5.2.2018

ASIAN LUOMINEN, VIREILLESAATTAMISPYYNNÖN LÄHETTÄMINEN JA PÄÄTÖSEHDOTUKSEN TEKEMINENHuom. Asian valmistelija vie kaikki osastoille suoraan saapuneet, asiaan liittyvät asiakirjat Domukseen ja tarvittaessa skannaa saapuneet asiakirjat ja liittää asiakirjat asialle.

1. Tarkista ensin, kuuluuko valmistelemasi asia Domuksessa jo aiemmin avattuun asiaan.

2. Ota yhteyttä kirjaamoon tai hae asiaa Asian hausta.

3. Jos asiaa ei ole aiemmin avattu Domuksessa, valitse päävalikosta Luo asia.

4. Täytä asian perustiedot annettuihin kenttiin. Pakolliset kentät on erotettu *-merkillä.

Kirjoita henkilöstöasioita koskeviin asioihin asian otsikko Nimike-kenttään muotoon: Etunimi Sukunimi; otsikon loppuosa (Maija Meikäläinen; palkaton virkavapaus).

Toimeksiantaja-kenttä on myös pakollinen kenttä, joka pitää täyttää. Mahdollisia toimeksiantajia ovat Kirkkohallitus, Kirkolliskokous ja Piispainkokous. Jos asia tulee Kirkkohallituksen ulkopuoliselta taholta, toimeksiantajaksi laitetaan tuo ulkopuolinen taho.

5. Napsauta Tallenna ja jatka.

Asian välilehdet ja asian käsittelyyn liittyvät painikkeet tulevat näkyviin. Sovellus antaa asialle seuraavan vapaan asianumeron.

6. Tee asiasta vireillesaattamispyyntö.

7. Napsauta Vireillesaattamispyyntö asian Perustiedot-välilehdellä.

Kirjaajat-käyttäjäryhmälle lähtee vireillesaattamispyyntö-toimeksianto

8. Napsauta Näytä asia, niin pääset takaisin asialle.

9. Asia avautuu.

10. Avaa välilehti Toimenpiteet.

11. Napsauta Luo toimenpide.

12. Täytä asian perustiedot annettuihin kenttiin. Valitse Toimenpidetyypiksi Asian valmistelu. Pakolliset kentät on erotettu *-merkillä. Poista asianumero nimikkeen otsikosta.

Kirjoita henkilöstöasioita koskeviin päätösehdotuksiin asian otsikko Nimike-kenttään muotoon: Etunimi Sukunimi; otsikon loppuosa (Maija Meikäläinen; etätyösopimus).

13. Napsauta Tallenna ja jatka.

14. Valitse Asiakirja-kentässä Luo.

15. Täytä asiakirjan perustiedot annettuihin kenttiin. Pakolliset kentät on erotettu *-merkillä. Valitse Tyyppi-kenttään alasvetovalikosta Päätösehdotus.

16. Napsauta Tallenna ja jatka.

Asiakirjan muut välilehdet tulevat näkyviin.

Kun olet luonut asiakirjan ja täydentänyt pakolliset metatiedot, voit luoda asiakirjalle tiedoston.

17. Valitse Tiedosto-kenttään MS Office -mallit ja napsauta Luo tiedosto.

18. Valitse listalta Päätösehdotus-mallipohja ja napsauta Valitse.

19. Kirjoita päätösehdotus muokkaamalla asiakirjapohjaa.

20. Tallenna tiedosto: Apuohjelmat --> Tweb: Tallenna muutokset -toiminnolla.

21. Kun tiedosto on tallennettu, antaa järjestelmä siitä ilmoituksen. Kuittaa ilmoitus napsauttamalla OK.

22. Palaat sovellukseen. Päivitä ja vapauta asiakirja napsauttamalla Vapauta.

Asiakirjan Perustiedot-välilehdelle on ilmestynyt uusia tiedoston käsittelyyn liittyviä painikkeita.

Päätösehdotus on valmis.

Jos päätösehdotukseen ei kuulu liitettä, siirry kohtaan Lähetä päätösehdotus listalle.

Jos huomaat, että päätösehdotukseen tuli virheitä tai haluat lisätä tai muuttaa siihen jotain, voit tehdä muutokset samaan päätösehdotukseen ja myös sen jälkeenkin, kun olet lähettänyt sen listalle-toimeksiannolla. Domus-ohjelma näyttää aina uusimman version.

Jos haluat muuttaa päätösehdotuksen otsikkoa, muuta se ensin metatietoihin ja tallenna. Jotta se muuttuu myös word-tiedostoon, napsauta Muokkaa tiedostoa ja wordissa napsauta Apuohjelmat > Tallenna muutokset. Lopuksi vapauta päätösehdotus.

Liitteen liittäminen asiakirjalle

Suhteet-välilehdellä voit määritellä asiakirjan yhteydet toisiin asiakirjoihin sekä lisätä asiakirjalle liiteasiakirjoja. Muuta liitteet pdf-muotoon, jotta sivutus toimii paremmin Domuksessa.

Varaa ensin asiakirja, jolle liität liitteen.

1. Napsauta Suhteet-välilehteä.

Liitteeksi voi liittää asiakirjan, joka on jo Domuksessa tai Domuksen ulkopuolella olevan asiakirjan.

I Kun liitettävä asiakirja on Domuksessa, käytetään Liitä-painiketta.

II Kun liitettävä asiakirja on esim. levyllä, käytetään Luo liite -painiketta.

Vaihtoehto I

2. Napsauta Liite Liitteet-kentän vieressä. Asiakirjan haku -näkymä avautuu.

3. Kirjoita Asiakirjan hakuteksti -kenttään alkua hakemastasi asiakirjan nimestä. Napsauta Hae.

4. Laita ruksi asiakirjan nimen edessä olevaan ruutuun ja napsauta Valitse.

5. Valitsemasi asiakirja siirtyi Liitteet-kenttään.

6. Siirry Perustiedot-välilehdelle ja napsauta Vapauta.

Siirry kohtaan Lähetä päätösehdotus listalle, sivu 15.

Vaihtoehto II

2. Napsauta Luo liite Liitteet-kentän vieressä. Uusi asiakirja -näkymä avautuu.

3. Täytä asiakirjan perustiedot kenttiin. Pakolliset kentät on merkitty *-merkillä. Tallenna ja jatka. Nimike = asiakirjan otsikko.

Huom. Jos liität salassa pidettävän liitteen, käy myös muuttamassa ennen dokumentin liittämistä asiakirjan metatiedoksi Käyttöoikeudet-välilehdellä Salassa pidettävä (asiakirjan liittämisen jälkeen et voi enää muokata tätä liitteen metatietoa eli liitteestä tulee julkinen).

4. Lisää asiakirjalle tiedosto. Valitse Tiedosto-kenttään tiedostotyyppi valintalistasta ja Luo tiedosto. Valitsemasi ohjelma tai tiedoston tai mallipohjan valinta -näkymä avautuu.

Hae tiedosto levyltä

5. Valitse Tiedosto-kentän listalta Hae tiedosto levyltä ja napsauta Luo tiedosto.

6. Hae haluamasi tiedosto levyltä napsauttamalla Selaa-painiketta.

7. Tallenna ja jatka

8. Palaat sovellukseen.

9. Napsauta Palaa, niin pääset takaisin asiakirjalle, jolle teit liiteasiakirjan.

10. Napsauta Vapauta.

11. Siirry Perustiedot-välilehdelle.

12. Lähetä päätösehdotus listalle.

Lähetä päätösehdotus listalle

Lähetä päätösehdotus Listalle-toimeksiantona esityslistan kokoajalle.

Varmista, että päätösehdotus ei ole varattuna. Napsauta tarvittaessa Vapauta.

1. Napsauta Luo toimeksianto-painiketta valmisteluasiakirjan Perustiedot-välilehdellä.

2. Toimeksianto-näkymä avautuu. Valitse toimeksiannon tyypiksi Listalle. Täytä toimeksiannon tiedot kenttiin.

3. Lisää Vastaanottajat (Tweb) -kenttään toimeksiannon vastaanottaja (toimielimen kokoussihteeri) ja Saate-kenttään, mihin kokoukseen päätösehdotus menee.

4. Napsauta Lähetä.

5. Saat ilmoituksen lähettämästäsi toimeksiannosta.