1 gestÃo documental dcar / setor de arquivo e microfilmagem 2004
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GESTÃO DOCUMENTAL
DCAR / SETOR DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM
2004
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“Só aprende quem tem
coragem para abandonar o
velho e mergulhar de
cabeça no novo, mesmo
com toda vertigem que o
salto provoca!”
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OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL
Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho; Reduzir desperdícios e custos de armazenamento (de 30 a 40 %); Minimizar custo de homem/hora na busca da informação/ documento; Melhorar a imagem da empresa junto aos seus clientes internos e externos; Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias .
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ARQUIVO
Conjunto de documentos organizados sistematicamente após seleção e classificação, para armazenagem e consulta de informações.
Instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada.
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Documento:
É a peça escrita ou impressa que oferece prova ou informação sobre um assunto qualquer.
Documentação:
É o conjunto de documentos referentes à produção, controle, avaliação e arquiva-mento.
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CLASSIFICAÇÃO Corrente: Conjunto de documentos em
curso ou consultados freqüentemente pelos serviços;
Intermediário: Conjunto de documentos que perderam sua atualidade mas seus serviços ainda podem ser solicitados;
Permanente: Conjunto de documentos que perderam o valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de valor histórico, legal e documental.
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IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
O futuro da documentação de uma instituição dependerá do tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente.
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Tipos de Material de Consumo
Caixa - Arquivo tipo box; Formulários e ou fichas; Pastas suspensas; Pastas de cartolina; Material de escritório (fita adesiva
invisível, gominhas, clips, canetas pretas ou azuis, lápis, etc.).
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DEFINIÇÃO DO MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS/ARQUIVOS
Deve-se calcular o volume do material a ser arquivado, suportes (papel, filme, fita magnética, disquete e cd’s) e o tamanho dos documentos.
Tipos de Material Permanente Estantes de aço para acondicionar caixas-
arquivo e documentos; Arquivo de aço horizontal para mapas e
plantas; Arquivo de aço vertical para pastas
suspensas;
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Mesas para arquivistas e consultas dos usuários;
Cadeiras;
Armários para guarda do material de consumo;
Microcomputador.
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SISTEMATIZAÇÃO DO ARQUIVO
Vantagens: Uso mais racional do espaço;
Eliminação de excesso de equipamentos, armários, arquivos, mesa, etc.;
Acompanhamento eficaz da vida útil do material;
Redução de tempo na procura de dados;
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Reposição mais rápida do material ou equipamento;
Eliminação dos desperdícios;
Diminuição dos riscos de acidentes;
Manutenção da qualidade;
Melhor controle e distribuição do material utilizado.
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conceito:
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei 8.159 de 08 de Janeiro de 1991).
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TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL É o registro esquemático do ciclo de vida
documental do Órgão, sendo elaborada após análise da documentação e aprovada pela autoridade competente.
Determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, e os critérios para microfilmagem, eliminação e ou recolhimento ao arquivo permanente.
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Disciplina o fluxo de documentos entre os arquivos correntes e permanentes, pela fixação de prazos de transferência e de eliminação de documentos;
Define a necessidade de utilização e conservação de cada documento dentro da instituição, considerando dois tipos fundamentais de documentos: - Administrativos; - Históricos.
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A sua implantação implica em ações que constituem-se em termos de normas e operações e pressupõem um diálogo constante com os Orgãos e organismos da Administração Pública.
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OBJETIVOS E BENEFÍCIOS
Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos;
Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica;
Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científicos;
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Racionalizar os processos que envolvam acesso contínuo a documentos;
Economizar espaço físico destinado aos arquivamentos Setoriais e de Arquivos Gerais;
Agilizar a recuperação de informações.
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REFERÊNCIAS
Resolução Nº 4, de 28 de março de 1996 Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Administração Pública: Atividade-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivo - SINAR, e aprova os prazos de guarda e destinação
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de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Administração Pública.
Lei nº 8.159 de 08 de Janeiro de 1991Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outrasprovidências.
Decreto nº 40.186 de 22 de Dezembro de 1998
Dispõe sobre a Gestão de Documentos Públicos.