PERENCANAAN (PERENCANAAN BISNIS)MATA KULIAHMANAJEMENBudi Waluyo, SST, MMSekolah Tinggi Akuntansi Negara2010

Pengertian Perencanaan Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002)

Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu: (Ernie&Kurniawan,2005)

Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

Manfaat PerencanaanPengarah OrganisasiMinimalisasi KetidakpastianMinimalisasi inefisiensi sumber dayaPenetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Persyaratan Perencanaan Faktual dan RealistisLogis dan RasionalFleksibelKomitmenKomprehensif atau menyeluruh

Perencanaan Yang BaikDisingkat dengan SMARTS : Simple and SpecificM : MeasurableA : Achievable atau AttainableR : Rational atau ReasonableT : Time Frame

Peran Tujuan dan RencanaTujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.

Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan

Jenis-jenis TujuanBerdasarkan JumlahTujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)

Berdasarkan KejelasanTujuan yang dinyatakan (stated goals) dan Tujuan yang aktual atau nyata (real goals)

Berdasarkan Keluasan & Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)

Jenis-jenis RencanaBerdasarkan Keluasan dan Waktu PencapaianRencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (Jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)

Berdasarkan KejelasanRencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)

Berdasarkan Frekuensi PenggunaanRencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)

Hubungan Rencana dan Tujuan

Pendekatan dalam Penetapan TujuanPendekatan Tradisional(Traditional Goal Setting)Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan(MBO=Management by Objectives)

Pendekatan Tradisional Tujuan Manajemen PuncakTujuan Manajemen DivisiTujuan Manajemen DepartemenTujuan Pekerja secara IndividualKita memerlukan peningkatan kinerja perusahaanKami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kamiTingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranyaJangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat

Pendekatan MBO PimpinanBawahandanPerencanaan BersamaPenentuan TujuanPenentuan StandarPemilihan KegiatanPelaksanaan pada setiap PihakBawahan Menunjukkan kinerja terbaikPimpinan memberikan pengarahanEvaluasi BersamaAnalisa Hasil yang dicapaiMendiskusikan akibat dari hasil yang dicapaiMemperbaharui siklus MBO

Pendekatan MBO

KekuatanKelemahanMBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemenMBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemenMBO memfokuskan pada hasil akhir daripada niat yang baik maupun faktor personal.MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuanMBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu.MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter (yang bisa saja disebabkan karena orang-orang yang bertipe X dari McGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat.MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinyaMBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.

Alat Bantu PerencanaanBagan Arus (Flow Chart)Bagan Gantt (Gantt Chart)Jaringan PERT (Project Evaluation and Review Techique)dll

Bagan Arus (Flow Chart)

Bagan GanttKeterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

PekerjaanBulan 1Bulan 2Bulan 3Bulan 4IIIIIIIVIIIIIIIVIIIIIIIVIIIIIIIV1. Pembelian Bahan Baku2. Proses Produksi3. Pergudangan4. Pengiriman

Jaringan PERTTe=2 Te=5 Te=1 Te=7 Te=2Te=2 Te=6 ABCDEFGHI12345678910Te=4 Te=3 Te=1 = Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 + Te10=2 sehingga total keseluruhannya adalah 21 hari. Te

PERENCANAAN USAHA(Bentuk-Bentuk Badan Usaha)

Bentuk BisnisPerusahaan Perseorangan (Proprietorship)Perusahaan Kemitraan/ Partnership (Firma, CV)Korporasi/corporation

Perusahaan PerseoranganPerusahaan Perseorangan adalahBisnis yang dimiliki oleh seorang Pemilik

KeunggulanPerusahaan PerseroanSemua labaHanya untuk pengusahaOrganisasi SederhanaPengendalian seutuhnyaPajak Rendah

KelemahanPerusahaan PerseroanBertanggungJawabAtas Semua kerugian

TanggungJawabTidak terbatasDana TerbatasKeterampilanTerbatas

Partnership

Keunggulan PartnershipDana TambahanKerugian DitanggungBersamaLebih ada Spesialisasi

Kelemahan PartnershipBerbagiPengendalianTanggung JawabTidak terbatasBerbagi Laba

Korporasi

Akses TerhadapModalKeunggulan KorporasiTanggung JawabTerbatasTransfer Kepemilikan

Kelemahan KorporasiBiayaKerorganisasianTinggiTransparansi PublikMasalah KeagenanPajak Tinggi

Perbandingan Bentuk Bisnis

Business FormLiabilityContinuityManagementSource of InvestmentProprietorshipPersonalUnlimitedEnds with death or decision of ownerPersonal, unrestrictedPersonalGeneral PartnershipPersonalUnlimitedEnd with death or decision of any partnerUnrestricted or depends on partnership agreementPersonal by Partner(s)CorporationCapital InvestmentAs stated in charter, perpetual or for specified period of yearsUnder control of board of directors, which is selected by stockholdersPurchase of Stock

BUMNBadan Usaha yang sebagian besar sahamnya dimilik oleh NegaraKekayaan dipisahkan berdasarkan peraturan pemerintah

Karaktersitik BUMNUsahanya bersifat membantu pemerintah, dalam membangun public utilitiesMenghasilkan barang karena pertimbangan dan keamanan dan kerahasiaan harus dikuasai negaraMelaksanakan kebijakan strategis pemerintahTujuan melindungi keselamatan dan kesejahteraan masyarakatUsaha bersifat komersil dan fungsinya dapat dilakukan swasta

KoperasiPemilik adalah anggota sekaligus pelangganKekuasaan tertinggi ada pada RATSatu anggota adalah satu suaraOrganisasi diurus secara demokratisKummpulan individuManajemen bersifat terbuka

PERENCANAAN KEUANGAN

TAHAPAN:Tahap Persiapan Anggaran2.Tahap Penentuan AnggaranTahap Pelaksanaan Anggaran

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAMPENYUSUNAN ANGGARAN

Pengetahuan tentang Tujuan dan Kebijaksanaan Umum PerusahaanData-data waktu yang laluKemungkinan perkembangan Kondisi EkonomiPengetahuan tentang Taktik, Strategi Bersaing dan Gerak-gerik Pesaing.Kemungkinan adanya perubahan kebijaksanaan PemerintahPenelitian untuk pengambangan perusahaan

HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN BAGI PARA PELAKSANA ANGGARAN

1. Realistis, Cermat2.Memotivasi Manajer PelaksanaKeadilan4. Akurat

TUJUAN ANGGARANDigunakan sebagai Landasan Yuridis Formal dalam memilih sumber dan penggunaan DanaMengadakan Pembatasan Jumlah Dana yang dicari dan digunakanMerinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis penggunaan dana sehingga memudahkan pengawasan.Merasionalkan sumber dan penggunaan dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal. Menyempurnakan rencana yang telah disusun Menampung dan menganalisa serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.

MANFAAT ANGGARANSegala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersamaDapat digunakan sebagai alat menilai Kelebihan dan Kekurangan pegawaiDapat memotivasi PegawaiMenimbulkan tanggung jawab tertentu pada PegawaiMenghindari Pemborosan dan Pembayaran yang kurang PerluSumberdaya dapat dimanfaatkan seefisien MungkinAlat Pendidikan dari para manajer

KELEMAHAN ANGGARANAnggaran dibuat berdasarkan Taksiran dan Anggapan sehingga mengandung Unsur ketidakpastian.Menyusun Anggaran yang cermat memerlukan waktu dan Tenaga yang tidak sedikit.Bagi Pihak yang merasa dipaksa untuk melaksanakan anggaran mengakibatkan mereka menggerutu dan menentang sehingga anggaran tidak akan efektif

FUNGSI ANGGARANFungsi PerencanaanFungsi Pelaksanaan (Pengkoordinasian )Fungsi Pengawasan

JENIS-JENIS ANGGARANMenurut Dasar Penyusunan: - Anggaran Variabel- Anggaran TetapMenurut Cara Penyusunan- Anggaran Periodik- Anggaran KontinyuMenurut Jangka Waktu- Anggaran Taktis- Anggaran StrategisMenurut Bidangnya- Anggaran Operasional- Anggaran Keuangan5.Menurut Kemampuan- Anggaran Komprehensif- Anggaran Parsial6.Menurut Fungsinya- Appropriation Budget- Performance Budget

Perencanaan SDMPerencanaan tentang suatu proses menentukan kebutuhan sumber daya manusia dan cara memenuhinya, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif.

Aspek perencanaan SDMAspek Kuantitas SDM yang tepatAspek Kualitas SDM yang tepatAspek waktu dan posisi yang tepatAspek perhatian terhadap tujuan individu maupun tujuan organisasi secara maksimal

Kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan SDMInventarisasi SDM (pengetahuan, keterampilan dan potensi)Peramalan SDM (peramalan tentang penawaran tenaga kerja yang akan datang)Perencanaan SDM (merencanakan perluasan tenaga kerja yang berkualitas dengan penarikan, seleksi, pengembangan dan pelatihan, penempatan, mutasi dan pemberian balas jasa)Pengawasan dan Evaluasi (monitoring)

Recruitment Tenaga KerjaUsaha untuk mencari tenaga kerja dari sumber yang ada sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.

Sumber-sumber Tenaga KerjaInternal SourceMenggunakan Sumber dari dalam (Internal Source) dengan tujuan : Meningkatkan morale (semangat) tenaga kerja yang sudah adaMenjaga Kesetiaan PegawaiMemberi motivasi kerja pada pegawaiMemberi penghargaan atas prestasi pegawai

Keuntungan dan kelemahan sumber internalKeuntunganLowongan cepat terisiPenyesuaian diri cepatMeingkatkan semangat kerja pegawaiKelemahanMenghambat Gagasan BaruDapat menimbulkan konflik bila penempatan salahKarakter yang tidak baik akan tetap terbawa

Sumber-sumber Tenaga KerjaExternal SourceMenggunakan sumber dari luar (external source) dengan tujuan :Memperoleh gagasan/idea baru yang konstruktifUntuk mencegah timbulnya persaingan yang bersifat negatif

Keuntungan dan kelemahan sumber eksteralKeuntunganKesalahan dalam pengisian jabatan dapat dihindariKualifikasi tenaga kerja dapat lebih terjaminAdanya gagasan/idea yang baruKelemahanProses memakan waktu lamaMembutuhkan biaya yang besarAkan terjadi rasa tidak enak pada diri tenaga kerja yang sudah ada

Sumber Sumber-sumber Tenaga KerjaExternal SourceIklan/Advertensi (advertising)Biro Tenaga Kerja (employment agency)Rekomendasi dari Tenaga Kerja lama (recommendation of present emloyees)Lembaga PendidikanSerikat PekerjaPelamar secara isedentilSewa Kontrak

Seleksi Tenaga KerjaPemilihan beberapa orang dari sekumpulan orang-orang dengan preferensi tertentu

Proses SeleksiKualifikasiindividuPeramalanpenjualanAnalisa beban kerjaDan kapasitas kerjaKuantitasTenaga kerjaYang dibutuhkanAnalisa JabatanDeskripsiJabatanPersyaratanJabatanStandarKualifikasiAlat seleksi Blanko isianTestingWawancaraUjian kesehatanPenelurusanLatar belakangCalon-calonTenaga kerjaProgramPenarikanTenaga kerjaTenaga Kerja yang diterima

Pendekatan SeleksiSuccessive hurdles selestion approach : seriap calon diharuskan mengikuti prosedur seleksi BlankoIsianTest WawancaraUjian KesehatanLatar BelakangDiterimaDitolakDitolakDitolakDitolakDitolak

Pendekatan SeleksiCompensatory selection approach : semua calon diberikan kesempatan untuk mengikuti semua tahapan seleksiBlankoIsianWawancaraTest UjianKesehatanLatar BelakangDiterimaDitolak

Teknik SeleksiBlanko IsianTestingTes prestasiTes AkademikTest KeterampilanTest PsikologiBakat, Minat, Kepribadian, Projective test, KecerdasanWawancaraAction InterviewStress InterviewPengujian Kesehatan Penelusuran Latar Belakang

PenempatanDilakukan setelah calon lulus dalam seleksi dan ditempatkan pada unit yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya

Pembekalan/SosialisasiUntuk tenaga kerja baru sebelum diterima secara penuh biasanya dilakukan masa percobaan (3-6 bulan 1 tahun) untuk melakukan penyesuaian diri dengan rakan yang lainnya. Tujuannya adalah :Membentuk sikap yang baik terhadap kebijakan perusahaanMembantu menimbulkan semangat karyawan baruMempercepat proses integrasi pekerja baruMengatasi rasa canggung

Perencanaan ProduksiMemilih LokasiMemilih Rancangan dan Tata Letak

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pemilihan LokasiBiaya ruang kerjaBiaya tenaga kerjaInsentif pajakSumber permintaanAkses ke transportasiKetersediaan tenaga kerja

Biaya Ruang KerjaContoh: Ruangan di gedung perkantoranRuangan di hotelRuangan di pusat pertokoanRukoRumahRuangan di universitasPilihan ruang kerja untuk Lembaga Pendidikan? Caf? Butik? Toko buku? Fitness Centre?

2. Biaya Tenaga KerjaStandar gaji di Jakarta vs. di DepokStandar gaji di New York vs. di Surabaya3. Insentif PajakKeringanan pajak4. Sumber permintaanDekat dengan pasar sasaran biaya transportasi dapat dikurangi

5. Akses ke transportasiMudah dicapai Pengiriman barang lebih cepat6. Ketersediaan tenaga kerjaTenaga kerja asingSarjanaBuruh

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rancangan dan Tata LetakKarakteristik LokasiGedung tinggi atau gedung luas/lebarProses ProduksiTata letak produk menempatkan tugas sesuai urutan pengerjaannya.Jenis ProdukPembagian lokasi berdasarkan jenis produkKapasitas produksi yang diinginkanTingkat produksi maksimum atau tingkat produksi umum plus 25%.

STUDI KASUSBRI Go Public: How to Campaign IPO Successfully