UNIVERSIDAD DE GUADALAJARACENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS ECONOMICO

ADMINISTRATIVASC.U.C.E .A .

ADMINISTRAC ION II

El sistema empresa y sus subsistemas (funciones)

La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes.

La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta han enriquecido a la teoría tradicional.

El sistema empresa y sus subsistemas (funciones)

Tomar a la empresa como un sistema que se interrelaciona y es interdependiente con su medio, es fundamental para obtener una base sólida del conocimiento administrativo y de su importancia en la organización. De esta manera, se pretende involucrar los conceptos de los subsistemas que hacen parte de la empresa y la relación que tienen en el contexto empresarial, buscando siempre la obtención de los objetivos propuestos.

Objeto del sistema empresa

Conocer de forma más amplia todos los conceptos y aplicaciones que tienen los sistemas de una organización; obteniendo de ésta forma una identificación de conocimientos referentes al sistema de empresa y al sistema de producción más específicamente.

Objeto del sistema empresa

a) Analizar la importancia que tienen los sistemas de una organización, teniendo en cuenta sus características esenciales.

b) Ampliar el marco conceptual referente acerca de estos enfoques administrativos.

c) Identificar las diferencias existentes entre los sistemas que son interdependientes y aquellos que no lo son.

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

El concepto de sistemas ha sido utilizado por dos líneas de pensamiento diferente, la primera es la teoría de sistemas generales, corriente iniciada por Bertalanffy y continuada pot Boulding y otros que buscaba llegar a la integración de las ciencias. La segunda es más práctica y se conoce como Ingeniería de Sistemas y fue iniciado por Investigación de operaciones, seguido por Ciencias de la Admón. y el Análisis de Sistemas

¿Que es un sistema?

Es un conjunto de partes en integración para alcanzar un conjunto de objetivos.

Es un grupo de partes y objetos que interactúan y que forman un todo o que se encuentran bajo la influencia de fuerzas en alguna relación definida.

Conjunto de partes y sus interrelaciones.

General Systems Society for Research

Es un conjunto de objetos y sus relaciones, y las relaciones entre los objetos y sus atributos.

Hall

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Sin embargo, además de los anterior debemos agregar que:

a) La mayoría de los sistemas que tienen importancia en el mundo real posen controles.

b) Los sistemas son diseñados por el hombre o la naturaleza para alcanzar algo o realizar algo.

c) En un sistema implica la presencia de:

plano-> diseño -> propósito

Tipos de sistemas

Sistema cerrado: Es aquel que no intercambia energía con el medio.

Sistema abierto: Es aquel que interactúa con el medio.

Sistema viable: Es aquel que sobrevive y es capaz de adaptarse a las variaciones del medio.

Conceptos

Paradigma: Constelación de logros compartidos por una comunidad.

Propiedades emergentes: Emergen del todo de un sistema y no se encuentran en sus partes.

Sinergia: Las propiedades emergentes dan lugar a la sinergia, la suma o unión de elementos mas allá de su esencia.

Autorregulación: Tendencia de un sistema a autorregularse. en un equilibrio dinámico.

Ecología: Ecosistemas son un conjunto de organismos interactuando entre si y con el medio para mantener la homeostasis.

Entropía: Todo sistema tiende a su estado más probable, el desorden o el caos.-Información = entropía.

Estructuras disipativas: Estructuras que se generan en sistemas complejos con alta fluctuación lejos del equilibro.

Visión general de los subsistemas de las empresas

¿Qué son los subsistemas?

Un conjunto de elementos Dinámicamente relacionados Formando una actividad Para alcanzar un objetivo Operando sobre datos/energía/materia Para proveer información/energía/materia

En general se puede señalar que cada una de las partes que encierra un sistema puede ser considerado como subsistema, así los subsistemas son sistemas más pequeños dentro de sistemas mayores, o en su defecto de un Supersistema.

¿Qué es un subsistema ?

Orígenes de la teoría de sistemas

La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).

La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968.

La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Principios básicos de la TGS son:

Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.

Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas.

Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.

Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.

Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.

TGS

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.

2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

Interés de la TGS

El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas.

Aplicada a la administración la TS, en la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

Historia

La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombre-máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril.

La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre-máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales.

La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.

La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional.

Después de la segunda guerra mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables.

La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.

Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado.

Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación , básica para sobrevivir.

El enfoque antiguo fue débil, ya que :

1) Trató con pocas de las variables

significantes de la situación total .

2) Muchas veces se ha sustentado con variables impropias.

Características de los sistemas y sus subsistemas

Que son un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

Que son un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.

Que los límites o fronteras entre sistemas y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Bertalanffy

Deduce dos conceptos:

a) Propósito (u objetivo) .

b) Globalismo (o totalidad).

Propósito u objetivo

Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad

Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras.

El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema.

Hay una relación de causa / efecto.

De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasis.

Entropía

Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad.

La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden.

De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema

Homeostasis

Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema.

Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno

Enfoques

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque.

El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones.

Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos.

Físicos o abstractos

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

Cerrados o abiertos

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

La empresa como sistema abierto: Una empresa se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados.

Parámetros de los sistemas

El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema

Los parámetros de los sistemas son

Entrada o insumo o impulso : es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.

Salida o producto o resultado : es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.

Procesamiento o procesador o transformador : es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.

Retroacción o retroalimentación o retroinformación : es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.

 Subsistemas existentes en la organización

La teoría de la organización y la práctica administrativa evolucionan continuamente y así el nuevo concepto de pensamiento sistémico ha modificado y ha enriquecido la teoría tradicional administrativa.

A pesar que la investigación científica y la conceptualización a veces han producido teorías divergentes, sin embargo este enfoque ofrece la oportunidad de que las teorías de administración y de organización converjan.

El enfoque de sistemas ofrece una base para la integración al permitir visualizar la organización total de la interacción con su ambiente y la conceptualización de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas.

La teoría de sistemas representa un nuevo paradigma para el estudio de las organizaciones y su administración, una base para pensar en la organización como un sistema abierto en interacción con su medio ambiente.

Para conceptualizar con mayor profundidad sobre las características y principios de la teoría de sistemas es necesario conocer algunos conceptos que hacen parte de esta teoría de sistemas en la organización.

Sistema

Es un conjunto organizado de cosas o partes ínter actuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.

Funciones básicas realizadas por el sistema

EntradasProcesos Salidas

Subsistemas

Están formado por partes o cosas que forman el todo.

Entradas

Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.

Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.

Las entradas pueden ser:a)- En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior

con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.

b)- Aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

c)- Retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.

Salidas

Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.

Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

Relaciones

Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.

Las relaciones podemos clasificarlas en

a) Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.

b)Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño del sistema. Sinergia significa "acción combinada". Sin embargo, para la teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas sami-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.

c) Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.

Relaciones

Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.

Contexto

Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema.

Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar.

El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije. Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.

Para determinar el límite de interés se necesita

a) La determinación del contexto de interés.

b) La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el sistema.

c) Se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja afuera del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.

d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un límite de interés relacional.

Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite

RANGO

En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo.

Retroalimentación

La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.

Centralización y Descentralización

Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.

Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

Adaptabilidad

Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo.

Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.

Organización

Es un sistema socio-técnico abierto integrado como de varios subsistemas y con esta perspectiva con una visión de integración y estructuración de actividades humanas, tecnológicas y administrativas.

Sistema de Planificación

Este sistema inicia su acción con el análisis y cuantificación del problema y su solución, comparando la situación actual de cobertura de los servicios y las metas establecidas de acuerdo a las políticas socio-económicas del país dentro de los planes sectoriales.

Fin de Sistema de Planificación

El cumplimiento eficaz de los objetivos de la organización (la empresa como un todo), mediante la optimización de las partes para obtener una relación insumo / producto eficiente, obteniendo como resultado la efectividad en el alcance de las metas. Esto permite satisfacer las necesidades externas del ambiente en que actúa, al entender la demanda de servicios expresada por comunidad.

Objetivos del Sistema de Planificación

Formular los planes de la institución para el análisis de la alta gerencia en sus diferentes etapas, a largo plazo (planificación estratégica), a mediano plazo (planificación táctica) y a corto plazo (planificación operacional).

Establecer un sistema de información para control gerencial, con la preparación de modelos de planificación y presupuesto por programa, indicadores de gestión para control de resultados y análisis de problemas con soluciones alternativas, sirviendo como entrada para el proceso de decisión.

Estructurar los correspondientes subsistemas de planificación física planificación organizacional, planificación económico-financiera, programación y control.

Sistema Financiero

Comprende el conjunto de políticas y normas establecidas por la institución para la realización de sus operaciones financieras, así como los procedimientos y métodos utilizados para registrar y evaluar la gestión financiera, e informar sobre sus resultados.

Estas actividades se agrupan convenientemente en los subsistemas de: Administración de recursos financieros, que incluye la ejecución y control de todos los fondos de la institución, gestiona y obtiene recursos externos y vela por las obligaciones contraídas; y de Contabilidad, a través del cual se determina la situación financiera de la institución, así como otros elementos para estudios económico-financieros y para control del costo de las operaciones y cumplimiento del presupuesto por programa

Sistemas Administrativos de Apoyo

El Sistema de Administración y Desarrollo de Recursos Humanos definido por el conjunto de políticas, normas y procedimientos que proporcionan a la organización el elemento humano necesario, estableciendo y manteniendo las condiciones para su mejor utilización, su desarrollo y renovación oportunas.

Obligaciones de los Sistemas Administrativos de Apoyo

Efectuar una planificación de la demanda y oferta de esos recursos, debiendo cumplirse las diferentes actividades: las técnicas de clasificación y valoración de cargos, reclutamiento y selección de personal, evaluación del desempeño y adiestramiento, las actividades de control a través del subsistema de control administrativo de personal, y las de relaciones humanas mediante la asistencia social y seguridad industrial.

Subsistemas que Forman la Empresa

Modelo básico de comportamientoSubsistema psicosocialSubsistema técnicoSubsistema administrativo