Humanos, tecnológicos

Fortalezas y debilidades

Am

enazas /Oportunidades

ANALISISANALISISEXTERNOEXTERNO

CONTEXTO CONTEXTO FactoresInstitucionales

Marco Legal

Económicos

Tecnológicos

Marco Presupuestario

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

DESEMPEÑO ESPERADO

METAS DEL INDICADOR

INDICADORES

ESTRATEGIAS,ESTRATEGIAS,AREAS CLAVES DEAREAS CLAVES DE

DESEMPEÑODESEMPEÑOE,E,E,CE,E,E,C

PROGRAMAS, PLANES,PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOS, METASPROYECTOS, METAS

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MISION

VISION

ESTRATEGIAS

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

METAS o LINEAS DE ACCION

PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES

INDICADORES

PL

AN

E

ST

RA

TE

GIC

ORAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO

FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD

MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

COMO

QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION

ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO

PROPOSITOS

FUNDAMENTALES

CONCRECION DE LOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS

PRESUPUESTO

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CICLO DEL CONTROL DE GESTION

Consideración de nuevos productos y

objetivos estratégicos

Revisión de presupuestos y

programas

Medidas correctivas

EVALU

ACIO

N PRES

UPUES

TO

METAS / PROGRAMACION

EJECUCION

PLANIFICION ESTRATEGIA

(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard

Business School. Ed. Deusto. 1998

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Conceptos

VisiónMisión: Productos-Usuarios

Objetivos EstratégicosMetas

Indicadores

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VISION

Valores y principios de la organización queorienta y dar el marco para el accionar de su

propósito, imagen objetivo.

“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y

PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA

DESTACADA EN LA COMUNIDAD”Instituto de Normalización Previsional

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VISION

“ Seremos una institución líder, con tecnología de punta y una sólida integración a lo interno, generando confianza en los costarricenses mediante un desempeño eficiente y la definición de una política fiscal sostenible”

Ministerio de Hacienda….de un país de América Latina.

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¿Cómo se redacta?

Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.

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MISIONDeclaración fundamental que le da el carácter

constitutivoa la organización y a su acción, establece su mandato

Fija los los propósitos, fines y límites de la organización

Señala la dirección de las acciones a seguir

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:

¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?

¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?

¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:

¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?

¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

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Misión InstitucionalSERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO XI REGION. CHILE

El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión contribuir a mejorar la calidad de vida de la población regional, a través de la materialización de Planes y Programas propuestos por la Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climática local y ciudades más seguras y equitativas para la comunidad de nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el sector más carente y de escasos recursos.

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Misión Garantizar la protección y el

mejoramiento del estado de salud de la población, mediante el ejercicio efectivo de la rectoría y el liderazgo institucional, con enfoque de promoción de la salud y participación social inteligente, bajo los principios de transparencia, equidad, solidaridad y universalidad.

Ministerio de Salud… país América Latina

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El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?

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Aspectos a considerar en la declaración de la Misión Nivel de concreción o abstracción:

Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”Departamento Juvenil de Massachusetts.

USA

“Reducción de la contaminación”Departamento Medio Ambiental. USA

.

Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?

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Utilidad de una “buena” declaración de Misión Establecen el marco que justifica la intervención

pública en el ámbito de responsabilidad

Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante

Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución

Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

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Los Productos Finales (Bienes y servicios)

Los Usuarios y beneficiarios a quienes van dirigidos los productos finales

Cual es el impacto que se espera lograr (resultado final) en la población objetivo a que se dirige su accionar

Una correcta definición de la Misión debe contener:

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Análisis de productos y usuariosPara lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:

PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES

USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

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PRODUCTOS FINALES

“Principal bien o servicio que la instituciónproporciona directamente a un usuario externo”

Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

Número de transacciones: significativa

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Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio).

Tiempo: cantidad de tiempo importante en su generación

Importancia para la información externa: Alta

Productos Finales

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PRODUCTOS INTERMEDIOS

Subproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtención del producto final

No son productos críticos

No necesitan un monitoreo regular

Baja importancia para la información externa

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Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación

PF1 PF2 PF3 PF4

PI 1.1

PI 1.2

PI 2.1

PI 2.2

PI 3.1

PI 3.2

PI 4.1

PI 4.2

PI 4.3

EVALUACION

ESTRATEGICA

Cuantos Productos a quienes

Costo PF/I

Resultado Intermedio

Final- Impacto

A1.1.1

A1.2.1

A1.1.2

A2.1.1,2

A3.2A3.1 A4.1.1

A4.A4.1.2

OPERATIVA

I II I II I II I II

Costo PI/PI/Nº Trabajadores

Costos Insumos

Nº de trabajadoresI II

U1 U4U3U2

USUARIOS EXTERNOS PR

OD

UC

TO

S F

INA

LE

S P

RO

DU

CT

OS

IN

TE

RM

.

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Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario

Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio

Población potencial corresponde a la población totalque presenta la necesidad y/o problema que justifica elprograma y por ende pudiera ser elegible para su atención

Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella

Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sido atendidos por el programa.

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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS

Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

1Subsidios Habitacionales

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Fundaciones que representen poblaciones de escasos recursos Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas

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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS

2Viviendas

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas


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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENEFICIARIOS

3Obras Urbanas y Programas Concursables

Habitantes de Condominios de Vivienda Sociales que postulan a programas de condominios Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Usuarios de calles urbanas de la región Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos Provinciales y Municipalidades


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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la

organización y aprovechar las ventajas.

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y

orientaciones de las políticas ministeriales

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?


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Objetivos Estratégicos Constituyen la base para el

establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

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Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:

programación

procesos

cobertura

calidad

oportunidad del servicio, etc

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”


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Cómo se redactan? Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o

transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución

Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc.

Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones)

La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad

Deben responder a que problema social o aspecto relacionado con la misión que responde

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“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y

mejorando los procesos constructivos”

“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de

espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”

“Promover el desarrollo personal y profesional de losfuncionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

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“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud”

“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectoresde población indigentes y de escasos recursos”

“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones

de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización

operativa”

Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

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Objetivos EstratégicosMejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia

Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia

Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstosAmpliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos

Servicio de Cooperación Técnica. Chile

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Objetivos EstratégicosSERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

Descripción

Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la población regional de escasos recursos, sin desatender otros grupos demandantes del sector. Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales, orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros beneficiarios.

Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.

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Qué capacidad tienen los directivos públicos para establecer Objetivos Estratégicos

Facultades, flexibilidadRecursos presupuestarios

Apoyo políticoComprensión del Ministro, Usuarios,

CiudadaníaETC,,,,,

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Estrategias Son las directrices que ayudan a elegir las acciones

adecuadas para alcanzar las metas de la organización”

las Estrategias proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos

Constituyen un medio para establecer el PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en términos de:

Establecimiento de las metas Los Programas y planes de acción Las prioridades en la asignación de recursos

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EstrategiasLa definición de las estrategias debe permitir:

Establecer un patrón de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institución

Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las áreas clave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el país, procesos productivos con tecnología de alto estándar

-Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organización desarrollará

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Para concretar los Objetivos Estratégicos, se determinan metas, que posteriormente nos sirven para

establecer los niveles esperados de desempeño

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METASMETAS

CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO

CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE ACTIVIDADES QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

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Diferentes aportes metodológicos en la aplicación de las metas

En la Planificación Estratégica de las Instituciones: Reino Unido Uruguay Costa Rica (hasta 2006) Chile (hasta 2000)

Se definen las metas explícitamente a partir de los

objetivos estratégicos

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS COMO DESEMPEÑO ESPERADO DEL INDICADOR

IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

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Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas Metas ambiguas

Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las

escuelas Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la región Lograremos que nuestros usuarios estén completamente

satisfechos con nuestros servicios

Metas adecuadas Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa

Salud para todos Reducir a 30 minutos el trámite de iniciación de actividades

comerciales Aumentar el número de visitas a las bibliotecas locales en un

20% antes del 31 de Diciembre de 2006

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EJEMPLOS PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO PARTE DEL PRESUPUESTO NACIONAL

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Chile: Definiciones Estratégicas en el Presupuesto

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Acuerdos de Servicios Públicos (Reino Unido) PSA´s Conjunto de mejoramientos claves que el

público puede esperar desde el gasto realizados por el Gobierno.

Duran tres años, se negocian entre el Tesoro y los Ministerios en el proceso de “Spending Review process” .

Cada PSA constituye un conjunto de objetivos de alto impacto, que definen objetivos prioritarios e indicadores de impacto basado en metas claves de desempeño

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Ejemplo PSA´s Ministerio de Educación y Capacitación Reino Unido

Disminuir la diferencia de los logros educacionales entre los que provienen de bajos ingresos y desventajas con relación a sus pares.

Continuar mejorando los estándares de todos los que participan en el sistema educacional.

Incrementar la proporción de jóvenes que permanecen en educación o entrenamiento más allá de los 16 años.

Disminuir las diferencias de capacidades a todos los niveles desde la educación básica a los investigadores postgraduados, posibilitando enfrentar los desafíos de la globalización.

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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos

Rol de las entidades centrales con compentecias en Planificación, Presupuesto y Evaluación

Incentivos para los Jerarcas y funcionarios: cómo potenciar un uso efectivo como insumo para la Programación y formulación presupuestaria

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Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática

Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación

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Internalización de la PE en los procesos de la institución

Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)

Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.

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Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.

Comunicación de los resultados de la planificación estratégica

1 planificación estratégica en organizaciones públicas curso –seminario internacional...

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