02 siaa cap 2

22.04.23 1

Capitolul 2

CONCEPTE DE BAZA ALE SISTEMELOR INFORMATIONALE

22.04.23 2

Cuprins:

2.1. Definiţia sistemului informaţional

2.2. Componentele sistemului informaţional

2.2.1. Resurse informaţionale

2.2.2. Fluxurile şi circuitele informaţionale

2.2.3. Procedurile informaţionale

2.3. Tipuri de fluxuri şi circuite informaţionale

2.4. Proiectarea sistemelor informaţionale

2.4.1.Elemente ale analizei de sistem

2.4.2. Fazele proiectării

22.04.23 3

Componentele unei organizatii

Sistem conducator: Luarea deciziilor Repartitia resurselor necesare

Sistem condus: Subordonat cerintelor sist.

conducator

Sistem informational: Dirijarea fluxului de informatie in conformitate cu

nevoile sistemului conducator

22.04.23 4

OPERAŢIONALIZARE A PROCESULUI MANAGERIAL

INFORMATIONAL

22.04.23 5

COMPONENTE SISTEM INFORMATIONAL

SURSĂRECEPTOR

22.04.23 6

Emitent –ENTITATEA care iniţiază procesul într-o întreprindere;

Codificarea – operaţia de transpunere a informaţiilor într-un set de simboluri pentru a fi transmisă;

Mesajul – rezultatul acţiunii de codificare;

Canalul de comunicare – calea de transmitere a mesajului;

Receptor – ENTITATEA care primeşte mesajul pe care îl decodifică ;

Decodificarea – acţiunea de interpretare de către receptor a mesajului şi convertirea într-o formă inteligibilă

Feed-back – element facultativ al procesului de comunicare – reversul legăturii directe emitent-receptorFactori perturbatori – intervin în

procesul comunicării distorsionând recepţia completă şi corectă a mesajului; cauze de natură:• obiectivă (imperfecţiunea canalelor de comunicare);• subiectivă (datorate atitudinilor celor implicaţi);

22.04.23 7

Definiţia sistemului informaţional

Sistemul informaţional este acea componentă a managementului firmei care încorporează totalitatea resurselor informaţionale create, prelucrate şi transmise pe fluxuri şi circuite informaţionale , precum şi a tehnicilor şi mijloacelor de procesare a acestora în vederea creşterii rapidităţii şi fiabilităţii actului decizional

22.04.23 8

Componentele sistemului informaţional

Resursele informaţionale;

Fluxurile şi circuitele informaţionale;

Procedurile şi mijloacele de tratare a informaţiei.

22.04.23 9

Resursele informaţionale

DEF: ansamblul sistemic al informaţiilor generate, obţinute, disponibile şi refolosibile din întreprinderea comercială

• Sunt componentă a oricărei afaceri

22.04.23 10


Procesele de natură managerială,impun obţinerea de informaţii vitale cu privire la: piaţă (dinamică, dimensiuni, structură etc.), competiţie (cotă de piaţă, segmente ocupate

de cumpărători, preţuri practicate,structura ofertei, servicii oferite etc.),

sursele de aprovizionare (localizare, condiţii de livrare, preţuri ),

consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumpărare etc.)

22.04.23 11


Domenii de resurse informaţionale: funcţia comercială – găsirea celor mai bune

segmente de furnizori, valorificarea spaţiilor de stocare şi comercializare, administrarea vânzărilor;

funcţia de cercetare-dezvoltare - planificarea strategică, investiţiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;

funcţia de marketing - cercetarea pieţei, strategia de reclamă, planificarea vânzărilor, analiza acestora;

22.04.23 12


Domenii de resurse informaţionale:

funcţia financiar-contabilă - planificarea profitului, stabilirea capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;

funcţia de personal - recrutare, selecţie, angajare, formare şi perfecţionare, salarizare, promovare, probleme sociale;

funcţia de producţie - prestări servicii, ambalare, porţionare etc.

22.04.23 13


Informaţia definiţie:Componentă elementară a

resurselor informaţionale, informaţia constituie rezultatul prelucrării datelor după anumite proceduri logice.

22.04.23 14

Informaţia

conceptul de informaţie şi conţinutul acesteia, literatura de specialitate aferentă domeniului managementului acordă un loc aparte informaţiei economice, termen a cărui abordare cunoaşte două accepţiuni: informaţie în sens larg, care se referă la orice

informaţie care poate fi folosită în mod direct sau indirect de către firme în vederea atingerii obiectivelor propuse;

informaţie în sens restrâns, care se referă numai la informaţiile care sunt utilizate în mod nemijlocit în procesele economice ale firmei (contabile, financiare sau comerciale).

22.04.23 15

Clasificarea informaţiilor

gradul de prelucrare: primare – cele care nu au suferit un proces de

prelucrare anterior; intermediare – cele care au fost şi mai pot fi

supuse prelucrării; finale – cele care au un caracter sintetic şi un

grad de agregare ridicat. originea şi destinaţia lor:

informaţii externe - generate în mediu sau destinate acestuia;

informaţii interne - care se nasc şi circulă în interiorul întreprinderii.

22.04.23 16


modul de definire : formale - având un regim prestabilit de

captare, circulaţie, prelucrare şi stocare; informale - care circulă spontan între

compartimente si/sau indivizi în funcţie de necesităţi ;

natura lor: cantitative ; calitative; de comparaţie;

22.04.23 17


gradul de prelucrare: primare – cele care nu au suferit un proces de

prelucrare anterior; intermediare – cele care au fost şi mai pot fi

supuse prelucrării; finale – cele care au un caracter sintetic şi un

grad de agregare ridicat. originea şi destinaţia lor:

informaţii externe - generate în mediu sau destinate acestuia;

informaţii interne - care se nasc şi circulă în interiorul întreprinderii.

22.04.23 18


modul de organizare a înregistrării şi prelucrării: informaţii tehnico-operative – care au frecvenţă

mare de difuzare, caracter analitic şi sunt orientate către localizarea în timp şi spaţiu a proceselor din cadrul firmei;

informaţii de evidenţă contabilă – ce sunt utilizate pentru fundamentarea şi evaluarea deciziilor pe termen scurt şi se referă, în special, la aspecte de gestiune economică ale activităţilor întreprinderii;

informaţiile statistice - care sunt informaţii post-operative ce reflectă în mod sintetic, sub formă preponderent numerică, principalele activităţi ale firmei; sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor întreprinderii comerciale şi pentru diagnosticarea şi previzionarea de noi obiective.

22.04.23 19

Fluxurile şi circuitele informaţionale

2.2.2. Fluxurile şi circuitele informaţionale2.2.3. Procedurile informaţionale

2.3.Tipuri de fluxuri şi circuite informaţionale

2.4.Proiectarea sistemelor informaţionale2.4.1.Elemente ale analizei de sistem2.4.2. Fazele proiectării

22.04.23 20

Fluxurile şi circuitele informaţionale sunt cea de a doua componentă a sistemului informaţional al firmei.


Flux informaţional

EM

IŢĂ

TO

R EM

IŢĂ

TO

R

RECEPTORRECEPTOR1

Circuite informaţionale

Q

RECEPTORRECEPTORQ

Q

Q

22.04.23 21

Cantitatea de informaţii vehiculată (transmisă şi procesată) între emiţător şi receptor se numeşte flux informaţional

Traiectoria pe care o parcurge informaţia se numeşte circuit informaţional.


22.04.23 22

Procedurile informaţionale includ metodele şi tehnicile de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare, operaţiile componente, suporţii, formulele, modelele şi mijloacele de tratare a informaţiilor.

Procedurile informaţionale

22.04.23 23


Procedurile informaţionale sunt demersuri foarte detaliate, constituite şi organizate etapizat: stabilirea suporţilor (purtătorilor) de informaţii

utilizaţi, adică a materialelor folosite pentru consemnarea lor, precum şi a caracteristicilor dimensionale si de structură a acestora.

stabilirea succesiunii tratării informaţiilor şi a operaţiilor pe care acestea le impun, a modelelor si formulelor de calcul utilizate.

22.04.23 24


caracteristicile fundamentale ale procedurilor informaţionale:

gradul ridicat de formalizare a procedurilor informaţionale, bazată în principal pe tipizare, standardizare si codificare a informaţiilor şi situaţiilor informaţionale;

un accentuat caracter opţional al procedurilor informaţionale ale întreprinderilor competitive, precum şi tratarea rapidă a informaţiei;

economicitatea ridicată a procedurilor informaţionale moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enunţate;

22.04.23 25

Mijoace de tratare a informaţiilor

Mijloace de tratare a informaţiilor se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere si prelucrare ale informaţiilor.

Ele definesc suportul tehnic al sistemului informaţional - componente: suportul fizic ce conţine ansamblul de

echipamente-hardware; suportul logic, care cuprinde sistemul de

programe de operare şi programele de aplicaţii – software.

22.04.23 26

Mijloacele de tratare a informaţiilor

În funcţie de performanţele tehnice şi de gradul de intervenţie al omului, mijloacele de tratare a informaţiilor pot fi grupate în următoarele categorii: manuale – când intrările în sistem sunt pe

purtători de hârtie, care sunt procesate manual, ieşirile fiind tot pe purtători de hârtie;

mecanizate – când prelucrarea informaţiilor se face cu ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilităţi de înmagazinare relativ limitate, iar accesul la informaţie este de regulă limitat de performanţele acestora;

automate – când prelucrarea informaţiilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibilităţi de înmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informaţie realizându-se “on line” .

22.04.23 27

Tipuri de fluxuri şi circuite informaţionale

management bun este rezultatul unei decizii corect transmise printr-un sistem informaţional, într-o structură organizatorică permeabilă.

Ele sunt abordate în funcţie de direcţia de vehiculare a informaţiei (verticale, orizontale, oblice); conţinutul informaţiei (omogene, eterogene); frecvenţa producerii (permanente, temporare, periodice) sau configuraţie (ondulatorii, arc, spirală).

22.04.23 28


Potrivit criteriului configuraţie, pot fi definite următoarele tipuri de fluxuri informaţionale:

liniare – care au un caracter permanent şi urmăresc în principal traseul relaţiilor organizatorice de tip ierarhic şi de cooperare;

ondulatorii – care se stabilesc între şefi şi subordonaţii compartimentelor situate la acelaşi nivel ierarhic şi sunt rezultanta unei combinaţii dintre relaţiile de tip ierarhic cu relaţii de cooperare stadiul aplicării

arc – care apar între decidenţi şi executanţi situaţi pe niveluri ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente, şi sunt de regulă generate de deciziile cu caracter de unicat; ele pot fi cu transferul

spirală – care apar cu caracter temporar sau aleator şi sunt specifice fluxurilor specializate pentru urmărirea unui produs (aflat în franciză) de la intrare, până la vânzare şi post vânzare

22.04.23 29


Flux informational ondulatoriu

Serv. Marketing

Şef serviciu

Executant

Serv. Vânzări

Şef serviciu

Executant

Serv. Preţuri

Şef serviciu

Executant

22.04.23 30

Tipuri de fluxuri informaţional

AGADecizia strategică

Director generalVariante decizii

Director comercialAlternative decizii

Serv. comercialPropuneri obiective

Magazin Informaţii, rapoarte

Director generalDecizia tactică

Director comercialDecizie + instrucţiuni

Serv. comercialDecizie + instrucţiuni + termene

şi responsabilităţi

Magazin acţiune

Flux informaţional de tip arc concav

AGADecizia strategică

Director generalDecizia tactică

Director comercialDecizia tactică + instrucţiuni

aplicare

Serv. comercialDecizia tactică + instrucţiuni

aplicare

Magazinacţiune

AGAInformare efecte

Director generalInformare

Director comercialRaport privind stadiul aplicării

Serv. comercialRaport privind stadiul aplicării

Flux informaţional de tip arc convex

22.04.23 31

Proiectarea sistemelor informaţionale

Proiectarea unui sistem informaţional nou este stimulată de nevoia de a perfecţiona procedurile existente. Primul pas al acesteia îl constituie delimitarea sferei de cuprindere a proiectării, prin identificarea relaţiilor cauză-efect care determină slaba funcţionare a sistemului informaţional, în ansamblul său sau a părţilor sale componente.

22.04.23 32

EFECTE Stocuri în exces

CAUZE

EFECTEAprovizionare defectuoasă

CAUZE

EFECTENecunoaşterea exactă a stocurilor

CAUZE

EFECTE

Determinarea incorectă a necesarului de aprovizionat

CAUZE

EFECTENecunoaşterea structurii

cereriiCAUZE

EFECTE Nerealizarea nivelurilor aşteptate pentru: cifra de afaceri; profit.

Nivel ridicat de costuriProductivitate scăzută

Nerealizarea veniturilor programate CAUZE

EFECTE

Spaţii de depozitare blocateCAUZE

EFECTE

Imobilizări de capital circulantCAUZE

Tabloul relaţiilor de determinare

22.04.23 33

Proiectarea sistemelor informaţionale

Criteriul de bază al proiectării constă în eliminarea redundanţelor informaţionale. Privit la nivelul întregului sistem al întreprinderii comerciale, procesul de eliminare a redundanţelor este orientat pe următoarele 5 etape

22.04.23 34

ETAPA 1

o analiză comparativă a componentelor structurii organizaţionale în vederea identificării unor subcomponente care au atribuţii funcţionale similare sau identice;

IDENTIFICARE SI ELIMINARE COMPONENTE STRUCTURALE ORGANIZATIONALE

ETAPA 2

22.04.23 35

ETAPA 2

O analiză a activităţilor specifice fiecărei competenţe, cu eliminarea redundanţelor derivate din existenţa unor activităţi care servesc aceluiaşi obiectiv,

IDENTIFICARE SI ELIMINARE ACTIVITATI; criteriul aplicat este acela al unicităţii activităţilor;

ETAPA 3

22.04.23 36

ETAPA 3

construirea unei diagrame de relaţii care să cuprindă, pe de o parte, relaţiile dintre activităţile specifice fiecărei competenţe funcţionale, iar pe de altă parte, relaţiile dintre activităţi complementare, dar care se găsesc pe niveluri de competenţă funcţionale diferite (relaţii dintre servicii diferite sau birouri diferite);

IDENTIFICARE SI ELIMINARE RELATII; criteriul utilizat este cel al unicităţii relaţiei, iar scopul este acela al eliminării relaţiilor care ar putea să genereze suprapuneri de circuite informaţionale sau dublări de fluxuri

ETAPA 4

22.04.23 37

ETAPA 4

reprezentarea grafică a circuitelor informaţionale specifice fiecărei relaţii, care este o activitate orientată către definirea conţinutului fiecărei informaţii, a purtătorilor de informaţii şi a traiectoriilor acestora;

IDENTIFICARE SI ELIMINARE CIRCUITE; criteriul utilizat este acela al unicităţii locului producerii unei informaţii, iar prin reproiectarea purtătorilor de informaţii se pot elimina eventualele informaţii inutile sau eventualele dubluri de informaţii; ETAPA 5

22.04.23 38

ETAPA 5

informatizarea sistemului informaţional astfel, îmbunătăţit.

02 siaa cap 2

Documents