1. objetivo, alcance y convenciones 1. alcance

Código: AD-PR-01 Versión: 05 Rige a partir de su publicación en el SIG

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este

se declara COPIA NO CONTROLADA.

PROCEDIMIENTO GESTION DE COMISIONES DE SERVICIO

AL INTERIOR / EXTERIOR

1. Objetivo, alcance y convenciones

Objetivo: Gestionar el trámite de las comisiones al interior del país de los servidores de planta y contratistas del MEN, con el fin de garantizar la efectividad y transparencia en el logro de los objetivos institucionales.

1. Alcance:

El proceso inicia con la elaboración del plan de comisiones de servicio o desplazamiento al interior o exterior del país, continúa con el cumplimiento de la comisión y finaliza con la legalización, trámite de pago o desembolso de los viáticos al servidor público del MEN.

Convenciones

Punto de Verificación

Nota Evidencias Interacción con otros procesos

Tiempos

Mínimo Máximo

2. Disposiciones Generales

• Los colaboradores del Ministerio de Educación Nacional solo atenderán comisiones de servicios que estén autorizadas por acto administrativo y cuenten con registro presupuestal. No atender esta disposición podrá acarrear investigaciones disciplinarias, y estar descubierto por parte de la ARL en caso de sufrir accidentes.

• El valor de los gastos de viáticos a reconocer es del 40% del valor fijado, cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión.

• El reconocimiento de los viáticos se hará atendiendo al criterio de distancia mayor o igual a los 45 kilómetros de la ciudad o municipio habitual de trabajo. Para el efecto se hará una revisión en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio que permitan evidenciar el recorrido en kilómetros, sin embargo, en todos los casos se deberá tramitar la comisión respectiva para el reconocimiento de gastos de viaje.

• La programación de las comisiones de servicios deberá presentarse con la debida anticipación, como mínimo cinco días hábiles antes del inicio de la comisión. Lo anterior facilitará el trámite oportuno en el pago de los viáticos y la consecución de tarifas económicas en tiquetes aéreos.

• Con el fin de tener trazabilidad y seguimiento de las solicitudes de comisiones, la Subdirección de Gestión Administrativa debe informar oportunamente a los Jefes, Directores, Subdirectores, servidores públicos solicitantes, las comisiones de servicios que no sean autorizadas por el MEN y/o Presidencia de la República.







• Los colaboradores del Ministerio que desarrollen comisiones deben dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta, realizar su legalización y trámite de pago. En el evento en que el colaborador deba desarrollar dos comisiones consecutivas, el plazo se contará a partir de la finalización de la última

• Prohíbase toda comisión de servicio de carácter permanente.

• Los actos administrativos de los funcionarios que realicen comisiones cubiertas por el sistema general de regalías se realizarán de forma manual.

• Las modificaciones al plan de comisiones deben ser radicadas a la Secretaria General quien autoriza o no por medio del sistema de gestión documental el respectivo trámite de estas.

• Los comisionados asumirán las multas cobradas por las aerolíneas sobre la pérdida de vuelos cuando sea responsabilidad de éstos.

• Para comisiones al exterior en que viaja el (la) Ministro(a) de Educación Nacional, se elaboran dos actos administrativos: el primero, es un decreto que se envía a Presidencia de la República con oficio remisorio firmado por el(la) Secretario(a) General o por el(la) Subdirector(a) de Gestión Administrativa, para firma del señor Presidente de la República; el segundo, en caso que la comisión requiera viáticos con cargo al presupuesto del Ministerio, se tramita la respectiva resolución que firma el(la) Secretario(a) General. Las comisiones del(la) Ministro(a) deben llevar siempre encargo de funciones.

• En caso de que la comisión al exterior sea para un(a) viceministro de la entidad, y los gastos son con cargo al presupuesto del Ministerio, el trámite es igual al que se realiza con el personal de planta. Sin embargo, si los viáticos son cubiertos por un gobierno extranjero se debe tramitar dos actos administrativos: el primero, es el decreto que firma el Presidente de la República a través del cual autoriza al servidor (Viceministro) para recibir atender esta comisión, y segundo lugar, la resolución que firma el(la)Ministro(a) autorizando la comisión internacional (artículo 8 – Decreto 1338 de 2015). Las comisiones de los viceministros generan encargo de funciones que se incluyen en la resolución que firma el(la)Ministro(a).

• En caso de que la comisión al exterior sea para un(a) director(a) de una entidad adscrita o vinculada, y los gastos son con cargo al presupuesto del Ministerio, el trámite es igual al que se realiza con el personal de planta, aclarando que la solicitud se atiende de forma manual sin emplear el sistema de información que soporta el proceso de comisiones. Si los viáticos son cubiertos por un gobierno extranjero se debe tramitar dos actos administrativos: el primero, es el decreto que firma el Presidente de la República a través del cual autoriza al servidor (director) para recibir atender esta comisión, y segundo lugar, la resolución que firma el(la) Ministro(a) autorizando la comisión internacional (artículo 8 – Decreto 1338 de 2015). Las comisiones de los directores de las entidades adscritas y vinculadas generan encargo de funciones que se incluyen en la resolución que firma el(la) Ministro(a).

• Todas las dependencias deben suscribir los servicios de logística de eventos y tiquetes, únicamente mediante los contratos establecidos en el Ministerio a través de la Subdirección de Gestión Administrativa.







Nota: En el acto administrativo que confiera la comisión, deberá expresarse su duración que podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones de servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más, salvo para aquellos cargos que tengan funciones específicas de inspección y vigilancia. Reservar y expedir tiquetes aéreos por la agencia de viajes, previa emisión del registro presupuestal y emisión de la autorización de desplazamiento.

• El comisionado debe remitir a la persona encargada en la Subdirección de Gestión Administrativa de manera previa, el formato de solicitud de tiquetes con el itinerario fecha y lugar de viaje. Cuando la comisión cuenta con registro presupuestal se realiza la respectiva aprobación mediante correo electrónico informando que los tiquetes ya pueden ser expedidos.

• Los documentos requeridos para la legalización de la comisión se deben entregar como mínimo una hora antes del fin de la jornada laboral, según el horario establecido por la Entidad.

3. Descriptivo del Procedimiento “Gestionar comisiones de servicios al interior y exterior”

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia

3.1 Gestionar comisiones de servicios al interior

1

ELABORAR EL PLAN SEMANAL DE COMISIONES DE SERVICIO. Identificar semanalmente las necesidades de comisiones de servicios, teniendo en cuenta la programación de actividades de la dependencia. Diligenciar el formato “Solicitud de comisiones de servicio” y enviarlo al Coordinador del Grupo de Comisiones, a través del Sistema de Gestión Documental.

Ministro (a) Viceministros

Secretario General

Directores Subdirectores y Jefes de Oficina

hasta el martes

de cada semana, antes de las 3 p.m.

Solicitud de comisiones de

servicio

Sistema de Gestión

Documental.






2

INFORMAR EL ITINERARIO DE VIAJE DE LA COMISIÓN DE SERVICIO. Enviar al técnico administrativo del grupo de comisiones, el itinerario de viaje de la comisión solicitada.

Comisionado hasta el martes

de cada semana, antes de las 3 p.m.

Correo Electrónico

3

VERIFICAR EL PLAN SEMANAL DE COMISIONES DE SERVICIO. Recibir el formato “Solicitud de comisiones de servicio” y revisar la completitud de la información: Datos del comisionado, Información bancaria, Datos de la comisión e Información presupuestal.

¿El plan de comisiones contiene la información

requerida? Si: Enviar la “Solicitud de comisiones de servicio” al Ordenador del gasto para la respectiva revisión y autorización. Continua en la actividad 5 “Autorización del ordenador del gasto.” No: Continúe en la actividad No. 4 “Rechazar Plan de comisiones”.

Profesional del Grupo de

Comisiones

1 día hábil

después de recibir el plan de comisiones

Sistema de Gestión

Documental.

4

RECHAZAR EL PLAN DE COMISIONES. Ingresa al Sistema de Gestión Documental y devuelve, negando e informando las observaciones pertinentes.


Comisiones

1 día hábil


Sistema de Gestión

Documental.






5

AUTORIZACIÓN DEL ORDENADOR DEL GASTO Recibir la solicitud de comisiones de servicio y revisa el objeto, tiempo y número de personas designadas para la comisión.

¿El plan de comisiones es autorizado?

Si: Autorizar la solicitud de comisiones de servicio y lo envía al Profesional del grupo de comisiones, a través del Sistema de Gestión Documental, para el respectivo cargue en el Módulo de Comisiones del SIIF Nación. Continua en la actividad No. 7. No: Continúe en la actividad No. 6. “Rechazar el plan de comisiones”

Ordenador de gasto

2 día hábil


Sistema de Gestión

Documental.

6

RECHAZAR EL PLAN DE COMISIONES Ingresa al Sistema de Gestión Documental y devuelve el plan de comisiones al área solicitante, negando o informando las observaciones pertinentes.

Ordenador del gasto

2 día hábil

después de recibido el plan de

comisiones

Sistema de Gestión

Documental.

7

EFECTUAR EL CARGUE DEL PLAN DE COMISIONES Recibir el Plan de comisiones aprobado, ingresar al módulo de comisiones del SIIF Nación y efectúa el cargue de la comisión. Comunica mediante correo electrónico dirigido al Ordenador del gasto el cargue de las comisiones registradas en el módulo SIIF Nación. Así mismo, registra los datos de la comisión en la base de datos de control de comisiones.

Profesionales del Grupo de

comisiones

2 día hábil


comisiones

Base de datos de control de comisiones.

Módulo viáticos SIIF

Nación.






• Liquidación del valor total de los viáticos: la

liquidación de los viáticos se realiza automáticamente en el módulo de viáticos SIIF, no obstante, se verifica que la tarifa asignada automáticamente esté ajustada a las tarifas vigentes.

• Para las comisiones de servicio del Grupo de

regalías se debe Proyectar Autorización de desplazamiento de manera manual.

8

AUTORIZA LA SOLICITUD DE COMISIÓN Ingresa al módulo de viáticos de SIIF nación, verifica que la comisión solicitada coincida con la aprobada en la solicitud de comisiones de servicio y autoriza la comisión. Informa al profesional de Grupo de Comisiones, las comisiones que fueron autorizadas, para proceder con el trámite respectivo.

Ordenador del Gasto

2 día hábil


comisiones

Módulo viáticos SIIF

Nación.

Correo Electrónico

9

GENERAR EL PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO QUE AUTORIZA LA COMISIÓN Ingresa al módulo de viáticos del SIIF nación, imprime el acto administrativo que autoriza la comisión y elabora el listado de comisiones para la expedición de Registro Presupuestal (RP). ¿Se requiere registro presupuestal?


Comisiones

2 día hábil


comisiones.

Acto administrativo






Si: Pasa al procedimiento “Emitir estados financieros /

Efectuar registros, ajustes y depuraciones”.

10

ACTUALIZAR LA ESTADISTICA DE CONTROL DE COMISIONES. Ingresar a la base de datos de control de comisiones y actualizar la información de la comisión gestionada.


Comisiones

2 día hábil


comisiones.

Base de comisiones.

11

ENVIAR ACTO ADMINISTRATIVO PARA EXPEDICIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL. Entregar al Coordinador del Grupo de Presupuesto, mediante oficio de remisión, los actos administrativos para expedir los registros presupuestales. Descargar diariamente del módulo de comisiones de SIIF Nación, el reporte de compromisos presupuestales y enviar listado de actos administrativos de comisión para firma del ordenador del Gasto.


Comisiones

2 día hábil


comisiones.

Sistema de Gestión

Documental.

Módulo de viáticos SIIF

Nación.

12

FIRMAR EL PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO QUE AUTORIZA LA COMISIÓN. Recibir del profesional de Comisiones los proyectos de actos administrativos para firma. Revisar y firmar los proyectos de acto administrativo de aprobación de la comisión y devolver al Profesional del Grupo de Comisiones para continuar con el trámite correspondiente.

Ordenador del Gasto

2 día hábil


comisiones.

Acto administrativo






13

PUBLICAR EN EL MICROSITIO EL ACTO ADMINISTRATIVO. Realizar el escaneo del acto administrativo y publicarlo en el micrositio de la Subdirección de Gestión Administrativa, para consulta del comisionado.

Técnico Administrativo del

Grupo de comisiones.

3 día hábil


comisiones.

Archivo pdf del acto

administrativo

14

AUTORIZAR LA EXPEDICIÓN DE TIQUETES Informar al técnico administrativo encargado de la expedición de tiquetes, las comisiones que ya cuentan con registro presupuestal y requieren tiquetes aéreos. Así mismo, enviar correo electrónico al comisionado informando el número de comisión.


Comisiones

2 día hábil


comisiones

Correo electrónico.

15

REALIZAR RESERVA DEL TIQUETE Ingresar a la plataforma de la agencia de viajes, y diligenciar la información del destino, fechas de inicio, final, información presupuestal de la comisión, correo del comisionado y realizar la reserva.

Técnico Administrativo del

Grupo de comisiones.

2 día hábil


comisiones

reserva del tiquete

16

AUTORIZAR Y GENERAR TIQUETE Ingresar a la plataforma de la agencia de viajes y revisa que la reserva coincida con los datos de la autorización de comisión, como nombre, destino, y fechas de desplazamiento. Autoriza y el sistema expide automáticamente el tiquete y lo envía al correo suministrado por el comisionado.

Coordinador del grupo de

comisiones

2 día hábil


comisiones

Tiquete expedido






17

REVISAR TIQUETE EXPEDIDO Recibir el tiquete, vía correo electrónico y verificar inmediatamente que los nombres y apellidos, Nro. De cédula, destino e itinerario del vuelo, sean correctos.

¿El tiquete fue expedido correctamente?

Si: Continua con la actividad 18. No: Informar inmediatamente al funcionario encargado de la expedición de tiquetes las novedades que presenta la información del tiquete, para que se realice los cambios pertinentes.

Comisionado

2 día hábil


comisiones

Correo electrónico

18

ELABORAR INFORME DE COMISIÓN DE SERVICIO. Diligenciar el formato “Informe de comisión de servicio y/o desplazamiento” y solicita la firma del jefe inmediato o supervisor del contrato.

Para el caso de contratistas, el informe debe ser

revisado y firmado por el supervisor del contrato.

Comisionado 1 a 3 días hábiles

de finalizada la comisión de servicio

Formato de informe de comisión.

19

LEGALIZAR LA COMISIÓN Diligencia en el formato Único de Legalización y Pago de Viáticos y Gastos de Desplazamiento” (Proceso Gestión Financiera), los datos de la comisión.

Comisionado

3 días hábiles

después de finalizada la

comisión

Único de Legalización y

Pago de Viáticos y Gastos de

Desplazamiento






Ingresa al eje temático de “legalización y pago de viáticos” del sistema de gestión documental, imprime el radicado generado en el formato “Único de legalización, pago de viáticos y gastos de desplazamiento”, anexa el informe de la comisión.

En caso de comisión de desplazamiento aéreo se

debe anexar los pasabordos respectivos.

Una vez generado el radicado mediante el Sistema de

Gestión Documental se debe entregar el documento en la Subdirección de Gestión Administrativa, el mismo día y en los horarios establecidos.

Sistema de Gestión

Documental

20

ACTUALIZAR EL CONTROL DE LEGALIZACIÓN DE COMISIONES. Ingresar a la base de datos de control de legalizaciones de comisiones, registrar la información de las comisiones legalizadas durante el día y redireccionar los radicados de legalización a central de cuentas.


Comisiones 1 día hábil

Base de datos de control

de legalizaciones.

Sistema de Gestión

Documental

21

REMITIR LA LEGALIZACIÓN PARA PAGO Elaborar y entregar listado de comisiones legalizadas a central de cuentas de la Subdirección de Gestión Financiera, para iniciar el trámite de pago.

Continua en el procedimiento: Administrar ciclo

financiero de egresos.

Técnico del Grupo de

Comisiones 1 día hábil

Listado de comisiones entregadas






CANCELACIÓN DE COMISIONES

22

SOLICITAR LA CANCELACIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIO Solicitar la cancelación de la comisión de servicio mediante el diligenciamiento del formato “Solicitud de comisiones de servicio” y remitir al ordenador del gasto a través del Sistema de Gestión Documental.

Ministro (a) Viceministros Directores y

Jefes de Oficina

No aplica

Sistema de Gestión

Documental.

23

APROBAR LA CANCELACIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIO ¿La cancelación solicitada es viable? Sí: Remitir al Profesional de gestión de comisiones la solicitud para gestionar la cancelación, mediante el Sistema de Gestión Documental Continua con la actividad 24 No: Ingresa al Sistema de Gestión Documental y devuelve la solicitud de cancelación de comisión. al área solicitante, negando o informando las observaciones pertinentes.

Ordenador de gasto

1 día hábil

Sistema de Gestión

Documental.

24

GESTIONAR LA CANCELACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO Remitir oficio al grupo de presupuesto con la relación de los compromisos a anular, ingresar a SIIF nación y revocar la comisión. Continua con la actividad 10.


Comisiones 1 a 3 días hábiles

Sistema de Gestión

Documental.






MODIFICACIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIO

25

SOLICITAR LA MODIFICACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO Solicitar la modificación de la comisión de servicio mediante el diligenciamiento del formato “Solicitud de comisiones de servicio” y remitir al ordenador del gasto a través del Sistema de Gestión Documental.

Ministro (a) Viceministros Directores y

Jefes de Oficina

No aplica

Sistema de Gestión

Documental.

26

APROBAR LA MODIFICACIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIO la modificación solicitada es viable? Sí: Remitir al Profesional de gestión de comisiones la solicitud para gestionar la modificación, mediante el Sistema de Gestión Documental. Continua con la actividad 25. No: Ingresa al Sistema de Gestión Documental y devuelve el plan de comisiones al área solicitante, negando o informando las observaciones pertinentes.

Ordenador de gasto

1 día hábil

Sistema de Gestión

Documental.






27

GESTIONAR LA MODIFICACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

¿Se requiere registro presupuestal?

Si: Continua en el procedimiento Emitir estados

financieros / Efectuar registros, ajustes y depuraciones No: Nueva Comisión: Continua en actividad 10. Reducción: Elaborar acto administrativo indicando a que compromiso y el valor a reducir. Continua en la actividad 9.

En caso de que la comisión no haya iniciado a la

fecha de la solicitud de modificación, se procederá a revocar y continuar con actividad 10.


Comisiones 1 a 3 días hábiles

Sistema de Gestión

Documental.

3.2 Comisiones de servicios al exterior

1

IDENTIFICAR NECESIDAD DE REALIZAR COMISIÓN Identificar la necesidad de realizar comisión al exterior del país, revisando y verificando dentro de las actividades del plan de acción de su dependencia, las que ameriten comisiones de servicio y que implican desplazamientos al exterior del país.

Colaborador del MEN

Servidor Público de las entidades

Adscritas y Vinculadas

1 día hábil (una

vez al mes)






2.

SOLICITAR AUTORIZACIÓN DE COMISIÓN El área objeto de comisión remite a la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales los datos de la comisión a ser incluidos en la matriz de Plan de Comisiones Internacionales y que será remitida a el(la) Ministro (a) para autorización.

Se diligencia la información en el formato: Autorización para

atender Comisión en el exterior del país, los datos requeridos: nombre comisionado, cédula, tipo de vinculación, objeto de la comisión, fecha de inicio de la comisión (con desplazamiento), fecha de terminación de la comisión (con desplazamiento), duración del evento (días de desarrollo del evento), destino y descripción de los costos de la comisión, detallando si esta es asumida por el Ministerio u otra entidad y si es el caso su correspondiente CDP viáticos (No. Fecha, ítem y subitem) La solicitud enviada a la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales, debe contar previamente con todas las autorizaciones del área según corresponda y que luego se verán reflejadas en la aprobación por el aplicativo de comisiones según actividad 6. La solicitud será remitida a el(la) Ministro(a), teniendo en cuenta también las consideraciones de la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales respecto a la pertinencia de la comisión. Una vez se cuente con la autorización, esta será remitida al solicitante y a la Subdirección de Gestión Administrativa.

Colaborador del MEN



1 día hábil

Solicitud de autorización






Una vez el colaborador del ministerio o de la entidad adscrita o vinculada recibe la autorización, este documento se anexa a la solicitud de la comisión. Notas:

• Previo a esta actividad el colaborador del Ministerio o el servidor público de la entidad adscrita o vinculada debe contar con la evidencia de revisión por parte de la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales y el aval del Ministro(a).

• La Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales revisa la naturaleza jurídica de las entidades que invitan al ministerio y a las entidades adscritas y vinculadas, dado que no se pueden autorizar comisiones al exterior cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión (Decreto 1083 de 2015 artículo2.2.5.11.9De las prohibiciones).

• Los documentos personales de viaje del colaborador para cumplir con requisitos de salida del país e ingreso al país de destino o de escala como: visas, permisos de ingreso, pasaportes y sus trámites ante las respectivas instituciones y embajadas, entre otros, es responsabilidad del colaborador objeto de la comisión.

3.

RECIBIR SOLICITUD DE COMISIONES AL EXTERIOR Recibe el correo de comisiones a efectuarse durante el mes remitido por la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales, el cual ya cuenta con la aprobación del(la) Ministro(a) de Educación Nacional.

Profesional Especializado de la Subdirección

de Gestión Administrativa

1 día hábil (una

vez al mes)

correo de solicitud de comisiones revisado por la OCAI






4.

PRESENTAR SOLICITUD DE TRÁMITE DE LA COMISIÓN Presenta la solicitud de trámite de comisión, bien sea en medio físico (si se trata de una entidad adscrita y vinculada), o a través del sistema de información que soporta el proceso. El colaborador deberá ingresar al aplicativo de comisiones del Ministerio y dar inicio al trámite de comisión al exterior mínimo con 20 días calendario de anterioridad a la fecha de inicio de la comisión. Tanto para el colaborador del ministerio como de las entidades adscritas y vinculadas, la solicitud deberá estar debidamente justificada haciendo evidente la utilidad, conveniencia y necesidad para el país, para el Ministerio de Educación Nacional, y para sus funciones de cargo, esto en concordancia con las directrices dadas por la Presidencia de la República. Si se trata de una solicitud de un colaborador del ministerio debe anexar los siguientes documentos: • Autorización del(la) ministro(a) para tramitar comisión

ante Presidencia de la República (obligatorio), deben adjuntar correo electrónico o cuadro de plan de comisiones al exterior aprobado por el(la) ministro(a).

• Certificación laboral con funciones expedido por la Subdirección de Talento Humano del Ministerio (con fecha de expedición no mayor a 30 días). En caso de dejar encargo, el servidor que solicita la comisión informa quien va a quedar encargado de las funciones y anexa certificación de cumplimiento de requisitos.

Colaborador del MEN



1día hábil

Solicitud en el sistema de información de comisiones (colaborador MEN) Solicitud en medio físico (colaborador entidad adscrita y vinculada)






• Carta de invitación en la cual se detalle nombre del evento, fechas inicial y final, si la entidad que invita cubre los gastos, lo debe decir la invitación, e indicar qué tipo de gastos cubre (viáticos y tiquetes). La carta de invitación debe venir con el logo de la entidad y estar firmada. Importante los gastos solamente los puede cubrir una entidad del sector público, nunca del sector privado. (para validar esto, si hay lugar a dudas se pide al comisionado que allegue la naturaleza jurídica del financiador)

• Agenda por desarrollar durante el evento (descripción de fechas y horarios)

• Cuando la entidad que invita allegue la invitación a la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales, será esta Oficina la encargada de solicitar invitación y agenda a nombre del comisionado, de acuerdo con los parámetros mencionados anteriormente.

• Diligenciar el Formato: Autorización para atender

Comisión en el exterior del país, de solicitud del ministerio firmado por el ordenador del gasto o ministra (Formato - Autorización para atender comisión de servicios en el exterior del país).

• Certificación de cumplimiento de requisitos para encargo: Si el Comisionado va a dejar encargo de funciones, debe adjuntar esta certificación expedida por Talento humano.

• Itinerario del comisionado. • Los demás soportes que se consideren necesarios para

dar trámite a la comisión de servicios.

Nota: Las comisiones al exterior, siempre debe venir el formato de autorización con firma del jefe de la dependencia y del ordenador del gasto, acorde con su ubicación,






Despacho Ministro, Despacho Viceministro EPBM o Educación Superior o Secretaria General. En caso de una solicitud de un colaborador de una entidad adscrita o vinculada se adjuntan los siguientes documentos: • Autorización del(la) ministro(a) para tramitar comisión

ante Presidencia de la República (obligatorio). • Acuerdo del consejo directivo con fecha no mayor a 30

días (este se requiere solamente para las entidades adscritas)

• Certificación laboral con funciones (con fecha de expedición que no supere los 30 días). En caso de dejar encargo, el servidor que solicita la comisión informa quien va a quedar encargado de las funciones y anexa certificado de cumplimiento de requisitos.

• Carta de invitación en la cual se detalle nombre del evento, fechas inicial y final, si la entidad que invita cubre los gastos, lo debe decir la invitación, e indicar qué tipo de gastos cubre (viáticos y tiquetes). Importante los gastos solamente los puede cubrir una entidad del sector público, nunca del sector privado.

• Agenda para desarrollar durante el evento (descripción de fechas y horarios)

• Carta de solicitud dirigida al ministerio, en la cual de detalle: nombre del evento, fechas inicial y final, fechas de itinerario de vuelo, forma como se van a cubrir los gastos de viáticos y tiquetes aéreos, justificación de la comisión.

• Copia del CDP con el cual se cubren los gastos. • Certificación de cumplimiento de requisitos para encargo:

(no mayor a 30 días), si el comisionado va a dejar






encargo de funciones, debe adjuntar esta certificación expedida por talento humano.

• Liquidación de viáticos realizada por la entidad remitente. • Cotización del valor del tiquete y el itinerario del

comisionado. • Los demás soportes que se consideren necesarios para

dar trámite a la comisión de servicios.

¿Es una solicitud de una entidad adscrita o

vinculada? Si: Continúe en la actividad 8 “Verificar completitud de solicitud” No: Pasa a la actividad 6 “Verificar pertinencia de la solicitud de comisión”

5.

VERIFICAR JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD El ordenador del gasto o la persona designada para esta actividad, revisa la información contenida en la solicitud la cual debe estar completa, además verificando la pertinencia de la comisión. Nota: Tener en cuenta lo establecido en la directiva presidencial 01 del 2016, que establece medidas de austeridad del gasto, reduciendo los desplazamientos de personal, privilegiando el uso de TIC (ej. reuniones virtuales. videoconferencias)

¿Está debidamente justificada la solicitud?

Si: continúe en la actividad 6 “Aprobar solicitud de comisión”

El Ministro (a) Viceministros

Secretario General

1 a 3 días hábiles

Aplicativo “Comisiones”, correo electrónico






No: pasa a la actividad 4 “Presentar solicitud de trámite de la comisión”, a través de la cual se realizan los ajustes requeridos para sustentar la solicitud.

6.

APROBAR SOLICITUD DE COMISIÓN La (el) Ministra (o), Viceministros, Secretaria (o) General o Jefe de dependencia coloca visto bueno a la solicitud de comisión realizada directamente en el aplicativo “Comisiones”. Una vez aprobada la comisión, se envía a través del aplicativo de comisiones un correo electrónico al servidor público (profesional especializado o técnico administrativo) de la Subdirección de Gestión Administrativa, que administra el aplicativo de comisiones para que este continúe con el trámite.

Ministro (a) Viceministros

Secretario General Jefes de

dependencia


Aplicativo “Comisiones”, correo electrónico

7.

SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA ATENDER COMISIÓN EN EL EXTERIOR Diligenciar en el formato de: Autorización para atender Comisión en el exterior del país, los campos correspondientes a: objeto de la comisión, fechas de inicio y fin de las actividades programadas, días adicionales necesarios para el desplazamiento, justificación de conveniencia y la información presupuestal para el cubrimiento de los gastos a los que haya lugar, lo firma y envía al profesional especializado de la Subdirección de Gestión Administrativa. Este formato debe venir con las firmas del jefe de la oficina y la firma del ordenador del gasto, y se le deben anexar los soportes documentales requeridos.

Colaborador del MEN

1 día hábil

Autorización para atender comisión en el exterior del país GA-FT-01 Soportes

8.

VERIFICAR COMPLETITUD DE SOLICITUD Verifica en primera instancia que la comisión esté incluida en la solicitud de comisiones al exterior enviado por la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacional.


1día hábil

Aplicativo “Comisiones” Soportes radicados






Posteriormente, compara la información de la solicitud versus los soportes requeridos para tramitarla. Si se trata de un colaborador del ministerio, la verificación se realiza con la entrega de los documentos y se revisa que este registrada en el aplicativo de comisiones del MEN. Y procede a realizar liquidación de viáticos en caso que se requiera.

¿La solicitud cumple con lo establecido?

Si: continúe en la actividad 9 “Registrar solicitud de aprobación ante Presidencia de la República”. No: regresa a la actividad 4 “Presentar solicitud de trámite de la comisión”, a través de la cual se realizan los ajustes requeridos para sustentar la solicitud.


9.

REGISTRAR SOLICITUD DE APROBACIÓN ANTE PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Ingresar la solicitud de comisión en el sistema web de comisiones al exterior de presidencia de la república, diligenciando cada uno de los ítems del sistema, adjuntando los soportes descritos en la anterior actividad. Nota: Una vez ingresada la información y soportes completos, el aplicativo web de comisiones cambia de estado a “Pendiente Solicitud” y envía un correo electrónico al usuario con el perfil denominado “Aprobador” designado por Secretaría General del MEN.


de Gestión Administrativa (Usuario con el

perfil denominado “Registrador”)


Sistema Web de Comisiones al Exterior de Presidencia de la República

10

DAR VIABILIDAD A LA COMISIÓN Evaluar, en el sistema de comisiones al exterior de la Presidencia de la República, si la comisión de servicios es

Secretario General


Sistema Web de Comisiones al Exterior de






viable en términos de utilidad y conveniencia para el país, de acuerdo con las directrices emitidas por la Presidencia de la República en esta materia, verifica el cumplimiento de requisitos y soportes requeridos para aprobar o negar la comisión, dando el paso para presidencia y continuar con el trámite.

¿Es viable la comisión de servicios al exterior?

Si: Continúe en la actividad No. 13 “Revisar en el sistema estado de la solicitud de comisión viabilizada” No: Regresa a la actividad 4 “Presentar solicitud de trámite de la comisión”, a través de la cual se realizan los ajustes requeridos para sustentar la solicitud. Notas:

• Una vez el usuario con perfil “Aprobador” aprueba la comisión a través del sistema Web de comisiones de Presidencia de la República, este sistema cambia de estado a “Solicitud Aprobación”, el sistema envía un correo electrónico al MEN de la Presidencia de la República para ser estudiada y aprobada o negada la comisión al exterior, se reciben las solicitudes y documentación soporte, con base en sus procedimientos internos y de acuerdo con la normatividad vigente realizan su estudio y análisis.

• Cuando no es viable la comisión, en el sistema Web se cambia de estado a “Corrección Elaboración”, envía un correo electrónico al profesional especializado de la Subdirección de Gestión Administrativa, para que realice las correcciones que corresponda o cancele la comisión

Presidencia de la República






en el aplicativo; además que comunique la decisión a los jefes inmediatos del MEN, y al comisionado, como a directivos y gerentes de las entidades Adscritas y Vinculadas, que la comisión no fue admitida y deben corregir.

11

REVISAR EN EL SISTEMA ESTADO DE LA SOLICITUD DE COMISIÒN VIABILIZADA Verificar en el sistema web de comisiones de la Presidencia de la República, el cambio de estado “Negación” o “Autorización”. El funcionario con usuario “Registrador, realiza la actividad.

¿Fue autorizada la comisión?

Si: pasa a la actividad 12 “Proyectar resolución”. No: se comunica a los jefes inmediatos y al comisionado la decisión de la Presidencia de la República con lo que finaliza el proceso. Nota: Para las comisiones del Ministro(a), el profesional especializado de la Subdirección de Gestión Administrativa, una vez verifique en el sistema web sobre el estado “Autorización” de la comisión, remite el proyecto de Decreto, especificando que se deja un encargo, mediante oficio remisorio suscrito por la Secretaría General del MEN, dirigido a la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República, de la comisión al exterior con los respectivos soportes para su trámite.

Profesional Especializado

Subdirección de Gestión

Administrativa

1 día hábil

Sistema Web de comisiones al exterior.

12

PROYECTAR RESOLUCIÓN Elaborar el proyecto de resolución, el asesor jurídico de la Subdirección de Gestión Administrativa la revisa y coloca el

El profesional especializado de la Subdirección

1 a 3 días hábiles Proyecto de la resolución






visto bueno, igualmente el jefe de la Subdirección, se elabora oficio dirigido a la Unidad de Atención al Ciudadano para numerar y se entrega en Secretaría General con los soportes para su revisión y firma.


13

APROBAR PROYECTO DE RESOLUCIÓN Revisar el proyecto de resolución que cumpla con lo establecido y coloca visto bueno.

¿La resolución cumple con lo establecido?

Si: Continúe en la actividad No.14 “Formalizar resolución de comisión al exterior” No: Regresa para corrección a la actividad No. 12 “Proyectar resolución”.

Secretario General

1 a 3 días hábiles Proyecto de la resolución

14

FORMALIZAR RESOLUCIÓN DE COMISIÓN AL EXTERIOR Firmar la resolución, igualmente autoriza el gasto de recursos (viáticos y transportes) que se requiera para el desplazamiento siempre y cuando la comisión así lo amerite o exija, pues no todas las comisiones son pagadas con recursos del MEN; luego entrega resolución firmada en la Unidad de Atención al Ciudadano para numerar, y entrega soportes al servidor designado por la Subdirección de Gestión Administrativa para continuar con el trámite correspondiente.

Ministro (a) 1 a 3 días hábiles Resolución firmada






15

GESTIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

El profesional encargado en la Unidad de Atención al Ciudadano cuando numera la resolución envía la notificación automática al correo electrónico del profesional de la S.G.A. En el evento de requerir registro presupuestal, la UAC suministra el original en calidad de préstamo al servidor de la Subdirección de Gestión Administrativa para gestionar el registro en la Subdirección de Gestión Financiera.

¿Es una comisión para un colaborador de una

entidad adscrita o vinculada? Si: el procedimiento finaliza y se envía mediante correo electrónico al encargado de la entidad. No: Continua en la siguiente actividad.

¿Comisión del MEN Requiere registro presupuestal?

Si: Pasa el proceso " Administrar ciclo financiero de egresos/ Ejecutar recursos / Emitir registro Presupuestal" se radica comunicación interna para la Subdirección de Gestión Financiera para que efectúen el Registro presupuestal. Una vez expedido el registro, la Subdirección de Gestión Financiera, dará aviso a la Subdirección de Gestión Administrativa de la aprobación del registro. El profesional de la S.G.A envía resolución con registro presupuestal mediante correo electrónico al comisionado. No: Continua en la actividad 16 “Expedir y entregar tiquetes”.

Profesional UAC



Administrativa

Subdirección Gestión

Financiera

Ver procedimiento

Resolución numerada Sistema de Gestión Documental.






16

EXPEDIR Y ENTREGAR TIQUETES Expide y entrega al comisionado los tiquetes con su reserva confirmada y lista para viajar mediante correo electrónico.

/ Técnico de la Subdirección de

Gestión administrativa

1 a 3 días hábiles Tiquetes

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CONFIRMAR LEGALIZACIÓN DE COMISIÓN En el sistema de información que soporta el proceso se diligencia el número de la comisión y la fecha, con esto queda habilitado el sistema para que el comisionado pueda cargar el informe de la comisión.



Administrativa

1 día hábil

Aplicativo " Comisiones"

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ELABORAR INFORME DE LEGALIZACIÓN Y LO INGRESA EN EL APLICATIVO Una vez terminada la comisión, en un término no mayor a tres (3) días hábiles posteriores a la fecha de finalización de la comisión de servicios, el comisionado elabora el informe requerido, ingresándolo al aplicativo.

Colaborador del MEN


Informe de legalización Aplicativo " Comisiones"

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LEGALIZA LA COMISIÓN DE SERVICIOS O DESPLAZAMIENTO Entregar diligenciado el formato, identificado con el nombre “Formato Único de Legalización y Pago de

Viáticos y Gastos de Desplazamiento” (Ubicado en el procedimiento de la Subdirección de Gestión Financiera), con la radicación de soportes para legalizar comisión de servicio, a la Subdirección de Gestión Administrativa, con los siguientes documentos anexos:

Colaborador del MEN

1 día hábil

Colillas / pasa-bordos de tiquetes aéreos o Certificado de permanencia Informe ejecutivo de actividades desarrolladas durante la comisión






• Colillas / pasa-bordos de tiquetes aéreos o Certificado de permanencia.

• Informe ejecutivo de actividades desarrolladas durante la comisión.

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ADMINISTRAR CICLO FINANCIERO DE

EGRESOS/GESTIONAR PAGOS A través de este procedimiento el colaborador del Ministerio realiza el trámite de pago de la respectiva comisión.


Financiera

Ver

procedimiento

Certificado de cumplimiento y trámite de pago

4. Control de Cambios

Versión Fecha de entrada en vigencia

Naturaleza del cambio

01 22-03-2018 Migración total de la Ficha Técnica - Gestionar Comisiones de Servicios al Interior y la Ficha Técnica - Gestionar Comisiones de Servicios al exterior al procedimiento denominado gestionar comisiones de servicio al interior/exterior. Además, se realizaron los siguientes ajustes: -Para el procedimiento de comisiones al interior, se elimina lo referente a las resoluciones debido a que se unifica en un solo acto administrativo las autorizaciones de desplazamiento para los colaboradores del MEN independientemente de su tipo de vinculación. -En el caso de comisiones al exterior, se hace visible la interacción con la Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales, y los controles que en este tipo de desplazamientos se ejecutan al interior del Ministerio.

02 25/04/2018 El cambio de la versión obedece a la eliminación del nivel de macroprocesos con la actualización del mapa de procesos del Ministerio de Educación Nacional. El documento pasa del proceso “Gestionar Comisiones de Servicio” del Macroproceso” Gestión Administrativa” al Proceso “Gestión Administrativa”. Adicionalmente se incluye, una disposición general, teniendo en cuenta el Modelo Unificado de Logística de Eventos y Tiquetes.






5. Ruta de aprobación

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Jorge Alberto Espinosa Luisa Alejandra Martinez Karen Loraine Quiroga

Nombre Myriam Gemade Olaya Nombre José Orlando Cruz

Cargo - Profesional Especializado SDO. - Profesional Contratista. - Profesional Contratista

Cargo Profesional Subdirección de Gestión Administrativa

Cargo Subdirector de Gestión Administrativa

03 19/11/2018 Se actualiza el logo y los colores de este documento de acuerdo con el nuevo manual de imagen institucional generado por la Presidencia de la Republica para todas las entidades del Gobierno, lineamiento recibido de la Oficina Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

04 14/03/2019 Se actualiza nuevamente el logo de este documento de acuerdo con el nuevo manual de imagen institucional generado por la Presidencia de la República para todas las entidades del Gobierno. Al ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

05 El documento entra en

vigencia a partir de su

publicación en el SIG.

Se modifica la periodicidad de presentación del plan de comisiones, pasando de mensual a semanal. Así mismo, se suprime el uso del aplicativo de comisiones para realizar le tramite de comisiones, se actualizaron las actividades, responsables y tiempos de ejecución del procedimiento.

1. objetivo, alcance y convenciones 1. alcance

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