Gua Rpida: Mis Aprobaciones en 1SAPIntroduccin al MduloEl propsito de este mdulo es describir los tipos de solicitudes que Ud. puede recibir para aprobacin, y mostrarle como ejecutarlas utilizando Manager Work Centre-MWC (Centro de Trabajo del Lder) y Universal Work List-UWL (Lista Universal de Trabajo). Este mdulo tambin le mostrar cmo configurar un Temporary Delegation (Delegacin Temporal) o Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en Lnea) para aquellas ocasiones en que se encuentre ausente y necesite asignar sus tareas de aprobacin de Workflow (Flujo de Solicitudes en Lnea) a otra persona.

Aprendizaje EsperadoAl final de este mdulo usted sabr: Describir los diferentes tipos de solicitudes que pueden requerir su aprobacin. Accesar a Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de Equipo), para revisar, aprobar o rechazar solicitudes en lnea relativas a Recursos Humanos, incluyendo: Leave Requests (Solicitudes de Ausencia por ejemplo vacaciones) Employee Expense Claims (Solcitudes de Reembolsos de Gastos) HCM Forms (Formularios de Gestin de Capital Humano) Working Time (Horas Trabajadas)

Accesar a su UWL - Universal Work List (Lista Universal de Trabajo) para revisar y/ aprobar informacin relativa Abastecimiento, Finanzas y Datos Maestros, incluida la HR Master Data (Datos Maestros de Recursos Humanos). Acceder y configurar un Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en lnea). Completar y remitir para su aprobacin una Temporary Delegation Form (Formulario de Requerimiento de Delegacin Temporal)

Captulo 1: My Approvals Overview (Resumen de Mis Aprobaciones)El proceso de aprobacin est representado por los siguientes 3 pasos: Request (Solicitud): Alguien completa y remite una solicitud. Approve (Aprobacin): La solicitud es revisada, aprobada o rechazada. Process (Procesamiento): La solicitud aprobada gatilla un proceso de actualizacin de datos en 1SAP.

Qu es el proceso de aprobacin?

Donde Ud. es el aprobador del proceso:

Page 1 of 12

E-Learning: My Approvals 1 SAP ltima actualizacin 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Cules son las diferentes categoras de solicitudes?

Cules son los diferentes tipos de solicitudes que requerirn su aprobacin?

Las solicitudes en lnea se envan automticamente a una de sus dos casillas de aprobacin en el Portal, el Manager Work Centre ( Centro de Trabajo del Gerente) o UWL-Universal Work List (Lista Universal de Trabajo), dependiendo de la naturaleza de la solicitud:

A dnde se envan las solicitudes en lnea para su aprobacin?

Page 2 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Las solicitudes en lnea son enviadas a los aprobadores segn la informacin de dependencia contenida en la Estructura Organizativa de BHP Billiton y almacenada en el sistema 1SAP.

Cmo enviar una solicitud en lnea al aprobador correcto?

La ruta para acceder al Manager Work Centre (Centro de Trabajo de Lder de Equipo) es la siguiente: My Work > Overview > Manager Work Centre (Mi Trabajo > Resumen > Centro de Trabajo de Lder de Equipo)

Cmo accedo al Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de equipo)?

La ruta para acceder al Universal Work List- UWL (Lista Universal de Trabajo), es la siguiente: My Work > Overview > Inbox (UWL) (Mi Trabajo > Resumen > Bandeja de Entrada)

Cmo accedo al Universal Work List-UWL (Lista Universal de Trabajo)?

Page 3 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Qu debo hacer si voy a ausentarme y no puedo ejecutar mis aprobaciones?

Si va a estar ausente y necesita que alguien ejecute solamente sus aprobaciones de Workflow (Flujo de Solicitudes en Lnea), puede establecer un Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en lnea) Si lo que necesita es que alguien ejecute tareas clave en su nombre, solicitar un Temporary Delegation of Duties (Delegacin Temporal de Tareas).

Puede contactar a su HR Business Partner (Socio de Negocios de Recursos Humanos)

AYUDA!A quin puedo contactar si necesito soporte con mis aprobaciones?

Captulo 2: Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de Equipo)El Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de Equipo) es donde debe dirigirse para revisar, aprobar o rechazar solicitudes en lnea relativas a Recursos Humanos, las que incluyen: Leave Requests (Solicitudes de Ausencia por ejemplo vacaciones) Employee Expense Claims (Solcitudes de Reembolsos de Gastos) HCM Forms (Formularios de Gestin de Capital Humano) Working Time (Horas Trabajadas)

Manager Work Centre(Centro de Trabajo del Lder de Equipo)

El nmero que aparece entre parntesis al lado del tipo de solicitud indica cuntas solicitudes de este tipo estn pendientes de ser ejecutadas.

Page 4 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Resumen Las solicitudes de ausencia/permiso aparecen en el Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de Equipo). Los empleados con acceso a Portal, remiten directamente las solicitudes utilizando el rea My Services (Mis Servicios), Aquellos empleados sin acceso a Portal deben completar un formulario manual. Por defecto el aprobador es su Lder inmediato. El empleado puede seleccionar un aprobador alternativo. Workflow (Flujo de Solicitudes en lnea) Cuando uno de sus subordinados remite una solicitud en lnea de ausencia, esta es enviada automticamente a su lista de Solicitudes de permisos para ser aprobada. Una vez que la haya revisado y aprobado, la informacin correspondiente se actualiza automticamente en el sistema.

Leave Request(Solicitud de Ausencia)

Aprobar o Rechazar

1)

Haga clic en el link Leave Request (Solicitudes de Permiso), para mostrar la lista de trabajo en la parte inferior de la pgina. Seleccione la solicitud que desea revisar y aprobar. Revise la solicitud utilizando la barra de desplazamiento inferior. Puede aadir un comentario en el campo Note to Initiator (Nota al Iniciador). En caso de rechazar la solicitud debe colocar una nota explicativa.

2)

3)

4) Apruebe o Rechace la solicitud con el botn correspondiente.

Page 5 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Resumen Todas las Solicitudes de Reembolso incluyendo las de gastos de viaje aparecen en esta lista. Los empleados deben remitir sus Solicitudes de Reembolso utilizando el Traveller Work Centre (Centro de Trabajo del Viajero). Workflow (Flujo de Solicitudes en Lnea) Cuando un empleado remite una solicitud de reembolso, es automticamente enviada a su lista de Solicitudes de Reembolso para ser aprobada. Aprobar o Rechazar

Travel Expense(Gastos de Viaje)

1)

Haga clic en el enlace Travel Expense (Gastos de Viaje) para visualizar las solicitudes de reembolso de gastos pendientes de aprobacin. Seleccione de la fila de solicitud de reembolso que desea revisar. Con el botn Display / Print (Desplegar / Imprimir) obtenga una copia del reporte de gastos y conclielo contra el estado de cuenta y boletas que deben acompaar la solicitud. Puede obtener estos ltimos en el link Attachments (Archivos Adjuntos). Si aprueba la solicitud, se libera automticamente la contabilizacin respectiva en finanzas. Si la rechaza, incluya una nota explicando el por qu. Una vez ejecutada, la solicitud desaparece de su lista de trabajo y se enva un correo electrnico automticamente al solicitante, ya sea por aprobacin o rechazo.

2) 3)

4)

Page 6 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Resumen Existen 6 diferentes tipos de formularios que usted puede recibir para aprobacin en su lista de trabajo.Solicitud Descripcin Solicitud de Ausencia Extendida Se utiliza para solicitar una ausencia mayor a un mes por parte de un empleado. Esta puede referirse a varios tipos de ausencias distintas e incluso significar remover al empleado de la estructura organizativa para reflejar correctamente el contingente. Workflow (Flujo de Trabajo)

Mantencin de Contratista Se utiliza para crear o mantener registros de contratistas.

Mantencin de Delegacin Se utiliza para crear o mantener Delegaciones Temporales. Esta solicitud actualiza los accesos al sistema y vistas organizacionales segn se requiera. Reasignacin Organizacional Utilizada para activar una de las siguientes: Cambio en las condiciones de Contrato Cambio de Turno Cambio de Posicin Cambio de Remuneracin Asignacin Temporal Solicitud de Recurso Se utiliza para autorizar el inicio de un proceso de reclutamiento y seleccin para una posicin aprobada en la Estructura Organizacional.

Human Capital Management Form - HCM Forms(Formulario global utilizado para solicitar la mantencin de la data maestra de un empleado en 1SAP)

Solicitud de Desvinculacin Utilizada para solicitar la desvinculacin de un trabajador. Puede ser iniciada por la empresa o por el trabajador.

Aprobar o Rechazar

Para aprobar o rechazar una solicitud, siga la secuencia mostrada en la imagen adjunta.

Page 7 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Captulo 3 Universal Work List UWL (Lista Universal de Trabajo)La bandeja de entrada o UWL - Universal Work List-UWL (Lista Universal de Trabajo) es el lugar donde usted podr revisar, aprobar o rechazar Solicitudes de Compras, Finanzas o Gestin de Datos Maestros. En este mdulo slo revisaremos las solicitudes de asociadas a Recursos Humanos (1SAP - R2b): Employee Record Activation Request (Solicitud de Activacin de Registro de un Empleado) Corresponde al HR Master Data Form (Formulario de data maestra de Recursos Humanos) utilizado para solicitar la activacin del registro de un empleado que ingresa o se re-integra a BHP Billiton (creacin o re-activacin de nmero SAP). Esta actividad se gatilla una vez que el candidato ha aceptado la oferta laboral de la Compaa. Organisational Structure Master Data Request (Solicitud de Datos Maestros de Estructura Organizacional): Corresponde al HR Master Data Form (Formulario de data maestra de Recursos Humanos) utilizado para solicitar un cambio dentro de la Estructura Organizacional, por ejemplo, la creacin de una nueva Unidad Organizacional o de una Posicin.

Workflow (Flujo de Solicitudes en lnea) Employee Record Activation Request (Solicitud de Activacin de Registro de Empleado): Estas solicitudes son enviadas automticamente al One Up Manager (Supervisor Directo).

Organizational Structure Master Data Request (Solicitud de Datos Maestros de Estructura Organizacional): Estas solicitudes deben ser aprobadas por el Two Up Manager (Supervisor de mi Supervisor Directo).

Aprobar o Rechazar 1) 2) Haga clic en Tasks (Tareas) para mostrar su lista de trabajo. Si desea, puede filtrar los registros para facilitar la bsqueda segn fecha, nmero de personal o estatus. Haga clic en el link del registro para abrirlo en una ventana nueva o seleccinelo con el botn para mostrarlo en el panel inferior. Haga clic en el archivo adjunto para visualizar el HR Master Data Form (Formulario de data maestra de Recursos Humanos) Apruebe o rechace con el botn respectivo.

3)

4)

5)

Page 8 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Captulo 4 Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un Workflow)Qu significa un Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en lnea)? Un Workflow Substitution es la transferencia temporal de la responsabilidad de las aprobaciones de Workflow (Flujo de Solicitudes en Lnea) de una persona a otra y se asigna cuando una persona se ausenta del trabajo y requiere que se ejecuten aprobaciones de workflows en nombre de ella. Una sustitucin puede ocurrir sola o como parte de una delegacin total de responsabilidades.

Cmo funciona un Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en lnea)? Se puede configurar un Workflow Substitution de manera independiente ingresando a su Bandeja De Entrada o UWL (Lista Universal de Trabajo). Nota: Un Workflow Substitution puede tambin configurse junto con una Delegacin Temporal. En este caso, la substitucin y delegacin son solicitadas utilizando el formulario Maintain Delegation HCM Form (Formulario de Solicitud de Mantencin de una Delegacin). Una vez establecido, su sustituto permanecer en su actual posicin dentro de la Estructura Organizacional pero obtendr acceso a sus aprobaciones de workflow relevantes. Su banda de aprobacin es automticamente transferida a su substituto. Sin embargo, su banda de aprobacin no reemplaza la banda de aprobacin existente para su substituto que es relevante para sus propias aprobaciones. Ejemplo: Si usted tiene una banda de aprobacin X y su substituto tiene una banda de aprobacin Y, su substituto ser asignado con una banda de aprobacin X cuando ejecute sus aprobaciones. Su substituto retendr su propia banda de aprobacin cuando ejecute sus propias aprobaciones. Si su substituto no tiene su misma banda de aprobacin, se recomienda que seleccione un sustituto de workflow que la tenga. Qu aprobaciones se pueden substituir?

Para asegurar las aprobaciones que no puede sustituir sean accionadas en su ausencia, usted debe establecer una delegacin temporal (se revisar en la siguiente seccin).

Cules son los tipos de substituciones de Workflow?

La configuracin de una regla de substitucin en el sistema que puede ser activada o desactivada segn se necesite.

Page 9 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Cmo acceder a la pantalla de Configuracin de una Suplencia?A la pantalla de configuracin de Workflow Substitution Rules (Reglas de Suplencia de Flujos de Trabajo) se accede por la siguiente ruta: My Work > Overview > Inbox (UWL) (Mi Trabajo > Resumen > Bandeja de Entrada)

Page 10 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

Captulo 5 Temporary Delegation (Delegacin Temporal)1) Qu es una Delegacin Temporal?

Una delegacin temporal es una transferencia temporal de los accesos asociados a su Global Job Group (Grupo Global de Trabajo), banda de aprobacin y la visualizacin organizacional, desde una persona a otra en el sistema de 1SAP. Incluye la asignacin de responsabilidades y la rendicin de cuentas por resultados a un individuo especfico. 2) Cundo se requiere?

Una delegacin temporal es requerida cuando un individuo se ausenta de la oficina y requiere que las tareas clave se completen en su nombre. El periodo de delegacin no puede exceder 30 das. Como excepcin, si la delegacin es requerida por ms de 30 das, una asignacin temporal debe ser considerada. Nota: Una asignacin temporal es iniciada va un Organisational Reassignment HCM form (Formulario de Solicitud de una Reasignacin Organizacional) el que es enviado por el HR Business Partner correspondiente. 3) Cmo se hace el requerimiento y aprobacin de una delegacin temporal?

Una delegacin temporal es solicitada a travs del formulario Maintain Delegation HCM Form (Solicitud de Mantencin de Delegacin). La delegacin temporal puede ser emitida como una solicitud independiente o asignada junto con un Workflow Substitution (Suplencia en la aprobacin de su Workflow). 4) Quin puede solicitarla?

Cualquier empleado con acceso al Portal puede enviar una solicitud de delegacin a travs del Portal. Alternativamente, su One Up Manager (Supervisor Directo) puede completar y enviar el formulario a nombre de un empleado. La solicitud de delegacin temporal es automticamente enviada al One Up Manager (Supervisor Directo) del empleado para aprobacin. Una vez aprobada la solicitud, esta informacin es automticamente actualizada en el sistema 1SAP. La persona que recibe la delegacin se mantendr en su posicin actual dentro de la Estructura Organizacional pero con los accesos del Global Job Group (Grupo Global de Trabajo) que le fue delegado, durante el tiempo especificado en la solicitud. La delegacin temporal es visible dentro de la Estructura Organizacional. Nota: Los formularios iniciados por el One Up Manager en nombre del empleado, no requieren aprobacin y automticamente se actualizan en el sistema 1SAP con la asignacin temporal del Global Job Group (Grupo Global de Trabajo), y Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en Lnea). Si se delega una posicin de Lder de equipo, esto significa que el delegado ser capaz de ver toda la informacin de Recursos Humanos relacionada con su Unidad Organizacional. 5) El delegado recibe automticamente los accesos al sistema del Grupo Global de Trabajo asignado temporalmente?

Para poder obtener el acceso al sistema, debe haber completado antes el Entrenamiento Mandatorio Global para ese GJG. 6) Cmo puedo acceder?

El formulario Maintain Delegation HCM Form (Solicitud de Mantencin de Delegacin) se despliega accesando a travs de la siguiente ruta: My Work > Overview > Maintain Delegation (Mi Trabajo > Resumen > Mantencin de la Delegacin)

Page 11 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset

EvaluacinPregunta 1 Dnde navegar en el Portal para visualizar y aprobar un requerimiento de ausentismo?

Pregunta 2

Inbox (UWL) (Bandeja de Entrada (UWL)) Manager Inbox (Bandeja de Entrada del Lder de equipo) Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de equipo) Workflow Centre (Centro de flujo de solicitudes en lnea)

Dnde tiene que navegar en el Portal para visualizar y aprobar una solicitud de Datos Maestros de HR?

Pregunta 3

Inbox (UWL) (Bandeja de Entrada - (UWL)) Manager Inbox (Bandeja de Entrada del Lder de equipo) Workflow Centre (Centro de flujo de solicitudes en lnea) Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de equipo)

Dnde tiene que navegar en el Portal para visualizar y aprobar las rendiciones de gastos de los miembros de su equipo?

Pregunta 4

Manager Inbox (Bandeja de Entrada del Lder de equipo) Workflow Centre (Centro de flujo de solicitudes en lnea) Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de equipo) Inbox (UWL) (Bandeja de Entrada (UWL))

Cmo puede realizar un requerimiento de Delegacin Temporal?

Pregunta 5

Completando un Resource Request Form (formulario de requerimiento de un recurso). Completando un Maintain Delegation Form (formulario de mantencin de delegacin). Configurando un Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en lnea) Contactando a un HR Administrator

Dnde debes navegar en el Portal para definir un Workflow Substitution (Suplencia para aprobar un flujo de solicitudes en lnea)?

Manager Inbox (Bandeja de Entrada del Lder de equipo) Workflow Centre (Centro de flujo de solicitudes en lnea) Manager Work Centre (Centro de Trabajo del Lder de equipo) Inbox (UWL) (Bandeja de Entrada (UWL))

Page 12 of 12

E-Learning: My Approvals 1SAP ltima actualizacin: 06/08/2011 Pampa Norte Asset