_

SVEUILITE U ZAGREBUMEDICINSKI FAKULTET

IFRA PROCESA: 101/ POSTUPAK: 101-3

PREDMET: ZAPRIMANJE I EVIDENTIRANJE ULAZNIH RAUNA

Stranica 1 od 6

PROCEDURA I DIJAGRAM TIJEKA

ZAPRIMANJE I EVIDENTIRANJE ULAZNIH RAUNA

POSTUPAK 101-3

Revizija 2.0Ime i prezimeFunkcijaDatumPotpisIzradilaMarija Firak, dipl.oecVoditelj Odsjeka za financije i knjigovodstvo18.06.2013.

Izradio Miljenko, Domjani, d.i.aVoditelj Odsjeka za izgradnju i odravanje18.06.2013.

IzradilaMaja DapoV.d. Voditelj ureda za nabavu18.06.2013.

KontroliraoDarko Bonjak, dipl. iurTajnik Fakulteta18.06.2013.

KontroliraoProf.dr.sc Marijan KlaricaProdekan za upravu i poslovanje18.06.2013.

OdobrioAkademik Davor MiliiDekan Dekanski kolegij18.06.2013.

1.PODRUJE PRIMJENEOva procedura rada propisuje nain zaprimanja i evidentiranja ulaznih rauna u Uredu za nabavu i u Odsjeku za financije i raunovodstvo, te Odsjeku za izgradnju i odravanje u skladu sa zakonskim odredbama i ostalim propisima.

2. ODGOVORNOSTINeposredni izvritelji iz Urudbenog zapisnika odgovaraju za provoenje postupaka prijama i evidentiranja ulaznih rauna.Neposredni izvritelj iz Ureda za nabavu odgovoran je za postupak, obrade i kontrole ulaznih rauna.Neposredni izvritelj iz Odsjeka za izgradnju i odravanje odgovoran je za kontrolu potronje reijskih trokova te kontrolu trokova servisiranja i odravanja po zaprimljenim raunima.Neposredni izvritelji iz Odsjeka za financije i raunovodstvo odgovoran je za postupke matematike kontrole, analitikog evidentiranja, knjienja, plaanja i arhiviranja ulaznih rauna i svih zakonski utvrenih priloga uz ulazni raun.Dekan odgovara za sveukupnu organizaciju, upravljanje i nadzor ovog postupka.

3. DETALJNE INSTRUKCIJE - AKTIVNOSTI

90. Referent u Urudbenom zapisniku zaprima i evidentira ulazne raune u knjigu ulaznih rauna Urudbenog zapisnika. Nakon evidentiranja dostavlja Uredu za nabavu sve ulazne raune. Odgovornost: djelatnik u urudbenom zapisniku Rok: odmah po zaprimanju rauna; Popratni dokumenti: rauni sa svim prilozima.

100. Nakon to zaprimi ulazne raune iz Urudbenog zapisnika, Ured za nabavu provjerava:jesu li uz raun dostavljeni, izdatnica/otpremnica, ponuda, tehnike i druge specifikacije ugovor, radni nalog, ili zapisnik o primopredaji radova ili usluga ili drugi dokument kojim je potvrena isporuka roba, radova ili usluga dostavljenih u ispravnom stanju, i da cijenom,koliinom, kvalitetom i vrstom odgovaraju naruenim robama, radovima ili uslugama,da li raun sadri sve zakonima i uredbama propisane elemente definirane u Uputama dobavljaima. reijske raune dostavlja Odsjeku za izgradnju i odravanje koji ih nakon provjere potronje reija i ovjere ispravnosti obraunatih reijskih trokova vraa u Ured za nabavu.

Odgovornost: djelatnik u Uredu za nabavu; djelatnik u Odsjeku za izgradnju i odravanje Rok: odmah po zaprimanju rauna iz Urudbenog zapisnika/Ureda za nabavu; Popratni dokumenti: raun, pripadajui Za/Na, izdatnica/otpremnica, ponuda, tehnika ili druga specifikacija ugovor, radni nalog, ili zapisnik o primopredaji radova ili usluga.

110. Ukoliko raun nije evidentiran u Urudbenom zapisniku ili nije u skladu sa Za/Na ili popratnom dokumentacijom, te ako bilo koji od navedenih elemenata iz aktivnosti broj 110. provjere rauna nije zadovoljen, raun se vraa dobavljau s uputama za daljnje postupanje. Odgovornost: djelatnik u Uredu za nabavu; Rok: odmah po zavretku kontrole rauna; Popratni dokumenti: raun, izdatnica/otpremnica, ponuda, tehnika ili druga specifikacija, ugovor, radni nalog, ili zapisnik o primopredaji radova ili usluga

120. Nakon izvrenih svih provjera, ispravni rauni sa svim prilozima dostavljaju se Odsjeku za financije. Kada je raun izdan temeljem ugovora o javnoj nabavi, Sluba nabave dostavlja Odsjeku za financije i raunovodstvo jednokratno ugovor s pripadajuim prilozima vezan za istog dobavljaa.Odgovornost: djelatnik u Uredu za nabavu; Rok: odmah po zavretku kontrole rauna; Popratni dokumenti: raun, izdatnica/otpremnica, ponuda, tehnika ili druga specifikacija, ugovor, radni nalog, ili zapisnik o primopredaji radova ili usluga.

130. Odsjeku za financije i raunovodstvo vri matematiku kontrolu rauna. Raun koji je matematiki neispravan, vraa se dobavljau na ispravak. Odgovornost: likvidator ;Rok: odmah po zavretku kontrole rauna za ispravne raune; Popratni dokumenti: raun, pripadajui Za/Na, izdatnica/otpremnica, ponuda ili rekapitulacija ponude, ugovor, radni nalog, ili zapisnik o primopredaji radova ili usluga.

140. Raun se evidentira, knjii i priprema se virmanski nalog za plaanje u skladu s rokom plaanja navedenim na raunu. Odgovornost: likvidator ; Rok: u skladu s rokovima plaanja sa ulaznog rauna; Popratni dokumenti: raun, pripadajui Za/Na, izdatnica, otpremnica, ponuda ili rekapitulacija ponude, ugovor, radni nalog, ili zapisnik o primopredaji radova ili usluga.

150. Po zavretku knjienja i plaanja raun se zajedno sa svim prilozima arhivira u registratore ulaznih rauna. Odgovornost: knjigovoa Rok: odmah nakon zavretka knjienja Popratni dokumenti: raun, pripadajui Za/Na, otpremnica, ponuda ili rekapitulacija ponude, ugovor, tehnika ili druga specifikacija, radni nalog, ili zapisnik o primopredaji radova ili usluga.

4. ZAKONSKI OKVIR, DOKUMENTI I REFERENCE

4.1Procedura je definirana i provodi se sukladno odredbama slijedeih zakona, pravilnika, uredbi i statuta;Zakon o proraunu Zakon o izvrenju dravnog prorauna Zakon o fiskalnoj odgovornosti Zakon o porezu na dodanu vrijednost Zakon o javnoj nabavi Zakon o deviznom poslovanju Zakon o obveznim odnosima Zakon o rokovima ispunjenja novanih obveza Pravilnik o proraunskom raunovodstvu Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva Uredba o sastavljanju i predaji izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvjetaja o primjeni fiskalnih pravilaStatut Medicinskog fakultetaPravilnik o ustroju radnih mjestaPravilnik o zatiti arhivskog i registraturnog gradiva Medicinskog fakultetaUputa dobavljaima

Ured za nabavu, Odsjek za izgradnju i odravanje i Odsjek za financije i raunovodstvo prilikom zaprimanja,kontrole,evidentiranja, knjienja i plaanja ulaznih rauna koriste slijedee dokumente/obrasce/ pomone knjige/programska rjeenja:

Ovjeren i odobren obrazac Za/NaOvjerena otpremnica ili izdatnica dobavljaa kao prilog ulaznom raunuOvjerene primopredajne zapisnike ili radne naloge kao prilog ulaznom raunuPonude iz provedenih javnih nadmetanja ili ponude za bagatelnu nabavuUgovore o nabavi roba, radova i uslugaTehnike i druge specifikacije kao prilog ponudama ili ugovorima iz javnih nadmetanjaKnjiga Ulaznih raunaRaunalni programe za likvidaturu,knjienje i plaanjeRaunalni program za materijalno knjigovodstvoGlavna knjiga

4.3Ova procedure povezana je sa slijedeim procedurama :

Procedura stvaranja ugovorne obveze 101-1Procedura zaprimanja Zahtjeva_narudbenice 101-2Postupak za zaprimanje roba, radova i usluga - 101_3A.

4.4Ova procedura je javna i objavljena je na internetskim stranica Medicinskog fakulteta Sveuilita u Zagrebu: www.mef.hr

Dostava Za/Na, ponude i rauna u raunovodstvo

Arhiviranje rauna i svih priloga raunu

Evidentiranje, knjienje i priprema plaanja

Ne

ReklamacijaDobavljau

Kontrola rauna - Rauni usklaeni sa Za/ Na, ugovorom, ponudom,reijski trokovi pravilno obraunati

Da

90

Matematika kontrola rauna - raun ispravan

100

120

130

140

110

Nakon zaprimanja i urudbiranja rauni se dostavljaju u Uredu za nabavu

150

Ne

Da