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Microsoft Access

Carlos Sebastião

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O Access permite ...

• Armazenar informação

• Organizar a informação

• Obter informação tendo em conta critérios de selecção (Consultas)

• Criar formulários

• Gerar relatórios

...

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Iniciar o Microsoft Access

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ABRIR UMA BASE DE DADOS ACCESS(Exemplo de utilização)

Abrir ficheiro da base de dados

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Escolher a base de dados que pretende abrir

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Base de dados aberta

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ELEMENTOS DA JANELA DO ACCESS

Janela da base de

dados

Barra de estado

Barra de ferramentas da base de dados

BarraDe

Menus

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JANELA DA BASE DE DADOS

Barra

de

objectos

Barra de

ferramentas

da janela base

de dados

Lista de objectosdo tipo seleccionado na barra de objectos

Barra degrupos

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OBJECTOS DE BASE DE DADOS

• Tabelas – Quadros ou grelhas que armazenam dados relacionados

• Consultas - Perguntas à base de dados• Formulários – Menus para introduzir dados• Relatórios – Apresentar informação• Páginas – Páginas Web para aceder à base de

dados• Macros – Sequência de comandos para

executarem determinadas acções• Módulos – Programação em VB

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CRIAR TABELAS (vista de estrutura) 2

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1 – Na barra de objectos escolher “tabelas”.

2 – Na barra de ferramentas escolher “novo” ou a opção “criar tabela na vista de estrutura” situado na janela da lista de objectos .

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CRIAR TABELAS (vista de estrutura)

1 – Introduzir os nomes dos campos da tabela a criar.

2 – Definir qual o tipo de dados mais indicado para cada um dos campos.

3 – Breve descrição acerca de cada um dos campos.

4 – Propriedades dos campos.

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CRIAR TABELAS (vista de estrutura - tipos de dados)

Dados alfanuméricos (Texto ou combinações de texto e números – até 255 caracteres).

Dados Alfanuméricos:Frases e parágrafos (Grande quantidade de texto, caracteres e números – até 65535 caracteres).

Dados numéricos.

Valores de datas e horas.

Números com a indicação da unidade monetária.

Número sequencial único gerado pelo Access (incremento de 1 em 1por ex).

Valores binários:Sim e Não, ou verdadeiro e falso

Objecto tal como ficheiros de Imagem, Vídeos, Sons, e outro tipo de ficheiros.

Ligação a documentos exteriores ou à Web.

Dados obtidos a partir de outras tabelas.

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CRIAR TABELAS (vista de estrutura - chave primária)

CHAVE

PRIMÁRIA

A chave primária permite que não possa haver registos duplicados, situação fundamental quando se relacionam tabelas.

Menu Editar opção Chave primária

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Dimensão do Tipo de dados atribuído a um determinado

campo/atributo da tabela

Definir um formato de apresentação do campo

Definir o número de casas

decimais num campo do tipo

número ou moeda

Definir uma mascara de

introdução com caracteres e

espaços em branco por preencher

Valor por nós definido e que será automaticamente

atribuído ao campo ao adicionar um

novo registo

Limitar os dados a atribuir a um determinado

campo

Mensagem que será mostrada no caso dos dados introduzidos

quebrarem a regra de validação.

Indicar se é obrigatório

preencher o campo a que se refere

estas propriedades

CRIAR TABELAS (vista de estrutura -

propriedades dos campos)

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Relacionar TABELAS (introdução)

Um caso extremo: Todos os produtos poderiam ser fornecidos pelo mesmo fornecedor.

Neste exemplo, verifica-se que com uma única tabela existe a repetição de alguns dados, nomeadamente nas colunas dos campos relacionados com o fornecedor.

Tabela PRODUTOS (1) (exemplo de uma única tabela)

A situação ideal seria dividir a tabela em duas. Uma para registar a informação dos produtos e outra para registar a informação dos fornecedores.

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Relacionar TABELAS (introdução)

Tabela PRODUTOS (2)

Tabela FORNECEDORES

Uma tabela regista a informação dos produtos e outra regista a informação dos fornecedores.

PARA CONSEGUIR RETIRAR DADOS DE AMBAS AS TABELAS (CONSULTAS COM BASE NAS TABELAS), SERÁ NECESSÁRIO FAZER O PROCESSO DE RELACIONAMENTO ENTRE ELAS.

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O processo de relacionamento de tabelas é feito (normalmente) através de dois campos, com o mesmo nome e mesmo tipo de dados. Estabelece-se entre o campo que é chave primária e outro da outra tabela (chave estrangeira).

Relacionar TABELAS (introdução)

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Relacionar TABELAS (Access)

(1º) Menu Ferramentas opção Relações

(2º) Menu Relações opção Mostrar Tabela

(3º) Adicionar as tabelas Produtos e Fornecedores

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(4º) Colocar o ponteiro do rato sobre o campo Código do Fornecedor (chave primária) da tabela Fornecedores e clicar e arrastar e sobrepor sobre o campo Código Fornecedor da tabela Produtos.

(5º) Criar Relação

(6º) Relação resultante representada desta forma

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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS

1 – Na barra de objectos escolher “Consultas”.

2 – Na barra de ferramentas escolher “novo” ou a opção “criar consulta na vista de estrutura” situado na janela da lista de objectos .

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2

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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS

Seleccionar e adicionar a tabela ou as

tabelas que se desejem

consultar.

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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS

Com uma consulta pretende-se mostrar os registos da tabela(s) cujos campos (um ou mais campos) cumpram determinadas condições ou critérios.

Neste caso pretende-se mostrar todos os produtos do armazém cuja data de validade expirou (o critério para que seja feita a selecção do registo é: Se a data de validade do produto é menor que a data actual, < Data(), então o registo é escolhido).

Campos das consultas

Campos das consultas

Indicar se se pretende mostrar ou não este campo na consulta

Campos da tabela produto

Campos da tabela produto

Critérios de selecção ou procuraCritérios de selecção ou procura

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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS

Neste caso pretende-se mostrar todos os

produtos do armazém e o

fornecedor de cada produto.

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Criar FORMULÁRIOS (com assistente)

(4) Escolher os campos a

incluir no formulário

(3) Escolher a(s) tabela(s) (ou consultas)

a incluir no formulário

(1) Na barra de objectos escolher “Formulários”.

(2) Na barra de ferramentas escolher

“novo” ou a opção “criar formulário utilizando o assistente” situado na

janela da lista de objectos .

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Criar FORMULÁRIOS (com assistente)

(5) Formulário criado.

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Criar RELATÓRIOS (com assistente)

(1) Na janela de base de dados,

clique em Relatórios na

barra Objectos

(3) Escolher a(s) tabela(s) a incluir no

relatório

(2) Na barra de ferramentas escolher

“novo” ou a opção “criar relatório utilizando o assistente” situado na

janela da lista de objectos .

(4) Escolher os campos a

incluir no relatório

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Criar RELATÓRIOS (com assistente)

(5) Relatório criado.