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Gestión documental
¿Qué es la gestión documental?
Retos
de la
Gestión documental
Logo 6
Reto 1- Archivos electrónicos
Fondos acumulados
Archivos Archivos Electrónicos
Logo 7
Reto 2. Incrementar la productividad
Sin GD
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Con GD
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Logo
Tiempo dedicado al archivo
CON “SGD”
30%
40%
10,71%
Sin un sistema de gestión de documentos
Fuente: Informes de consultores como Gartner Group
500 horas laborales
al año
Los retos de la gestión documental
Incremento en la productividadAhorro de tiempo
El porcentaje de tiempo de un empleado dedicado a tareas de archivo y
organización de documentos esta entre un 30 y 40% del tiempo total, con un
sistema de gestión documental se reduce a un 10.71%
30% - 40%
10.71%Fuente: Informes Gartner Group,Ashburnham Group, Cap VenturesCoopers, Lybrand, Forrester ResearchIkon Office, Dataquest, Artur Anderson,Innovasoft IDC
Los retos de la gestión documental
Análisis de gastos en Colombia
Sueldo Básico
Prestaciones sociales y aportes parafiscales
Total salario
$ 1.000.000,00 más 50% prestaciones sociales y aportes parafiscales $ 1.500.000,00
Sin un programa de gestión documental:
Tiempo dedicado a labores de gestión documental 35% por mes $ 525.000,00
Tiempo dedicado a labores de gestión documental 35% por año $ 6.300.000,00
Implementando el programa de gestión documental:
Tiempo dedicado a labores de gestión documental 10,71% por mes $ 160.650,00
Tiempo dedicado a labores de gestión documental 10,71% por año $ 1.927.800,00
Ahorro anual $ 4.372.200,00
Los retos de la gestión documental
Incremento en la productividadBúsqueda de documentos
4 minutos
30 segundos
Fuente: Informes Gartner Group,Ashburnham Group, Cap VenturesCoopers, Lybrand, Forrester ResearchIkon Office, Dataquest, Artur Anderson,Innovasoft IDC
Ahorro de tiempo con SGDETAREATiempo estimado
sin SGDE en
minutos
Tiempo estimado con SGDE
en minutos
Lectura y clasificación de la correspondencia 1 min. 1 min.
Lectura y clasificación de la correspondencia/digitalización e indexación 0 min. 3 min.
Distribución a sus destinatarios 2 min. 0 min.
Fotocopia/s 2 min. 0 min.
Archivo 4 min. 0 min.
Búsqueda para consulta solicitada 4 min. 0,5 min.
Nueva fotocopia 1 min. 0 min.
Archivar nuevamente el documento consultado 2 min. 0 min.
Total 16 min. 4,5 min.
Los retos de la gestión documental
El archivo se duplica cada 3 años
El 20%-25% se archivan incorrectamente y
aproximadamente el 7,5% de los documentos
Se pierden.
Logo 14
Reto 3 Reducción de gastos
El valor de los gastos en administración de archivos están entre el 5% y el 15% de los
Ingresos de una organización con un SGD, estos gastos se pueden reducir entre el 40% Y el 80%.
Logo
Gastos en fotocopias e impresiones
15
El gasto en impresiones y
fotocopias esta entre el 1% y el
1% de los ingresos de una
empresa.
El 90% de las empresas
desconocen estos gastos
Estudio de Buyers Laboratory
Logo
Los retos de la gestión documental
Incremento en la productividadBúsqueda de documentos
500 horas al año $3,125,000
Fuente: Informes Gartner Group,Ashburnham Group, Cap VenturesCoopers, Lybrand, Forrester ResearchIkon Office, Dataquest, Artur Anderson,Innovasoft IDC
Reducción de gastos
Reducción de gastos de papel
El 96% de los documentos importantes circulan en papel. El 90% de las comunicaciones con los clientes se realiza en
soporte papel o copias de correos electrónicos que seimprimen.
Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9millones de páginas en Europa, realiza 4 millonesfotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700horas haciendo circular documentos.
El 19% de los documentos que se imprimen o sefotocopian nunca prestan ninguna función.
Reducción de gastos
Gasto en cifras colombianas por empleado
Tipo de papelería Cantidad Valor unitario Valor total
Copias que imprime* 9.000 $ 500,00 $ 4.500.000
Fotocopias 4.000 $ 100,00 $ 400.000
Fax que recibe 1.000 $ 70,00 $ 70.000
Valor total de papelería $ 4.970.000
(*) Valor del papel más insumos de impresión.
Los gastos del desorden
El gasto promedio de encontrar un
documento es de USD $120
El gasto promedio por reproducir un
documento es de USD $220
Fuente: Gartner Group Consultancy
Reducción de espacios
Más del 15% de la superficie de las
oficinas está reservada paraArchivadores de documentos en papelFuente: AIIM Europe 2009
El costo promedio de archivar un
documento es de USD $30
Fuente: Gartner Group Consultancy
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Reto 4 Disminución de riesgos y amenazas
Riesgos y amenazas
De origen
humano
Sin intención
Negligencia
Mal intencionado
Interno Externo
De origen natural
Deterioro Bio-químico
Reducción de riesgos
53% de los empleados han visto documentos confidenciales, en fotocopiadoras
o impresoras.
Control del acceso que tienen los empleados a la información
Existe un alto porcentaje de fuga de información
Agentes externos inundación, incendio, deterioroBiológico, etc.
Reducción de riesgos
¿Cuánto vale un documento que no se encuentra?
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Reto 5 Contribución con el medio ambiente
1 folio necesita medioLitro de agua para su fabricación
Logo 25
Reto 6 Transparencia administrativa
Fomentar la transparenciaadministrativa
Los archivos
desordenados son fuente
de corrupción
Logo 27
Reto 7 Cumplir con la normatividad
SUJETOS OBLIGADOS
No
rmas
ap
licab
les
a la
ges
tió
n d
ocu
men
tal
Marco legal colombiano
Normas técnicas
Estándares internacionales
Constitución política
Leyes
Decretos
Resoluciones
Acuerdos
Leyes
Decretos
Acuerdos AGN
Circulares
Directiva presidencial
527
1999
594
2000
1437
2011
1712
2014
2693
2012
2609
20122578
2012103
2015
004
2012005
2012003
2015
003
2015
004
2012
106
2015
019
2012
¿Qué es un documento?
Importancia de los archivos
Inicio de la gestión documental en Colombia
La cédula Real del 9 de
octubre de 1549-
Expide la obligación de
tener Archivos en el nuevo
reino de granada
El día del archivo es el 9 de
octubre- Decreto 3666 de
noviembre 8 de 2004
Ámbito de aplicación
Artículo 2.
• Administración
pública en sus
diferentes niveles
• Entidades privadas
que cumplen
funciones públicas
SIC
Empresas
vigiladas por la
superintendencia
de Industria y
Comercio.
+Nuevos
Obligados
Resoluciones 8934 de 2014
723 de 2015
Ley 1712 de 2014
Decreto 103 2015Ley 594 de 2000
Artículo 5.
Ley 1712 de 2014
Nuevos obligados Ley 1712
1. Personas naturales y jurídicas, públicas o privadas,
que presten función pública o servicios públicos
2. Persona natural o jurídica o dependencia de persona
jurídica que desempeñe función pública o autoridad
pública
3. Los partidos o movimientos políticos y los grupos
significativos de ciudadanos
Las EPS, las IPS, las ARL, las Notarías, los Fondos de pensiones, y las Cajas de
Compensación, los Centros Educativos, las Universidades, las Cámaras de
Comercio. Etc.
Los Tribunales de Ética Médica, las Cámaras de Comercio, los Cabildos
Indígenas, los Consejos Comunitarios, los Asociaciones Gremiales. Democrático,
entre otros.
El partido Liberal Colombiano, el Partido Conservador, el Partido Verde, el
Partido Cambio Radical, el Polo
Info
rmació
n r
ela
cio
nada
Ley 1712 de 2014
Nuevos obligados Ley 1712
4. Las entidades que administren instituciones
parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen
pública
Los Administradores de Parafiscales como
Fedegan, las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado como INDUMIL,
Colpensiones, el Fondo Nacional del Ahorro,
los Contratistas del Estado, entre otros.
¿Qué tipo información se
debe
Incorporar en el SGD?
Órganos rectores
