11

Elaboración y control de Elaboración y control de presupuestospresupuestos

22

Administración del restauranteAdministración del restaurante

Es necesario planear y evaluar Es necesario planear y evaluar constantemente el logro progresivo constantemente el logro progresivo de los planes establecidos, al igual de los planes establecidos, al igual que ajustar, de ser necesario lo que ajustar, de ser necesario lo planeado originalmente.planeado originalmente.

Dentro de este contexto, los Dentro de este contexto, los presupuestos pueden ser presupuestos pueden ser interpretados como los planes a interpretados como los planes a desarrollar, expresados en términos desarrollar, expresados en términos numéricos y perfectamente numéricos y perfectamente cuantificables.cuantificables.

33

Administración del restauranteAdministración del restaurante

Es tarea del administrador y del área Es tarea del administrador y del área financiera establecer los criterios financiera establecer los criterios para presupuestar como una para presupuestar como una importante base para planear y importante base para planear y complementar efectivamente el complementar efectivamente el proceso administrativo.proceso administrativo.

Los presupuestos son una excelente Los presupuestos son una excelente herramienta de control debido a que herramienta de control debido a que los resultados a obtener son los resultados a obtener son fácilmente cuantificables.fácilmente cuantificables.

44

Administración del restauranteAdministración del restaurante

Al presupuestar es de vital importancia que Al presupuestar es de vital importancia que se responda a las necesidades de se responda a las necesidades de operación del negocio. operación del negocio.

Para esto es indispensable que quien Para esto es indispensable que quien presupuesta conozca tanto lapresupuesta conozca tanto la problemática problemática cotidiana del establecimiento, así como los cotidiana del establecimiento, así como los principalesprincipales criterios y técnicas de criterios y técnicas de presupuestaciónpresupuestación, al igual que los , al igual que los beneficios y las desventajas que ocasionan beneficios y las desventajas que ocasionan su uso, para así poder tomar las su uso, para así poder tomar las decisiones mas adecuadas y útiles.decisiones mas adecuadas y útiles.

55

Definición de presupuestoDefinición de presupuesto

Es la estimación programada y Es la estimación programada y sistemática de las condiciones de sistemática de las condiciones de operación y los resultados a obtener operación y los resultados a obtener en el restaurante, a lo largo de un en el restaurante, a lo largo de un periodo establecido.periodo establecido.

Dicho de otra manera, los Dicho de otra manera, los presupuestos son pronósticos presupuestos son pronósticos referentes a un periodo futuro.referentes a un periodo futuro.

Se trata de anticipar los resultados Se trata de anticipar los resultados futuros a obtener, representando las futuros a obtener, representando las metas a lograr con la operación del metas a lograr con la operación del negocio.negocio.

66

Criterios para presupuestarCriterios para presupuestar

Objetivos del negocio.Objetivos del negocio. Expectativas futuras en el entorno.Expectativas futuras en el entorno. Resultados anteriores.Resultados anteriores. Modificaciones y esfuerzos realizados.Modificaciones y esfuerzos realizados. Criterio y experienciaCriterio y experiencia

El establecimiento y desarrollo de los El establecimiento y desarrollo de los presupuestos esta íntimamente ligado con presupuestos esta íntimamente ligado con el proceso administrativo, resaltando su el proceso administrativo, resaltando su importancia en las etapas de la planeación importancia en las etapas de la planeación y el control.y el control.

77

Proceso administrativo y Proceso administrativo y sistema presupuestalsistema presupuestal

Al igual que la administración, la presupuestación Al igual que la administración, la presupuestación debe ser entendida como un proceso constante e debe ser entendida como un proceso constante e ininterrumpido, que se lleva a cabo de manera ininterrumpido, que se lleva a cabo de manera cotidiana en el restaurante.cotidiana en el restaurante.

Operación del

presupuesto

Evaluación de los

resultados

Formulación del

presupuesto

88

Proceso administrativo y Proceso administrativo y sistema presupuestalsistema presupuestal

FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTOFORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO Se formula el(los) presupuesto(s), de Se formula el(los) presupuesto(s), de

acuerdo con los objetivos, criterios y acuerdo con los objetivos, criterios y experiencia del administrador.experiencia del administrador.

Formulación del

presupuesto

99

Proceso administrativo y Proceso administrativo y sistema presupuestalsistema presupuestal OPERACIÓN DEL PRESUPUESTOOPERACIÓN DEL PRESUPUESTO Se opera el presupuesto, es decir, se aplican las cifras Se opera el presupuesto, es decir, se aplican las cifras

contenidas en el mismo. Para orientar las decisiones contenidas en el mismo. Para orientar las decisiones que deban tomarse durante el funcionamiento normal que deban tomarse durante el funcionamiento normal del negocio. (Autorización de gastos, compras, etc.)del negocio. (Autorización de gastos, compras, etc.)

Se asocia con la etapa de DIRECCIÖN dentro del Se asocia con la etapa de DIRECCIÖN dentro del proceso administrativo.proceso administrativo.

Operación del

presupuesto

1010

Proceso administrativo y Proceso administrativo y sistema presupuestalsistema presupuestal

EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOSEVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS Se evalúan los resultados reales, comparándolos Se evalúan los resultados reales, comparándolos

contra los presupuestados, y se determina el contra los presupuestados, y se determina el grado de alcance logrado.grado de alcance logrado.

Evaluación de los

resultados

1111

Sistema presupuestalSistema presupuestal

Para el adecuado funcionamiento del Para el adecuado funcionamiento del sistema presupuestal es necesario un sistema presupuestal es necesario un cuidadoso control y criterio por parte del cuidadoso control y criterio por parte del administrador del restaurante.administrador del restaurante.

Analizando y evaluando los resultados Analizando y evaluando los resultados obtenidos periódicamente, con el objeto obtenidos periódicamente, con el objeto de hacer los ajustes a los aspectos que de hacer los ajustes a los aspectos que pudieran haber ocasionado desviaciones pudieran haber ocasionado desviaciones respecto a lo presupuestado.respecto a lo presupuestado.

1212

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe previsiónDe previsión

Es procurar de antemano todo lo que se Es procurar de antemano todo lo que se va a necesitar antes de comenzar a va a necesitar antes de comenzar a pronosticar, tanto en la elaboración del pronosticar, tanto en la elaboración del presupuesto como en su ejecución, en presupuesto como en su ejecución, en cada una de sus partes, y así ser mas cada una de sus partes, y así ser mas eficientes.eficientes.

1313

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe planeaciónDe planeación

Se tiene enorme visión del futuro, objetivos a Se tiene enorme visión del futuro, objetivos a realizar, finalidades a alcanzar, conocimiento de realizar, finalidades a alcanzar, conocimiento de mercados y productos, métodos de fabricación y mercados y productos, métodos de fabricación y de todas las operaciones de una entidad, con de todas las operaciones de una entidad, con proyección hacia buena dirección y eficiencia.proyección hacia buena dirección y eficiencia.

Es base para la toma de decisiones y fijación de Es base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir políticas a seguir

Influye para utilizar al máximo el capital propio y Influye para utilizar al máximo el capital propio y ajeno, así como prever necesidades ajeno, así como prever necesidades oportunamente.oportunamente.

Advierte sobre optimismo exagerado o Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable que pudiera traer consecuencias irrealizable que pudiera traer consecuencias negativas.negativas.

1414

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe organizaciónDe organización

Crea la necesidad de definir Crea la necesidad de definir responsabilidades y limites de autoridad responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervienen en la de las personas que intervienen en la administración.administración.

Obliga a establecer en la entidad Obliga a establecer en la entidad divisiones funcionales por departamento, divisiones funcionales por departamento, y quizá modificar la estructura.y quizá modificar la estructura.

1515

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe coordinación integraciónDe coordinación integración

Se establece consecuencias de las Se establece consecuencias de las operaciones para relacionar todas y cada operaciones para relacionar todas y cada una de las actividades que forman en una de las actividades que forman en conjunta la entidad.conjunta la entidad.

Obliga a todos los departamentos de la Obliga a todos los departamentos de la entidad a que colaboren al unísono para entidad a que colaboren al unísono para alcanzar objetivos comunes, con lo cual alcanzar objetivos comunes, con lo cual es garantía de funcionamiento ordenado es garantía de funcionamiento ordenado de las actividades.de las actividades.

1616

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe direcciónDe dirección

Manejo de lo integrado, de tal manera Manejo de lo integrado, de tal manera que las desviaciones o variaciones que que las desviaciones o variaciones que seguramente surjan serán estudiadas, seguramente surjan serán estudiadas, valuadas y evaluadas para tomar valuadas y evaluadas para tomar decisiones con buenas bases.decisiones con buenas bases.

1717

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe controlDe control

Es un medio para sopesar, pulsar, seguir y Es un medio para sopesar, pulsar, seguir y comprobar los resultados, es decir, es un comprobar los resultados, es decir, es un instrumento regulador de vigilancia y supervisión.instrumento regulador de vigilancia y supervisión.

Evita desperdicios en general y limita los gastos, Evita desperdicios en general y limita los gastos, regulándolos dentro de los contornos regulándolos dentro de los contornos presupuestados.presupuestados.

Permite el análisis, estudio y corrección de las Permite el análisis, estudio y corrección de las diferencias entre lo presupuestado y lo realizado.diferencias entre lo presupuestado y lo realizado.

Constituye una guía administrativa, Constituye una guía administrativa, estableciendo una meta definida.estableciendo una meta definida.

Verifica e cumplimiento de las responsabilidades Verifica e cumplimiento de las responsabilidades en todos los niveles.en todos los niveles.

1818

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe personalDe personal

Conduce la fuerza de trabajo en forma Conduce la fuerza de trabajo en forma mas productiva.mas productiva.

Simplifica la función de dirección y de Simplifica la función de dirección y de autoridad.autoridad.

Elimina la posibilidad de juicio individual Elimina la posibilidad de juicio individual erróneo.erróneo.

El empeño y esfuerzo de las personas El empeño y esfuerzo de las personas que intervienen en el control que intervienen en el control presupuestal, ayuda a mostrar aptitudes, presupuestal, ayuda a mostrar aptitudes, a estimar la iniciativa y a una mejor a estimar la iniciativa y a una mejor calidad del personal efectivo.calidad del personal efectivo.

1919

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe mediciónDe medición

Se realiza al comparar lo presupuestado Se realiza al comparar lo presupuestado con las metas alcanzadas, examinando con las metas alcanzadas, examinando el progreso o el atraso en el logro o no el progreso o el atraso en el logro o no de las mismas y los objetivos de las mismas y los objetivos programados, para, con oportunidad, programados, para, con oportunidad, efectuar las modificaciones o efectuar las modificaciones o adaptaciones conducentes, con adaptaciones conducentes, con periodicidad rutinaria de elementos periodicidad rutinaria de elementos significativos.significativos.

2020

Sistema presupuestal - VentajasSistema presupuestal - VentajasDe evaluaciónDe evaluación

Con base en la medición, se hace la Con base en la medición, se hace la evaluación de la efectuado contra lo evaluación de la efectuado contra lo presupuestado, mediante análisis, presupuestado, mediante análisis, revisión e interpretación, para la revisión e interpretación, para la formación de un juicio, así como formación de un juicio, así como proceder a lo conducente, lo que servirá proceder a lo conducente, lo que servirá en las decisiones futuras, que en las decisiones futuras, que redundarán en eficiencia, eficacia y redundarán en eficiencia, eficacia y desde luego en un costo óptimo.desde luego en un costo óptimo.

2121

Sistema presupuestalSistema presupuestalVentajasVentajas

En general pueden resumirse en la En general pueden resumirse en la estricta vigilancia y planeación de las estricta vigilancia y planeación de las operaciones de una entidad que operaciones de una entidad que permiten el logro de los objetivos permiten el logro de los objetivos deseados, el mejor aprovechamiento de deseados, el mejor aprovechamiento de sus recursos, el equilibrio de la sus recursos, el equilibrio de la estructura financiera, medición de la estructura financiera, medición de la eficiencia de las operaciones, la eficiencia de las operaciones, la delimitación de responsabilidades; dando delimitación de responsabilidades; dando lugar a tomas de decisiones oportunas y lugar a tomas de decisiones oportunas y bien basadas, para obtener mejores bien basadas, para obtener mejores resultados.resultados.

2222

Sistema presupuestal Sistema presupuestal DesventajasDesventajas1.1. Esta basado en estimaciones y pronósticos y es Esta basado en estimaciones y pronósticos y es

susceptible de errores sobre todo en el primer susceptible de errores sobre todo en el primer ejercicio de su implantación, así como a imprevistos ejercicio de su implantación, así como a imprevistos como cambios en las disposiciones fiscales, como cambios en las disposiciones fiscales, tendencias del mercado, actuación de la tendencias del mercado, actuación de la competencia, perdida del poder adquisitivo, etcétera.competencia, perdida del poder adquisitivo, etcétera.

2.2. Su costo, cuando es elevado, en relación con las Su costo, cuando es elevado, en relación con las posibilidades de la empresa.posibilidades de la empresa.

3.3. Cuando se ha tenido por mucho tiempo, se puede Cuando se ha tenido por mucho tiempo, se puede confiar demasiado en él cayendo en errores, por no confiar demasiado en él cayendo en errores, por no revisarlo.revisarlo.

4.4. De no ir mas allá de su campo de acción.De no ir mas allá de su campo de acción.

Estas limitaciones pueden superarse aplicando el criterio y Estas limitaciones pueden superarse aplicando el criterio y la experiencia del administrador del restaurante.la experiencia del administrador del restaurante.

2323

Sistema presupuestal Sistema presupuestal Causas de fracasoCausas de fracaso

La técnica presupuestal es indispensable en las La técnica presupuestal es indispensable en las empresas. La indebida aplicación de la misma da empresas. La indebida aplicación de la misma da lugar a que fracasen los presupuestos, entre las lugar a que fracasen los presupuestos, entre las causas mas frecuentes encontramos:causas mas frecuentes encontramos:

Desconocimiento de la empresa.Desconocimiento de la empresa. Desconocimiento de los planes y políticas.Desconocimiento de los planes y políticas. Inadecuada administración, dirección y vigilancia.Inadecuada administración, dirección y vigilancia. Poca flexibilidad.Poca flexibilidad. Instalación muy rápida.Instalación muy rápida. Inadecuado sistema de contabilidad y de costos.Inadecuado sistema de contabilidad y de costos.

2424

Sistema presupuestal Sistema presupuestal Causas de fracasoCausas de fracaso Falta de análisis de los resultados y de las causas de Falta de análisis de los resultados y de las causas de

las variaciones.las variaciones. Mala organización y coordinación general.Mala organización y coordinación general. Estimar con demasiada anticipaciónEstimar con demasiada anticipación Insuficiente análisis y estudios de mercado.Insuficiente análisis y estudios de mercado. Falta de apoyo directivo.Falta de apoyo directivo. Falta de cooperación.Falta de cooperación. Demasiado detalle.Demasiado detalle. Insuficiente uso de cantidades en unidades.Insuficiente uso de cantidades en unidades. Falta de atención para coordinar los inventarios.Falta de atención para coordinar los inventarios. Mala determinación de la capacidad productiva.Mala determinación de la capacidad productiva.

La mayoría de las causas de fracaso se deben a errores La mayoría de las causas de fracaso se deben a errores humanos, a la falta de capacidad y conocimientos, pero humanos, a la falta de capacidad y conocimientos, pero en todo caso, no a la técnica presupuestal en sí.en todo caso, no a la técnica presupuestal en sí.