CLASE 7

Ing. JESSICA CALDERN TVARA

GERENCIA DE PROYECTOS

CICLO Y FASES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN

PERFIL

PRE-FACTIBILIDAD

ESTUDIOS DEFINITIVOS

IMPLEMENTACIN O EJECUCIN

PRUEBAS Y PUESTA EN MARCHA

OPERACIN O FUNCIONAMIENTO

FACTIBILIDAD

DECISIN DE INVERSIN

PRE-INVERSIN

POST-INVERSIN

INVERSIN

IDEA

GESTIN DEL PROYECTO

ALCANCE

TIEMPO

COSTOS

CALIDAD

RR.HH.

COMUNICACIONES

RIESGOS

PROCURA

INTEGRACIN

IDENTIFICACIN

FORMULACIN

EVALUACIN

PM PROCESOSNUEVE REAS DE CONOCIMIENTOS

PM PROCESOSGRUPOS VS REAS

Planeamiento de Recursos

Estimacin de Costos

Presupuesto de Costos

Control de Costos

GERENCIA DE LOS COSTOSPLANEAMIENTO DE RECURSOS

Determinacin de

recursos fsicos

necesarios (gente,

equipos, materiales,

etc.) para ejecutar las

actividades del

proyecto, en tipo,

cantidad y oportunidad

GERENCIA DE LOS COSTOSPLANEAMIENTO DE RECURSOS

PLANEAMIENTO DE RECURSOS

WBS

Declaracin de

Alcance

Informacin histrica

Descripcin del pool

de recursos

Polticas

organizacionales

Estimacin de

duracin de

actividades

Requerimientos

de recursos

Juicio de

expertos

Identificacin de

alternativas

Software de

gestin de

proyectos

GERENCIA DE LOS COSTOSPLANEAMIENTO DE RECURSOS

Requerimientos de recursos

Descripcin de tipo y

cantidad de recursos

necesarios para producir

cada elemento de mas bajo

nivel del WBS

Estos recursos podrn ser

obtenidos a travs de una

asignacin o una procura.

PLANEAMIENTO DE RECURSOS

GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS

Desarrollo de una

aproximacin

(estimado) del costo

de los recursos

necesarios para

completar las

actividades del

proyecto

GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS

ESTIMACIN DE COSTOS

WBS

Requerimiento de

recursos

Ratios de recursos

Estimacin de

duracin de

actividades

Publicaciones con

estimaciones

Info. histrica

Catlogo de cuentas

Riesgos

Estimaciones

de costos

Detalle de

respaldo

Plan de Gestin

del Costo

Estimacin anloga

Modelamiento paramtrico

Estimacin bottom-up

Herramientas computarizadas

Otros mtodos de estimacin de costos

GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS

Estimaciones de costos

Son valores aproximados de los

costos de los recursos

requeridos para completar las

actividades del Proyecto.

Deben estimarse los costos de

todos los recursos que sern

asignados al proyecto

Los estimados de costo se

deben refinar durante el curso

del proyecto para incorporar el

detalle adicional disponible

ESTIMACIN DE COSTOS

GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS

Detalle de respaldo

Descripcin del alcance del

trabajo estimado (referencia a

WBS)

Bases de la estimacin (por Ej.:

como fue desarrollada la

estimacin).

Rangos de resultados posibles

($10K +- $1K).

Supuestos utilizados.

ESTIMACIN DE COSTOS

GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS

Plan de Gerencia del Costo

Describe cmo se manejarn

las variaciones en los costos

(Ej.: errores en la estimacin

inicial).

Puede ser formal o informal,

detallado o genrico, de

acuerdo a las necesidades de

los stakeholders.

Es elemento componente del

Plan del Proyecto.

ESTIMACIN DE COSTOS

GERENCIA DE LOS COSTOSPRESUPUESTO DE COSTOS

Asignacin de los

estimados globales de

costo a actividades

individuales o paquetes de

trabajo, para establecer

una lnea base de costo

que sirva para medir la

performance del proyecto

GERENCIA DE LOS COSTOSPRESUPUESTO DE COSTOS

PRESUPUESTO DE COSTOS

Estimacin de

costos

WBS

Cronograma

del proyecto

Plan de

Gestin del

Riesgo

Lnea base

del costo

Tcnicas y

herramientas de

presupuestacin

de costos

GERENCIA DE LOS COSTOSPRESUPUESTO DE COSTOS

Lnea base del costo

Es un presupuesto sobre el

tiempo, que se usar para

medir el desempeo en

costos del proyecto.

Se desarrolla sumando los

costos estimados por

periodo y usualmente se

muestra en la forma de una

curva S.

PRESUPUESTO DE COSTOS

LNEA BASE DE COSTOS -PRESUPUESTO POR ELEMENTO WBS

CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseos 3. Construccin 4. Acabados 5. Gestin

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. reas de

descanso

3.3.

Ed. reas de

recreacin

3.4.

Habilitacin de

otras reas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontn

Cancha

Tenis

Piscina

$100 $100 $150

$200

$5200

$850

$50

$200

CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseos 3. Construccin 4. Acabados 5. Gestin

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. reas de

descanso

3.3.

Ed. reas de

recreacin

3.4.

Habilitacin de

otras reas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontn

Cancha

Tenis

Piscina

$100 $100 $150

$200

$5200

$850

$50

$200

GERENCIA DE LOS COSTOSLNEA BASE DE COSTOS CURVA S

Valores

acumulados

Tiempo

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

Esta referido a:

Detectar y entender las variaciones del costo

Asegurar exactitud en registro de cambios a lnea base

Prevenir cambios incorrectos, inapropiados, o no autorizados en

lnea base

Informar cambios autorizados a stakeholders apropiados

Actuar para llevar los costos esperados a limites aceptables

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

CONTROL DEL COSTO

Lnea base del

costo

Informes de

performance

Solicitudes de

cambio

Plan de gestin del

costo

Revisiones de

estimados de costos

Actualizaciones al

presupuesto

Acciones correctivas

Estimacin al cierre

Cierre del proyecto

Lecciones aprendidas Sist. de control

de cambios

Medicin de

performance

Gestin de Valor Ganado (EVM)

Planeamiento adicional

Herramientas computarizadas

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

Estimaciones de costo

revisadas

Son modificaciones a la

informacin de costos usada

para gestionar el proyecto.

Debe notificarse a los

stakeholders apropiados.

Puede o no implicar ajustes a

otros aspectos del plan del

proyecto.

CONTROL DEL COSTO

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

Actualizaciones al presupuesto

(lnea base)

Categora especial de Revisin

que implica cambios a lnea base

aprobada.

Generalmente responden a

cambios en el alcance

Variaciones muy grandes en costo

requieren rebaselining para

tener una medicin realista del

rendimiento del proyecto

CONTROL DEL COSTO

CONTROL Y SEGUIMIENTO

Control es un proceso a travs del cual, con base

en una comparacin de lo real o de unos objetivos

logrados en un punto en el tiempo vs lo que se

planific u objetivos que se deberan haber

cumplido para ese momento y de acuerdo a la

variacin, haya que tomar decisiones correctivas

que permitan resolver las posibles discrepancias

existentes que sean desfavorables.

SEGUIMIENTO

El control se realiza sobre las actividades y no sobre

quienes las realizan.

Se hace un seguimiento constante para hacer la

comparacin entre lo real y lo presupuestado. Por una

parte se toma el diagrama de Gantt y se superponen

a las barras que indiquen la planificacin inicial otras

que muestren el comportamiento real, para poder ver

as fcilmente las divergencias.

Para control de presupuesto se desarrollan las curvas

de control o Curvas S.

CURVAS DE CONTROLEstas curvas, tambin llamadas curvas S, permiten la

visualizacin de la variacin de costos y las variaciones del

programa.

Variacin de los costos: Compara la variacin que hay

con respecto a los presupuestos realizados pero no

establece comparacin alguna entre el trabajo realizado

y el programado.

Variacin del programa: Compara el trabajo planificado

terminado con el real, es decir, toma el trabajo terminado

y evala en donde deba haber terminado frente al

momento en que realmente termin. Se representa en

dinero.

CURVAS DE CONTROL

Cada una de las curvas representa:

Costo Presupuestado del Trabajo Programado CPTP:

Costo presupuestado que tiene las actividades programadas en

determinado periodo de tiempo.

Costo Presupuestado de Trabajo Realizado CPTR: Costo

que tena presupuestado un trabajo que ha sido realizado,

cuanto debera haber costado el trabajo realizado segn los

planes.

Costo Real de Trabajo Realizado CRTR: Importe monetario

que se ha gastado realmente para terminar el trabajo en un

periodo de tiempo dado.

CURVAS DE CONTROL

CPTP

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPO

CURVA PRESUPUESTAL:

S/.

CPTP

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPO

CURVA PRESUPUESTAL:

S/.

CURVAS DE CONTROL

Variacin del costo: CPTR CRTR, se compara

lo que debera haber costado el trabajo realizado

contra el progreso real, para establecer como ha

sido el uso de recursos respecto al plan inicial.

Variacin del programa: CPTR CPTP, se

compara el costo presupuestal del trabajo

realizado con lo que en total se debera haber

gastado y as determinar si el proyecto va de

acuerdo a lo planeado.

CURVAS DE CONTROL

CPTP

CPTR

CRTR

VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)

VARIACION DEL GASTO

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

FECHA DE MEDICION

DEL PROGRESO

TIEMPO

S/.

CPTP

CPTR

CRTR

VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)

VARIACION DEL GASTO

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

FECHA DE MEDICION

DEL PROGRESO

TIEMPO

S/.

CURVAS DE CONTROL

CPTP

CRTR

CPTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 1: El programa est adelantado pero hay mayor gasto:

S/.

CPTP

CRTR

CPTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 1: El programa est adelantado pero hay mayor gasto:

S/.

CURVAS DE CONTROL

CPTP

CPTR

CRTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades

S/.

CPTP

CPTR

CRTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades

S/.

CURVAS DE CONTROL

CPTP

CRTR

CPTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 3: Adelantado en la programacin y menores gastos

S/.

CPTP

CRTR

CPTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 3: Adelantado en la programacin y menores gastos

S/.

CURVAS DE CONTROL

CPTP

CPTR

CRTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 4: Retrasado en la programacin y mayores gastos

S/.

CPTP

CPTR

CRTR

GA

ST

O A

CU

MU

LA

DO

TIEMPOFECHA

CASO 4: Retrasado en la programacin y mayores gastos

S/.

COMENTARIOS

Los periodos para controles se acuerdan con la direccin del proyecto, y las variaciones se deben

hacer actividad por actividad como en el

acumulado del proyecto.

En ocasiones no es fcil establecer con exactitud el costo de las actividades por tanto se pueden

trabajar las estimaciones y las variaciones en

horas, hablando entonces de Horas

presupuestadas, Horas reales, y Horas

presupuestadas reales.

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

Acciones correctivas

Son acciones realizadas

para ajustar el desarrollo

futuro del proyecto a lo

delineado por el plan de

proyecto (presupuesto)

CONTROL DEL COSTO

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

Estimacin al cierre

EAC (estimate at completion)

es un pronstico del costo

total ms probable que tendr

el proyecto, basado en el

rendimiento pasado y en la

cuantificacin del riesgo

CONTROL DEL COSTO

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

Cierre del proyecto

Deben ejecutarse los

procesos y procedimientos

para el cierre o cancelacin

de un proyecto. Ejemplo:

hay normas contables que

requieren que los costos de

un proyecto fallido de TI, se

apliquen en el trimestre en

que fue cancelado.

CONTROL DEL COSTO

GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO

Lecciones aprendidas

Las causas de las

variaciones, el razonamiento

detrs de la accin correctiva

elegida y otros tipos de

lecciones aprendidas del

control de costos deberan

ser documentadas para que

formen parte de la base de

datos histrica de ste y otros

proyectos de la organizacin.

CONTROL DEL COSTO

ESTIMAR LO QUE COSTAR

Experiencia Individual

Experiencia de Empresa

MTODOS UTILIZADOS PARA LA ESTIMACIN DE PROYECTOS

Basados en la experiencia.

Basado exclusivamente en los recursos.

Mtodo basado exclusivamente en el mercado.

Basado en los componentes del producto o en el proceso de desarrollo.

Mtodos algortmicos o paramtricos

MTODOS BASADOS EXCLUSIVAMENTE EN LA

EXPERIENCIA

Juicio experto Puro

Delphi

Analoga

Distribucin de la utilizacin de recursos en el

ciclo de vida

JUICIO EXPERTO: PURO

Un experto estudia las

especificaciones y hace su

estimacin.

Se basa fundamentalmente

en los conocimientos del

experto.

Si desaparece el experto, la

empresa deja de estimar

JUICIO EXPERTO: WIDEBAND DELPHI

Un grupo de personas son informadas y tratan de estimar lo que costar el desarrollo tanto en esfuerzo, como su duracin.

Las estimaciones

en grupo suelen

ser mejores que

las individuales.

MTODO DE TRABAJO DEL WIDEBAND DELPHI

Se dan las especificaciones a un grupo de expertos.

Se les rene para que discutan tanto el producto como la estimacin.

Remiten sus estimaciones individuales al coordinador.

Cada estimador recibe informacin sobre su estimacin, y las ajenas pero de forma annima.

Se renen de nuevo para discutir las estimaciones.

Cada uno revisa su propia estimacin y la enva al coordinador.

Se repite el proceso hasta que la estimacin converge de forma razonable.

MTODO DE TRABAJO DEL WIDEBAND DELPHI

Juan *

Alicia *

Jos *

Mara *

Estimaciones

Juan *

Alicia *

Jos *

Mara *

Estimaciones

ANALOGA

Consiste en comparar

las especificaciones de

un proyecto, con las de

otros proyectos.

ANALOGA, PUEDEN VARIAR LOS SIGUIENTES FACTORES:

Tamao: mayor o menor?

Complejidad: Ms complejo de lo usual?

Usuarios: Si hay ms usuarios habrn ms

complicaciones.

Otros factores:

Sistema Operativo, entornos (la primera vez ms).

Hardware, Es la primera vez que se va a utilizar?

Personal del proyecto, nuevos en la organizacin?

DISTRIBUCIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS EN EL CICLO DE VIDA

(KING)

Usualmente las organizaciones tienen una

estructura de costos similar entre proyectos.

Si en un proyecto ya hemos realizado

algunas fases, es de esperar que los costos

se distribuyan de manera proporcional.

2 m. ?

Estudio

Viabilidad

Planificac. y

Requisitos

Diseo

GeneralDiseo

Detallado

Desarrollo Prueba

10% 17% 15% 15% 33% 10%

MTODO BASADO EXCLUSIVAMENTE EN LOS RECURSOS: PARKINSON

En la estimacin consiste en ver de cuanto

personal y durante cuanto tiempo se dispone

de el, haciendo esa estimacin.

En la ejecucin:El trabajo se expande hasta

consumir todos los recursos

disponibles

(Ley de Parkinson)

MTODO BASADO EXCLUSIVAMENTE EN EL MERCADO: PRECIO PARA

VENDER.

Lo importante es conseguir el contrato.

El precio se fija en funcin de lo que creemos que esta dispuesto a pagar el cliente.

Si se usa en conjuncin con otros

mtodos puede ser aceptable,

para ajustar la oferta.

Peligro si es el nico mtodo

utilizado.