1. pengenalan - mampuhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2583-pengurusan-sesi-te… · 1 1....
TRANSCRIPT
1
1. PENGENALAN
1.1. Penerangan mengenai Jabatan/Bahagian / Unit
a) Latar Belakang Majlis
Majlis Bandaraya Pulau Pinang kini perlu mengorak langkah yang
signifikan dan padu seiring dan bertepatan dengan hasratnya untuk
memperkasa, menambahbaikan dan menerajui perkhidmatan agar selari
dengan pengiktirafan Bandaraya yang di anugerahkan kepada Majlis
Perbandaran Pulau Pinang pada 1 Januari 2015.
Fungsi Majlis
1. Memberi perkhidmatan perbandaran kepada penduduk seperti
perkhidmatan pungutan & pelupusan sampah & perkhidmatan
pembersihan pantai, tandas awam, jalan & parit;
2. Menyedia & menyelanggarakan kemudahan-kemudahan awam seperti
perparitan, lampu, gegili, tandas awam, perhentian bas & lain-lain;
3. Menyediakan kemudahan-kemudahan masyarakat seperti kompleks
sukan, balai rakyat, pusat reakreasi, Padang permainan, Taman &
kawasan lapang, pasar kompleks penjaja & tapak penjaja;
4. Menyediakan insfrastruktur & mengawal sistem lalu lintas bagi
menggalakkan pertumbuhan industri, perdagangan & pelancongan;
5. Menggerakan penduduk ke arah kecemerlangan dalam aspek fizikal,
kerohanian & pemikiran, melalui penyelenggaran & pemeliharaan alam
sekitar & ekologi;
6. Menyediakan kemudahan kesihatan awam yang baik serta
mewujudkan suasana yang indah & nyaman untuk mengeratkan
perpaduan di kalangan masyarakat
7. Merancang & menggalakkan pembangunan kawasan Perbandaran
yang sesuai dengan undang-undang & dasar-dasar pembangunan
Negeri & Negara.
TAJUK : PENGURUSAN SESI TEMUDUGA TERBUKA PENGISIAN KEKOSONGAN GERAI SECARA ATAS TALIAN
2
b) Latar Belakang Jabatan
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PELESENAN DAN BAHAGIAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
3
Piagam Pelanggan Jabatan
i. Piagam Pelanggan Jabatan Khidmat Pengurusan
(Bahagian Teknologi Maklumat)
Bil Piagam/Standard
1. Semua pengunjung ke kaunter pertanyaan akan diberi layanan yang cepat dan cekap dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) minit.
2. Semua aduan melalui surat, datang sendiri (bersemuka), telefon, laman web dan e-mel diakui terima dan disalurkan kepada jabatan yang berkenaan pada hari yang sama.
3. Permohonan yang lengkap yang diterima dari Jabatan berhubung pengesahan dalam perkhidmatan kakitangan akan diproses dalam tempoh empat belas (14) hari.
4. Temuduga bagi mengisi kekosongan jawatan akan dilaksanakan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh senarai pendek diluluskan.
5. Permohonan untuk permit mengeluarkan barang-barang lusuh dari kawasan perindustrian akan dikeluarkan dalam tempoh dua (2) hari dari tarikh permohonan.
6. Permohonan untuk pas tahunan zon perindustrian bebas akan dikeluarkan dalam tempoh satu (1) hari dari tarikh permohonan.
7. Menguruskan permohonan tindakan penguatkuasaan yang dikemukakan oleh Jabatan dalam tempoh tiga (3) minggu dari tarikh penerimaan permohonan.
8. Memberi khidmat nasihat ICT dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh permintaan diterima.
9. Memproses dan meluluskan permohonan untuk mengikuti latihan/kursus/seminar/ konvensyen di dalam dan luar negeri dalam masa tujuh (7) hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan.
10. Mengurus dan menyelaras Mesyuarat Biasa Majlis sekurang-kurangnya diadakan satu (1) kali sebulan serta menyediakan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas tarikh mesyuarat berkenaan diadakan.
11. Menyediakan baucer bayaran dan menyampaikannya kepada Jabatan Perbendaharaan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan invois.
12. Aduan yang diterima akan diambil tindakan dalam tempoh dua (2) hari bekerja dan jawapan akan diberi dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh penerimaan aduan.
4
ii. Piagam Pelanggan Jabatan Kesihatan Persekitaran dan
Perlesenan
(Bahagian Pelesenan)
Bil Piagam/Standard
1. Permohonan lesen establisymen makanan, iklan tempat hiburan awam, garaj, tred, perniagaan dan perindustrian diputuskan dalam tempoh lapan (8) minggu tertakluk kepada syarat-syarat dipatuhi.
2. Permohonan lesen gerai sementara/gerai bermusim diluluskan dan lesen dikeluarkan dalam satu (1) hari.
3. Permohonan lesen ”banner/streamers” diputuskan dalam tempoh empat (4) hari bekerja dan lesen dikeluarkan dalam tempoh satu (1) hari bekerja.
4. Temuduga bagi mengisi kekosongan jawatan akan dilaksanakan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh senarai pendek diluluskan.
5. Permohonan lesen anjing dengan serta-merta.
6. Ulasan/pandangan teknikal dikemukakan dalam tempoh empat belas (14) hari.
7. Menyediakan baucer bayaran dan menyampaikannya kepada Jabatan Perbendaharaan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan invois.
8. Memberi khidmat nasihat ICT dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh permintaan diterima.
9. Aduan yang diterima akan diambil tindakan dalam tempoh dua (2) hari bekerja dan jawapan akan diberi dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh penerimaan aduan.
e) Objektif Majlis
Komited memastikan perkhidmatan yang diberikan memenuhi standard
kualiti dan piagam pelanggan yang ditetapkan. Objektif kami ialah untuk:
Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan melalui amalan
urustadbir baik dan mengutamakan satu perkhidmatan, satu
penyampaian dan ‘No Wrong Door Policy’.
Merancang dan melaksanakan pembangunan yang seimbang dan
memelihara alam sekitar yang berkualiti.
Memperkukuhkan pulau sebagai hub ekonomi yang dinamik
selaras dengan pembangunan NCER dalam konteks wilayah
utara dan antarabangsa.
Merancang dan menyediakan kemudahan infrastruktur dan awam
yang berkualiti, perkhidmatan masyarakat yang vibrant dan
persekitaran yang bersih dan indah.
Meningkatkan budaya hidup berkualiti, memulihara warisan dan
menggalakkan penglibatan komuniti untuk mencapai
pembangunan masa depan.
5
f) Maklumat Lain Berkaitan
1.2. Pengenalan Inovasi
a) Tujuan Projek Inovasi
Bahagian Pelesenan menguruskan pengisian gerai gerai jualan di pasar
kompleks dan tapak penjaja. Pengisian gerai gerai ini dibuat secara
permohonan dan proses temuduga.
Kaedah pengisian gerai sering dikemaskini dari masa ke semasa demi
memberikan perkhidmatan yang baik kepada pelanggan [penjaja kecil]
Pada awal nya permohonan gerai dibuat dan mengambil masa bertahun
dan berbulan untuk diproses. Setelah itu proses ini ditambahbaik dimana
proses memohon dan ditemuduga adalah pada hari yang sama.
Pembaharuan yang ditambahbaik lagi adalah dengan memaklumkan
keputusan permohonan beserta tarikh untuk cabutan undi gerai dihantar
secara SMS kepada semua pemohon.
Kini, satu idea baru tercetus iaitu untuk mewujudkan satu aplikasi mobile
dan keseluruhan proses permohonan gerai bermula dari pendaftaran,
sesi soal jawab, keputusan dilaksanakan secara atas talian.
Idea ini tercetus apabila kehendak pelanggan berhubung dengan
pengisian gerai semakin hari semakin bertambah dan majlis perlu
mengorak langkah seiring perubahan zaman. Oleh itu, satu inovasi
dicadangkan untuk proses permohonan gerai dijalankan sepenuhnya
atas talian. Proses atas talian ini melibatkan pendaftaran pengguna,
permohonan gerai, soal jawab dan keputusan permohonan.
b) Objektif Inovasi
1. Memudahkan orang awam untuk membuat permohonan kekosongan
gerai
2. Menawarkan perkhidmatan yang pantas kepada orang awam dalam
permohonan mendapatkan Gerai di pasar, kompleks makan dan
tapak penjaja.
3. Menggalakkan budaya "paperless"di kalagan pengurusan MBPP dan
orang awam
6
4. Mengurangkan tenaga kerja masa yang diperlukan dalam
menjalankan setiap sesi temuduga.
5. Mengurangkan kos Majlis dalam menganjurkan setiap sesi temuduga.
Berasaskan objektif tersebut, Bahagian Teknologi tersebut bersama
dengan Bahagian Perlesenan mengambil iniasitif melakukan
penyusunan semula & mewujudkan aplikasi yang dapat memberikan
perkhidmatan yang terbaik kepada orang awam.
c) Proses Pelaksanaan Inovasi
Pengurusan Sesi Temuduga mendapatkan kekosongan Gerai di
inovasikan melalui Pembentukan Aplikasi Mobile di mana Pengguna
dapat memohon Kekosongan Gerai secara atas talian. Inovasi bagi
prototype di buat secara in-house manakala pelaksanaan bagi Aplikasi
Mobile secara out-source.
Pemohonan di jalan sepenuhnya secara atas talian melalui Portal
eLesen ataupun aplikasi Mobile eLesen Gerai.
Temuduga secara sepenuhnya atas talian bukan sahaja dapat
menjimatkan masa serta mengurangkan kos yang perlu dikeluarkan
malah dapat memberikan satu perkhimdatan yang mudah pantas dan
berkesan kepada pelanggan [penjaja kecil].
d) Tempoh dan Peringkat Pelaksanaan
Perancangan Merekabentuk, Membangun, Membekal, Menghantar,
Memasang, Mengkonfigurasi, Menguji, dan Mentauliah Aplikasi Mobile
eLesen Gerai Perlesenan selama 8 bulan di Majlis Bandaraya Pulau
Pinang.
7
Rajah 1: Jadual Perancangan Pembangunan Aplikasi Mobile eLesen Gerai
Rajah 2: Halaman Iklan Sistem eLesen
8
Rajah 3: Halaman Iklan dan Tapak Kekosongan Gerai
Iklan yang di paparkan dalam Sistem eLesen akan di Integrasikan
dengan Aplikasi Mobile eLesen Gerai dalam Menu Pengumuman dan
Perkhidmatan.
e) Implikasi Kewangan
Bil Perancapaian Kaedah Sekarang Inovasi
1. Tenaga Kerja Manusia 55 orang 7 orang sahaja
2. Masa 8 jam 4 jam
3. Persiapan Tempat RM 2,700.00 (Setiap Sesi)
Tiada
4. Makan/Minum RM 1,700.00 (Setiap Sesi)
Tiada
5. Lain-Lain RM 150.00 (Setiap Sesi)
Tiada
Kekerapan sesi temuduga adalah 4 kali setahun dan sekiranya ada
keperluan akan dibuat 6 kali setahun. Oleh itu kos yang akan ditanggung
dan didapati memberi kesan adalah pada perkara item 3 dan 4 iaitu jika,
dianggap 4 kali setahun.
9
Pengurangan kakitangan dapat memberi fokus dalam kerja harian dan
tidak berlaku
Kos yang digunakan adalah:
Persiapan Tempat RM2,700.00 x 4 sesi = RM10,800.00
Jamuan Urusetia RM1,700.00 x 4 sesi = RM 6,800.00
Lain-lain RM 150.00 x 4 sesi = RM 600.00
============
RM18,200.00
============
Manakala tiada kos akan ditanggung jika menggunakan kaedah baru
iaitu temuduga atas talian. Hanya kos pembangunan Aplikasi mobile
eLesen Gerai yang dianggar dalam RM 20,000 untuk sekali pembayaran
sahaja.
10
Rajah 4: Prototaip Halaman Log Masuk Aplikasi Mobile eLesen Gerai
11
Rajah 5: Prototaip Halaman Utama Aplikasi Mobile eLesen Gerai
12
Rajah 6: Prototaip Halaman Utama Aplikasi Mobile eLesen Gerai
13
Rajah 7: Prototaip Aplikasi Mobile eLesen Gerai
14
Rajah 8: Prototaip Aplikasi Mobile eLesen Gerai
15
Rajah 9: Prototaip Aplikasi Mobile eLesen Gerai
16
Rajah 10: Prototaip Aplikasi Mobile eLesen Gerai
17
Rajah 11: Prototaip Aplikasi Mobile eLesen Gerai
18
Aplikasi Kod QR juga digunakan untuk mengetahui Lokasi Tapak Penjaja
Sementara (TPS) dan Pasar Majlis Bandaraya Pulau Pinang bagi tujuan
Temuduga Terbuka Pengisian Gerai- Gerai Majlis. Pengguna hanya perlu
mengimbas kod QR yang tersedia bagi mengetahui lokasi kekosongan
gerai dan maklumat berkenaan temuduga terkini.
Inovasi ini dapat memudahkan Bahagian Pelesenan mengurangkan kos
kertas kerana kod ini akan dimuatnaik ke dalam KIOSK Pelesenan dan
akan memudahkan orang awam untuk mengibas kod tersebut bagi
mengetahui lebih lanjut berkenaan dengan senarai kekosongan gerai dan
sesi temuduga.
Rajah 12: Kod QR dan Senarai Kekosongan Gerai
19
f) Pencetus Idea
Pencetus idea untuk inovasi bermula semasa menjalankan Temuduga
Perlesenan di Padang Kota Lama di mana ramai orang awam datang ke
Temuduga Perlesenan untuk memohon kekosongan pasar/kompleks dan
tapak penjaja yang akan diiklankan.
1. Bahagian Pelesenan mengenalpasti kekosongan di pasar/kompleks dan
tapak Penjaja yang diiklan.
2. Bahagian Pelesenan akan mengiklankan kekosongan gerai-gerai yang
terlibat Sistem E-Lesen [Makluman dan hebahan akan iklan
temuduga dilakukan di Dalam laman portal Majlis dibuat tampalan di
semua pasar/kompleks/tapak Penjaja Majlis
3. Permohonan boleh dibuat secara atas talian dalam tempoh tertentu atau memohon dengan sendiri semasa hari temuduga terbuka dari jam 8.00
pagi hingga 10.00 pagi sahaja.
4. Semua calon yang telah membuat permohonan perlu hadir bagi sesi temuduga mulai jam 9.00 pagi pada hari yang telah ditetapkan.
5. Jawatankuasa mesyuarat akan membuat keputusan pada hari yang sama dan semua pemohon akan dimaklumkan akan keputusan temuduga
secara pesanan ringkas (SMS) dalam tempoh 24 jam.
Rajah 13: Carta Aliran Proses Permohonan Gerai di Pasar Kompleks
Makan dan Tapak Penjaja
Bahagian Teknologi Maklumat telah berkerjasama dengan Bahagian
Pelesenan maka Temuduga Perlesenan di atas telah di Inovasi menjadi
Pengurusan Sesi Temuduga Mendapatkan Kekosongan Gerai Secara
Atas Talian. Pengenalan aplikasi mobile dimana orang awam dapat
memohon secara atas talian bagi kekosongan pasar/kompleks dan tapak
penjaja yang akan diiklankan. Penambahbaikan kepada inovasi ini
memang signifikan dan penting mengikut perkembangan dari Pihak
Berkuasa Tempatan. Maka Projek ini akan menunjukkan keberhasilan
yang signifikan atau bermakna dan keperluan kepada Majlis.
20
g) Elemen Kolaborasi
(a) Kolaborasi antara bahagian dalam agensi yang sama iaitu
kolaborasi antara Bahagian Teknologi Maklumat bekerjasama dengan
Pelesenan dalam penghasilan Pengurusan Temuduga Mendapatkan
Kekosongan Gerai Secara Atas Talian. Hasil gabungan usaha ini adalah
kerana setiap kali sesi temuduga dijadualkan, Bahagian Perlesenan
memerlukan kepakaran Bahagian Pelesenan untuk menyusun atur
strategi “Networking/Perangkaian” bersiap sedia jika berlaku Sistem
tergendala.
(b) Di dapati elemen dan objektif yang di peroleh memudahkan
orang awam untuk membuat permohonan kekosongan gerai.
(c) Menawarkan perkhidmatan yang pantas kepada orang awam
dalam permohonan mendapatkan gerai.
(d) Disamping mengurangkan tenaga kerja, masa dan kos ketika
sesi temuduga gerai dijalankan.
h) Kategori Inovasi
1. Kategori inovasi ini adalah ‘Product Innovation’
2. Kategori inovasi ini adalah ‘Service Delivery Innovation’
3. Kategori inovasi ini adalah ‘Systemic Innovation Service
Indikator Inovasi
a) Measurable ini dibuat berdasarkan kos dan masa Pembangunan
Aplikasi Mobile eLesen Gerai.
b) Developmental ini dibuat berdasarkan Pembangunan Aplikasi
Mobile eLesen Gerai.
c) Cost-effective ini dapat mengurangkan kos setiap kali Temuduga
Perlesenan di jalankan.
21
i) Input Hasil Inovasi
Idea penggunaan dan penghasilan Pengurusan Temuduga Mendapatkan
Kekosongan Gerai Secara Atas Talian di peroleh dari satu perbincangan
antara Bahagian Perlesenan dan Bahagian Teknologi Maklumat sewaktu
Temuduga Perlesenan yang di jalankan di Padang Kota Lama.
Dengan kaedah yang di peroleh menawarkan perkhidmatan yang pantas
kepada orang awam dalam permohonan gerai. Orang Awam tidak perlu
beratur untuk hadir ke temuduga tetapi dapat memohon secara atas
talian. Pemarkahan akan di jana atas talian dan orang awam dapat
memohon gerai dengan mudah.
Penggunaan Inovasi ini dapat mempercepatkan kerja yang di jalankan,
tenaga, masa dan kos ketika sesi temuduga di jalankan.
2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
2.1. Impak Sebelum
a) Permohonan gerai dibuat secara atas talian dalam tempoh tertentu atau
melalui permohonan semasa hari temuduga terbuka diadakan dari jam
8.00 pagi hingga 10.00 pagi sahaja.
b) Pemohon akan hadir dan beratur bagi mendapatkan no giliran seawal
jam 6.00 pagi.
22
Rajah 14: Pemohon Beratur Bagi Mendapatkan Nombor Giliran
Rajah 15: Kad Nombor Giliran
c) Seterusnya proses pendaftaran dimulakan pada jam 8.00 pagi di mana
semua maklumat peribadi direkodkan di dalam system e-lesen.
Proses ini akan menjadi sukar dan melambatkan proses apabila
penggunaan serentak yang ramai, system akan down.
Rajah 16: Pemohon Beratur Bagi Mendapatkan Nombor Giliran
d) Setelah mendapatkan nombor giliran dan didaftarkan, pemohon akan
diberikan nombor calon untuk ditemuduga oleh panel penemuduga.
23
c) Bagi setiap kali sesi temuduga dijalankan, pihak pengurusan MBPP
terpaksa menyediakan tenaga kerja yang ramai bagi kelancaran proses
temuduga iaitu sebelum, semasa dan selepas. Selain, kos juga tinggi
setiap kali mengadakan sesi tersebut.
24
Rajah 17: Pemohon Sedang Menunggu Giliran untuk Ditemuduga
Rajah 18: Ketika Sesi Temuduga Dijalankan
25
Rajah 19: Kakitangan Majlis Menjalankan Tugas Ketika Sesi Temuduga
26
2.2. Impak Selepas
a) Pemohonan gerai boleh dibuat secara sepenuhnya atas talian melalui
Sistem eLesen ataupun melalui aplikasi mobile eLesen Gerai.
b) Tempoh masa adalah fleksible dimana pemohon boleh berdaftar pada
bila bila masa selagi masih dalam tempoh permohonan dibuka.
c) Pemohon yang tiada kemudahan untuk memohon secara atas talian
boleh hadir di Bahagian Pelesenan untuk bantuan pendaftaran selagi
masih dalam tempoh permohonan dibuka.
d) Sesi Temuduga dijalankan sepenuhnya melalui portal eLesen atau
aplikasi mobile eLesen Gerai dimana proses temuduga diubah suai
kepada konsep soal jawab dimana penilaian adalah berpandukan pada
jawapan yang telah dibekalkan.
e) Kaedah ini menjimatkan masa, tenaga, memudahkan orang awam dan
menjimatkan kos Majlis.
3. IMPAK INOVASI
a) Kos
Inovasi ini dapat menjimatkan pengeluaran kos dari pihak dalam
menganjurkan sesi temuduga pengisian gerai.
b) Masa
Pengurusan masa yang baik
Orang awam
- tidak perlu hadir dan menunggu lama
- Golong OKU, ibu tunggal, warga emas tidak terbeban dengan proses
yang mengambil masa lama
- Proses permohonan yang mudah dan fleksible
- Tiada lagi rungutan waiting time yang lama dan memenatkan
Kakitangan
- Tugasan harian di lapangan boleh diteruskan
- Terlibat secara nyata semasa proses membuat keputusan sahaja
c) “Paperless”
Tiada penggunaan kertas dari awal proses hingga ke akhir kerana
semuanya adalah secara atas talian.
27
d) Pendapatan Majlis
Pendapatan majlis juga akan meningkat kerana, inovasi ini dapat menarik
minat orang awam untuk membuat pemohonan. Maka, gerai yang kosong
akan sentiasa dapat diisi dengan pengusaha yang berminat dan layak
untuk berniaga
Permohonan pengisian gerai juga boleh dikerapkan kepada sebulan sekali
atau dua kali sebulan sekaligus mengelakan gerai kosong terbiar lama.
4. ELEMEN INOVASI
i. Inovatif/Kreatif
Proses permohonan dan temuduga dijalankan sepenuhnya atas talian
merupakan inovasi yang kreatif. Ini bukan sahaja dapat memudahkan
proses kerja pihak majlis sendiri malahan dapat memudahkan orang
awam untuk membuat permohonan gerai yang diinginkan.
Proses permohonan yang dapt dijalankan sepenuhnya atas talian
memberikan kesenangan kepada pemohon untuk membuat permohonan
bila-bila masa dan di mana jua mereka berada jika mereka mempunyai
akses kepada perkhidmatan internet.
Selain itu, inovasi ini juga memudahkan pemohon untuk melihat senarai
kekosongan gerai malah keputusan daripada permohonan mereka juga
dapat dipaparkan melalui Sistem eLesen dan aplikasi mobile eLesen
Gerai.
ii. Keberkesanan
Hasil daripada inovasi ini dapat menarik ramai orang awam ataupun
peniaga untuk memohon kekosongan gerai majlis. Ini bukan saja dapat
mengurangkan kekosongan gerai malah dapat meningkatkan pendapatan
majlis sendiri.
Selain itu, urusan permohonan yang dipermudahkan ini dapat memberi
kepuasan kepada orang awam. Malahan, kerja yang lebih efektif dan
efesien dapat dihasilkan oleh kakitangan MBPP apabila inovasi ini
dijalankan terutamanya dalam menilai permakahan permohon gerai
tersebut.
iii. Signifikan
28
Inovasi ini juga mesra pelanggan kerana ianya dapat menjimatkan kos,
masa dan tenaga jika proses permohonan dan temuduga dijalankan
sepenuhnya atas talian. Penjimatan kos dapat dilakukan kerana, tiada lagi
sesi temuduga gerai yang akan dijalankan seperti sebelum ini. Dimana,
banyak kos yang perlu dikeluarkan oleh pihak majlis ketika menjalankan
sesi temuduga sebelum ini.
Selain itu, dari segi masa dan tenaga juga dapat dikurangkan kerana
semuanya dijalankan secara atas talian. Seperti sebelum inovasi, jika
terdapat sesi temuduga yang ditetapkan tarikhnya pihak yang terlibat tidak
kira orang awam mahupun pihak MBPP sendiri perlu hadir ke lokasi yang
ditetapkan bagi menjalakan sesi tersebut. Di sini, banyak masa dan
tenaga akan digunakan. Bagi memudahkan urusan semua pihak, maka
tercetusnya idea inovasi ini dan masa dan tenaga dapat dikurangkan
ketika sesi permohonan dan temuduga atas talian dijalankan.
Produktiviti kerja kakitangan Majlis juga dapat ini kerana melalui inovasi ini
tenaga kerja kakitangan dapat dikurangkan dalam pengurusan sesi
temuduga seperti sebelum ini. Kakitangan majlis sendiri dapat memberi
tumpuan sepenuhnya dalam kerja harian mereka.
iv. Releven
Inovasi bagi menjalankan sesi permohonan dan temuduga gerai secara
atas talian ini dapat impak yang tinggi terutamanya dari segi kos
pengeluaran majlis sendiri setiap kali sesi temuduga dijalankan.
Kekerapan sesi temuduga adalah 4 kali setahun dan sekiranya ada
keperluan akan dibuat 6 kali setahun. Oleh itu kos yang akan terhasil dan
didapati memberi kesan adalah pada perkara item 3 dan 4 seperti pada
Rajah 20 dibawah jika, dianggap 4 kali setahun.
Rajah 20: Jadual Kos Setiap Kali Sesi Temuduga
Oleh itu, jika dijumlahkan, kos setiap tahun akan dikeluarkan olehpihak
MBPP setiap kali sesi temduga ini dijalankan adalah lebih kurang
RM18,200.00 bagi 4 sesi. Manakala tiada kos akan dikeluarkan jika
menggunakan kaedah baru iaitu temuduga atas talian. Hanya kos
pembangunan Aplikasi Mobile eLesen Gerai yang dianggar dalam
RM20,000 untuk sekali pengeluaran sahaja.
Item Perincian Kaedah Sekarang Inovasi
1 Tenaga Kerja Manusia 55 orang 7 orang sahaja
2 Masa 8 jam 4 jam
3 Persiapan Tempat RM2,700.00 [setiap sesi] Tiada
4 Jamuan kepada urusetia RM1,700.00 [setiap sesi] Tiada
5 Lain lain RM150.00[setiap sesi] Tiada
29
Selain itu, inovasi ini dapat memudahkan orang awam, dimana mereka
tidak perlu lagi beratur panjang dalam menunggu giliran untuk menghadiri
sesi temuduga seperti sebelum ini. Ini kerana, mereka hanya perlu
mengisi permohonan gerai secara atas talian melalui Sistem eLesen
ataupun aplikasi mobil eLesen Gerai.Rajah 2 dan 3 memaparkan gambar
ketika sesi temuduga kekosongan gerai MBPP yang dijalankan sebelum
ini.
Rajah 21: Sesi permohonan dan mendaptkan angka giliran sebelum inovasi
.
30
Rajah 22: Sesi temuduga sebelum inovasi
31
5. PENGIKTIRAFAN DITERIMA
i. Sistem Pengurusan Maklumat Lesen (eLesen) sebelum ini dibangunkan untuk
kegunaan dalaman dan orang awam memohon, membayar, memperbaharui,
menyemak status lesen perniagaan atau permit mahupun penyewaan gerai
secara online. Sistem ini juga telah berjaya merangkul Johan dalam Anugerah
Inovasi Sektor Awam Peringkat Negeri Pulau Pinang pada tahun 2014.
Rajah 23: eLesen Johan Anugerah Inovasi Sektor Awam Peringkat Negeri Pulau
Pinang pada tahun 2014
32
Rajah 24: eLesen Johan Anugerah Inovasi Sektor Awam Peringkat Negeri Pulau
Pinang pada tahun 2014
33
6. PENUTUP
Inovasi sesi permohonan dan temuduga kekosongan gerai MBPP ini wajar
dipertimbangkan kerana:
i. Inovasi ini dapat memudahkan banyak pihak tidak kira orang awam
mahupun pihak pengurusan MBPP sendiri.
ii. Inovasi ini juga dapat meringankan beban kos yang terpaksa pihak majlis
keluarkan terutama sekali bagi setiap kali adanya sesi temuduga
kekosonga gerai.
iii. Selain itu, inovasi ini juga dapat meningkatkan pendapatan MBPP itu
sendiri terutama apabila kekosongan gerai dapat diisi dengan peniaga
yang berminat.
iv. Memberi kemudahan kepada orang awam untuk mengisi permohonan
secara atas talian bila-bila masa sahaja tanpa perlu hadir ke sesi
temuduga seperti sebelum ini.
v. Memberi kelapangan kepada pihak pengurusan MBPP dalam membuat
penilaian bagi kelayakan pemohon untuk menyewa gerai yang terlibat.
vi. Mengurangkan penggunaan kertas dalam proses permohonan dan
temuduga gerai MBPP untuk menjamin kehijauan bandar.