01.procedimiento compras nacionales (final) · unidad: la unidad de medida del producto o servicio...

Documento propiedad de INDUSTRIAS PROMI DE OCCIDENTE, S.A DE C.V.

PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN

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�� OBJETIVO Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la adquisición de materias primas y materiales con proveedores nacionales solicitadas por los clientes internos, cumpliendo las políticas de compras, precio, calidad, servicio y fechas de entrega, buscando la reducción de costos, mejores condiciones de negocio con los proveedores para satisfacer las necesidades de la compañía.

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�� ALCANCE Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales, Almacén, Tesorería; así como el Jefe de Administración y Finanzas de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.

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�� DEFINICIONES Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales) cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada y relacionado entre sí.

Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles.

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GENERACION DE SOLICITUD DE

PEDIDO DE COMPRA

Según necesidades de cada departamento

COTIZACIONES

Se realizan 2 – 3 cotizaciones con proveedores diferentes para

determinar la mejor opción.

LIBERACION DE ORDEN DE COMPRA

Liberación electrónica de “Orden de compra” desde sistema SAP

según jerarquía.

RECEPCION E INGRESO DE MERCANCIA EN SISTEMA

Encargado de recepción de mercancía recibe al proveedor y su

documentación para darle entrada al material en sistema SAP

REGISTRO DE FACTURAS

Depto. de Contabilidad recibe documentación para registrar facturas a pagar en sistema

SAP.

LIBERACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

DE COMPRA

Las libera el Jefe o Encargadode cada Depto. (días viernes)

GENERACION DE ORDEN DE COMPRA

Se genera en sistema SAP la orden de compra correspondiente

EJECUCION DE PAGO

Gerencia de pagos recibe toda ladocumentación soporte paraproceder al ingreso del portalbancario y ejecutar el pago.

ENVIO DE PEDIDO U ORDEN DE COMPRA A PROVEEDOR

Depto. de compras le solicitara al proveedor todos los docs. necesarios para el soporte de

la compra.

REGISTRO DE PAGO

Tesorería recibe documentación para registrar pago a realizarse

en sistema SAP (cheque o transferencia) y alta en portal

bancario del pago.

MAPEO DE PROCESO DE COMPRAS NACIONALES



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Proceso detallado paso a paso de acuerdo a mapeo

1) GENERACION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA (SAP)

De acuerdo a las necesidades internas de la compañía y/o necesidades de compra de productos o materiales de

cada departamento, se procederá por medio de cada usuario o solicitante (Guadalajara, México y Monterrey);

a la elaboración de una requisición de compra vía sistema SAP, o denominada según sistema ‘Solicitud de

pedido’, ya sea para materias primas para la producción o venta (caolín, arena silica, cementos, etc.) o gastos

indirectos (insumos de computo, servicios, refacciones y/o piezas específicas, etc.), que sean de proveedores

nacionales.

Se describe a continuación la elaboración electrónica de la requisición y/o solicitud; la transacción a utilizarse

para este fin será la ME51N Crear solicitud de pedido

“MATERIAS PRIMAS” Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:

Un renglón por cada artículo o concepto de la compra



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Indicar los siguientes datos:

Material: Código del material a solicitar.

Cantidad: Registrar cantidad de compra.

Fecha de entrega: Fecha en que el material deberá llegar al almacén.

Centro: Indicar el centro de trabajo donde se realiza la solicitud, las opciones son:

Solicitante: Nombre de quien solicita el material o área solicitante.

Organización de compras: Departamento de compras responsable de dar seguimiento a esta solicitud,

se tienen las siguientes opciones y debe seleccionarse la adecuada de acuerdo al centro donde se está

realizando la solicitud.

Dar click sobre el botón para abrir la sección detalle de posición como se muestra en la

siguiente pantalla:



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Ir al tabulador Valoración, verificar el precio propuesto por el sistema

y grabar la solicitud

Se muestra el número de la solicitud que se ha grabado para así poder rastrear su estatus posteriormente.



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“GASTOS INDIRECTOS”

Capturar la transacción en el recuadro subrayado


Indicar los siguientes datos:

Tipo de Imputación: ‘K’ (material que no ingresa al inventario) Centro de costos

Texto breve: Indicar la descripción del material o servicio a solicitar ya que para este tipo de compra no

se cuenta con código de material.

Cantidad: Registrar cantidad de compra.

Unidad: La unidad de medida del producto o servicio a comprar

Fecha de entrega: Fecha sugerida por el sistema en que el material deberá llegar al almacén.

Gpo.artic: En caso de servicios será SE001

Almacen: El tipo de almacén

Un renglón por cada artículo o concepto de la compra



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Centro: Indicar el centro de trabajo donde se realiza la solicitud, las opciones son:

Grupo de compras: 200-201 Comprador responsable de dar seguimiento a la solicitud. Solicitante: Nombre de quien solicita el material o área solicitante.

Organización de compras: Departamento de compras responsable de dar seguimiento a esta solicitud,

se tienen las siguientes opciones y debe seleccionarse la adecuada de acuerdo al centro donde se está

realizando la solicitud.

Dar click sobre el botón para abrir la sección detalle de posición como se muestra en

la siguiente pantalla:

Ir al tabulador Valoración, indica el precio para la solicitud (en este caso el usuario siempre pondrá $1,

compras lo modificara posteriormente)



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Ir al tabulador Imputación,

Cta. mayor: Por default se pondrá 601012-Varios

Centro de coste: Se registrará la contabilización de esta solicitud.

Y grabar la solicitud.

Se muestra el número de la solicitud que se ha grabado para así poder rastrear su estatus posteriormente.



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2) LIBERACION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA (SAP)

Los días viernes de cada semana de las 08:30 am a las 10:30 am, será el día asignado para recibir las requisiciones

de compra generadas por las diferentes áreas o deptos. de la compañía vía sistema SAP; están serán revisadas

de primera mano por el mismo usuario y/o solicitante y así proceder a informarle al Jefe Inmediato del mismo y

pueda comenzar a liberarlas vía sistema SAP durante el transcurso del día o al día siguiente según las cargas de

trabajo de esta persona.

La transacción a utilizarse para este proceso será la ME54N Liberación individual de solicitud de pedido.



El sistema nos muestra la última solicitud de pedido que hemos tratado, para cambiar a la solicitud que

liberaremos dar click en el botón Otra solicitud de pedido, el sistema presenta la siguiente ventana:



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Indicar el número de solicitud a liberar y presionar enter o dar click en el botón

Se presenta la solicitud que hemos tecleado como se muestra en la siguiente imagen:

Abrir la sección detalle de posición dando click al botón

Ir al tabulador Estrategia liberac. Y dar click sobre el botón de liberación



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El sistema muestra mensaje de liberación:

Grabar la solicitud.

3) COTIZACIONES

Ya una vez liberadas en sistema las requisiciones y/o solicitudes, y en los casos donde sea necesario, según el

tipo de material o servicio solicitado, se procederá a realizar al menos de 2 a 3 cotizaciones con proveedores

diferentes para evaluar las mismas y decidir con quién realizar la compra o servicio, dejando evidencia en correo

electrónico de la cotizaciónes dadas.

Como herramienta de apoyo para el usuario del departamento de compras, existe una transacción en sistema

SAP que puede utilizarse a manera de base de datos de todos los proveedores registrados en sistema, que puede

consultarse por medio de la transacción “ZQ_COM001” y servir de guía o referencia para consultar distintos

datos relacionados al proveedor (contacto telefónico, domicilio, datos fiscales, contacto correo-e, producto o

servicio que proporciona, entre otros) que se requieran para poder realizar de mejor manera sus cotizaciones.



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En el caso de proveedores de materia prima directa para la producción (caolín, sílice, polímeros, etc.) en su

mayoría ya no se realizaran cotizaciones; salvo casos muy específicos o por orden directa de la Dirección, ya que

normalmente se tienen acuerdos previos de la lista de precios a manejar con estos proveedores.

4) GENERACION DE ORDEN DE COMPRA (SAP)

Ya una vez determinado con que proveedor se realizara la compra, habiéndose modificado algún dato en la

solicitud de pedido, si así fue necesario, y con la solicitud de pedido ya liberada en sistema SAP, el depto. de

compras procederá a generar el pedido correspondiente en sistema, tomando como referencia la solicitud de

pedido generada anteriormente, es decir de solicitud de pedido de compra se convertirá en un pedido ya

definitivo o llamado “Orden de compra”, asignándole SAP un folio a cada orden de compra generada que

generalmente siempre comenzara con la misma serie numérica (450000…) este folio es de suma importancia ya

que nos servirá para identificar, rastrear o darle seguimiento a la compra durante todo su proceso en sistema.

La transacción a utilizarse para este fin será la ME21N Crear pedido, que se describe a continuación:




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Activar la ventana

Seleccionar opción e indicar que se usarán solicitudes de pedido como se muestra en la siguiente

imagen:



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Entraremos a la siguiente pantalla, seleccionar los filtros adecuados para cada usuario que crea órdenes de

compra y ejecutar.

En la sección de Resumen de documentos se presentan los números de solicitudes de pedido pendientes de

convertirse en orden de compra.



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Para continuar arrastrar la solicitud de pedido a convertir hasta el icono Carro de compra

Todos los datos contenidos en la solicitud de pedido son copiados sobre la orden de compra.

Cerrar la sección de Resumen de documento presionando Resumen documento no activo

Abrir la sección de posiciones dando click en el botón



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Seleccionar la clase de orden de compra que se está creando

Indicar el proveedor que suministra el material o servicio.

Verificar datos y grabar la orden de compra



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El sistema muestra el número de pedido de compra que se ha grabado.

5) LIBERACION DE ORDEN DE COMPRA (SAP)

Ya una vez generado el pedido de compra u “Orden de compra” en sistema SAP, se procederá a liberar la misma.

Con la finalidad de tener un mecanismo adecuado de control del proceso; otro usuario en sistema con una

jerarquía diferente a la auxiliar de compras, desde su respectivo modulo, liberara la misma quedando de la

siguiente manera:

Montos de $1,000 a $5,000 – Serán autorizados por la responsable del Depto. de compras nacionales.

Montos de $5,000 a $10,000 – Serán autorizados por el Gerente de Admón. y Finanzas

Montos arriba de $10,000 – Podrán ser autorizados por la Gerente de Pagos y/o Dirección General.

La transacción a utilizar para liberar el pedido será la ME28 Liberar pedido, que se describe a continuación:




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Indicar el código de liberación que usaremos para liberar pedidos y ejecutar

Se muestran todos los pedidos de compra pendientes de liberar por el código indicado al ejecutar la

transacción. Si se desea liberar algún pedido dar click en el botón

El pedido liberado aparecerá con el indicador como se muestra en la siguiente imagen



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Nos mantenemos en el listado de pedidos pendientes de liberar para continuar, al terminar salir de la

transacción usando el botón

6) ENVIO DE PEDIDO U ORDEN DE COMPRA A PROVEEDOR

Ya liberados los pedidos u órdenes de compra en sistema, el departamento de compras estará en contacto con

el proveedor para solicitarle toda su documentación necesaria y la traiga consigo al momento del arribo a las

instalaciones de Industrias Promi de Occidente, haciéndole llegar vía correo electrónico el archivo en pdf del

pedido u orden de compra generado y así optimizar los tiempos de la recepción y entrega de la mercancía, ya

que estará enterado de esta información la persona Encargada de la recepción de la mercancía.

7) RECEPCION E INGRESO DE MERCANCIA EN SISTEMA

Al momento de arribar el proveedor con su respectiva orden de compra, el encargado de recepción del material

será el responsable de recibir y darle entrada en sistema SAP a la materia prima y/o mercancía, quien

posteriormente le entregara la documentación correspondiente al Depto. de Contabilidad.

8) REGISTRO DE FACTURA (Contabilidad)

Continuando con el proceso y ya una vez entregada la documentación correspondiente por la persona Encargada

de la recepción de la mercancía, el Depto. de Contabilidad procederá a realizar su proceso correspondiente en

sistema SAP, que será donde se estará creando el pasivo o el registro del saldo de la factura a pagar al proveedor

y que posteriormente se compensara cuando se realice el pago.



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9) REGISTRO DE PAGO (Tesorería)

Ya una vez realizado el proceso del Depto. de Contabilidad; Tesorería recibe la documentación soporte para que

de igual manera esta área realice su correspondiente proceso en sistema SAP del registro del pago a realizarse

al proveedor ya sea vía cheque o transferencia. Posteriormente realizara también el alta en el portal bancario

del pago al proveedor dejando como evidencia la impresión del registro para anexarlo a la documentación que

se le entregara a la Gerencia de pagos para su ejecución.

10) EJECUCION DE PAGO

Finalmente Gerencia de pagos recibe por parte de Tesorería toda la documentación soporte completa y así

proceder a ingresar al portal bancario correspondiente por medio de los dispositivos electrónicos (token o

netkey) para la ejecución del pago al proveedor.

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