บทความทางวชาการ

เรอง

“ งานสารบรรณอเลคทรอนคสคออะไร? ”

โดย ร.ต.อ. วฒนพงศ พรหมจนทร

อจ. สบ๑ ทนท.อจ.วชาบรหารงานตำารวจ ศนยฝกอบรมตำารวจภธรภาค ๘

1

คำานำา

โลกในปจจบน อาจเรยกไดวาเปน โลกแหงยคดจตอล หรอ โลกไรพรมแดน อน เปนผลสบเนองจากการพฒนาเทคโนโลยทางดานการสอสาร โดยเฉพาะ

เทคโนโลยทางดานสารสนเทศ( Information Technology : IT ) ทสำาคญและมการนำาใชกนอยางแพรหลายทว

ทกหนแหงบนโลก ทเรารจกกนด ไดแก อนเตอรเนต โทรศพทมอถอ จาน ดาวเทยม เปนตน โดยเฉพาะอยางยงเทคโนโลยอนเตอรเนต อาจกลาวไดวาเปน

เทคโนโลยทสำาคญแหงยคและเปนพนฐานสำาหรบการพฒนาดานตางๆของ ประเทศ ดงนนในบทความนจะเนนถงการใชเทคโนโลยพนฐานทางดาน

อนเตอรเนตในสวนทเกยวของกบการปฏบตงานสารบรรณวามสวนประกอบพน ฐานอะไรบางทผปฏบตงานสารบรรณในยคปจจบนควรร เพอเปนแนวทางสำาหรบ

การพฒนาตนเอง องคกร และ ประเทศชาต ในโอกาสตอไป

วตถประสงค

1. เพอให ผเขารบการอบรมหลกสตรการฝกอบรมขาราชการตำารวจและบคคลทบรรจหรอโอนมาเปนขาราชการตำารวจชนประทวน( กอป. ) ขาราชการผเขารบการ

ฝกอบรมหลกสตรทบทวน และ ขาราชการตำารวจของศนยฝกอบรมตำารวจภธร ภาค 8 มความรความเขาใจถงประวตความเปนมา ความสำาคญ และความจำาเปน

ของระบบงานสารบรรณอเลคทรอนกส ทมตอหนวยงานภาครฐ และเอกชน ทงในระดบองคกรและระดบประเทศ

2. เพอใชเปนแหลงอางอง และ เปนคมอพนฐานสำาหรบการเรยนรดวยตนเองใน การพฒนา ทกษะการปฏบตงานสารบรรณทเกยวของกบงานสารบรรณอเลคทรอ

นกสไดอยางมประสทธภาพและประสทธผล

ผลทคาดวาจะไดรบ

1.เพมศกยภาพของผปฏบตงานสารบรรณใหมความรความเขาใจทางดานเทคโนโลยสารสนเทศมากยงขน2. เปนการเพมพนความร ใหแก ผเขารบการฝกอบรมหลกสตรการฝกอบรมขาราชการตำารวจและบคคลทบรรจหรอโอนมาเปนขาราชการตำารวจชนประทวน (กอป.) ขาราชการผเขารบการฝกอบรมหลกสตรทบทวน และขาราชการตำารวจ

ของศนยฝกอบรมตำารวจภธรภาค 8 ตามยทศาสตรการพฒนาการเรยนรของศนย ฝกอบรมตำารวจภธรภาค 8 และมความสอดคลองกบนโยบายของตำารวจภธรภาค

8

2

ผเขยนหวงเปนอยางยงวาบทความฉบบจะเกดประโยชนแกผอานทงผเขารบการฝกอบรมหลกสตรการฝกอบรมขาราชการตำารวจ

และบคคลทบรรจหรอโอนมาเปนขาราชการตำารวจชนประทวน (กอป.) ขาราชการ ผเขารบการฝกอบรมหลกสตรทบทวน และขาราชการตำารวจของ ศนยฝกอบรม

ตำารวจภธรภาค 8 ทปฏบตหนาทเกยวของกบงานสารบรรณอเลคทรอนคส ตลอด จน ผสนใจทวไป ไมมากกนอย และหากมคำาแนะนำา หรอ ตชมประการใด ผเขยน

กยนดรบไวเพอเปนขอมลในการปรบปรงแกไขใหทนสมยและดยงขนในโอกาสตอไป

ขอขอบคณเปนอยางยง

ร.ต.อ. วฒนพงศ พรหมจนทร อาจารย สบ 1 ทำาหนาท อาจารยวชาบรหารงานตำารวจ

กลมงานอาจารยฯ ศนยฝกอบรมตำารวจภธรภาค 8

3

สารบญ หนา

บทท 1 เทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology : IT ) คอ อะไร ? 5

บทท 2แนวคดรฐบาลอเลคทรอนคสในประเทศไทย:

เทคโนโลยสารสนเทศกบรฐบาลอเลกทรอนกส 12

บทท 3

จากแนวคดรฐบาลอเลคทรอนคสสสำานกงานอตโนมต e-office 17

บทท 4 กลไกทเปลยนจากอานาลอกมาเปนดจตอล :

แหลงกำาเนดของเอกสารอเลกทรอนกส 20

บทท 5

การปฏวตงานสารบรรณแบบเดมสงานสารบรรณสมยใหมตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท2) พ.ศ.2548 เพมเตม

28

บทท 6 บทสรป 31

บรรณานกรม 32

4

บทท 1

เทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology : IT ) คอ อะไร ?

พฒนาการของเทคโนโลย โลกเรามกำาเนดมาประมาณ 4600 ลานป เชอกนวาพฒนาการตามธรรมชา

ตทำาใหเกด สงมชวตบนโลกประมาณ 500 ลานปทแลว ยคไดโนเสารมอายประมาณอยในชวง

200 ลานป สงมชวตทเปนเผาพนธมนษย คอย ๆ พฒนามา คาดคะเนวาเมอหาแสนปทแลว

มนษยสามารถสง สญญาณทาทางสอสารระหวางกนและพฒนามาเปนภาษา ตวหนงสอและจารกไว

ตามผนงถำ เมอ ประมาณ 5000 ปทแลว มนษยสามารถจดพมพหนงสอไดเมอประมาณ 500 –

800 ปทแลว

เทคโนโลยเรมเขามาชวยในการพมพ ทำาใหการสอสารดวยขอความและ ภาษาเพมขนมาก จากนน

พฒนามาจนถงการสอสารดวยขอความและสงภาษาผานทางโทรศพทไดประมา ณรอยกวาปมาแลว และเมอ

ประมาณหาสบปทแลว กมการสงภาพโทรทศนและคอมพวเตอร ซงมการพฒนาอยางตอเนองและรวดเรวจนถงปจจบนทำาใหมการใชสารสนเทศในรปแบบขาวสารมากขน

ความหมายของเทคโนโลยสารสนเทศ

เทคโนโลย หมายถง การประยกตเอาความรทางดานวทยาศาสตร ความจรงเกยวกบ

ธรรมชาตและสงแวดลอม มาใชใหเกดประโยชนตอมวลมนษย การศกษาพฒนา องคความรตาง ๆ

กเพอใหเขาใจธรรมชาต กฎเกณฑของสงตาง ๆ และหาทางนำามาประยกตใหเกด ประโยชน เชน

การนำาสารซลกอน ทมอยทรายตามทตาง ๆ มาแยกสกดทำาใหเปนสารบรสทธ และเจอสาร

บางอยางใหเกดเปนสงทเรยกวาสารกงตวนำา จากนนนำามาใชผลตเปนทรานซ สเตอร และ ไอซ

เพอนำามาใชเปนอปกรณรวบวงจรอเลกทรอนกส ใชเปนชพ ซงเปนสวนประกอบสำาคญของ

คอมพวเตอร เปนตน ดงนน กลาวไดวา เทคโนโลยคอผชวยในการเพมมลคาของ สงของตาง ๆ

5

ใหมราคาสงขนและเกดประโยชนมากขน

สารสนเทศ หมายถง ขอมลทเปนเรองทเกยวของกบความจรงของคน สตว สงของ ทงท

เปนรปธรรมและนามธรรม นำามาจดเกบ รวบรวม มการเรยกคนและสอสารระหวา งกน กอให

ประโยชนตอการดำาเนนชวตของมนษย ไมวาจะเปนขอมลทางดานภาษา วชาการ การดำารงชวต

สภาพสงคม ฯลฯซงโดยปรกตแลวขอมลเหลาน มนษยจะจดเกบไวในสมอง แตเนองจากสมองของมนษยม

ขอจำากดหลายอยาง เราไมสามารถจะจดจำาทกอยางได จงมผทพยายามจะสรางเครองมอเพอชวยใน

การรวบรวมขอ ประมวลผล แยกแยะขอมล คำานวณ และสะดวกในการเรยกใชก คอคอมพวเตอร นนเองเมอนำาคำาทงสองคำา มารวมกน เปน เทคโนโลย

สารสนเทศ จงหมายถง การนำาเทคโนโลยมาใชสรางมลคาเพมใหกบสารสนเทศ ทำาใหสารสนเทศมประโยชนและใชงานไดกวางขวางมากขน รวมถงเทคโนโลยท

เกยวของตงแตการรวบรวม การจดเกบขอมล การประมวลผล การพมพ การสราง รายงาน การสอสารขอมล เปนตน ซงเราจะพบเหนจากสงรอบ ๆ ตวเรา ดงน

1. การเกบรวบรวมขอมล เปนวธการรวบรวมขอมลเขาสระบบ เชน การรวบรวมระดบ

ผลการเรยน การสอบ การใชรหสสนคา เปนตน เทคโนโลยทใชในการเกบขอมล เชน ดาวเทยมถายภาพบรรยากาศ กลองถายภาพดจตอล กลองถายภาพวดทศน

เครองอานรหสแทง เครองอานเครองหมายบนกระดาษ ฯลฯ2. การประมวลผล คอ การนำาขอมลทไดมาแยกแยะเปนกลม เรยงลำาดบ คำานวณ หรอ

การคดแยกขอมล เครองมอทนำามาใชในการประมวลผลสามารถจำาแนกได 3 วธ คอ 2.1) การประมวลผลดวยมอ (Manual Data Processing) เปนวธการแบบ

ดงเดมไมซบซอนยงยาก เหมาะสำาหรบงานปรมาณไมมาก ไมเรงดวน เครองมอท ใชประมวลผลดวยมอ เชน ลกคด เครองคดเลข ปากกา ดนสอ เปนตน

2.2) การประมวลผลดวยเครองจกรกล (Machanical Data Processing) เปนวธการประมวลผลทใชเครองจกรกลมาทำางานรวมกบอปกรณสำาหรบประมวลผล

ดวยมอ เชน เครองทำาบญช เปนตน 2.3) การประมวลผลดวยเครองอเลกทรอนกส (Electronic Data Processing) เปนวธการนำาเทคโนโลยคอมพวเตอรทางดานฮารดแวรและ

ซอฟตแวรมาใช ซงเปนวธการประมวลผลทนยมใชในปจจบน มลกษณะแบบออฟ ไลน (Off-Line) และแบบออนไลน (On-Line)

3. การแสดงผลลพธ เชน แสดงเปนตวหนงสอ รปภาพ กราฟ เปนตน เทคโนโลยทใชในการแสดงผลขอมลหรอสารสนเทศ เชน เครองพมพ จอภาพ เครองวาดภาพ

6

4. การทำาสำาเนา คอ การทำาขอมลใหมจำานวนชดมากขน เชน การถายเอกสาร เทคโนโลยทใชในการจดทำาสำาเนา เชน เครองถายเอกสาร เครองพมพ สวนการ

บนทกขอมล เทคโนโลยทนำามาใชในการบนทกขอมล ไดแก เทปแมเหลก จาน แมเหลก ( ฮารดดสก , ฟลอบปดสก) จานแสง(ซด-รอม) บตรเอทเอม ฯลฯ

5. การสอสารโทรคมนาคม เปนวธการสงสารจากทหนงไปยงอกทหนง หรอ กระจายไปยงปลายทางครงละมาก ๆ เทคโนโลยสำาหรบถายทอดสอสารขอมลและ

สารสนเทศ เชน อปกรณระบบสอสารโทรคมนาคมตางๆ ไดแก วทย โทรทศน โทรเลข โทรสาร ระบบเครอขายคอมพวเตอร ดาวเทยม ฯลฯ

อาจกลาวไดวา ขอมล (Data) และสารสนเทศ (Information) มความหมายท คลายคลงและแตกตางกน แตมความสมพนธกน ดงนขอมล หมายถง ขอมลดบ

หรอขอเทจจรงตาง ๆ ทมอยในชวตประจำาวนซงถกเกบรวบรวมมาจากแหลงตาง ๆ ทำาใหทราบถงเหตการณตาง ๆ ทเกดขน ขอมลอาจอยในรปตวเลข ตวอกษร ภาพ

และเสยง สวน สารสนเทศ หมายถง ผลลพธทไดจากการนำาขอมลทไดเกบ รวบรวมมาผานกระบวนการประมวลผล วเคราะห หลงสรป จนสามารถนำาไปใช

ประโยชนได ดงรปตวอยาง : แสดงความสมพนธของขอมลและสารสนเทศ

สารสนเทศทมคณภาพยอมมาจากขอมลทด ขอมลทดจะตองมคณสมบตดงน คอ 1) มความถกตองเชอถอได 2) ตรงตามความตองการ 3) ทนตอการใชงาน 4) กะทดรด 5) ตรวจสอบได

ดงนนอาจกลาวอกนยหนงไดวา เทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology : IT) เปนการนำาเอาเทคโนโลยดานคอมพวเตอรและเทคโนโลยดาน

การสอสารโทรคมนาคมมาใชรวมกนเพอชวยในการรวบรวม ประมวลผล สรป จด เกบ และเผยแพร สารสนเทศทไดในรปแบบตาง ๆ เชน ตวเลข ตวอกษร ภาพ

และเสยง เพอใหเกดประโยชนสงสด

จากเทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology : IT) สเทคโนโลย สารสนเทศและการสอสาร (Information and Communication Technologies :

ICT) ระยะแรกเราคงคนเคยกบ คำาวา IT คอการมขอมลสารสนเทศ (Information) และมเทคโนโลย (Technology) คอมพวเตอรทมาแรงมากในชวง

ประมาณ 2 ทศวรรษทผานมา แตระยะหลง ICT มบทบาทมาก กลาวคอ ไดใช

7

ระบบเชอมโยงขอมลขาวสารทนอกจากจะรวมเอาอปกรณคอเทคโนโลย คอมพวเตอรมาชวยทำาการประมวลผลขอมล (Data) ใหรวดเรว ถกตอง แมนยำา

เปนสารสนเทศ (Information) ทม ความหมายในการบรหารจดการแลว ยงใช อปกรณทางการสอสาร (Communication) ชวยเชอมโยงไปหาเครองคอมพวเตอร

ทอยไกล (Remote Area) โดยใชโทรศพท ดาวเทยม ไมโครเวฟ ทำาใหการรบสง และแลกเปลยนเอกสารเปนรปแบบอเลกทรอนกส (Electronic) จงสามารถ

ตดตอขอมลขาวสารไดงาย ไมจำาเปนตองเดนทางไปเอง Information and Communication Technology (ICT) มความหมายถง

Information Technology (IT) และ Communication Technology (CT) (Mallard, 2002) 1) IT หมายถง อปกรณ (Hardware) และโปรแกรมคอมพวเตอร (Software)

ซงใชเพอการเขาถง แกไข จดเกบ รวบรวม ควบคม และนำาเสนอสารสนเทศในรปแบบอเลกทรอนกส (1) Hardware ไดแก Personal Computers, Scanners และ Digital Cameras เปนตน (2) Software ไดแก Database Storage Programs และ Multimedia Programs เปนตน 2) CT หมายถง อปกรณโทรคมนาคม (Tele-communication Equipment)

ใชเพอประโยชนในการคนหาและเขาถงสารสนเทศ ไดแก โทรศพท โทรสาร โมเดม และคอมพวเตอร เปนตน

บทบาทความสำาคญของเทคโนโลยสารสนเทศ

ความกาวหนาทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย ทำาใหมการพฒนาคดคนสงอำานวย ความสะดวกในการดำารงชวตประจำาวนเปนอยางมาก เทคโนโลยชวยเสรมปจจย 4

ทจำาเปนตอการ ดำารงชวต ดงน

1. ทำาใหการสรางทพกอาศยมคณภาพ ไดมาตรฐาน2. ทำาใหการผลตสนคาและใหบรการตาง ๆ เพอตอบสนองความตองการของมนษยมากขน3. ทำาใหระบบการผลตสามารถผลตสนไดเปนจำานวนมาก มราคาถกลง สนคาไดคณภาพ4. ทำาใหการตดตอสอสาร การคมนาคมสะดวกรวดเรว

ลกษณะสำาคญของเทคโนโลยสารสนเทศ เทคโนโลยสารสนเทศเปนเรองทเกยวของกบชวตประจำาวน วถชวตความเปนอ

ยของ สงคมในยคปจจบนเปนอยางมาก ซงมลกษณะสำาคญดงน

8

1. เทคโนโลยสารสนเทศชวยเพมผลผลต ลดตนทน และเพมประสทธภาพในการทำางาน

ในการประกอบการทำางานทางดานเศรษฐกจ การคา และการอตสาหกรรม จำาเปนตองหาวธในการ

เพมผลผลต ลดตนทน และเพมประสทธภาพในการทำางาน คอมพวเตอรและระบบสอสารเขามาม

บทบาททสำาคญ ชวยใหเกดระบบอตโนมต ตาง ๆ เชน การฝากถอนเงนทเครอง เอทเอม การ

จดบรการทสะดวกและรวดเรว การจองตวเครองบน เปนตน

2. เทคโนโลยสารสนเทศเปลยนรปแบบการบรการเปนแบบกระจาย เมอมการพฒนา

ระบบขอมล และการใชขอมลไดด การบรการตาง ๆ จงเนนรปแบบการบรการแบบ กระจาย ผใช

สามารถสงซอสนคาจากทบาน สอบถามขอมลผานทางโทรศพท อนเตอรเนต เปนตน

3. เทคโนโลยสารสนเทศเปนสงทจำาเปน สำาหรบการดำาเนนการในหนว ยงานตาง ๆ

ปจจบนในหนวยงานตาง ๆ จะรวบรวมขอมลเพอใชในองคการ เพอสะดวกในกา รสบคน เชน

ระบบทะเบยนราษฎร ระบบการจดเกบภาษ การเบกถอนเงนในธนาคารทตาง สาขา การรวบผล

ระดบผลการเรยน เปนตน ซงจะสงผลทางตรงตอประสทธภาพและประสทธผล ในการดำาเนนงานขององคกรในทกระดบ กลาวคอ

3.1 สำาคญตอความสำาเรจของกจการตองมการจดการทมประสทธภาพ

3.2 มผลกระทบตอความสำาเรจของการดำาเนนงานในองคการ3.3 เปนเครองมอเชงกลยทธเพอความไดเปรยบในการแขงขน3.4 ผบรหารควรมความร ความเขาใจเรองเทคโนโลยสารสนเทศ

เพอจะไดมสวนรวมและสนบสนนการใชเทคโนโลยสารสนเทศไดประโยชน อยางแทจรง พรอมทงการกำาหนดมาตรฐาน รหสแบบฟอรมของหนวยงาน

3.5 ความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศรวดเรว ทำาใหมทาง เลอกหลายทาง ตองศกษานโยบาย วตถประสงค และขอมลอนๆ ท

เกยวของกบงานและองคการเพอชวยในการตดสนใจเลอกใชเทคโนโลยเหลานน

3.6 เปนองคประกอบสวนหนงขององคการ มผลกระทบตอการจดองคการ

4. เทคโนโลยสารสนเทศเกยวของกบคนทกระดบ พฒนาการดานเทคโนโลยสารสนเทศ

9

ทำาใหชวตความเปนอยของคนเกยวของกบเทคโนโลย เชน การพมพดวย คอมพวเตอร การใช

ตารางคำานวณและใชอปกรณสอสารโทรคมนาคมแบบตาง ๆ เชน โทรศพท โทรทศน เปนตน

ผลของเทคโนโลยสารสนเทศ

การกำาเนดคอมพวเตอรถอไดวาเปนตนกำาเนดของยคสารสนเทศ หรอ I.T. ซงในชวงแรกมการนำาคอมพวเตอรมาใชเปนเครองคำานวณแตตอมาไดมความพยายามพฒนาให

คอมพวเตอรเปนอปกรณสำาคญสำาหรบการจดการขอมล เมอเทคโนโลยอเลกทรอนกสไดกาวหนา

มากขน ทำาใหสามารถสรางคอมพวเตอรทมขนาดเลกลง แตประสทธภาพสงขน สภาพการใชงาน

จงใชงานกนอยางแพรหลาย ผลของเทคโนโลยสารสนเทศทมตอชวตความเปนอยและสงคมจงม

มาก มการเรยนรและใชสารสนเทศกนอยางกวางขวาง ผลของเทคโนโลย กลาวได โดยรวม ดงน

1. การสรางเสรมคณภาพชวตทดขน สภาพความเปนอยของสงคมเมอง มการพฒนาใช

ระบบสอสารโทรคมนาคม เพอตดตอสอสารใหสะดวกขน มการประยกตมาใชกบ เครองอำานวยความสะดวกภายในบาน เชน ใชควบคมเครองปรบอากาศ

ใชควบคม ระบบไฟฟาภายในบาน เปนตน

2. เสรมสรางความเทาเทยมกนในสงคมและการกระจายโอกาส เทคโนโลยสารสนเทศ

ทำาใหเกดการกระจากไปทวทกหนแหง แมแตถนทรกนดาร ทำาใหมการกระจาย โอกาสการเรยนร มการใชระบบการเรยนการสอนทางไกล กระจายการเรยนรไป

ยง ถนหางไกล นอกจากนในปจจบนมความพยายามทใชระบบการรกษาพยาบาลผาน

เครอขายสอสารดวย

3. สารสนเทศกบการเรยนการสอนในโรงเรยน การเรยนการสอนในโรงเรยนมการนำา

คอมพวเตอรและเครองประกอบชวยในการเรยนร เชน วดทศน เครองฉายภาพ คอมพวเตอรชวยจดการศกษา จดตารางสอน เปนตน

4. เทคโนโลยสารสนเทศกบสงแวดลอมการจดการทรพยากรธรรมชาตหลายอยาง

10

จำาเปนตองใชสารสนเทศ เชน การดแลรกษาปา จำาเปนตองใชขอมล มการใชภาพถาย

ดาวเทยม การตดตามขอมลสภาพอากาศ การพยากรณอากาศ การเกบรวบรวมขอมล

ตาง ๆ ตลอดจนการใชระบบการตรวจวดระยะไกลมาชวย ทเรยกวา โทรมาตร เปนตน

5. เทคโนโลยสารสนเทศกบการปองกนประเทศกจการดานการทหารมการใช

เทคโนโลย อาวธยทโธปกรณสมยใหมลวนแตเกยวของกบคอมพวเตอรและระบบควบคม

6. การผลตในอตสาหกรรมและการพาณชยกรรม การแขงขนทางดานการผลตสนคา

อตสาหกรรมจำาเปนตองหาวธการในการผลตใหไดมาก ราคาถกลง เทคโนโลย คอมพวเตอรจงเขามามบทบาทอยางมาก มการใชขอมลขาวสารเพอการบรหาร

และ การจดการ การดำาเนนการและยงรวมไปถงการใหบรการลกคา เพอใหซอสนคาได

สะดวกขน

11

บทท 2

เทคโนโลยสารสนเทศกบรฐบาลอเลกทรอนกส

รฐบาลอเลกทรอนกส คออะไรและมความเกยวของกบเทคโนโลยสารสนเทศ อยางไร ?

E-Government

รฐบาลอเลกทรอนกส หรอทเรยกวา e-Government เปนคำาทเกดขนใหม เมอประมาณ 6-7 ป ทผานมา ในยครฐบาล พ.ต.ท. ดร. ทกษณ ชนวตร (ดำารง

ตำาแหนง 9 กมภาพนธ พ.ศ. 2544 – 11 มนาคม พ.ศ. 2548 ) เกดขนจากความ กาวหนาของเทคโนโลยทพฒนาไปอยางรวดเรว เปนแนวความคดการนำา

เทคโนโลยสารสนเทศและสอสารคมนาคมมาใชในการบรหารจดการ และการ บรการภาครฐทใหกบประชาชน และองคกรทางธรกจ โดยพฒนาเปน Webbased

ผานทางอนเทอรเนตและอนทราเนต เปนลกษณะศนยรวมบรการแหงเดยว One stop services หรออาจกลาวไดวาเปน วธการบรหารจดการภาครฐสมยใหม โดยการใชเทคโนโลยคอมพวเตอรและเครอขายสอสารเพอเพมประสทธภาพการ

ดำาเนนงานภาครฐ ปรบปรงการบรการแกประชาชน การบรการดานขอมลและ สารสนเทศเพอสงเสรมการพฒนาเศรษฐกจและสงคม ประชาชนมความใกลชด

กบภาครฐมากขน สออเลกทรอนกสจะเปนเครองมอทสำาคญในการเขาถงบรการ ของรฐ ประการสำาคญจะตองมความรวมมออยางใกลชดและเตมใจจากทง 3 ฝาย

ไดแก ภาครฐ ภาคธรกจและประชาชน

ซงจากการศกษาเอกสารขอมลตาง ๆ ทเกยวของ ไดใหคำาจำากดความของ e-Government ดงน

คำำนยำมท 1 ตามคำาจำากดความของ ธนาคารโลก ใหไววา e-Government หมาย ถง การใชเทคโนโลยสารสนเทศและคมนาคม (Information and

Communication Technology – ICT) ในการปรบปรงประสทธภาพความ สมฤทธผล ความโปรงใสและความรบผดชอบของรฐบาล

คำำนยำมท 2 ตามคำาจำากดความขององคการสหประชาชาต หมายถง ความผกมด ตลอดไปของรฐบาลในการปรบปรงความสมพนธระหวางประชาชนกบภาครฐ โดย

การยกระดบการสรางความคมคา และการสรางประสทธภาพในการใหบรการ

12

ขอมลขาวสาร และองคความร สงทเปนขอตระหนกวาเปนวธปฏบตทดทสด ทรฐบาลพงดำาเนนการใหกบประชาชน

คำำนยำมท 3 ตามคำาจำากดความของ ศนยเทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอรแหงชาต หมายถง วธการบรหารจดการภาครฐสมยใหม ทเนนการ

ใชเทคโนโลยคอมพวเตอร และเครอขายเพอเพมประสทธภาพของผลงานภาครฐ และปรบปรงบรการแกประชาชน ตลอดจนการใหบรการดานขอมลเพอเพมอตรา

การเจรญเตบโตทางเศรษฐกจ ทำาใหประชาชนมสวนรวมกบภาครฐยงขน โดยมง เปาไปท 3 กลม คอ ประชาชน ภาคธรกจ และขาราชการ

ผลพลอยไดทสำาคญทจะไดรบคอ ธรรมาภบาลและความโปรงใสทมมากขน ในกระบวนการทำางานของระบบราชการ อนเนองมาจากการเปดเผยขอมล และ

ประชาชนสามารถเขามาตรวจสอบไดตลอกเวลาจงคาดวาจะนำาไปสการลด คอรรปชนไดในทสด

จากคำาจำากดความจะพบวาการพฒนา e-Government จะมแนวทางหลก ๆ ของการพฒนา 4 ประการ ทสำาคญทสดคอการสรางบรการทยดความตองการของ

ประชาชนเปนหลก ประการท 2 การพยายามสรางใหหนวยงานของรฐบาลมชองทางการเขาถงไดมากขนเปนการเพมโอกาสใหกบประชาชนในการเลอกทจะตดตอ

กบหนวยงานภาครฐ ประการท 3 กอใหเกดประโยชนแกสงคมโดยทวกน ประการ ท 4 การใชสารสนเทศทดกวาเดม

ธรกรรมของ e-Government

- รฐบำลกบรฐบำล (Government to Government หรอ G to G) เปนการตดตอระหวางหนวยงานภาครฐดวยกน ซงเปนททราบกนวาหนวย

งานสวนใหญตาง พฒนาระบบงานขนมาใชเอง ทำาใหเกดปญหาเรองมาตรฐานรหสขอมลทตางกน

ไมมมาตรฐานในการแลกเปลยนขอมลซงกนและกน ระบบไมสามารถเขาใจกนได มการจดทำาขอมลซำาซอน เรองเดยวกนแตมเกบอยหลายท ดงนนเมอกาวเขาส e-

Government ตองมการปรบแกสวนของโครงสรางพนฐานขอมลภาครฐโดยการ กำาหนดการเรยกชอขอมลใหตรงกน กำาหนดการรบสงขอมลทเปนภาษากลางซง

ปจจบน ใช XML (Extensible Markup Language)

- รฐบำลกบกบภำคเอกชน (Government to Business หรอ G to B) เปนการตดตอกนระหวางภาครฐกบเอกชน ซงสวนใหญเปนการตดตอเพอการ

จดซอจดจางการประมลงานกอสรางในสวนนกจะเกยวกบการจดซอทาง อเลกทรอนกส หรอเรยกวา e-Procurement ซงจะมการประกาศจดซอของภาค

รฐ การสงขอเสนอ/ ขอมลของสนคา และบรการ รวมทงการตดตอชำาระเงนทางอเลกทรอนกส

13

- รฐบาลกบประชาชน (Government to Customer or Citizen หรอ G to C) เปนการตดตอระหวางภาครฐกบประชาชนหรอผบรโภค ซงสวนใหญกคอ

บรการของภาครฐทจะใหกบประชาชนทมอยหลายรปแบบ เชนการประกาศขาว ตาง ๆ ประกาศนโยบาย ผลการดำาเนนงาน ประกาศราคาผลผลต การบรการ

คนหาขอมล การขอขอมล กรอกแบบฟอรมออนไลน

การบรการภาครฐใหกบประชาชน เดมการใหบรการของภาครฐทกระทำาผานทางหนวยงานราชการจะมอย 3

ระดบ แตเมอภาครฐเขาสการเปน e-Government จะสามารถตดตอกบภาครฐโดย ผานเครอขายอนเทอรเนต และสามารถเพมระดบการใหบรการของภาครฐจาก 3

ระดบ เปน 4 ระดบ คอ

ระดบท 1 เปนลกษณะการสอสารทางเดยว เปนการเผยแพรของหนวยงานภาครฐ เชน การประชาสมพนธหนวยงานในเรอง

เกยวกบ สถานะ โครงสราง อำานาจหนาท บคลากร แผนงาน โครงการ กจกรรม ผลการดำาเนนงาน หลกเกณฑ วธการในการขอรบบรการ รวมทงจดให

มตวอยางแบบฟอรมในการตดตอขอรบบรการทสามารถพมพ (download) จาก เวบไซตได นอกจากนนยงม การประกาศขาวการประกวดราคา การเผยแพรขอมล

ทางเวบไซต

ระดบท 2 เปนลกษณะการสอสาร 2 ทาง เปนการตอบโตสองทศทางระหวางหนวยงานภาครฐกบผใช เชน การสบคนขอมล

ตำาแหนงงานวางของกรมการจดหางาน การสมครงานผานทางเวบไซต การใชแบบ ฟอรมบนเวบ รวมทงการสงความคดเหนผานระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

ระดบท 3 ลกษณะการบรการทซบซอน เชนการยนแบบฟอรม และเสยภาษ ออนไลนได การจดซอ

จดจางออนไลน

ระดบท 4 ลกษณะการบรการทกอยางในเวบไซตเดยว (integrate a wide range of services across a whole government administration) เปนการเชอบรการ

ของรฐเปนจดเดยวกน เชน ecitizen portal ซงเปนเวบไซตของรฐบาลสงคโปร การพฒนากาวเขาสระดบท 4 จะเปนเปาหมายหลกของโครงการพฒนา e-

Government

14

ปจจยสำาคญทตองพจารณา ดวยแนวความคดการใหบรการเพอใหบรการเพอให e-Government เปน

ลกษณะของOne stop services ศนยรวมบรการแหงเดยวของรฐบาล ดงนนองคประกอบหลกทตองพจารณาคอ

1. ประชาชน และองคกรธรกจ ประชาชน ลกคาทเปนผใชบรการของหนวยงาน ของรฐ ทงนประชาชนมความหมายครอบคลมทกกลมชนในสงคมรวมทงคน

พการและผดอยโอกาสทางสงคมดวย เมอ e-Government คอการสรางบรการในรปแบบใหม ๆ ทใชเทคโนโลยเขามาชวยให

ประชาชน ดงนน e-Government ตองไมทำาใหเกดชองวางระหวางประชาชนในสงคมเพมมากขน

นอกจากนน องคกรธรกจ หรอภาคธรกจกนบเปนลกคาสำาคญของภาครฐ ซงสวน หนงของผใชบรการดานขอมลและการจดซอจดจาง อกสวนหนงคอการเปนผรวม

ลงทนหรอใหบรการแทนภาครฐในตางประเทศการเปนผรวมลงทนกบภาค เอกชนเปนเรองทพบเหนกนโดยทวไป มบรษททใหบรการแกรฐเพอสนบสนน

งานทเปนพนฐานของภาครฐ หรอบางครงบรษทเหลานอาจใหบรการบางอยางแก ประชาชนเสยเองกม การทภาครฐตองเปนพนธมตรกบภาคเอกชน เนองจากภาค

รฐมขอจำากดดานกำาลงคนและในแงของการนำาเสนอเทคโนโลยใหม ๆ ซงในสวน นตองยอมรบวาภาคเอกชนมความกาวหนามากกวาภาครฐมาก ดงนนเบองหลง

การใหบรการบนสออเลกทรอนกส คอการบรการจากภาคเอกชนเกอบทงสน โดย ทง 2 ฝายตองเออประโยชนและทดแทนในสวนทอกฝายหนงไมม ดงนน การ

ผลกดนและการดำาเนนการใหเกด e-Government ตองคำานงถงประโยชนทจะ เกดขน แลวกระจายสสงคมอยางทวถง ไมไดตกอยกบกลมหนงกลมใด โดย

เฉพาะซงจะทำาใหเกดชองวางระหวางสงคมได

2. ขอมล การเขาถงขอมล และความปลอดภย อาจกลาวไดวาปญหาของการเขาส e-Government ทวโลก คอการทำาอยางไรทจะใหขอมลของแตละหนวยงานแลกเปลยนกนได

อยางสะดวกและรวดเรว ไมวาจะมระบบทแตกตางกนกตาม ประเดนตรงนเปน ปญหามาโดยตลอด เนองจากทผานมาหนวยงานของรฐแตละหนวย ตางพฒนา

ระบบสารสนเทศมาตงแตตน ดงนนเมอตองการแลกเปลยนขอมลหรอตองการใช ขอมลรวมกนจงทำาใหเกดปญหาไมสามารถใชขอมลรวมกนได หนวยงานมกไม

ยอมเปลยนรหสของตวเองเพราะฉะนนหมายถง สงทลงทนไปแลวใชไมได และ หากตองปรบเปลยนระบบใหม หนวยงานตองจดหางบประมาณเพอฝกอบรม

บคลากร ใหมศกยภาพเพยงพอทจะเปนผใหบรการได เรองความปลอดภยของ ขอมลเปนประเดนความสำาคญของ e-Government เพราะการใหบรการผานทาง

อนเตอรเนต หากประชาชนขาดความไววางใจในความปลอดภยของระบบแลว ประชาชนกไมใชบรการ ซงจะทำาใหเกดการลงทนทไมคมคาได

15

3. โครงสรางพนฐานสารสนเทศ การดำาเนนการกาวเขาส e-Government ตองมความพรอมดานโครงสรางพนฐานสารสนเทศอยางทวถงและเทาเทยมกนทว

ประเทศ โครงสรางพนฐานสารสนเทศไดแก- โครงสรางคมนาคมสาธารณะ เชน ไฟฟา ซงเปนสงสำาคญสำาหรบการใชเครอง

มอการสอสารโทรคมนาคมและคอมพวเตอร โทรศพทและโทรศพทมอถอ ซงเปนเครองมอจำาเปนในการเขาถงอนเตอรเนต

- การประยกตใชไอท รวมถงฮารดแวร ซอฟตแวร- สารสนเทศ หมายถง ขอมลขาวสาร หรอขอมล หรอขอมลทไดรบการกลน

กรองเสรจเรยบรอยแลว

4. วสยทศน และแผนกลยทธแหงชาต มความจำาเปนอยางยงเพอใหเกด e-Government ในทศทางเดยวกน และกรอบเวลาทชดเจน ซงจะเหนวา ใน

หลายประเทศ ทประกาศนโยบายและกรอบทชดเจนใหประชาชนไดรบทราบ ซงเปรยบเสมอนคำามนสญญาทภาครฐใหกบประชาชนวาจะผลกดนใหเกด

บรการอเลกทรอนกสในชวงเวลาใด ในขณะเดยวกน หนวยงานภาครฐก จำาเปนตองมกรอบกลยทธ เพอเปนคมอทำาใหเหนทศทางและเปาหมายของ

การกาวไปส e-Government ดวยกน

ประโยชนของ E-GOVERNMENT

ประโยชนตอภาครฐ คอ ลดงานและจำานวนเอกสารเอกสาร, เพม ประสทธภาพการบรการ และลดงานธรการ

ประโยชนตอภาคเอกชน คอ ประหยดเวลาในการเดนทางและการทำาธรกรรม, การตดตอกบภาครฐเปน ไปอยางสะดวกและรวดเรวยงขน

16

บทท 3

จากแนวคดรฐบาลอเลคทรอนคสสสำานกงานอตโนมต e-office

จาก คำำนยำม ตามคำาจำากดความของ ศนยเทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอรแหงชาต ในตอนตนซงไดใหความหมายของคำาวา รฐบาลอเลคทรอ

นคส หมายถง วธการบรหารจดการภาครฐสมยใหม ทเนนการใชเทคโนโลย คอมพวเตอร และเครอขายเพอเพมประสทธภาพของผลงานภาครฐและปรบปรง

บรการแกประชาชน ตลอดจนการใหบรการดานขอมลเพอเพมอตราการเจรญ เตบโตทางเศรษฐกจ ทำาใหประชาชนมสวนรวมกบภาครฐยงขน โดยมงเปาไปท 3

กลม คอ ประชาชน ภาคธรกจ และขาราชการ ซงกคอ การนำาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในหนวยงานของรฐเพอการบรหาร

จดการขอมล และเพมประสทธภาพของภาครฐใหมความสะดวกรวดเรว ถกตอง แมนยำา ตรวจสอบได สามารถใหบรการแกประชาชนไดในลกษณะ One stop

services หรอเปนการใหบรการทกอยางเบดเสรจในจดเดยวจงมการพฒนารป แบบการดำาเนนงานใหมความทนสมยตรงตามวตถประสงคดงกลาว โดยการนำา

เอาคอมพวเตอรมาใช งานรวมกบระบบฐานขอมลสารสนเทศ เพอเพม ประสทธภาพในการปฏบตงาน ของหนวยงานตางๆ ใหรวดเรวและแมนยำามากขน

โดยเฉพาะงานจดเกบและคนคนเอกสาร ซงมอยเปนจำานวนมากในแตละ หนวยงานจนรปแบบการทำางานของสำานกงานในปจจบนนอาจเรยกไดวาเปน "สำา

นกงานไรกระดาษ" (Paperless office) เพอใหมการบรหารจดการ และสงการผานเครอขาย

เทคโนโลยสารสนเทศ ซงมกเรยกกนวา Office work flow หรอ e-Office

สำานกงานอเลคทรอนคส (E-Office) คออะไร

หากพจารณาการดำาเนนงานตามสภาพความเปนจรงในหนวยงานของรฐ โดย ทวไปทเกยวของกบงานเอกสาร หรอ ธรการ จะพบวา ในแตละวนมการใชเอกสา

รกนเปนจำานวนมาก สวนหนงของเอกสารมาจากนอกหนวยซงเปนการตดตอมา จากหนวยงานตาง ๆ ภายนอกเอกสารทมาจากภายนอกจะไดรบการลงรบทหนว

ยงานธรการกลางจากนนจะแยกแยะจำาแนก และสงตอ เอกสารหลายชนตองทำาการคดลอกถายสำาเนา

แลวสงตอ โดยเฉพาะการสงกระจายเพอการรบรหรอแจงเพอทราบ

กองกลางหรอหนวยงานธรการกลางของแตละหนวย จะตองสงหนงสอหรอ เอกสารไปยงหนวยงานตาง ๆ ทอยกระจาย หรออยทหางไกลยอมตองใชเวลาใน

การสงขอมล ขณะเดยวกน เอกสารจำานวนมากมลกษณะการเดนทางแบบทาง เดยวและมลกษณะแจงใหทราบ นอกจากนยงมเอกสารทกระจายแบบหนง

ตอหนง หรอจากหนงไปสอกหลาย ๆ หนวยงาน นอกจากน หนวยงานยอยในสงกดทมจำานวนมากกยง

เปนแหลงทสรางเอกสารตาง ๆ เพอใชในการตดตอสอสารเชนกน เอกสารเหลาน โดยสวนใหญเปนหนงสอราชการทใชเพอประสานงาน ตดตอสอสาร หรอการดำา

17

เนนกจกรรมตาง ๆ ระหวางกน ซงการตดตอสอสารของหนวยงานราชการจะใช เอกสารหรอหนงสอราชการเปนตวนำา ดงนนหนวยงานทกหนวยของรฐ จะทำา

งานในลกษณะทเปนทง ผรบขาวสาร และเปนผสรางขาวสาร ในขณะเดยวกน เพอการกระจายหรอสงตอขอมลขาวสารออกไป ดงนนการดำาเนนการจงจำาเปน ตองมการตดตอสอสารทเชอมโยงกนอยางทวถง

จงกลาวไดวา สำานกงานอเลคทรอนกส (E-Office) คอ การใชเทคโนโลยระบบ คอมพวเตอร และ เทคโนโลยการสอสาร เพอปฎบตงานทวไป งานประจำาวน อยาง

เชน การจดการเอกสาร จดหมายอเลคโทนค การเกบรกษาและแกไขกลมขอความ กลมรปภาพ งานทางบญช และ อน ๆ สำานกงานอเลคทรอนคส ยงรวมถงระบบ

เครอขายคอมพวเตอรทมโปรแกรมทสามารถใชประโยชนอน ๆ อกมากมาย เชน โปรแกรม Microsoft office ไดแก Microsoft word, Microsoft excel,

Microsoft powerpiont, Microsoft frontpage, Microsoft outlook รวมถง Internet explorer และ Adobe reader ทใชสำาหรบอานเอกสาร pdf เปนตน

ระบบสำานกงานอเลคทรอนกส (E-Office) รวมถง ระบบขอมลสำานกงาน อตโนมต เปนระบบทมจดประสงคหลก คอ การอำานวยความสะดวกเกยวกบการ

ตดตอสอสาร ระบบเชนนเปน การนำาเครองมอ เครองใช หลาย ๆ อยาง รวมเขาดวยกน, ใชงานรวมกน, เกบรกษา, นำาไปใช และกระจายขอมล ระหวางผรวมงาน

แตละคน , ทมงาน และธรกจ นน ทงภายใน และภายนอกองคกร ตวอยางของ เครองมอ สำานกงานอเลคทรอนคส เชน เวรดโปรเซสซง, เครองพมพแบบตงโตะ,

อเมลล, วอยซเมลล, เครองแฟกซ, มลตมเดย, คอมพวเตอร คอนเฟอรเรนซง และ วดโอคอนเฟอรเรนซง

หลายปทผานมา สำานกงานอเลคทรอนกส (E-Office) ถกมองวา มเพยงหนาทแก ปญหาในการทำางาน แตในปจจบน ระบบทชวยเสรมการตดตอ สอสารในสถานท

ทำางาน ถกมองวามความสำาคญ และตองไดรบการจดการอยางมประสทธภาพ สำานกงานอเลคทรอนคส (E-Office) ในปจจบน ดเหมอนกบไมใชเรองทเกดขน

ไดจรง ๆ แตกตางจากสำานกงานทใชเพยงเครองจกรกล เมอหลายปกอน ซงเครองพมพดด, เครองยนต กลไล และ ระบบไปรษณย เปนความหมายหลกของ

การตดตอสอสาร ยงไปกวานน ยงมเรองนาทงทยงรอคอยเราอย เรากำาลงจะได เรมเหนบทบาทของ สำานกงานเสมอนจรง ซงสามารถทำาให เราทำางานไดในทก

แหง ปราศจากขอจำากดดานพนทรปแบบการประยกตใชแนวคดสำานกงานอเลคทรอนกส (E-Office)ในงานธรการ

1. Electronic Images คอ การสรางระบบ เพอจดเกบเอกสาร รวมทงภาพถาย แบบฟอรมของทางราชการ และประวตสวนบคคล บนเครองคอมพวเตอร

และเรยกใชงานไดอยางทนท ระบบดงกลาว ตองใชเครอง Scanner ทมความเรวและสามารถแสดงผลของภาพทมความละเอยดสงเพอแปลงเอกสาร

ใหไปอยในรปของ Digital และ Optical Disk ทสามารถเกบขอมลจำานวน

18

มาก ซงยงม Software ทสามารถบบขอมลเพอจดเกบได รวมทงตองม เครองพมพ Laser Printer ทแสดงผลการพมพภาพทมคณภาพ ระบบนม

กระบวนการแปลงใหเปนกระดาษอเลคทรอนคส ดงน1. Image Processing เปนการ Scan กระดาษเพอเปลยนใหเปน Image

(รปภาพ) ใหสามารถจดเกบในฐานขอมลเพอเรยกใชตอไป2. Image Workflow เปนการ Scan กระดาษและสงตอในรปแบบ ของ

อเลคทรอนกส เพอใหผปฏบตงานสามารถทำางาน แตละกระบวนการใหเสรจ

3. Image enabling เปนการแสกนกระดาษและสงเวยนภายในหนวยงาน หลกจากนนกใช Software Optical Charactor เพอแปลงใหเปน

ขอความในรปแบบของรหส ASCII2. การบรหารจดการงานเอกสาร (Document Management)เปนการแยก

กลมของบรการทสามารถใหผใชงานตดตามเอกสารอเลคทรอนกส ซง คอมพวเตอรสามารถตดตามและเรยกขอมลมาใชอยางรวดเรว ระบบการ

บรหารงานเอกสารทซบซอนสามารถจดการเอกสารจากระบบงานตางๆของ หนวยงานไดทงหมด ระบบนม 3 องคประกอบ คอ

1. การสรางเอกสาร (Document Creation) ระบบการจดการเอกสารทม คณภาพจะตองมการเขยน Software ทสามารถบรณาการงานจาก

แหลงขอมลตางๆไดอยางงาย2. การจดเกบและจดเสนทางเดนของเอกสาร (Document Storgae and

Routing) ระบบนตองการ Software ทสามารถจดเกบและเขาถง เอกสาร ตดตามสถานะของเอกสารและกำาหนดความปลอดภยของ

ขอมล3. การเรยกใชและจดการเอกสาร ( Document Retrieve and

Manipulation) สามารถในการเรยกเอกสารเพอพมพไดอยางสมบรณ

19

บทท 4

กลไกทเปลยนจากอานาลอกมาเปนดจตอล

แหลงกำาเนดของเอกสารอเลกทรอนกส

แหลงผลตเอกสารอเลกทรอนกสทสำาคญมดงน 1. เครองมอทางซอฟตแวร สวนใหญจะเปนโปรแกรมสรางเอกสารอเลกทรอนกส ตาง ๆ ไดแก เวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด

ปลาดาวออฟฟศ เวรดราชวถ เวรดจฬา หรอโปรแกรมสเปรดชต เชน ไมโครซอฟตเอกเซล ปลาดาวออฟฟศ ผลผลตทได จะเปนไฟลขอมล

อเลกทรอนกสชนดตาง ๆ ตามแตโปรแกรมจะผลตขนมา 2. เครองมอทางฮารดแวร สวนใหญจะเปนเครองมอทางแสง โดยใช

หลกการถายจากภาพจรงหรอถายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเปน ไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดรปภาพ เชน สแกนเนอร โทรสาร กลองถาย

ภาพดจตอล (สทธศกด ,2549)

ประเภทของเอกสารอเลกทรอนกส

1. รปแบบเอกสารขอความ (Text format) เปนไฟลทผลตจากเครองมอท เปนซอฟตแวร ปกตเมอเปดไฟลจะสามารถเหนตวอกษรในไฟลและพอท

จะอานขอความนนได ซงมรปแบบยอยอกหลายรปแบบ เชน - TEXT format เปนไฟลทเกบเฉพาะตวอกษร ไมเกบลกษณะ ทใชเพอแสดงผลของเอกสาร - Document format เปนไฟลทผลตจาก เวรด โปรเซสเซอร เชน

ไมโครซอฟตเวรด ปลาดาวออฟฟศซงไฟลประเภทนจะเกบคณลกษณะของ การแสดงผลของเอกสารไวพรอมกบตวอกษร ซงแตละโปรแกรมเวรด

โปรเซสเซอร จะเกบคณลกษณะไวแตกตางกน ทำาใหบางครงไมสามารถใช โปรแกรมอน ๆ เปดไฟลนได จงกอใหเกดปญหาในกรณท ไฟลถกผลตไว เปนเวลานาน เมอตองการนำากลบมาใช จะไมสามารถหาโปรแกรมเปด

เอกสารมาใชงานได - PDF format (Portable Document Format) เปนไฟลเอกสารทถกออกแบบใหสามารถเปดใชงานกบระบบคอมพวเตอรตางระบบกนได

เชน ระบบวนโดว ระบบยนกซ จงทำาใหมความสะดวกในการใชงานสง เปน ผลตภณฑของบรษท อโดเบ โดยตองใชโปรแกรม อโครแบต รดเดอร

(Acrobat Reader) ในการเปด และตองใชโปรแกรมสรางเอกสารอโครแบต

20

ในการสรางเปนเอกสารรปแบบ PDF - XML (Extensible Markup Language) เปนภาษาทใชสำาหรบการเขยนเอกสารมารคอฟ (markup document) โดยทเอกสารมารคอฟ นนมการใชเมตาดาตา (metadata or tags) เพอบอกหนาท และประเภท

ของขอมลของสวนตางๆ ในเอกสารนนไดชดเจน การเพมเมตาดาตา เขาไป ในเอกสารสามารถทำาใหโครงสรางของเอกสารชดเจนขน และทำาใหการ

ประมวลผลเอกสารเปนไปโดยงาย เปนแนวโนมทสำาคญของเทคโนโลย ท จะนำามาใชในการจดการเอกสารตอไปในอนาคต (สทธศกด ,2549)

2. รปแบบเอกสารภาพลกษณ (Image) เปนเอกสารอเลกทรอนกส ทมรปลกษณะเปนสำาเนาของเอกสารกระดาษ อาจเปนเนอขาวทตดจาก

หนาหนงสอพมพหรอกระดาษทเปนตารางรายงานตางๆ จดหมาย บนทก เตอนจำา ไมวาจะเปนขอความทบนทกดวยการพมพ หรอเขยนดวยลายมอ

เปนภาพหรอตวหนงสอ เหลานเปนเอกสารทสามารถแปลงใหเปนเอกสารอเลกทรอนกสได(Microcomputer user, 2549) ไฟลทผลตจากเครองมอท

เปนซอฟตแวร มรปแบบทใชงาน เชน - JPEG format เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพไดหลายส มการบบอดขอมล - PNG or GIF formats เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพ มการบบอดขอมลแบบไมมการสญเสยของคณภาพ (Lossless compression) และสามารถใชไดดกบภาพส ภาพสเทา และขาวดำา - Bitmapping formats เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพ

ในรปแบบอน ๆ เปนจดของภาพ (สทธศกด ,2549)

เทคโนโลยภาพลกษณ

เปนเทคโนโลยทใชแปลงเอกสารกระดาษใหเปนภาพลกษณของเอกสาร ซงเปนเอกสารอเลกทรอนกส ดวยการถายภาพ ภาพถายของเอกสารจะถก

แปลงเปนกลมของสญญาณอเลกทรอนกส ซงจะมคณสมบตเหมอนกบ พวกขอมลคอมพวเตอรชนดอน ทเรยกวา

“ ”สญญาณไบนาร การมองภาพลกษณบนจอคอมพวเตอรของสายตา มนษยนนจะมองเหนเปนภาพของเอกสาร แตคอมพวเตอรจะมองเหนเปน

ลกษณะของกลมสญญาณระดบบต (bit) จำานวนหลายลานบต การถาย ภาพของเอกสารแลวแปลงใหเปนกลมสญญาณคอมพวเตอรอยางน เรยก

วา การทำาดจไตเซชน (Digitization) โดยการแปลงภาพถายของเอกสาร กระดาษใหเปนบตเปนหนาทของเครองวาดภาพ (Image scanner) ซงทำา

ดวยวธแปลงจดสขาวและจดสดำาทประกอบขนเปนภาพบนเอกสาร กระดาษใหเปนกลมสญญาณไบนาร ผลทเกดคอภาพลกษณของกลม

“ ไบนาร เรยงในลกษณะทเรยกวา แผนภาพบต (Bitmap)” การแปลงภาพของเอกสารกระดาษใหเปนภาพลกษณนนจะเกดกลมขอมลไบนารถงประมาณ 4 ลานบตหรอประมาณ 5 แสนไบต ท

21

ความละเอยดในการสแกนระหวาง 200-400 จดหรอบตตอนวบนแผน กระดาษ จะเหนวาปรมาณขอมลสงทไดจากการแปลงภาพเอกสารกระดาษ

นน อาจกอใหเกดอปสรรคในการทำางานของระบบคอมพวเตอร และจะ เปนทจะตองใชหนวยบนทกขนาดใหญในการบนทก ซงแผนดสคขนาด

100 ไบต (100 MB) จะบนทกเอกสารไดประมาณ 200 หนาเทานน หาก ขอมลทเกดจากการแปลงแตละหนานนมปรมาณมากๆ กจะทำาใหการ

ทำางานของคอมพวเตอรชาลงและหากตองการโอนยายขอมลผานเครอขาย จะใชเวลานานมากเพอแกไขปญหาเหลาน จงไดมเทคนค การบบอดขอมล

(data compression) ขนและกำาหนดมาตรฐานสากล CCITT (Comite Consultatif International Telegraphique et Telegraphinique หรอภาษาองกฤษคอ International Telegraph and Telephone Consultative Committee)

การแปลงตวหนงสอจากแผนภาพบต

เมอเอกสารทบนทกบทความหรอขอมลตวอกษรถกสแกนและแปลง เปนเอกสารภาพลกษณ (Document Image) ทปรากฏอยบนแผนภาพบต

(Bitmap) นน มสถานภาพเปนภาพถายอเลกทรอนกส ดงนนตวหนงสอท ปรากฏอยในแผนภาพอเลกทรอนกสไมสามารถทจะนำาไปประมวลผล หรอ

ไมสามารถทจะแกไขปรบปรงใดๆ เนองจากภาพบตมคณสมบตเปนภาพกลมไบนารของภาพอเลกทรอนกสทไมสอความหมายเปนรหสของตว

หนงสอ (ASCII Code) หรอเปนภาพของตวหนงสอหรอตวอกษร เชน A, B, C,… 1, 2, 3… ทปรากฏอยบนเอกสารภาพลกษณไมไดถกบนทกเปนรหสของตวอกขระตวละหนงไบตดงเชนตวหนงสอทบนทกผานแปน

คยบอรดคอมพวเตอร จงไมสามารถนำาขอมลไปประมวลผลทละไบตได ขอมลทมคณสมบตเชนนเรยกวา “Dumb Information” หรอสารสนเทศ

ทไรความฉลาด เนองจากไมสามารถนำาไปประมวลผลได ปจจบนมเทคโนโลยทแปลงแผนภาพบตมาเปนตวหนงสอในรหสของ

ตวอกขระคอมพวเตอร เทคโนโลยทใชคอ Optical Character Recognition (OCR “ ”โอซอาร ) มความสามารถจำารปลกษณของตว

หนงสอแตละตวบนทกรหสอกขระของคอมพวเตอร การโอซอารไมสามารถ แปลงรปลกษณไดรอยเปอรเซนต ดวยเหตผลทวาตนฉบบของเอกสารทนำา

มาแปลงเปนภาพลกษณอาจไมชดเจน ทำาใหผลการถายภาพไดตวหนงสอ ของเอกสารบางสวนไมชดเจนเพยงพอ ผลของโอซอารจงอาจผดพลาดได

จงมการสรางโปรแกรมซอฟแวรทำาการตรวจทานและแกไขไดถง 2 ระดบ1.กำาหนดใหคอมพวเตอรตรวจสอบคาทมปญหากบคำาใกลเคยงทปรากฏอยในแฟมพจนานกรมคอมพวเตอร

22

2.แสดงผลทแปลงรปแลวบนจอภาพใหผใชทำาการตรวจทานและแกไขคำาเอง กระบวนการทกขนตอนตงแตการโอซอาร การตรวจคำาดวยคอมพวเตอร

และตรวจทานแกไขคำาผดดวยผใชเองรวมกนเรยกวา การแปลงตวหนงสอ จากแผนภาพบต (Information Refinery)

หลกการทำางานของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

เรมจากการนำาเอกสารตางๆ ทอยในรปของกระดาสแกนผานเครองสแกนเนอรเพอแปลงขอมลตวอกษรหรอรปภาพบนแผนกระดาษเอกสารใหอยในรปของขอมลทางอเลกทรอนกสแปลงเปนสญญาณแลวแลวสง

ผานตามสายเคเบลเพอนำาสเครองคอมพวเตอร เพอบนทกเกบไวในสอบนทกขอมลฮารดดสคในภายหลงกสามารถเรยกขอมลของหนาเหลานน

ขนมาใชงานได แผนเอกสารทนำามาสแกนผานเครองสแกนเนอรจะถก ระบบการทำางานแปลงใหอยในรปของไฟลรปภาพกราฟกแบบบตแมพ โดย

นำาขอมลนนมาใชงานรวมกบซอฟตแวรททำางานทางดานบรหารไฟลเอกสาร(ทอยในรปของไฟลรปภาพ) แตในการใชงานสามารถแสดงภาพ

เอกสารนนขนอานด อาจเพมเตมรายละเอยดใหกบไฟลเหลานนโดยการขด เสนเนน ทำาเครองหมายหรอลวดลาย ทเอกสารดวยซอฟตแวรบรหารงาน

เอกสาร แตไมสามารถแกไขขอความหรอนำาเอาเนอหาของกลมขอมลตว อกษรทปรากฏบนหนาเอกสารไปใชงานอนๆ เชนการจดหนาเอกสารได

เพราะเอกสารยงอยในรปแบบไฟลรปภาพแบบบตแมพอย ผใชตองนำา ขอมลเอกสารไปแปลงขอมลในรปแบบของ Text ตวอกษรทสามารถแกไข

ไดดวยซอฟตแวรประเภท OCR

เครองสแกนเนอร

การเลอกใชเครองสแกนเนอรมาใชในการจดการเอกสารอเลกทรอนกส จำาเปนตองมคณสมบตของเครองทมระดบความละเอยด

ปานกลางถงสง เพราะตองสแกนตวอกษรทมขนาดเลกมากๆ ซงตองการรานละเอยดทครบถวนชดเจนจงจะสามารถแปลงขอมลดวยกระบวนการ OCR ไดอยางถกตองมากทสด ซงขนาดของเครองสแกนเนอรมตงแตขนาดเลกจนถงขนาดใหญขนอยกบการใชงานตวอยางเครองสแกนเนอรทนำามาใชงานในการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

ดงรป High speed Scanner รน DR 4580 U ของ Canon

23

ซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกส

ตวอยางซอฟแวรทไดรบความนยมในการ OCR

1. KEYFILE เปนโปรแกรมทำางานอยบนระบบ Microsoft Windows ชวยในการจดเกบอยางเปนระเบยบ สามารถสงขอมลไปตามจดตางๆ ของ

เครอขายได และมการกำาหนดการปองกนขอมลความลบได

รปหนาจอโปรแกรม KEYFILE

24

2. ThaiOCR เปนโปรแกรมแปลงภาพเอกสารใหเปนตวอกษรทใชกบ ภาษาไทยไดเปนบรษทแรกของโลก สามารถแปลงภาพเอกสารในรปแบบ

ตางๆ เปนตวอกษรภาษาไทยไดอยางถกตอง 90%-100%

รปหนาจอโปรแกรม ThaiOCR

การนำาการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร

เปนระบบทมงในการจดการเอกสารอเลกทรอนกสในรปแบบการทำางานรวมทสนบสนนใหผใชเขาถงเอกสารทตองการโดยผานเวบ

บราวเซอรบนอนทราเนตขององคการ ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสจงชวยใหการจดการเอกสารและการไหลของงานในองคการ

เปนไปอยางราบรน (พรธดา, 2547) เชน การนำาเอกสารทผานการโอซอาร แลวไปไวบนเวบบราวเซอร หากผใชในองคการไดเชอมอนทราเนตใน

องคการกสามารถนำาเอกสารไปใชและสามารถจดการกบเอกสารนนได โดยตรง เชนการ เพมเนอหา เปนตน ทำาใหเปนแหลงความรภายในองคกร

เปนอยางด

25

ประโยชนในการนำาไปใชงาน

ประโยชนเทคโนโลยภาพลกษณแปลงเอกสารจากกระดาษหรอ Hard copy มาอยในรปเอกสารภาพลกษณหรอสำาเนา Soft copy ทสามารถนำาไป

เกบไวในแฟมคอมพวเตอร และสามารถทจะทำาการคนหาและนำามาใชงาน ไดอยางสะดวกและรวดเรว สำาเนาภาพลกษณยงสามารถเคลอนยายไปมา

บนเครอขายคอมพวเตอรในสำานกงาน ซงผลทไดคอ การชวยแกปญหา เรองกระดาษหรอเอกสารลนสำานกงาน และสามารถทจะชวยในการสราง

ระบบควบคมการทำางานในสำานกงาน ซงเปนหลกการของการสรางระบบสำานกงานอตโนมตเตมรปแบบ

ขอด ขอเสย ของ สำานกงานอเลคทรอนกส (E-Office)

ขอด ของสำานกงานอเลคทรอนกส (E-Office)

1. ลดเวลาในการตดตอสอสาร2. เพม ขดความสามารถของผปฏบตงานในการตดตอสอสาร ทอยไกลจาก

หนวยงานได ซงจะลดปญหาเรองการเดนทาง3. เพมประสทธภาพการปฏบตงานและลดคาใชจายการดำาเนนงานตางๆภายใน

หนวยงาน4. การใชเครองจกรแทนการปฏบตงานของมนษยเปนการออกแบบวธการ

ปฏบตงานทมนษยทำาอยใหม

ขอเสย ของ สำานกงานอเลคทรอนคส (E-Office)

1. ลดการตดตอแบบตวตอตว (face-to-face) ระหวางผปฏบตงานในหนวยงาน2. ทำาใหผบรหารรสกวาสญเสยอำานาจการควบคมผใตบงคบบญชา3. การใชระบบอตโนมตในชวตประจำาวนอาจทำาใหเกดความเสยงเมอระบบการ

ควบคมอตโนมต ปฏบตงานผดพลาด4. ม การเปลยนแปลง วธปฏบตงานอาจทำาใหผปฏบต ไมยอมรบการ ปรบ

เปลยนวธปฏบตงาน และตองการ การฝกอบรมเพมเตม5. ผ บรหารตองลงทนสง ซงตองวเคราะหความคมคา เมอเทยบกบการเพม

ประสทธภาพ และประสทธผล การปฏบตงาน ของผปฏบตงานระดบลาง

26

ขอสรป ของ สำานกงานอเลคทรอนกส (E-Office)

1. สำานกงาน อเลคทรอนกส (E-Office) ทำาใหเกดการเพมความรใหแก พนกงาน และใชประโยชนสำาหรบการตดสนใจอยางมประสทธภาพการกระ

จายสารสนเทศไปยงกลมเปาหมายตางๆ อำานวยความสะดวกในการตดตอ สอสารทางเสยงและขอความ และลดขอจำากดการตดตอสอสารทงเรองสถาน

ทและเวลา รวมทงชวยลดคาใชจายการดำาเนนการ เพมผลตผลในการปฏบต งานของผปฏบตงานและเพมความรบผดชอบของหนวยงานตอ ประชาชน

ผรบบรการ2. เครองมอของระบบสำานกงานอเลคทรอนกส รวมถง ระบบการประมวลผล

และสงพมพอเลคทรอนกส และระบบการตดตอสอสารของกลมระบบดง กลาวหมายถง การประมวลผลคำา สงพมพแบบตงโตะ (Desktop

Publishing) จดหมายอเลคทรอนกส (Electronic Mail) Voice Mail เครอง โทรสาร การประชมทางไกลผานเสยงและจอภาพ และ Imaging ซงระบบการ

ประมวลผลและสงพมพอเลคทรอนกสอำานวยความสะดวกในการตดตอ สอสารผานเสยงและการเขยน ขณะทระบบการประชมอเลคทรอนกสเนนท

การตดตอสอสารภายในกลม3. เครองมอของ สำานกงานอเลคทรอนกส กอใหเกดการตดตอสอสาร ผานการ

เขยนและสามารถเพมผลผลตของการปฏบตงาน เครองมอของสำานกงาน อตโนมตมการออกแบบสำาหรบการตดตอสอสารโดยการ เขยน รวมถง การ

ประมวลผลคำา DesktopPublishing ระบบการจดการเอกสาร(ทเปน Imaging และ Multimedia) จดหมายอเลคทรอนกสและเครองโทรสาร Imaging เปนการเปลยนกระดาษ Microfilm และ Micorfiche ใหเปนสอ

ในรปของ Digital ซงสามารถแกไข และปรบปรงใหสามารถใชงานบนเครอง คอมพวเตอรได และสามารถเพมเตมเรองการใชสอประสม (Multimedia)

บนเครองคอมพวเตอร โดยบรณาการสอตางๆ เชน ขอความ รปภาพ ภาพ เคลอนไหว โสตทศน และวดทศน ระบบจดหมายอเลคทรอนกสชวยใหเกด

การตดตอสอสารระหวางบคคลและกลม ตางๆ และเครองโทรสารสามารถใช โทรศพท โมเดม และเครอง Scan ในการสงขอมลทเปนขอความและรปภาพ

ไปยงบคคลและองคกรตางๆ ไดอยางกวางขวาง4. เปนระบบทอำานวยความสะดวกสำาหรบการตดตอสอสารทางการพด และเพม

ผลผลตในการปฏบตงาน เครองมอทชวยคอ Voice Mail ระบบการประช มอเลคทรอนกส เชน การประชมทางไกลผานจอภาพและทางเสยง การใช

โปรแกรม Groupware Voice Mail สามารถทำาใหผใชงานรบและสงขาวสาร ไดอยางสะดวก การประชมทางไกลผานทางเสยงทำาใหผใชงานมากกวา 2 คน

สามารถตดตอสอสารผานโทรศพทในเวลาเดยวกน และการประชมทางไกล ผานจอภาพโดยใชโทรศพท โทรทศน จอภาพ และเครองคอมพวเตอร และ

สอสารโทรคมนาคมตดตอไปยงสถานทตางๆโดยไมจำาเวลาและสถานท และ การใชงาน Groupware ยงรวมถงการใชระบบสนบสนนการตดสนใจของ

กลม (Group Discussion Support System (GDSS) กระดานขาวอเลคทรอ นกสตารางนดหมายการประชมและปฏทน ซงสามารถสนบสนนใหเกดการ

สอสารผานสออเลกทรอนกส และเกดการประสานความรวมมอภายในกลม

27

บทท 5

การปฏวตงานสารบรรณแบบเดมสงานสารบรรณสมยใหม ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท2) พ.ศ.2548 เพม

เตม “ ” วาดวย หนงสออเลคทรอนกส และ ระบบสารบรรณอเลคทรอนกส

28

29

30

บทท 6

บทสรป

ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบเพมเตม) พ.ศ.2548 มเนอหาเพมเตมโดยสรปนนคอไดใหคำาจำากดความทชดเจนเกยวกบหนงสอราชการ

วา มความหมายรวมถงขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณ อเลคทรอนกส ซงหมายถง การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสาร

ดวยวธการทางอเลคทรอนกส นนกคอการผานกระบวนการของเทคโนโลยสารสนเทศทมการนำาเอาเทคโนโลยคอมพวเตอรและเทคโนโลยทางดานสอสาร

โทรคมนาคมมาประยกตใชนนเอง ดงนนจงเปนสงจำาเปนอยางยงทผปฏบตดาน สารบรรณ หรอ งานธรการในหนวยงานของรฐตองเรยนรและพฒนาทกษะใน

การนำาเทคโนโลยดงกลาวไปใชใหเกดประสทธภาพทงในการทำางานประจำาวนและ การนำาไปประยกตใชเพอพฒนาหนวยงานในดานตางๆ ซงจะเกดผลประโยชนใน

ดานอนๆตามมาอกหลายดานดงไดกลาวมาแลวในตอนตน ซงผเขยนจะไดกลาวเพมเตมถงทกษะพนฐานทางดานคอมพวเตอรทผปฏบตงานระบบ

สารบรรณอเลคทรอนกสควรเรยนรเพมเตมในลำาดบตอไป สำาหรบเนอหาทใน บทความน มวตถประสงคเพยงเพอตองการทจะใหผอาน ตลอดจน ผสนใจทวไป

ไดทราบถงความเปนมา และเขาใจถง ความสำาคญ รวมทง ความจำาเปนของระบบ งานสารบรรณอเลคทรอนคส ทมตอหนวยงานภาครฐ และเอกชน ทงในระดบ

องคกรและระดบประเทศ วาม ความสำาคญและจำาเปน หรอไม อยางไร เพอเปน แนวทางใหผอาน รวมถง ผสนใจทจะคนควาหาขอมลเพมเตมในโอกาสตอไป

31

บรรณานกรม

บญสรสวรรณเพชร. คอมพวเตอรเบองตน . กรงเทพมหานคร: สำานกพมพเอสแอนดเคบคส, 2541นฤชตแววศรผองและรงทวาศรนารารตน. คอมพวเตอรเบองตนเลม 5 . กรงเทพฯ: เอช.เอน.กรปจำากด, 2544http://www.edu.nu.ac.th/supanees/lesson/366515/unit1_ref02.html คนเมอ 27 มกราคม 2552http://www.ds.ru.ac.th/Test1/Aj_palida/E-learning/Unit1/computer_ITunit1.html คนเมอ 27 มกราคม 2552 http://intranet.dip.go.th/article/datafile/e-Government.doc คนเมอ 27

มกราคม 2552http://www.dld.go.th/ict/article/egov/e-gev02.html คนเมอ 27 มกราคม 2552http://mfatix.com/home/node/119 คนเมอ 27 มกราคม 2552

http://ccsmail.sut.ac.th/e-ru/student/sendfile/file339.doc คนเมอ 27 มกราคม 2552

กองบรรณาธการ.ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส ระบบเอกสารสำาหรบอนาคต. Microcomputer User. หนา 87-111 ปท 3 ฉบบท 33 สงหาคม 2539.

พรธดา วเชยรปญญา. การจดการความร: พนฐานและการประยกตใช.กรงเทพฯ: ธรรกมลการพมพ, 2547.

ยทธนา แซเตยว. การวด การวเคราะห และการจดการความร: สรางองคกรอจฉรยะ. กรงเทพฯ. อนโนกราฟฟกส, 2547.

สทธศกด สลกคำา. (2549). การจดการเอกสารอเลกทรอนกส [ออนไลน].

ไดจาก: http://web.schq.mi.th/~suttisak/html/dm.html.

Tina Calabria. (2549). CASE STUDY Evaluating Caloundra City Council's EDMS classification[ออนไลน].

ไดจาก: http://www.steptwo.com.au/apers/kmc_caloundracouncil/ index.html.

32

33