1 nf-e - etecnico.com.br · encaminhar ao cliente? e o que eu ... •geração de nfc-e (nota...
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1
NF-e
MAPA ETÉCNICO FISCAL
2
SUMÁRIO
MAPA ETÉCNICO FISCAL
5O QUE É A NF-
E?
7BENEFÍCIO
S DA NF-e
9O PROCESSO
DE EMISSÃO
DE UMA NF-e
14CERTIFICAD
O DIGITAL
21O QUE É UM
SOFTWARE
EMISSOR DE NF-
e
25DICAS AO
ESCOLHER UM
EMISSOR NF-e
30A MANIFESTAÇÃO
DO
DESTINATÁRIO
DE UMA NF-e
34NF-e E NFC-
e
37PASSO A
PASSO
3
INTRODUÇÃO
MAPA ETÉCNICO FISCAL
O projeto da NF-e, (Nota Fiscal Eletrônica), nasceu com o objetivo de implantar um
documento fiscal eletrônico único no Brasil, em substi- tuição a emissão da nota
fiscal em papel. Se por um lado a NF-e contri- bui na evolução de processos do dia a
dia dos contribuintes, por outro melhora as atividades de fiscalização sobre operações
e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Não há dú- vidas que a
integração e compartilhamento de informações racionaliza e promove uma
modernizaçãoda administração tributária no Brasil.
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O QUE ÉNF-E?A Nota Fiscal Eletrônica é
o documento que deve
registrar qualquer processo
de circulação de produtos.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
5
O QUE É ANF-E?
A NF-e é o documento emitido e armazenado eletronicamente, que serve para documentar uma
operação de circulação de mercadoria. A validade dessa nota é garantida por meio de um
certificado digital, que deve conter uma assinatura digitalizada e uma autorização de uso expedida
pelo órgão da receita responsável. Ela foi criada para implan- tar um modelo nacional de documentação
fiscal eletrônica, para po- der substituir a emissão de documento fiscal em papel. Ao implemen- tar esse
sistema, a Receita tem o objetivo de reduzir custos, permitir o acompanhamento instantâneo das
operações comerciaiseasimplifica- çãodasobrigações acessóriasdos contribuintes.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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BENEFÍCIOSDA NF-E
A redução de custos, o
aumento de produtividade e a
redução de falhas no
recebimento de mercadorias
são alguns dos principais
benefícios oferecidos pelo
sistema de nota fiscal eletrônica.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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BENEFÍCIOS DA NF-E
Dentre inúmeros benefícios proporciona-
dos pela adoção da NF-e citamos:
Ganho de produtividade: nas rotinas de
recepção de mercadorias os sistemas po-
dem extrair informações digitaisda NF-e re-
cebida, com redução de custos de mão de
obra para efetuar a entrada de mercadorias e
consequente minimização de erros de di-
gitação;
Redução de falhas no recebimento de
mercadorias: as informações da NF-e em
confronto com o pedido de compras ante- cipa
qualquer problema no momento do re-
cebimento da mercadoria, além de facilitar e
agilizar a conferência, principalmente com a
utilização de um coletor de dados.
Redução de erros deescrituração: elimi-
nação de erros de digitação de notas fiscais;
Automatização de processos: na geração das obrigações acessó-
rias tais como a Escrituração Fiscal e Contábil, a confiabilidade das
informações proporcionam a validação desses arquivos com maior
facilidade;
Redução de custos de armazenagem: as antigas notas fiscais em
papel cedem lugar aos arquivos eletrônicos;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos: desenvolve o
ambiente de negócios pela utilização da internet, impulsionado pela
segurançagarantida pelacertificação digital;
Redução de custos de impressão: apenas o Documento Auxiliar da
Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito
das mercadorias, precisa ser impresso em papel comum A4 em uma via;
Ganhos ecológicos: redução do consumo de papel;
Combate à concorrência desleal: O fisco, com o aumento da con-
fiabilidade da nota fiscal e melhoria de seus processos de controle,
proporciona às empresas, uma maior equidade na análise das infor-
mações, com a consequente diminuição da sonegação fiscal, o que
gera um ambientemaishomogêneo àprática do comércio.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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O PROCESSO DEEMISSÃO DE UMA NF-E
Realizar um processo de
emissão de NF-e pode se
tornar um grande desa-
fio se não for cumprido
todos os procedimentos.
Possuir um certificado
digital e um software
emissor são os pontos
que vão servir de base
para o processo.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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O PROCESSO DE EMISSÃO DE UMA NOTA
FISCAL ELETRÔNICA
Para emitir uma NF-e é preciso que você possua um certificado digital e um Software emissor de
NF-e. O certificado digital é válido para toda a empresa, mesmo que ela tenha vários estabelecimen-
tos. Dessa forma, basta um certificado digital de qualquer estabelecimento para ser utilizado nos de-
mais,mesmosemoutrasunidades federadas.
Ao escolher o Software de emissão, é importante que essa ferramenta esteja interligada com as de- mais
informações da sua loja. A dica é procurar um emissor integrado a um ERP (software de gestão), com
isso vocêvaiagilizar o processode emissãode notas de suaempresa, pois o próprio sistemare- alizaa
integração entre todas informações. Os próximos tópicos são informações e orientações sobre os
detalhesdo processode emissãode uma nota fiscaleasprincipaisquestõesque podem aparecer.MAPA ETÉCNICO FISCAL
10O que a SEFAZ valida no processo de
autorização de uma NF-e?
A cada nota fiscal eletrônica gerada, para fins de autoriza-
ção de uso, a SEFAZ faz algumas validações:
Segurança: verifica a validade da Assinatura digitalpara
garantir a autoria da NF-e e a sua integridade;
Formato: confere se o formato das informações do ar-
quivo digital da NF-e está de acordo com o estabelecido
pela legislação;
Numeração: para garantir que uma NF-e não seja recebida maisde uma vez;
Emitente autorizado: só pode emitir uma NF-eempresapreviamente autorizada pelaSecretariada Fazenda;
Regularidade fiscal do emitente: verifica se o emissor
da NF-e está regular perante a SEFAZ;
Conteúdo: confere se as regras de conteúdo estão de
acordo com os manuais técnicos da NF-e.
Uma NF-e pode ser “Rejeitada” se na validação forem
constatadas quaisquer das situações citadas acima, sen-
do que a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição. A
exceção é quanto à irregularidade fiscal do emitente. Se
issoocorrer, aSEFAZirá “denegar”aNF-e eo contribuinte
não poderá utilizá-la.MAPA ETÉCNICO FISCAL
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O que a minha empresa deve
encaminhar ao cliente? E o que eu
devo guardar?
A empresa emitente da NF-e é obrigada
a en- caminhar ou disponibilizar
download do arquivo eletrônico da NF-e e
seu respectivo protocolo de autorizaçãoao
destinatário. Ambos, emitente e
destinatário, deverão manter em arquivo
digital as NF-e pelo prazo estabelecido
na legislação tributária para a guarda de
documentos fiscais. Não há necessidade
de guardaro DANFE.
A exceção é para o destinatário que
não seja contribuinte credenciado para a
emissão de NF- e, que nesse caso,deverá
guardar o DANFE re- lativo à NF-e da
operação, para ser apresentado ao fisco
quando solicitado.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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E sobre a consulta da validade de uma NF-e?
O destinatário sempre deve verificar a vali-
dade e autenticidade de uma NF-e, bem como
verificar se ela está devidamente autorizada
pela SEFAZ.Entretanto, não há necessidade de
imprimir qualquer documento para comprovar
que realizou aconsultade validadeda NF-e.
Emiti uma NF-e em contingência. E agora?
Conforme definido na legislação, a empresa
deve transmitir o arquivo XML de NF-e emitida
em contingência em até 168 horas após a data
de emissão da NF-e.Como é um procedimento
de exceção, você deve procurar evitar ao má-
ximo essassituações, melhorando ainfraestru-
tura da loja e acompanhando as paradas pro-
gramadas da SEFAZ.
O que é o arquivo XML da NF-e?
Um arquivo XML nada mais é do que um arquivo em texto de-
marcado.Essetipodearquivoéutilizadoparaaleituradigital.Por
ser um arquivo de texto, é um arquivo que ocupa pouco espaço,
facilitando sua transferência e envio. Resumindo, para o sucesso
emissão da Nota Fiscal Eletrônica dois pontos são fundamentais: O
certificado digital e um Software emissor de NF-e. No próximo
capítulo falaremosmaissobreo certificadodigitalparaquetodas
asdúvidas sejam esclarecidas.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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CERTIFICADO
DIGITALO certificado digital
funcionará como a
identificação eletrônica
da sua empresa.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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CERTIFICADO DIGITAL
Assistimos de forma crescente o uso inten-
sivo da internet para acesso a inúmeros ser-
viços, tanto privados quanto governamentais.
Como garantir a autenticidade, confidencia-
lidade e integridade às informações trafega-
das na “nuvem” que indiquem, sem margem de
erro, quem é o autor? A certificação digital,
tecnologia que provê esses mecanismos com
validade jurídica.
O que é um certificado digital?
Com a profusão de fraudes nos tempos atuais, há
a preocupação com a segurança das informa-
ções trocadas pela internet, problema resolvido
com a utilização do certificado digital. Ele é um
documento eletrônico que contém os dados
que identificam quem o está assinando.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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Assinatura digital
A assinatura digital tem validade jurídica, ou
seja, ela equivale a uma assinatura de pró-
prio punho em documentos eletrônicos. Essa
tecnologiautiliza criptografia ecriaum vínculo
como certificadodigital no documento eletrô-
nicoque estásendo assinado.
Essa assinatura pode ser comparada a uma
impressão digital ou a uma carteira de identi-
dade eletrônicae,graçasàcriptografia, garan-
te que o documento original não foi alterado.
Qualquer modificação no documento original,
por menor que seja, é constatada e o docu-
mento perde avalidade.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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Quais os usos para um certificado digital?
O uso do certificado digital permite que você
resolva online, com segurança e praticidade, uma
série de atividades que, de outra forma, exigiria a
sua presença física. Além da desburocratização
como fim do reconhecimentode firmas, aecono-
mia de tempo é brutal. Dentre inúmeras aplica-
çõespara o certificado digital destacamos:
• Acesso aos serviços da Receita Federal e vários
outros órgãos da administração pública federal,
estadual e municipal;
•Envio das escriturações digitais e obrigações
acessórias;
•Assinatura e envio documentos pela internet,
incluindo contratos;
• Registro de contrato social na Junta Comercial;
• Transações bancárias;
• Envio de declarações da empresa;
• Geração de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
•Geração de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
•Geração de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços em vários
municípios.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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Os tipos de Certificados Digitais
Existem dois tipos de certificados digitais:
•e-CNPJ: equivale a um CNPJ virtual e é obrigatório para
emissão de nota fiscal eletrônica, das transmis- sões
das escriturações fiscais digitais (SPED, EFD, ECD, etc),
obrigações acessórias, dentre outros serviços vol-
tados às empresas;
•e-CPF: funciona como um CPF virtual e é utilizado
para assinar digitalmente qualquer tipo de documen- to,
jáque equivaleauma assinatura de própriopunho.
A legislação estabelece quais serviços exigem obriga-
toriamente do uso do certificadodigital,que varia con-
forme o tipo do serviço ou enquadramento da empre- sa.
Entretanto, só há benefícios com a sua utilização,
mesmo quando não obrigatória. O e-CPF por apresen-
tarum maior número deopções,pode serusandotan-
to para pessoa física quanto para empresas na qual seja
responsável legal. O e-CNPJsó pode ser utilizado para
aempresaenão para os sócios.
Além disso, há dois tipos de certificados conforme a
forma emque sãodisponibilizados: A1ou A3
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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Qual a diferença entre o certificado digital tipo
A1 e tipo A3?
A principal diferença entre eles é a geração e o arma-
zenamento das chaves criptográficas. Mas afinal, o que é
criptografia? É a transformação de uma informação de
sua forma original para outra ilegível, de forma que pos- sa
ser conhecida apenas por seu destinatário ou detentor
da “chavesecreta”.Daí, só o receptor autorizado é que vai
conseguir“decifrar”amensagem.Eo que significageração
e armazenamento daschavescriptográficas?O seu certifi-
cado tem uma chave secreta que em conjunto com a sua
senha gera uma chave privada, ou seja, uma chave única
vinculada ao seu certificado. Essachave privada estará ar-
mazenada ou guardada em algum lugar, certo? Aí está a
diferença, como segue:
A1: as chaves criptográficas são geradas no próprio com-
putador do usuário, no momento da solicitação de emis-
são do certificado. Dessa forma, elas podem estar arma-
zenadas em múltiplos computadores. Tem validade de 1
ano;
A3: as chaves criptográficas são geradas em um cartão
inteligente ou token que não permitem a reprodução ou
cópia.Dessa forma, apenas o computador utilizado com o
token ou cartão poderá ser utilizado. O certificado tipo A3
temvalidadede 1a3 anos.MAPA ETÉCNICO FISCAL
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Quais cuidados devem ser observados?
Algumas dicas para evitar problemas:
•O certificado digital deve ser expedido por
uma empresa homologada pela Receita Fede-
ral.
•Não utilize como senha dados pessoais, pa-
lavras que existam em dicionários ou somente
números;
•Em ambiente acessível a várias pessoas, es-
critório por exemplo, use recursos de proteção ao
seu equipamento, como uma senha de siste- ma
ou protetor de tela protegido por senha;
•Mantenha atualizado o sistema operacional,
pois as versões mais recentes contêm corre-
ções para minimizar as vulnerabilidades;
•Não instalar o certificado digital em compu-
tadores de uso público.
•Não compartilhe com ninguém a senha de
acesso;MAPA ETÉCNICO FISCAL
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O QUE ÉUM
SOFTWARE
EMISSOR DE
NF-E?
Um software emissor de NF-e
é res- ponsável por cruzar as
informações da circulação de
mercadoria e criar uma nota
que atenda as necessidades
do Fisco.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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O QUE É UM SOFTWARE EMISSOR
DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA?
MAPA ETÉCNICO FISCAL
Para emitir uma NF-e é preciso que você te-
nha um software que seja responsável por isso.
Esse sistema será o responsável pelo cruzamen-
to das informações apresentadas durante a cir-
culação de mercadorias. É interessante que seja
integrado ao sistema de gestão, pois interligará
com outros processos operacionais, como con-
trole financeiro, controle de estoque e vendas. A
empresa emissora de NF-e gera um arqui- vo
eletrônico contendo as informações fiscais
da operação comercial. Esse arquivo eletrôni-
co, assinado digitalmente de maneira a garantir a
integridade dos dados e a autoria do emissor, é
transmitido pela internet para a SEFAZ do con-
tribuinte que fará uma validação e devolverá um
protocolo de recebimento (Autorização de Uso),
sem o qual não poderá haver o trânsito da mer-
cadoria. A NF-e também será transmitida para a
Receita Federal, repositório nacional de todas as
NF-e emitidas (Ambiente Nacional). A SEFAZ e a
RFBdisponibiliza consulta,atravésInternet, para
o destinatário equalquer um que detenhaa
chave de acesso. O trânsito da mercadoria é acobertado pelo
DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em pa-
pel comum, em única via, que conterá impressa a chave de
acesso para consulta da NF-e na internet e um código de bar- ras
que facilitará a captura e a confirmação das informações.
Essaé, também,aforma deseverificar senãohá uma fraude,
ou seja,seum DANFErefere-se uma NF-e verdadeira.
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A Rejeição e a Denegação
Na recepção de uma NF-e pela SEFAZ
são feitas validações para fins de auto-
rização. Aprimeira delasé aassinatura
digital, para garantir a autoria da NF-e e
a sua integridade. Em seguida é veri-
ficadoo formato do arquivo,o seucon-
teúdo segundo regras estabelecidas
na legislação e a numeração da nota
fis- cal. É verificada a regularidade
fiscal do emitente, sendo que em alguns
Esta- dos também do destinatário.
Qualquer erro detectado pela SEFAZ
resultarána
Rejeição da NF-e. A Sefaz sempre
indicará o motivo da rejeição. Jáa
Denegação se estabelece quando a
Sefaz constata a irregularidade fis-
caldo emitente. ANF-e será grava-
da na Sefaz com status “Denegado
o uso” e o contribuinte não pode- rá
utilizá-la. Algumas unidades da
Federação denegam a Autorização
de uso da NF-e em casos de irre-
gularidade fiscal do destinatário.
Chamamos atenção para o fato de
que uma NF-e estar com seu uso au-
torizado pela Secretaria da Fazenda
significa apenas que a Sefaz recebeu
uma declaração da realização de uma
determinada operação comercial e que
verificou previamente determina- dos
aspectos (autoria, formato e auto-
rização do emitente), não se respon-
sabilizando pelo mérito dela, que é de
inteira responsabilidade do emitente do
documento fiscal.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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O que é Contingência?
O ambiente da NF-e procu-
ra manter aos contribuintes
uma alta disponibilidade
para atender asrequisições
o maisrápido possível, qua-
se que instantaneamente.
Mas problemas aconte-
cem, proporcionando fa-
lhas de conexão entre as
empresas e a SEFAZ. Adi-
cionalmente, podem ocor-
rer paradas programadas
para manutenção dos ser-
vidores e dos sistemas da
SEFAZ.
Portanto, contingência é a
forma com a qual se permi-
te a geração de uma NF-e
quando o software emissor
não conseguir efetuar cone-
xão com a SEFAZ do Estado
do contribuinte, também
chamadaSEFAZOrigem.
Dessa forma, quando, em decorrên-
cia de problemas técnicos, não for
possível transmitir a NF-e para a SE-
FAZ do emitente ou obter resposta à
solicitação de Autorização de Uso da
NF-e, o contribuinte deverá gerar
novo arquivo, conforme definido na
legislação, informando que a respec-
tiva NF-e foi emitida em contingência
e adotar a seguinte alternativa:
• Mudar para um ambiente SVC ou
SVC-RS.
Agora que já sabemos os principais
elementos de uma nota fiscal eletrô-
nica, os conceitos de certificado digi-
tal e o que analisar na hora de esco-
lher um software de emissão de nota,
preparamos para você6dicasimpor-
tantes que vão auxiliar na escolha de
um sistemade emissãode NF-e.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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DICAS AO ESCOLHER
UM EMISSORNF-E
Escolher bem o software emissor
dará a sua empresa
tranquilidade durante o
processodeemissãode NF-e.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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DICAS AO ESCOLHER UM
EMISSOR DE NF-E
MAPA ETÉCNICO FISCAL
Existe a opção gratuita do emissor
de NF-e. Emissores do SEBRAE e
SEFAZ do Maranhão oferecem esses
serviços, porém, apesar de apresentar
um custo zero, esses emissores
possuem funcionalidades limitadas e
alguns serviços adicionais como
manutenção no emissor não são
oferecidos.
1. Planejamento da escolha do
Software. Nossa dica é que você
escolha uma ferramen- ta que esteja
preparada para atender seu negócio
nas demandas futuras. Assim que sua
empresa crescer ela vai precisar de mais
funcionalidades, seja controlar o
financeiro, estoque ou produção.
Portanto, escolher um software que
atenderá seu negócio economi- za
tempo e recursos.
26
2. Conheça as funcionalidades.
Bons softwares de NF-e permitem a empresa
realizar cadastros de produtos, fornecedores e
clientes com mais facilidade e utilizá-los poste-
riormente, sem precisar digitar tudo de novo. É
possívelparametrizarseusimpostosumaúnica
vez, evitando retrabalho todas asvezes que for
emitir uma nota.
3. Procure um emissor integrado a um ERP (software
de gestão).
Mesmoque vocênãotenha interesseno momentoemim-
plantar um ERP, é interessante selecionar um emissor que já
esteja integrado a um ERP. Isso facilitará e economizará
muito esforço quando você desejar utilizar ferramentas de
gestão.Um emissor integrado aum ERPpermite um ganho
deagilidadeemsituaçõescomoemitiruma nota apartir de
um pedido ou orçamento – evita-se o retrabalho de redigi- tar
todas informações necessárias para a emissão da nota.
Um ERPpermite gerar os lançamentos financeiros a partir
dasnotasemitidaserecebidas.Por exemplo,ao emitir uma
nota, o sistema já alimenta o módulo contas a receber, ge-
rando aprevisãodo recebimento.MAPA ETÉCNICO FISCAL
27
4. Conheça o fornecedor do emissor de
NF-e.
Antes de tomar a decisão final,
pesquise e co- nheça qual é a empresa
que está por trás do emissor de NF-e.
Ter a certeza que a empresa é
consolidada traz mais segurança que
ha- verá atendimento de qualidade ou
que você não está processando
informações erradas na nota fiscal,
afinal de contas, a NF-e é um
documento fiscal e o Fisco está de olho.
Nossa dica é sempre decidir pelo
fornecedor que está focado no seu
negócio, com vários clientes des- se
segmento. Isso garante que ele
conhecerá seus problemas, e, às vezes,
conhecê-los me- lhor do que você
mesmo. Se isso acontecer, é ótimo,
aproveite esse atalho!
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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5.Encontre um Software que armazene suas notas em nuvem.
Você, como contribuinte, é responsável por arquivar as notas
fiscais pelo prazo legal (normalmente, 5 anos). Caso aconteça al-
guma fiscalização da Receita, a sua empresa deve apresentar esses
documentos arquivados. Ao escolher um software que disponibilize
o serviço de backup automático das notas, você não terá mais essa
preocupação. Todo essecontrole de armazenamento de notas fiscais
será realizado pelo mesmo, sem anecessidade de fazer o backup em
dispositivos físicos. Aconselhamos escolher um software em nuvem,
dessa forma você pode acessar automaticamente esses documentos
emseucomputador ou quaisquer dispositivos móveis.
6.Procure um emissor que realize a manifestação das notas
fiscais.
Sevocêoptar por escolhero emissorgratuito, vocêterá de fazer
a manifestação das notas manualmente, acessando o site da SE-
FAZ.Um bom software de emissão de NF-e realiza amanifestação
de forma automática e com mais facilidade, oferecendo a você
um maior conforto e agilidade durante esse processo.
Por que a manifestação de Nota Fiscal étão
importante? Explicaremos no próximo capítulo.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
29
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A MANIFESTAÇÃO DODESTINATÁRIO DE
UMA NF-E
Validar as transações é o principal
objetivo da manifestação de
uma NF-e. Esse procedimento
evita que sejam usados dados
indevidos em transações
comerciais.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
30
A MANIFESTAÇÃO DO
DESTINATÁRIO DE UMA NF-E
A manifestação é um procedimento que visa
trazer maior segurança às operações mercan-
tis, já que ela valida fiscalmente a transação,
evitando o uso indevido do CNPJ e IE (Inscrição
Estadual) do destinatário, aquele aquem anota
estádestinada,ou seja,o cliente.
Quais as vantagens de
fazer a manifestação da NF-
e?
A obrigatoriedade da Manifestação do Desti-
natário não estáestabelecidapara todososcon-
tribuintes e deve ser consultado, junto ao seu
contador, comoseenquadra asuaempresa. En-
tretanto, há inúmeras vantagensem seadotar a
manifestação. Vejaalgumas delas:
Controle: saiba quais NF-e foram
emitidas tendo a sua empresa como
destinatária. An- tecipe seus processos e
garanta que ninguém use a sua empresa para
operaçõesfraudulentas;
MAPA ETÉCNICO FISCAL
Segurança Tributária: evite o uso indevido de sua
Inscrição Estadual por parte de emitentes de NF-e.
Há empresas que fazem operações fraudulentas
utilizando de inscrições estaduais idôneas para re-
messa de mercadorias com destinatário diferente
daquele indicado na NF-e;
Processos: obtenha o XML das NF-e independente-
mente se foram ou não encaminhadas pelo emiten- te,
promovendo um ganho nos seus processos de
escrituração e de entrada de mercadorias;
Segurança Jurídica: garanta o uso do crédito fiscal
da operação, já que uma NF-e com operação con-
firmada não pode ser cancelada pelo emitente da
mesma;
Agilidade: formalize automaticamente junto aos
fornecedores o recebimento da mercadoria e te- nha
resguardado juridicamente o vínculo comercial, sem
necessidadede assinaro canhotodo DANFE.
31
O Processo
O processo é composto por 4 eventos, que
informam ao fisco que o destinatário da NF-e
confirma ou não as informações prestadas pelo
emissor da NF-e, ou seja, o fornecedor:
1. Ciência da Emissão
2. Confirmação da Operação
3. Registro de Operação não Realizada
4. Desconhecimento da Operação
O evento Ciência da Emissão
A“CiênciadaEmissão” tem o objetivo de solicitaraobtenção do
arquivo XMLreferente auma NF-e. Somente apóso registro des-
se evento é que o destinatário da NF-e pode efetuar o download
do XML. Essa ação registra que o destinatário da NF-e tem co-
nhecimento de que o documento foi emitido, mas ainda não
expressou uma manifestação conclusiva para a operação.
Umavezque o destinatáriotomou CiênciadaEmissãoéobrigató-
ria a sua manifestação. Portanto, devese proceder, na sequência,
o registro do evento com a manifestação conclusiva do destina- tário
sobre a operação, que será um dos demais eventos citados
acima.O prazo para essaaçãovaria deacordo como seudomicí-
lio tributário.Consulteo seu contador!
MAPA ETÉCNICO FISCAL
32
MAPA ETÉCNICO FISCAL
O evento Confirmação da Operação
Quando o destinatário da NF-e quiser confirmar
a operação, com o respectivo recebimento da mer-cadoria, ele deve usar esse evento. O registro do
evento deve ser feito após a entrada da mercado- ria
na loja. E lembre-se, mesmo que tenha havido
devolução total ou parcial ao fornecedor através de
outra NF-e, esse evento é necessário. É muito
importante executar essa ação, já que após a Con-
firmaçãodaOperação,aempresaemitenteficaim-
pedidadecancelaraNF-e.Chamamosaatençãode
que o não cumprimento dessa obrigação significa
considerar a NF-e como inidônea e a empresa fica
sujeita apenalidades,conforme a legislação.
O evento Operação não Realizada
Quando o destinatário necessitar registrar uma
operação legalmente acordada como não realiza-
da, deve utilizar esse evento. Nos referimos como
legalmente acordada a operação de venda feita de
comum acordo entre fornecedor e comprador. A
operação não realizada significa que a devolução
ocorreu sem emissão de NF-e, sendo permitido a
informação do motivo da recusa do recebimento da
mercadoria e outros definidos pelo fisco. Como
exemplos citamos a devolução sem entrada física
O evento Desconhecimento da Operação
O destinatário utiliza o Desconhecimento da Opera-
ção quando ele, como o próprio nome já diz, desco-
nhece a operação. Ou seja, houve utilização indevida
de sua Inscrição Estadual pelo emitente da NF-e. Por-
que alguém emitiria uma NF-e contra uma empresa sem
que esta esteja sabendo? Para encobertar opera- ções
fraudulentas, nas quais as mercadorias têm ou- tro
destino. Geralmente, o emitente conta com a falta de
atençãoecuidadodo destinatário da NF-e.
É importante saber que esse evento protege o desti-
natário da NF-e contra passivos tributários devido ao
uso indevido de sua Inscrição Estadual ou CNPJ. Se
porventura for constatado que essa manifestação foi
errada, ou seja,não deveria ter sido feita, basta fazê-la
novamente com um dos eventos de “Confirmação da
operação”ou “Operaçãonão realizada”.
da mercadoria na loja e o sinistro da carga duran- te
seu transporte, dentre outros. Mas atenção! Este
evento não se aplica à devolução de mercadorias
com emissão de nota fiscal eletrônica, já que nes-
tecasoaplica-seo evento anterior, Confirmação da
Operação.
33
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NF-E ENFC-E É importante saber as diferenças entre os dois tipos de
notas, para evitar que sejam usadas emmomentosinadequados. A NFC-e deve ser destinada ao
consumidor final, com o objetivo de servir como
cupom fiscal, enquanto a NF-e serve para
outras operações.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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NF-E eNFC-E
MAPA ETÉCNICO FISCAL
Um problema recorrente é a confusão entre a
NF-e e a NFC-e, (Nota Fiscal do Consumidor Ele-
trônica), pensando nisso é importante esclare- cer
quais os principais pontos semelhantes e as
diferençasentre asduas.
As similaridades entre a NF-e e a NFC-e
O processo de funcionamento de ambas é similar.
Elas consistem de um documento fiscal eletrôni-
co, transmitido pelo estabelecimento comercial
para a Secretaria da Fazenda pela internet. O con-
tribuinte deverá ter um certificado digital, que será
utilizado para assinar digitalmente e garantir a auto-
ria do emissor do documento fiscal. O emitente faz a
solicitaçãodo documento fiscalàSEFAZ,que fazuma
validação primária das informações e devolve um
protocolo, que na prática é uma autorização para a
geraçãodo documento eletrônico.Emambasháre-
gras de contingência, no caso de falta de conexão com a
SEFAZ. Ambos os modelos de nota fiscal também per-
mitem a sua visualização através de um documento
auxiliar chamado de DANFE para a NF-e e de DANFE-
-NFC-e para a NFC-e. Elessãouma representaçãográfica
simplificada do documento fiscal, impresso em papel co-
mum, em uma via e possuem a chave de acesso para con-
sultanaInternet.Essedocumentoauxiliarnãoéumanota
fiscal. Ele serve para acompanhar o trânsito da mercado-
ria ecomo instrumento auxiliar para consultaeconfirma-
ção da efetiva existência do documento fiscal através do
Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na internet.
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As diferenças entre a NF-e e a NFC-e
A NFC-e, Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica,
restringe-se a acobertar vendas a consumidor final e
vem para substituir o documento fiscal emitido pelo
ECF, o cupom fiscal. Entrou recentemente em opera-
ção em vários Estados e tem cronograma de implanta-
ção de acordo com a legislação específica de cada uni-
dade da Federação. Por outro lado, a NF-e, Nota Fiscal
Eletrônica,atende atodasasoutras situaçõespossíveis,
desde as operações de compra e venda, até as opera-
çõesde devolução ou transferência de mercadorias, ex-
portação, etc. Ela veio em substituição às antigas notas
fiscaisimpressasmodelos1e1A.Outra diferençaentre
elasé no conteúdo impresso no documento auxiliar. O
DANFE NFC-e (Documento Auxiliar da NFC-e) é bem
maissimplificado que o DANFE (Documento Auxiliar da
NF-e), sendo que o consumidor que aceitar receber
somente o DANFE NFC-e Resumido (sem a relação dos
itens comprados, apenas os totais) poderá, posterior-
mente, solicitar ao estabelecimento emissor a impres- são,
sem custo, do correspondente DANFE NFC-e com- pleto.
Apesar de diferentes, a NF-e e a NFC-e adotam
conceitos similares. Para os varejistas, de pequenas
mercearias a supermercados, é importante manter-
-se atualizados sobre o assunto para evitar falhas e
prejuízos.MAPA ETÉCNICO FISCAL
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PASSO A PASSO
O processo de emissão de
uma nota fiscal eletrônica não é
tão complicado. Saiba quais são
os três passos simples para
começar a emitir uma NF-e
emseu estabelecimento.
MAPA ETÉCNICO FISCAL
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PASSO A PASSO
MAPA ETÉCNICO FISCAL
Agora que já apresentamos todos os detalhes
sobre a Nota Fiscal Eletrônica, vamos à parte
prática. Chegou a hora de aprender o passo a
passo do que é preciso para que sua empresa
comece a emitir uma NF-e a partir de agora. En-
tão, mãos à obra. Para realizar uma emissão de
NF-e, basta seguir esses três passos simples:
1. Consiga um certificado digital:
Para que sua NF-e seja válida você precisa de
uma assinaturadigital, isso dará autenticidadee
seráaprovaquesuaempresapodeemitirnotas.
O Certificado deve ser conseguido junto a uma
Autoridade Certificadora credenciada pela
Infra- estrutura de Chaves Públicas Brasileira
(ICP);
2.Realize seu credenciamento na secreta-
ria da fazenda:Você precisa ter uma Inscrição Estadual, (I.E),
esse cadastro deve ser feito na Secretaria deEstado da Fazenda, do seu estado. O cadastro
é simples, mas, é recomendado que vocêpro-
cure um contador para conseguir auxílio naburocraciaestadual vigente.
3.Adote um software emissor de NF-e:
Você vai precisar usar um software gerador
de notas fiscais eletrônicas. Como já foi men-
cionado acima, recomendamos que você opte
por um sistema integrado. A automação da
operação de sua loja, integração doscontroles
de vendas, finanças e estoque são os princi-
pais benefícios de um sistema ERP.
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CONCLUSÃO
MAPA ETÉCNICO FISCAL
Para todas empresas brasileiras, especialmente vare-
jistas que movimentam muita mercadoria, é importante
entender os processos, regras e detalhes da emissão de
notas fiscais eletrônicas. Muitos empresários assumem
prejuízos e correm riscos por simples falta de conheci-
mento.
Conhecer melhor o processo de emissão de uma NF-e
ajudará você a fazer as melhores escolhas durante as
operaçõesdesualoja,aléméclaroque impedir que você
não cumpra com alguma obrigação tributária de emis-
sãode notas.Essesistematambém é uma oportunidade
para que aconteça uma transformação na operação da sua
loja, levando mais automação, agilidade e eficiência,
resultando em melhores lucros e menores dores de ca-
beçapara você.
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