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會計帳務管理
在企業的財務工作中,會計帳務管理是一個
極為重要的部分。無論企業規模大小,都必
須按照政府的要求建立帳簿。實際工作中,
帳務處理原則要與該單位的業務性質、規模
大小、繁簡程度、經營管理等相互對應,才
能加強會計核算工作的分工合作,達到會計
控制和監督的目標。帳務處理要正確、及時、
完整提供會計資訊以及使用者需要的會計核
算資料。
本章除了介紹經常使用的會計帳務表格外,
也提出了檢查借貸是否平衡的試算平衡表以
及檢查企業帳目和銀行帳目差異的銀行存款
餘額調節表等。這裡不僅要講解這些表格的
效果,還會具體介紹本章內容具有代表性的
技術重點。
會計帳務管理用到的表格及重點:
會計科目表 記帳憑證表 科目匯總表 現金日記帳 總帳表 試算平衡表 銀行存款日記帳 銀行存款餘額調節表 庫存現金盤點表
設定工作表的標籤顏色 數列填滿不同資料 選擇不相鄰的列 隱藏和顯示工作表或列 隱藏零值 篩選文字 插入 SUM和 VLOOKUP函數
定義名稱和資料驗證 凍結分割儲存格
CHAPTER
03
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045
會計科目表
實例
009
03STEP
填滿色彩。選中 A3儲存格,在“常用”索引標籤的“字型”群組中,
按一下“填滿色彩”下三角按鈕,
在展開的功能表中,按一下“標準
色彩”中的“橙色”選項,如圖 3-3所示,並且為其他類似的儲存格設
定相同的顏色。
05STEP
設定以數列方式填滿。此時,彈出
“數列”對話方塊,按一下“類型”
下的“等差級數”選項按鈕,設定
“間距值”為“1”,再按一下“確定”按鈕,如圖 3-5所示。
04STEP
按一下“數列”選項。在儲存格 A4輸入數位 1,然後選中需要填入序號的儲存格區域,在“常用”索引
標籤的“編輯”群組中,按一下“填
滿”按鈕,在展開的清單中,按一
下“數列”選項,如圖 3-4所示。
06STEP
選擇不相鄰的列。即可看到選中的
儲存格區域以等差級數的方式填滿。
按一下選擇起始列的列號,拖動滑
鼠即可選擇連續的列區域。按住
Ctrl鍵不放,同時拖動滑鼠,選擇它列區域,接著釋放 Ctrl鍵,即可選取不相鄰的列,如圖 3-6所示。
圖 3-3 填滿儲存格色彩
圖 3-5 設定以數列方式填滿
圖 3-4 按一下“數列”選項
圖 3-6 選擇不相鄰的列
按一下
按一下
選擇
1按一下
2按一下
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063
總帳表
實例
013
實例
013
01STEP
建立總帳表格。在打開的活頁簿中
新增一個工作表,將其命名為“總
帳表”,在此工作表中輸入總分類帳
所需的專案內容,並且設定表格格
式,如圖 3-53所示。
圖 3-53 建立總帳表格
原始檔:隨書光碟 \實例檔 \03\原始檔 \總帳表 .xlsx
最終檔:隨書光碟 \實例檔 \03\最終檔 \總帳表 .xlsx
製作過程
02STEP
定義名稱。切換到科目匯總表工作
表中,在“公式”索引標籤的“已
定義之名稱”群組中,按一下“定
義名稱”下三角按鈕,在展開的功
能表中,按一下“定義名稱”選項,
如圖 3-54所示。
圖 3-54 定義名稱
按一下
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01財會管理必備圖表
08生產成本管理
07員工工資管理
06固定資產管理
05往來帳款管理
04日常費用管理
064
03會計帳務管理
02財務票據管理
03STEP
建立新名稱。此時,彈出“新名稱”
對話方塊,在“名稱”文字方塊中
輸入“會計科目”,設定“參照到”
為科目匯總表的 A5:A9儲存格區域,然後按一下“確定”按鈕,如
圖 3-55所示。
05STEP
設定資料驗證條件。在彈出的“資
料驗證”對話方塊中,設定“儲存
格內允許”為“清單”,設定“來源”
為“=會計科目”,最後按一下“確定”按鈕,如圖 3-57所示。
04STEP
設定資料驗證。返回工作表中,切
換到“總帳表”工作表中,選中儲
存格 H2,在“資料”索引標籤的“資料工具”群組中,按一下“資料驗
證”下三角按鈕,在展開的清單中,
按一下“資料驗證”選項,如圖 3-56所示。
圖 3-55 新建名稱
圖 3-57 設定資料驗證條件
圖 3-56 設定資料驗證
圖 3-58 選擇科目名稱
按一下
06STEP
選擇帳戶名稱。返回工作表中,按
一下 H2儲存格右側的下拉按鈕,在展開的清單中選擇“庫存商品”選
項,如圖 3-58所示。
選擇
2按一下
1設定
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日常費用管理
日常費用是指企業在日常經營管理過程中產
生的必然費用,如差旅費、招待費、宣傳費
和購買辦公用品費用等。在實際工作中,使
用者將這些費用統計在一起,並且進行分析,
可以有效瞭解各部門日常開支情況。日常費
用管理的目的是為了加強公司費用的控管,
提高整體效益,使費用的支出更合理。
在本章中,將利用 Excel製作日常費用管理的相關表格,匯總分析工作表中的資料,使
財務資料更準確,讓企業帳目更透明;而且
還可以加強企業的財務管理,提高財務人員
的工作能力。
日常費用管理用到的表格及重點:
日常費用統計表 部門日常費用統計表 日常費用分類匯總表 費用結構分析透視表 日常費用變動圖表 管理費用明細表
多種篩選方式的應用 清除篩選 設定資料驗證輸入資訊和錯誤提醒 組成群組 分類匯總
CHAPTER
04
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04日常費用管理
03會計帳務管理
01財會管理必備圖表
08生產成本管理
07員工工資管理
06固定資產管理
05往來帳款管理
076
02財務票據管理
01STEP
按一下“資料驗證”選項。在儲存
格中輸入日常費用統計表所需的內
容,並設定儲存格格式,選中儲存
格區域 B3:B29,在“資料”索引標籤的“資料工具”群組中,按一
下“資料驗證”右側的下三角按鈕,
在展開的清單中,按一下“資料驗
證”選項,如圖 4-1所示。
圖 4-1 按一下“資料驗證”選項
實例
018
原始檔:無
最終檔:隨書光碟 \實例檔 \04\最終檔 \日常費用統計表 .xlsx
製作過程
02STEP
設定資料驗證。此時,彈出“資料
驗證”對話方塊,設定“儲存格內
允許”為“清單”,在“來源”文字
方塊中輸入“財務部 ,研發部 ,企劃部 ,銷售部 ,行政部”,然後按一下“確定”按鈕,如圖 4-2所示。
圖 4-2 設定資料驗證
按一下
1設置
2按一下
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固定資產管理
固定資產是指使用期限超過 1年,單位價值達到一定標準,而且在使用過程中保持原有
物質形態的非貨幣性資產,包括房屋、建築
物、機器設備、機械、運輸工具以及其他與
生產經營活動有關的設備、器具、工具等。
固定資產的單位價值大,使用期限長,可以
長期、重複參加生產過程,而且物質形態長
期不變。根據企業持有這項財產的目的是為
了長期使用,或用於生產經營,就能判斷一
項財產是否屬於固定資產。固定資產的折舊
是在使用過程中,因損耗而轉移到產品中的
部分價值。折舊的計算方法主要有,平均年
限法、固定餘額遞減法、年限總和法、雙倍
餘額遞減法等。
固定資產管理是企業管理中的一項重要環節,
也是執行正常業務的基礎,可以大幅提高企
業的工作效率,增加收益,降低成本,對企
業厲行節約的原則有極大幫助。
固定資產管理用到的表格及重點:
固定資產清單 平均年限法折舊計算表 固定餘額遞減法折舊計算表 年限總和法折舊計算表 雙倍餘額遞減法折舊計算表 固定資產卡片 固定資產結構圖 固定資產折舊樞紐分析表 固定資產折舊分析圖表 折舊法比較分析圖
YEAR和 MONTH函數
SLN函數
更改儲存格的引用方式 ROUND和 ROW函數
複製 /貼上操作
DB、SYD和 DDB函數
另存活頁簿 根據所選內容建立名稱 混合使用 INDEX和 MATCH函數
設定特殊的數值格式 插入分離的立體圓形圖
CHAPTER
06
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01財會管理必備圖表
08生產成本管理
07員工工資管理
05往來帳款管理
04日常費用管理
132
06固定資產管理
03會計帳務管理
02財務票據管理
01STEP
建立固定資產清單。打開一個空白
活頁簿,在工作表中輸入固定資產
內容,並且設定儲存格格式,如圖
6-1所示。
圖 6-1 建立固定資產清單
實例
035
原始檔:無
最終檔:隨書光碟 \實例檔 \06\最終檔 \固定資產清單 .xlsx
製作過程
02STEP
凍結窗格。選中儲存格 C3,在“檢視”索引標籤的“視窗”群組中,
按一下“凍結窗格”按鈕,在展開
的功能表中,按一下“凍結窗格”
選項,如圖 6-2所示。
圖 6-2 凍結窗格
按一下
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01財會管理必備圖表
08生產成本管理
07員工工資管理
05往來帳款管理
04日常費用管理
134
06固定資產管理
03會計帳務管理
02財務票據管理
07STEP
計算已計提月數。在儲存格 P4中輸 入 公 式“=(YEAR($P$2)-YEAR(H4 ) -1)*12+ (12 -MONTH(H4 ) )+MONTH($P$2)”,按下“Enter”鍵,向下複製公式,即可得到已計提月
數的值,如圖 6-7所示。
08STEP
表格最終效果。經過以上操作,即
可看到固定資產清單的最終效果,
如圖 6-8所示。(編注:本範例檔案因為設定了當前日期,所以顯示結
果可能隨著您開啟檔案的時間而產
生出入)
圖 6-7 計算已計提月數
圖 6-8 固定資產清單
輸入
情景點評
本例在製作固定資產清單表格的過程中,主要重點是 YEAR函數及 MONTH函
數的運用。YEAR函數是用於傳回某日期年份的函數,其結果為 1900和 9999之間
的一個數;語法運算式為 YEAR(serial_number),其中引數 serial_number表示所
求年的日期。MONTH函數是傳回一個 Variant (Integer),其值為 1 到 12 之間的整
數,表示一年中的某月;語法運算式為 MONTH(date),其中 date 引數為必要的引
數,可以是任何能夠表示日期的 Variant、數值運算式、字串運算式或它們的組合。
如果 date 包含 Null,則傳回 Null。本例在計算已計提月數時,如果日期中含有年
數,需要先轉化為月數,再進行計算。以上是混合使用 YEAR和 MONTH 函數的過
程,使用時,使用者需用心轉換,以免發生錯誤。
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01財會管理必備圖表
08生產成本管理
07員工工資管理
05往來帳款管理
04日常費用管理
148
06固定資產管理
03會計帳務管理
02財務票據管理
01STEP
按一下“另存新檔”按鈕。打開隨
書光碟 \實例檔 \06\最終檔 \平均年限法折舊計算表 .xlsx,按一下“檔案”按鈕,在彈出的視窗中,按一
下“另存新檔”按鈕,如圖6-42所示。
圖 6-42 按一下“另存新檔”按鈕
按一下
實例
039
原始檔:隨書光碟 \實例檔 \06\最終檔 \平均年限法折舊計算表 .xlsx
最終檔:隨書光碟 \實例檔 \06\最終檔 \雙倍餘額遞減法折舊計算表 .xlsx
製作過程
02STEP
另存活頁簿。按一下“瀏覽”按鈕,
在彈出的“另存新檔”對話方塊中,
選擇活頁簿要儲存的位置,然後在
“檔案名稱”文字方塊中,輸入要儲
存活頁簿的名稱,即“雙倍餘額遞
減法折舊計算表”,最後按一下“確
定”按鈕,如圖 6-43所示。
圖 6-43 另存活頁簿
3按一下
2輸入
1設定
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149
雙倍餘額遞減法折舊計算表
實例
039
03STEP
更改名稱。將工作表中的名稱和工
作表標籤更改為“雙倍餘額遞減法
折舊計算表”,然後將“資產名稱”
更改為“照明控制箱”,即可看到工
作表中的資料出現了相應的變化,
如圖 6-44所示。
05STEP
表格最終效果。經過以上操作,即
可得到雙倍餘額遞減法折舊計算表
的最終效果,如圖 6-46所示。
04STEP
更改儲存格中的公式。選中儲存
格 B9,將儲存格中的公式更改為“=DDB($E$4,$G$4,$D$4,A9)”,按下“Enter”鍵,向下複製公式,即可發現其餘欄中的資料會自動改變,如
圖 6-45所示。
圖 6-44 更改名稱
圖 6-46 雙倍餘額遞減法折舊計算表
圖 6-45 更改儲存格中的公式
更改
更改
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157
固定資產卡片
實例
040
21STEP
選擇其他資產編號。右擊 B3儲存格右側的按鈕,在展開的清單中選擇
另外的固定資產編號,如圖 6-67所示。
22STEP
表格最終效果。經過以上操作,即
可看到表格中的公式自動進行了重
新計算,即可得到當前資產的各項
資料內容,即固定資產卡片的最終
效果,如圖 6-68所示。(編注:本範例檔案因為設定了當前日期,所以
顯示結果可能隨著您開啟檔案的時
間而產生出入)
圖 6-67 選擇其他資產編號
圖 6-68 固定資產卡片
情景點評
在製作固定資產卡片的過程中,建立名稱時,不再以定義名稱或名稱管理員的
方式建立新名稱,而是選擇從選取範圍建立。此方式一般適用於含有合適名稱的資
料表格,相對其他兩種方式,減少了輸入過程,因而能提高工作效率。此外,本例
所插入的 INDEX和 MATCH函數都屬於查閱與參照函數。其中 INDEX函數是用於
傳回表格或區域內的值或引用值的函數;INDEX函數有兩種形式:陣列形式和引用
形式;而 MATCH函數是用於在指定陣列區域中的位置傳回指定數值。本例混合使
用了這兩種函數,達到雙重引用的效果。在設定數值格式的過程中,本例設定了一
種不常用的自訂數值格式。此種方式是將負值的貨幣格式和百分比格式設定為正值
黑色貨幣格式以及黑色百分比格式。有別於貨幣中的數值格式設定,此種格式的設
定方式可以將負數的數值格式設定為正值,而且格式保持不變。
選擇