İş ve görev tanım formu yüksekokul sekreteri...bu dokümanın içeriği İstanbul teknik...

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ Yüksekokul Sekreteri

ONAYLAYAN

Prof. Dr. Burçkin DAL

Müdür

Sürüm : 1.0 Tarih : 16.10.2017 Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-01 Sayfa : 1 / 2

Bu dokümanın içeriği İstanbul Teknik Üniversitesi mülkiyetindedir. İstanbul Teknik Üniversitesi’nin yazılı izni olmadan kopya edilemez, çoğaltılamaz ve

üçüncü şahıslara açıklanamaz.

İstanbul Teknik Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu

Maçka Kampüsü, Maçka, Beşiktaş, İSTANBUL [email protected]

İş ve Görev Tanım Formu

Unvan Yüksekokul Sekreteri

Kadro Unvanı Yüksekokul Sekreteri

Birim Yabancı Diller Yüksekokulu

Yokluğunda Vekalet Eden Şef

İlk Düzey Amiri Harcama Yetkilisi (Müdür)

Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar)

Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş Görev ve Tanımı

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/ B, 51/C Maddelerinin Gereğini Yapar.

Yüksekokuldaki İdari Birimlerin Mevzuata Uygun Ve Düzen İçinde Çalışmasını Sağlar.

Yabancı Diller Yüksekokulu’nun Üniversite İçi Ve Dışı Tüm İdari İşlerini Yürütür, İstenildiğinde Üst Makamlara Gerekli Bilgileri Sağlar,

Kurum İçi Ve Kurum Dışı Yazışmaları Yürütülmesini Sağlar. Yüksekokul Bina Ve Tesislerinin Kullanılabilir Durumda Tutulmasını Sağlar; Gerekli Bakım Ve Onarım İşlerini

Takip Eder; Isınma, Aydınlatma, Temizlik Vb Hizmetlerin Yürütülmesini Sağlar.

Eğitim Ve Öğretim Faaliyetleri İle Yönetim Görevlerinde Kullanılan Makine Ve Teçhizatın, Hizmet Araçlarının Periyodik Bakım Ve Onarımını Yaptırır.

Yüksekokula Gelen İlan Ve Duyurulardan İlgilileri Haberdar Eder.

Yüksekokul İle İlgili İstatistiklerin Derlenmesini Ve Güncellenmesini Sağlar. Resmi Evrakları Tasdik Eder. Evrakların Elemanlardan Teslim Alınması Ve

Arşivlenmesini Sağlar.

Öğrenci İşleri, Personel İşleri, Yazı İşleri, Muhasebe, Bölüm Sekreterliği, Depo İşleri, Gibi İdari Birimlerin Düzenli Çalışmasını; Bütün Tüketim -Demirbaş Malzeme Ve Materyallerin Temini Ve Kullanılmasına Kadar Geçen İşleyişi Yönetir.

Yüksekokul Faaliyet Raporunun Hazırlanmasına Yardım Eder.

Yüksekokula Alınacak Akademik Personelin Sınav İşlemlerinin Takibi Ve Sonuçlarının Rektörlüğe İletilmesini Sağlar. Akademik Personelin Görev Uzatılması İçin Gerekli Uyarıları Yapar Ve Zamanında Yerine Getirilmesini Sağlar.

Yüksekokul Personelinin Özlük Haklarına İlişkin Uygulamaları Takip Eder. Gerektiği Zaman Güvenlik Önlemlerinin Alınmasına Yardımcı Olur.

İdari Personelin Görev Ve İşlerini Denetler, Eğitilmelerini Sağlar.

İdari Personele Mevzuat Hakkında Bilgi Verir.

Tüm Birimlerden Gelen İdari Ve Mali İşler Evraklarını Ve Diğer Her Türlü Evrakı Kontrol Eder, Gereği İçin Hazırlıklar Yapar. Gerçekleştirme Görevlisi Olarak Mali İşleri Yürütür,

Personelin Özlük Dosyalarının Oluşumunu Ve Korunmasını Sağlar. İdari Personelin İzinlerini Planlar.

Öğrenci Ve Personelden Gelen Dilekçeleri İlgili Yerlere Yönlendirir Ve Gerekeni

Yapar. Yapılamayan Ya da Yapılan İşler Konusunda Yüksekokul Müdürüne Bilgi Verir, Yüksekokul Müdürünün Vereceği Diğer Görevleri Yapar.

Yüksekokul Müdürüne Karşı Birinci Derecede Sorumludur.

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ

Yüksekokul Sekreteri

ONAYLAYAN Prof. Dr. Burçkin DAL

Müdür

Sürüm : 1.0 Tarih : 22.09.2017 Döküman Kodu: BİDB-GT-01 Sayfa : 2 / 2

Bu dokümanın içeriği İstanbul Teknik Üniversitesi mülkiyetindedir. İstanbul

Teknik Üniversitesi’nin yazılı izni olmadan kopya edilemez, çoğaltılamaz ve üçüncü şahıslara açıklanamaz.

İstanbul Teknik Üniversitesi

Kalite Koordinatörlüğü Ayazağa Kampüsü, 34469, Maslak, İstanbul, [email protected]

İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri

Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi

Kalite portal.itu.edu.tr X

KBS (Kamu Bilgi Sistemi) www.kbs.gov.tr Gerçekleştirme Görev.

Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr x

Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr x

Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 x

Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr x

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür





Yabancı Diller Yüksekokulu Maçka Kampüsü, Maçka, Beşiktaş,İSTÜNBUL [email protected]


Unvan Personel İşleri

Kadro Unvanı Şef


Yokluğunda Vekalet Eden Bilgisayar İşletmeni

İlk Düzey Amiri Gerçekleştirme Görevlisi

Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Yüksekokul Sekreterliği

Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları

Personel İşleri İle İlgili Genel Yazışmaları Yapmak Ve Takip

Etmek, Personel İşlerinde Yürütülmekte Olan İşlerin Zamanında

Ve Doğru Olarak Yapılması İçin Gerekli İş Akışlarını Günlük,

Aylık Ve Yıllık Olmak Üzere Düzenlemek, YÖK, Senato Vb. Kararları Takip Etmek, Uygulamasını Yapmak,

İdari Ve Akademik Kadro Cetvellerinin Sağlıklı Bir Biçimde

Tutulması,

Akademik Ve İdari Personelin Diğer Kurumlarda Çalıştığı

Hizmet Günlerinin Toplanması Derece Ve Kademelerine

Yansıtılması İşlemlerini Takip Etmek Ve Evrakını Hazırlamak.

Akademik Personel Alımı İle İlgili Gerekli Yazışmaların

Yapılması,

Akademik Personel İle İlgili Sınav İşlemleri Yazışmalarının

Yapılması, Açıktan, Naklen Veya Yeniden Atama İşlemlerinin

Hazırlanması, Göreve Yeni Başlayan İdari Ve Akademik

Personelin Bilgi Girişlerinin Yapılması, Özlük Ve Sicil

Dosyalarının Tutulması İşlemlerinin Yürütülmesi.

İdari ve Akademik Personelin Kademe Derece Terfi işlemlerinin

izlenmesi ve değişikliklerin Muhasebe Birimine İletilmesi,

İdari Personelin İse Başlama, Görev Değişikliği, Kadro

Ve Değişiklikleri Vb. Bilgilerin Düzenli Olarak Kaydedilmesi.

İdari ve Akademik Personelin Sosyal Güvenlik Kuruluşlarında

Geçen Hizmetlerinin Emekli Sandığı Hizmetleriyle

Birleştirilmesi.

Aday Memurlarının Asaletlerinin Onayına İlişkin Yazışmaların

Yapılması

İdari Ve Akademik Personelin Ücretsiz İzin, İstifa Ve

Askerlik Hizmetleri İle İlgili Onaylarının Alınması Ve Ücretsiz

İzin İle Askerlik Hizmetlerinin Emekli Sandığına Ödendiğinde

Bu Sürelerinin Fiili Hizmetten Sayılması İşlemlerinin

Yapılması,

Akademik Ve İdari Personelin İzin Formlarının Doldurulması

Ve İzin Gün Sayılarının Takip Edilmesi,

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür





Yabancı Diller Yüksekokulu Maçka Kampüsü, Maçka, Beşiktaş,İSTÜNBUL [email protected]

Görevde Yükselme Sınavlarını Duyurulması Ve Takibi,

Soruşturma Sonucuna Göre Verilen Cezaların Takip Edilmesi

Ve Verilen Ceza

Durumuna Göre Gerekli Bildirimlerin Yapılması,

Göreve Başlayan Personelle İlgili Personel Daire

Başkanlığı’na Yazılı Bilgi Verilmesi, İstifa, Görev Süresi

Biten Personelin İlişiğinin Kesilmesi, Görev Uzatmalarının

Yapılması,

Başvuran Kişilere Özlükle İlgili İstemleri, Soruları Ve

Sorunları Hakkında Doğru-Doyurucu-Yönlendirici Bilgiler Verir,

Saklanması Gereken Ve Gizlilik Özelliği Olan Dosya, Yazı Ve

Belgeleri En İyi Biçimde Korur,

Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını

Sağlar,

Birim İle İlgili Dosyalama Ve Arşivleme İşlerini Yapar.

Yapılamayan İşler/İşlemler Konusunda Yüksekokul Sekreterine

Bilgi Verir,

Yapılamayan İşleri Gerekçeleri İle Birlikte Açıklar.

Yazı İşleri Birimine Yardımcı Olur.

Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak,

Yüksekokul Sekreterine Karşı Birinci Derecede Sorumludur.




KBS (Kamu Bilgi Sistemi) www.kbs.gov.tr X

Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr √

Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X

Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X

Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür

Sürüm : 1.0 Tarih : 22.09.2017 Döküman Kodu: BİDB-GT-01 Sayfa : 2 / 3




Kalite Koordinatörlüğü Ayazağa Kampüsü, 34469, Maslak, İstanbul, [email protected]


Unvan Yazı İşleri

Kadro Unvanı Bilgisayar İşletmeni


Yokluğunda Vekalet Eden Şef




Yazı İşleri İle İlgili Genel Yazışmaları Yapmak Ve Takip Etmek, Yazı

İşlerinde Yürütülmekte Olan İşlerin Zamanında Ve Doğru Olarak Yapılması

İçin Gerekli İş Akışlarını Günlük, Aylık Ve Yıllık Olmak Üzere Düzenlemek,

Yabancı Diller Yüksekokuluna Dışarıdan Ve İçeriden Gelen Evrakları

“Gelen Evrak“ Ve “Giden Evrak“ papirus.itu.edu.tr yazılımına kaydetmek

ve Gereği Yerine Getirilmiş Evrakları Dosyaya Yerleştirmek, Havale

Edildiği Birimlere mail yoluyla veya elden teslim etmek,

Müdürlükten Gelen Yazıların İlgili Birimlerce Gereğinin Yapılmasını

İzlemek Ve Gereken Yazıların Gününde Müdürlüğe İletilmesini Sağlamak,

Günlü Yazışmaları Takip Etmek,

Yabancı Diller Yüksekokulunun Dışarıya Yazdığı Yazıları Hazırlayıp

Kayıt Altına Alıp; İmza Paraflarının Tamamladıktan Sonra İlgili Yere

Göndermek Postalamak Ve Nüshasını Dosyalamak,

Giden Yazıları Gözden Geçirir, Eksiği Varsa Tamamlatır.

Faaliyet Raporlarının Hazırlanmasını Yapar, Verileri İlgili Birimlerden

Toplar,

Birim İle İlgili Dosyalama Ve Arşivleme İşlerini Yapar,

Yüksekokula Gelen Duyurulardan Müdürlüğün Uygun Gördüklerini İmza

Karşılığı Yada Mail Yolu İle Duyurmak.

Yapılamayan İşler/İşlemler Konusunda Yüksekokul Sekreterine Bilgi

Verir, Yapılamayan İşleri Gerekçeleri İle Birlikte Açıklar.

Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlar,

Personel İşlerine Yardımcı Olur,



HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür





Yabancı Diller Yüksekokulu Maçka Kampüsü, 34367, Maçka, Beşiktaş, İSTANBUL [email protected]





Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X




HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Satın Alma Memuru



Yokluğunda Vekalet Eden




Ek Ödenek ve Ödenek Aktarımı İşlemlerini Yapmak,

Yüksekokulun İhtiyaç Duyduğu Ve Yüksekokul Sekreterinin

Müdürlükten Olur Aldığı Mal Ve Malzemelerin Alımı İçin Gerekli

Evrakı Hazırlamak, Ödemelerin Yapılmasını Sağlamak.

Personel Giysi Yardımı Evraklarını Hazırlamak.

Sorumluluğu Altındaki Tüm Satın Alım İşlerinin Seviyeleri,

Ödeme Durumları, Ödenekleri Ve Tasdikli İş Programlarına Göre

Mali Ve Teknik Olarak Gerçekleşmesi Gereken Durumlarla İlgili

Kayıtları Tutmak.

Mali Kanunlarla İlgili Diğer Mevzuatın Uygulanması Konusunda

Harcama Yetkilisine Ve Gerçekleştirme Görevlisine Gerekli

Bilgileri Sağlamak,

Yüksekokulun İlgili Mali Yıl Bütçesi Dahilinde Satın Alınması

Ve Yaptırılması Gereken İşlem Ve İşlerin Yapılarak Ödeme Emri

Belgelerinin Hazırlamak,

Her Harcama İçin Teklif Ve İstek Belgesinin Hazırlanması,

Satın Alma Komisyonunca Piyasa Araştırmasının Yapılarak Piyasa

Araştırma Tutanağının Hazırlanması, Onay Belgesinin

Düzenlenmesi, Alınan Malzemenin İlgili Birime Teslimatının

Yapılması,

Satın alma işleri İle İlgili Rektörlükle Yazışmaları Yapar Ve

Takip Eder.

Gerektiğinde Satın alma işlemleri için Kurum içindeki Diğer

Birimlerle İşbirliği yapmak,

Satın Alma İşlemleri ile ilgili arşiv işlerini yapmak,

Satın alma sürecinde yapılmayan işler ve nedenleri konusunda,

Yüksekokul Sekreterine Bilgi Vermek,

Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapar,


HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür









KBS (Kamu Bilgi Sistemi) www.kbs.gov.tr √





HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Ayniyat Saymanı







Yabancı Diller Yüksekokulunun Mülkiyetinde Veya Kullanımında

Bulunan Taşınır Ve Taşınmazlara İlişkin Kayıtları Tutmak,

İcmal Cetvellerini Düzenlemek, Personelinin Kullandığı Büro

Malzemeleri, Bilgisayar Ve Laboratuar Malzemelerini Demirbaş

Kayıtlarını Yapılması,

Bölümde Kullanılan Makine-Teçhizatın Ve Ofis Malzemelerinin

Tamir Ve Bakımının Yaptırılması İle İlgili Yazışmaların

Yapılması,

Satın Alınan Taşınırlar İçin, Teslim Alındıktan Sonra, Taşınır

Kod Listesindeki Hesap Kodları İtibarıyla Taşınır İşlem Fişi

Düzenlenmesi,

Giriş Kaydı Yapılan Dayanıklı Taşınırların Girişlerinin

Yapılması Ve Bir Sicil Numarası Verilmesi.

Projelerden Alınan Taşınırların Kaydedilmesi,

Dayanıklı Taşınırların Zimmet Fişi Karşılığı Kullanıma

Verilmesi, Zimmet Listelerinin Hazırlanması Ve Güncellenmesi,

Kaybolma, Fire, Çalınma, Devir Vs. Durumlar İçin Kayıtlardan

Düşmenin Yapılması, Hurdaya Ayrılan Malzemeler İle İlgili İş Ve

İşlemlerin Yapılması,

Yılsonu Kesin Taşınır Hesaplarının Yapılması Ve

Raporlarının Hazırlanarak Strateji Daire Başkanlığı’na

Gönderilmesi,

Çalışma Ortamına Giren Tüm İlgililerin Ortamdan

Memnun Ayrılmasının Sağlanması,

Demirbaş malzemelerin zimmet belgelerini hazırlar, listelerini

odalarına asar.

Her Eğitim Öğretim Yılı Başında Akademik Personelin Ve

Birimlerin Yüksekokul Sekreteri İle Koordineli Bir Şekilde

Tüketim İhtiyaçlarının Dağıtılmasını Yapmak,

Yüksekokula devir ya da bağış yoluyla gelen demirbaş

eşyadan ederi belli olmayanların ederinin belirlenmesi ve

ayniyata kazandırılması işlemlerini yapar.

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür






Kırılan ve/veya kaybolan demirbaş eşya/donanım malzemesi

bedellerinin kusuru olanlara ödettirilmesine ilişkin işlemleri yapar.

Gerektiğinde Ayniyat İşlemleri İçin Kurum İçindeki Diğer

Birimlerle İşbirliği

Yapmak,

Ayniyat İşlerinde Yapılamayan İşler Ve Nedenleri

Konusunda, Yüksekokul Sekreterine Bilgi Vermek,



HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür








Kalite portal.itu.edu.tr x

KBS (Kamu Bilgi Sistemi) www.kbs.gov.tr x

Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr x

Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr x

Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 x

Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr x

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Maaş Mutemedi

Kadro Unvanı Şef






Akademik ve İdari Personelin aylık maaş, terfi, kıdem, eş, çocuk yardımı ve geçim indirimi bordrolarını hazırlamak.

Akademik ve İdari personelin fazla ve yersiz ödemelere ait kişi borcu borç onayı belgelerini düzenlemek.

Bordro ve banka listelerini hazırlamak.

Bireysel emeklilik ve sigortalıların aylık bildirgelerin verilmesi ve kontrol edilmesini takip etmek.

Üçer aylık dönemlerde serbest bırakılan bütçe ödeneklerinin takibini yapmak.

Emekli keseneklerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile uyumlu bir şekilde internet ortamında veri girişi yapılması.

Ön mali kontrol işlemi gerektiren evrakları hazırlamak ve takibini yapmak.

Sözleşmeli ve Saat ücretli olarak göreve başlayan personele ait işe giriş bildirgesi, ayrılanlara ayrılış bildirgesi düzenlemek.

Kurumdan ayrılıp nakil gidenlere maaş nakil formu düzenlemek.

İstifa edenlerin borçlandırılması ve borçlarının tahsil edilmesini sağlamak.

Açıktan atanan, nakil gelen ve ilk defa açıktan atanan personelin kıst maaşlarını hazırlamak.

Akademik ve İdari Personelin fazla mesai işlemlerini yapmak.

Yeteri kadar ödenek bulunup bulunmadığını kontrol etmek.

Giderlerin bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlamak.

Giderlerin kanun, tüzük, kararname ve yönetmeliklere uygun olmasını sağlamak.

Bütün işlemlerde maddi hata bulunmamasını sağlamak.

Ödeme emrine bağlanması gereken taahhüt ve tahakkuk belgelerinin tamam olmasını sağlamak.

Yabancı Dil Sınav Sonuç Belgelerini ibraz eden personelin belgelerini maaşa işlemek, her yılın Mayıs ve Kasım dönelerinde Yabancı Dil Tazminatını alan personelin durumlarını kontrol ederek gerekli düzeltmeyi yapmak.

Ocak ve Temmuz aylarında değişen memur maaş katsayısı doğrultusunda maaş avans ve farklarının yapılması.

Ay sonunda Okutmanların vermiş olduğu derslerin ek ders beyanlarını imzaya hazırlamak ve imzalatmak.

Beyanlar ile Ders Programlarının ve ders yüklerinin kontrolünü yapmak, raporlu olanların raporlarına göre beyanlarını düzenlemek.

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür






Tahakkuku ve ödenmesi gerçekleşen ders saati ücretli Okutmanların SGK Primlerinin SGK internet sitesinden tahakkukunu yaparak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na üst yazı ile bildirmek.

6245 sayılı Harcırah Kanunu Çerçevesinde Yurtiçi, yurtdışı geçici veya sürekli görevlendirme ile görevlendirilen, nakil olan, emekliye ayrılan personele ait yollukların tahakkuk ve ödeme emirlerini hazırlayarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na göndermek.

Tahakkuk işlemleri sonunda aylık olarak ek derslerle ilgili her türlü dökümanı arşivlemek.

Bütçeyi takip ederek gerektiğinde, revize, aktarma veya yedek bütçe taleplerini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na bildirerek sonucuna göre işlem yapmak.

Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nce yayınlanan (www.bumko.gov.tr ve www.kbs.gov.tr) genelgelerin takibini yapmak.

Yazokulu ücretleri ile ilgili bordro ve tahakkuk işlemlerini yapmak

UOLP ile ilgili bütün ödemelerin evraklarını hazırlamak.

Müdür ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, Yüksekokul Sekreterine Bilgi Vermek,


http://www.bumko.gov.tr/

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür









KBS (Kamu Bilgi Sistemi) www.kbs.gov.tr √





HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Öğrenci İşleri







Öğrenci İşleri İle İlgili Genel Yazışmaları Yapmak Ve Takip Etmek, Öğrenci İşleri

Şefliği’nde Yürütülmekte Olan İşlerin Zamanında Ve Doğru Olarak Yapılması İçin, Gerekli

Öğrenci İle İlgili İlan Ve Duyuruları Yapmak,

YÖK, Senato Vb. Kararları Takip Etmek, Uygulamasını Yapmak,

Yaz Okulu İşlemlerini Yapmak,

Öğrencilerin Eğitim-Öğretim İle İlgili Sorularını Nazik Bir Şekilde Cevaplamak Veya

İlgili Birime Yönlendirmek,

Öğrenci Olayları İle İlgili Yazışmaları Yapmak,

Öğrencilerin Belge İsteklerini Karşılamak,

Öğrenci İşleri Şefliği’nde Yapılamayan İşler Ve Nedenleri

Konusunda,

Yüksekokul Sekreterine Bilgi Vermek,

Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlar,


Yüksekokul Sekreterine Karşı Birinci Derecede Sorumludur

HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür











Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr √



HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Müdür Sekreteri







Müdürün Haftalık Ve/Veya Günlük Çalışmalarının-

Görüşmelerinin-Toplantılarının Programını Hazırlamak,

Kurum İçinden Ve Kurum Dışından Gelen Misafir Ve Görevlilerin

Randevularını Düzenleyerek Aksaklıklara Meydan Verilmemesini

Sağlamak,

Yüksekokul Müdürüne/Sekreterine Sunulan Gelen Evrak Kartonunu

İşlem Görmesinden Sonra Yazı İşleri Birimine Gönderir.

Faks İletileri İle İlgili İşlemleri Yapar, Yerine Ulaştırır,

Yüksekokul Müdürünün Odasının Bakımını Ve Temizliğini

Denetler, Sorunları Gidertir.

Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, Yüksekokul Sekreterine

Bilgi Vermek,


Sağlamak,



HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür














HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan İdare Amiri

Kadro Unvanı Teknisyen Yardımcısı






Sorumluluğunda olan iç ve dış alanların düzenli, temiz ve

hijyenik olmasını, birimlerin bina, eklenti ve katlarında

yerleşimin düzeninin devamının sağlanması,

Sınıf, laboratuar, koridor gibi alanların tamiratlarını

gözetlemek ve idareyi bilgilendirmek,

Elektrik, su, cam, çerçeve, kapılarda vb. aksaklıkları Okul Teknisyenine ve yüksekokul sekreterine bildirmek, yanan lamba, açık kalmış ışık, açık kalmış musluk vb. israfa neden olan her şeye müdahale etmek

Çalışma ortamına giren tüm kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını

sağlamak,


Binadaki ısınma, aydınlatma ve. Ile ilgili her türlü aksaklığı

Müdürlüğe bildirmek

Bina ile ilgili her türlü temizliği sağlamak,


Bilgi Vermek,

Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak


HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür














HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Kütüphaneci

Kadro Unvanı Memur


Yokluğunda Vekalet Eden Memur




Koleksiyonu geliştirme politikası çerçevesinde her türlü materyali seçmek, satınalma ve bağış veya değişim yolu ile sağlamak,

Sağlanan Kütüphane materyalinin çağdaş yöntemler kullanarak kataloglamak, sınıflandırmak, kütüphane otomasyon programına kaydetmek ve etiketleme vb işleri yaparak kullanıcıların yararlanmasına hazır hale getirmek,

Üniversite eğitim-öğretimini destekleyecek, araştırmalarda yardımcı olacak süreli yayın koleksiyonu oluşturmak ve geliştirmek

Sağlanan Süreli yayınların belli bir düzen içinde kullanımına sunulmasını sağlamak

Koleksiyonun güncel tutulması amacıyla periyodik olarak ayıklamasını yapmak, yıpranmış materyalleri onarımı için cilde göndermek,

Kütüphane koleksiyonunudan okuyucunun yararlanmasını sağlamak amacıyla her türlü hizmeti geliştirmek

Okuyucuların aradıkları yayınlara kolayca ulaşmalarını sağlamak,

Ödünç alınan materyallerin kütüphaneyi iadelerinin takibini yapmak,

İade gecikmelerinden kaynaklanan gecikme cezalarının tahsilini sağlamak,

Görsel ve işitsel araç, gereç ve meteryali kullanıcıların hizmetine hazır bulundurmak,

Okuycu salonları ile kitap raflarını düzenlemek ve düzgün bir şekilde tutulmasını sağlamak,

Yeni çıkan yayınları okuyucuya duyurmak,

Kütüphane “Bilgi Okuryazarlığı” eğitiim isteklerini değerlendirmek ve vermek

Elektronik very tabanlarının verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacı ile yeni aboneliklerin deneme erişimlerini duyurmak, kullanıcı eğitimleri vermek

Eğitimde kullanılacak yeni teknolojileri takip etmek

Akademisyenlerden gelen veri tabanı alım isteklerini takip etmek,

Kütüphane üye kayıt işlemlerini gerçekleştirmek,

Kütüphanedeki yardımcı personelin yetiştirilmesini sağlamak, verilen sözlü ve yazılı görevlerin takibini yapmak.

Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, Yüksekokul Sekreterine Bilgi Vermek,



HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür














HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Baskı ve Fotokopi İşleri Memuru



Yokluğunda Vekalet Eden Memur (Hizmetli)




Yüksekokulun Tüm Fotokopi Ve Baskı İşlerini Yapmak, Makinaların

Toner ve kartuşlarını değiştirmek,


Sağlamak,


Bilgi Vermek,



HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür














HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür







Unvan Teknisyen

Kadro Unvanı Bilgisayar Teknisyeni/Elektrik Teknisyeni


Yokluğunda Vekalet Eden Teknisyen Yardımcısı




Bilgisayar Teknisyeni:

Birim içerisindeki labaratuarlar ve ofislerdeki bilgisayarların

kurulumu, bakımı, tamiratı Ve internetin ağının çalışır Halde Olmasını

Sağlamak, Bu Konuda Yüksekokul Sekreteri, Elektrik Teknisyeni Ve

Pirt-Tıme Çalışan Öğrenciler İle Koordineli Çalışmak,

Öğrencilere Teknik Konularda Yardım Etmek, Onların Takibi, Sevk Ve

İdaresini Yapmak,

Malzemeleri Yanlış Kullanımlara Karşı Koruma Sağlamak,

Arızaların Giderilmesini Sağlamak, Arıza Giderilemiyorsa Raporlayıp

Yüksekokul Sekreterine Bildirmek,


Sağlamak,


Bilgi Vermek,



Elektrik Teknisyeni:

Okulun Tüm Elektrik Tamirat Ve Bakım İşlerini Yapmak, Bu Konudaki

İşleri Takip Etmek,

Sınıflardaki projeksiyonların tamiratı, bakımı ve gerekiyorsa

yenisiyle değişiminin sağlanması ve bu konuda Bilgisayar Teknisyeni

ile koordineli çalışılmak.

Malzemeleri Yanlış Kullanımlara Karşı Koruma Sağlamak,

Arızaların Giderilmesini Sağlamak, Arıza Giderilemiyorsa Raporlayıp

Yüksekokul Sekreterine Bildirmek,


Sağlamak,


Bilgi Vermek,



HAZIRLAYAN

Necattin KARATAŞ



Müdür














İş ve görev tanım formu yüksekokul sekreteri...bu dokümanın içeriği İstanbul teknik...

Documents