руководство для внутр аудитора.ppt (1)
TRANSCRIPT
ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА СМК
ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА:
●Независимость – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.●Подход на основе свидетельств – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.
КЛЮЧЕВЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОВЕДЕНИЯ АУДИТОРА:
●Этичное поведение – основа профессионализма.●Беспристрастность – обязательство представлять правдивые и точные отчеты.●Профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.
РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТОВ НАПРЯМУЮ ЗАВИСЯТ ОТ КВАЛИФИКАЦИИ АУДИТОРОВ.
●Аудиторы должны быть опытными;●Быть компетентными в техниках ведения аудита;●Знать правила менеджмента качества;●Иметь экспертные знания;●Иметь опыт управления;●Знать правила общения и поведения.
ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР
●Субъективизм и групповой субъективизм.●Не умение слушать собеседника.●Аудитор не обучен этическим и психологическим аспектам аудита.●Избавьтесь от аудиторов «ни рыба, ни мясо» и постоянно конфликтующих аудиторов.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ
●Методы проведения аудита путаются с методами работы аудиторов.●Неправильность отнесения несоответствий к п. МС ИСО.●Неправильность оценивания несоответствий.●Не отражение в документах аудита возможностей улучшения (потенциала улучшений).●Неправильность заполнения документов аудита.●Не ведутся личные карточки аудиторов.●Не включаются в группу технические эксперты, если аудитор плохо знает область проверки.
МЕТОДЫ РАБОТЫ АУДИТОРА
1.Наблюдение2.Опрос3.Доказательство (объективное свидетельство)4.Анализ5.Оценивание
МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА
1.Прослеживание вперед – обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки. 2.Прослеживание назад – обследование от результата процесса к его началу.3.Прослеживание методом случайного отбора – обследование начинается с любой произвольно выбранной точки процесса.4.Обнаруживающая выборочная проверка.●Имеется единичный факт несоответствия. Ищутся аналогичные несоответствия в других местах (процессах, подразделениях).5.Выборочная проверка.●Планируется объем выборки, число проверяемых объектов и по результатам проверки делается вывод.
● Руководитель группы аудиторов при необходимости привлекает аудиторов и технических экспертов из структурных подразделений организации, согласовывает ее состав с главным аудитором.
● Руководитель группы распределяет роли между аудиторами внутри группы.
СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА АУДИТА
●Разработка, согласование с руководством проверяемого объекта плана проведения аудита и его согласование с главным аудитором
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПО ИСО 19011:2002
●Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований.
Критерии аудита
Политика в области качества
ПроцедурыВнутренние стандарты
.
Внешние стандарты
Законы и нормыКонтрактные требования
Требования СМКТребования
потребителейТребования
общества и т.д
ПОДГОТОВКА РАБОЧИХ ДОКУМЕНТОВ
●сбор и анализ документов, описывающих СМК или проверяемый процесс, а также проверка рабочих инструкций, технологической документации и других нормативных документов;●сбор и анализ нормативной документации, на соответствие которой будет проводиться проверка.●разработка опросника в соответствии с целями проверки.
ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТОВ
Ключевые точки анализа документов:● Возможные противоречия между действующими и вновь введёнными документами.●Возможные противоречия в распределении ответственности. ●Применение «общих фраз» при описании деятельности.
ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТОВ
●Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом главному аудитору и руководителю проверяемого подразделения для принятия дальнейшего решения.
ДЕЙСТВИЯ ПРИ АНАЛИЗЕ СОДЕРЖАНИЯ НОРММЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
●Каждое предложение каждого раздела документа разделить на отдельные требования!●Продумать каждое отдельное требование, проинтерпретировать его!●К каждому требованию сформулировать, записать соответствующее мероприятие менеджмента качества – требуемый способ, требуемые методы!●Составить компетентные вопросы (по существу), составить перечень, сравнить с текстом стандарта и проверить на точность!
КРИТЕРИИ ДЛЯ ОЦЕНКИ ДОКУМЕНТОВ
Оценка документации
Соответствие требованиям
ИСО
Полнота описания
процессов
Правильность
оформления
Взаимосвязь
документов
Результаты предыдущег
овнутреннего
аудита
Введение в
действие
Кто? Что? Как? Где?
Когда? Скольк
о?Почему
?
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ОПРОСНИКА
●Опросник – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию о степени соответствия состояния области проверки установленным требованиям.
ЦЕЛЬ ОПРОСНИКА
●напомнить аудитору об информации, которую он должен получить, и о фактах, которые должны быть проверены.
● Контрольные вопросы разрабатываются с учетом масштаба аудита и ориентируются, прежде всего, на самые важные области деятельности.
● Вопросы должны быть сформулированы достаточно четко, и предоставлять возможность развернутых ответов.
У АУДИТОРА ДОЛЖНА БЫТЬ ВОЗМОЖНОСТЬ ЗАПИСАТЬ ПОЛУЧЕННЫЕ ОТВЕТЫ
Поэтому, построение опросника должно обеспечивать аудитору место для следующих записей:●Полученный ответ;●Комментарии и примечания;●Ссылки на доказательства (стандарт, Политика, процедура, опрашиваемое лицо);●Результаты практической работы или других проверок;●Наблюдения аудитора.
АУДИТОРУ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ ОБЩИХ, НЕДОСТАТОЧНО КОНКРЕТНЫХ ВОПРОСОВ!
Пример неправильного вопроса:
●Имеется ли в подразделении необходимая документация по СМК?
ПРИМЕР ПРАВИЛЬНЫХ ВОПРОСОВ:
●Какой порядок формирования в подразделении фонда документации по СМК?●Каким образом проводится ознакомление сотрудников подразделения с документами?●Какими данными это подтверждается?●Кто несет ответственность за актуализацию перечня документов СМК, обязательных для выполнения в подразделении?
ПРИМЕР ПРАВИЛЬНЫХ ВОПРОСОВ:(ПРОДОЛЖЕНИЕ)
●Подтверждается ли наличие документов в соответствии с актуализированным перечнем?●Поддерживаются ли документы в рабочем состоянии?●Обеспечен ли свободный доступ к документам?●Обеспечены ли условия, исключающие использование отмененных документов?
СЛОВА-ПОМОЩНИКИ АУДИТОРА:
●«ЧТО?» - ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.●«КТО?»- ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.●«ГДЕ?» - ответ о месте выполнения работы.●«КОГДА?» - ответ о времени действия.●«КАК?» - ответ о методе и способе работы.●«ПОЧЕМУ?» - ответ, раскрывающий причину события. ●«ПОКАЖИТЕ» - наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.
ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА СМК
●Уведомление руководителя проверяемого объекта●Проведение вводной беседы●Проведение аудита●Проведение беседы по результатам аудита●Составление итогового отчета по аудиту
УВЕДОМЛЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОВЕРЯЕМОГО ОБЪЕКТА
●Уведомление руководителя проверяемого объекта о предстоящей проверке в форме служебной записки.
ПРОВЕДЕНИЕ ВВОДНОЙ БЕСЕДЫ
●Рассмотрение задач и объема проводимого аудита;●Согласование плана аудита
ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА
●Проверка наличия документов СМК на рабочих местах●Проверка соответствия документов СМК установленным требованиям●Проверка выполнения требований, установленных в документах СМК●Выявление и регистрация несоответствий●Оформление документов по результатам аудита
НЕСООТВЕТСТВИЯ (ОТКЛОНЕНИЯ)
●Зарегистрируйте несоответствие в случае, если не выполняется требование.●Записывайте только факты.●Записывайте все факты полностью и точно.●Не проводите обобщение отдельных отклонений, продолжайте проверку, если у вас возникнут сомнения.●Не сравнивайте количество несоответствий. Главное – вид несоответствия.
ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ
●Данный вид отклонения говорит о том, что система качества либо не внедрена в соответствии с практическими возможностями, либо необходимый порядок выполнения отсутствует.● В данном случае корректирующее действие необходимо провести в течение разумного промежутка времени.
ПРИМЕРАМИ ЗНАЧИТЕЛЬНОГО НЕСООТВЕТСТВИЯ ЯВЛЯЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ФАКТЫ:
●не проводится анализ системы менеджмента со стороны руководства организации;●процессы системы менеджмента не обеспечиваются ресурсами;●не выполняется анализ результативности корректирующих воздействий;●отсутствует обязательная документированная процедура
НЕЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ
●Не влияет на правильное функционирование СМ или на результаты деятельности или качество продукции/услуги.●Корректирующие действия для таких отклонений обычно требуют лишь пересмотра инструкции или мотивирующей информации для сотрудников.
ПРИМЕРАМИ НЕЗНАЧИТЕЛЬНЫХ НЕСООТВЕТСТВИЙ ЯВЛЯЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ФАКТЫ:
●некоторое корректирующее действие не закончено в соответствии с графиком;●обнаружен случай отсутствия обязательных записей.
ГРАДАЦИЯ НЕСООТВЕТСТВИЙ
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА
●Документы по обнаруженным несоответствиям оформляются каждым аудитором и сводятся в итоговый отчет руководителем группы по аудиту.● После проведения аудита проводится совещание группы с целью подведения итогов аудита и подготовки к заключительной беседе.
СОСТАВЛЕНИЕ ИТОГОВОГО ОТЧЕТА ПО АУДИТУ
●Ответственным за составление итогового отчета является руководитель группы по аудиту.
ПРОЦЕСС 2.5 «ПРОВЕДЕНИЕ БЕСЕДЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА»
●предоставление аналитических выводов о выявленных несоответствиях проверяемого объекта, о функционировании системы менеджмента качества руководству проверяемого объекта.
ПРОЦЕСС 3 «ПРОВЕРКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ»
●Составление руководителем проверяемого объекта плана корректирующих мероприятий по результатам аудита.●Ответственность за реализацию коррекции и корректирующих действий несет руководитель проверяемого объекта.●Отметка о результатах реализации корректирующего действия делается аудитором в соответствующем протоколе о несоответствии и в плане устранения несоответствий. ●Проверка реализации корректирующих действий должна проводиться не позднее следующего планового аудита объекта.