ARKIVRUTINER

ESA 801. februar 2018

1

InnholdDOKUMENTBEHANDLING I ESA 8 – KORTVERSJONEN (JANUAR 13).......................4

E-post......................................................................................................................................4Svar INN.................................................................................................................................4Ekspedering - Svar UT............................................................................................................5Ekspedering - E-post...............................................................................................................5Vedlegg...................................................................................................................................5Dokumentflyt med godkjenning.............................................................................................5Statuskoder journalposter........................................................................................................8

OPPRETTE SAK........................................................................................................................8OPPGAVER KNYTTET TIL SØK PÅ JOURNALPOSTTYPE ELLER STATUS I ESA......8

Kontroll av daglig postjournal inn- og utgående brev/notater................................................9Status M – (Mottatt post på papir og epost)............................................................................9Status S – (Mottatt post registrert av saksbehandler)............................................................10Status F – (X-notat)...............................................................................................................10Status FF – (feilet digital forsendelse) (Sentraladministrasjonen v/Hanne M. Andersen følger opp disse)....................................................................................................................11Status E – (utgående brev/notater som er sendt i ESA eller post/epost/Svar UT). Gjelder også status J før februar 2016 for dokumenttype U, N og X................................................11Status J – (inngående brev)...................................................................................................12Avslutte sak...........................................................................................................................12Daglige kontroller.................................................................................................................12Ukentlig kontroller................................................................................................................12Disse kontrollene gjøres før en ansatt som er saksbehandler i ESA slutter..........................13

DETTE SKAL GJØRES FØR EN JOURNALPOST SKAL UTGÅ.......................................13PERSONAL - FØDSELSNUMMER.......................................................................................14TILSETTINGSSAKER............................................................................................................14

Åpne jobbsøknader...............................................................................................................14PERSONALMAPPER..............................................................................................................14

Arkivering.............................................................................................................................14Gradert informasjon..............................................................................................................14Journalføring.........................................................................................................................14Ansatte ved flere videregående skoler..................................................................................15Personalsak og disiplinærsak................................................................................................15Bevaring/Kassasjon...............................................................................................................15Overføring av opplysninger i personalmappene...................................................................15

2

UTDANNINGSMAPPE............................................................................................................16Dette skal i Utdanningsmappene..........................................................................................17Dette skal ikke journalføres eller i elevmappen:...................................................................18

INNTAK VIDEREGÅENDE SKOLE.....................................................................................18Meldeskjema i forbindelse med videregående opplæring....................................................18Inntak 1. februar fra fylkeskommunal videregående skole i Troms.....................................19Innføringstilbud for minoritetsspråklige elever Breivika, Senja og Rå videregående skole 19Overgangsskjema..................................................................................................................20

KLAGE PÅ KARAKTERER...................................................................................................20Eksamensklager....................................................................................................................20Klage på standpunktskarakter...............................................................................................21

ELEVHYBLER........................................................................................................................22Dette skal også i Internat/hybelmappen:...............................................................................22

TYVERI, INNBRUDD OG HÆRVERK.................................................................................22REALKOMPETANSEVURDERING......................................................................................22PERSONALBOLIGER.............................................................................................................22

3

DOKUMENTBEHANDLING I ESA 8 – KORTVERSJONEN (JANUAR 13)

Inngående dokument Utgående dokument

Eksternt DOK/I (må avskrives) svar Eksternt DOK/U Brev-mal skal brukes

Internt DOK/N (må avskrives) svar Internt DOK/N Notat-mal skal brukes (kan ikke sendes med svar ut, da det ikke har ekstern mottaker)

Internt DOK/X (orienteringsnotat) Ingen oppfølging med svar

Interne notater (DOK/N eller DOK/X) brukes mellom enheter i fylkeskommunen. F.eks. utdanningsetatens kontakt med skolene, overtannlegenes kontakt med tannhelsesjefen.

Innkommende dokumenter (DOK/I), utgående dokumenter (DOK/U) og interne notater (DOK/N) skal journalføres og utgjør postjournalen. Arkivars registrering er bare veiledende. Det er saksbehandlers ansvar å sørge for at dokumenter som inneholder informasjon som ikke skal være offentlige graderes med riktig hjemmel i offentlighetsloven.

Interne notater som bare er til orientering eller arkivering registreres som DOK/X. Disse kommer ikke i postjournalen, men arkiveres på saken for ettertiden.

Skal det ikke svares på mottatt post avskrives DOK/I eller DOK/N med Avskriv med kode, tatt til etterretning.

E-postJournalføres og arkiveres ved hjelp av Arkiv plug-inn. Kontakt med andre enheter i fylkeskommunen skal gjøres med internt notat (DOK/N eller DOK/X) og ikke via e-post. I Søk etter mottaker/avsender kan man søke etter virksomheter enhetsregister, personer i folkeregisteret og tilgangsgrupper, f.eks. rektorene.

Svar INNPost mottatt på fordelingssak fra andre virksomheter sak- og arkivsystem eller via e-dialog tjeneste journalføres av Arkivavdelingen. Mottatt post i status M for øvrig journalføres av enhetens skolearkivar. Det forventes at at signerte dokument, automatisk mottatt innkommet brev eller registrerte inngående brev journalføres fortløpende. Det opprettes avvik på status M og S som ikke er journaltført innen 1 uke.

4

Ekspedering - Svar UT Fra 1. januar 2017 skal vi fortrinnsvis sende post digitalt via Svar UT tjenesten.

Post som ikke skal sendes digitalt, pga. manuelle vedlegg eller filformater som ikke aksepteres (bare konvertering til PDF godtas) må ligge med status R eller G inntil arkivar har fått beskjed om at det er sendt eller arkivar sender ut.

Forsendelser med Svar UT sendes til virksomhets altinnkonto, privatpersons digitale postkasse eller til vedkommende via Altinn. Post som ikke leses digitalt i Altinn vil bli skrevet ut etter 40 timer og sendt i posten fra Svar UT automatisk. Personer som selv har digital postkasse får bare post digitalt.

For at post skal bli korrekt sendt til Altinn/digital postkasse trengs - Organisasjonsnummer

eller- Fødselsnummer-

Hvis ikke går det rett til utskrift. Vi har muligheter for søk i folkeregisteret og enhetsregister. Se brukerveiledning for SvarUt på KS læring: https://www.kslaring.no/mod/page/view.php?id=43079

NB. Ikke bruk Svar UT eller E-post når mottaker har hemmelig adresse. Grunnen er at adressen ikke skal lagres i ESA.

Ekspedering - E-post

Det er mulig å sende dokumenter fra ESA via e-post, som forsendelse eller kopi, men ikke dokumenter unntatt offentlighet. Mottaker vil da få dokumentet og evt. vedlegg tilsendt med postmottak@tromsfylke.no som avsender.

For at en forsendelse skal gå direkte med e-post må man for mottaker velge forsendelsesmåte E-post, hvis ikke sendes forsendelsen via Svar UT.Se brukerveiledning for ekspedering av e-post på KS læring: https://www.kslaring.no/mod/page/view.php?id=43079

VedleggAlle vedlegg, som inneholder arkivverdig informasjon, må også være elektronisk lagret på journalposten. Kan gjøres på flere måter; produsere fra journalpost eller tilknytte allerede lagret fil. Det finnes egne rutiner for vedlegg i store format, politiattest eller format uegnet for lagring elektronisk.

Dokumentflyt med godkjenningVed arkivering av dokument får man spørsmål om man ønsker å sende dokument til godkjenning. Skal leder godkjenne dokumentet så velger man denne. Leder får oppgave i ESA med flere valg. Saksbehandler på dokumentet får oppgave dersom dokumentet ikke

5

godkjennes eller er godkjent. Saksbehandler må kun endre status på j.posten fra flere valg. Alle kan følge dokumentet ved å se hvilken status det har:

6

Dokumentet kan ikke endres

Brev

Settes til «Ferdig og ekspederes med Svar ut/epost» fra Flere valg

7

AvdelingslederStatus FIG

Sendes til godkjenning Etatsleder

Status G

Sendes til godkjenning

Ikke godkjent

Ikke godkjent

Saksbehandler

SaksbehandlerStatus G

Notat settes til ekspedert da får mottaker dokumentet på sin oppgave.

Godkjent, ekspederes av saksbehandler

Sendes til godkjenning

Ekspederes av saksbehandler selv

Statuskoder journalposter

Kun de som er skrevet med stor skrift kan brukes av skolene.

A = AvsluttetR = Reservert/konseptFIG = Ferdig, ikke godkjentF = Ferdig fra saksbehandlerFY = Til godkjenning hos fylkesrådG = Godkjent av lederRS = Retur saksbehandlerGL = Godkjent av leder, sendt videre til godkjenningGFY = Til godkjenning hos fylkesrådGS = Godkjent for sak til fylkesrådetGO = Godkjent av fylkesråd, ikke saksfremlegg, annen oppfølgingGM = Godkjent av fylkesråd, oppfølging av møtesekretærEF = Klar for elektronisk forsendelseFF = Forsendelse feiletE = EkspedertJ = Journalført M = Midlertidig registrert av arkivarS = Midlertidig journalført av saksbehandlerU = Utgår/Flyttet

OPPRETTE SAKNår sak opprettes, må en være bevist på følgende

○ Saksansvarlig?○ Sakstittel ihht evt. rutinebeskrivelser○ Tilgangsgruppe?○ Arkivdel?○ Arkivkode?

OPPGAVER KNYTTET TIL SØK PÅ JOURNALPOSTTYPE ELLER STATUS I ESA

Hver enkelt registreringsenhet har ansvar for kontroll av sine registreringer: skolene og arkivavdelingen. Noen av søkene må tas i hele databasen. Husk å begrense søket med dato.

Daglig, dvs. foregående dags registreringer (mandag; fredag, lørdag og søndag):

8

Kontroll av daglig postjournal inn- og utgående brev/notater

Søk opp postlisten for egen enhet (journalposttyper I, U og N). Dersom en ønsker det kan en søke opp flere journalposttyper for å kvalitetssikre blant annet gradering, Se link i KS Læring: https://www.kslaring.no/mod/page/view.php?id=43079

○ Skrivefeiler?○ Er avsender/mottaker privatperson? ○ Rekkefølge på fornavn etternavn (tenk søkbarhet i ESA)○ Epost skal ikke være avsender/mottaker○ Vurdere dok. beskrivelse i forhold til gradering dersom ikke gradert○ Er dok. beskrivelse/avsender/mottaker også gradert rett?○ OBS på andre «feil»

En bør også noen ganger velge ut j.poster som en åpner og tar en ekstra titt på.

Status M – (Mottatt post på papir og epost)

○ Registrert tidligere? Søk på overskrift. Kan være registrert på feil sak.○ Rett sak?○ Hvem er avsender; privatperson, organisasjon eller firma?○ Hele adressen m/ org.nr○ Rett saksbehandler? En saksmappe kan ha flere saksbehandlere (for eksempel,

elevmapper, lærlingemapper og personalmapper)○ Flere interne mottakere? ○ Flere interne kopimottakere?○ Sjekk organisasjonsenhet ved kopiering fra jp post eller beholder saksbehandler fra

sak ○ Rett tilgangsgruppe?○ Tittel på journalpost samsvarer med overskrift. Eventuelt skriv inn

tilleggsopplysninger for gjenfinning eller for å slippe å åpne for å forstå innholdet○ Datert dato. Dersom brevet ikke er datert, brukes mottatt dato (vårt datostempel)○ Mottatt dato○ Deres referanse? ○ Svarfrist?○ Graderes? Skjerm avsender og linje 2 ved behov. Merknad ved behov.○ Vedlegg? Legeerklæring og epikriser er bestandig egne vedlegg. ○ Politiattest er dummydokument og ikke gradert.○ Noe som andre må vite om, bruk beskrivelsesfelt○ Åpne tekstdokumentene, se at det står «Filen samsvarer med PDF/A-standarden ……»

og at det ikke har andre mangler

Fra flere valg velg Skannet og arkivert. Journalpost får status J

9

Status S – (Mottatt post registrert av saksbehandler)

○ Registrert tidligere? Søk på overskrift. Kan være registrert på feil sak.○ Riktig sak?○ Hva er hoveddokument hvis flere dokumenter?○ Riktig dokumenttype?○ Avsender; privatperson, organisasjon eller firma?○ Hele adressen m/ org.nr○ Rett saksbehandler? En saksmappe kan ha flere saksbehandlere (for eksempel,

utdanningsmapper og personalmapper)○ Flere interne mottakere? ○ Fjerne kopimottakere?○ Sjekk organisasjonsenhet ved kopiering fra jp post eller beholder saksbehandler fra

sak ○ Rett tilgangsgruppe?○ Tittel på journalpost samsvarer med overskrift. Eventuelt skriv inn

tilleggsopplysninger for gjenfinning eller for å slippe å åpne for å forstå innholdet○ Fjerne SV/RE/FWD og lignende○ Datert dato må være lik sendt original epost○ Deres referanse?○ Svarfrist?○ Graderes? Skjerm avsender og linje 2 ved behov. Merknad ved behov?○ Vedlegg? Legeerklæring og epikriser er bestandig egne vedlegg○ Fjerne logo/bilder som ikke skal arkiveres○ Noe som andre må vite om, bruk beskrivelsesfelt○ Åpne tekstdokumentene, se at det står «Filen samsvarer med PDF/A-standarden ……»

og at det ikke har andre mangler

Fra flere valg velg Kontrollert og journalført. Journalpost får status J

Status F – (X-notat)

○ Riktig sak?○ Kontroller om noen har skrevet noe i beskrivelsesfeltet/kommentarfelt som man må ta

hensyn til under kvalitetssikringen○ Er alle interne mottakere lagt inn som interne? ○ Skal ikke være eksterne mottakere på x-notat.○ Samsvarer tittel på journalpost/dokument med overskrift i dokumentet? Legg inn

tilleggsopplysninger hvis behov for gjenfinning.○ Dato i dokument samme som dato i journalpostdetaljer? ○ Rett tilgangsgruppe?○ Rett gradering eller mangelfull gradering?○ Riktige felt skjermet ved gradering?○ Velg vis dokumentinfo for å sjekke at det er i arkivformat og at det maksimalt er et

produksjonsformat○ Åpne tekstdokumentene, se at det står «Filen samsvarer med PDF/A-standarden ……»

og at det ikke har andre mangler f. eks forskjell mellom PDF/Word («feil ref», bokmerker, spor endringer etc. fjernet)

10

Fra flere valg velg Kontrollert. Journalpost får status J.

Status FF – (feilet digital forsendelse) (Sentraladministrasjonen v/Hanne M. Andersen følger opp disse)

○ Status forsendelsesmåte. Hvis flere mottakere, sjekk adressen, er org.nr eller personnummer, adresse riktig. Bruk Søk i offentlige registre for rett adresse. Endre til Svar UT eller E-post på forsendelsesmåte for den eller de mottakere som forsendelsen feilet for.

○ Er ikke filene konvertert til PDF, kan det ikke sendes elektronisk ○ Sett til E manuelt om forsendelsen ikke skal gå digitalt pga. vedlegg eller problemer

med PDF konvertering○ Når adresse er riktig kan man via Flere valg velge ekspedering med Svar UT/E-post på

nytt

Status E – (utgående brev/notater som er sendt i ESA eller post/epost/Svar UT). Gjelder også status J før februar 2016 for dokumenttype U, N og X.

○ Riktig sak?○ Kontroller om noen har skrevet noe i beskrivelsesfeltet/kommentarfelt som man må ta

hensyn til under kvalitetssikringen ○ Mottakere – er alle lagt inn i mottaker/avsender felt? ○ Er alle interne mottakere lagt inn som interne?○ Status forsendelsesmåte? Sendt med Svar UT/ E-post må kontrollere at alle mottakere

har status Varslet, Åpnet, Printet, Sendt. (Skal ikke stå Feilet eller Klar til sending)○ Har interne mottakere avskrevet oppgaven sin? Sjekk logg om de har lest. Etter 6

måneder så tvangs avskrives journalpost.○ Samsvarer tittel på journalpost/dokument med overskrift i dokumentet? Legg inn

tilleggsopplysninger hvis behov for gjenfinning.○ Dato i dokument samme som dato i journalpostdetaljer? ○ Rett tilgangsgruppe?○ Rett gradering eller mangelfull gradering?○ Riktige felt skjermet ved gradering?○ Velg vis dokumentinfo for å sjekke at det er i arkivformat og at det maksimalt er et

produksjonsformat○ Åpne tekstdokumentene, se at det står «Filen samsvarer med PDF/A-standarden ……»

og at det ikke har andre mangler f. eks forskjell mellom pdf/word («feil ref», bokmerker, spor endringer etc. fjernet)

Fra flere valg velg Avsluttet/Arkivert. Journalpost får status A

11

Status J – (inngående brev)

○ Riktig sak?○ Kontroller om noen har skrevet noe i beskrivelsesfeltet/kommentarfelt som man må ta

hensyn til under kvalitetssikringen ○ Er alle interne mottakere lagt inn som interne?○ Har interne mottakere avskrevet oppgaven sin? Sjekk logg om de har lest. Etter 6

måneder så tvangsavskrives journalpost.○ Samsvarer tittel på journalpost/dokument med overskrift i dokumentet? Legg inn

tilleggsopplysninger hvis behov for gjenfinning.○ Dato i dokument samme som dato i journalpostdetaljer? ○ Rett tilgangsgruppe?○ Rett gradering eller mangelfull gradering?○ Riktige felt skjermet ved gradering?○ Åpne tekstdokumentene, se at det står «Filen samsvarer med PDF/A-standarden ……»

og at det ikke har andre mangler f. eks forskjell mellom pdf/word («feil ref», bokmerker, spor endringer etc fjernet)

Fra flere valg velg Avsluttet/Arkivert. Journalpost får status A

Avslutte sak○ Rett saksansvarlig?○ Er sakstittel i overensstemmelse med innhold?○ Rett arkivdel?○ Rett arkivkode?○ Rett tilgangsgruppe/skjerming på arkfanen saksdetaljer? ○ På arkfanen journalposter se om det er noe som må endres på j.postene før avslutning

av saken, eks tilgangsgruppe.

Daglige kontroller

Status M (midlertidig registrert av arkivar)Status S (midlertidig registrert av saksbehandler)

Ukentlig kontroller

Status FIG (ferdig ikke godkjent)Status RS (retur saksbehandler)Status G (godkjent)Status FF (feilede digitale forsendelser)

Minst en gang i månedenStatus R (reservert) Hvis journalpostene er eldre enn 4 uker kontaktes saksbehandler.

12

13

Disse kontrollene gjøres før en ansatt som er saksbehandler i ESA slutter.Det er mange ganger vanskelig å rydde opp når saksbehandlerne har sluttet, derfor gjør vi dette før de slutter.

Ha gjennomgang med saksbehandler på uferdige journalposter.

Søket «egne restanser» skal være tomt når man slutterVi må gå inn sammen med saksbehandler og se hva vedkommende har på søkeknappen «Egne restanser» og sette i gang tiltak ut fra dette. De journalpostene som er saksbehandlet, velges avskriv med kode: TE eller BUDe journalpostene som ikke er blitt saksbehandlet fordeles til ny saksbehandler med valget fordel/endre oppgave.

Vi må ta et fullstendig søk på journalpost-statusene vedkommende har.Saksbehandlere bør kun ha status J og E (og A) på sine journalposter.

DETTE SKAL GJØRES FØR EN JOURNALPOST SKAL UTGÅ.Dersom det ikke er tekstdokument vi skal ta vare på, må de slettes først.Vi må dokumentere hvorfor vi setter en journalpost til utgår.Eks. slettes i flg. Saksbehandler, skrives i merknadsfeltet.Dersom det er dobbeltregistreringer eller andre henvisninger, skrives det i merknadsfeltet dobbeltregistrering og henviser til den andre journalposten.

Det er kun arkivleder Hilde Lange som kan slette j.postene i ESA. For å melde dette bruk appen til support eller send til support@tromsfylke.no merket ESA j. post nr. Begrunnelse skal følge med dersom det ikke er skrevet noe i merknadsfelt i ESA.

Kassasjon kan kun gjøres i henhold til kassasjonsreglene i bevarings- og kassasjonsplanen vedtatt av fylkesrådet i desember 2016. Bevaring- og kassasjonsplan er publisert i styring og kvalitetssystemet under sektorovergripende dokumenter, myndighetskrav, dokumentasjonsforvaltning og arkiv.

14

PERSONAL - FØDSELSNUMMER

Fødselsnummer består av fødselsdato og personnummer. De gir ikke grunnlag for å unnta dokument fra offentlighet. Men vi ønsker ikke å disponere fødselsnummeret til ansatte og elever mer enn nødvendig, så fødselsdato brukes, og skrives slik 01.01.2013.

TILSETTINGSSAKER

Se Personalsenteret sine rutiner:Retningslinjer for personaldokumentasjon

Åpne jobbsøknaderDet opprettes ett saksnr per år.Sakstittelen er: åpne jobbsøknader – skolens navn 2017Arkivkode 410

PERSONALMAPPER

Se Personalsenteret sine rutiner:Retningslinjer for personaldokumentasjon

ArkiveringPersonalmappene skal arkiveres i arkivdel PERSONAL og ordnes alfabetisk på etternavn. I den elektroniske personalmappen registreres og arkiveres bare dokumenter som skal bevares over lengre tid.

Gradert informasjonDet er viktig at svangerskap og andre helseopplysninger står på linje 2 i journalpost-tittelen.Søknad om studiepermisjon er offentlig, dersom det ikke fremkommer opplysninger som skal graderes etter personvernet.

JournalføringVed overgang til elektronisk arkiv 1.1.2013, vil det være mange ansatte som har personalmappe i papir. Ansatte pr. 31.12.2012 får ny personalmappe når behov for registrering av dokument oppstår. I merknad på sak må det henvises til tidligere sak i ESA 7.

For nyansatte etter 1.1.2013 opprettes sak når tilsetting er foretatt:

15

Sakstittel: I første linje Personalmappe Navn på virksomhet I andre linje Fornavn Etternavn f. xx.xx.xxxx Objektkode og Emne kode skal alltid fylles ut når det gjelder personalsaker.

Ansatte ved flere videregående skolerSakstittel: Personalmappe xxxxx og yyyyy videregående skole +navn og fd eller Personalmappe videregående skoler i Tromsø + navn og fd.Saksansvarlig:Skolen med størst stillingsprosent eller Sedolf Slettli (SES)Tilgangsgruppe for Tromsøskolene: TROMSØVGS-PERS personalsaker flere skoler TromsøVed behov, blir det opprettet tilgangsgrupper for andre regioner

Personalsak og disiplinærsakDisiplinærsak kan kun opprettes av personalsenteret, og registreres i saksarkivet.Alle enhetene kan opprette personalsak, som ikke skal følge arbeidstaker sin personalmappe. Det skal opprettes en sak pr. forhold, som registreres i saksarkivet. Sakstittel: I første linje Personalsak + forholdet som saken opprettes på grunnlag av I andre linje Navn på virksomhet, Fornavn Etternavn

Når saken er ferdigbehandlet og det ikke fører til fratredelse skal tilgang til sak ytterligere begrenses (arkivar i tilgangsgruppe, jurist). Etter 3 år kan ikke forholdene bli brukt mot den ansatte.

Bevaring/KassasjonAlle personalmapper skal bevares. Se forøvrig eldre retningslinjer for bevaring og kassasjon av dokumenter i personalmapper i papirarkiv.

Overføring av opplysninger i personalmappenePersonalmappene er knyttet til den enkelte virksomhet og skal ikke overføres til annen virksomhet. Ved ansettelse på nytt arbeidssted i fylkeskommunen skal arkivar endre sakstittel til nytt sted og sette ny tilgangsgruppe. Ny tilgangsgruppe skal ikke automatisk ha tilgang til dokumenter unntatt offentlighet § 13. Det skal noteres i merknad hvor den ansatte har vært ansatt tidligere.

16

UTDANNINGSMAPPE

Hovedregelen er at utdanningsmappen følger eleven gjennom hele skolegangen. Det kan finnes unntak som gjør at også elever i videregående skole skal ha ny utdanningsmappe. Egne saker i arkivdel sakarkivet som omhandler forhold som ikke skal følge eleven eks, psykososiale forhold (mobbing).

Utdanningsmappene er i arkivdel opplæring og er gradert på saksnivå.De er ordnet med objektkode personnummer som skrives sammenhengende

Linje to og avsender/mottaker må være gradert dersom en ikke ønsker at dette skal fremkomme på postlisten.Alle journalpostene i utdanningsmappen skal normalt ha tilgangsgruppe opplæring. Ved behov kan tilgangsgruppe elevmappe + skolens navn benyttes.

Legeerklæringer og epikriser skal også skannes, de skal skannes som et eget vedlegg.

Mappene blir opprettet når det kjøres dump fra VIGO etter søknadsfrist til videregående opplæring

Sakstittelen er:Linje 1: UtdanningsmappeLinje 2: Fornavn Etternavn ****** (fødselsdato 6 siffer sammenhengende)Saksansvarlig er: VOFSTilgangsgruppe: OPPL opplæringGradering: E- Offl § 13, VIGO GraderingArkivdel: Opplæring, Verdi: fødslesnummer 11 siffer sammenhengende

I de tilfellene eleven har fiktivt personnummer skrives begge på sakstittel eks.Ola Nordmann 010102 410102

Elevens navn skal stå på linje 2 i de tilfellene eleven ikke er hovedmottaker av journalposten.

Tilgang til saker og j.poster på utdanningsmapper gis av rektor som melder Arkivavdelingen via Support.

Dersom en har behov for dokumentasjon som ligger i elevmappen gjøres følgene:Det opprettes et X-notat i Utdanningsmappen med tittel overført fra elevmappen. Så bruker en funksjonen hent vedlegg og henter de vedleggene en har behov for.

Anbefaler at elevmappen og utdanningsmappen blir koblet sammen ved bruk av «Referanse» som ligger under flere saksdetaljer. Referansetype er sak, og en legger inn «kryssende saksnummer i ESA».

17

Dette skal i Utdanningsmappene

Journal-posttype

Avsender/Mottaker

Saksbeh. Andre mottakere

Journalposttittel

I Elevens navn Tonje Holm(TOHOL)

(Rådgiver) Søknad om overføring av skoleplass personlig årsaker eller Søknad om overføring av skoleplass utvekslingselev

I Elevens navn Tonje Holm(TOHOL)

(Rådgiver) Rektor

U/NProduseres av skolen

Skole utenfor Troms fylke/Fylkeskommunal skole i Troms

Skolen Overgangsskjema for inntak i videregående skole (Se rutinebeskrivelse)

IMottas av skolen

Skolens navn Postfordeler til etter inntak

Overgangsskjema for inntak i videregående skole (se rutinebeskrivelse)

I PPT Rådgiver (skole)

Kopi:Hilde Fuhr (HAF) og Svein Vang

Sakkyndig vurdering av behov for spesial-undervisning i henhold til § 5-1 i opplæringsloven skoleåret 2017/2018Linje to: elevens navn

N Internt notat Skolen Post.PPT Henvisning til PPTU(SPESSINN)

Elevens navn Rektor Kopi: Hilde Fuhr, Svein Vang og PPT

Enkeltvedtak om spesialundervisning

U(SPESAVS)

Elevens navn Rektor Kopi: Hilde Fuhr, Svein Vang og PPT

Enkeltvedtak om spesialundervisning - avslag

U(SPRÅKINN)

Elevens navn Rektor Kopi: Hilde Fuhr, Svein Vang og PPT

Enkeltvedtak om språkopplæring

U(SPRÅKAVS)

Elevens navn Rektor Kopi Hilde Fuhr, Svein Vang og PPT

Enkeltvedtak om språkopplæring - avslag

N Internt notat Skolen Hilde Fuhr o (HAF) og Svein Vang

Søknad om ekstraressursLinje to: elevens navn

U Elevens navn Rådgiver Møtereferat «hva handler møtet om»Linje to: elevens navn

U Elevens navn Skolen Kopi: Hilde Fuhr og Svein Vang

Individuell opplæringsplan

U Elevens navn Skolen Kopi: Hilde Fuhr og Svein Vang

Årsrapport for elever med IOP

U Elevens navn Skolen Varsel i fag (som registreres fortløpende)X Skolen Varsel i fag (som registreres i ettertid)U Elevens navn Skolen Vedtak om å ikke å gi standpunktkarakter

Er ikke varslet/ene i ESA, legges disse som vedlegg til vedtaket

18

I Elevens navn Skolen Søknad om fritak i .............fagU Elevens navn Skolen Svar på søknad om fritak i fagX Skolen Søknad og svar om fritak i ..........fagN Internt notat Rådgiver? Tonje Holm

(TOHOL)) og oppfølgings-tjenesten

Sluttmelding

I Elevens navn Eksamens-ansvarlig

Klage på eksamenskarakter

U Elevens navn Eksamens-ansvarlig

Klagen på eksamenskarakter er (ikke) tatt til følge

I Elevens navn Rektor Klage på standpunktskarakter(er)N Internt notat Skolen Beate

KarlsenOversendelse av klage på standpunktskarakter(er) for «elevens navn»

N Internt notat Beate Karlsen

SkolenKopi til Eleven

Klagen på standpunktkarakter tas til følge

U Elevens navn Beate Karlsen

Kopi til skolen

Klagen på standpunktskarakter tas ikke til følge

U Elevens navn Rektor Tonje Holm(TOHOL)

Vurdering av kvalifikasjoner for overgang til Vg2/Vg3.

Dette skal ikke journalføres eller i utdanningsmappen:Underskrevet skjema elev-PC (økonomi)Skjema for utlån av skolebøker (økonomi)

INNTAK VIDEREGÅENDE SKOLE

Mappene blir opprettet når det kjøres dump fra VIGO etter søknadsfrist til videregående opplæring.

Meldeskjema i forbindelse med videregående opplæring

Meldeskjema registreres i utdanningsmappen av Arkivavdelingen

Journalposttype: Dok I fra elevenSaksbehandler: Jorunn Bye og Post.PPT

Journalposttittel: Meldeskjema fortrinnsrett til videregående opplæringTilgangsgruppe: OPPL opplæring

Hoveddokument: MeldeskjemaVedlegg: De ulike vedleggene legges inn

Egne journalposter på vedlegg som kommer inn i ettertid

19

Inntak 1. februar fra fylkeskommunal videregående skole i Troms

Søknaden registreres i utdanningsmappenSøknader på eksisterende elever i videregående skole registreres og skannes på skolen

Journalposttype: Dok I fra elevenSaksbehandler: Jorunn ByeJournalposttittel: Søknad om videregående opplæring 1. februar skoleåret 2018 - 2019Tilgangsgruppe: OPPL opplæring

Hoveddokument: Vedlegg til vigosøknad. Inntak til videregående opplæring 2017/2018Vedlegg: vedlegg som ikke ligger i Utdanningsmappen fra tidligere

Egne journalposter på vedlegg som kommer inn i ettertidEgen journalpost på PPT-uttalelser angående 4 og 5 skoleår.Egen j.post på henvisning til PPT.Grunnskole sender inn kvittering fra VIGO, som blir brukt til å kvalitetssikre navn og personnummer på vedleggsskjema. Kvitteringen legges ikke inn i ESA, men makuleres.

Innføringstilbud for minoritetsspråklige elever Breivika, Senja og Rå videregående skoleHver søker skal ha egen utdanningsmappeFornyet søknad registreres i utdanningsmappen

Sakstittel:Linje 1: UtdanningsmappeLinje 2: Fornavn Etternavn ****** (fødselsdato 6 siffer sammenhengende)Saksansvarlig er: VOFSTilgangsgruppe: OPPL opplæringGradering: E- Offl § 13, VIGO GraderingArkivdel: Opplæring, Verdi: fødselsnummer 11 siffer sammenhengende

20

Overgangsskjema.

Overgangsskjema registreres på utdanningsmappen. Saksbehandler er skolen sin postfordelerident i ESA. Kopimottakere legges inn etter behov

Utdanningsetaten sender ut oversikt etter inntak. Nå fordeles journalposten til avd.leder/rådgiver og saksbehandler avskriver med kode.

Overgangsskjema til elever som ikke er begynt på skolen fordeles oppgaven til Anita Johansen (ANJ). Dersom dere har informasjon om eleven skriver dere det i merknadsfeltet, eks. flyttet til Rogaland, søkt om overføring av skoleplass.

Overgangsskjema mellom fylkeskommunale skoler i Troms registreres i ESA som N-notat av skolen som produserer overgangsskjemaet. Skolen som produserer overgangsskjema legger det i utdanningsmappen. Mottaker er postfordeleridenten på inntaksskolen.Vi legger inn interne kopimottakere etter behov.

Tilgangsgruppe: OPPL opplæring. Saksbehandler: postfordelerident.Journalposttittel: overgangsskjema for skoleåret 2017/2018 Type dokument: Inngående fra avgiverskole (N-notat mellom fylkeskommunale skoler i Troms)

Overgangsskjema som skolen skriver og sender til annet fylke er Utgående dokument fra skolen.

KLAGE PÅ KARAKTERERUtdanningsmappene brukes til dette, også på privatister

EksamensklagerKlagen registreres som inngående journalpost i ESA.

Når svaret på eksamensklagen kommer i PAS eller fra lokal sensur, skal klager motta brev. Det utgående dokument lagres som DOK/U i ESA, sammen med begrunnelse fra klagesensur.

21

Klage på standpunktskarakterKlagen registreres som inngående journalpost fra klager til rektor.

Skolen lager et N-notat til eksamensansvarlig utdanningsetatenTittel: Linje 1 Oversendelse av klage på standpunktskarakter(er) for

Linje 2 «elevens navn»Hoveddokumentet: Skjema for klage på standpunktskarakterVedlegg 1: Elevens klage (bruk denne funksjonen i ESA Vedlegg 2: Skjema faglærers begrunnelseVedlegg 3 Rektors uttalelse

Klagen oversendes ikke eksamensansvarlig før alle vedlegg er vedlagt og riktig tilgangsgruppe på alle dokumenter.

ALT. 1: Klagen på standpunktkarakter tas til følgeEksamensansvarlig i Utdanningsetaten sender svar N-notat til skolen med kopi til eleven

ALT. 2: Klagen på standpunktkarakter tas ikke til følgeEksamensansvarlig i Utdanningsetaten sender svar (Dok U) til eleven med kopi til skolen

Dersom klager får medhold i klagenemnda, må rektor i samråd med faglærer, gjøre ny vurdering og gi klager skriftlig melding om endelig resultat, med kopi til eksamenskontoret (Utdanningsetaten). Ny vurdering skal være grunngitt og svar på de forhold som dannet utgangspunkt for at klagenemnda ga klager medhold

o Rektor sender svar (dok U) til eleven med kopi til eksamensansvarlig i Utdanningsetaten

22

ELEVHYBLER

Alle elevene som bor på skolens internat/hybler, skal ha en egen internat/hybelmappe:Arkivkode: Saksarkivet Fagklasse B35Internatleder er saksansvarlig på disse mappene

Linje 1: Leie av Internat/Hybel Finnfjordbotn internatLinje 2: Navnet på vedkommende, (evt. Fødselsdato)

Første journalpost er underskrevet leiekontrakt.Underskrevet leiekontrakt er inngående dokument fra eleven.

Dette skal også i Internat/hybelmappen:

Disiplinære forhold som gjelder internat/hybelUtvisning fra internat/hybelOppsigelse i løpet av skoleåretSaksbehandling om trekk i depositum

TYVERI, INNBRUDD OG HÆRVERK

Sakstittelen må bestå av ord som tyveri, innbrudd og hærverk + skolens navn

Arkivkode Saksarkivet A40 &06

Hovedregelen er en sak for hvert tilfelle, men er det en serie tyveri/hærverk, kan en benytte et felles saksnummer. Perioden må ikke være lengre enn ett år.

REALKOMPETANSEVURDERINGDet opprettes også utdanningsmappe på de som skal realkompetanse vurderes, dersom de ikke har det fra tidligere.

PERSONALBOLIGER

Det skal være et saksnummer for hver ansatt som leier fylkeskommunal personalbolig.

Linje 1: Leie av fylkeskommunal boligLinje 2: Skole, boligens adresse, leietakers navnArkivkode: Eiendom, Saksansvarlig: Hanne M. Johannessen

23