01 introduccion a la administracion de proyectos v7
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Documento importante para la Administración de ProyectosTRANSCRIPT
Agosto
2007
Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Proyectos Informáticos – 75.18
Administración y Control de Proyectos I – 75.44
Facultad de Ingeniería (UBA) - 2007
Agosto
2007
Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Equipo Docente
Sponsor
Jefe de TrabajosPrácticos
Mariana Gómez
Docentes Auxiliares
Mariana Gómez
Patricia Bus ,
Alejandro Sasín,
Miguel Saez,
José Laiolo
Raúl Martínez
Titular Cátedra
Raúl Martínez
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El Equipo Docente
• Experiencia en la industria como Jefes de
Proyecto y especialistas
• Experiencia docente en la Facultad
• Muy buenos resultados en encuestas a los
alumnos de los últimos cursos impartidos
• Algunos certificados como PMP
• Todos con gran vocación docente
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Teóricas
• En la clase se ven, sincronizados con la práctica los temas
que luego se van a ejercitar.
• El horario es los lunes de 19 a 21.30 horas, sin intervalo.
• Si bien no son clases obligatorias sugerimos concurrir dado
que en la clase práctica no se da teoría y se asume que el
alumno ya tiene esos conocimientos y los ha repasado para
la clase práctica.
• El coloquio integrador se rinde sobre el último apunte de la
Cátedra.
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Breve Historia de la
Administración de Proyectos
• 1917 Henry Gantt desarrolla los diagramas de Gantt
• Comienza el Manhattan Project in 1942
• 1958, la Marina de EEUU desarrolla los diagramas PERT
• 1970s, se comienza a utilizar el software de administración de proyectos
• 1990 prácticamente todas las industrias aplican alguna forma de Administración de Proyectos
• En poco más de 50 años se establece como una disciplina
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La popularidad de la práctica
• Google y Amazon
– (Project Management)
• Results 214,000,000 for project management
• Papers 331,000 for project management
• Books 20,927 on project management (Amazon)
– (Software Engineering)
• Results 95,300,000 for software engineering
• Papers 835,000 for software engineering
• Books 16,474 on software engineering (Amazon)
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
La creciente importancia de los Proyectos
Operaciones
Proyectos
1800
Sociedad
Agrícola
1900
Sociedad
Industrial
2000
Sociedad
de la Información
Industrias
Compañías
Sociedad
Tiempo
•Ciclos de Vida de los Productos más
cortos
•Mayor demanda de variedad
•Mayor demanda de calidad
•Mayor demanda de mejor precio
•Globalización
•Ejemplo
•1950, una empresa
vendía millones de un
modelo de automóvil
•2004, la misma empresa
produce 89 modelos
distintos de automóviles
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Definición de Proyecto
• Un Proyecto puede ser visto como una
serie de tareas que tienen:
– Un objetivo especifico de desarrollar un
producto o servicio único a completarse
dentro de ciertas especificaciones
– Fechas de comienzo y fin definidas
– Limites presupuestarios
– Recursos que consume
Fuente: Kerzner
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Administración de Proyectos
• La Administración de Proyectos
comprende
– Métodos y herramientas que facilitan el logro
de los objetivos del Proyecto
• En tiempo
• En costos
• Con un nivel dado de performance, utilizando en
forma adecuada los recursos asignados
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Tipos de Proyecto
• De Investigación
– No estructurados
– Difíciles de
planificar
– Poco predecibles
• De Desarrollo
– Estructurados
– Planificables
– Predecibles
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Pregunta
• Ud. diseña un software que le permite a
sus clientes que operan en el Mercado de
Valores, inversiones en bancos,
operaciones inmobiliarias, etc., hacer
negocios con mayor certeza.
– De acuerdo a lo visto y referido a este caso:
cuáles serían para su empresa:
• El Proyecto
• Qué sería operación
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Pregunta
• Qué diferencia hace entre estos 3
términos:
– Proceso
– Proyecto
– Programa
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Pero porqué son complejos los
proyectos?
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Definamos algo Complejo
• Tamaño– Medido en cantidad de partes o cosas que
intervienen y se relacionan
• Dificultad– Cantidad importante de técnicas y herramientas
necesarias para dominar el tema
• Variedad – Múltiples opciones para solucionar el mismo
problema
• Cambio – Variación de los requerimientos originales
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Tamaño
Medido en cantidad de partes o cosas que
intervienen y se relacionan
1 conexión
3 conexiones
6 conexiones 10 conexiones
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Dificultad
Cantidad importante de técnicas y herramientas
necesarias para dominar el tema
Cantidad de Herramientas para el manejo de:
– Alcance (3)
– Tiempos (4)
– Costos (6)
– Recursos (5)
– Riesgos (5)
– Calidad (2)
– Comunicación (1)
– Adquisición (1)Extraído del PMBok
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Como mitigar esta complejidad
de los Proyectos
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Mitigación de la Complejidad
• A través de:
– Modelos
– Comprensión de la dinámica de los proyectos
– Procedimientos y estándares
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Modelos
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Modelos
• Modelos de secuenciación de actividades y calendario
• Modelos de subdivisión el trabajo
• ……
• El modelo contribuye al manejo de la complejidad reduciendo la necesidad de comprender todos sus detalles. Permitiendo enfocarnos en la consecuencia de las acciones.
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Movimiento
de tierraCimientos
Mampostería
de elevaciónDiseño Administración
Obra
Arquitectura PlanosPresupuesto Calendario
Modelos
Representaciones de la
realidad que queremos analizar
WBS
Calendario
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Comprensión de la dinámica de los
proyectos
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El mismo tipo de proyecto, la misma Empresa
Recurs
os
Tiempo
Qué causa la
diferencia?
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
•Cambios propuestos por el Cliente•Crecimiento del Alcance
•Trabajo extra•Contratación de recursos•Compresión del calendario
•Tareas fuera de secuencia•Problemas de coordinación•Problemas de moral del Equipo•Fatiga, equipo “quemado” •Descenso en la calidad y competencia de los integrantes del equipo•Empeoramiento del clima de trabajo
Factores
externos
Respuesta
de la Gerencia
Efectos
colaterales
Retrabajo
no planificado
El mismo tipo de proyecto, la misma Empresa
Pero…distintas respuestas de la Gerencia
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Fecha de
entrega
planificada
Decisión
sobre los
recursos
Fecha de
entrega
estimada
Personal y
otros
recursos
Ritmo de
Trabajo
Progreso
Reportado
Ritmo de
Trabajo
Progreso
Reportado
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Personal y otros
recursos
Ritmo de
Trabajo
Progreso
Reportado
Fecha de
entrega
estimada
Decisión sobre
los recursos
Fecha de
entrega
planificada
e
d
f
Objetivo
Situación actual
Problema
DecisiónR
esu
ltad
o e
sp
era
do
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Personal y otros
recursos
Ritmo de
Trabajo
Progreso
Reportado
Fecha de
entrega
estimada
Decisión sobre
los recursos
Fecha de
entrega
planificada
Productividad
e
d
f
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Personal y otros
recursos
Ritmo de
Trabajo
Progreso
Reportado
Fecha de
entrega
estimada
Decisión sobre
los recursos
Fecha de
entrega
planificada
Productividad
Presión
e
d
f
Agosto
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Personal y otros
recursos
Ritmo de
Trabajo
Progreso
Reportado
Fecha de
entrega
estimada
Decisión sobre
los recursos
Fecha de
entrega
planificada
Productividad
Presión
Rotación
Retrabajo
e
d
f
Agosto
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Personal y otros
recursos
Ritmo de
Trabajo
Progreso
Reportado
Fecha de
entrega
estimada
Decisión sobre
los recursos
Fecha de
entrega
planificada
Productividad
Presión
Rotación
Retrabajo
Real
Percibido
Demora
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Competencias de la Administración de Proyectos
El Arte de la Administración de
Proyectos
– Comunicación efectiva
– Confianza, Valores, Integridad
Honestidad
– Sociabilidad
– Liderazgo, Desarrollo del
equipo
– Flexibilidad
– Toma de decisiones
– Resolución de problemas
– Comprensión del negocio
– Negociación, Relación con el
cliente
– Manejo del cambio
– Manejo de expectativas
– Consultoría
La Ciencia de la Administración
de Proyectos
– Planificación
– WBS
– Gantt
– Estándares
– CPM/ diagramas de
precedencia
– Análisis de variaciones
– Métricas,
– Earned value
– Curvas S
– Administración de riesgos
– Reportes de avance
– Estimación y nivelación de
recursos.
Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos AMA Handbook
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Conclusión
• Los proyectos deben verse como sistemas
complejos
– Consisten de varias partes interdependientes
– Son altamente dinámicos
– Implican múltiples procesos de realimentación
– Involucran reacciones no lineales
– Involucran datos “duros” y “blandos”
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Procedimientos y estándares
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Procedimientos y Estándares
• Procedimiento
– Es la forma metódica de hacer operaciones
repetitivas.
• Estándar
– Enfoque requerido para llevar a cabo una
actividad o tarea, utilizar un producto, etc.
• El estándar puede ser una buena práctica que
debe seguirse para tener mayor chance de éxito.
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Estándar
Ciclo de Vida
Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Inicio
Planificación
Ejecución
Cierre
Control
Ciclo de Vida de un Proyecto
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Inicio
Planificación
Ejecución
Cierre
Control
Ciclo de Vida Completo
Visión
Alcance
Visión Aprobada
Alcance Aprobado
Planificación Aprobada
Proyecto Finalizado
Proyecto Cerrado
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Ciclo de Vida del Producto y de los Proyectos
Visión
Alcance
Visión Aprobada
Alcance Aprobado
Operación
Operación
Operación
Retiro
Proy. V1
Proy. V2
Proy. V3
Producto
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Estándar
Entregables
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Alcance
Oportunidad/Problema de Negocio
CostosBeneficios
Solución
Proyecto Aprobado
Proyecto Cancelado
Usuarios
Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
VIS
IO
N
Visión y Alcance
La Visión
Oportunidad/Problema de Negocio
Solución
Usuarios
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
El Alcance
Alcance
Usuarios
¿Cuánto?
¿Qué haremos? /¿Qué NO haremos?
CostoRecursosTiempo
Versiones CO
NTR
ATO Proyecto Aprobado
Proyecto Cancelado
Adm. de Cambios
Riesgos
¿Cómo?
Visión y Alcance
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Plan del Proyecto
Organización del Proyecto
Planes y procedimientos
Objetivos /Alcance
CO
NTR
ATO Proyecto Aprobado
Proyecto Cancelado
Adm. de Cambios
De entregas
Visión y Alcance
De calidad
De Comunicación
Control de Cambios
Control de Configuración
Administración de Riesgos
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
VIS
IO
N
Alcance
Oportunidad/Problema de Negocio
CostosBeneficios
Solución
Proyecto Aprobado
Proyecto Cancelado
Usuarios
Alcance
Usuarios
¿Cuánto?
¿Qué haremos? /¿Qué NO haremos?
CostoRecursosTiempo
Versiones
CO
NTR
ATO
Proyecto Aprobado
Proyecto Cancelado
Adm. de Cambios
Riesgos
¿Cómo?
Organización
Planes y procedimientos
Objetivos /Alcance
CO
NT
RA
TO
Proyecto Aprobado
Proyecto Cancelado
Adm. de Cambios
De entregas
De calidad
De Comunicación
Control de Cambios
Control de Configuración
Administración de Riesgos
VISIÓN
ALCANCE
PLAN
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Ejercicio: Seleccionar las posibles causas que
pueden haber llevado a esta situación
1. Actividades no
completadas en fecha
2. Desvío de costos
3. Baja performance del
proyecto
4. Alta rotación de personal
5. Dos Departamentos
ejecutando las mismas
actividades en un
Proyecto (duplicando)
1. Demasiados proyectos a la
vez
2. Compromisos de calendario
imposibles
3. Falta de análisis funcional
4. Nadie responsable por el
proyecto en su totalidad
5. Pobre control de cambios y
continuos cambios del usuario
6. Poco conocimiento de la tarea
de Jefe de Proyecto
7. Poco control de costos
8. Prioridades del proyecto en
conflicto
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Áreas de la Administración de
Proyectos
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Administración de
Proyectos
Costos
Recursos
Humanos
Comunicaciones
Tiempos
Alcance
Adquisición
Calidad
Riesgos
Integración
Áreas de la Administración de Proyectos
PMBOK
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Costos
• Estimación (planificación)
• Presupuestación (planificación)
• Control de los Costos del Proyecto
(control)
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Calidad
• Planificación de la Calidad (planificación)
• Aseguramiento de la Calidad (ejecución)
• Control de la Calidad (control)
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Tiempos
• Definición de actividades (planificación)
• Secuenciamiento (planificación)
• Estimación de recursos (planificación)
• Estimación de duración (planificación)
• Calendarización (planificación)
• Control de Calendario (control)
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Administración y Control de Proyectos I – Proyectos Informáticos
Recursos Humanos
• Planificación de Recursos Humanos
(planificación)
• Obtención del Equipo de Trabajo
(planificación)
• Desarrollo del Equipo de Trabajo
(ejecución)
• Administración del Equipo de Trabajo
(ejecución)
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Riesgos
• Planificación y administración de riesgos
(planificación)
• Identificación de riesgos (planificación)
• Análisis cualitativo de riesgos (planificación)
• Análisis cuantitativo de riesgos (planificación)
• Planificación de respuesta al riesgo
(planificación)
• Monitoreo y control de riesgos (control)
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Alcance
• Definición del Alcance (planificación)
• Creación de la WBS (planificación)
• Verificación del Alcance (control)
• Control del Alcance (control)
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Comunicaciones
• Planificación de la Comunicación
(planificación)
• Distribución de la Información (ejecución)
• Reporte de Performance (control)
• Administración de la comunicación con los
Interesados (ejecución)
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Integración
• Lanzamiento del Proyecto (inicio)
• Desarrollo del Plan de Proyecto (planificación)
• Dirección y administración de la ejecución del Proyecto (ejecución)
• Monitoreo y control de las actividades (control)
• Control de Cambios (control)
• Cierre del Proyecto (cierre)
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Adquisición
• Planificación de la adquisición
(planificación)
• Planificación de la solicitud (planificación)
• Solicitud (ejecución)
• Selección del proveedor (ejecución)
• Administración del contrato (ejecución)
• Cierre de la contratación (cierre)
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Bibliografía
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Bibliografía
• Project Management, H. Kerzner, 5th
Edition, 1995 VNR
• PMBOK® Guide, 2004 Edition
• The new Project Management, D. Frame, 2002
• La Quinta Disciplina, Peter Senge.
• Software Projects Dynamics T. Abdel-Hamid.