Documento: SIGAPH-RCA Estudio PreliminarSistema Informtico para la Gestin Administrativa del Hotel RCA.

UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALAFACULTAD DE INGENIERA CIVILESCUELA DE INFORMTICACARRERA DE INGENIERA EN SISTEMAS

ESTUDIO PRELIMINAR.DISEO ORIENTADO A OBJETOS

Edwin Eber Belduma Morocho Sandra Anabel Palacios Abad MACHALA- EL ORO- ECUADOR

2014

ESTUDIO PRELIMINARPROYECTO DE VINCULACION CON LA SOCIEDAD

SIGAPH-RCA

ESTUDIO PRELIMINARDEL SOFTWARE

VERSIN 1.0

Tabla 1 Especificacin de cambios

CONTROL DE CAMBIOS

FechaDescripcinResponsableVersin

03/06/2014Modificacin del Orgnico Funcional de la empresa turstica Hotel RCA.Sandra PalaciosEdwin Belduma1.0

ndice

1.Introduccin61.1.Propsito61.2.Definiciones, acrnimos y abreviaturas61.3.Referencias72.Fuente de Informacin.72.1Entrevista72.2Encuesta83.Descripcin de la Institucin83.1. Misin y Visin93.2. Orgnico Funcional103.3. Especificacin de Procesos103.4. Funcionamiento Actual de la Institucin.113.5. Problemas encontrados (Causas y Efectos)124.Alternativas de Solucin con el sistema informtico a desarrollar.13

1. Introduccin

El estudio preliminar tiene como objetivo introducirnos en la historia de la empresa, conocer el personal de trabajo que ejecuta las actividades, la disposicin de oficinas y procesos que realizan dentro de la misma; tambin nos permite comprender cmo est distribuida la informacin en la organizacin y qu se podra mejorar en relacin a este tema, adems de facilitar la captura de los requerimientos de informacin de la empresa de turismo Hotel RCA y plantear una propuesta que les ayude a maximizar las ganancias dentro de la empresa, as como tambin solucionar la mayora de problemas encontrados en el presente estudio preliminar ya que de esa manera podemos satisfacer en su totalidad cada una de sus necesidades.1.1. PropsitoEn el estudio preliminar se recoge la informacin necesaria del Departamento de Administracin y finanzas de la empresa turstica Hotel RCA, con el propsito de conocer la situacin actual y los diferentes procesos que intervienen en el departamento que lleva control de la contabilidad y de los huspedes.La recaudacin de los datos como registro de los hospedajes de las personas, las facturas que se realizan, los egresos e ingresos es muy importante en esta etapa para el desarrollo futuro del software. 1.2. Definiciones, acrnimos y abreviaturasA continuacin se describe las definiciones y acrnimos utilizados en el Estudio Preliminar. Tabla 2. DefinicionesDefinicionesSignificado

mbitoEspacio comprendido dentro de lmites establecidos.

Base de DatosConjunto de informacin estructurada relacionada entre si

SoftwareProducto compuesto de aplicaciones, datos y documentacin.

Tabla 3. AcrnimosAcrnimosSignificado

EPEstudio Preliminar

ASmbito del Software

SIGAPH-RCASistema Informtico para la Gestin Administrativa para el Hotel RCA.

1.3. ReferenciasRoger S. PRESSMAN. Ingeniera del Software un Enfoque Prctico, Mc-Graw-Hill/Interamericana de Espaa S.A.U 2002, Quinta Edicin. Roger S. PRESSMAN. Ingeniera del Software un Enfoque Prctico, McGraw-Hill, Madrid, Espaa, Sexta Edicin.URLs:IEEE. http://www.fdi.ucm.es/profesor/gmendez/docs/is0809/ieee830.pdfWIKIPEDIA. http://es.wikipedia.org/wiki/IEEEVico.org. http://www.vico.org/2. Fuente de Informacin.La fuente de informacin para el desarrollo del presente documento la integra el gerente del Hotel RCA, el mismo que est encargado del departamento de administracin y finanzas.Tabla 4. Fuente de InformacinPersonalCargorea de Trabajo

Gerente General Ing. Leonardo Correa FigueroaAdministracin.

2.1Entrevista

Se realiz en base a entrevistas personales al responsable del departamento de gestin administrativa.2.2Encuesta

Una encuesta es un estudio observacional en el cual se busca recaudar datos por medio de un cuestionario prediseado, y no modifica el entorno ni controla el proceso que est en observacin. Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a la persona responsable del Hotel RCA.3. Descripcin de la Institucin

Datos de la Institucin.Nombre: Empresa de Turismo HOTEL RCArea: Gestin Administrativa.Direccin: Boyac S/N e/ Juan Montalvo y 9 de Mayo. Localizacin: Machala- El Oro- Ecuador.Telfono: La empresa de turismo HOTEL RCA fue fundada y abri sus puertas en el ao agosto del 2007 conformada por un grupo 3 personas y comenz con una proyeccin de habitaciones de 17 para el servicio al cliente a medida de que pas el tiempo la empresa creci en trabajadores actualmente la empresa consta con una cantidad de 10 trabajadores en la empresa, en cuanto a sus habitaciones tiene una proyeccin con ms de 40 habitaciones, consta con red inalmbrica y con cafetera lo que dara un avance muy grande en lo que respecta el tiempo.Ilustracin 1: Mapa de Ubicacin del Hotel RCAHoy en da la empresa de turismo quiere llegar a masificar sus servicios hacia el cliente modernizando cada una de los elementos que conforman la empresa de acuerdo de acuerdo al ministerio de turismo. Implementacin del Software Informtico se lo realizar en la empresa de turismo Hotel RCA localizada en las calles Boyac S/N e/ Juan Montalvo y 9 de Mayo cantn Machala provincia el Oro 3.1. Misin y Visin

La misin de RCA Hotels es la de alcanzar la excelencia en los servicios a nuestros clientes, lograda mediante el esfuerzo y creatividad de nuestra gente retribuyndole con su remuneracin y realizacin personal, obteniendo una adecuada rentabilidad a nuestros accionistas por su inversin en la compaa.Ser reconocidos como lderes en lo que hacemos, y preferidos como una de las mejores compaas hoteleras en Ecuador, ofreciendo la mejor calidad y servicio posible a nuestros huspedes. Nuestro esfuerzo gira alrededor de una sola meta la: "GENTE". El bienestar de nuestros huspedes es prioridad sobre cualquier otra cosa. Creemos en la fuerza innovadora de un mercado de libre competencia.3.2. Orgnico Funcional

3.3. Especificacin de ProcesosGestin de Seguridad del SistemaAdministracin de Personal Ingreso de nuevos personal (datos personales) Listado de personal de trabajo Buscar (buscar por cdula y cdigo)Administracin de Turno Nuevo (Tiempo de entrada del usuario a uso del programa ms el dinero que tiene en total y la cantidad de clientes y habitaciones) Finalizar (Tiempo de finalizacin de turno ms el monto recaudado y la cantidad de clientes atendidos y habitaciones ocupadas y desocupadas)Gestin AdministrativoAdministracin de Huspedes Listado de huspedes (con paginacin de 15 registros) Nuevo Husped (datos personales del cliente, Buscar datos del cliente mediante nmero de cdula si no consta en el registro permitir ingresar los respectivos datos del cliente.) Modificaciones (Cambio de Nombre, Apellido, Direccin, Telfono, datos personales ) Buscar (por: nmero de Cdula y cdigo) Navegar entre registros (inicio, atrs, siguiente, fin) Control de Estado Lgico Administracin de Reservaciones Ingresar nueva reservacin Consultar una reservacin realizada Listar todas las reservaciones realizadasAdministracin de Habitaciones Listar (con paginaciones de 15 registros) Nuevo (Tipo de habitacin, clase de habitacin y cdigo) Buscar (Por cdigo de habitacin) Navegar entre registros (inicio, atrs, siguiente, fin) Control de Estado Lgico (si habitacin est ocupada o desocupada)Administracin de Facturacin Generar Factura (Por medio del nmero de habitacin, el cdigo del cliente, el total de das de hospedaje, el tipo de pago y el precio de la habitacin) Imprimir Factura Gestin de Servicio Agregar (Agregar productos que se realicen a la habitacin)Administracin de Registros Generar (Clientes, Habitaciones, Facturas, Turnos de Usuarios e Historial diario) Imprimir Reportes3.4. Funcionamiento Actual de la Institucin.Control Administrativo.El departamento de Administracin y finanzas en la actualidad lleva el control de las personas hospedadas en el hotel mediante libros de registros de entrada los cuales consta de nmero, nombre, departamento y mes que se registraron dentro del hotel.Primero para el registro de huspedes, despus para emitir las facturas y llevar el control de los ingresos y egresos que existen dentro del Hotel.Al final de cada mes el gerente revisa el total de huspedes que ha obtenido el hotel para as poder verificar si el mismo ha producido ganancias.

3.5. Problemas encontrados (Causas y Efectos)PROBLEMA

CAUSAEFECTO

Control administrativo de rea personal poco tarda y poco confiable. No hay un sistema que permita la administracin de personal de la empresa como tambin el control automatizado de ingresos y egresos que lleva cada trabajadorEsto puede causar tardos en el momento del control de entrada y salida de personal.Poca confiabilidad en el control administrativo de ingresos y egresos de la empresa.

Administracin de habitaciones y huspedes tarda.El control de habitaciones y huspedes se los lleva manualmente mediante diarios de registro Esto causa una lentitud al momento de ingresar datos de nuevos huspedes a las habitaciones como a su vez en el actualizado de datos.

La generacin de facturas para pagos de servicios de hospedaje poco tardaLa generacin de facturas que realiza la empresa se la realiza de manera manual mediante facturas pre impreso.Esto genera una lentitud al momento que se tenga que generar varias facturas los huspedes.

Los productos que adquiere la empresa para dar servicio a los huspedes son poco confiable.Cada producto que se adquiere a la empresa no cuenta con un control de ingresos.Esto genera un poco de desestabilidad en cuando a los egresos que realiza la empresa para adquirir nuevos productos

Generacin de reportes es poco eficiente.Los reportes que emite la empresa en cuanto a control de huspedes, detalles de facturas no es muy confiable a ms de que no cuenta con reportes de ingreso y egreso.Al ser poco eficiente la empresa no puede llevar un buen control sobre los ingresos que adquiere.

3. Alternativas de Solucin con el sistema informtico a desarrollar.Alternativa I

DetalleVentajasDesventajas

Desarrollo de sistema de administracin de habitaciones y huspedes del hotel.Permitir al empresa acelerar en cuanto a registro y control de las habitaciones y huspedes que tengan en el hotelSe deber realizar el ingreso de todas las habitaciones una vez realizado el sistema.

Tabla 6 Alternativa de solucin IAlternativa II

DetalleVentajasDesventajas

Desarrollo de sistema de facturacin y control de personal de trabajo de la empresa. Aligerara el registro de entrada- salida del personal que trabaja en el hotel y llevar en control de los ingresos y egresos que aporta cada uno a la empresa.Facilitar la generacin rpida de facturas emitidas por la empresa a los huspedes. El control de ingresos y egresos se lo har en un tiempo fijo predefinido.

Tabla 7 Alternativa de solucin II

Luego de analizar las alternativas, ventajas y desventajas se determin algunos objetivos viables para departamento de Administracin y Finanzas de la Empresa Turstica Hotel RCA.El desarrollo de un software que permita controlar, la gestin administrativa y contable, utilizando un sistema administrativo y contable, reemplazando el uso de un libro de registros, evitando la prdida de dicho libro, est diseado con una base de datos PostGreSQ.El sistema informtico integra los procesos manuales y requerimientos actuales de: Gestin Administrativa. Registro de huspedes, ingresos y egresos. Registros de facturas emitidas.Para brindar una excelente interaccin entre el usuario y el sistema informtico se utilizara una herramienta de programacin visual (Visual Studio 2012), para crear una aplicacin con un entorno de trabajo amigable, de fcil uso, atractivo y que permita el rpido acceso a la informacin. La seguridad de la informacin estar garantizada debido a que tendr que utilizar claves de acceso al sistema por parte de los diferentes usuarios, con el refuerzo de un Manejador de Base de Datos utilizado segn las condiciones y recursos econmicas del Hotel RCA, el manejador de base de datos propuesto es PostGreSQ.

Responsables:Sandra Palacios Edwin BeldumaFecha de Creacin: 02 06 2014

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