คู่มือการใช้งานระบบ mis : ระบบบัญชี

คมอการใชงานระบบ MIS : ระบบบญช งานพฒนาระบบสารสนเทศ สำนกคอมพวเตอร มหาวทยาลยมหาสารคาม

ADVANCE VISION SYSTEMS: ACCOUNT 2-1

ส า ร บ ญ

ก าหนดขอมลพนฐาน................................................................................................... 3

ก ำหนดผงบญช ....................................................................................................................................... 3

ผงบญช .................................................................................................................................................. 4

ก ำหนดขอมลพนฐำนอนๆ ....................................................................................................................... 6

สมดบญชรำยวน ..................................................................................................................................... 6

งวดบญช ................................................................................................................................................ 7

ยกยอดบญช ........................................................................................................................................... 8

ตงแบบกำรลงบญช ................................................................................................................................. 8

กำรเรยกใชแบบกำรลงบญช ................................................................................................................... 10

ก ำหนดกลมพสด เพอค ำนวณคำเสอม ..................................................................................................... 11

งบกำรเงนก ำหนดเอง ............................................................................................................................ 11

งานลงบญช ............................................................................................................... 15

ลงบญชแยกประเภท (G/L) .................................................................................................................... 15

บนทก GL ............................................................................................................................................ 16

บนทกรำยกำรลงบญชแยกประเภท ......................................................................................................... 17

อนมต ยนยน และยกเลกกำรลงบญชแยกประเภท .................................................................................... 19

ลงบญชจำกระบบ STOCK ...................................................................................................................... 20

ลงบญชเพอตงหน ................................................................................................................................. 23

กระทบยอดธนำคำร .............................................................................................................................. 24

ลงบญชจำกฎกำ .................................................................................................................................... 24

การคนหา .................................................................................................................. 26

คนหำรำยกำรลงบญช ............................................................................................................................ 26

คนหำรหสงบประมำณและกำรกรอกรหสงบ........................................................................................... 27


C H A P T E R 2

ระบบบญช

ในระบบบญชของ MIS นนจะมงเนนไปทระบบบญช 3 มต ซงจะสำมำรถควบคมดแล และตดตำมกำรใชเงนไดทงในมตหนวยงำน มตกองทน และมตแผนงำน โดยกำรท ำงำนจะตองใชขอมลจ ำนวนมำก ทงจำกภำยในระบบ MIS เอง และบำงสวนไดขอมลจำกระบบลงทะเบยนดวย เชนใบส ำคญรบเงนเปนตน

ระบบบญชเปนระบบทอยตรงกลำงคอยเชอมโยงขอมลจำกระบบอนๆ เพอออกรำยงำนงบกำรเงน กำรเรมตนระบบบญชตองท ำไปพรอมกบระบบงบประมำณดวย เพรำะเมอผงงบประมำณเสรจเรยบรอยแลวกจะตองมกำรลงบญชเรมตนปบญชทนท

กำรท ำงำนของระบบบญชจะแบงงำนออกเปนหลำยๆงำน โดยจะขอแบงดงน

งาน ค าอธบาย ก ำหนดขอมลพนฐำน ท ำกำรบนทกขอมลพนฐำนทจ ำเปน หรอขอมลระบบ เชน ผงบญช สมดรำยวน

เปนตน งำนลงบญช เปนกำรลงบญชทงจำกขอมลภำยในระบบ MIS เองและจำกระบบลงทะเบยน

โดยกำรลงบญชจะไมไดท ำจำกหนำจอลงบญชทงหมด แตอำจมำจำกงำนกำรเงน งำนงบประมำณ งำนทะเบยนวสด-ครภณฑ และงำนเงนเดอนดวย

รำยงำนบญช แสดงรำยงำนตำงๆทเกยวของกบกำรสรปผลทำงบญช เชน รำยงำนงบดล รำยงำนงบรำยได – คำใชจำย ตำมปงบประมำณ รำยงำนงบทดลอง รำยงำนบญชแยกประเภท เปนตน

รำยงำนบญช 3 มต แสดงรำยงำนตำงๆทเกยวของกบกำรสรปผลทำงบญช 3 มต เชนรำยงำนงบดลตำมหนวยงำน รำยงำนงบรำยได – คำใชจำยแยกตำมหนวยงำน เปนตน

เมอ LOG IN เขำสระบบบญชแลวจะเหนเมนหลกในกำรท ำงำนดงรป

2


ก าหนดขอมลพนฐาน ในทนขอมลพนฐำน คอขอมลทมกำรใชรวมกนจำกหลำยๆสวนงำนหรอขอมลทไมไดมกำรเปลยนแปลงบอยมำกนก เชน ผงบญช สมดบญชเปนตน ดงนนเรำจงแยกงำนสวนนออกมำท ำกอนกำรเรมงำนสวนอนๆ

ก าหนดผงบญช กอนทจะเรมงำนบญชไดนน สงทส ำคญทสดคอกำรก ำหนดผงบญชของมหำวทยำลย ซงระบบอนๆกจะตองน ำไปใชดวย ตวอยำงเชน ในระบบงบประมำณจะตองก ำหนดรหสบญชใบกำรลงบญชจดสรรเงนรำยรบไปยงสวนงำนตำงๆของมหำวทยำลย

กำรก ำหนดรหสบญชจะแบงออกเปน 6 ระดบดงน

ระดบ จ.น.หลก ความหมาย ตวอยาง 1 1 หมวดบญช สนทรพย หนสน สวนของทน 2 1 หมวดยอยของหมวดบญช หมนเวยน ระยะยำว

3 1 ประเภทของบญชในหมวดบญช เงนสด เงนฝำกธนำคำร 4 2 ชนด/ชอบญช เงนฝำกประจ ำ ออมทรพย กระแสรำยวน


5 2 ชอบญชยอย ระบเงนฝำกธนำคำรอะไร (กรณทเปน ธนำคำร)

6 3 ชอบญชยอยจำกระดบท 5 ระบถงบญชธนำคำรเลขทอะไร (กรณทเปน ธนำคำร)

ผงบญช

ในหนำจอนนอกจำกรหสบญช ชอบญช ผใชตองระบเลขทบญช รหสธนำคำร สำขำ หมวดรำยจำย และรหสคม โดยรหสคมกคอรหสบญชทเปนรหสหลกนนเอง ตวอยำงเชน 1110101000: เงนสด จะมรหสคมเปน 1110100000: เงนสดในมอ และ 1110100000: เงนสดในมอ มรหสคมเปน 1110000000: เงนสดและรำยกำรเทยบเทำเงนสด แตหำกเปน 1000000000 : สนทรพย ไมตองระบรหสดงกลำว ขอมลตำงๆทเปน Combo Box

จะมควำมหมำยดงน

ขอมล รหส ความหมาย หมวดบญช 1 สนทรพย

2 หนสน 3 ทน 4 รำยได 5 รำยจำย

ลกษณะทำงบญช C ดำนขวำบญช (Credit) D ดำนซำยบญช (Debit)

ระดบทำงบญช 1 บญชคม 2 บญชยอย


คำตงตนทตองก ำหนดเพอประโยชนในกำรลงบญชแบบ 3 มต มดงน

คำตงตนงำน/โครงกำร

คำตงตนหนวยงำน

คำตงตนกองทน

แหลงเงน

หมวดรำยจำย

คำตงตนรหสบคคล (เฉพำะงำนเงนเดอน)

โดยคำตงตนเหลำนจะก ำหนดหรอไมกได แตในบำงบญชนนควรจะก ำหนด ตวอยำงเชน คำสำธำรณปโภค หรอคำหกภำษ ณ ทจำย เปนตน เนองจำกบญชอำจจะไมสำมำรถก ำหนดไดวำจะถอเปนกองทนหรองำนใด หรออำจจะมกรณทบญชนจะตองเปนของกองทนหรอหนวยงำนนเทำนน เชน เงนรบฝำกของหนวยงำนหนงๆ ดงนนเมอผใชก ำหนดคำตงตนเหลำนแลว ไมวำจะมกำรลงบญชจำกงำนสวนใดๆกตำม ถำไมมกำรระบ งำน/

โครงกำร หนวยงำน กองทน หมวดรำยจำย แหลงเงนใหครบถวน กจะน ำคำตงตนทงหมดนไปใชทนท ท ำใหกำรลงบญชสะดวกขน แตหำกกำรลงบญชครงใดกตำมมกำรลงรหสบญชทไมมคำตงตนผใชจะตองก ำหนด งำน/โครงกำร หนวยงำน กองทน หมวดรำยจำย แหลงเงนใหครบถวนเอง สวนคำตงตนรหสบคคลนนใชส ำหรบกำรตงเจำหนเงนเดอนโดยจะถอวำคำตงตนรหสบคคลคอรหสเจำหน เพรำะฉะนนบญชทสมพนธกบเงนเดอนตองระบเสมอ และรหสเจำหนทไดนจะน ำไปใชในกำรท ำใบเบกเงนเดอน ใบเบกเงนเพอน ำสงรำยกำรทหกเงนเดอนไวเพอน ำสงเจำหนตอไป


สวนรหสหมวดรำยได-รำยจำยนนควรจะก ำหนดเฉพำะในหมวดรำยไดและรำยจำยเทำนน คำทก ำหนดนจะน ำไปใชในกำรออกรำยงำนงบรำยได - คำใชจำย เทยบกบงบประมำณดวย ซงงำนงบประมำณจะตองมกำรบนทกขอมลประมำณกำรทงรำยรบและรำยจำยเอำไวแลว

หมายเหต ควรก ำหนดหมวดบญชในหลกแรกของรหสบญชแยกประเภทใหตรงกบหมวดบญช

ก าหนดขอมลพนฐานอนๆ

สมดบญชรายวน

ในกำรท ำบญชจะมกำรแบงแยกสมดคมบญชออกจำกกนเปนหมวดหม กำรท ำงำนของระบบบญชนกท ำนองเดยวกน โดยก ำหนดทหนำจอนตอนเรมตนระบบ กำรก ำหนดตองดจำกงำนสวนอนๆดวย เนองจำกตองมสมดบญชรำยวนบำงตวมำรองรบกำรลงบญชจำกงำนอนๆ เชน CB: สมดรำยวนรบเงน จะมำจำกกำรจดสรรรำยรบทไดจำกใบส ำคญรบ หรอ DP: สมดบนทกคำเสอม เกดจำกกำรลงบญชหกคำเสอมงำนทะเบยนวสด-ครภณฑ เปนตน

สงทใหก ำหนดในสมดบญชรำยวนนน ไดแก รหส ชอสมดคมบญช และควำมหมำยของขอมลเลขท เอกสำร วนท และจ ำนวนเงน อยำงเชน เลขทอำงอง1 ระบวำใบเสรจเลขท และวนทอำงอง1 ระบวำเปนวนทออกใบเสรจ ขอควำมเหลำนจะๆไปปรำกฏทหนำจอลงบญชแยกประเภท (G/L) โดยขอควำมทบอกไวหนำ Text

Box ตำงๆจะเปลยนแปลงไปตำมสมดบญชรำยวนทเลอกอย ดงรป ดงนนขอมลทอยใน Text Box เหลำนนจะมควำมหมำยตำมค ำอธบำยขำงหนำ


งวดบญช

กอนทจะเรมงวดบญชใหมหรอ ณ ตนป ผใชจะตองมำก ำหนดงวดบญชใหกบระบบ โดยงวดบญชจะแยกออกตำมแหลงเงนดวย จำกหนำจอทเหนจะกรองขอมลใน Datasheet โดยงวดบญชและ/หรอแหลงเงน ทระบดำนบน สวนใน Datasheet นนจะบอกชวงวนทและสถำนะของงวดบญชวำเปดหรอปดบญชไปแลว

แตเนองจำกกำรเพมงวดบญชมกจะเปนแตละเดอนตอหนงงวดบญช โปรแกรมจงมปม {I เพมงวดบญช 1 ป}

เพอชวยใหผใชสำมำรถเพมงวดบญชสะดวกขน กำรเพมกเพยงใสปบญชทตองกำรเพมงวดบญชแลวกดปม

หมายเหต

งวดบญชทสำมำรถลงบญชไดจะตองมสถำนะเปน "O : เปด" เทำนน ดงนนหำกมกำรลงบญชไมไดเนองจำกปดงวดบญชแลว ผใชตองปรบสถำนะเปน "O : เปด"


ยกยอดบญช

เปนกำรยกยอดบญชจำกงวดหนงไปยงอกงวดหนง โดยจะใหระบสมดบญช และใหระบวำจะลงในสมดบญชประเภทใด คอ สมดรำยวนจำยเงน สมดรำยวนรบเงน สมดบนทกคำเสอม สมดรำยวนทวไป สมดบญชรำยวน และ สมดรำยวนซอ

เมอกดปม ยกยอด จะปรำกฏกลองขอควำมแสดงวำไดท ำรำยกำรแลว ดงน

แตถำหำกยอดงวดทระบไดท ำกำรปดยอดไปแลว จะไมสำมำรถท ำรำยกำรได โดยจะปรำกฏดงน

ตงแบบการลงบญช

เปนกำรตงรปแบบกำรลงบญช เมอมกำรดงขอมลเหลำนนเขำสระบบบญช จำกกำรท ำรำยกำร ซอ/จำง ขอเบกเงน จำยเงน กำรตงรปแบบกำรลงบญชคอกำรก ำหนดวธกำรลงบญชไว


เชน ครภณฑส ำนกงำน ถำมกำรซอเขำมำจะลงบญช ดงน

รายการ รหสการตดตง DR ACCID-RECEIVE:รหสบญช เมอรำยกำรลงเปนรำยรบจำกกำรซอ/จำงครภณฑ/วสด

CR ACCID-AP:รหสบญช เมอรำยกำรมกำรตงหน

เมอเรำก ำหนดรหสบญชของรำยกำรครภณฑส ำนกงำน ดงน

รหสการตดตง รหสบญช ACCID-RECEIVE 1250102000:ครภณฑส ำนกงำน-ซอเพม

ACCID-AP 2110103001:เจำหนคำครภณฑ

รำยกำรทลงบญชจะเปนดงน

รายการ รหสบญช DR 1250102000:ครภณฑส ำนกงำน-ซอเพม

CR 2110103001:เจำหนคำครภณฑ

เมอท ำรำยกำรจำยจะลงบญชดงน

รายการ รหสการตดตง DR ACCID-AP:รหสบญช เมอรำยกำรมกำรตงหน

CR เงนสด หรอ ธนำคำร ซงเลอกเมอท ำรำยกำรจำย รำยกำรทลงบญชจะเปนดงน

รายการ รหสบญช DR 2110103001:เจำหนคำครภณฑ


CR เงนสด หรอ ธนำคำร ซงเลอกเมอท ำรำยกำรจำย

ตารางอธบายรายการ การลงบญช

รหสการตดตง รหสการตดตง ACCID-AP รหสบญช เมอรำยกำรมกำรตงหน

ACCID-APOTHER รหสบญชส ำหรบเครดตเมอรบครภณฑหรอวสดจำกกำรบรจำคหรอเหตอนนอกจำกกำรซอ/จำง

ACCID-ASSET รหสบญชครภณฑยอดยกมำ ACCID-CAPITAL รหสบญช สวนเกนทน เมอรบรำยกำรครภฑหรอวสดใหม ACCID-COST รหสส ำหรบเปนคำใชจำยตอนเบกใชของวสด ACCID-DEPREACCUM รหสบญช คำเสอมสะสม ACCID-DEPRECOST รหสบญช รำยจำยคำเสอม ACCID-RECEIVE รหสบญช เมอรำยกำรลงเปนรำยรบจำกกำรซอ/จำงครภณฑ/วสด ACCID-RECEIVEOTHER รหสบญช เมอรำยกำรลงเปนรำยจำย หรอ ครภณฑ/วสดทรบจำกหรณอนๆท

ไมใชซอ/จำง ACCID-RECEIVEWAIT รหสบญช ขณะรำยกำรตรวจรบแลว แตยงไมลงรหสครภณฑ/รหสวสด

การเรยกใชแบบการลงบญช

เมอเรำตงแบบกำรลงบญชเรยบรอยแลว เรำตองท ำกำรผกรำยกำรซอ/จำง เบก เขำกบแบบกำรลงบญช โดยเขำทหนำจอรหสวสด-ครภณฑ แลวเลอกทะเบยนตำมกลมทจะก ำหนดเชน ครภณฑ และเลอกหมวดวสด-ครภณฑ เชน ครภณฑส ำนกงำน จำกนนใหเลอกทคอลมนแบบกำรลงบญช ใหเปนแบบกำรลงบญชทเรำไดเตรยมไว เชน แบบกำรลงบญชของครภณฑส ำนกงำน


ก าหนดกลมพสด เพอค านวณคาเสอม

เปนกำรก ำหนดกำรค ำนวณคำเสอม ใหกลมครภณฑ แตละประเภท โดยจะก ำหนดอำยครภณฑ และรำคำต ำสดเมอหกคำเสอมแลว

งบการเงนก าหนดเอง

เปนกำรก ำหนดรำยงำนกำรเงนอนๆ ทตองกำรเพมเตม หรอท ำเปนรำยงำนงบกำรเงน และหมำยเหตประกอบงบกำรเงน กำรก ำหนดจะประกอบดวย 3 สวน คอ


1. ตดตงชดรายงาน

แสดงรำยงำนทมอยท งหมดในงบกำรเงนก ำหนดเอง ประกอบดวยรหสรำยงำน ชอรำยงำน ประเภท และสถำนะ

ขอมล รหส ความหมาย ประเภท B รำยงำนงบดล

I รำยงำนงบก ำไรขำดทน S รำยงำนอนๆ

สถำนะ O เปด อนญำตใหแกไข C ปด ไมอนญำตใหแกไข

2. ออกแบบรายงาน

คอกำรก ำหนด รำยงำนวำในแตละบรรทด ตองกำรแสดงรำยกำรอะไรบำง และก ำหนดรปแบบแสดงผลของแตละรำยกำร เชน แสดงเปนสวน Header หรอ ผลรวม หรอ สวนก ำหนดรหสบญช

กำรคดลอกรปแบบทเคยท ำแลวมำเพอท ำเปนรำยงำนอกแบบ ใหสรำงชอรำยงำนใหมขนมำกอน แลวเขำมำทหนำจอน เลอกชดรำยงำนตวใหมทสรำงขนมำ แลวกดปม copy ใสรหสชดรำยงำนทจะคดลอก แลวกด Ok จะไดรำยงำนใหมทมโครงสรำงเหมอนรำยงำนทคดลอกมำ


ขอมล รหส ความหมาย ระดบ 1 - 6 ล ำดบควำมส ำคญจำกมำก ไปนอย โดย 1 จะมำกทสด

และในแตละระดบจะยอหนำเขำไปเรอยๆ จนถงละดบสดทำย ประเภท H แสดงขอควำมหรอเวนบรรทด

T แสดงผลรวมทำงบญช ของรหสบญชทก ำหนด S แสดงผลรวมของรหสบญชในชวงตงแต H ระดบเดยวกน จนถง S B แสดงผลรวมแบบก ำหนดบรรทดในกำรบวกลบเอง

2. ก าหนดรหสบญชในรายงาน

คอกำรก ำหนด รำยงำนวำในแตละบรรทด ทเปนประเภท T แสดงรำยกำรของรหสบญชใดบำง โดยรหสบญชจะก ำหนดรหสบญชจำก – ถงรหสบญช โดยแสดงยอดผลรวมของ Dr – Cr แลวน ำมำแสดงในรำยงำน สวนตวคณจะใสคำอย 2 อยำงคอ 1 และ –1 วธกำรก ำหนดดจำก Nature Type ของรหสบญชวำ เปน Dr หรอ Cr ถำ Dr

ให 1 และ ถำเปน Cr ใหใส –1 เชน สนทรพย Nature Type เปน Dr ให ก ำหนดเปน 1 , หนสน Nature Type

เปน Cr ใหก ำหนดเปน –1 เปนตน


รำยงำนทไดจำกกำรก ำหนดขอมลขำงตนเปนดงน

สงทควรทรำบในกำรท ำรำยงำนก ำหนดเอง

ในรำยงำนจะแสดงล ำดบเรยงตำมหมำยเลข Line ทบนทกเขำไป กำรใสเลข Line ควรเหลอเลข 0 (ศนย)

ไวตวสดทำยเพอสะดวกในกำรแทรกบรรทดเขำไปในภำยหลง


สนทรพย ก ำหนดระดบ 1 แสดงชดขอบดำนซำยสด และเปนตวหนำ ประเภทเปน H จงไมมตวเลขแสดงดำนขวำมอ

สนทรพยหมนเวยน ก ำหนดระดบเปน 2 จะแสดงชดขอบดำนซำยถดจำกระดบ 1 ประเภทเปน H จงไมมตวเลขแสดงดำนขวำมอ

เงนสดและรำยกำรเทยบเทำเงนสด ก ำหนดระดบเปน 3 แสดงถดจำกระดบท 2 ประเภทเปน T จงตองก ำหนดรหสบญชทตองกำรแสดงใน “ก ำหนดรหสบญชในรำยงำน” และเมอก ำหนดแลว จะไดผลรวมของรหสบญชทก ำหนดไวทำงดำนขวำดงรำยงำนทแสดง

รวมสนทรพยหมนเวยน ก ำหนดระดบเปน 2 และประเภทเปน S จะไดผลรวมของระดบทสงขนไปทงหมดตงแต H ระดบ 2 จนถง S ระดบ 2

กำรเวนบรรทด หรอ บรรทดวำง ใหใช ประเภท H และใชระดบ 6 ยกเวนบรรทดนนจะเปน H ส ำหรบรวมรำยกำรใหใสตำมระดบทจะใหแสดงผลรวม

งานลงบญช งำนบญชจะตองดแลเรองกำรลงบญชทงจำกภำยในระบบ MIS และระบบลงทะเบยน โดยมหนำจอแสดงรำยกำรทลงบญชทงหมดและสำมำรถแกไขหรอเพมเตมได แตตองเขำใจวำระบบ MIS มงเนนไปทระบบบญช 3 มต ซงอำจจะท ำใหงำนบำงสวนแตกตำงจำกของเดมบำงแตจะท ำใหกำรออกรำยงำน กำรสรป หรอวเครำะหขอมลไดดขน

ลงบญชแยกประเภท (G/L) กำรลงบญชจำกทตำงๆ(ทกๆสวนงำนของระบบ MIS) จะเปนกำรลงบญชแยกประเภททจะมำรวมกนอยทหนำจอนทงหมด ไมวำจะมำจำกงำนเงนเดอน งำนกำรเงน หรองำนงบประมำณ ซงจะมกจะเปนกำรลงบญชแบบกงอตโนมต ดงนนเจำหนำทบญชจงควรอยำงยงทจะมำท ำกำรตรวจสอบควำมถกตองและปรบสถำนะของ GL


หนำจอนแบงออกไดเปน 3 สวนคอ

1. สวนกำรกรองขอมล โดยผใชจะตองระบงวดบญชทเปนเลข 6 หลกประกอบดวยปและเดอน สมดบญชรำยวน ล ำดบทหรอรำยกำรท เพอเขำถงขอมล GL ทตองกำร

2. สวนของ GL เปนสวนทบอกวำ GL แตละรำยกำรนนไดมำอยำงไร และลงบญชวนไหน สถำนะเปนเชนไร พรอมทงค ำอธบำยกำรลงบญช เชน เปนกำรลงบญชปรบปรง ลงบญชจำกงำนทะเบยน เปนตน

3. สวนของรำยกำรลงบญชแยกประเภทจะเปน Datasheet ทแจงรำยกำรของแตละ GL วำมกำรลงบญชแยกประเภทใดบำงมกำรเชอมโยงขอมลหรอน ำมำลงบญชจำกทใด นอกจำกนยงมขอมลเกยวกบงบประมำณเพอออกบญช 3 มตดวย

บนทก GL

กำรแสดงขอมลทสวนนจะมค ำอธบำยควำมหมำยของขอมลเปลยนแปลงไปเรอยๆขนอยกบวำเปนสมดคมบญชใด ซงจะไมเหมอนกนขนอยกบงำนแตละประเภท อยำงเชนกำรลงบญชจำกใบส ำคญซอจำงสำมำรถบอกไดวำมำจำกใบส ำคญเลขทใด แตไมสำมำรถบอกไดวำเปนปภำคกำรศกษำใด

ในขนตอนกำรลงบญชแยกประเภทมสถำนะกำรท ำงำนดงน

รหส ป ม สถานะ W Work ด ำเนนกำร (เมอเรมตนหรอกลบไปแกไข) S Save เปนกำรยนยน GL ในเบองตน จะถอวำเปนกำรลงบญชจรงแลว C Confirm เปนกำรยนยนจำกผใชหรอหวหนำงำนอกครงวำกำรลงบญช GL นนถกตอง

และไดรบกำรตรวจสอบแลว V Void ยกเลก GL ทผดพลำด



กำรลงบญชจะมผลเมอมสถำนะเปน S : Save หรอ C : Confirm เทำนน

กำรเพมรำยกำร GL ท ำไดโดยใสหมำยเลขล ำดบตอไป จะเหนวำไมมรำยกำร GL เกดขนในสวนท 2 และ 3

สงเกตไดวำมขอควำม "รำยกำรใหม !" แลวกดปม {ADD} Datasheet ในสวนท 3 จะพรอมใหบนทกได

บนทกรายการลงบญชแยกประเภท

ท Datasheet จะมชองใหกรอกขอมลมำกมำย ทงทตองระบทกครงและทไมสำมำรถระบไดในบำงกรณ ดงจะอธบำยควำมหมำยดงน

ขอมล ค าอธบาย ทมาขอมล หมายเหต รหสบญช บญชทตองกำรเดบตหรอเครดต ก ำหนดเองหรอจำก

รหสบญชทก ำหนดไวจำกสวนงำนตำงๆ

เดบต จ ำนวนเงนฝงเดบต จะตองลงยอดเงนดำนใดดำนหนงเสมอและตองเปนยอดบวก

เครดต จ ำนวนเงนฝงเครดต

อำงองเอกสำร

บอกวำระเบยนขอมลนไดขอมลจำกทใดหรอเอกสำรประเภทใด

ถกก ำหนดโดยโปรแกรมขณะทมกำรลงบญชแบบอตโนมต

ควรระบถำสำมำรถรทมำของรำยกำรเหลำนน เพอประโยชนในกำรตดตำมขอมลกลบไป

เอกสำรเลขท บอกรหสหรอเลขทของเอกสำรทน ำมำอำงองในระเบยนน

รหสงบประมำณ

ใชเงนจำกงบประมำณใด ไดมำจำกขอมลเดมกอนทจะลงบญชหรอผใชก ำหนดเอง

ควรจะระบทกครง แตในบำงงำนอำจไมทรำบเชนกำรรบเงนรำยไดจำกงำนทะเบยน

ปงบประมำณ

ปงบประมำณของกำรใชเงนนนๆ ไดจำกรหสงบประมำณหรอผใชกรอกเอง (หำกมรหสงบประมำณ โปรแกรมจะน ำคำเหลำนมำใสใหเอง)

ควรจะก ำหนดทกครงทสำมำรถระบได

แหลงเงน แหลงเงนทมำของเงนทลงบญช งำน/โครงกำร

งำน/โครงกำรตำมมตแผนงำน ตองระบทกครง เนองจำกเปนระบบบญช 3 มต หนวยงำน หนวยงำนตำมมตหนวยงำน


กองทน กองทนตำมมตกองทน บคคลอำงอง บคคลทมผลใหมกำรลงบญช เชน

เจำหน ลกหน เปนตน ไดจำกรหสบคคล เจำหน หรอลกหนในเอกสำรตำงๆ

จ ำเปนตองก ำหนดเมอเปนกำรรบเงนหรอจำยเงนกบบคคลใด ยกเวนกรณของนสต

ยงมสงทควรทรำบในกำรกรอกขอมลหรอดขอมลจำกหนำจอนอก เชน

กำรปอนรหสบญชสำมำรถท ำโดยเลอกจำก Combo box หรอใชหนำจอคนหำตำมวธทจะกลำวถงตอไป

รำยกำรเชอมโยงและรหสเชอมโยง สำมำรถน ำไปใชประโยชนในกำรตรวจสอบได เชนรำยกำรเชอมโยง (80 : ใบตรวจรบ) รหสเชอมโยง (1/2543-11) เครดต (21,208.75) แสดงวำจ ำนวนเงน 21,208.75 บำทของระเบยนนไดมำจำกใบตรวจรบเลขท 1/2543-11 เมอตองกำรทรำบรำยละเอยดของเงนจ ำนวนนก

สำมำรถตดตำมขอมลได

ถำสวนท 2 ของหนำจอมขอมลใบส ำคญซอจำงเลขท (1/2543-PO) จะหมำยควำมวำ GL นนลงบญชมำจำกใบส ำคญซอจำงของงำนกำรเงน ซงจะมรำยกำรในใบส ำคญเปนใบตรวจรบเลขท 1/2543-11

ในกำรลงบญชจำกงำนอนๆจะมสถำนะของ GL เปน S : Save เทำนน แตหำกเปน C : Confirm นนหมำยถงวำมผมำตรวจสอบแลว


มมลำงซำยของหนำจอจะม username และวนเวลำสดทำยทปรบปรงรำยกำร เชนเมอมกำรปรบสถำนะทกครง ดงนนผใชสำมำรถตรวจสอบและสอบถำมจำก username ทท ำรำยกำรได

ในกำรเพมระเบยนขอมลใหมจะตองก ำหนดรหสบญช งำน/โครงกำร หนวยงำน กองทน และยอดเงนเสมอ มฉะนนจะพบขอควำมตำงๆ ดงน

อนมต ยนยน และยกเลกการลงบญชแยกประเภท

เมอมนใจแลววำขอมลทบนทกเขำไปถกตองครบถวน และมจ ำนวนเงนเดบตและเครดตเทำกน ผใชตองปรบสถำนะเปน "S : บนทก" ดวยโดยกดปม {Save} และเมอมกำรตรวจสอบ(เชนจำกหวหนำงำนหรอผตรวจสอบ)กปรบสถำนะเปน "C : ยนยน" โดยกดปม {Confirm} และกดปม {Void} เมอตองกำรยกเลก

GL ทมสถำนะ S เมอตรวจสอบแลววำมขอผดพลำดกสำมำรถเปลยนเปน W โดยกด {Work} เมอแกไขเสรจกเปลยนมำเปน S เหมอนเดมโดยกด {Save} สถำนะ C หรอ V นนจะไมสำมำรถลบหรอแกไขขอมลไดอก หำกผใชพยำยำมท ำเชนนนจะเหนขอควำมตอไปน



กำรลงบญชจะเปนผลเมอมสถำนะเปน S : Save หรอ C : Confirm เทำนน

ไมแนะน ำใหยกเลก GL โดยปรบสถำนะเปน V : Void เนองจำกบำง GL เปนกำรลงบญชจำกงำนอนอำจจะท ำใหควำมสมพนธของขอมลผดพลำดได ดงนนควรจะลงบญชอก GL เพอเปนกำรปรบรำยกำรทผดจะดกวำ

ไมแนะน ำใหปรบสถำนะของ GL จำก S มำเปน W เพอแกไข ในกรณทเปนกำรลงบญชอตโนมตจำกบำงสวนงำนเนอง แตควรจะไปยกเลกรำยกำรนนๆ เพอทจะยกเลก GL นนๆดวย หรอลง GL เพอปรบรำยกำรแทน

กำรรบสถำนะหรอกำรแกไขใดๆกตำม อยำลมวำงวดบญชนนยงคงเปดอยหรอไม โดยสำมำรถตรวจสอบไดจำกหนำจองวดบญช

ลงบญชจากระบบ Stock หลงจำกทมกำรเบก/จำยวสดหรอรำยกำรด ำเนนกำรในระบบ Stock แลว ณ สนวนควรจะลงบญชเพอลงคำใชจำยทเกดขนในแตละวน โดยมำทนำจอ “ลงบญชจำกระบบ Stock”


เมอเรำระบชวงวนท และแหลงเงน กดปม {Refresh} จะแสดงรำยกำรทยงไมไดลงบญชทงหมดทเกดขนตำมชวงทก ำหนด ถำตองกำรลงบญชรำยกำรทงหมดนน

ใหระบวนทลงบญชและสมดบญชรำยวน และกดปม {P ลงบญช} แตหำกไมระบงวดบญชและสมดบญช โปรแกรมจะเตอน

เมอตอบยนยนกำรลงบญชแลว

โปรแกรมจะเอำรำยกำรทงหมดลงบญชใหและแสดงรำยกำรหลงจำกทลงบญชเสรจแลวดงรป จะเหนวำรำยกำรท Datasheet บนไมมแลว แตท Datasheet ลำงจะมรำยกำรบญชทเพงจะลงไป โดยรำยกำรทลงบญชนนสำมำรถดรำยละเอยดไดจำกหนำจอ GL ตำมหนำบญชทแสดงอย

หำกผใชตองกำรยกเลกกำรลงบญชทไดท ำไปแลวจะใหเลอกรำยกำรทจะยกเลก (จำก Datasheet ลำง) แลวกดปม {V ยกเลก} ตอบยนเงนกำรยกเลกลงบญช


นอกจำกโปรแกรมจะยกเลกหนำบญชทเลอกแลว ยงคนสถำนะกำรลงบญชของรำยกำร Stock สงเกตไดจำกรำยกำรทกลบคนมำใน Datasheet ดำนบน


ลงบญชเพอตงหน หลงจำกทมกำรตรวจรบหรอตองกำรตงหน ใหเขำมำทหนำจอ “ลงบญชเพอตงหน” ควรท ำกำรตงหนทกสนวน

เมอเรำระบชวงวนท วธลงบญช แหลงเงน ประเภทตรวจรบ กดปม {Refresh} จะแสดงรำยกำรทยงไมไดลงบญชทงหมดทเกดขนตำมชวงทก ำหนดใน Datasheet สวนบน และสวนลำงจะแสดงผลกำรลงบญชเมอลงบญชรำยกำรนน สวนอก Tab นงจะแสดงรำยกำรทตงหนแลวในสวนบน และสวนลำงแสดงผลกำรลงบญชของรำยกำรทลงไปแลว

ถำตองกำรลงบญชรำยกำรเหลำนน ใหเลอกท IMPORT เปนเครองหมำยถกตองแลวระบวนทลงบญชและสมดบญชรำยวน และกดปม {P ลงบญช} แตหำกไมระบงวดบญชและสมดบญช โปรแกรมจะเตอน เมอยนยนกำรลงบญชแลวรำยกำรทลงจะปรำกฏใน Tab “รำยกำรตรวจรบทตงหนแลว” ดงรป


ถำตองกำรยกเลกรำยกำรทลงบญชแลวใหเลอกรำยกำร แลวกดปม ยกเลก

กระทบยอดธนาคาร คอกระบวนกำรตรวจสอบเชคททำงมหำลยไดสงจำยออกไป แลวมรำนคำมำรบเชค ซงกำรกระทบยอดจะกระท ำเมอม Statement จำกทำงธนำคำรยนยนยอดในแตละเดอนทมกำรรบ-ฝำก

ใหน ำใบ Statement นนมำแลวใสวนทของ Statement ทธนำคำรแจงมำ ในชองวนท เพอพสจนยอด แลวเลอกงวดบญชทตองกำรท ำ และชวงวนท หลงจำกนน ใหใชเมำสคลกทชองดำนหนำใหตรงกบรำยกำรททำงธนำคำรแจงมำ

ลงบญชจากฎกา เปนกำรลงบญชรำยกำรฎกำทไดบนทกไว โดยเลอกป และแหลงเงน จะเหนขอมลในสวนซำยมอสเขยว แสดงรำยกำรของชวง ป และแหลงเงนทเลอก จำกนนให ดบเบลคลก ทหมำยทตองกำรลงบญช จะปรำกฎรำยกำรดำนขวำมอทจะลงบญช ถำตองกำรดงรำยกำรออกจำกสวนขวำมอ ใหดบเบลคลก ทหมำยเลขนนอกครงนง

ถำตองกำรลงหลำยๆ รำยกำร ให ดบเบลคลก ในหมำยเลขทตองกำรลงบญชนน ไปจนครบทเรำตองกำร


จำกนนใหเลอกสมดบญช วนทลงบญช และรำยกำร DR ทตองกำรลง แลวกดปม POST เมอลงรำยกำรเสรจแลวรำยกำร ฎกำนนจะหำยไป ดงรป

ถำตองกำรยกเลกรำยกำรทลงบญชแลวใหเลอกรำยกำร แลวกดปม ยกเลก


การคนหา ในทกๆสวนของระบบจะมกำรคนหำเพอชวยในกำรสบคนขอมล

คนหารายการลงบญช

ผใชสำมำรถเรยกใชไดจำกเมนหลก "งำนบญช" และ เมนยอย "คนหำรำยกำรลงบญช" หนำจอนจะแบงออกเปน 2 สวนคอ สวนบนส ำหรบก ำหนดเงอนไข และ Datasheet ส ำหรบแสดงรำยกำรลงบญช ดงรป

ในรำยงำนหรอสวนงำนอนๆทตองเกยวของกบกำรลงบญช จะมกำรอำงองหรอบอกวำงลงบญชไวทไหน เชน "CB: 254409/10" หมำยควำมวำรำยกำรดงกลำวนนไดลงบญชทสมดเงนสด งวดบญช 254409 หรอเดอนกนยำยน ป 2544 และเปนล ำดบรำยกำรท 11 เปนตน เมอผใชตองกำรทจะมำดรำยำกรลงบญชนนๆทหนำจอลงบญชแยกประเภท กเพยงระบ งวดบญชเปน 254409 สมดบญชรำยวนเปน "CB : สมดเงนสด" และล ำดบทเปน 11 ขอมลในสวนท 2 จะแสดง GL ทตองกำรให แตหำกผใชไมทรำบล ำดบทรเพยงวำเปนกำรลงบญชวนใด สำมำรถระบเปนวนทแทนล ำดบทได แตขอมลทแสดงอำจมมำกกวำ 1 GL

จะเหนวำม Text Box และ Combo Box ส ำหรบก ำหนดเงอนไขมำกมำยท ำใหผใชสำมำรถเลอกเงอนไขไดตำมตองกำร เชน


A. แสดงขอมลลงบญชของหนวยงำน "1000000 : ส ำนกงำนอธกำรบด" ของงวดบญช 254409

B. แสดงขอมลทเกดจำกกำรเบก/ยม/คนเงนจำกงำนกำรเงนทเกดขนในงวดบญช 254409 แตหำกตองกำรทรำบวำมใครมำเบกหรอยมเงนเทำไรในงวดนนๆกสำมำรถระบคคลอำงอง (ระบรหสลกหน) ไดอก

C. แสดงขอมลเฉพำะรำยกำรทเกดกบบญชแยกประเภท "10101010000 : เงนสด" ในงวดบญช 254409 ซงมกำรบนทกแลว กำรก ำหนดนเสมอนกบดกระแสเงนสดทเกดขนในงวดบญช 254409 นนเอง

ยงมวธกำรก ำหนดเงอนไขอกมำกมำย สดแตควำมตองกำรของผใชเอง แตอยำงทไดกลำวไปแลววำทหนำจอคนหำนจะไมสำมำรถแกไขหรอท ำรำยกำรใดๆได

คนหารหสงบประมาณและการกรอกรหสงบ

แบบท 1 กด Space Bar ทชองระบรหสจะปรำกฏหนำจอ ซงประกอบดวย 2 สวนคอ


สวนระบเงอนไข และสวนแสดงผลลพธ

เรมจำกระบเงอนไขททรำบ เพอกรองขอมลเฉพำะทตองกำร โดยเลอกขอมลจำก Combo Box หรอระบคำทตองกำรใน Text Box โดยใช "*" หรอ "?" ชวยในกำรคนหำได แลวกด {คนหำ} หรอเคำะ [Enter]

เมอกดคนหำแลว โปรแกรมจะแสดงผลลพธทสวนแสดงผลลพธ (Datasheet) เมอพบขอมลทตองกำรใชแลวใหดบเบลคลกทระเบยนทตองกำร โปรแกรมจะปดหนำจอนน และน ำขอมลงบประมำณทไดใสในชองรหสงบประมำณ

ตวอยำงกำรคนหำรหสงบประมำณส ำหรบกำรยมเงนทดรองรำชกำร ระบปงบประมำณ และรหสรำยจำย “40007 : เงนยม” เงนยมทตงไวใหใชนนจะตงเปนยอดรวมส ำหรบแตละหนวยงำนระดบคณะ


ตวอยำงกำรคนหำรหสงบประมำณ โดยระบปงบประมำณและแหลงเงน กรณทเรำทรำบวำจะใชเงนหมวดใด กจะระบหนวยงำนเจำของเงนและหมวดรำยจำย เมอกด {คนหำ} กจะแสดงรำยกำรทงหมดทม

ในบำงกรณเรำอำจจะทรำบชองบวำเกยวกบอะไร แตหำรหสงบไมพบ อำจใชกำรคนหำโดยชองบ เชน “*สภำมหำวทยำลย*” กจะแสดงรำยกำรทงหมดทเกยวของกบสภำมหำวทยำลย แตหำกงบทหำไดทงหมดนยงไมใชงบประมำณทตองกำร ตองสอบถำมขอมลจำกกองแผนงำน

แบบท 2 เรมจำกระบปงบประมำณ และรหสประเภทคำใชจำย หลงจำกนนกระบรหสงบประมำณจำก Combo

ซงจะแสดงเฉพำะงบประมำณทตรงกบปงบประมำณและประเภทคำใชจำยทก ำหนด ดงรป

คู่มือการใช้งานระบบ mis : ระบบบัญชี

Documents