Управљање обимом пројекта_______________

ЦПМ Центар за управљање пројектима

Управљање обимом пројектаУкључује процесе за обезбеђивање да пројекат обухвати сав потребан рад, неопходан за успешан завршетак пројекта.

Бави се дефинисањем и контролом онога шта јесте, а шта није укључено у пројекат.

• Развој плана управљања обимом• Прикупљање захтева• Одређивање обима пројекта• Израда технолошке хијерархије обима посла - WBS• Потврда обима• Контрола обима

Управљање обимом пројекта (наставак)

Обим производа (Product Scope) – особине и функционалности које карактеришу производ, сервис или захтевани резултатОбим пројекта (Project Scope) – рад потребан да се обави, како би се испоручио прозвод, сервис или резултат са специфицираним захтевима

• Развој плана управљања обимом кроз план документује како ће пројектни обим бити дефинисан, верификован и контролисан, као и како ће WBS бити креиран и дефинисан.• Дефинисање обима је процес који развија детаљан опис пројекта - Изјаву о

пројектном обиму (Project Scope Statement) - као основу за будуће пројектне одлуке.

Развој плана управљања обимом

Поступак развоја плана за управљање обимом којим се документује начин на који ће обим посла бити одређен, потврђен и контролисан.

Улази

1. План за управљање пројектом2. Пројектна повеља3. Чиниоци организационог

окружења4. Процеси као организациони

потенцијал

Алати и технике

1. Мишљења стручњака2. Састанци

Излази

1. План управљања обимом2. План управљања захтевима

Развој плана управљања обимом (излази)

• План управљања обимом• План управљања захтевима

План управљања обимом

Део плана управљања пројектом или програмом који описује начин на који ће обим посла бити одређен, развијен, праћен, контролисан и овераван. Утврђује начине за:

• Израду детаљне изјаве о обиму посла на пројекту• Израду WBS из детаљне изјаве• Примену и одобравање WBS• Прибављање званичног прихватања пројектних испорука• Обраду захтева за променом обима посла

План управљања захтевима

Део плана управљања пројектом који описује начин на који ће захтеви бити анализирани, документовани и вођени. Састоји се од:

• Начина на који ће активности којима се испуњавају захтеви бити планиране, праћене и извештаване

• Конфигурација управљачких активности• Поступка давања првенстава захтевима• Показатељи који ће бити коришћени за мерење учинака и разлози за

њихово коришћење• Упутства како завести својства захтева у матрици за праћење

следљивости захтева (Requirements Traceability Matrix)

Прикупљање захтева

Поступак утврђивања, документовања и управљања потребама и захтевима кључних учесника како би се испунили циљеви пројекта.

Улази

1. План за управљање обимом посла на пројекту

2. План за управљање захтевима3. План за управљање захтевима

кључних учесника4. Пројектна повеља5. Регистар кључних учесника

Алати и технике

1. Интервјуи2. Фокус групе3. Усмераване радионица4. Групне креативне технике5. Групно одлучивање6. Упитници и анкете7. Посматрање8. Прототипови9. Бенчмаркинг10. Дијаграми описа садржаја

(контекста)11. Анализа документације

Излази

1. Документовани захтеви2. Матрица за праћење захтева

Прикупљање захтева (наставак)

Захтеви могу бити:• Пословни захтеви• Захтеви кључних учесника• Захтеви производа рада (решења)

⁻ функционалани и нефункционалани⁻ сагласност са стандардима и технологијом⁻ подршка и обука⁻ квалитет⁻ извештавање

• Захтеви за унапређењима• Захтеви пројекта• Захтеви квалитета

Прикупљање захтева (излази)

• Документовани захтеви•Матрица за праћење следљивости захтева

Документовани захтеви

Описују како појединачни захтеви испуњавају пословну потребу пројекта. Захтеви могу бити покренути са највишег нивоа и прогресивно постати детаљнији што се више обрађују или о њима зна. Захтеви морају бити:

• Недвосмислени (мерљиви и проверљиви)• Пративи• Потпуни• Конзистентни• Прихватљиви за све кључне учеснике.

Матрица за праћење захтева

Мрежа која повезује захтеве производа од стварања потребе до њеног задовољавања.

Одређивање обима пројекта

Поступак развоја детаљног описа производа и свог неопходног пројектног рада како би настао производ.

Улази

1. План за управљање обимом2. Пројектна повеља3. Документовани захтеви4. Процеси као организациони

потенцијал

Алати и технике

1. Мишљења стручњака2. Анализа производа3. Анализа алтернатива4. Усмераване радионице

Излази

1. Изјава о пројектном обиму посла

2. Ажурирана пројектна документација

Одређивање обима пројекта (излази)

• Изјава о пројектном обиму посла• Ажурирана пројектна документација

Изјава о пројектном обиму посла

Представља опис обима посла на пројекту, главних испорука, претпоставки и ограничења. Садржи:

• Опис обима посла• Критеријуме за прихватање испорука• Списак испорука• Шта пројекат не обухвата• Ограничења• Претпоставке

Израда технолошке хијерархије обима посла - WBSПоступак поделе пројектног рада и пројектних испорука на мање, управљивије делове који су хијерархијски спрегнути.

Израда технолошке хијерархије обима посла - WBS (наставак)

Декомпозиција је подела пројектног посла на мање, лакше управљиве и мерљиве делове, до нивоа радних пакета.Радни пакет представља најнижи део WBS-a и то је тачка на којој трошкови и време могу реално да се процене, прате и контролишу.

Улази

1. План управљања обимом посла на пројекту

2. Изјава о пројектном обиму посла3. Документовани захтеви4. Чиниоци организационог

окружења5. Процеси као оргнаизациони

потенцијал

Алати и технике

1. Декомпозиција2. Мишљења стручњака

Излази

1. Циљни план обима посла2. Ажурирање пројектне

документације

Израда технолошке хијерархије обима посла - WBS (наставак)

Свака WBS компонента треба да је јасно и комплетно дефинисана и придружена специфицираној организационој јединици, која прихвата одговорност за њено комплетирање (завршетак).Величина радних пакета зависи од величине и сложености пројекта Пројектни тим треба да нађе равнотежу при дефинисању WBS-a:

- премало отежава планирање, управљање и контролу, - превише смањује ефикасност и троши ресурсе

WBS је “алат” за развој пројектног тима!

Израда технолошке хијерархије обима посла - WBS (алати и технике)

•Декомпозиција•Мишљења стручњака

Декомпозиција

Техника којом се обим посла и испоруке деле на мање и управљивије делове. Производ рада (work package) је рад дефинисан на најнижем нивоу, где технологија, рокови, трошкови и неопходни ресурси могу бити јасно одређени. Поступак садржи следеће активности:

•Идентификација и анализа испорука и неопходног рада• Структуирање и организација WBS• Разлагање елемента на вишем нивоу•Потврђивање да је ниво детаљности одговарајући

Декомпозиција (наставак)

• Ниво 1: Пројекат• Ниво 2: Објекти, кључни догађаји, општи заједнички трошкови• Ниво 3: Врсте радова сваког објекта, врсте заједничких трошкова• Ниво 4: Радни пакети, са јасно процењеним трајањем и трошковима

Различити делови пројекта могу имати различите нивое декомпозиције!

Израда технолошке хијерархије обима посла - WBS (наставак)

Излази:• Циљни план обима посла

⁻ Изјава о пројектном обиму посла⁻ WBS⁻ WBS речник

• Ажурирање пројектне документације

WBS

• Графички приказује хијерархијску структуру пројекта• Идентификује сав рад који треба реализовати

(ако није у WBS, није део пројекта)• Не приказује временске и остале међузависности послова• Савршен комуникациони алат• Креира се уз помоћ пројектног тима (team-building tool)

Мора да постоји за сваки пројекат!

WBS (наставак)

Утврђивање потребног нивоа детаљности подразумева прибављање потврдног одговора на следећа питања:• Да ли је WBS-ом обухваћен цео пројекат?• Да ли је посао подељен на мерљиве елементе?• Да ли се помоћу WBS-а може доделити одговорност?• Да ли ће WBS омогућити процене времена, ресурса, буџета?

WBS речник

Пратећи документ графичком приказу WBS детаљно описује сваку WBS компоненту и може да садржи:

• Назив радног пакета и идентификациони број WBS• Детаљан опис посла радног пакета• Захтеване резултатe (Deliverables)• Критеријумe за прихватање посла• Трајање и међузависности послова• Листу кључних догађаја (Milestones)• Захтеве квалитета• Техничке карактеристике• Листу додатних активности• Неопходне ресурсе• Процену трошкова

Потврда обима

Поступак формалног прихватања завршених пројектних испорука.

Улази

1. План управљања пројектом2. Документовани захтеви3. Матрица за праћење захтева4. Потврђене испоруке5. Подаци о извршеном раду

Алати и технике

1. Провера2. Групне технике за доношење

одлука

Излази

1. Прихваћене испоруке2. Захтеви за променом3. Подаци о извршеном раду4. Ажурирање пројектних

докумената

Потврда обима (наставак)

Укључује преглед и проверу како би се осигурало да је сваки посао завршен успешно и у сагласности са обимом.Документује оне завршене WBS компоненте које су прихваћене и потврђене, а за непотпуне докуметује степен завршености и разлоге евентуалног одбијања.

Контрола обима

Процес надгледања статуса обима пројекта и производа и управљање променама у складу са тим статусом.

Улази

1. План управљања пројектом2. Документовани захтеви3. Матрица за праћење захтева4. Подаци о извршеном раду5. Процеси као организациони

потенцијал

Алати и технике

1. Анализа варијанси

Излази

1. Подаци о извршеном раду2. Захтеви за променом3. Ажурирање плана управљања

пројектом4. Ажурирање пројектних

докумената5. Ажурирање процеса као

организационог потенцијала

Контрола обима (наставак)

Бави се утицајем фактора који изазивају промене обима и контролише утицај и ефекте тих промена.Осигурава да све захтеване промене буду процесиране кроз Интегрисану контролу промена.

Измене обима најчешће повлаче подешавање времена, трошкова, квалитета или других пројектних циљева.

Контрола обима (алати и технике)

• Анализа варијанси

Питања и одговори!