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Corso Base di Formazione per dipendenti e collaboratori di studi

professionaliMercoledì 10 ottobre 2012

PROCEDURE AMMINISTRATIVE

CONTABILI

A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE

B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVIC) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTOD) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA

CONTABILITA’E) CONTABILIZZAREF) ARCHIVIARE

A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE

Non si paga se non c’è documento giustificativo Prima di ogni registrazione occorre avere il

documento giustificativo

B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI

Ogni fatto di gestione può comportare specifici adempimenti fiscali - amministrativi.

Approfondire o consultare il consulente per informazioni in proposito.

A puro titolo di esempio, si ricorda: • comunicazione annuale iva e dichiarazione annuale iva • Elenchi intrastat • Comunicazioni black list • certificazioni e mod. 770 - sostituti d’imposta • unico (redditi/irap/iva)• liquidazioni e versamenti iva mensili/trimestrali• versamenti RA lavoratori autonomi/dipendenti/altri• versamento contributi inps/inail e relative dichiarazioni• versamento acconti e saldi imposte (irap/irpeg/altre)• versamento tasse (rifiuti / diritti cciaa / ccgg)

C ) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO

Art. 2214 C.C. : L’imprenditore “ deve conservare ordinatamente per ciascun affare gli originale delle lettere, telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere,

dei telegrammi e delle fatture spedite”

D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA’ Controllare la correttezza sostanziale dei documenti (conformità ad ordini, a contratti, ecc.) Controllare la correttezza formale dei documenti

(conformità a disposizioni di legge, ecc.) Controllare che siano fatti tutti gli adempimenti conseguenti (es. versamento delle ritenute, contributi, ecc.)

Alcuni documenti per la contabilità

documenti ai fini IVA :fatture emesse

corrispettivi

fatture di acquisto

importazioni

liquidazioni periodiche IVA

versamenti IVA

dichiarazione annuale IVA

documenti non IVA :paghe e contributi

prestazioni occasionali di lavoro autonomo

prestazioni di lavoro autonomo coordinate e continuative

spese varie non IVA (es. giornali, acquisti di francobolli, ecc.)

rimborsi spese con documenti non validi ai fini IVA

imposte e tasse pagate - ritenute d’acconto

movimenti di cassa e banche :

Cassa (prima nota)

Cassa valori bollati (prima nota)

Banche (prima nota / estratti conto)

Carte di credito (prima nota / estratti conto)

E) CONTABILIZZAZIONE Esempio di alcuni documenti contabili

FATTURE EMESSE1) Controllare la progressione numerica e cronologica delle

fatture emesse comprese le eventuali note di variazione

2) Timbrare

3) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA

CONTABILIZZAZIONE FATTURE DI VENDITE

FATTURE EMESSE IN ITALIA_____________________________ ________________________________CREDITI VCLIENTI a CLIENTI C/ACCONTOFt. n. …. Del….. Cliente xxx per acconto su fornitura_____________________________ ________________________________ =/= a =/= Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per vendita merceCREDITI V/CLIENTICLIENTI C/ ACCONTO

a MERCI C/VENDITEa IVA A DEBITO

_____________________________ ________________________________

FATTURE EMESSE IN ITALIA_____________________________ ________________________________BANCA C/C a CREDITI V/CLIENTESaldo ft. n….del ….. cliente xxx con ….. _____________________________ ________________________________

FATTURE EMESSE IN ITALIA

Se dovessero essere fattura per provvigioni occorrerà all’incasso rilevare le ritenute d’acconto subite / enasarco

_____________________________ ________________________________ CREDITI V/ CLIENTI a =/= Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per provvigioni periodo

a PROVVIGIONI ATTIVE a IVA A DEBITO

_____________________________ ________________________________

_____________________________ ________________________________ =/= a CREDITI V CLIENTESaldo ft. n….del ….. cliente xxx con …..BANCA C/CRITENUTE DI ACCONTO SUBITERITENUTE ENASARCO_____________________________ ________________________________

Nelle ditte individuali e nelle società di persona le ritenute di acconto e di enasarco subite dovranno essere imputate ai soci quando verranno

utilizzate con un giro conto,Nelle società di capitali le ritenute di acconto si scomputeranno direttamente

nel conteggio delle imposte di fine anno.

Quindi ricordarsi che nel conto di credito per ritenute di acconto subite e ritenute enasarco ci sarà il progressivo dell’anno

FATTURE DI ACQUISTO1) Ordinare le fatture e le eventuali note di variazione in base alla data di ricevimento. (N.B. : - per le bollette telefoniche conservare la copertina contenente il dettaglio IVA, - per le importazioni occorre bolla doganale, fattura fornitore estero e fattura dello spedizioniere - per le schede carburanti controllare che siano relative ad automezzi dell’azienda o in leasing)

2) Controllare l’intestazione, la data e gli altri elementi obbligatori della fattura (controllo formale del documento)

3) Controllare la conformità del documento agli accordi contrattuali (controllo sostanziale del documento)

4) Numerare progressivamente5) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA6) Registrare su scadenziere (per pagamento della fattura e dell’eventuale R.A.)7) Registrare sul libro dei cespiti ammortizzabili (non più obbligatorio, ma consigliabile )

CONTABILIZZAZIONE ACQUISTI

ACQUISTI IN ITALIA_____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITOREFt. n. …. Del….. Fornitore xxx per acquisto merceMERCI C/ACQUISTIIVA A CREDITO_____________________________ ________________________________DEBITI V/ FORNITORE a BANCASaldo ft. n….del ….. fornitore xxx con ….. _____________________________ ________________________________

Att.ne : quando si registra la fattura verificare anche la corretta applicazione dell’IVA

ACQUISTI IN ITALIA con RA_____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITOREFt. n. …. Del….. Fornitore xxx per consulenzeCONSULENZE IVA A CREDITO_____________________________ ________________________________DEBITI V/ FORNITORE a =/=Saldo ft. n….del ….. fornitore xxx con ….. a BANCA a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT._____________________________ ________________________________

IN ITALIA - acquisto cespiti_____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITOREFt. n. …. Del….. Fornitore xxx per mobiliMOBILI E ARREDIIVA A CREDITO_____________________________ ________________________________

A fine anno tra le altre scritture di rettifica e assestamento occorrerà provvedere al conteggio degli ammortamenti (come per tutte le altre immobilizzazioni immateriali e materiali ) e rilevarli con il seguente un articolo :

_____________________________ ________________________________AMM.TO MOBILI a FONDO AMM.TO MOBILIAmm.to_____________________________ ________________________________

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI

1) Raccolta documenti :

Fattura fornitore comunitario

Verificare il codice identificativo del fornitore comunitario tramite la procedura VIES

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI2) Registrazioni contabili:

a) La fattura del fornitore comunitario si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito)

non è più obbligatoria la doppia annotazione (sia nel registro delle fatture di acquisto sia nel registro delle fatture emesse) sebbene debba essere rilevato nella liquidazione periodica IVA sia il debito che l'eventuale credito di IVA.

b) La fattura ricevuta del fornitore intracomunitario va integrata con: - data e n. di protocollo della registrazione- aliquota IVA del bene in Italia e relativa imposta (o titolo di esenzione/esclusione/non imponibilità)

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI_____________________________ ________________________________ =/= a =/= Ft. n. …. Del….. Fornitore UE per acquisto…….MERCI C/ACQUISTI IVA A CREDITO CEE

a DEBITI V/ FORNITORE a IVA A DEBITO CEE

_____________________________ ____________________________

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI

3) Elenco INTRASTAT:

occorre predisporre l'elenco intrastat riguardante il periodo di riferimento (MENSILE o TRIMESTRALE)

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) 1) Raccolta documenti:

• fattura fornitore estero

• bolla doganale

• fattura dello spedizioniere

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) 2) Registrazioni contabili:

a) La fattura estera si registra solo in contabilità generale (con codice apposito)_____________________________ ________________________________MERCI C/ ACQUISTI a DEBITIV/FORNITORE ESTEROft. n….del ….. fornitore ESTERO $......... X cambio € _____________________________ ________________________________

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) b) La bolla doganale si registra in contabilità iva e in contabilità generale (con codice apposito)_________________________________ ________________________________________

=/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana)

IMPONIBILE-FORNITORE ESTEROIVA A CREDITOONERI DOGANALI_____________________________ ___________________________________

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) c) La fattura dello spedizioniere si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito)_________________________________ ________________________________________

=/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana)PRESTAZIONI - IMPONIBILEIVA A CREDITOPRESTAZIONI – NON IMPONIBILE ANTICIPAZIONI DEGLI ONERI DOGANALI (art.15 dpr 633/72)_____________________________ ___________________________________

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) - Registrare in contabilità generale i pagamenti dei fornitori estero_________________________________ ________________________________________

=/= a =/=FORNITORE ESTERODIFFERENZA PASSIVA SU CAMBIO

a BANCA C/C a DIFFERENZA ATTIVA SU CAMBIO

_____________________________ ___________________________________

SPESE VARIE NON IVA1) Controllare che i documenti giustifichino opportunamente le

spese non c’è spesa se non c’è documento giustificativo

2) Ordinare i documenti

3) Timbrare

4) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale

Esempio: Ricevimento di ricevuta per lavoro occasionale di € 1000 – 200 di ra = netto pagato 800

_____________________________ ________________________________COSTO …….. a =/=Pagato compenso a ………………….per prestazioni occasionali ………... a BANCA c/c a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT._____________________________ ________________________________

Attenzione: spesso le ricevute contengono l’indicazione della RA sbagliata in quanto conteggiata sul netto e non sul compenso lordo.

CASSA1) Le aziende dovrebbero tenere il libro cassa o predisporre foglio

di excel con p.n.

2) Far annotare giornalmente i movimenti in entrata e in uscita di cassa specificando causali ed importi

3) Far verificare giornalmente: - la consistenza fisica iniziale della cassa

- la consistenza fisica finale della cassa

4) La cassa non può MAI andare in rosso

BANCHE

a) Tenuta libro banca : 1) Creare un libro banca per ogni c/c

2) Annotare giornalmente movimenti in entrata e in uscita di banca

3) Fare periodicamente prospetto di riconciliazione con c/c bancari

b) Creare un dossier per la tenuta della documentazione relativa ai movimenti di banca

BANCHE

I rapporti con le banche spesso vanno al di là del semplice rapporto di conto corrente in quanto le aziende possono fare anticipi fattura, richiedere anticipazioni bancarie, contrarre mutui, ecc….

di tutti questi rapporti occorre avere la documentazione

per rilevare correttamente debiti e oneri

Riconciliazione banca ……………..…

Al …………

saldo su e/c banca

+ / - movimenti contabilizzati ma non ancora su e/c

+ / - movimenti su e/c ma non ancora contabilizzati

Saldo contabilità

Spesso nella riconciliazione di fine anno ci sono le competenze bancarie di fine trimetre/anno rilevate al 31/12 in co.ge., ma indicate in e/c bancario a gennaio_________________________________ ________________________________________

=/= a =/=SPESE BANCARIE INTERESSI PASSIVIRITENUTE DI ACCONTO SUBITE SU INT.ATT.BANC.

a BANCA C/C a INTERESSI ATTIVI BANCARI

_____________________________ ___________________________________

PAGHE E CONTRIBUTI1) Inserire tra le fatture di acquisto la fattura del consulente del

lavoro2) Farsi dare dal consulente del lavoro :

- cedolino paga - riepilogo mensile delle paghe (per rilevare i contributi a carico azienda) - fotocopia del versamento dei contributi e dell’IRPEF lavoratori dipendenti

mod. F24 - fotocopia dei versamenti INAIL – conteggi inail

3) Fare registrazioni in contabilità

CONTABILIZZAZIONE

PAGHE E CONTRIBUTI

_____________________________ ________________________________ =/= a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONIRilevazione degli stipendi lordiSTIPENDI SALARI _____________________________ ________________________________INPS a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI Rilevazione A.N.F. / CIG / indennità malattia_____________________________ ________________________________DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI a INPS Rilevazioni contributi a carico dipendenti_____________________________ ________________________________

_____________________________ ________________________________________ =/= a =/=Pagamento delle retribuzioni netteDIPENDENTI C/RETRIBUZIONI DIPENDENTI C/ARROTONDAMENTI a CASSA / BANCA a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. a DIPEND. C/ ARROTOND. _____________________________ _________________________________________

_____________________________ ________________________________ =/= a INPS Rilevazione dei contributi a carico aziendaCONTRIBUTI CONTRIBUTI _____________________________ ________________________________

_____________________________ ________________________________ INPS a DEBITI VARI Pagamento dei contributi da parte del consulente del lavoro per ns. conto_____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI VARI Pagamento delle ritenute fiscali lavoratori dipendenti dal consulente per ns. contoER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. ARROT. PASSIVI_____________________________ ________________________________

_____________________________ ________________________________ =/= a FORNITORE Ricevuta fattura dal consulenteCONSULENZE IVA SU ACQUISTI DEBITI VARI _____________________________ ________________________________FORNITORE a =/=Pagamento della fattura del consulente

a BANCA C/Ca ERARIO C/RIT.ACC. LAV. AUTON.

_____________________________ ________________________________

_____________________________ ________________________________INAIL a DEBITI V/INAILContributi inail di competenza ....._____________________________ ________________________________DEBITI V/INAIL a BANCAPagato inail_____________________________ ________________________________

_____________________________ ________________________________ =/= a DIP. C/ RETRIBUZIONIRilevazione TFR dipendente cessatoTFR maturato nell’esercizio FONDO TFR _____________________________ ________________________________DIP. C/RETRIBUZIONI a =/=Pagato TFR a BANCA a ERARIO C/ R.A. SU TFR _____________________________ ________________________________

ATTENZIONE

Ogni fine mese i conti di debito, v/ dipendenti e v/ enti previdenziali (inps), avranno, dopo il loro pagamento, un saldo 0: se non fosse così occorre cercare il motivo del saldo diverso da 0.

Esistono casistiche particolari per i quali ci saranno specifiche rilevazioni contabili come ad esempio:

- le imprese edili occorre gestire la cassa edile

- gli studi professionali occorre gestire la cadiprof

- le imprese i cui dipendenti hanno optato ai fondi pensione in luogo del tfr in azienda occorre gestire i fondi pensione e relativi versamenti

Per quanto riguarda la giusta rilevazione del costo di competenza dei dipendenti a fine anno occorrerà rilevare alcune scritture di rettifica e

assestamento

(ratei ferie/13.ma/14.ma/p.r./festività - conguaglio inail - Accantonamento tfr)

_____________________________ 31/12 ________________________________SALARI E STIPENDI a DIP. C/ RETRIBUZIONIRilevazione ratei ferie, 14.ma, 13.ma, pr, festività maturate _____________________________ ________________________________TFR a FONDO TFR rilevazione tfr maturato nell’esercizio_____________________________ ________________________________ INAIL a DEBITI V/INAIL conguaglio inail al 31,12,.._____________________________ ________________________________

Dopo aver fatto tutte le rilevazioni contabili di un periodo occorre procedere ai controlli

contabili base per verificare di non aver utilizzato conti sbagliati, aver fatto dei g/c al

contrario, aver dimenticato qualche rilevazione contabile………..

quindi

stampare una bozza di situazione contabile e….

… e controllare le schede contabili dei principali conti di credito e debito ad esempio:

- cassa e cassa assegni- valori bollati- Banche ……..(fare riconciliazione)- Mutui / altri finanziamenti - clienti- fornitori- altri crediti- altri debiti- c/ soci

…..controllare la giusta imputazione nei conti economici

- c/ economici - ricavi

- c/ economici - costi

Dopo aver fatto i controlli contabili base e aver verificato di avere una situazione contabile

«pulita»

Si può procedere al conteggio e alla rilevazione delle

scritture di rettifica e di assestamento

Principali scritture di rettifica e di assestamentoRATEI E RISCONTI

FATTURE DA EMETTERE

FATTURE DA RICEVERE

RIMANENZE

AMMORTAMENTI

ACCANTONAMENTI

RATEI

Un rateo è una quota di entrata o uscita futura che misura ricavi o costi già maturati, ma non ancora rilevati,

poiché la loro manifestazione finanziaria avrà luogo in esercizi futuri

Esempio di rateo attivo su interessi attivi annuali su cauzione incassati 31/03/2013

1/4/2012 31/12/2012 31/03/2013

___________________________ 31/12 /12 ____________________________RATEI ATTIVI a INTERESSI ATTIVI SU CAUZIONIRilevazione rateo interessi su cauzione (aggiungo ricavo di competenza 2012)___________________________ ______________________________

Quota interessi di competenza 2012 Quota interessi comp. 2013

Esempio di rateo passivo su interessi passivi su finanziamento del periodo 1/12/2012 – 28/2/2013 pagato il 28/02/2013

1/12/2012 31/12/2012 31/03/2012

___________________________ 31/12 /12 ____________________________INTERESSI PASSIVI SU FINANZ. a RATEI PASSIVORilevazione rateo interessi su finanziamento (aggiungo costo competenza 2012) ___________________________ ______________________________

Quota interessi di competenza 2013Quota interessi comp. 2012

RISCONTIIl risconto è una quota di costo o di ricavo che hanno già avuto la loro manifestazione finanziaria (quindi già

rilevati tra i costi/ricavi), ma che non sono completamente di competenza economica dell’esercizio

e che, pertanto, sono da rinviare al futuro.

Esempio di risconto attivo su canoni di leasing finanziario:Normalmente alla stipula del contratto di leasing viene pagato un maxicanone che deve essere

«spalmato» per tutta la durata del contratto: per verificare il costo di competenza dell’esercizio occorre conteggiare il costo complessivo del leasing suddividerlo per il n. dei mesi complessivi della durata del contratto (es. 48 mesi) e moltiplicarlo per il n. dei mesi di competenza del periodo (nei periodi intermedi è 12 mesi, nel 1° e ultimo periodo del contratto i mesi di competenza potrebbero essere meno di 12 mesi)

___________________________ 31/12 /12 ____________________________RISCONTI ATTIVI a CANONI DI LEASINGRilevazione risconto attivo su canoni di locazioni finanziaria____________________________ ____________________________

Esempio di risconto attivo su assicurazione annuale pagata il 1/10/2012 1/10/2012 31/12/2012 30/09/2012

___________________________ 31/12 /12 ____________________________RISCONTO ATTIVO a ASSICURAZIONIRilevazione risconto attivo su assicurazione (storno quota costo competenza 2013)___________________________ ______________________________

Quota assicurazione di competenza 2013Quota assicurazione comp. 2012

Risconto passivo su affitto attivo trimestrale anticipato periodo 1/12/2012 – 28/2/20131/12/2012 31/12/2012 28/2/2013

___________________________ 31/12 /12 ____________________________AFFITTO ATTIVO a RISCONTO PASSIVORilevazione risconto passivo su fitto attivo (storno quota ricavo competenza 2013) ___________________________ ______________________________

Quota affitto di competenza 2013Quota affitto comp. 2012

FATTURE DA EMETTERE

___________________________ 31/12 /12 ____________________________CLIENTI C/FT.DA EMETTERE a RICAVI PER PRESTAZIONIFattura da emettere al cliente XX – prestazioni effettuate nel mese di dicembre____________________________ ____________________________

FATTURE DA RICEVERE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________MERCI C/ACQUISTI a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVEREFattura da ricevere dal fornitore XX – consegna merce ddt n. del 20/12/2012____________________________ ____________________________CONSULENZE a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVEREFt. da ricevere dall’Avv. /dott. / rag. / ing. / arch.____________________________ _____________________________

RIMANENZE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________R.F. PRODOTTI FINITI (s.p.) a VARIAZIONI RIMAN.PROD.FIN. (c.e.)Rilevate Rimanenze finali di prodotti finiti al 31/12/12____________________________ ______________________________LAVORI IN CORSO SU ORD.(s.p.) a VARIAZIONI LAVORI IN CORSO (c.e.)Rilevate lavori in corso su ordinazione al 31/12/2012____________________________ _____________________________Occorre anche rilevare eventuali RF di merci, materie prime, materiale di consumo........

AMMORTAMENTI ___________________________ 31/12 /12 ____________________________AMMORTAMENTI a FONDI AMM.TORilevato amm.to anno 2012____________________________ ______________________________

Occorre fare, sul libro cespiti, il conteggio degli ammortamenti di tutte le immobilizzazioni immateriali e materiali suddivise per categorie omogenee e rilevare i singoli ammortamenti in contabilità generale a fine anno.

ACCANTONAMENTI

___________________________ 31/12 /12 ____________________________ACCANTONAMENTO AL FONDO SVALUTAZIONE CREDITI a FONDO SVALUTAZ.CREDITIRilevato acc.to al fondo svalutazione crediti____________________________ ______________________________…. ma esistono altri accantonamentti come quelli al fondo per rischi e oneri, al fondo tfr ,

fondo tfm….ecc.