03 ky nang lam viec hieu qua - full- jul 12 2012 - pdf

LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT

HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC hay

Làm Thế Nào Để Ăn Hết Con Voi … Mà Không Bị Sói Ăn Thịt

Welcome

Bienvenue Willkommen

Benvenuto Bienvenida

yôkoso

tervetuloa

welkom

Vui lòng Tắt chuông điện thoại!

Phần 1:

Thiết Lập và Triển Khai Mục Tiêu

Hay Làm Thế Nào Để Ăn Hết Con Voi

Tài Liệu

Tài liệu huấn luyện dựa theo:

1. Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó (Getting Things Done) - David Allen

2. Phương Pháp Lập Kế Hoạch Nhanh Chóng (Rapid Planning Method) - Anthony Robbin

3. Tư Duy Tối Ưu (First Thing First) - Stephen Covey

4. Làm Ít Được Nhiều (Work Less Do More) – Jan Yager

Quy trình

1 Mô Tả Tầm Nhìn và Nhiệm

Vụ Chủ Yếu

2 Xác Định Vai Trò

3 Lựa Chọn Các Mục Tiêu cho mỗi vai trò

4 Bố Trí Công Việc Trong Tuần

5 Nhất Quán Thực Hiện

6 Đánh Giá

Tầm Nhìn

Mô tả tầm nhìn và nhiệm vụ chủ yếu: • Điều gì là Quan Trọng Nhất? • Điều gì đem lại ý nghĩa cho cuộc sống của bạn? • Bạn muốn trở thành con người như thế nào và muốn làm

gì trong cuộc sống?

Tầm Nhìn

Mô tả tầm nhìn và nhiệm vụ chủ yếu: 10000m: Tầm Nhìn dài hạn – Sự Nghiệp/Lý

Tưởng/Phong Cách Sống (hàng năm hoặc hơn) 8000 m: Mục tiêu trung hạn 3-5 năm (hàng năm) 6000 m: Mục tiêu ngắn hạn 1-2 năm (hàng quý) 4000 m: Khu vực trách nhiệm (hàng tháng) 2000 m: Dự án hiện tại/Công việc trong tuần (hàng tuần) Đường băng: Công việc trước mắt (hàng ngày)

Tầm Nhìn

Mô tả tầm nhìn và nhiệm vụ chủ yếu: Bài tập: Hãy suy nghĩ và viết ra (Sự Nghiệp & Cá Nhân) 10000m: Tầm Nhìn dài hạn – Sự Nghiệp/Lý Tưởng/Cách

Sống 8000 m: Mục tiêu trung hạn 3-5 năm 6000 m: Mục tiêu ngắn hạn 1-2 năm

Vai Trò

Tài Chính

Phát

Triển Sự

Nghiệp

Quan Hệ:

GĐ & bạn

Cống Hiến

Tinh Thần

Trí Tuệ

Sức Khỏe

Mục Tiêu

Xem xét Vai Trò: Tùy thuộc vị trí & cá nhân VD: Trưởng Phòng Kỹ Thuật

VAI TRÒ Mục Tiêu trong tuần Thời Gian Ghi Chú

Quản lý Phòng Kỹ Thuật Theo dõi hoạt động chung Hàng ngày

Hỗ trợ bộ phận Sản Xuất Theo dõi và hỗ trợ khi có sự

cố Hàng tuần / Đột Xuất

Quản lý dự án Cơ Sở Hạ Tầng Tiến hành dự án theo lịch

trình Theo lịch trình dự án

Đến tháng 6 -

2013

Hỗ trợ DA sản phẩm mới Theo dõi hoạt động, hỗ trợ

nếu cần Hàng tháng

Phát triển nhân viên Xem xét đánh giá thành tích

nhân viên quý 2 Hàng quý

Phát triển nghề nghiệp Tham gia lớp CEO Hàng tuần Trong 6

tháng

Quan Hệ - GĐ & bạn bè Đưa con đi dã ngoại cuối tuần Hàng tháng

Bố Trí

Xếp lịch trong tuần

Tuần 28 Monday, July 09, 2012 Tuesday, July 10, 2012 Wednesday, July 11, 2012 Thursday, July 12, 2012 Friday, July 13, 2012 Saturday, July 14, 2012 Sunday, July 15, 2012

6

6

6

6

6

6

6

7

7

7

7

7

7

Tennis 7

Tennis 8

Họp phòng KT/ phòng SX

8


8


8


8


8

8

9

9

9

9

9

9

9

Dã Ngoại 10

` 10

Họp dự án SP mới 10

10

10

10

10

11

Họp tuần các Trưởng

Phòng

11

11

11

11

11

11

12

12

12

12

12

12

12

1

1

Họp dự án SP mới

1

1

Họp đánh giá công tác quý 2

1

1

1

2

2

2

2

2

2

2

3

Họp tuần hỗ trợ SX 3

Họp dự án CSHT 3

3

3

Xem xét tổng kết tuần 3

Tennis DDA 3

4

4

4

4

4

Lên kế hoạch tuần sau 4

4

5

5

5

5

5

Pick Na & No 5

5

Even

ing

Học CEO

Evening Eveni

ng

Học CEO

Evening Eveni

ng

Học CEO

Evening Evening

Việc công ty:

Việc 1 Việc 1 Việc 1 Việc 1 Việc 1 Việc 1




Việc nhà:

Nhà 1 Nhà 1 Nhà 1 Nhà 1 Nhà 1 Nhà 1 Nhà 1




Bố Trí

Sắp xếp:

Không Khẩn

Khẩn

Kh

ôn

g Q

uan

T

rọn

g

Qu

an

T

rọn

g

Bố Trí

Sắp xếp:

Khủng hoảng Sự Cố Báo cáo đến hạn chót

Chuẩn bị Lâp kế hoạch Thể thao Giao lưu

Báo cáo, họp, điện thoại không cần thiết

Chuyện tầm phào Internet, chơi gảm quá nhiều

Không khẩn

Khẩn

Kh

ôn

g Q

uan

T

rọn

g

Qu

an

T

rọn

g

Bố Trí

Sắp xếp:

Bố Trí

Thông Thường:

M T W Th F Sa Su

Bố Trí

Ưu tiên việc Quan Trọng:

M T W Th F Sa Su

Bố Trí

Khủng hoảng Sự Cố Báo cáo đến hạn chót

Chuẩn bị Lâp kế hoạch Thể thao Giao lưu

Báo cáo, họp, điện thoại không cần thiết

Chuyện tầm phào Internet Game

Không Khẩn Khẩn

Kh

ôn

g Q

uan

Trọ

ng

Q

uan

Trọ

ng

65-80% 15%

20- 25% 25-30%

Ít hơn 1%

2 – 3% 15% 50-60%

Không khẩn Khẩn

Kh

ôn

g Q

uan

Trọ

ng

Q

uan

Trọ

ng

Bố Trí

Phân loại công tác: Thường nhật (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng …) Theo dự án (có thời điểm bắt đầu và kết thúc) Đột xuất (xuất hiện không theo kế hoạch, không có thời gian cụ thể) Cá nhân

Xác định hoạt động cần thiết cho công tác Thường Nhật Xác định khung thời gian cho công tác Dự Án (băt đầu/kết thúc) Dành thời gian cho việc đột xuất Tương tự cho việc Cá Nhân

Bố Trí

1. Nhóm & kết hợp các công việc theo: Thời gian Địa điểm (công trường, nhà máy, văn phòng) Nguồn lực (người, công cụ)

Ví dụ: Họp nhóm, họp dự án Kiểm tra, giám sát, xử lý tại công trường Báo cáo

Lợi ích: Tiết kiệm thời gian

Bố Trí

2. Bố trí khung thời gian cho hoạt động cố định:

Họp bộ phận 8:30 am – 9:00 am (hàng ngày) Họp hỗ trợ Sản Xuất 2:30 – 4:00 pm thứ Hai hàng tuần Họp tổng kết nhà máy 10:00 – 12:00 thứ Hai đầu hàng tháng Đi học thêm 7:00 – 9:00 thứ Hai, Tư, Sáu

Lợi ich: Việc quan trọng thực hiện đúng thời hạn Có thời gian dự phòng linh động cho việc đột xuất Không căng thẳng

Bố Trí

3. Dành đủ thời gian cho công tác chuẩn bị:

Tài liệu, số liệu cho cuộc họp Dữ liệu để báo cáo Động não tìm ý tưởng/ giải pháp để giải quyết vấn đề

Lợi ích: Hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian Nâng cao khả năng suy nghĩ phân tích và lập kế hoạch

Bố Trí

4. Dự phòng cho việc đột xuất:

Khoảng 1 – 2 giờ/ ngày Tùy vị trí, công việc

Lợi ích: Không bị động Đủ thời gian cho việc quan trọng

Bố Trí

5. Công tác cho dự án:

• Lớn, phức tạp: Theo lịch trình dự án • Nhỏ, đơn giản : Liệt kê công tác • Vừa vừa: PLAN AHEAD

Bố Trí

5. Công tác cho dự án: PLAN AHEAD

P: Pre-determine a course of actions – Xác định trước mọi công tác L: Layout your goals – Xác định mục tiêu A: Adjust your priorities – Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên N: Notify key personels – Báo cho những người chủ chốt A: Allow time for acceptance – Dành thời gian để chấp nhận H: Heading to action – Hướng đến hành động E: Expect problems – Nhìn trước vấn đề có thể xảy ra A: Always point to successors – Luôn hướng đến nhân tố thành công D: Daily review your plan – Xem xét cập nhật kế hoạch mỗi ngày

Thực Hiện

Tuần 28 Monday, July 09, 2012 Tuesday, July 10, 2012 Wednesday, July 11, 2012 Thursday, July 12, 2012 Friday, July 13, 2012 Saturday, July 14, 2012 Sunday, July 15, 2012

6

6

6

6

6

6

6

7

7

7

7

7

7

Tennis 7

Tennis 8


8


8


8


8


8

8

9

9

9

9

9

9

9

Dã Ngoại 10

` 10

Họp dự án SP mới 10

10

10

10

10

11

Họp tuần các Trưởng

Phòng

11

11

11

11

11

11

12

12

12

12

12

12

12

1

1

Họp dự án SP mới

1

1

Họp đánh giá công tác quý 2

1

1

1

2

2

2

2

2

2

2

3

Họp tuần hỗ trợ SX 3

Họp dự án CSHT 3

3

3

Xem xét tổng kết tuần 3

Tennis DDA 3

4

4

4

4

4

Lên kế hoạch tuần sau 4

4

5

5

5

5

5

Pick Na & No 5

5

Even

ing

Học CEO

Evening Eveni

ng

Học CEO

Evening Eveni

ng

Học CEO

Evening Evening

Việc công ty:





Việc nhà:





Tóm tắt

1 Mô Tả Tầm Nhìn và Nhiệm

Vụ Chủ Yếu

2 Xác Định Vai Trò

3 Lựa Chọn Các Mục Tiêu cho mỗi vai trò

4 Bố Trí Công Việc Trong Tuần

5 Nhất Quán Thực Hiện

6 Đánh Giá

Xin cám ơn

Câu hỏi?

Bài Tập

Bài tập về nhà: • Tự lập kế hoạch trong 5 – 6 tuần • Theo dõi 1 – 2 tuần đầu • Tự đánh giá kết quả (khả năng theo sát kế hoạch, hiệu quả, trở ngại, giải pháp…) • Trao đổi với đồng nghiệp

Coffee Break

Phần 2:

Làm thế nào để xử lý

thông tin tràn ngập Hoặc

… làm thế nào để không bị sói

ăn thịt

Hoàn thành mọi việc

Nghệ thuật thực thi không căng thẳng theo David Allen

Organize

Quá nhiều Thứ… Các cuộc gọi chưa trả lời,

Việc chưa phân công,

Vấn đề chưa xử lý từ các cuộc họp, trao đổi

Trách nhiệm cá nhân chưa hoàn thành,

Email chưa đọc,

……..

Organize

Xã hội thông tin phức tạp ◦ Hầu hết hoạt động là việc trí óc (Drucker 1973)

◦ Ngày càng thay đổi nhanh và phức tạp hơn ◦ Không ngừng tràn ngập thông tin mới

Sự Ưu Tiên và nguồn lực không ngừng thay đổi.

=> CĂNG THẲNG

Bởi vì:

Organize

Đưa hết mọi thứ trong đầu, vào trong Bộ Nhớ Tin Cậy Bên Ngoài.

Ứng dụng quy trình “Tâm Như Thủy”

Giải tỏa Căng Thẳng – Cách nào?

Xử lý & Tổ Chức

HỘP ĐẦU VÀO

Đó là gì?

Vứt bỏ

Lưu

Chờ

Có cần

xử lý?

Làm tiếp

thế nào? LÀM NGAY

THAM

KHẢO

LẬP KẾ

HOẠCH

DỰ ÁN

RÁC

Ngày nào đó/

Có lẽ

CÓ

KHÔNG CÓ (nhiều bước)

Ít hơn 2 phút Giao cho người

khác

Có Ngày /Giờ cụ thể

Càng sớm

càng tốt

CHO TÔI:

Xem xét thực hiện

Lịch/Sổ tay Việc Kế Tiếp Danh sách/ khay ,

thư mục Việc Phân Công

THÔNG TIN ĐỦ

LOẠI

BỘ NHỚ TIN CẬY

BÊN NGOÀI

VIỆC KẾ TIẾP

LỊCH/SỔ TAY

VIỆC PHÂN CÔNG

DỰ ÁN

NGÀY NÀO ĐÓ / CÓ THỂ

THAM KHẢO

Quy Trình

1 Thu Thập Thông Tin

2 Xử Lý

3 Tổ Chức 4 Nhất Quán

Thực Hiện

5 Đánh Giá

Thu Thập Thông Tin

Mọi thông tin các dạng

Dạng vật lý: ◦ Khay, hồ sơ, sổ tay, ghi

chú…

Dạng điện tử: ◦ Email, biên bản họp, tin

nhắn.

Trong Bộ Nhớ


HỘP ĐẦU VÀO

Đó là gì?

Vứt bỏ

Lưu

Chờ

Có cần

xử lý?

Làm tiếp


THAM

KHẢO

LẬP KẾ

HOẠCH

DỰ ÁN

RÁC

Ngày nào đó/

Có lẽ

CÓ



khác


Càng sớm

càng tốt

CHO TÔI:




THÔNG TIN ĐỦ

LOẠI

BỘ NHỚ TIN CẬY

BÊN NGOÀI

VIỆC KẾ TIẾP

LỊCH/SỔ TAY

VIỆC PHÂN CÔNG

DỰ ÁN

NGÀY NÀO ĐÓ / CÓ THỂ

THAM KHẢO


Việc Kế Tiếp ◦ Sắp xếp hộp thư email ◦ In lịch

Dự Án Mini

◦ Re-arrange folders/soft document

◦ Make folders for hard document

Lịch

◦ Thứ Hai: Họp nhà máy ◦ Thứ Ba: Họp dự án sản

phẩm mới

Việc Phân Công ◦ Nghiên cứu hồ sơ dự án

nâng cấp hạ tầng

Ngày Nào Đó / Có

Lẽ ◦ Đăng ký học Khiêu Vũ

Tham Khảo

◦ Danh sách những quán ăn ngon

Ví dụ: Bộ Nhớ Bên Ngoài


Sample – Mail box

References

45


Sample – Folders/files

Numbering

Numbering


Result – Samples

Subject Start

Date

Due

Date

To

Due

Date From


Ví dụ: Hộp Thư Email

Thực Hiện

49

Sắp Xếp Hàng Tuần

49

Thực Hiện

Sắp Xếp Hàng Ngày

◦ Lịch

◦ Việc Kế Tiếp

◦ Việc Phân Công

Thực Hiện

Thực Hiện Hàng Ngày: Thu thập thông tin, sắp xếp lại 2 – 3 lần trong ngày 1. Lịch 2. Việc Kế Tiếp 3. Việc Phân Công 4. Dự Án & Dự Án mini 5. Ngày Nào Đó/ Có Lẽ 6. Tham Khảo

Xem xét đánh giá, 15 phút cuối ngày 1. Đánh dấu hoàn thành những việc

đã xong 2. Sắp xếp lại những việc còn tồn

đọng 3. Cập nhật cho ngày hôm sau

HỘP ĐẦU VÀO

Đó là gì?

Vứt bỏ

Lưu

Chờ

Có cần

xử lý?

Làm tiếp


THAM

KHẢO

LẬP KẾ

HOẠCH

DỰ ÁN

RÁC

Ngày nào đó/

Có lẽ

CÓ



khác


Càng sớm

càng tốt

CHO TÔI:




THÔNG TIN ĐỦ

LOẠI

Đánh giá

Thực Hiện Hàng Ngày:

Xem xét đánh giá, 15 phút cuối ngày 1. Đánh dấu hoàn thành những việc

đã xong 2. Sắp xếp lại những việc còn tồn

đọng 3. Cập nhật cho ngày hôm sau

HỘP ĐẦU VÀO

Đó là gì?

Vứt bỏ

Lưu

Chờ

Có cần

xử lý?

Làm tiếp


THAM

KHẢO

LẬP KẾ

HOẠCH

DỰ ÁN

RÁC

Ngày nào đó/

Có lẽ

CÓ



khác


Càng sớm

càng tốt

CHO TÔI:




THÔNG TIN ĐỦ

LOẠI

Đánh giá

• Thu thập & xử lý mọi thông tin

• Xem xét lại hệ thống • Cập nhật theo quy trình • Giữ Sạch, Rõ, Cập Nhật và

Hoàn tất.

Xem xét đánh giá cuối tuần

HỘP ĐẦU VÀO

Đó là gì?

Vứt bỏ

Lưu

Chờ

Có cần

xử lý?

Làm tiếp


THAM

KHẢO

LẬP KẾ

HOẠCH

DỰ ÁN

RÁC

Ngày nào đó/

Có lẽ

CÓ



khác


Càng sớm

càng tốt

CHO TÔI:




THÔNG TIN ĐỦ

LOẠI

Đánh giá

54

Đánh giá & Sắp Xếp cuối tuần

54

Quy Trình

1 Thu Thập Thông Tin

2 Xử Lý

3 Tổ Chức 4 Nhất Quán

Thực Hiện

5 Đánh Giá

Bài Tập

Bài tập về nhà

• Sắp xếp lại hộp thư email • Sắp xếp lại thư mục/file • Mua & tự làm Sổ Tay • Dọn sách Inbox (hộp đầu vào) và mọi thứ linh tinh

Chỉ tiêu: o Inbox thường xuyên trống (3 – 4 lần/ngày) o Lưu trong 10 giây o Tìm bất cứ thông tin nào trong 30 giây

Bài Tập

Bài tập về nhà – bí quyết:

• Không nên làm tất cả một lúc: o Tối đa 30 - 50 email/lần o Mỗi lần một món o Mục nằm trên => làm trước o Không đưa trở lại “Inbox” o Có thể tạo “Inbox tạm thời” nếu cần

Có thể mất 2- 3 tháng mới hoàn thiện

Bài Tập

Home Work

Từ Đến

Ví dụ: Việc Hôm Nay

59

Ví Dụ – Việc Tuần Này

60

David Allen’s (2001)

Getting Things Done (GTD) Method.

61

Trắc Nghiệm

Thực hiện 3 bảng:

• Bản câu hỏi số 1: Đời sống làm việc • Bản câu hỏi số 2: Đời sống gia đình • Bản câu hỏi số 3: Lập lịch

Lưu ý: o Chia cột điểm ra 2 phần o Bên trái: làm liền o Bên phải: làm lại sau 2 tháng

Những con số 10

10 đặc điểm của người Thành Đạt: o Thiết lập các mục đích được định nghĩa rõ ràng o Tôn trọng thời gian o Viết ra mọi thứ o Lập bản ưu tiên o Tập trung vào việc trước mắt o Nghiên cứu đề tài trước khi hành động o Thường xuyên tìm kiếm các phương pháp để cải tiến o Cử đại diện o Biết khi nào rời khỏi o Quản lý không gian và thời gian o Linh động khi cần thiết

Những con số 10

10 câu tự hỏi hướng thành công: o Các mục tiêu tôi thiết lập có thực tế & có thể đạt không? o Việc tôi đang làm mỗi ngày có giúp tôi đạt mục tiêu của

tôi không? o Ai kiểm soát thời gian của tôi? o Tôi thường chấp nhận sự gián đoạn như thế nào? o Ai dồn viện lên bàn tôi, và tôi giải quyết thế nào? o Kế hoạch hàng ngày có theo tôi mọi lúc không? o Tôi có viết ra mọi thứ không? o Tôi có biết này mai việc đầu tiên của tôi là gì không? o Tôi có biết ngày mai tôi về nhà khi nào không? o Những lợi thế nào để tôi hoàn thành mọi việc trên danh

sách?

Những con số 10

10 Câu bào chữa của người thiếu tổ chức: o Xin lỗi tôi trễ o Tôi biết chỗ để của mọi thứ o Tôi vẫn thành đạt trên những xáo trộn o Tôi quá sáng tạo đến nỗi không thể sống có tổ chức o Một ngày nào đó tôi sẽ sống có tổ chức o Nếu tôi được giúp đỡ, có lẽ tôi sống có tổ chức hơn o Tôi sẽ nhớ điều đó o Tôi không có thời gian để sống có tổ chức o Đó là một lịch làm việc bận rộn, nhưng tôi tin chắc là tôi

có thể làm xong o Tôi không biết thời gian của tôi đi đâu.

Những con số 10

10 Điểm nên tránh bằng mọi giá: o Người thiếu tổ chức lệ thuộc vào trí nhớ của họ o Người thiếu tổ chức tạo dựng nên cảnh dồn đống o Người thiếu tố chức chấp nhận những sự gián đoạn trong

công việc. o Người thiếu tố chức trả lời mọi cuộc gọi điện thoại của

người khác o Người thiếu tố chức lập lịch quá nhiều việc o Người thiếu tố chức thiếu hiệu suất o Người thiếu tố chức thường hay nói “phải” o Người thiếu tố chức không thể nói cho bạn biết họ sẽ ở

đâu trong năm tới o Người thiếu tố chức dường như không bao giờ đuổi kịp o Người thiếu tố chức thay đổi tiến trình bất thường

Xin Cám Ơn Câu Hỏi?

03 ky nang lam viec hieu qua - full- jul 12 2012 - pdf

Documents