01 -- problemas decisiones app

Administracin Profesional de Proyectos

Mtro. Carlos M. Aguila 2015 1


[Project Management]

Problemas y Complejidad en la

Toma de Decisiones. Introduccin a la APP



Si hay algo que el profesional de cualquier nivel encuentra a diario en su trabajo es precisamente problemas. El prestigio del que goza est referido, sin duda, a su habilidad personal para resolver problemas. El quehacer de un directivo est totalmente orientado a resolver problemas y tomar decisiones ms que a la ejecucin de esas decisiones. (De aqu la importancia de tomar las decisiones CORRECTAS) Se confunde muchas veces con problema lo que no es sino una toma de decisin.



PROBLEMA: Desviacin indeseable respecto a algn patrn deseado de funcionamiento y sobre la que se puede actuar. Componentes de un Problema: 1. El que quiere y puede tomar la decisin.

Puede tratarse de una persona o un grupo. El mismo problema aparente puede ser o resultar muy distinto segn el que puede tomar la decisin.

2. Las variables controlables. Son las que permiten actuar.

3. Las variables no controlables. Estn fuera de nuestra capacidad de decidir, pero afectan esa decisin.

4. Las limitaciones. Econmicas, legales, culturales, etc



El mtodo tradicional de resolucin de problemas es el conocido MTODO DE LOS 6 PASOS:

1. Identificacin, anlisis y definicin del problema. 2. Generacin de soluciones alternativas. 3. Evaluacin de las soluciones alternativas. 4. Decisin entre las soluciones alternativas. 5. Aplicacin de la solucin escogida. 6. Seguimiento y revisin del programa de solucin.



No cuenta tanto la decisin como el planteamiento del problema Drucker Recoger Informacin, tanta como sea necesaria. Buscar la comprensin integral del problema. Definirlo desde todos los puntos de vista. Deben participar todas las personas o unidades que estn o puedan verse afectadas. Comprender la importancia se saber escuchar a los dems, de conocer sus opiniones. La calidad del proceso depender de la fiabilidad de los datos recogidos.



La definicin precisa del problema es difcil. Por eso se dice que un problema bien definido es un problema medio resuelto. Una definicin distinta, da lugar a una solucin distinta. Cuando surja un problema que implique a personas:

Enncielo de forma que no parezca que supone inculpacin o juicio de valor sobre otros. Escuche la respuesta y reformule la versin dada



La primer solucin que se encuentra no tiene que ser la mejor. Es importante que sean numerosas:

Pida al otro que ofrezca en primer lugar sus soluciones. Evite, en un primer momento, mostrarse crtico o evaluativo. Ni siquiera con el gesto o la actitud. Emplee la Escucha Activa. Trate con respeto las ideas propuestas. Trate de enriquecer las ideas propuestas y no de destacar los puntos dbiles.



La resolucin de un problema puede alcanzarse mediante tres tipos de alternativas:

La solucin ptima, que maximiza el resultado. La solucin satisfactoria, aunque no sea la ptima.

Debe mencionarse como mtodo idneo para esta etapa el brainstorming o tormenta de ideas. Una herramienta fundamental pueden ser los mapas conceptuales. (Ishikawa)



En esta fase ha de ponerse especial cuidado en ser sincero. Acte con sentido crtico. Al evaluar las soluciones ya generadas, es posible que a alguno se le ocurra otra totalmente nueva, mejor que las anteriores. Si no se comprueban las soluciones generadas en el paso anterior, aumentarn las probabilidades de que la solucin final sea pobre o deficiente.



La solucin puede ser:

Preventiva: Para eliminar la posible causa de un problema o reducir la probabilidad de que aparezca o la repercusin. Interina: Se toma antes de conocer la causa para conocer los efectos y ganar tiempo. Es una accin frecuentemente necesaria, pero nunca suficiente. (Gotera) Adaptativa: Trata de absorber la desviacin y reducir al mnimo sus efectos. No elimina la causa. (Lentes) Correctiva: Tiende a eliminar la causa. Es la idnea, pero no siempre es posible o rentable.



Todas las empresas humanas comienzan con una idea. Las buenas ideas traducidas en decisiones acertadas son el motor de una buena empresa. Las mejores decisiones se toman cuando la gente mira ms all de su entorno inmediato para abarcar la totalidad de la organizacin y contemplar el posible impacto sobre la empresa. En momentos de crisis, cualquiera que sea, slo hay dos posibilidades: el peligro de la quiebra o la oportunidad de dar un GRAN SALTO



De acuerdo a un estudio de Paul Nutt, profesor del Fischer College of Business de la Ohio State University:

Mas del 50% de todas las decisiones fracasan; fueron abandonadas rpidamente, ejecutadas nicamente en una parte, o nunca consideradas Por otro lado ms del 91% de los ejecutivos estn ms seguros que nunca de su capacidad de tomar decisiones.

La seguridad para decidir ha aumentado; el xito de las decisiones ha disminuido. Ms que una brecha, es un Gran Can!


Mtro. Carlos M. Aguila 2015

Una vez tomada la decisin, la implementacin corre a cargo

de la APP



Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo especfico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y la utilizacin eficaz de recursos. Los atributos de un proyecto nos ayudan a definirlo:

Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un resultado o producto esperado. El objetivo se define en trminos de: alcance, programa y costo. Se realiza por medio de una serie tareas interdependientes (secuenciales y no repetitivas). Utiliza varios recursos para realizar tareas (personas, organizaciones, equipo, materiales o instalaciones).



Tiene un marco de tiempo especfico, o una duracin finita. Fecha de inicio y fecha en que debe alcanzarse el objetivo. Puede ser una tarea nica. O refinada su documentacin puede ser portable y escalable. Involucra cierto grado de incertidumbre. Antes de que se inicie un proyecto, se prepara un plan con base a ciertas suposiciones y estimaciones.



Resulta importante desarrollar mecanismos y procesos que tomen en cuenta los stakeholders de la organizacin; deben ser considerados como un elemento esencial en la planeacin estratgica de negocios (Pitman, 1984, citado por Correa, 2004).

Fuente: Elaboracin propia a partir de Kippenberger (1996)



La siguiente figura muestra las cuatro fases del ciclo de vida de un proyecto, en relacin al esfuerzo en el tiempo dedicado a cada fase:

Tiempo

Esfuerzo

Identificar una

necesidad

Desarrollar una

solucin propuesta

Realizar el Proyecto

Concluir el Proyecto



El ciclo de vida de todo proyecto, supone adems algunas actividades clave:

Tiempo

Esfuerzo

Identificar una

necesidad

Desarrollar una

solucin propuesta

Realizar el Proyecto

Concluir el Proyecto

1

Inicio

2

Planeacin

3

Viabilidad $$$, Tcnica de mercado

5

Control

4

Ejecucin

6

Cierre



El ciclo de vida de todo proyecto, supone adems algunas actividades clave:

1

Inicio

2

Planeacin

3

Viabilidad $$$, Tcnica de mercado

5

Control

4 Ejecucin

6

Cierre



Inicio Establecer la visin del proyecto, el qu; la misin por cumplir y sus objetivos, la justificacin del mismo, las restricciones y supuestos.

Planeacin Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cmo cumplimos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto. Aqu se establecen las estrategias, con nfasis en la prevencin en vez de la improvisacin

Anlisis de Viabilidad

Realizar actividades encaminadas a la toma de decisin acerca de invertir en un proyecto. Cuantificar y administrar el riesgo, de manera que podamos prevenir la quiebra de la inversin al anticipar la situacin para evitarla.



Ejecucin Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la informacin y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con lo establecido.

Control Comparar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos, de NO identificar desviaciones, continuamos con la ejecucin. Si se encuentran desviaciones, en equipo acordamos la accin correctiva, y luego continuamos con la ejecucin, manteniendo informado al equipo.

Cierre Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto, as como para el desarrollo de futuros proyectos. Por ltimo se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas.




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1. Skim Captulos 1 al 4 de Project Managers Portable Handbook, Third Edition

2. Brevemente describe, critica y evala tres retos que los lderes enfrentan en la creacin, implementacin, ejecucin y cierre de proyectos. Sustenta tu postura.

Individual. Producto :: Archivo en Word de mnimo 1/2 cuartilla con reflexiones personales




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1. Formar Equipos 2. Seleccionar un Estudio de Caso 3. Leer y analizar el estudio de caso asignado

Cul es el problema? Cules podran ser las soluciones? Cmo podran estructurarse esas soluciones en Proyectos Estratgicos

4. Skim Captulo 3 Managing Complex Projects: A New Model by Kathleen B. Hass

5. Analice la complejidad del Problema de acuerdo a la Tabla propuesta por Haas (2009) [Cap 3, Tabla 2.1] Recomiende por lo menos dos estrategias para abordar la complejidad

resultante del anlisis anterior Cul sera un buen Proyecto que solucione la problemtica

encontrada? GRAN PROPUESTA. En Equipo. Producto :: Archivo en Word con las relexiones, respuestas, diagramas y comentarios.

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