1. administración de tareas

UNIDAD 3.ADMINISTRACIÓN DE TAREAS

Objetivo: Administrar el alcance del proyecto, comenzando desde la captura de las tareas

partiendo de una EDT, ubicándolas en un tiempo del proyecto. Configurando la forma de inicio y

finalización y clasificar las tareas de acuerdo a las necesidades del alcance del proyecto y del

producto, hasta llegar a identificar las tareas claves para desarrollar y finalizar un proyecto con éxito.

M. T. C. Adalberto Torres Gamas - [email protected] - Cel 937 139 98 58

2

INFORMACIÓN DE PROYECTOS

MANUAL, FICHA PROYECTO AUTOMÁTICAArchivo Opciones

Ficha Avanzada


3.2 DEFINIR LAS TAREAS

Tareas en Microsoft Project

Duración, Fecha de inicio Fecha final.

Microsoft Project 2010Dividir el trabajo en Resumen y Subtareas Tareas = "actividades" o "paquetes de trabajo".

WBSMétodo disciplinado y

estructurado para recopilar información en forma selectiva

herramienta para organizar y definir el alcance total del

proyecto

Estructura orientada a entregables


CAPTURA DE TAREAS Introducirlas de forma manual

Copiar (Ctrl+C) y pegar (Ctrl+V)

No es necesario introducir Duración,

Comienzo ni Fin

Usar controlador de Relleno o punto

para rellenos automático.


EJERCICIONombre de tareaDESMONTERELLENONIVELACIONCERCACIMENTACIÓNREGAR TIERRALEVANTAMIENTO DE PAREDESTECHOACABADOSSISTEMA HIDRAULICOSISTEMA ELECTRICOENTREGA DE CASA

Capturar las siguientes tareas:


INSERTAR Y/O ELIMINAR TAREAS ENTRE OTRAS EXISTENTES (MOVER TAREAS)

Ficha Tareas, Grupo Insertar, botón Tarea.

Clic derecho en índice de tarea Insertar tarea.

Eliminar

Menú contextual Supr.


MODO DE TAREA

Automáticamente

Usa la duración para calcular Comienzo y fin El vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin.

ManualmenteNo se mueve cuando la información relacionada sobre la tarea cambia.

Es tarea de marcador de posición hasta que 2 de 3 (Comienzo, Fin y duración) tengan información de programación válida.

MODO DE TAREA


MODO DE TAREA

Columna Modo deFicha Tareas, Grupo Tareas,


CONFIGURAR EL MODO DE LAS NUEVAS TAREAS

Configurar el modo en que han de

aparecer todas las nuevas tareas

Ficha Tareas. • botón Modo

• opción deseada


CAPTURA DE DURACIÓN,Cantidad de tiempo transcurrido desde el comienzo hasta la finalización de la tarea.

Abreviación de 1 día. Predefinido en Microsoft Project. 1d

1 hora1h

1 semana1s

1 minuto1m

1 mes1ms

Indica que la duración es estimada1d?


EJERCICIONombre de tarea DuraciónDESMONTE 2 díasRELLENO 2 díasNIVELACION 1 díaCERCA 4 díasCIMENTACIÓN 6 díasREGAR TIERRA 4 díasLEVANTAMIENTO DE PAREDES 5 días

TECHO 4 díasACABADOS 6 díasSISTEMA HIDRAULICO 5 díasSISTEMA ELECTRICO 5 díasENTREGA DE CASA 0 días

Capturar las siguientes tareas en modo Automático, indicando que la fecha de inicio del proyecto será el día 01 de Junio de 2015:


DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Predecesora:

Tarea de la cual depende otra tarea.

Sucesoras:Tareas que depende de otra tarea.

DependenciaRelación entre 2 tareas, Una depende del comienzo o fin de la otra para empezar o

terminar.

Algunas tareas dependen en 100% que se termine la

anterior para poder comenzar,

Otras no dependerán de las anteriores.


EL CAMPO PREDECESORASColocar el número de tarea que será

Predecesora a dicha tarea. En otras palabras, después de que tarea

podrá iniciara la tarea en cuestión.

Arrastrar la barra de la tarea predecesora y colocarla sobre

la sucesora

Nota: Si las tareas están en Modo Automático, al

modificar su duración las sucesoras

cambiaran sus fechas de inicio y fin


EL BOTÓN VINCULAR

Vincular (Ctrl+F2)

Ficha Tareas, → Grupo Programación.

Desvincular (Ctrl+Shift+F2)

Ficha Tareas, → Grupo Programación.

Seleccionar las dos tareas que deseamos vincular o desvincular


EJERCICIONombre de tarea Duración PredecesorasDESMONTE 2 días RELLENO 2 días 1NIVELACION 1 día 2CERCA 4 días 1CIMENTACIÓN 6 días 3REGAR TIERRA 4 días 5LEVANTAMIENTO DE PAREDES 5 días 5

TECHO 4 días 7ACABADOS 6 días 8SISTEMA HIDRAULICO 5 días 7SISTEMA ELECTRICO 5 días 7ENTREGA DE CASA 0 días 9,10,11


3.3 TAREAS RESUMEN Y SUB-TAREAS

Crear Tareas Resumen Convertir Tareas en Sub-Tareas

Aplicar Sangría

• (Alt + Shift + →)

Eliminar Sangría

• (Alt + Shift + ←)

Ficha formato


CREAR LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES

Nombre de tarea Duración PredecesorasPRELIMINARES 5 días DESMONTE 2 días RELLENO 2 días 2 NIVELACION 1 día 3CERCA 4 días 2OBRA NEGRA 15 días CIMENTACION 6 días 5 REGAR TIERRA 4 días 7 LEVANTAMIENTO DE PAREDES 5 días 7 TECHO 4 días 9ACABADOS 5 días 10 SISTEMA HIDRAULICO 5 días 9 SISTEMA ELECTRICO 5 días 9 ENTREGA DE CASA 0 días 12,13


3.4 HITOS

Hitos según la APPPunto de referencia que marca un evento importante de un proyecto.

Usado para supervisar el progreso del proyecto.

PMBOK, (Milestone) Punto o evento significativo dentro del proyecto.

PMBOK, Hito del Cronograma (Schedule Milestone) Evento importante del cronograma del proyecto.

Hitos en Microsoft ProjectTarea sin duración (Cero días)

Utilizado para identificar sucesos significativos en la programación, “finalización de una fase”.

Algunos Hitos pueden necesitar una duración.

Ejemplo: “Aprobación” dura 1 Semana Aprox.


INSERTAR UN HITO

Ficha Tareas, →Grupo Insertar, → Botón Hito,

Hito con duración


CONVERTIR EN HITO UNA TAREA CON DURACIÓNVentana Información de la tarea.→ Ficha Avanzado → Activar Marcar la tarea como hito


EJERCICIOSe deberá realizar un proyecto para los Estudios topográficos y batimétricos para la recuperación y protección de línea de costa de la TMDB.


3.7 RUTA CRÍTICA

Tarea CríticaAquella que debe ser completada según la programación para que el proyecto finalice a tiempo.

Si una tarea crítica se retrasa, la finalización del proyecto se podría retrasar.

Ruta CríticaRuta o camino que se compone de

una serie de tareas críticas.

Determinan la fecha de fin prevista del proyecto.

Cuando finaliza la última tarea de la ruta crítica, entonces el proyecto finaliza.


3.7 RUTA CRÍTICA


VISUALIZANDO TAREAS CRÍTICASFicha Formato → Grupo Estilo de barra → Tareas críticas

Utilizar el asistente para diagramas de Gantt


CREAR LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES

Nombre de tarea Duración Predecesoras

PRELIMINARES 5 días DESMONTE 2 días RELLENO 2 días 2 NIVELACION 1 día 3CERCA 4 días 2OBRA NEGRA 15 días CIMENTACION 6 días 5 REGAR TIERRA 4 días 7 LEVANTAMIENTO DE PAREDES 5 días 7 TECHO 4 días 9ACABADOS 5 días 10 SISTEMA HIDRAULICO 5 días 9 SISTEMA ELECTRICO 5 días 9 ENTREGA DE CASA 0 días 12,13


EJERCICIONombre de tarea Duración PredecesorasDESMONTE 2 días RELLENO 2 días 1NIVELACION 1 día 2CERCA 4 días 1CIMENTACION 6 días 3REGAR TIERRA 4 días 5LEVANTAMIENTO DE PAREDES 5 días 5

TECHO 4 días 7ACABADOS 6 días 8SISTEMA HIDRAULICO 5 días 7SISTEMA ELECTRICO 5 días 7ENTREGA DE CASA 0 días 9,10,11


INFORMACIÓN DE LA TAREA

Doble clic sobre la tarea


TIPOS DE DEPENDENCIASFin a comienzo (FC)• A)"Preparar cimientos" y B) "Verter cemento".• B no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea A.

Comienzo a comienzo (CC)• A) "Verter cemento" y B) "Nivelar cemento". • (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A).

Fin a fin (FF)• A) "Agregar cableado" e B) "Inspeccionar instalación eléctrica". • (B) no puede completarse hasta que se complete (A).

Comienzo a fin (CF)• A) "Entrega de cimbras" y B) "Montar techo". • (B) no se podrá finalizar hasta que no comience la tarea (A). • Programación “Justo a tiempo”. Minimizar el riesgo que una tarea termine tare si sus tareas

dependientes se retrasan.


CAMBIAR DEPENDENCIAS.

Doble clic sobre la línea de vinculo de la tarea que deseamos

cambiar.


CAMBIAR DEPENDENCIAS.Doble clic sobre la tarea, Ficha predecesora

Seleccionar la tarea,•Ficha Tarea, •Grupo Propiedades


TIEMPO DE POSPOSICIÓN Y ADELANTO

Pintura de Pared. (Posposición)

•Si estamos pintando una pared y tenemos las tareas “Pintar pared” y “Colgar cuadros”. No podemos colgar los cuadros una vez terminada la tarea de pintar ya que debemos esperar a que seque la pintura para luego colgar los cuadros y evitar que se manchen los marcos.

Construcción de Carretera.

(Adelanto). •Si se está reparando un tramo de 10 km. de carretera y tenemos las tareas “Nivelar con Moto conformadora” y luego “Echar grava” sobre la carretera nivelada. No tenemos que esperar a que todos los 10 km. estén nivelados, podemos empezar a echar la grava sobre los primeros 5 km aproximadamente. Esto requiere un adelanto a la tarea de echar grava del 50%.


COMO ACTIVAR POSPOSICIÓN O ADELANTO

Posposición

Adelanto

Dar doble clic sobre la tarea para abrir el cuadro de dialogo Información,


DIVIDIR TAREAS

Ficha Tareas → Dividir tarea → Grupo Programación.

Arrastrar sobre la tarea


TAREAS EN ESCALA DE TIEMPO


CONFIGURAR Y PERSONALIZAR CAMPOS• Mostrar u ocultar columnas


CONFIGURAR Y PERSONALIZAR CAMPOS

Configuración de Campos

Personalización de Campos

Clic derecho sobre el campo


FUNCION PROJDURCONV

• Convierte una expresión a un valor de duración en las unidades especificadas.• Sintaxis• ProjDurConv( expr, unidades_duración )• expr Necesario; Variant. La expresión que se va a convertir en una duración.• unidades_duración Opcional; Long. Las unidades usadas para expresar la duración. Si no se especifica

unidades_duración, el valor predeterminado es el tipo de unidades especificado en la opción Mostrar duración en en la ficha Programación del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). El valor unidades_duración puede ser una de las siguientes constantes de pjFormatUnit:

• pjMinutes: pjElapsedMinutes• pjHours: pjElapsedHours• pjDays: pjElapsedDays• pjWeeks: pjElapsedWeeks• pjMonths: pjElapsedMonths• pjMinutesEstimated: pjElapsedMinutesEstimated• pjHoursEstimated: pjElapsedHoursEstimated• pjDaysEstimated: pjElapsedDaysEstimated• pjWeeksEstimated: pjElapsedWeeksEstimated• pjMonthsEstimated: pjElapsedMonthsEstimated

ProjDurConv([Duración],pjHours)


3.5 TAREAS PERIÓDICAS

Tarea periódicaEjemplos :Reunión para ver avances de proyectos cada viernes.Pagar cuotas sindicales de forma mensualCrear reportes de avances del proyecto cada fin de semana.


3.5 TAREAS PERIÓDICASComo crear tareas repetidas Información de tarea repetitiva


3.6 DELIMITAR UNA TAREA

Restricción que se establece a una tarea a su fecha de comienzo o fin.

Informe que una tarea comenzará o finalizará antes o después de su fecha límite.

No bloquear la programación


3.6 DELIMITAR UNA TAREA


CONFIGURAR UNA TAREA CON DELIMITACIÓN

Programar que el cemento llegara 20/03/13 y ese día estará programado verter el cemento

Información de tareas, → Avanzado → Tipo de restricción


3.1 VISTAS DE TAREASFicha Tareas, Grupo Ver, botón Diagrama de Gantt.

Ficha Vista, Grupo Vista de tareas botón Diagrama de Gantt.


3.1 VISTAS DE TAREAS

Mas vistas

Otras vistas


VISTA DIAGRAMA DE GANTT

• Comúnmente aparece al abrir la aplicación, divide el área de trabajo en dos paneles, Hoja de tareas y Diagrama de Gantt


VISTA HOJA DE TAREAS• Solo nos muestra la hoja de datos, Sin el diagrama de

Gantt.


VISTA PROGRAMACIÓN Y RESALTARFicha Vista → Grupo Datos → botón Tablas,

Ficha Vista → Programación, → botón Resaltar.


FILTRAR TAREAS CRITICAS


GANTT DE DETALLADONos permite visualizar la ruta crítica mientras aparece una línea que nos muestra todas las tareas y los días que hay entre el fin de la tarea y el fin del proyecto

Ficha Vista o Ficha Tareas, → botón Diagrama de Gantt. → Gantt de detallado.

También usar Más vistas

REAFIRMAR LOS CONOCIMIENTOS


CONOCIMIENTOS PRÁCTICOS

Crear un nuevo poryecto con el nombre de “ActividadesPeriodicas.mpp” en ella vamos a plasmar todas las actividades que durante el

2013 habremos de realizar periódicamente tales como compromisos semanales o mensuales en ellas habremos de plasmar los pagos de tarjetas

de crédito, pago de predial, pago de agua, de luz, compra de combustible semanal durante todo el año, pago de colegiaturas u otros pagos que se

requieran hacer durante el año. No manejar costos por lo pronto. Solo fechas.


CONOCIMIENTOS PRÁCTICOSCrear un nuevo proyecto llamado Feria.mpp

mediante el cual se pueda plasmar el siguiente WBS. Hay que tomar en cuenta las tareas resumen y las

Subtareas. Todas las Subtareas han de duras 3 días. Configurar el modo automático. Fecha de inicio será el 3 de Junio de 2013. Los resúmenes han de estar

vinculados unos con otros al igual que las subtareas de forma Fin Comienzo. Para dicho proyecto se ha

de utilizar el calendario estándar.Feria

BOLETOS

Diseñar

Imprimir

Promocionar

JUEGOS

Seleccionar Juegos

Seleccionar premios

Contratar proveedores de Juegos

Instalar juegos

Realizar pruebas

ESPECTÁCULOS

Contratar actores

Elaborar Tarima

Instalar Sonidos

Instalar Iluminación

Ubicar asientos

ALIMENTOS

Seleccionar Alimentos

Ubicar puestos de comida

Instalar equipos de cocina

Ubicar área de comer


CONOCIMIENTOS PRÁCTICOS3. De acuerdo al WBS realizado en el MÓDULO I, pasar las actividades programadas de tu

diagrama WBS a las tareas de Microsoft Project. Tomar en cuenta:

- Adapta el calendario al entorno del proyecto y a la forma de trabajar. Si es posible, crea un calendario con las especificaciones requeridas.

- Especifica una fecha de inicio desde la ventana Información del Proyecto.

- Especifica la duración de tus tareas según consideres.

- Especifica la forma de iniciar las tareas.

- Si hay que considerar en las tareas los tiempos de Posposición y adelanto, configura las que se tenga que configurar.

- Toma en cuenta los Hitos de tu proyecto, mínimo el hito de inicio del proyecto y fin del proyecto.

- Identificar la ruta crítica del proyecto.


Desarrollo de practicas

¿Cómo afecta el cambio de calendario a un proyecto en

Microsoft Project?

¿En Microsoft Project como se les llama a los Entregables y a

los subentregables.?

¿Qué es un Hito para la Administración de Proyectos y como se le define en Microsoft

Project?

Para que se usan los términos Posposición y Adelanto en

Microsoft Project.

¿Qué es la vinculación de tareas y cuáles son las formas de

vincular tareas?

¿A qué se les llama Tareas predecesoras y Tareas

dependientes en Microsoft Project?

¿Qué solución se le pueden dar a cada una de las tareas críticas

para evitar que se atrase la fecha final del proyecto o en el

peor de los casos, fracase el proyecto? Elabora un plan.


REVISION DE OBJETIVOS

Objetivo: Administrar el alcance del proyecto, comenzando desde la captura de las tareas partiendo de una EDT, ubicándolas en un tiempo del proyecto. Configurando la forma de inicio y finalización y clasificar las tareas de acuerdo a las necesidades del alcance del proyecto y del producto, hasta llegar a identificar las tareas claves para desarrollar y finalizar un proyecto con éxito.


Que te llevas este día

1. administración de tareas

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