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1Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Introduzione al Project ManagementMetodologia e Strumenti
III edizione 2007/08
2Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Contenuti del Corso
Impostazione del progetto;
Pianificazione delle attività, risorse e costi;
Coordinamento e controllo durante le fasi di realizzazione.
3Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Chi siamo?
Ma prima di tutto …
4Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Gestione di un’attività complessa, unica e di durata determinata rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito (scope) mediante un processo continuo di pianificazione di risorse differenziate con vincoli interdipendenti di:
• tempi
• costi
• qualità
Che cos’è il project management
5Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Attività che risale al periodo di realizzazione delle grandi costruzioni dell’antichità:
• Piramidi in Egitto (XXVI sec a.c.)
• Colosseo (72 d.c.)
• Acquedotti dell’impero romano (144 a.c.)
Condotta senza tecniche di programmazione e di rappresentazione del processo produttivo
Cenni storici
6Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• H.L. Gantt all’inizio del secolo scorso definì una tecnica di rappresentazione del processo produttivo utilizzando barre temporali
• nel 1957 M. Walker definì il metodo CPM (Critical Path Method) per il controllo dei tempi di progetto
• nel 1958 venne sviluppata la tecnica PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) in ambito del progetto per la realizzazione dei sottomarini nucleari (progetto Polaris)
Cenni storici
7Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Negli ultimi decenni il Committente ha imposto ai progetti vincoli sui tempi, costi e qualità sempre più rigidi in quanto:
• Prodotti e tecnologie diventano obsoleti in breve tempo
• Il fornitore deve confrontarsi con una concorrenza più vasta che spesso utilizza manodopera a basso costo
• Il cliente/utente è più smaliziato
Il P.M. ed i vincoli di progetto
8Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Il risultato è che un elevato numero di progetti non riescono a rispettare i limiti previsti di budget o di tempo o non producono i risultati attesi.
Indagine dello Standish Group, basata su un campione di 28.000 progetti e pubblicata da Computer Weekly il 9 luglio 1998, fornisce questi risultati:
• progetti riusciti: 26%
• progetti chiusi con notevole ritardo sui tempi, e/o costi imprevisti, e/o funzionalità inadeguate: 46%
• progetti falliti: 28%
Totale? 74% di mancati successi
Il P.M. ed i vincoli di progetto
9Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Nel 2000 la spesa per l’informatica nella Pubblica Amministrazione Centrale è stata di 2578 miliardi, 1028 dei quali sono stati sottoposti a monitoraggio.
• La maggior parte dei contratti di importo inferiore a 25 milioni di Euro non è sottoposta a monitoraggio.
• Il controllo di questi contratti richiede un elevato numero di risorse qualificate.
I progetti nella Pubblica Amministrazione
10Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Se un progetto può andare male, lo farà.
Corollari1. Nessun progetto è facile come sembra
2. Tutti i progetti richiedono più tempo di quanto si pensi.
3. Se c'è la possibilità che varie attività vadano male, quella che causa il danno maggiore sarà la prima a farlo.
4. Se si prevedono quattro possibili modi in cui un progetto può andar male, e si prevengono, immediatamente se ne rivelerà un quinto.
5. Lasciati a se stessi i progetti tendono ad andare di male in peggio.
6. Non ci si può mettere a fare una attività senza che qualcun'altra non vada fatta prima.
7. Ogni soluzione del project manager genera nuovi problemi.
8. I cretini sono sempre più ingegnosi delle precauzioni che i project manager prendono per impedirgli di nuocere.
9. Se in un progetto vi è una pecca, madre natura riuscirà sempre a scovarla.
10. Madre natura è una put....
Legge di Murphy sul Project Management
11Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Versione relativistica della legge di Murphy
Tutto va male, in un progetto, nello stesso tempo
Chiosa di O'Toole alla legge di Murphy
Murphy era un ottimista
Settima variante di Zymurgy alla legge di Murphy
Quando piove su un progetto, diluvia.
Terza legge di Chisholm
Le proposte sono sempre capite dal team in maniera diversa da come le concepisce il project manager.
Corollari
1. Se si spiegano le cose al Team di progetto in maniera tale che nessuno possa non capire, qualcuno non capirà.
2. Se si fa qualcosa con l'assoluta certezza dell'approvazione del Team, a qualcuno non piacerà
3. Se si vuol mettere il responsabile di una attività di fronte al fatto compiuto, il fatto non si verificherà
Prima legge di Scott
Qualsiasi cosa vada male in un progetto, avrà probabilmente l'aria di andare benissimo.
Prima legge di Finaglie
Se un progetto è nei tempi, qualcosa è andato male
Legge di Pudder
Il progetto che ben comincia, finisce male.
Il progetto che comincia male, finisce peggio.
… e se non bastasse …
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I Progetti
13Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
I fattori critici di successo del progetto:
• Studio di fattibilità (requisiti, vincoli, stima delle dimensioni del prodotto, risorse, costi, benefici, ecc.)
• Organizzazione del progetto (gruppi di lavoro, comunicazione, ciclo di vita, rapporti con il committente)
• Risorse umane e strumenti
Il P.M. ed i vincoli di progetto
14Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Rispetto ad altri tipi di progetto hanno alcune specifiche caratteristiche:
• Invisibilità - Il software non è facilmente visibile come per esempio un ponte, un impianto chimico o una vettura
• Complessità - A parità di costo mediamente i progetti software risultano più complessi anche per l’elevato coinvolgimento dell’utente nelle fasi alte del progetto
• Flessibilità - facilità di modificare il prodotto sia in corso d’opera che a fine realizzazione
I progetti di produzione del software
15Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Due tipologie principali di progetti:
• Sistemi informativi caratterizzati dal fatto che dialogano con l’organizzazione
• Sistemi industriali con interfaccia verso la macchina (sistemi operativi,sistemi di controllo di processo)
Processi di produzione adatti per sviluppo di un tipo sistema non sono spesso efficaci per l’altro
I progetti di produzione del software
16Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Chi è?
Cosa fa?
Il Project Manager
17Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
impostazione
controllo
chiusura
pianificazione
esecuzione
Le fasi di progetto
18Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Impostazione del progetto:
• individuazione della struttura organizzativa • definizione degli obiettivi del progetto • individuazione del processo di sviluppo (ciclo di vita)
• Pianificazione:
• definizione delle attività e sequenza • stima dell’impegno di risorse• definizione di compiti e responsabilità• stima della durata delle attività
Le fasi di progetto
19Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• segue Pianificazione:
• schedulazione delle attività • stima dei costi• preparazione del piano di progetto• pianificazione della qualità• pianificazione delle comunicazioni• pianificazione dei rischi
Le fasi di progetto
20Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Esecuzione delle attività:
• acquisizione e allocazione delle risorse di progetto• esecuzione delle attività nel rispetto della schedulazione• distribuzione delle informazioni• assicurazione della qualità• gestione della configurazione
Le fasi di progetto
21Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Controllo:
• stato avanzamento dei lavori• controllo dei costi • controllo della qualità dei prodotti• controllo dei rischi • azioni correttive
Le fasi di progetto
22Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Chiusura del progetto:
• verifica del soddisfacimento di tutti gli obblighi contrattuali• ordini di chiusura attività continuative (es. erogazione servizi)• trasferimento del personale e chiusura locali• consegna dell’archivio di progetto• analisi dei risultati
Le fasi di progetto
23Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Le fasi di progetto
24Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Per funzione: non è assegnato personale allo specifico progetto e non c’è un coordinatore delle attività;
• Per progetto: esiste un coordinatore (project manager) a tempo pieno ed il personale che opera sul progetto dipende direttamente da esso;
• A matrice: esiste un coordinatore a tempo pieno o parziale ed il personale che opera sul progetto è in parte assegnato al team di progetto.
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
25Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
O rg an izza z io n e p e r fu n zio ne
R iso rse um a ne A m m in istra z io ne
P rog e tta zio ne P ia n if ica z io ne P rod u zio ne A cq u is ti C o n tro llo p ro g e tti
D ire z ion e G en e ra le
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
26Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
O rg an izza z io n e p e r p rog e tto
A m m in istra z io ne R iso rse U m a ne
P rog e tto A P rog e tto B P ro ge tto C R ice rca e S vilu p po
D ire z ion e G en e ra le
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
27Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
O rg an izzaz io n e a m a trice
P ro ge tto A
P ro ge tto B
P ro ge tto C
R iso rse
P rog e tta zio ne P ia n if ica z io ne P rod u zio ne A cq u is ti C o n tro llo p ro g e tti
D ire z ion e G en e ra le
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
28Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Tipo di organizzazione Caratteristiche Pregi Difetti
Per funzione
- Compiti e ruoli rigidi- Un solo diretto superiore- Specializzazione professionale
- centralizzazione di risorse simili
- Scarso coordinamento nell'ambito del progetto,- scarso coinvolgimento delle risorse (il progetto transita in più aree)
Per progetto
- Risorse allocate al team fino a conclusione del progetto
- Buon coordinamento e comunicazione all'interno del team- elevata autorità del project manager
- Poco efficiente utilizzo delle risorse
A matrice
- Centralità del progetto- partecipazione al progetto delle diverse funzioni aziendali- due superiori diretti
- Ottimizzazione delle risorse
- Conflitti tra project manager e Functional manager
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
29Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Prodotto/servizio da realizzare (definizione dei requisiti)
• a quali costi
• in quanto tempo
• con quale livello qualitativo
La fonte di riferimento è il contratto il quale non sempre definisce in modo sufficientemente chiaro tutti gli obiettivi. Alcuni obiettivi possono essere impliciti e riguardano le aspettative inespresse del cliente. L’utenza specifica nel dettaglio gli obiettivi.
Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi
30Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Cosa dovrebbe fare ?
Quanto costerà ?
Qual è la strategia da adottare?
Come verrà organizzato ?
Quanto tempo impegnerà ?
Esistono prodotti simili in sviluppo o già operativi ?
Qual è il piano di spese ?
Che durata avrà il processo di sviluppo ?
Come sarà il service/maintenance e quali sono le garanzie ?
Esiste una infrastruttura di supporto ?
Quali supporti esterni sono richiesti ?
Che prospettive di riuscita sono state individuate ?
Quale sistema di supporto lo manterrà in efficienza ?
Impostazione del progetto - Identificazione dei Requisiti
31Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Impostazione del progetto - Identificazione dei Requisiti
Lavorare congiuntamente allo sponsor di progetto
Ottenere informazioni dettagliate delle esigenze
Dichiarare in modo esplicito i requisiti ed avere le opportune assicurazioni per quanto riguarda lo staffing di progetto e la sponsorship di progetto
Essere realistici; se un requisito può essere male interpretato, sarà male interpretato
Usare un documento di definizione dello scope di progetto
Se possibile, nella formulazione dei requisiti allegare immagini, grafici, modelli e altri riferimenti di questo tipo
Assicurarsi che i deliverable di progetto corrispondano ai requisiti richiesti
Definire le procedure di monitoraggio e controllo delle modifiche apportate ai requisiti
Informare il project staff e lo sponsor di progetto in merito alle problematiche relative alla definizione dei requisiti
Ottenere l’approvazione (firma) dello sponsor di progetto sulla definizione dei requisiti della baseline di progetto
32Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
ContrattoAspettative inespresse del cliente
Aspettative dell’utenza
Obiettivi di progetto
Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi
33Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• Chiari - Descrizione non ambigua, con pochi termini tecnici dei quali è illustrato il significato
• Misurabili - Devono prevedere una metrica ed un valore target
• Realistici - Deve essere raggiungibile il target degli obiettivi nel loro insieme (prodotto, tempi, costi, qualità)
Impostazione del progetto - Caratteristiche degli obiettivi
34Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
• E’ il risultato dell’analisi dei fabbisogni del committente
• Si procede in modo incrementale fino a raggiungere il livello di precisione che elimini tutte le ambiguità
• Inizia con lo studio di fattibilità e si completa nel corso dell’esecuzione del progetto
• E’ un fattore critico di successo del progetto e coinvolge sia l’utente che il fornitore
Impostazione del progetto – I requisiti di prodotto
35Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Definizione chiara ed univoca delle finalità progettuali
Fissare i confini dello scope di progetto
Essere per quanto possibile concisi
Identificare nomi e ruolo per le responsabilità
Definire in anticipo il flusso della documentazione e delle informazioni
Definire le aspettative per quanto riguarda la gestione delle variazioni progettuali, del budget e degli status report
Punto di riferimento “ufficiale” per il futuro del progetto
Impostazione del progetto – il Project Charter
Background e sommario del progetto
Obiettivi del progetto
Deliverable di progetto
Milestones
Assunzioni
Rischi
Risorse
Piano di Comunicazione
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Modelli di ciclo di vita del software:
• Incrementale:I requisiti del sistema sono definiti inizialmente ma il progetto è realizzato per parti successive;
• Evolutivo: Il progetto è realizzato per versioni successive. In ogni versione i requisiti possono essere variati.
Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto
37Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
La scelta di un modello è basata sulla valutazione delle seguenti caratteristiche del progetto:
• Criticità delle scadenze;
• Incertezza dei requisiti;
• Complessità di realizzazione.
Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto
38Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti
Una indicazione di massima:
• Progetti complessi - modello incrementale
• Progetti con requisiti incerti - modello evolutivo
• Progetti con scadenze critiche - modello incrementale o evolutivo
Modelli diversi richiedono diverse tecniche di progettazione, ambienti di lavoro e strumenti
Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto
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