085 16.interno komuniciranje

PUBLIC RELATIONSKorporativna komunikacija III

Interna komunikacija

Prva I CloseOSJ – Doc. dr.sc. Zoran Tomić/Zdeslav Milas

Odnosi s javnošću-Recenzirano predavanje-

Interno komu niciranjeProf.dr.sc. Zoran Tomić

Zdeslav Milas




„Uzmite mi moje tvornice i spalite

zgrade, ali ostavite mi moje ljude i započet ću

sve ispočetka.”Thomas J. Watson

osnivač IBM-a





• Interna komunikacija obuhvaća sve komunikativne i informativne aktivnosti između članova organizacije ili jedne organizacije.

• Interna komunikacija je dio ukupnog komunikacijskog menadžementa, ona je ciljana i orijentirana prema uspjehu.




Mogući nazivi interne komunikacije:

• Unutarnja (korporativna) komunikacija

• Interni odnosi s javnošću

• Komunikacija sa suradnicima

• Komunikacija sa zaposlenicima

• Informacija za suradnike




Stožerne funkcije

Interne komunikacije:

1. Orijentacija i informacija

2. Određivanje i davanje uputa

3. Koordinacija različitih aktivnosti




Komunikacijski pravac:

1. Top-Down komunikacija:

vertikalna komunikacija od vrha prema nižim razinama

Management

Zaposlenici

TOP-DOWN





2. Down-Top komunikacija:

vertikalna komunikacija od niže razine prema vrhu

Management

Zaposlenici

DOWN- TOP





3. Horizontalna komunikacija: (ista razina)

HORINZONT-ALNA

ZaposleniciManagement




Ciljevi Interne komunikacije:

• Koordinacija i razmjena,

• Korporativna kultura,

• Identifikacija,

• Motivacija i angažman,

• Lojalnost,

• Reputacija.




Komunikacijska načela i

komunikacijska klima:

• Slušanje kao preduvjet za uspješnu komunikaciju,

• Otvorenost kao značajni element stvarne komunikacije,






• Inovacija, kreativnost i spremnost na rizik kao zrcalo korporativne kulture,

• Dijalog kao prioritetni oblik komunikacije,






• Osobna odgovornost za sadržaj i pravovremenost svake informacije,

• Traženje i respektiranje različitih mišljenja,

• Razumijevanje kulturnih razlika,






• Objasniti komunikacijske granice, ako nije moguće cjelokupno izvještavanje,

• Respektiranje individua, također u slučaju različitih pogleda i stajališta,




Organizacija Interne komunikacije:

• Prije: Odjel za ljudske resurse

• Danas: u sklopu Odjela za korporativne komunikacije (Istraživanje u SAD-u potkraj 90-ih: 80% velikih korporacija)




Proces planiranja

Interne komunikacije:

Sustavno planiranje

komunikacijske strategije




Proces planiranja Interne komunikacije:

1. Situacijska analiza,2. Diferenciranje ciljnih skupina,3. Određivanje ciljeva,4. Određivanje sadržaja i tema,5. Planiranje korištenja instrumenata,6. Integracija7. Kontroliranje uspjeha




Situacijska analiza:

Analiza početnog stanja:• Interne strukture i stanja,• Opažanja korporacije od strane zaposlenika

kao i njihove potrebe za komunikacijom i informacijom,

• Utjecajni faktori iz eksterne okoline,• Upotrebljeni komunikacijski instrumenti,• Za raspolaganje stavljeni resursi i proračuni.





• Promatranje i anketiranje zaposlenika je pritom najbolja mogućnost dobivanja podataka.

• Pored toga treba procijeniti koji ljudski, financijski i vremenski resursi stoje na raspolaganju.




O pitanjima reputacije korporacije rezultate treba usporediti s podacima

iz eksterne komunikacije

usporedba vlastitog i stranog opažanja prema korporaciji.





Određivanje ciljeva:

• Iz situacijske analize proizlazi koje slabosti se u komunikaciji mogu poboljšati odnosno koje prednosti se mogu proširiti.

• Odrediti ciljeve, koji opisuju željene rezultate koje se kane postići: po tome se stvara program mjera.

• Formuliranje ciljeva: što se hoće postići s ciljem; kakav rezultat o znanju, razmišljanju i ponašanju suradnika se želi postići. Kada se rezultat treba postići.




Određivanje ciljeva:

Primjer komunikacijskog cilja:

Do kraja 2007. treba povećati postotak vodećih menadžera koji sa svojim

suradnicima najmanje 2 puta mjesečno raspravljaju u okviru sastanka o najnovijim kretanjima u svom korporativnom sektoru, i

to s današnjih 40% na 80%.




Planiranja korištenja instrumenata:

Ovisno o potrebi prema zadanim ciljevima i o pojedinačnim temama.

1. Instrumenti komunikacije prema dolje,

2. Instrumenti komunikacije prema gore,

3. Instrumenti horizontalne komunikacije.




Instrumenti komunikacije prema dolje (prema bazi):

1. Interne novine (novine za zaposlenike),

2. Publikacije (okružnice, brošure, dokumentacije, Handbook,...)

3. Crna ploča (najave termina i događaja),

4. Business-TV, Business-radio




Instrumenti komunikacije prema dolje (prema bazi):

4. Business-kazalište (posebna prilika),

5. Zbor zaposlenika (masovno),

6. Razgovor sa zaposlenikom (primanje i otpuštanje u radnom odnosu, procjenjivanje, dogovor o cilju)




Instrumenti komunikacije prema gore:

1. Anketiranje zaposlenika,

2. Ocjenjivanje pretpostavljenog,

3. Unutarnji sustav predlaganja,

4. Menadžment žalbi (poštanski sandučić za žalbe) važno: neutralnost, središnja analiza, alternativni načini upućivanje žalbe, primjerna reakcija.




Instrumenti horizontalne komunikacije:

1. Intranet,

2. E-Mail komunikacija (“Push-Service”),

3. Razgovori u grupi, konferencije, work-shop,

4. Management-by-Walking-around,

5. Neformalni razgovori (najvažniji instrument, večere, interni korporativni štandovi, After-Work-Party, Team-Building, izleti, “Blog”...)




Instrumenti horizontalne komunikacije:

Neformalna komunikacija može biti problematična ukoliko se teme poput sigurnosti radnog mjesta, budućnost tvrtke ili promjene ne komunicira putem formalnih instrumenata.

Nastanak glasina dodatno pojačava strah, zabrinutost i podvale. Pravovremena informacija smanjuje opasnost od nastanka glasina.




Izazovi interne komunikacije:

• Zahtjevi svih dionika na ponašanje korporacije rastu umrežavanje interne komunikacije i cjelokupne korporativne komunikacije reputacijski menadžement,

• Pritisak na promjene u korporacijama rastu interna komunikacija treba koristiti ne samo klasične alate nego i druge discipline, tj. oglašavanje i psihologija,




Izazovi interne komunikacije:

• Brojnost komunikacijskih instrumenata raste šanse i rizici, sve veća složenost korištenja različitih instrumenata komunikacije,

• Suradnici sve češće definiraju svoje potrebe za informacijama samostalno stvaranje informacijskih zajednica, granice između pošiljatelja i primatelja se brišu.




Integracija interne komunikacije

• Za efektivno i uspješno oblikovanje Interne komunikacije potreban je integrirani pristup s ciljevima i instrumentima ukupne korporativne komunikacije s jedne strane, kao i s druge strane integracija različitih instrumenata Interne komunikacije.

• Externa komunikacija mora biti ujednačena s Internom komunikacijom !




Integracija interne komunikacije

• Na strateškoj razini potrebno je usuglasiti situacijsku analizu i ciljnu definiciju.

• U oblikovanju komunikacije važno je primijeniti postojeći Korporativni dizajn, kao i vremensko i sadržajno usuglašavanje.

• Poruke suradnicima ne smiju biti suprotne onim porukama iz Eksterne komunikacije.




Hvala

na pažnji !

085 16.interno komuniciranje

Documents