03 manual de civi mailing.pdf

7/25/2019 03 Manual de CIVI Mailing.pdf

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Manual de CIVI MailingCRM para empresas del sector hotelero

La siguiente informacin se ha tomado de la URL

http://www ctamlibre org/?q=civicrm/node/369respetando los

derechos de autor y confines acadmicos y pedaggicos

nica y exclusivamente.

La adaptacin de estilo se ha efectuado por Popayn Vive

Di ital
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369


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Contenido General

CiviMailing............................................................................................................................... 3

1. Qu es CiviMailing? ............................................................................................................. 3

2. Lo que debe saber ................................................................................................................. 4

2.1 Cundo usar CiviMail y cundo usar Enviar correo.............................................. 5

2.2 Elegir destinatarios..................................................................................................... 6

2.3 Personalizar el mensaje contokens......................................................................... 6

2.4 Pies y cabezas............................................................................................................ 6

2.5 Plantillas....................................................................................................................... 6

2.6 Reportes....................................................................................................................... 7

2.7 Lista de correos.......................................................................................................... 7

2.8 Ejercicio Necesitamos un boletin?........................................................................ 7

3. Configuracin ........................................................................................................................ 8

3.1 Configuracin de la informacin de contacto de su organizacin...................... 8

3.2 Grupos de correo........................................................................................................ 8

3.3 Permitir a la gente a inscribirse a sus listas de correo en lnea .......................... 9

3.4 Usando el enlace de suscripcin........................................................................... 10

3.5 Utilizar perfiles........................................................................................................... 10

3.6 Confirmacin de suscripcin a la lista de correo................................................. 11

3.7 Mensajes automticos y gestin de listas de correo.......................................... 114. Tareas cotidianas ................................................................................................................. 13

4.1 Enviar un correo a una persona (con CC y CCO) ............................................... 13

4.2 Enviar un correo rpido a menos de 50 contactos.............................................. 14

4.3 Incluir una imagen en el correo.............................................................................. 15

4.4 Enviar correos masivos con CiviMail..................................................................... 17

4.5 Elegir destinatarios: usar grupos en vez de resultados de bsqueda.............. 17

4.6 Las pantallas de configuracin de correo............................................................. 18

4.7 Seguimiento de envo de correos masivos........................................................... 24

4.8 Gestin de correos masivos {#gestinMail}......................................................... 24

5. Configurar plantillas de mensaje ......................................................................................... 26

5.1 Creacin y mantenimiento de plantillas de mensajes......................................... 26

5.2 Consejos para la creacin de plantillas................................................................ 26

5.3 Formatos de texto plano y HTML........................................................................... 28

5.4 Creacin de encabezados y pies de pgina........................................................ 28

5.5 Prueba de plantillas.................................................................................................. 29

5.6 Autocompletar conversaciones de correo electrnico en CiviCRM.................. 30


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Contenido de Ilustraciones

Ilustracin 1 Acciones permitidas sobre los contactos ................................................................. 4

Ilustracin 2 Menu para mailings .................................................................................................. 5

Ilustracin 3 Muestra del boton acciones que contiene enviar un email ................................... 13

Ilustracin 4 Muestra de la pestaa actividades para enviar correo electrnico ....................... 13

Ilustracin 5 Formulario de seleccin de plantillas de correo .................................................... 14

Ilustracin 6 Pantalla de seleccin de los contactos ................................................................... 15

Ilustracin 7 Botn para seleccin de imgen ............................................................................ 15

Ilustracin 8 Formulario para seleccin de imgen a ser insertada ........................................... 16

Ilustracin 9 Ejemplo de imagenes encontradas para insercin ................................................ 16

Ilustracin 10 Edicin de la imagen............................................................................................. 16

Ilustracin 11 Seleccin de destinarios para enviar correo ........................................................ 19

Ilustracin 12 Formulario de seguimiento y respuesta ............................................................... 20

Ilustracin 13 Formulario del contenido del correo ................................................................... 22
http://g/00%20Soldier/Proyectos/Mangalink/02%20Talleres/00%20Buenas%20practicas%20en%20TICS/01%20CIVI%20CRM/02%20Manual%20de%20CIVI%20Mailing.docx%23_Toc441657051http://g/00%20Soldier/Proyectos/Mangalink/02%20Talleres/00%20Buenas%20practicas%20en%20TICS/01%20CIVI%20CRM/02%20Manual%20de%20CIVI%20Mailing.docx%23_Toc441657051


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CiviMailing

Este es un manual sobre cmo usar el componente de Mailing de CiviCRM. El objetivo general

es ofrecer documentacin til a todo el que quiera aprender a usarlo; el objetivo particular es

que sirva como herramienta de apoyo didctico a las organizaciones que participan delproyectogestin de contactos y boletines con CiviCRM, dentro de la agenda de trabajo de la

iniciativa CTAM para 2014.1

Es por esta razn que los contenidos hacen un nfasis especial en la planeacin, organizacin y

diseo de boletines con esta herramienta.

1 Qu es CiviMailing?

Es una herramienta para el envo masivo de correos que se puede usar para promover

campaas o para implementar boletines. Se generan registros de actividad que, al ser

analizados por CiviReport, pueden proveer reportes detallados sobre los resultados y la

efectividad de los correos que enve.

Este componente interacta con el servidor de correo. Configurarlo es una tarea del

administrador del sistema. Se necesita verificar que el proveedor de hosting no limita la

cantidad de correos que se pueden enviar al da. Hay que tener cuidado de configurarlo bien

para no terminar en la lista de correo spam.

Un ejemplo de cmo puede funcionar: una organizacin anuncia un seminario anual en el que

se revisar varios temas. Pueden disear un boletn para que la gente interesada en recibir

informacin del evento se suscriba desde el sitio web.

El componente de correos de CiviCRM enviar la informacin y registrar cuando alguien

decida cancelar su suscripcin para ya no enviarle boletn.

Se puede configurar la inscripcin al boletn en lnea. A cada contacto que se suscriba a un

tema, se le puede enviar un correo con imgenes y texto, e invitarlo a reenviarlo a sus

conocidos. Posteriormente se puede determinar cuntos de los que recibieron el correo

respondieron lo abrieron, qu enlaces visitaron y cuntos lo reenviaron.

A veces es pertinente enviar cierta informacin a todos los contactos, por ejemplo, un mensaje

personal del director.

Es posible enviar versiones distintas del mensaje para probar cul es ms efectiva, tambin

pueden personalizarse los envos de acuerdo a los diferentes grupos de destinatarios.

Otro ejemplo: una organizacin quiere realizar una encuesta obre vivienda en una ciudad,

necesitar apoyo para realizar encuestas en ciertas reas. Como tiene configurado un grupo de

1Versin ms reciente completa a la fecha 2016
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contactos llamado voluntarios, les enviar un correo para ver quines estn disponibles para

hacer la encuesta en la calle, y coordinarlos para recibir entrenamiento y material.

2 Lo que debe saber

Veremos ideas tiles para planear cmo usar los componentes de correo de CiviCRM.

Para informacin detallada sobre cmo llevar a cabo las actividades mencionadas, revise en la

seccinTareas cotidianasde este manual.

En general, hay tres situaciones en las que se envan correos desde CiviCRM:

a personas y grupos pequeos con la accin Enviar Email

a grupos grandes mediante correos masivos desde Mailings

a personas que generan correos como parte de otros flujos de trabajo, por ejemplo, una

confirmacin por corro de que complet correctamente su inscripcin a un evento.

La ventaja de enviar correos desde CiviCRM es que cada uno genera un registro de actividad

para cada contacto.

Esto permite, por ejemplo, tener un reporte de la respuesta a los envos y llevar un seguimiento

puntual a la relacin con cada uno de los contactos mucho ms rico que un mero registro de

mensajes enviados y recibidos.

En CiviCRM hay dos opciones para enviar mensajes. + La accin Enviar Emailes til para

envos a una persona o grupos de menos de 50 personas. + Mailingses til para enviar correos

masivos a grupos de ms de 50 personas, o programar el envo de correos a grupos ms

grandes. Es un componente que debe configurarse para ello.

Enviar Emailes una accin a la que puede acceder fcilmente desde la vista de contacto. Una

vez que haga clic puede aadir ms destinatarios.

Ilustracin 1 Acciones permitidas sobre los contactos
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425


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Para enviar correo con Mailingsvaya men en la parte superior y seleccionar la opcin Nuevo

mailing

Ilustracin 2 Men para mailings

2.1 Cundo usar CiviMail y cundo usar Enviar correo

La diferencia ms importante, adems de la cantidad de personas a las que puede enviarse, es

que Mailingspermite llevar un registro ms detallado, adems de que da la opcin a los

destinatarios de darse de baja, en el caso de que se configure como un boletn, y permite

programar respuestas para acciones generales (como un mensaje de bienvenida).

Requiere ms dedicacin en la configuracin que Enviar Email, pero una vez diseadas las

plantillas ahorrar mucho trabajo en el futuro.

Si no necesita llevar un registro tan detallado de sobre la respuesta que va a tener el correo y

lo va a enviar a menos de 50 personas, Enviar Emailes una mejor opcin.

Sin embargo, la configuracin de envos masivos de correo es la ms pertinente cuando se

trata de un boletn, Mailingspermite configurar varios boletines, llevar un registro de cmo se

reciben (en combinacin con CiviReport) y s funciona para envos de correo masivos.

CiviCRM slo registra los mensajes que enva, no los que recibe en su correo. Sin embargo,

estos pueden registrarse cuando aportan informacin valiosa en cuanto a la interaccin con la

organizacin.

Si lo quiere registrar, puede crear una actividad llamada Correos recibidos dey copiar ah el

correo que usted recibi y que considera importante registrar en CiviCRM.

Para crear esta nueva actividad, vaya a Administrar> pantallas y datos personalizados>

Tipos de actividad


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contenido. Se pueden configurar antes o despus de enviar mensajes y se pueden editar en

cualquier momento.

2.6 Reportes

Ayudan a entender en qu reas o temas estn ms interesados los destinatarios de los

mensajes, lo que es til para modificarlos y hacerlos ms efectivos. Ahora podr saber cuntos

contactos abrieron el correo y qu enlaces fueron los ms populares.

2.7 Lista de correos

CiviCRM le permite publicar un enlace en su sitio web para que los visitantes se suscriban a los

boletines, desde ah se los incluye en determinadas listas de correos. La inscripcin y la baja

de la lista de correos son acciones automatizadas. Para ms informacin, vea el apartado

deConfiguracinde este manual.

2.8 Ejercicio Necesitamos un boletin?

Si responde que s a ms de una de estas preguntas, debera considerar la creacin de un

boletin para su organizacin.

Hay correos que enva una y otra vez para los que deseara crear plantillas?

Hay contenido que le gustara incluir en la cabeza o el pie del correo cada vez que enva

uno?

Le gustara ofrecer en su sitio web un enlace para que los visitantes se puedan inscribir a

un boletn? De qu tipo de correos electrnicos es importante para usted llevar un cuidadoso registro

para un posterior anlisis?

Para resolver esta necesidad, basta con disear un boletin. Estos se pueden configurar, enviar

y gestionar de manera muy eficiente conMailings.

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/email/what-you-need-to-know/
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/424http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/424http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/424http://book.civicrm.org/user/current/email/what-you-need-to-know/http://book.civicrm.org/user/current/email/what-you-need-to-know/http://book.civicrm.org/user/current/email/what-you-need-to-know/http://book.civicrm.org/user/current/email/what-you-need-to-know/http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/424


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3 Configuracin

En este apartado se describe cmo configurar la informacin tal como Direcciones desde de

correo electrnico, Grupos para listas de correo y plantillas de mensaje de correo electrnico.

Para llegar a este punto, ya debi haber configurado la funcionalidad bsica necesaria de su

servidor para enviar mensajes de correo electrnico. Vea la configuracin del sistema de correoelectrnico en la configuracin inicial para ms detalles al respecto.

3.1 Configuracin de la informacin de contacto de su organizacin

Con el fin de enviar correos electrnicos en masa, es necesario rellenar algunos datos bsicos:

nombre de su organizacin, una breve descripcin, su direccin de correo electrnico y su

direccin postal.

CiviMail requiere incluir una direccin fsica de la organizacin, as como enlaces para darse de

cualquier lista de correo masivo que enve, para cumplir con las leyes de privacidad en muchos

pases.

Esta informacin est disponible a travs de tokensy se debe incluir en todos los correos

enviados con CiviMail.

Para configurar esta informacin, vaya a: Administrar> Comunicaciones> Direccin de

organizacin e informacin de contacto.

Para ms informacin sobre los tokens, consulte en el apartado de configuracin de boletines

de este manual.

3.2 Grupos de correo

CiviMail utiliza Grupos para organizar a los destinatarios de los envos masivos.

Para crear un grupo, vaya a Contactos> Nuevo Grupo.

Al crear y configurar un grupo con este fin, asegrese de marcar la casilla de

verificacin Mailing listpara que el grupo est disponible como una lista de correo en CiviMail.

Ahora puede hacer una bsqueda de contactos y aadirlos al grupo.

Tambin se pueden crear grupos inteligentes basados en los resultados de bsqueda, lo que

permitir actualizar el automticamente el grupo del que se toma la lista de correos segn se

ajusten a ciertos criterios.

Por ejemplo, con base en los resultados de bsqueda avanzada, puede crear un grupo

inteligente de los contactos que vivan en una ciudad determinada.

Cuando complete los datos de contacto de miembros nuevos que vivan en esa ciudad, o

actualice los datos de los que se mudan ah, se aadirn automticamente al grupo inteligente,


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y recibirn el boletn diseado especficamente para esa ciudad. Esto hace posible enviarles

correos sin tener que actualizar cada vez los contactos del grupo.

Para crear un grupo inteligente:

1. Vaya a Bsqueda avanzadao Encontrar Contactoy ejecute una bsqueda basada en

los criterios que quiere tenga su grupo.

2. En la pgina de resultados de bsqueda, haga clic en el botn de radio que selecciona

todos los registros.

3. Desde el - ms acciones -del men desplegable, seleccione Nuevo grupo inteligentey

haga clic en Go.

4. La siguiente pantalla ofrece una revisin de los criterios elegidos para el grupo inteligente.

Dar al Grupo inteligente un nombre y (opcionalmente) una descripcin, y hacer que el

grupo inteligente una lista de correo.

5. Haga clic en Guardar grupo inteligente.

Tambin puede crear un grupo inteligente basado en una bsqueda de participantes. Sin

embargo, este grupo no le dar la opcin de hacer una lista de correo a partir de l.

Para que pueda usar este grupo inteligente desde CiviMail, debe cambiar la configuracin a

travs de Contactos> Administrar grupos.

Lo mismo ocurre si se utiliza la bsqueda avanzada para elegir a participantes de un evento en

"Mostrar resultados como".

No se pueden crear grupos inteligentes basados en la bsqueda de los componentes de

Membresas, Contribuciones o Promesa de CiviCRM. Tampoco puede hacer grupos

inteligentes a partir de los resultados de una bsqueda avanzada si tiene configurada la opcin

"Resultados por", excepto para CiviContactos.

Para leer ms sobre los grupos y grupos inteligentes, haga clicaqu

3.3 Permitir a la gente a inscribirse a sus listas de correo en lnea

CiviCRM permite que la gente pueda inscribirse a s misma en lnea a sus listas de correo.

Para hacerlo, debe definir el grupo como lista de correo. Si no lo hizo al crear el grupo, vaya

a Contactos> Administrar grupos.

Haga clic en Configuracinen el grupo que contiene la lista de correo de los destinatarios y

marque la opcin Mailing listpara que est disponible como lista de correo. Tambin debe

cambiar la visibilidad a Pginas pblicas.

Para que esto funcione, incluso para los usuarios que no tienen una cuentan en CiviCRM,

asegrese de que los usuarios annimos en Drupal tienen este permiso: "Acceso a pginas

pblicas de CiviMail para suscribirse/darse de baja.
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/419http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/419http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/419http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/419


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3.4 Usando el enlace de suscripcin

Una forma de permitir a los usuarios suscribirse a una lista de correo electrnico en lnea es

dirigirlos awww.sudominio.org/ CiviCRM / correo / suscripcin.

Usted y cualquier persona que acceda a este enlace se puede suscribir a los grupos de listas

de correo disponibles.

3.5 Utilizar perfiles

Los perfiles son una alternativa que le permite obtener ms informacin de las personas que

decidan inscribirse a sus listas de correo.

Basta con publicar un perfil que se muestre en su pgina. Las instrucciones sobre lo que se

necesita para decidir cundo conviene usar perfiles para las suscripciones a las listas de correo

estn ms adelante.

Recomendamos leer la seccin de Perfilesque est en el manual de CiviContactosentender

para qu sirven, cmo funcionan y cmo configurarlos.

Puede crear un perfil que se llame Suscripcin al Boletn 1, y configurarlo para que contenga

los campos de informacin que a usted le gustara que llenen los visitantes de su sitio web que

quieran suscribirse.

Cada campo que incluya en este perfil debe estar configurado para ser visible en pginas

pblicas.

Puede configurar cada campo para definir si es obligatorio u opcional que las personas lo

rellenen.

La nica excepcin es el correo electrnico, que es un campo obligatorio para poder configurar

una lista de correo electrnico con ese perfil (que es lo que quiere hacer en este caso).

Sirve para que se les enve un correo electrnico para que confirmen si desean inscribirse en la

lista de correo. Hasta que el destinatario confirme, tendrn el estado de "pendiente" en el grupo

de la lista de correo.

Tambin debe agregar un campo para los grupos de listas de correo a los que desea que sus

visitantes puedan inscribirse. Haga clic enAgregar campo.

En Nombre de campo, seleccione Contactos. Cuando las selecciones posibles se carguen en

el segundo campo, seleccione Grupo(s).

En Campo de etiqueta, puede dejar "Grupo (s)", aunque lo recomendable es cambiar a algo

ms intuitivo para los visitantes de su sitio web, como "Boletn de noticias".
http://www.sudominio.org/http://www.sudominio.org/http://www.sudominio.org/http://www.sudominio.org/


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La visibilidad para este campo tambin se debe establecer en "pginas pblicas". Cuando el

perfil se muestre, este campo mostrar casillas de verificacin para todos los grupos de listas

de correo que tengan su visibilidad configurada como pginas pblicas.

Hay dos formas de mostrar el perfil pblicamente:

1. Al compartirlo en un enlace directo. Vaya a la lista de perfiles (en Administrar> Pantallas

y datos personalizados> Perfiles) y haga clic en Msque est a la extrema derecha del

perfil. Haga clic en Usar perfil-modo Crear. Su navegador abrir la pgina pblica; usted

puede publicar este enlace para permitir a los usuarios suscribirse a sus listas de correo.

2. Incluir el conjunto de campos como un formulario en su sitio web. Vaya a la lista de

perfiles (en Administrar> Pantallas y datos personalizados> Perfiles) y haga clic

en Ms, a la extrema derecha del perfil. Seleccione Formulario en fragmentos HTML. Esto

abrir una ventana en el navegador que tiene una caja con cdigo HTML en l. Copie y

pegue el contenido de esta caja en una pgina en su sitio web. Los visitantes del sitio

podrn inscribirse a sus listas de correo desde aqu.

3.6 Confirmacin de suscripcin a la lista de correo

Despus de que la gente se suscriba al grupo de la lista de correo grupos -ya sea a travs de

un enlace o de un perfil- CiviCRM les enviar automticamente un correo electrnico

pidindoles que confirmen su suscripcin.

Hasta que hagan clic en el enlace de confirmacin en el correo electrnico, su informacin de

contacto aparecer en CiviCRM como pendiente.

Cuando confirmen, CiviCRM cambiar automticamente su estado de suscripcin de grupo

aAgregadoy les ser enviado un mensaje de bienvenida.

Nota: Cuando los usuarios se suscriben a varios grupos a la vez, se les enva un correo

electrnico de confirmacin para cada uno.

3.7 Mensajes automticos y gestin de listas de correo

CiviCRM enva mensajes de correo electrnico de forma automtica cuando los participantes

realizan ciertas acciones, como:

Cuando alguien se registra a una lista de correo, recibe un email de confirmacin con un

enlace en el que tienen que hacer clic.

Cuando confirman, reciben un correo electrnico de bienvenida.

Al darse de baja de los boletines de su dominio, o volver a suscribirse a una lista de la que

anteriormente se haban dado de baja, reciben un correo electrnico de confirmacin que

no requiere ninguna accin.

Se puede configurar una respuesta automtica para cuando responden a un mensaje que

ha enviado a travs CiviMail.


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En CiviCRM, estos se llaman mensajes automatizados, los cuales se pueden editar y aadir

otros nuevos en Correspondencia> encabezados, pies de pgina y mensajes automticos.

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/
http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/


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4 Tareas cotidianas

Este apartado contiene instrucciones para realizar tareas cotidianas con CiviMail.

4.1 Enviar un correo a una persona (con CC y CCO)

Enviar un correo a travs de la accin de contacto "Enviar un Email" es til cuando quiere que

otra persona en su organizacin vea los mensajes o va a usar una plantilla.

1. Encuentre el contacto al que quiere enviar el correo (pueden ser ms de uno). Para

hacerlo hay dos maneras:

Use la opcin bsqueda rpida en la parte superior izquierda. Haga clic para seleccionar

a la persona de las opciones que se presentan.

Vaya a Buscar> Buscar contactos. Escriba parte del nombre de la persona o de su

direccin de correo, y haga clic sobre el contacto que busca cuando aparezca.

1. Ya que est en el resumen del contacto, haga clic en el botn Acciones> Enviar un

Email

Ilustracin 3 Muestra del boton acciones que contiene enviar un email

O haga clic en la pestaa actividadesy seleccione Enviar correo electrnicoen el men

desplegable.

Ilustracin 4 Muestra de la pestaa actividades para enviar correo electrnico

1. Puede aadir destinatarios adicionales en la opcin CC y CCO como en cualquier servicio

de correo electrnico.


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2. Si tiene plantillas predeterminadas, puede elegir una desde la opcinplantillas de

mensajeen el men desplegable. Esto lo rellena el mensaje con contenido de la plantilla

que elija. Puede editar el contenido.

Ilustracin 5 Formulario de seleccin de plantillas de correo

1. Agregue contenido a la plantilla. Si slo quiere enviar texto plano, ignore la seccin de

formato Html y haga clic en la opcin Texto plano.

2. Escriba su mensaje en la caja. Nota: elegir una plantilla la sobreescribe a cualquier texto

que haya puesto en el cuerpo del mensaje y en la lnea del asunto, por eso, antes de

escribir, elija la plantilla que va a usar. Si ya redact el mensaje y quiere ponerlo en la

plantilla, pguelo en un editor de texto para que no lo pierda.

3. Haga clic en enviar.

Para ver la actividad que se acaba de registrar en el sistema al enviar el mensaje, regrese de

nuevo a la visualizacin de los datos de contacto y haga clic en la fichaActividades.

4.2 Enviar un correo rpido a menos de 50 contactos

Enviar correo a contactoses una opcin disponible en el men desplegable de acciones que lepermite enviar un correo a ms de un contacto a la vez.

Hacerlo de esta forma, como desde cualquier servicio de correo electrnico, es ms rpido,

pero no permite registrar la actividad para darle seguimiento ni le da a los contactos la

posibilidad de darse de baja de una lista de correos.

Adems, de esta forma no puede hacer envos a ms de 50 contactos a la vez. Para evitar

estas limitaciones, use CiviMail.

1. Haga clic en Buscar> Buscar Contactos(o bsqueda avanzada). Seleccione suscriterios de bsqueda y haga clic en Buscar.

2. Seleccione la casilla de los contactos a los que les quiere hacer el envo, vaya al el men

desplegable -Acciones-, en la parte superior, y seleccione Enviar Email a los contactos.

Haga clic en Ir.


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Ilustracin 6 Pantalla de seleccin de los contactos

1. Haga lo mismo que hara para enviarle un correo a una persona.

Cada uno de los contactos destinatarios tendrn ese correo electrnico registrado como una

actividad en su historial, que tambin quedar registrado en el hisotrial del remitente.

El registro de actividad mostrar la lista de los dems contactos que recibieron el mensaje.

A diferencia de los envos masivos de correo, no hay un lugar donde se enumeren todos los

emails enviados a travs de la funcin Enviar Email.

Nota: si el mensaje se enva a varios contactos, cada uno podr ver slo su propio correo en la

lista de destinatarios. Si quiere hacer explcito a quines lo enva, deber mencionarlo en el

cuerpo del texto. Por ejemplo: a los voluntarios, o a los coordinadores de rea, etctera.

4.3 Incluir una imagen en el correo

Haga clic en el botn de imgenes en el editor.

Ilustracin 7 Botn para seleccin de imgen

Aparecer la ventana de Insertar/editar imagen. Haga clic en Buscar en el servidor para

buscar entre las imgenes que tiene guardadas en su servidor.


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Ilustracin 8 Formulario para seleccin de imgen a ser insertada

En la barra lateral izquierda, ver un directorio de archivos.

Navegue en l hasta encontrar la imagen que quiere. Si no ha subido su imagen al servidor,

haga clic en uploady elija el archivo desde su computadora.

Puede repetir el proceso cuantas veces sea necesario.

Ilustracin 9 Ejemplo de imagenes encontradas para insercin

Regresar a la ventana Insertar/editar imagendel correo.

Aqu puede cambiar la alineacin de la imagen, el tamao y el borde en la pestaa

*appearance.

Tambin puede llenar en el campo de Texto alternativo, que es el que aparece cuando la

imagen no est disponible

para el lector (por ejemplo, si

deciden no cargar las

imgenes o estn usando un

lector de pantalla debido a

una discapacidad visual).

Es importante llenar este

campo porque as seIlustracin 10 Edicin de la imagen


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asegura de no perder informacin. Es una buena prctica incluirlo siempre para hacer su

correo electrnico accesible a todos los usuarios.

Recuerde dar click en Insertpara que la imagen se cargue.

4.4 Enviar correos masivos con CiviMail

Esta funcionalidad ofrece ms beneficios que Enviar correo a contactos, ya que le permite

llevar un registro de destinatarios, de los correos que rebotan y permite a los destinatarios

darse de baja de la lista de correos.

4.5 Elegir destinatarios: usar grupos en vez de resultados de bsqueda

Hay dos formas de elegir los destinatarios de su correo: enviarlo a Grupos de

contactos(previamente configurados) o enviarlo a los resultados de una bsqueda.

Aunque el proceso para crear el correo es prcticamente el mismo, hay dos diferencias

importantes.

La primera y ms importante es que cuando usa CiviMail para el envo a grupos, usted puede

guardar el trabajo en cualquier punto y retomarlo despus.

Los correos que enve a los resultados de la bsqueda de contactos no se pueden guardar

para ser editados despus. Si empieza, debe terminarlo.

La otra diferencia es que para los envos a los resultados de bsqueda, usted est obligado a

escoger un grupo en el men desplegable para que, en caso de que el destinatario elija darse

de baja del correo masivo, usted pueda responder a este requerimiento.

Los correos enviados a grupos tienen esta capacidad incorporada: la prxima vez que un

correo electrnico masivo se enve a ese grupo no se incluir a quienes hayan cancelado su

suscripcin.

Sin embargo, en los correos enviados a los resultados de bsqueda esto no puede hacerse de

manera automtica. Necesita crear un grupo para "usuarios que se han dado de baja".

Funciona as: si usted elige de entre los resultados de una bsqueda a un contacto que est

incluido en el grupo de los que se han dado de baja, el contacto no recibir el mensaje.

El grupo de usuarios que se han dado de baja" odessuscripcinque usted designe no aade

ni sustituye ningn contacto, slo sirve para quitar a los que cancelaron su suscripcin a esos

correos en particular.

Si lo que quiere es incluir a los miembros de un grupo, deber enviar el correo a ese grupo. Si

tiene sus grupos bien configurados, quiz esto sea lo ms conveniente.

Por ejemplo: su organizacin va a tener un gran evento la prxima semana.


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Han salido varios correos electrnicos al respecto, pero aadieron muchos nuevos contactos

en la ltima semana a los que desean enviar un anuncio del evento.

Puede hacer una bsqueda de nuevos contactos a travs de Bsqueda> Bsquedas

personalizadas> Fecha de agregacin a CiviCRM.

Este tipo de bsqueda es la base del correo. Si su organizacin guarda su lista de correo

electrnico para eventos en un grupo llamadoAlertas de eventos, para esta nueva ronda de

invitaciones probablemente querrn elegir este como su Grupo de usuarios que se dieron para

no volver a enviarles la invitacin.

Si an no dispone de un grupo para designarlo como de cancelacin de correos, puede crear

uno y llamarlo, tal vez, cancelacin de correos.

En adealnte, puede aadir ese grupo a otros correos en el futuro para garantizar que los

contactos que ah estn se excluyan de futuros envos.

4.6 Las pantallas de configuracin de correo

Si va a enviar correo a un grupo que ya existe, vaya a Mailings> Nuevo Correo.

Si lo va a enviar a los resultados de una bsqueda, vaya a Bsqueda> Bsqueda Avanzaday

seleccione Planificar / Enviar un correo masivodesde las -acciones-del men desplegable.

El proceso para enviar el correo se hace a travs de las siguientes pantallas.

Puede moverse entre ellas mediante los botones Siguiente / Anterior. Para los envos a grupos

puede guardar su correo al hacer clic en el botn Guardar y continuar luego.


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Paso 1: Seleccione a los destinatarios

Ilustracin 11 Seleccin de destinarios para enviar correo

Llene los siguientes campos:

Nombre del correo:escriba un nombre para el envo, debe ser uno que le permita a usted y a

otros miembros de la organizacin identificar claramente el propsito de este correo.

Se recomienda comienzar los nombres con fechas (por ejemplo, "08/15/10 boletn mensual").

Esto har ms fcil el control, por ejemplo, para incluir o excluir destinatarios en envos futuros.

Este nombre es slo para uso interno y no se mostrar a los destinatarios. Es completamente

distinto del asunto del correo.

Eliminar mensajes de correo electrnico duplicados: CiviCRM siempre elimina los correos

duplicados con base en los registros de contacto nicos.

Por ejemplo, si un contacto est en tres grupos marcados para el envo de su correo, slo

recibir una copia, no tres.

Sin embargo, si n mismo correo electrnico est registrado para mltiples contactos, esa

direccin de correo electrnico tantas copias del mensaje como contactos marcados estn

usndola como correo definido.


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Al marcar esta casilla usted se asegura de que slo una copia del correo electrnico se enve a

cada direccin.

Destinatarios de correo: aqu puede elegir quin recibir el correo (si es para Grupos) o

perfeccionarlo (si es para los resultados de una bsqueda).

Usted puede elegir los grupos para incluir y excluir contactos.

Tambin puede filtrar la lista de destinatarios mediante la inclusin y exclusin de los

destinatarios de los envos anteriores.

Por ejemplo, es posible que desee volver a enviar un correo electrnico slo a los contactos

que haya agregado a un grupo a partir de la ltima vez que les envi ese correo electrnico y

evitar reeenviarlo de nuevo a algunas personas.

En ese caso, elija el correo original en el rea de Excluir destinatarios de este correo.

Cuando enve el el mensaje slo le llegar a los miembros del grupo que no lo haban recibido.

Ver el nmero total de destinatarios en la siguiente pantalla, tras hacer clic en el

botn Siguiente.

Paso 2: Seguimiento y respuesta

Ilustracin 12 Formulario de seguimiento y respuesta

Este paso del proceso ofrece opciones para el seguimiento y respuesta. Puede establecer las

siguientes opciones:


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Rastreo

Seguimiento de clics?:esta opcin har un seguimiento de la cantidad de usuarios que han

hecho clic en un todos los enlaces en su mensaje a partir de la cantidad de veces que se

redireccionan a su servidor.

Esto significa que todos los enlaces sern reemplazados por vnculos personalizados que

contienen su nombre de dominio.

Notapara el correo HTML: algunos filtros de phishing pueden marcar como inseguros los

enlaces que se muestran de manera diferente en el cdigo HTML y en el texto.

Por tanto, es mejor no usar algo comohttp://Google.com sinohaga clic aqu para ir a

Google .

Nota para el correo electrnico de texto sin fo rmato:si utiliza URLs cortas en su correo

electrnico, todas sern sobreescritas con enlaces largos que contienen el nombre de su sitio y

un cdigo largo con este aspecto.http://yoursite.com/sites/all / modules / CiviCRM / extern /

url.php? u = 529 & qid = 29011.

1. Seguimientos Abiertos?: esta opcin permite realizar un seguimiento de cuntas

personas abrieron el correo electrnico. Sin embargo, tiene limitaciones. Si el cliente de

correo electrnico del destinatario no muestra las imgenes (el conocido "bloqueo de

contenido remoto"), su correo electrnico no se marcar como abierto incluso si lo

abrieron. El bloqueo de contenido remoto es una prctica muy comn.

Responder

1. Seguir respuestas?: esta opcin enviar las respuestas de los destinatarios a una

direccin de CiviCRM en vez de al correo que est especificado como remitente. Marcar

esta casilla abrir las siguientes dos opciones.

2. Reenviar respuestas: debe marcar esta opcin si quiere que el correo marcado como

remitente tambin reciba las respuestas enviadas por los destinatarios, y no queden stas

slo en el correo de CiviCRM. Esta opcin slo est visible cuando habilita "Registro de

respuestas".

3. Auto responder a las respuestas?: esta opcin le permite enviar una respuestaautomtica preprogramada a cualquier persona que responda a su correo. Es necesario

redactar la respuesta automtica antes, en Mailing> Encabezados, pies de pgina y

mensajes automticos.

Publicacin Online

Slo hay un campo en esta seccin: visibilidad del mailing.

El men desplegable ofrece dos opciones Slo usuarios y administradoresyPginas pblicas.

Elegir "pginas pblicas" hace que este contenido sea visible como una pgina web para todoslos que tienen el permiso "vista de contenido CiviMail pblico."
http://google.com/http://google.com/http://google.com/http://google.com/http://google.com/http://google.com/http://google.com/http://yoursite.com/sites/http://yoursite.com/sites/http://yoursite.com/sites/http://yoursite.com/sites/http://google.com/http://google.com/http://google.com/


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Slo usuarios y administradoressignifica que slo los usuarios que recibieron el correo o los

administradores de CiviCRM pueden ver el contenido de este correo electrnico como una

pgina web; los usuarios tendrn que iniciar sesin para poder ver el mensaje.

Para enlazar a la versin web del email, inserte el token Mailing permalinken su mensaje en

el siguiente paso. Ello genera una direccin URL en la que el mensaje se puede ver.

Para que se muestre correctamente en los mensajes HTML, tendr que agregar las etiquetas

de vnculos adecuados con el icono de cdigo fuente en el editor.

Paso 3: Contenido del correo

Esta seccin le permitir editar el contenido de su correo.

Si tiene configurada una plantilla, puede elegir la que se debe usar para este correo

electrnico.

Esto llena el formato

HTML y los campos de

formato de texto plano

con el contenido del

mensaje de su

plantilla.

A continuacin, puede

editar el contenido.

Tambin puede

actualizar la plantilla,

ya sea cambiando la

original o guardarla

como una plantilla

nueva.

Ilustracin 13 Formulario del contenido del correo

1. Al escribir el contenido, recuerde que todos los correos electrnicos se enviarn por

separado. CiviCRM ofrece la posibilidad de personalizar cada correo electrnico utilizando

tokens. Consulteusar tokens en mensajes de correo electrnicopara saber ms sobre el

uso de tokens y los tipos que hay. Haga clic en este enlace para ver unalista de los

tokens ms utilizados

2. Si slo desea enviar una versin de texto de su correo electrnico, ignore la seccin de

HTML y haga clic en la seccin texto sin formato. Escriba el mensaje en el cuadro.

Tambin puede utilizar tokens en la versin de texto del mensaje, los los tokens

disponibles se encuentran en la parte superior derecha del cuadro de texto.
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/426#tokenshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/426#tokenshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/426#tokenshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/427http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/427http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/427http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/427http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/427http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/427http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/426#tokens


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3. Seleccione un encabezado de correo postal y pie de pgina. Usted puede denifnir

encabezados y pies de pgina adicionales enMailing> Encabezados, pies de pgina y

mensajes automatizados, para poder usarlos debe configurarlos previamente.

Nota: los mensajes de la zona de edicin de texto muestran el texto en Arial. Sin embargo, el

valor predeterminado real es Times New Roman. Usted debe cambiar todo el texto a la fuente

de destino hasta el final porque el las ediciones futuras volvern a configurarse en Times New

Roman.

Paso 4: Probar

Usted puede probar su mensaje de alguna de estas dos maneras:

1. Envo de prueba: se puede especificar una direccin de correo electrnico individual o un

grupo de prueba para su envo de prueba.

El envo de prueba se llenar en todas las fichas e incluir los archivos adjuntos que usted

est planeando enviar.

Es una buena idea para poner a prueba su correo electrnico mediante el envo a ti mismo

y verlo en su cliente de correo electrnico para asegurarse de que se ve como espera.

Si va a enviar un correo electrnico con un diseo complejo, envelo antes a un grupo de

prueba y compruebe que se ve bien desde diferentes clientes de correo (vea las plantillas

de prueba en la seccin Configuracin para obtener ms consejos sobre esto).

Es preferible que ms de una persona reciba su correo de prueba para tener mejor

retroalimentacin.

2. Vista previa del correo: la vista previa le mostrar todo el formato HTML y los tokens

convertidos con sus datos. No incluye una vista previa de los archivos adjuntos.

No hay garanta de que todos los clientes de correo electrnico mostrarn el correo

electrnico tal y como se muestra en la vista previa, pero es til para asegurarse de la

fuente, el diseo bsico y el color.

Paso 5: Programar o Enviar

Esta seccin le permitir enviar el mensaje inmediatamente o programar una fecha y hora para

que sea enviado. Por defecto, CiviMail comprueba cada 15 minutos si un correo est listo para

ser enviado, por lo que puede retrasarse el envo hasta 15 minutos despus de haber solicitado

que se enviara.

Los correos masivos se envan en lotes de aproximadamente 400 contactos para evitar quequeden atrapados en los filtros de spam.


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Por lo tanto, el envo real de su envo masivo puede llevar varias horas, dependiendo de la

configuracin del servidor y de la cantidad de destimatarios que maneje.

4.7 Seguimiento de envo de correos masivos

Para revisar estadsticas clave sobre correos ya enviados, vaya a Mailings> Mailings

programados y enviados.

Una vez que encuentre su correo en la lista, o a travs de una bsqueda por filtros, haga clic

en Informe, que est en la columna de la accin.

Esto mostrar informacin bsica sobre todas las acciones registradas, incluyendo el nmero

de veces que se abri, los enlaces redirigidos y el porcentaje de correos rebotados

(veaGestin de rebotes.)

Para ampliar esta informacin, haga clic en el nombre de una de las estadsticas para mostrar

una lista de los contactos a los que se aplica y otros detalles, como el momento en que se abri

el correo electrnico (que se registra como abierto).

Puede ver cuando un envo masivo de correo envi a un contacto especfico en el registro

"Correo masivo" de la fichaActividadesde su perfil.

En este punto, es posible que todava desee filtrar esta informacin.

Por ejemplo, de todos los destinatarios que abrieron el correo electrnico masivo, es posible

que est interesado en los que tienen entre 21 y 30 aos, o que se registraron para un evento

dado.

Haga clic en "Bsqueda avanzada" junto a una estadstica para iniciar una bsqueda avanzada

con los atributos de correo electrnico prellenados; por ejemplo, si hace clic en el enlace al lado

de "Registro de aperturas", los campos de bsqueda buscarn todos los contactos que abrieron

el correo electrnico, y la bsqueda estar lista para aadirle criterios adicionales.

Para obtener ms informacin sobre las bsquedas avanzadas, consulteBuscar

contactosyBsqueda avanzadaen el manual deCiviContactos.

4.8 Gestin de correos masivos {#gestinMail}

Los correos masivos se pueden encontrar a travs de tres rutas en el men de Mailing:

1. Mailings en borrador y No programados: tan pronto como ponga nombre su mensaje en el

paso 1 y haga clic en Siguiente, su mensaje se guarda en esta rea. Si hace clic en

"Guardar y continuar en otro momento" o tiene que abandonar un mensaje en alguno de

los pasos, puede continuar trabajando en l haciendo clic en el enlace "Continuar" que

aparece junto al mensaje.
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425#gesti%C3%B3nMailhttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425#gesti%C3%B3nMailhttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425#gesti%C3%B3nMailhttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscarcontactoshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscarcontactoshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscarcontactoshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscarcontactoshttp://www.ctamlibre.org/www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscavanzahttp://www.ctamlibre.org/www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscavanzahttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscavanzahttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscarcontactoshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/418#buscarcontactoshttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/425#gesti%C3%B3nMail


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Nota: los correos que se comiencen sobre la base de los resultados de bsqueda no van a

tener este enlace. Tambin puede eliminar los borradores de mensajes aqu.

2. Mailings programados y enviados: al enviar o programar el envo de un correo, se coloca

en esta rea y permanece aqu hasta que se archiva o se elimina.

Puede hacer un seguimiento del xito de la entrega haciendo clic en el enlace Informeque est

junto al mensaje.

Tambin puede iniciar otro correo basado en uno anterior haciendo clic en el enlace

de Reutilizar(esta opcin no est disponible para envos basados en los resultados de

bsqueda.)

Los enlaces a archivary borrarestn disponibles bajo el enlace ms. En el caso de los envos

que se han programado pero no enviado, aparece el enlace Cancelaren lugar deArchivar.

1. Mailing archivado: muestra todos los mensajes archivados desde el rea de correos

enviados y programados. Estos correos no se pueden excluir o incluir de la lista de

destinatarios.

La funcionalidad de esta rea es la misma que la anterior, e incluye la posibilidad de ver los

informes y la reutilizar los correos enviados.

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/email/everyday-tasks/
http://book.civicrm.org/user/current/email/everyday-tasks/http://book.civicrm.org/user/current/email/everyday-tasks/http://book.civicrm.org/user/current/email/everyday-tasks/http://book.civicrm.org/user/current/email/everyday-tasks/


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5 Configurar plantillas de mensaje

5.1 Creacin y mantenimiento de plantillas de mensajes

Las plantillas de mensajes ayudan a agilizar sus comunicaciones al permitir reutilizar correos

electrnicos enteros o partes de mensajes tanto de los correos enviados a atravs

de Mailingscomo cuando se utiliza la accin Enviar Email.

La manera ms fcil de crear una nueva plantilla de mensaje es verifiracar la casilla "Guardar

como plantilla nueva" en la pantalla de creacin de mensajes, que est disponible tanto cuando

usa la accin Enviar Emailcomo para el envo de correo masivo de Mailings.

Tambin puede crear plantillas de mensajes desde cero o editar las plantillas existentes, vaya

a Mailings> Plantillas de mensajeso vaya a Administrar> Comunicaciones> plantillas de

mensajes.

1. Haga clic en Aadir Plantilla de Mensaje.

2. Introduzca un ttulo y asunto del mensaje. Usted puede utilizar tokenspara personalizar la

lnea de asunto.

3. Desplcese hacia abajo hasta la seccin Formato HTML y cree su plantilla. Hay recursos

en lnea, no especficos para CiviCRM, que ofrecen instrucciones sobre cmo crear

plantillas de correo electrnico en HTML. Una sugerencia es encontrar y copiar una

plantilla de correo electrnico de un sitio web que ofrezca muestras.

4. En la barra de herramientas de edicin WYSIWYG, existe un icono llamado "Source" (la

apariencia y el etiquetado de este icono cambia dependiendo de si usted est usando

Drupal, Joomla o WordPress).

Al hacer clic en l, la plantilla cambia la vista para mostrar el cdigo HTML que se utiliza.

Si desea pegar en el cdigo HTML de una plantilla que has encontrado el exterior, o si

desea escribir HTML directamente en su plantilla o modificar el cdigo HTML que ha

creado con el editor WYSIWYG, necesita cambiar a esta vista.

Las plantillas de mensajes estn disponibles incluso cuando CiviMail est desactivado.

5.2 Consejos para la creacin de plantillas

El cdigo HTML permitido en los correos electrnicos es ms restringido que el que se utiliza

para pginas web. Por ejemplo, se tiene que utilizar tablas para maquetar, lneas CSS, y no

debe incluir imgenes de fondo.


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Estos son algunos consejos para la creacin de una plantilla que se ver bien en todos los

clientes de correo:

Tabla frontera: El elemento

HTML incluye un atributo de margen opcional. Dado que el valor predeterminado es 0,

no aparece a menos que decida utilizarlo. Para agregarlo, o editarlo establezcalo en 1 o ms

(por ejemplo,

). Eso le permite ver los bordes de latabla y le ayuda a identificar los lugares

potenciales para corregir problemas.

Tenga en cuenta que las plantillas de correo electrnico HTML suelen tener varias tablas y

tablas anidadas (tablas dentro de tablas). Realice los cambios uno a la vez y cambie a la vista

HTML cada que sea necesario para ver los resultados.

Una tabla por lo general tiene ms de un parmetro, as que asegrese de colocar espacios

entre los parmetros. + ** Tabla cellpadding y cellspacing**: estos parmetros de la tabla son

muy tiles cuando se trata de mejorar la legibilidad de su correo electrnico.

Juegue con esta configuracin en diferentes tablas y vea lo que funciona para usted. + Ancho:

no enve un correo electrnico que sea ms ancho que 600 pixeles, para asegurar la mxima

compatibilidad a travs de los diferentes clientes de correo electrnico.

Asegrese de que su mesa exterior no exceda 600 pxeles, lo mismo debe ser con cualquier

otra tabla dentro de la tabla principal.

La anchura total de cada imagen no tampoco debe superar los 600 pxeles. Las imgenes

tienen un parmetro de anchura, pero tambin pueden tener un parmetro de relleno horizontal

que, si se establece, puede aumentar el ancho de la imagen. + Imgenes: cercirese de que

est accesible en lnea y accesible para poder usarla.

Primero editar la imagen de modo que ancho y alto sean apropiados para su plantilla de correo

electrnico. A continuacin, gurdela para que el tamao del archivo sea lo ms pequeoposible. Si no tiene un software de edicin de imgenes, o no sabe cmo usarlo, busque entre

los recursos gratuitos en lnea que pueden ayudarle a cambiar el tamao de la imagen.

+ Editor de HTML: CiviCRM viene con dos editores WYSIWYG (CKEditor y TinyMCE) y

TEXTAREA, un editor de texto plano.

Si usted tiene otro editor configurado como parte de su instalacin de Drupal, Joomla o

WordPress, puede optar por utilizarlo. Vaya a Administrar> Personalizar Datos y Pantallas>

Pantalla Preferencias>y seleccione un editor WYSIWYG diferente.

Para ver ejemplos de plantillas de mensajes, consulteaqu
http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Sample+CiviMail+Messageshttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Sample+CiviMail+Messageshttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Sample+CiviMail+Messageshttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Sample+CiviMail+Messages


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5.3 Formatos de texto plano y HTML

Todos los mensajes se pueden enviar ya sea en texto plano o en HTML.

Actualmente la gran mayora de las personas utilizan clientes de correo electrnico que pueden

leer los mensajes recibidos en HTML.

Sin embargo, lo mejor prctica es ofrecer siempre la opcin de enviar una versin de correo

electrnico de texto sin formato para asegurar que todos los destinatarios puedan ver el

mensaje.

Esto previene que algunos lectores de correo electrnico de texto sin formato muestren el

correo como HTML en blanco, o las personas que usan lectores de pantalla tengan problemas

de accesibilidad al HTML.

Existe el riesgo de que los usuarios de CiviCRM modifiquen un correo electrnico basado en

una plantilla que contiene texto plano y HTML y se olviden de cambiar la versin de texto sin

formato de este mensaje.

Esto implica que quienes utilizan clientes de correo electrnico de texto sin formato recibirn un

mensaje incorrecto o incompleto.

Una solucin a este problema es usar slo mensajes de correo electrnico de texto sin formato

o establecer las plantillas sin la opcin de texto sin formato, de modo que los usuarios estn

pendientes de crear una versin de texto sin formato antes de enviar sus correos.

Lo ms deseable es establecer la prcitca de modificar ambos formatos.

Para crear una versin de texto sin formato de un mensaje de HTML:

1. Copie y pegue el texto de campo Formato HTML en el campo de texto sin formato. Al

hacer esto, asegrese de que no est en la vista de origen; no quiere pegar todo el

cdigo, slo el texto. Al copiar desde la vista WYSIWYG, el campo de texto sin formato

borra automticamente el formato y otros elementos que no funcionan en texto plano.

1. Copie las direcciones URL de todos los enlaces a los lugares adecuados en el

campo de texto sin formato.

2. Si la versin de HTML contiene tablas, modifique el diseo de su texto de forma

manual para garantizar que el texto es legible.

5.4 Creacin de encabezados y pies de pgina

Los encabezados y pies de pgina slo se pueden utilizar en correos masivos,

utilizando Mailings; no estn disponibles a travs de la accin Enviar Email.


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La cabecera es el rea en la parte superior del correo electrnico; debe incluir elementos que

desee que se muestren antes del cuerpo principal del contenido, como el logotipo de su

organizacin y el ttulo del boletn.

El pie de pgina es la ltima parte del correo electrnico. Es un lugar ideal para los tokens de

cancelacin de suscripcin, que son obligatorios para evitar problemas legales por problemas

de privacidad en varios pases.

Puede administrar el contenido de los encabezados y pies de pgina en Correspondencia>

Encabezados, pies de pgina y mensajes automticos.

Puede crear distintos encabezados y pies de pgina para distintos fines; por ejemplo, puede

cear un conjunto de cabeceras con diferentes imgenes y ttulos que puedan ser utilizados

para diferentes campaas o programas.

Se recomienda que el estilo de todos ellos sea el mismo, para presentar una identidad visual

coherente en todos sus mensajes.

Una vez configurados los encabezados y pies de pgina, el personal que prepare un nuevo

correo masivo podr seleccionarlos.

Esto ayuda a crear ms envos normalizados con elementos que ayudan a los lectores a

identificar el contenido del correo o buscar informacin.

Al igual que las plantillas de mensaje, los encabezados y pies de pgina tienen un texto y una

versin HTML. La diferencia es que no ofrecen un editor WYGIWYG.

Tendr que escribir el encabezado y pie de pgina HTML directamente o utilizar otro editor

HTML para producir el cdigo HTML.

5.5 Prueba de plantillas

Una vez que sus plantillas estn listas, se recomienda encarecidamente que las pruebe en

diversos clientes de correo electrnico, tales como Mozilla Thunderbird, MS Outlook, Mac

Maily otros como Gmail, Yahooy Hotmail.

Una manera fcil de hacer esto es crear un grupo que incluya un contacto de prueba para cada

uno de esos destinos y utilizarlo cada vez que cree un nuevo correo.

Dado que los clientes de correo electrnico pueden mostrar el cdigo HTML de manera muy

diferente, le recomendamos que mantenga el HTML lo ms simple posible y slo utilice lneas

de CSS o tablas para darle formato.


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Preconfigure la mayor parte del correo desde la estructura hasta los nombres de las secciones

y espacios para las imgenes, de modo que cada nuevo correo sea fcil de revisar y se pueda

enviar a sabiendas de que ya se ha probado la plantilla.

5.6 Autocompletar conversaciones de correo electrnico en CiviCRM

Es posible enviar automticamente correos electrnicos hacia y desde su cliente de correo

electrnico normal desde CiviCRM. Para hacerlo hay que incluir una direccin de correo

electrnico designada en Para, CC o CCO(copia oculta es recomendable, ya que es invisible

para el destinatario.)

Los correos enviados que incluyan este correo electrnico designado se archivarn como una

actividad para los contactos cuyo correo coincida con las otras direcciones de correo

electrnico en los campos de Para y CC.

Si cualquiera de estas direcciones de correo no estn en el sistema, se crear un nuevo

registro de contacto. Tcnicamente esto puede funcionar tambin para los correos electrnicos

entrantes, sin embargo, depende de que la persona que le enva a usted el correo incluya la

direccin de autocompletado en el campoPara, CC o CCO.

Para ello, el administrador debe haber configurado IMAP u otras cuentas de correo y ponerlos

en CiviMail. Esto se hace en laConfiguracin del sistema de correo, especialmente Agregar

cuenta de correo electrnico entrante para el manejo de rebotes o presentacin de

autocompletado para CiviMail, en la Configuracin inicial.

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/
http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/

03 manual de civi mailing.pdf

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