الرحيم الرحمن الله بسم

عن دورة

الناجح للموظف األولية المهارات

مقدمة :

ظهور إلى أدى ، العصر سمات من كسمة الكبيرة المنظمات ظهور إناإلداريين دور تعاظم وقد ، اإلدارية األعمال لتقنين الملحة الحاجة

العليا اإلدارات في القادة النشغال كنتيجة اإلدارية األعمال في والموظفينتام إلمام على يكون أن وظيفة سيشغل من كل على الواجب من كان لذا

األولية . المهارات ببعض

الدورة : من الهدف

واالتجاهات والمهارات بالمعارف المشاركات تزويد إلى الدورة تهدفالناجح . الموظف في توافرها المطلوب

من تمكنهن التي ، وتقنياتها الحديثة اإلدارية األساليب بأهم مهاراتهن وتنميةالتي المنظمة أهداف تحقق بصورة اإلدارة في الحديثة الطرق استخدم

الله . بإذن بها سيعملن

المستهدفة : الفئة

الجامعة من تخرجهن المتوقع الطالبات من هن الدورة هذه في المشاركاتالعام هذا

مختلفة( 1429 ) مجاالت في إدارية وظائف شغلهن الله بإذن المتوقع ومن ، والخاصة . الحكومية والمنظمات األعمال في

العلمية : المحاور

األول : ) ( اللقاء في الله بإذن وسيكون النظري الجانب أوالالناجح الموظف مقومات

الناجح .– 1 للموظف الشخصية المقومات العام الشكل المظهر حسن والصبر الحكمة المنطقي المنظم التفكير السر أمانة

الناجح – 2 للموظف السلوكية المقومات

العامة –أ العالقات العمل زمالء مع التعامل مهارات الرؤساء مع التعامل مهارات الضيوف مع التعامل مهارات األعمال رجال مع التعامل مهارات

االتصال – ب وأنواعها اإلدارية االتصاالت تعريف اإلدارية االتصاالت مهارات اإلدارية االتصاالت فاعلية اإلدارية االتصاالت معوقات ( سلوك شبكة ، العمالء سلوك شبكة السلوك شبكة على التعرف

الشباك ( موظف

الناجح :– 3 للموظف النفسية المقومات العمل ضغوط

الناجح :– 4 للموظف العلمية المقوماتالحديثة - اإلدارية باألساليب اإللمام أ

الوقت إدارة األولويات إدارة بالقيم اإلدارة األزمة إدارة المعرفة إدارة الشاملة الجودة إدارةالحكومية ) (–ب اإلدارة الحديثة التنفيذية السكرتارية

التطبيقي : : الجانب ً ثانيا

السكرتير .1 بوظائف التعريفالمكتب .2 مدير بوظائف التعريفالشباك .3 موظف بوظائف التعريفالذاتية .4 السيرة كتابة فنالتقرير ) (.5 ، المذكرة ، الخطاب الرسمية المكاتبات فن

النظري الجانب

ما : –أوال : عليه تشتمل ما أهم ومن الناجح للموظف الشخصية المقوماتيلي

العام :–أ الشكلالمريحة االبتسامة المبتسم ، السمح ، المقبول الوجه عليه يطلق ما وهو

) ( صدقة أخيك وجه في تبسمك االرتياح على تبعث التيالتطرق ) سيتم والتي بالقيم اإلدارة مبادئ أهم من المبدأ هذا يعد و

الحديثة ( اإلدارة أساليب من األسلوب هذا عن للحديث

المظهر : –ب حسنفي خاصة ، اإلداري العمل لنجاح المهمة الضروريات من الجانب هذا ويعد

السكرتارية كأعمال بالجمهور مباشر احتكاك فيها يكون التي األعمالفي . العامة العالقات موظف وكذا السكرتير يكون حيث العامة والعالقات

المؤسسة . وعمالء والمراجعين للزوار المستقبلين مقدمةإلى دائما كانت أيا العمل جهة أو المنظمة أو للمؤسسة الزائرون ويتطلع

يأخذ أن الزائر يستطيع ، األولى المقابلة خالل ومن ، السكرتير مقابلةالمرآة . يعد فهو العكس أو بزيارتها يقوم التي ، العمل جهة عن جيدا انطباعا

الجهة . لتلك العاكسة

والصبر :–ج الحكمةاألمور مواجهة عند والصبر ، األشياء على بالحكم التسرع عدم ذلك يتطلب

واستخدم استيعابها ومحاولة ، الطارئة أو المفاجئة والمشاكل ، الصعبةاإلدارية . األساليب واستخدام وحكمة بروية األمور ومعالجة حلها في العقل

. معها ،والتعامل إدارتها في والمناسبة الحديثةاألزمات . إدارة أساليب من أسلوب وهذا

؟ ) ( منهما كل مع التعامل يمكن وكيف ؟ والمشكلة األزمة بين الفرق ما

المنطقي :–د المنظم التفكيرالمؤسسة في المطروحة الموضوعات دراسة من الجيد للموظف بد ال

القرار . استخدام من ذلك خالل من يتمكن حتى منظمة علمية بصيغةذلك . ويعد اللزوم عند والنصح المشورة وإبداء ، والمناسب الصائب السليم

أو المعرفة بإدارة عليه يطلق وما اإلدارة في الحديثة األساليب من أيضا ) (، ومعارف معلومات من لديه ما باستخدام وذلك بالمعرفة اإلدارة

عمله . إدارة مجال في سليم بشكل واستغاللها

السر :–ه أمانة

أطلع التي األسرار كافة على للمحافظة الشخصية المقدرة توافر من بد الخدمته أثناء عليها وخاصة 0ويطلع اإلدارية األعمال بعض طبيعة أن حيث

العمل أسرار من الكثير على باالطالع له تسمح ، السكرتير يتعين 0عمل لذاحتى ، المعاملة في والصدق ، باألمانة متمتعا الوظيفة هذه شاغل يكون أن

عليه . ) ينطبق اإلدارة أساليب من أسلوب أي الوظيفة هذه شغل من يتمكن؟ ( ذلك

يلي : – 2 ما عليه تشتمل ما أهم ومن الناجح للموظف السلوكية المقومات

وتشمل –أ العامة العالقات نفس في وزمالئه المدير رؤساء مع التعامل مهارات

األخرى ) ( اإلدارات مديرو فيها يعمل التي المؤسسة

مستمرة بصفة المدير على تتردد الزائرين من الفئة هذهبحث في والمشاركة ، اللقاء بهدف اليوم في مرة من وأكثرأخذ أو ، المديرين من الزمالء بين ، عاجال يكون قد موضوع

اجتماع عقد إلى الحاجة دون طارئة مشكلة في وكذا 0رأيبينهم فيما المشتركة العمل أمور في المستمر التنسيق

للمؤسسة المنشودة األهداف تحقيق في المساهمة 0بغرضالمدير للقاء وقت أي وفي الحرية مطلق لهم عادة وهؤالء

سابق موعد أخذ عادة 0وبدون الهاتف في الموعد أخذ ويتمالسكرتير تدخل بدون بينهم 0فيما

المدير ومرؤوسي اإلدارة موظفي مع التعامل مهاراتالعمل في

إشراف تحت يعملون الذين الموظفين مجموعة وتشملطبقا منهم لكل المدير لقاءات وتختلف لهم، ورئاسته المدير،

يلي : لما

: كحالة بالمؤسسة، يتعلق عمل أجل من كان إذا األولى الحالةأو األداء ومستوى ، العمل نتائج لمتابعة الموظفين طلب

يتم الحالة هذه في ، وظروفه بالعمل يتعلق تقرير تقديمبواسطة الموظف استدعاء طريق عن مباشرة اللقاء

مسبق موعد بدون 0السكرتير

المدير : مقابلة اإلدارة موظفي أحد رغبة عند الثانية الحالة ( ، ترقية التماس تقديم نفسه بالموظف يتعلق شخصي ألمر

بالعمل خاصة نظر وجهة عرض ، تلك ( 00000إجازة ففي الخوزمالء الموظفين مع التعامل السكرتير على يتعين الحالة

بين التعاون روح تسود حتى متبادل واحترام ود بكل العملعن ، له العون تقديم السكرتير وعلى ، اإلدارة داخل الجميع

ضياع إلى يؤدي ال لكي لمديره مناسب ميعاد تحديد طريقالمدير 0وقت

داخل الرسمية وغير الرسمية العالقات عن تعرفين ماذا؟ بينهما العالقة وما ؟ العمل

: وظائف عن الباحثين أو الضيوف مع التعامل مهاراتتلبي التي ، المختصة للجهات وتوجيههم بلباقة معهم التعامل

عمل عن للباحثين الموظفين شؤون كإدارة 0حاجاتهم

: األعالم رجال مع التعامل مهاراتلمدير بزيارة القيام في والصحافة اإلعالم رجال يرغب قد

التالية : لألسباب المؤسسةفي – 1 نظره بوجهة يتعلق المدير من صحفي حديث أخذ

المؤسسة . بنشاط صلة وله معين موضوع

المؤسسة – 2 عن معينة دعاية بعمل المدير رغبةومنتجاتها 0ونشاطاتها

سرا - 3 المؤسسة على التردد األعمال رجال أحد محاولةيتعلق معين موضوع عن صحفية معلومات جمع بهدف

المؤسسة 0بعملعن يبحثون أذكياء اإلعالم رجال بأن اإلدراك يتوجب هنا

أو الموظف على ويتعين ، للنشر القابلة الصحفية األخبارفي وجودهم أثناء التحدث وعدم الحذر السكرتير

إلى إضافة ، المؤسسة بأعمال تتعلق أمور في المؤسسةأثناء بالحذر العاملين وإخطار بلباقة بهم االهتمام ضرورة

معهم التصرف 0التعامل قبل رأيه وأخذ المدير إخبار ثمالمؤسسة سمعة على يؤثر قد خطأ يحدث ال حتى التلقائي

0

االتصال :–ب وأنواعه :– 1 اإلداري االتصال تعريف

أخرى إلى جهة من والمعلومات األفكار وتبادل نقل هوالمنشودة أهدافها تحقيق أجل من المؤسسة 0داخل

إلى : تقسيمها يمكن عديدة أنواع ولالتصال

أسفل إلى أعلى من اتصالأعلى إلى أسفل من اتصال

أفقي اتصال؟) ( األنواع هذه من كل وظيفة ما

إلى : تقسيمها ويمكنواحد اتجاه ذو اتصال

اتجاهين ذو اتصال؟) ( منهما كل يستخدم متى

اإلدارية :– 2 االتصاالت مهارةومهارة ، جانب من والكتابة التحدث مهارة بها ويقصد

آخر . جانب من واالستماع القراءة

اإلدارية :– 3 االتصاالت فاعليةاالتصال من الهدف تحقيق في النجاح بالفاعلية يقصد

أهمها : أمور بعدة ذلك ويتحقق المكاتبات فن وتشمل ، جيدا إعدادا الرسالة إعداد

التقرير ( ، المذكرة ، الخطاب مثل وصياغتها الرسمية المعلومة توصيل على القدرة االتصال نتيجة وصول من التأكد االعتبار عين في الوقت وضع الذي المختلف االتصال أسلوب معرفة على القدرة

المتعاملين . وجمهور للعمالء األنماط اختالف مع يتناسبالشباك موظف تفيد بالذات النقطة وهذه

؟ عمله طبيعة وما ؟ الشباك موظف هو من

الناجح :– 3 للموظف النفسية المقوماتلعمل :–أ ضغوط

، المختلفة وأنواعها العمل ضغوط مصادر تحديد كيفية على التعرفبفاعلية . وإدارتها مواجهتها على والقدرة

بين الصراعات حدة زيادةوالرؤساء الموظفين

الصراع لهذا الحتمية والنتيجةمستوى انخفاض هو السلبي

المنظمة داخل العمل في األداء

وحدات بين الصراعات حدة زيادةالتي الخارجية واألجهزة المؤسسة

المنطقة مثل بها عالقة لها ( في األخرى المدارس أو التعليمية

مدرسة ( العمل مكان كون حالالعالقات في خلل حدوث إلى يؤدي

إلى يؤدي مما للمؤسسة العامةفيها اإلدارة ضعف

الناجح :– 4 للموظف العلمية المقومات: مثل - الحديثة اإلدارية األساليب ببعض اإللمام أ

الوقت إدارة األولويات إدارة بالقيم اإلدارة الشاملة الجودة إدارة المعرفة إدارة األزمة إدارة

الشاملة : الجودة إدارة

او للمنتج والمميزات الخصائص من مجموعة قدرة تعني العمل جودةوتباين فئاته اختالف على الخدمة طالب حاجات تلبية على نفسة العملواألساليب . األعمال كافة في الجودة تشمل اإلدارة في فالجودة مستوياته

المؤسسة . تمارسها التي اإلدارية واإلجراءاتواجراءات سياسات يتضمن نظام تطبيق عن عبارة الجودة ضمان ومفهوم

ز ومعاييرها الجودة بمتطلبات الوفاء من التأكد بهدف وآليات

القيم : إدارة

االجتماعي بالكيان االهتمام عدمنشأة إلى حتما يؤدي ، البشري

تسعى التي الرسمية غير التنظيماتالنظر بغض أهدافها تحقيق إلى دائما

المؤسسة أهداف عن

عل تأثيرا تملك التي المنظومة تلك وبمكن . ىهي الناس من الجماعاتتطبق . على تعمل التي والمنظمة اإلدارية العملية إنجاح طريقها عن

اإلدارة . وأسلوب القيم هو واحد رئيس بها يوجد بالقيم اإلدارة مبدأالمشاركة . أساس على دائما يقوم بالقيم

والسنة . الكتاب هو اإلسالمية الشريعة في القيم ومصدرالتالية : المراحل طريق عن بالقيم اإلدارة وتتحقق

األهداف .– 1 تحديدوالقيم ) ( – 2 األهداف إيصال االتصالوالقيم ) (– 3 لألهداف وفقا اإلدارة فلسفة توجيه والتوجيه اإلعداد

األزمات إدارة

مثل : األخرى المفاهيم وبعض ، األزمة مفهوم بين أحيانا الخلط يجريالصراع - - - - - الحادث الكارثة الواقعة المشكلة

؟ األزمة ومفهوم السابقة المفاهيم بين الفرق تحديد يمكنك هليهدد : أنه كما كله النظام على ماديا تأثيرا يؤثر خلل عن عبارة هي األزمة

النظام . هذا عليها يقوم التي الرئيسة االفتراضاتاألزمات مع للتعامل حديث إداري أسلوب إال هو ما األزمات وإدارة

أهمها : متعددة مراحل على ويكونمنذرة ) إشارات وجود لمجرد وقوعها قبل األزمات مع التعامل كيفية

بالحدوث ( وقوعها ) ( حال أي حدوثها أثناء األزمات مع التعامل

حدوثها . بعد األزمات مع التعامل وأخيرا

المعرفة إدارة

عناصرها من قيمة بإيجاد خاللها من المؤسسات تقوم التي العملية هيمع العناصر تلك مشاركة يتطلب وهذا ، المعرفة على المبنية الفكرية

أفضل إلى التوصل أجل من األخرى والمؤسسات البشرية القوىعملية . تسهيل على المعلومات تكنولوجيا تعمل ما وغالبا الممارسات

المعرفة . إدارةنوعين : إلى المعرفة وتنقسم

في ) ( الموجودة المعرفة وهي األفراد على مبنية ضمنية معرفةما وغالبا ، سابقة خبرات تراكم خالل من والمكتسبة ، األفراد عقول

عليها الحصول يصعب مما شخصي طابع ذات أهميتها –تكون رغمالمعرفة .–البالغة صاحب عقل داخل مختزنة لكونها

: ، الكتب في المحفوظة والتجارب الخبرات وهي الصريحة المعرفةوهذا . الكترونية أم مطبوعة أكانت سواء أخرى وسائل أية أو ، والوثائق ، عنه بوضوح والتلفظ عليه الحصول السهل من المعرفة من النوع

ونشره .المعرفة . وتخزين تنظيم طرق على يركز المعرفة إلدارة والتنظيم

: الوقت إدارة ؛ لدينا المتوفرة الشخصية والمواهب المتاح الوقت من االستفادة عملية

على المحافظة مع ، حياتنا في إلها نسعى التي المهمة األهداف لتحقيق حاجات وبين ، الخاصة والحياة العمل متطلبات بين التوازن تحقيقوالعقل .الجسد والروح

ا

األولويات : إدارة

ويرسم ، األعمال من بمجموعة للقيام يخطط قد الموظف أن ذلك ويعنيمن يتمكن لن بأنه الموظف يفاجأ قد ، الخطة تنفيذ وأثناء ، زمنية جداول لها

غير . أو المادة توافر عدم أو ، الوقت لضيق إما له خطط ما جميع تنفيذوبعد . ، الخطة من واألجزاء المراحل بعض ترك إلى حينها فيضطر ذلك

جا ءاالنتها يتفا العمل التي ءمن والمهمة الحيوية األمور بعض تترك قد بأنهأهمية . أقل أمورا ونفذ ، خطته في لها أعد

يخطط وهو الموظف أن حيث ، األولويات إدارة أسلوب أهمية تبرز هنا ومن ) ( متغيرات أي صادف فلو ، بأول أوال فالمهم األهم األمور عينية نصب يضع

أولويتها . حسب األمور بتنفيذ يقوم التنفيذ أثناء

اإلدارية : الوظائف بعض طبيعة :ثانيا

1–) اإللكترونية ) الحكومة الحديثة التنفيذية السكرتارية

، اإلدارة في الحديثة التقنيات تستخدم التي السكرتارية أنواع من نوع هياإللكترونية . . باإلدارة يعرف وما اإلدارة في الحديثة الميكنة أو

السكرتير : بوظائف التعريف

الوظائف وهذه ، عدة وظائف عام بشكل للسكرتير أن المعلوم ومنالوظيفة : حسب تختلف

: الخاص السكرتيرمدير بمثابة وهو ، المقربين ومعاونيه المدير مساعدي أحد هوالمتمتعون . ، المنشآت من كثير في المسئولية هذه ويتولى أعماله

أهم ومن ، واألعمال المال ورجال المدراء جانب من الكاملة بالثقةالخاص : السكرتير وظائف

ولقاءاته – 1 لنشاطه المحددة المواعيد إطار في المدير وقت تنظيماليومية .

لها .– 2 الكاملة التنفيذ نتائج ومتابعة المدير توجيهات تنفيذملخص – 3 وتقديم ، اليومية والمجالت الصحف على ً مبكرا اإلطالع

بمصالح ،وتتعلق بها وردت التي األمور بعض على لمديرة وافبها . يعمل التي المؤسسة ونشاط

الوقت – 4 توفر قد والتي ، المدير عن نيابة األعمال ببعض القياملمديره . والجهد

المدير .– 5 أسرار على عام بشكل المحافظةذلك .– 6 منه طلب كلما األمور بعض في النظر ووجهة الرأي إبداءعنه - .7 نيابة بانجازها وذلك ، البسيطة باألمور المدير شغل عدم

: العام السكرتيروظيفة مستمرة بصفة ، المؤسسات في اإلداري التنظيم يتضمن

) العام ) السكرتير هامةوهي : الضرورية الوظائف من بمجموعة للقيام وذلك

1. ، السكرتارية إدارة أقسام أعمال على اإلداري اإلشرافاألعمال وتوزيع ، اإلدارة أقسام رؤساء توجيه ذلك ويتضمن

تساعد التي الوظائف مجموعة بأداء القيام يضمن بما ، عليهاوأقسام ، الطباعة أقسام ، السكرتارية إدارة وتتضمن ، اإلدارة

العامة العالقات أقسام ، الصادر والبريد ، الوارد البريداألخرى . اإلدارية والخدمات

مستوى .2 على األداء نتائج عن والفنية اإلدارية التقارير تجميع ، شامل عام تقرير ،وإعداد وأقسامها المؤسسة إدارات كافة

الضروري . واإلحصائي المالي التحليل متضمناإدارة .3 ووحدات أقسام في لإلدارة التنفيذية التعليمات إصدار

تنفيذها . ومتابعة ، السكرتارية

ومحاضر .4 األعمال جداول وإعداد ، الدورية االجتماعات حضورالقرارات تنفيذ ومتابعة المسئولين على وعرضها االجتماعات

اتخذت . التيلوظائف .5 للمرشحين االختبارات إجراء في االشتراك

مستوى في نظره وجهة ،وإبداء اإلداريين والكتبة ، السكرتيرمنهم . كل

الشباك : موظف بوظيفة التعريف

العمالء مع المباشر التعامل عمله يتطلب من كل هو الشباك موظفالحكومية والمصالح والهيئات والبنوك األعمال مؤسسات في والجمهور

والخدمية .الالزمة والعملية العلمية والمعارف واألساليب باألسس ملما يكون بدأن وال

أن بد ال وكذلك ، الجمهور مع التعامل في السلوكية الجوانب وتفسير لتفهماألنماط مع التعامل في العملية التطبيقية المهارات في موهبة لديه يكون

المتعاملين . وجمهور للعمالء المختلفةعلى والتعرف ، اآلخرين مع الفعال االتصال على القدرة لديه يكون بحيث

بفعالية . مواجهتها وكيفية العمالء اعتراضاتواألدلة النماذج توفير حيث من اإلداري العمل تخطيط في إمكانيتهم وكذلك

التعامل . من الغرض إتمام في المساعدة األساسية واألدوات

اإللكترونية ) ( الحكومة اإللكترونية اإلدارة

جميع . ربط طريق عن اإلدارة في الحديثة التقنيات استخدام بها ويقصد ، رقمية بصيغة لتصبح بينهم المعامالت وتطوير ، موحد بنظام الدولة أجهزة

الصناعية . األقمار طريق عن بينها فيما الشبكي والربطوتتم والمستندات، والوثائق المعامالت انسياب تسهيل ذلك طريق وعن

اإلدارة . في القصور جوانب بعض معالجة

الناجح للموظف اإلدارية المهارات

المقومات

الشخصية

وتشمل :

الشكل لعام

الحكمة والصبر

التفكير المنظم المنطق

يأمانة السر

المقومات

السلوكية :

مهارات

التعامل

الر : معؤساء الضيو

ف زمالء

العمل رجال

اإلعالم

االتصال

المقومات

العلمية :اإللمام باألسالي

ب اإلدارية الحديثة

مثل :الحكومة االلكترو

نيةإدارة

المعرفة إدارة

الجودة ادارة

األزمةادا ارة

المقومات

النفسية :

الصراع الوظيف

ي

التطبيقي : : الجانب ثانياً

1 ( - ، المذكرة ، الخطاب الرسمية المكاتبات فنالتقرير (:

المنشات كافة في وحيوي مهم دور أنواعها اختالف على اإلدارية للكتابة

نظرا ، والمنظماتالمنظمات معظم أن عن فضال هذا ، االتصال وسائل أهم من تعتبر ألنها

االتصاالت على األموال من كبيرة نسبة تنفق والمصالح والهيئاتالكتابية .

تقارير ) ، مذكرات ، خطابات أشكالها بكافة الكتابية االتصاالت وتعد00000 )، عمله نظر ووجهة نظرة وجهة عن تعبر أنها كما لكتابها مرآة

الناجح . الموظف مقومات أهم من تعد اإلدارية الكتابة مهارات فان ولذامهارات لتنمية دائما تسعى ، المختلفة العمل وجهات المنظمات فإن لذا

الفنية للشروط استيفائهم لضمان بها الموظفين لدى اإلدارية الكتابةعلى اإلدارية بالكتابة قيامهم عند واإلدارية العلمية للمقومات واستكماال

واإلعداد المهذب الواضح واألسلوب المنسق بالشكل أنواعها اختالفنسبة في يؤثر ، المناسب الورق نوع واختيار ، المتميز واإلخراج الجيد

عالية . بدرجة المتعاملينوتعددها االتصال وسائل مجال في الهائل التقني التطور من وبالرغم

األهداف لتحقيق فاعليته وزيادة إنتاجيته لتحسين المكتبي العمل لخدمةالمقدمة . في دائما اإلدارية الكتابة فستضل المرجوة

األدبية والكتابة الرسمية المكاتبات بين ؟ الفرق

، والعواطف اإلنشاء عن بعيدة تكون أن بد ال الرسمية المكاتباتالناس . . وتفكير حياة أساليب في تفاوتا هناك ألن نظرا النظر ووجهات

وعبارة سهلة لغة في منطقي بشكل تصاغ بحيث الفكرة تتناول وأنعلميا . األسلوب من النوع هذا ويسمى فيها حشو ال صحيحة

السرعة ) ( جناح على الرد نرجو

؟ الرسمية للمكاتبات مناسبة العبارة هذه هل

اإلدارية : الكتابة أنواع

: الخطاب

المنظمات إليه تلجأ الذي الكتابي االتصال وسائل أهم من وهومع المتعاملون إليها يلجأ التي الوسيلة نفس أيضا وهو بالغير لالتصال

يجب علمية وأسس وقواعد أصول وهناك بها لالتصال المنظماتالخطاب . امراعاته كتابة عند

االختصار ) الجيد الخطاب في تتوافر أن يجب التي الهامة األمور ومنحسب الخطابات وتصنيف ، اللباقة ، الذوق ، ،السهولة الوضوح ،

معه ( تتعامل الذي الموضوعوظائف شاغلي واجبات إحدى العادية الخطابات كتابة وتعتبر

أهداف ثالثة تحقيق إلى عام بوجه الخطابات وتهدف ، السكرتاريةهي : رئيسة

مهم .- بشيء القارئ إعالممعين .- إجراء اتخاذ على حثهالعمل .- جهة عن طيبة سمعة إضفاء

اآلخر والبعض المذكورة األهداف من واحد لتحقيق تسعى الخطابات وبعضجميعا . تحقيقها على يرمي

للخطاب : : العام التصميم أوال

على تتفق جميعا أنها إال ألخرى مؤسسة من للخطاب العام التصميم يختلفكاسم للرسالة المصدرة المنظمة عن األساسية البيانات أعالها في يكون أن

عنوانها . وأحيانا المصدرة المنظمةالخارجية . الخطابات نماذج عن يختلف الداخلية الخطابات ونماذج

؟ ) ( النموذجين بين الفرق ما

في استخدامها يفضل ال التي السلبية العبارات بعضالخطابات : كتابة

أتلفتم أخطأتم المستحيلترددتم

نأسف قادرين غير أهملتمتأخرتم

فيه مرغوب غير راضين غير كاف غيرأخطأتم

غير تشكون نرفض يسوؤنامالئم

غير تدعون نكره الحظ لسوءلدينا مقبول

لنا بالنسبة عادل غيرغير فشلتم لنا مشكلة يمكن ال

لنا مريح

التقرير

تحليليا عرضا مشكلة أو معين بموضوع الخاصة للحقائق عرض وهوالنتائج مع تتمشى التي االقتراحات ذكر مع مبسطة مسلسلة بطريقة

والتحليل . بالبحث إليها التوصل تم التيالتقرير يكون أن الواجب ومن ، المعلومات نقل منه األساسي والهدف

ودقيقا . وكامال وموجزا واضحافي وتتناول تنتج أنواع عدة العملية الحياة في المستخدمة والتقاريرعدة إلى وتصنف المختلفة واألجهزة والمؤسسات المنظمات معظم

، االتجاه ، الزمن ، الصورة درجة ، الشكل درجة ، الموضوع حسب أنواع ، الهدف ، التفصيل ، الرسمية درجة ، السرية درجة ، الحجم

المجاالت . حسب ، الوظائف حسب ، المستويات : المذكرات

أو صفحة يتعدى ال وعادة ، الحجم صغيرة التقارير من نوعا تمثل ، والمنظمات المنشات مختلف في االستخدام شائعة وهي صفحتين

المعلومات توصيل مثل الموضوعات من كبير عدد مع تتعامل والمذكراتيتعرض قد كما لها حال المذكرة كاتب ويقترح مشكلة تعرض وقد ،

التوجيه . منه طالبا للرئيس كاتبها ويرفع معين لموقف

تمرين :

السلبية م االيجابية العبارة العبارةالساعة 1 المؤسسة مكاتب تغلق

مساء الرابعةالنماذج 2 تعبئة في كثيرا تأخرتم لقد

منكم المطلوبةمرة 3 األخطاء هذه مثل في نقع لن

أخرىتزويدكم 4 يمكننا ال الحظ لسوء

قبل المطلوبة بالمستنداترجب شهر من الخامس

تأخرنا 5 بخصوص شكواكم وصلتناالفواتير إرسال في

األسماء 6 إدراج لعدم نأسفإبالغنا لحضور لعدم المؤتمر،

لكم المناسب بالوقتالتقارير 7 كتابة من االنتهاء يمكننا ال

األربعاء يوم قبل

مستحقاتكم 8 عن الرفع يمكننا التعبئة في لفشلكم المطلوبة

الصحيحة بالبيانات الطلب

واسترجاعها : المحفوظات تنظيم

نطاق التساع نظرا الحفظ بموضوع األخيرة السنوات في االهتمام تزايدينبغي التي والمستندات األوراق عدد في الضخمة ،والزيادة المشروعات

. الحاجة عند إليها للرجوع حفظهاأو داخل من النابعة المعلومات من مستمرا سريانا أن المالحظ فمن

محفوظات ) ب عليه يطلق فيما النهاية في تصب والتي المنظمة خارجتوافر ( . بمدى اآلن يقاس أصبح منظمة أي نجاح فإن هنا ومن المنظمة ... هذه لماذا؟ألن بها الخاصة والمستندات الوثائق حفظ ومعدات أنظمة

إلدارة الالزمة المعلومات توفير عن المسئولة هي والمعدات األنظمةللمعلومات .. مستودع بمثابة تعد أنها أي إليها الحاجة وقت المنظمة

حفظها . بكيفية المنظمات وتختلف ككل المنظمة بخدمة يقوم والذيالحديثة . اإلدارية التقنيات استخدام على تتسابق وأصبحت للمعلومات

شؤونها . إدارة في

: الحفظ نظام إعدادمعدا يكن لم والمستندات الوثائق لحفظ جديد نظام إعداد يمكن كيف

؟ قبل منمنظما يكون أن يجب تطويره أو إعداده يتم الذي الحفظ نظام إن

أن . يجب كما الملف لسريان انسيابية طرقا يستخدم بحيث ومنطقيامختلف على كافيا تدريبا مدربين وأفرادا مالئمة وظيفية أدوات يستخدم

الحفظ . أعمالذلك : من والهدف

طبقا - الملفات وتداول استرجاع مرات عدد في التحكمالعمل . لحاجة

الصيانة - عمليات وإجراء الحفظ معدات استخدام سهولةالالزمة .

والمعدات .- األجهزة استخدام عند البشري الجهد تقليلالتخزين .- سوء أو الحريق ضد المستندات وقاية

أن : دائما تذكريمن ... إليه نحتاج بما يمدنا الذي هو الجيد الحفظ نظام

. يجب الجيد الحفظ نظام فإن ولذلك طلبها فور المعلوماتالتالية : بالخصائص يتصف أن

المرونة - االقتصاد –التنظيم –الترابط –البساطةالسرعة –المالئمة –

الحفظ : نظام إدارةإدارية وحدة أو إدارة أو قسم تخصيص غي المنظمات من العديد شرعت

ذوي من الالزمين باألفراد تدعيمه مع بها الحفظ نظام إدارة على لإلشرافالفورية بالمعلومات اإلدارة إمداد بهدف وذلك ، العالية اإلدارية الكفاءة

قراراته التخاذ الالزمة المختلفة . اوالدقيقة

أن : دائما تذكريال- ) 1 أم مركزيا كان إذا وما بالمنظمة الخاص لنظام اإلداري التنظيم كان أيا

مركزيا (يربط جيد حفظ لنظام متكامل إطار داخل ذلك يتم أن يتطلب ذلك فإنالمنظمة مستوى على لمحفوظات إعداد وإجراءات قواعد ويوجد وينسق

ككل .التالية :-2 بالصفات يتصف أن يجب المقترح التنظيم أن

معه - المتعاملين لكافة وواضحا بسيطا يكون أنبسهولة - والملفات الوثائق توفير على قادرا يكون أنالتغييرات .- لمواجهة والمقابلة المرونة صفة به تكون أنلتداول - والتابعة الرقابة إمكانية االعتبار في يأخذ أن

والوثائق . الملفات

والتداول : الحفظ أساليبوإنما للحفظ جيد نظام وجود على فقط يعتمد ال المكتبي العمل كفاءة إن

والفهرسة . الحفظ فن في العاملين وقدرات مهارات على تعتمدفي : -1 البشري العنصر على األول المقام في تعتمد اليدوية النظم

والمستندات . الوثائق حفظوالمعدات : -2 واألجهزة البشري العنصر بين تجمع الميكانيكية النظم

والمستندات . الوثائق حفظ فياإللكترونية : -3 األجهزة على كامل بشكل تعتمد التي هي اآللية النظم

والمستندات . الوثائق حفظ في

الذاتية : السيرة كتابة كيفية

على عادة الذاتية السيرة جزأينتحتويويكون ، الذاتية السيرة مع مرفق خطاب هو األول الجزء

: التالي النحو علىمع : ) المرفق الخطاب الذاتية السيرة من األول الجزء

( الذاتية السيرة

للسيرة ملخص توضيحي كجزء جدا مهم الجزء وهذا الذاتية .

هو : الخطاب هذا عليه يحتوي أن ينبغي ما أهم ومنوهي - العمل صاحب لدى نفسك لترويج تسويق بمثابة هو

الكتابة في عمل وثيقة والتجارية أصعب العمليةقد - الطلبات يتلقى الذي مئات الموظف على يحصل

من بد ال أسبوعيا الوظائف لطلب العامة الخطابات منبعبارات خطابات بدء البدء محاولة ويمكن ايجابية

سمعة ) مؤسستكم أو مدرستكم لدى إن قول باستخدامإنكم ..( ) أو مجال في التوظيف طيبة مؤسسات إحدى

من ( موجز عن عبارة الخطاب ويكون االستشاريةالذاتية في السيرة القارئ تساعد إلي النقاط واهم

السير جميع بين من الذاتية السيرة للقراءة التشوق الذاتية

المرفق الخطاب في مراعاتها يجب :أمور

خطاباتك - كتابة واضحة يجب قصيرة بعباراتمعرفتك - عدم حالة أو محدد شخص باسم الخطاب توجيه

الموظفين باالسم شئون المحترمين فتذكر

طلبنا - في الفكاهة أسلوب استخدام حتى عدم الوظيفيالفهم يساء ال

لقراءة - القارئ تحفيز الخطاب من الهدف الذاتية إن السيرةلنفسك - تسوق انك دائما تذكرإال - الحالي راتبك تذكر ( ال موظفا ) كنت إن منك طلب إذا

الذاتية : : السيرة صياغة الثاني الجزء

الوقت توفير من بد ال لذا ، باهتمام تعد أن الذاتية السيرة محتويات تحتاجالذاتية السيرة تكون أن لضمان نهائي بشكل والمراجعة للكتابة الكافي

المعنية . للجهة مؤثرةمشوق . الذاتية السيرة من جزء كل يكون وان جيد انطباع إحداث من بد وال

التالية : الخصائص توافر من بد ال فانه وعليهوالقدرات – 1 المهني االستعداد إلى يشير الجودة عالي ورق استخدام

التنظيمية .إلى – 2 يشير وهذا للغة الجيد واالستخدام القراءة سهل بأسلوب الكتابة

جيد . كتابة وأسلوب اتصال مهارات وجودالجيد – 3 االهتمام إلى يشير ولغوية إمالئية أخطاء وجود عدم من التأكد

بالتفاصيل .إلى – 4 يشير ، المناسبة والمهنية الشخصية المعلومات تفاصيل انتقاء

الجيد . الحكمبالوظيفة .– 5 للقيام التأهيل إلى يشير الوظيفي والسجل المؤهالت إدراج

الذاتية : السيرة محتويات

أجزاء : عدة من الذاتية السيرة تكونالشخصية : : المعلومات أوال

الحالة ، اإللكتروني البريد ، البريد ، الهاتف رقم ، العنوان ، كامال االسم مثلالطلب ) ( حال في العمر ، االجتماعية

وتواريخها : : الدراسية المراحل تشمل التعليمية المعلومات ثانياالجامعي العلمي والمؤهل

وجد ) ( إن الجامعي فوق والمؤهالتالتدريبية والدورات

إن : : ) السابقة الوظائف جميع وتشمل والخبرات الوظيفي التاريخ ثالثاالوظيفي ( . والمسمى فيها العمل وطبيعة تواريخ مع وجدت

واالنجازات : : والنشاطات واالهتمامات الشخصية المهارات رابعا

تناسبه : مدى تبين والتي الفرد بها يتحلى التي الجوانب هي والمهاراتللمهنة .

تحديد : يفضل و 10االنجازات العملية أو الشخصية حياتنا في انجازاتنا منفي : . ذكره يتم وما الفراغ وقت في الشخص يفعله ما كل االهتمامات

القارئ . لدى الشخص عن انطباعا يترك اهتمامات من الذاتية السيرةمثال :

نشيط .- شخص إلى يشير المشي كان إذاللمعرفة - متشوق متسائل عقل على تدل فالقراءةمتحمل - الشخص أن على يدل يدوية بأعمال والقياماإلبداع - إلى يشير والرسماالجتماعي - الوعي القارئ يستنبط الخيرية األعمال وفي

والديني .إلى - يشير ، مجموعة برئاسة القيام أو الشبابي والعمل

القيادية . القدرة