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MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de Manuais
Prof. Daciane de O. SilvaOSM- Luiz Carlos D Ascenção
Conceito
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Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas, diretrizes, politicas, objetivos, instruções e orientações que indicam para todos o que deve ser feito, como onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.
Manual de processo- é o conjunto, ou a coleção sistemática dos procedimentos, instruções e orientações que indicam, para os funcionários que direta ou indiretamente se relacionam com o processo, o que deve ser feito, como, onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.
Vantagens e desvantagens
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VANTAGENSAuxílio na fixação e efetivação dos critérios e padrões necessários para o bom desempenho do processo;
Inibição da improvisação inadequada que sempre aparece das mais variadas formas;
Evitação, ou minimização dos conflitos entre os funcionários envolvidos com o processo, por meio de clara exposição do que deve ser feito, como, onde, quando, quem e por que deve ser feito
Vantagens e desvantagens
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DESVANTAGENSSão pouco flexíveis;
Não representam a solução de todos os problemas do processo;
Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento podem ser elevados;
Incluem somente as relações formais, não apresentando as relações informais.
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Objetivos• Permitir que a reunião de
informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.
• O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.
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Estratégia para a Manualização• Otimizar os modelos manualizados:
antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.
• Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.
• Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;
• Distribuir o manual.
Tipos de manuais
MANUAIS TÉCNICOS:Manual de manutenção de máquinas e equipamentos;Manual de operacionalização de máquinas e equip;Manual de terminologia técnica;Manual de processo de produção.
MANUAIS ADMINISTRATIVOS:Manual de política e diretrizes;Manual da organização (ou da estrutura organizacional);Manual de normas e procedimentos;Manual do funcionário.
Manual de política e diretrizes: objetiva divulgar aos funcionários ligados a liderança a filosofia, os objetivos e os valores a empresa;
Manual da organização (ou da estrutura organizacional): abrange os direitos e deveres de cada departamento, bem como o nível hierárquico entre os cargos;
Manual de instruções especializadas: uma espécie de guia de trabalho para um grupo profissional específico;
Manual de normas e procedimentos: papeis desempenhados pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos envolvidos na execução das tarefas;
Manual do funcionário: abrange o histórico da empresa, direitos, deveres, regime de incentivos, normas de comportamento, regime de sanções.
Manual de processos administrativos
Visa descrever as atividades (o que é feito), como é feito, quando é feito, quem (ou que área) executa, onde é executada, por que e para que é feito, bem como a relação e interdependência dessas atividades.
FINALIDADEDivulgar as atividades(o que é feito) ao pessoal envolvido com o processo;Permitir padronização de procedimentos (como, quando, quem faz e onde é feito) garantindo a eficiência e eficácia do processo;Delimitar as áreas de competência dos órgãos envolvidos com o processo;Permitir coordenação efetiva das atividades.
Manual de processos administrativos
CONTEÚDO:
NORMAS/PROCEDIMENTOS- o que é feito, de quem executa, de como, onde e quando são executadas as atividades.
DOCUMENTAÇÃO- é a especificação de toda documentação(formulários, relatórios, etc.) que pertencem ao processo administrativo.
FLUXOGRAMAÇÃO- é a indicação do fluxo expressa graficamente por meio das áreas envolvidas
ANEXOS- tabelas, notas explicativas, figuras, etc.
Requisitos dos manuais de processos
REDAÇÃO OBJETIVA;DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;UTILIZAÇÃO RACIONAL;REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE.
ESTRUTURAIntrodução/apresentaçãoSumárioInstruções de uso e atualizaçãoConteúdoAnexosBibliografia
Requisitos dos manuais de processos
REDAÇÃO OBJETIVA;DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;UTILIZAÇÃO RACIONAL;REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE;
ESTRUTURAIntrodução/apresentaçãoSumárioInstruções de uso e atualizaçãoConteúdoAnexosBibliografia
Estrutura
ESTRUTURA•Introdução/apresentação: objetivos do manual e uma comunicação da alta administração sobre sua importância.•Sumário: indicação dos itens que formam o conteúdo do manual•Instruções de uso e atualização: sistema de codificação, utilização do conteúdo.•Conteúdo: procura responder as questões levantadas: o que é feito? Quem faz? Como é feito? Onde é feito? Por que e para que é feito?
Roteiro de elaboração
DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS
CONHECIMENTO DA EMPRESA
PLANEJAMENTO DO MANUAL
LEVANTAMENTO
ELABORAÇÃO DO MANUAL
Manuais: Roteiro de elaboração
DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS: avaliar quais processo serão desenhados ou redesenhados. Depende do custo benefício.
CONHECIMENTO DA EMPRESA: entrevistar com o pessoal da alta administração; conhecer a infraestrutura da empresa; analisar documentos do tipo Contrato Social, manuais e relatórios.
PLANEJAMENTO MANUAL: cronograma de trabalho( início e término)
LEVANTAMENTO: entrevista, questionário e observação direta
Manuais: Roteiro de elaboraçãoELABORAÇÃO: Redação: redigir pensando na facilidade da leitura, pois será um tira dúvida do usuário
DIAGRAMAÇÃO/FORMATAÇÃO:São diferentes entre os manuais de papel e os eletrônicos.Manual de papel- é o único que se preocupa com formatação, usando as normas da ABNT
Norma:
N FolhaNome do manualLogotipo da empresa
Nome do processo Cod. Manual/norma
Norma: Aquisição de bens patrimoniais
1.–Diretrizes gerais1.1- Conceituação1.2-Tipos de bens patrimoniais
2. Procedimentos das áreas envolvidas2.1 Do usuário2.2 Da divisão do almoxarifado2.3 Da divisão de compras, etc.
N FolhaMANUAL DE PR.ADMINISTRATIVOLogotipo
PROCESSO DE COMPRAS Cod. Manual/norma
Manuais eletrônicos
São aqueles elaborado e disponibilizados aos usuários por meio de redes de computadores da empresa.
Os M.E são vantajosos por vários motivos:Não se imprime e nem os encadernam;De fácil consulta, basta acessar as páginas da webA atualização é feita de imediato, basta os responsáveis acessarem e em seguida avisar aos interessados.
As desvantagens são as mesmas verificadas nos manuais impressos.
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Recomendações Finais• O manual é elaborado para quem não
sabe. Quem sabe não o consulta.• Elabore o manual em folhas soltas,
para melhor atualização.• É fundamental a existência de um
padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual
• É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.
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Recomendações Finais (1)• A elaboração do manual deve
incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.
• Forma de impressão do texto.• Desenho do gabarito da folha.• Qualidade do papel.• Cor do papel• Perfuração da folha (quando for o
caso)• Formato da folha padrão
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Recomendações Finais (2)• Para a capa do manual deve ser
considerado (quando for o caso):– tamanho– gravação– ferragens
• O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.
• O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.
• A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.