العمل وطرق األساليب هي مااالقتصادية المشاكل بسبب الثانية العالمية الحرب بعد إال يستخدم لم جديد نشاط هي

واإلدارية . تعريف :

أو ) الحكومي المجال في يعملون الناس من جماعة لوصف يستخدم اصطالح هو

وطرق ( التنظيم وسائل في لإلداريين والمشورة النصح تقديم منهم يتطلب والذي الخاص

العمل في اإلدارية الكفاءة زياد بهدف العملوتكلفة ) ( وجهد وقت بأقل خدمة أجود

اإلجراءات + التنظيم بدراسة النشاط يهتمالتنظيم

التنظيمي- 1 الهيكل دراسةاإلدارات- 2 بين العمل تقسيماالختصاصات- 3 تحديدالتنظيمية- 4 الهياكل وضعالتنظيمية- 5 الخرائط وضعأسسعلمية- 6 على المنظمة جهاز تنظيم إعادةإلجراءات االإجراءات- 1 دراسةالإجراءات- 2 تحليلتحسينها- + 3 الإجراءات تبسيطمناسبة- 4 جديدة إجراءات تصميم

العمل وطرق التنظيم وحدات إنشاء أسبابالرئيساإلداري • مهام من واألساليب بالتنظيم االهتماماليومية + • باألعمال االنشغال الكافي الوقت لدية الرئيسليسلتخصصفني ) ( • يحتاج العمل وطرق التنظيم النشاطالرؤساء • كل في تتوافر ال خبرات إلى يحتاج

1

متخصصة ووحدة جماعة أيجاد من البد لهذا

العمل وطرق التنظيم وحدات اختصاصاتالمختلفة للقوانين تعود االختالفات بعض هناك انه إال األمور من كثير في متشابهه أعمالها

دولة . لكلتنظيمية : -1 دراسات

عالقة : ) + + أ( المسئوليات االختصاصات يحدد تنظيمي هيكل وضع جديد تنظيم

ببعض ( بعضها اإلداراتوضع : ---- ----- ب( ثم عليها التعرف مشكلة هناك كان وإن دراسته قديم تنظيم

لها .لالحلو المناسبةاإلجراءات :-2 تقييم

متسلسلة : + أ( بطريقة له الالزمة الخطوات تحديد جديد عملتحسينه : + -------------- + ب( تبسيطه محاولة تحليله دراسته قديم عمل

واإلجراءات : -3 العمليات بها تمر التي المراحل لجميع وصف اإلجراءات دليل عمل

اإلدارية .الفوائد :

الزائرين ) + + + + ( المفتشين المراقبين الجدد الموظفين المدراء يعرف

المنظمة أعمال علىالوظائف : -4 إحداث طلب دراسة

مستوياتها ) + ( الوظائف عدد يحددالمكتب : -5 تصميم دراسة

ترتيب + -------- أفضل اقتراح لها المخصصة األماكن الغرف دراسة

لسهول --- الموظفين + للمكاتب راحة التنقلالمكتبية : -6 واألجهزة اآلالت من االستفادة مدى دراسة

----------- تستأجر أم لشرائها حاجة هناك هلاستخدامها طريقة

2

منها االستفادةبها االعتناء

حفظها : + + +-7 تسجيلها طرف والوثائق السجالت لحفظ سياسة وضع السجالت إدارة

الحاسب عبر تبادلهامنها + ضروري الغير التخلصمن اآللي

التقارير :-8 إدارةالتخل + ) + االزدواجية على القضاء لـــــــــ تنظيمها التقارير لوضع سياسة صوضع

القديم ( منللمعلومات + + ----------- . مفيد مصدر تكون حتى محتوياتها بأسمائها جداول وضع

نوعية : ] ) + ( +-9 كمية الكفاية معايير الرقابة وسائل تتضمن لرقابة وسائل إنشاء

األداء [ معدالتالمنظمة + تحتاجها التي الوظائف تحديد الموظف تقييم في تساعد

الميزانية . فيالعمل- :10 وطرق التنظيم مجال في والتطورات البحوث متابعة

األداء - + وتبسيط تحسين بأهمية المدراء الموظفين لدى وعي تخلقاإلدارية - المستويات لجميع استشارية خدمات تقديم

واألساليب التنظيم أجهزة ارتباطالتنظيم وحدات جميع المركزية ) و ترتبط الوحدة المركزية باإلدارة المنظمات في ألساليب

واألسالي (بللتنظيم

المالي النشاط عن المسئولة بالجهة بدورها ترتبط والتيبالجهاز ) + + ( - الوحدات ترتبط السعودية العربية المملكة فرنسا بريطانيا في

المالية . بوزارة يرتبط والذي واإلدارة للتنظيم المركزي

3

أمريكا ) + (- في الميزانية مكتب المالية وزارة العامة بالميزانية ارتباطها في السبب

حقيقية + حاجات إلى تعود المطلوبة االعتمادات الوظائف هل الموظفين لمعرفة

المنظمات . من وتنظيم إدارة لسوء أمواألساليب : التنظيم بوحدات المركزية اإلدارة عالقة

تنفيذية ) + + ( سلطة تملك ال فهي بحتة إدارية فنية استشارية عالقة هيالمركزية : اإلدارة عمل

الوزارات داخل التنظيم وحدات إنشاءللوحدات الموظفين اختيار

طريق : عن الوحدات لهذه المساعدات تقديم الموظفين تدريب + النشاط حول نشرات كتب توزيع الوحدات لرؤساء دورية اجتماعات عقد اإلدارات تواجه التي المشاكل جميع لحل المشورة تقديم

واإلدارة : ) ( للتنظيم المركزية الوحدة المركزية اإلدارة المنظمات في التنظيم لوحدات مساعدات يقدم عامة بصفة الدولة في مركزي جهاز واألسالي للتنظيم وحدات بها توجد ال التي الوزارات بيساعد ) + ( الميزانية مكتب الوطني واالقتصاد المالية وزارة بها الموجود للوزارة خاص جهاز

للتنظيم ) التنظيمية الوحدات المركزية اإلدارة واجهت التي المشاكل

المملكة ( : في واإلدارةفي + (1 الوزارات في يعملون الذين لبعضموظفيها خسارتها المؤهلين عدد قلة

قيادية . وظائفللتالي : (2 يعود النشاط هذا في العمل على اإلقبال قلة

لطبيعته أ- مفهوم غير حديث نشاط) ( ب- ترفض أو المقترحات تقبل قد االستشارية الصفة

4

في ) + ( ت- للعمل أفضل فرص لوجود المعنوية المادية الحوافز كفاية عدم

النشاط خارجتطوير + (3 في فوائده العمل لطبيعة الحكوميين والموظفين المسئولين تفهم عدم

األعمال اإلمكانيات (4 وبين والوحدات األجهزة من المطلوبة الخدمات بين التناسب عدم

المتاحة البشريةاألعمال - انجاز عدم أنة ذلك أدى الموظفين على سببضغوط ذلكعمل ---- ---- بدون الوحدات أصبحت المركزي الجهاز على جميعها األعباء تركيز

آخري . أعمل إلى لها المعتمدة الوظائف توجه المنظمات أصبحتيحدث أن إلى المركزي الجهاز في المهارات جميع تجميع ن البد الحالي الوقت في

في ) + وحدات مركزي جهاز يوجد أن يمكن وقتها البشرية اإلمكانيات وتتوافر تطور

الوزارات (

اإلداري المحلل خصائصتنظيم ) / / أخصائي اإلداري المحلل واألساليب التنظيم بنشاط القائمين على يطلق

إداري ( باحثأعماله :

--- إليهم أسئلة توجيه الموظفين زيارة + تحليلها المواضيع دراسة ---- والمشورة النصح تقديم بالنتائج الخروج

5

المحلل : في توافرها الواجب الصفاتالموظفي ) (1 ثقة لكسب (ناجتماعي

اإلجابة (2 وراء ما معرفة و لالستكشاف يميلمنه + (3 االستفادة بالوقت االهتمامالمواضيع + + (4 بين الربط التحليل المنظم التفكيرالنفوذ (5 وال بالسلطة يتأثر ال موضوعيتحدث ) + ( (6 كتابة التعبير على القدرةاإلقناع (7 على القدرة

اإلداري : المحلل مؤهالتبكالوريو- 1 جامعي المحللين + سمؤهل الوحدات موظفي

المحللين كبير ماجستيرالمركزية اإلدارة لمدير مستشار دكتوراه

قدراته- / 2 لتنمية االنجليزية الفرنسية األجنبية اللغة إجادةالنشاط- 3 مجال في التدريبالعملية- 4 الخبرةالتخصص- 5 إلى التعميم من التحول

التنظيمي البحثلها : . مناسب حل إلى الوصول بهدف مشكلة حول دراسة إجراء عملية هو البحث

أ : - بالمنظمة يحيط ما كل بدراسة يقوم التنظيمي للتعرفعلى والبحث القسم

لها . حلول ووضع تواجهها التي المشكالتالبحث : يبدأ كيف

6

تأخير- ) / 1 األخطاء كثرة فيه مرغوب غير سيرا يسير قسم هناك بأن الرؤساء شعور

نوعية / سوء األعمالالجمهور / + ( أو الموظفين من شكاوي التكاليف زيادة العمل

المذكور- 2 القسم بدراسة واألساليب التنظيم وحدة من الطلبالذي- ) + 3 القسم تحديد المشكلة عن موجز شرح يتضمن رسمي طلب تقديم

الهدف + الدراسة عليه ستجرىالدراسة ( من

للدراسة- 4 خطة بوضع المحلل يبدأ

الدراسة : خطواتالدراسة -1 من الهدف تحديدالدراسة -2 تخطيطالواجب ) + -3 المعلومات المعلومات جم إلى الحاجة التالي وتتضمن المعلومات جمع

جمعها + ( وسائل جمعهاتسجيلها -4تحليليها -5والمقترحات -6 التوصيات تقديموالمتابعة -7 التنفيذ

الدراسة )) (( من الهدف تحديد التكاليف : ) / /أوالً قلة االنجاز سرعة الهدف

األخطاء ( تجنبالرئيس ( مع الهدف يناقش أ

الدراسة ( عليه ستقوم الذي القسم يحدد بالدراسة )) (( تخطيط األهداف ثانياً لتحقيق الدراسة عليها ستسير التي الطريقة

مرنة تكون أن البد الخطةاآلتية : بالطريقة عن عامة فكرة آخذ من البد الخطة وضع قبل

7

مباشرة ( وغير مباشرة صلة لهم الذين والمسئولين الرؤساء مقابلة أ

تجاوبهم يضمن حتى بالقسممعه وتعاونهم

دراسته ( المراد الموضوع حول الخاصة واللوائح القوانين دراسة بإليها ( توجه التي الهامة النقاط بعض توضح للمكاتب سريعة زيارة ج

الدراسة مراعاته - يجب التي الخطة :االخطوات وضع عند

للدراسة* األهداف تحديددراسته* المطلوب القسم تحديد

المعلومات* نوعية تحديديالمعلومات* جمع وسائل تحديد

الوقت* تحديدالبشرية* ) + ( المادية اإلمكانيات تحديد

الخطة* لتنفيذ الالزمة الخطوات تحديددراسته* ) + + ( المطلوب القسم في الموظفين الرؤساء المحلل بين العالقة تحديد

بعض- + توضيح عامة فكرة إلعطاء المحلل مع الوحدة موظفي أحد اشتراك المفروض

الغامضة األمور

المعلومات )) (( جمع النتائج : ثالثاً خطأ أو صحة مدة على تؤثركانت- ) + + ( كلما حقيقية بالموضوع مباشرة تتصل منظمة المعلومات كانت كلما

جيدة ةالدراس ونتائج دقيقةالمعلومات جمع عند مراعاتها من البد :أمور

جمعها + + وسائل جمعها الواجب المعلومات المعلومات جمع إلى الحاجةالمعلومات ( جمع إلى الحاجة حلها : + أ طرق الخطة تحدد مهمة

عشوائية وغير مدروسة

8

المشكلة + تحديد على تساعد الوحدة عن مفصله واقعية المعلومات

الحلول------ وضعالمتصلة + الوحدات عن قليلة موجزه

الضعف ) + ( القوة نقاط تحددجمعها ( : الواجب المعلومات ب

الوحدة عن -1 تعاون : + أهداف من التأكد تفصيلية بطريقة الوحدة أهداف تحديد

في معها األخرى األقسامالمحددة . الوحدة أهداف تحقيق

التنظيمي- 2 الهيكل له : .عن التنظيمية الخرائط بمعرفة الجهاز تطورات معرفةخرائط- وجود حالة لمعرفة : في برسمه قام بما القديمة الخرائط تقارن

مدة + معرفة تطابقها مدىاألساسية . التنظيمية للقواعد الوحدة تطبيق

خريطة - : وجود عدم حالة العلمي في األسلوب على تعتمد خريطة ترسم

يكون أن يجب ما وعلىكائن . هو ما وليسعلى

ووظائفها عن- 3 الوحدة ومسئوليات التالية : :واجبات للالسباب تحديدها يصعب - الوظائف لجميع لوائح وجود عدم أ

- قديمة في وجدت إن ببالتالي - : نقوم وجودها حالة في

التعديالت * إجراء ومحاولة المقابالت إجراءموجود * هو بما وتقارن للوحدة الدراسة عند لوحظ بما جديدة لوائح وضع أو

فعال جديدة ) ( : - لوائح بوضع نقوم اللوائح وجودها عدم حالة في

العيوب ) ( : الصعوبةالمدرا -1 أعمال تحديد المستمر + ءصعوبة الختالفها الرؤساء

9

المساعد ) + -2 في يرغب ال أعماله تحديد يخشى العادي +ةالموظف

المكتب + ( في متواجد غير دائما مشغولالعمل - 4 وإجراءات المتسلسل : أساليب الخطوات األعمال .ةهي بها تؤدى التي

المتبع - + اإلجراء في الضعف نقاط توضح اإلجراءات سير خرائط عمل المفضل من

عليها + البقاء يمكنالموجودة + . الخرائط على ء بنا ومعالجتها تحسينها مناسبة حلول وضع

وقته + + + + -5 تنفيذه تكلفته تكراره مدى العمل كميةالمتأخر ) + + ( المنجز الوارد العمل معينة فترة في العمل تقاسكمية

) + + ( سنوية - شهرية يومية أعمال تكراره مدىلمعرفة - --- ) + + + ( اإليجارات اللوازم المدراء الموظفين رواتب حسب التكلفة

العمل ألداء الكلية التكلفةاألعما لهذه المحلل وضع األفضل فهمها لمن وتسهل توضح بيانية رسوم في

األخرى - : 6 بالوحدات الوحدة عالقةبجمع - فنقوم األعمال إلنجاز معها األخرى اإلدارات اشتراك تتطلب اإلجراءات معظم

الغير المعلوماتالمفيد . وبالقدر متوسعة

األخرى - الوحدة مع العالقة في المشكلة سبب أو عالقة هناك أن اكتشاف حالة في

المعلومات بجمع نقومدقيقة بصورة األخرى الوحدة عن

المنتفعي- 7 نظر : نوجهه

األتي : حيث من الوحدة في أرائهم نأخذأدا النماذ + ءطريقة كفاءة الوقت + جالخدمة

عل اإلجراء وتسهيل تحسين عبء وضع عدم بأداء ىمالحظة يقوموا بأن المنتفعين

بأنسهم العملإخفائها : - - يفضل قد أمور على االطالع الخطأ احتمال إلى يؤدي فهذا

الجمهور - - قبل من التالعب إمكانية المعاملة ضياع

10

الفيزيقية- + : 8 العمل ظروف اإلنسانية العالقاتبرؤسائهم + عالقاتهم البعض ببعضهم الموظفين عالقة معرفة من البد

الفيزيقية - الحرارة : + + + + +الظروف المساحة األثاث الضوضاء الضوء هي

البرودة

المعلومات : –ج جمع الشخصية + + وسائل المقابلة الشخصية المالحظة السجالت

االستبيان+

سريعة- : / + 1 سهلة مميزاتها السجالتالملفات / في متناثرة عيوبها

الوضع عن مؤشر تعطي أنها إال الواقع تمثل ال

الوحدة فيقديمة

الشخصية- 2 المعلومات: المالحظة بتدوين بنفسه يقوم فالمحلل الوسائل أفضل من

قوة) + ( ضعفجهد / + طويل وقت تأخذ عيوبها

الشخصية : المالحظة فيها تستخدم التي األعمال كامال الموظف عمل مراجعة للنهاية البداية من معاملة مراجعة + المستندات للملفات الرجوع مدى + + ( المتأخرة لإلنجاز طريقها في التي المنجز المعامالت فحص محدد وقت في الموظفين من عدد به يقوم الذي العمل مقدار

تعاونهم + الموظفين ثقة كسب من البد لهذامميزات- : ) ( :3 لآلتي وذلك الوسائل أفضل من تعتبر الشخصية المقابلة

منها* + التأكد المعلومات جمعفهم * + عدم غموض هناك كان إذا التوضيح إمكانية

منه * + + لالستفادة الموظف أهمية مكانة طباع معرفة

11

المتعلم * غير الموظف حالة في ضروريةإلى : المقابلة تهدف المقابلة أغراض

وتبسيطه : + + -1 لتحسينه المقترحات الصعوبات به القيام كيفية العمل عن اآلراء معرفةوقته : + + + -2 نوعيته التعلم في الرغبة له الحاجة مدى التدريب عن اآلراء معرفةالشكاوي : + -3 الظلم المقترحات حول اآلراء معرفة

الحسنة : المقابلة قواعدللمقابلة- : 1 التحضير

التأخير + + + + عدم الموظف من المطلوبة المعلومات الموضوع الموعد تحديدي

المناسب الجو تهيئة ) + ضوء ) + + قلم ورق كراسي

المقابلة- 2 صحيحة: ----- سرية معلومات إعطاء فعالنيتها سرية تكون أال المفروض

م مسموعة نتكونذلك . الموظف طلب حالة في إال اآلخرين الموظفين

المناسب- 3 الجو بالرسمية: + + تهيئة االتسام عدم ببساطة التحدث الجو تلطيفاالنتباه- + :4 المكالمات + + اإلصغاء تحويل المقاطعة عدم الجيد االستماعاألسئلة- 5 الوضوح : - + توجيه بالبساطة تتسم أن من البد

شخصية - بطريقة األسئلة تجنبألغراضآخري - تحول إذا مجراه إلى الحديث تعيد أسئلة وجود

ويتعلل : + االنتقاد- 6 يجب ال الوحدة في رأيه عن سئل وإن النقد تجنب االحترام إبداء

المعلومات وجود بعدمالكافية .

الصعبة- 7 الخجول :- الحاالت الموظفعمله - عن التحدث من يتخوف موظف

دائما - متذمر موظفالمستمر - انشغاله يدعي موظف

12

سابقا - وأساليب تنظيم كمحلل يعمل كان موظفالمقابلة – 8 األخطاء : -------- إنهاء لتصحيح المغادرة قبل المحلل كتبه ما قراءة

آخري + + مقترحات لتقديم الموظف تشجيع الناقصة المعلومات إضافةالشخصية : االستبيان للمقابلة بديل يعتبر

من / + + + + المعلومات جمع الموظفين عدد التكلفة الجهد الوقت توفير مميزات

بعيدة مناطقالعيوب :

األسئلة على واإلجابة االستبيان بمليء االهتمام عدم لألسئل الخاطئ ةالتفسير ال أو بنعم اإلجابة تحتمل أسئلة وضع صعوبة بالموظفين المباشر االتصال فرصة يتيح ال يجبعل لم ما خاطئة أو صحيحة األخصائيين نظر وجهه من اإلجابة اعتبار يمكن ال

األسئل الموجودة ةجميعبالتالي : المحلل يقوم العيوب على للتغلب

وأهميته -------------- االستبيان من الهدف ليشرح اجتماع عقداستفسار ------------- أو أسئلة أي على لإلجابة المحلل وجود

عليها إجابة بدون أسئلة أي تترك لم وأنه موجودة جميعها اإلجابة أن من يتأكداالستبيان : تصميم عند مراعاتها البد نواحي

اإلجابة -1 طريقة توضح تعليمات وجودالدراسة ةاألسئل-2 قيد بالموضوع تتعلقتفكير ---- -3 أو لوقت تحتاج ال الفهم سهلةالكذب -4 إلى تدفع التي األسئلة تجنبمعينة -5 بإجابة توحي التي األسئلة تجنبالمعقدة -6 المصطلحات أو التعبير تجنبيليه -7 الذي القسم وتوضيح فهم في يساهم قسم فكل المنطقي الترتيبقليل ) ( -8 وال كثير ال األسئلة من المعتدل العدد

13

المعلومات ) ) (( : تسجيل رابعاًالخرائط + باستخدام واضح سهل بشكل تفريغها من البد المعلومات جمع بعد

األعما) / + توزيع اإلجراءات سير ( لالتنظيمية

التسجيل : عند مراعاتها يجب التي النواحي بعض ) + + ( ------ التصنيف التبويب التسجيل وضوح الفهم سهولة ----- بجمعها نقوم نقصت إذا جمعت قد الحقائق جميع أن من التأكد النظر ووجهات الحقائق بين التمييز ضرورية الغير المعلومات إبعاد +) + ( الجداول األعمال توزيع اإلجراءات سير خرائط استخدام

المعلومات )) (( : تحليل خامساًتبويبها ----- ----- ------ ترتيبها تسجيلها المعلومات جمع بعد

الموظفين + بالعمل الخاصة األسئلة نستخدم أن من البد المعلومات تحليل عندالوحدة : من طويل وقت تطلب التي اإلجراءات تحليل

عن + معلومات العمل الوظيفة عن معلومات

الموظفين الموظفين- - عدد أهميتها مدى

العمل- - مناسبة مدى الوقت هذا كل تستحق هل

منهم لكلبينهم- - التغيير إمكانية الوحيد هو أدائها أسلوب هل

- ) + + ( يحتاج_ ] + هل تكلفة جهد وقت اقل أسرع تبسيطه يمكن هل

التنقل الموظفإلنها - الكثير فعالية أكثر لتكون اآلالت استخدام يمكن ءهل

العمل المستخدمة- النماذج تناسب مدى

لإلجراءا- المكتب تصميم مناسبة تمدى

األسئل تلك على يتضح :ةباإلجابة

14

اإلجراءات التي

تتطلب وقتطويل من

الوحدة

في ) أو المستخدمة اآلالت في أو الموظف في أو نفسها اإلجراءات في العيب هل

المكتب ( تصميم أو النماذج

والتوصيات )) (( : المقترحات تقديم سادساًالتنظيمي + ----- البحث في خطوة أخر يعتبر تقديمها المقترحات صياغة

المقترحات- : كتابة عند مراعاتها من البد نواحيتنفيذها * إمكانية

فيها* التعديل إمكانيةالتغييرات* إجراء من التكاليف تقديرفقط* للتغيير وليس للتعديل االقتراح

على* يساعد فهذا والرؤساء المسئولين مع كتابتها قبل االقتراحات :مناقشة

شديدة –أ معارضة ستواجه التي التعديالت أو الخطوات بعض تعديل - وضعها في شاركوا أنهم بإحساسهم المسئولين قبل من االهتمام ب

أجريت- ) + ( التي الوحدة المنظمة لرئيس رسمي خطاب في المقترح يقدم ذلك بعد

الدراسة عليهاالتقرير اآلتي : :كتابة يراعي أن البد

+ بذاته الموضوع حول محدد مختصر ----- + المعقدة المصطلحات تجنب سها واضح به المختص بالمكان جزء أو موضوع وكل مرتب مقنع + + التوصيات لدعم بيانية رسوم جداول خرائط استخدام

التقرير : أقسامالمقدمة- - - - المحتويات قائمة العنوان صفحة الغالف

التكميلي- - - القسم التقرير جسم التمهيدي القسموالمتابعة )) (( : التنفيذ سابعاً

15

تسليمها - بمجرد عملة ينتهيالمقترحات تقديم بعد

تنفيذها - في يشتركلآلتي : أفضل االشتراك

التنفيذ + - عند المشورة النصح تقديمللمقترحات - الموظفين تطبيق مدى من التأكدالتنفيذ - عند النتائج تحقيق من التأكد

المحلل / اشتراك حالة اآلتي :في منه يتطلبتفصيلية -1 خطة وضعمرحلة -2 لكل للتنفيذ الكافي الوقت تحديدالتالي ------- : -3 مراعاة من البد التنفيذ عند التنفيذ

الجديدة أ- الواجبات ألداء الموظفين مراقبةاة ب- إضافة بأي القيام وعدم تنفيذها إمكانية من والتأكد الجديدة اإلجراءات تفقد

حذف تحققت ت- التي النتائج من التحقق

اآلتي - : المحلل يطلب قدترتيب * ) / / ( إعادة دمج حذف الخطوات بعض تغيير

األداء * تغييراآلالت * استخدام

النماذج * استخدامالموظفين * نقل أو تغيير

اإلدارات * بعض نقل

16

اإلجراءات

إنجازه اإلجراء : في المشتركين والموظفين العمل خطوات لتسلسل المسبق التحديد

منهم . كل وعمل

اإلجراءات : أنواعبالمنظم ) / بالموظفين خاصة إجراءات فهناك آخر إلى عمل من تختلف /ةاإلجراءات

مكتوبة ( إجراءاتالمكتوبة اإلجراءات / اإلجراءات دليل في مفصله تكون أن البد

مكتوبة الغير المحلل / اإلجراءات قبل من دراستها من والبد هامة وتعتبر ضروريةفسم : أو منظمة إنشاء عند

بها- الخاصة وليساإلجراءات فقط أهدافها يحدد بقانون المنظمة تنشأللمنفذين- + ونقلها اإلجراءات بتحديد يقومون المشرفين الوسطى اإلدارة

تحدد : + + المفروض وبعدها الموظفين ومسئوليات واجبات هيكلها المنظمة وضع دراسة

اإلجراءات وفوائدها : اإلجراءات أهداف

القادمة الخطوات لمعرفة االنجاز في اإلسراع االنجاز سرعة الخدمة تحسين المتشابهة األعمال جمع األداء توحيد النماذج استخدام الخدمات قلة ومتسلسلة محددة إجراءات للموظفين الفكري المجهود تقليل المتشابهة لألعمال النمطية األعمال أداء في الفوضى تجنب

17

ينفذ بما الموجود مقارنة التنفيذ على الرقابة إحكام + وتخفيفها تبسيطها وفهمها معرفتها عند للموظفين المعنوية الروح رفع

اإلجراءات : عيوبالخدمات ----- ------ ------ تأخير مطولة معقدة قديمة

للبيروقراطية ----- -------------- الخاطئ المفهوم الروتين اإلجراءاتللروتين : المساوئ

األعمال تأخير ------- المتكرر االستخدام في الخطأ العقل واستخدام الفهم عدم الرشوة

اإلجراءات تبسيطوالجهد + الوقت في اختصاراها تسهيلها على والعمل وتحليلها اإلجراءات دراسة من البد

والنفقة اإلجراءات : تعقيد أعراض

الشديدة -1 المراقبة بسبب المعاملة بها تمر التي المراحل كثرةللسجالت -2 فيها الرجوع يطلب التي المراحل كثرةمرة : - -3 من أكثر الموظف أو القسم على المعاملة مرور والدوران اللف

الخطوات يناسب بترتيب المكاتب وضع عدمواحد موظف لدى أو واحد مكان في المتشابهة األعمال تجميع عدم

اإلدارات- 4 بين الموظفين تنقل كثرةتغييره- 5 وعدم ألدائها فقط واحد أسلوبالكثي- 6 نوعية ) + ( رتتطلب عدد المختلفة النماذج من

اإلجراءات تبسيط برنامجاآلتي : من البد البرنامج وضع قبل

المنفذين -1 من للتنفيذ طلب بتقديم وذلك العليا اإلدارة موافقة

18

إلقناع ) / / ( -2 شكاوي معامالت تأخير أخطاء كثرة سواء الموجودة المشاكل إيضاح

اإلدارة

اإلجراءات : لتبسيط باالقتراح يقوم من المنظمة رئيس أو اإلداري المدير اإلداري المحلل أو واألساليب التنظيم وحدة

وهي- للدراسة اإلدارة ستستخدمها التي الوسيلة تحديد المفروض الحالتين كال في

كالتالي : - واألساليب التنظيم وحدة إنشاء أ

بخبي- االستعانة الخارج رب منالقسم- في القدامى المدراء من االستفادة ج

اإلجراءات : مراحل تبسطدراسته / : المطلوب اإلجراء اختيار اإلجراءات +أوالً لجميع شاملة دراسة بإجراء

إلجراءات محددة دراسةمنها المعقد اختيار ثم معينة

المعلومات / / جمع ثانياًالمعلومات : جمع مصادر

+ الموظفين ومسئوليات واجبات الوظائف وصف لوائح + + المكتب تصميم األعمال توزيع اإلجراءات خرائط النماذج اإلجراءات عن التقارير ) ( + المقابالت بواسطة الرؤساء التنفيذيين الموظفين اإلجراءات دليل

توزيع ) + + - اإلجراءات سير العمل سير خرائط في المعلومات رسم من البد

األعمال (

19

المحلل / ----- ----- ويستعين تحليلها دراستها اإلجراءات جمع من البد اإلجراءات دليل

الخبراء من الموضوعية باألسئلةالمعلومات : وتقييم تحليل يقوم ثالثا المعلومات كافة توافر من التأكد بعد

وتحليلها بدراستها المحللفيها تمر التي الخطوات من خطوة كل عن الستفسار التنظيم خبراء بأسئلة ويستعين

اإلجراءات باإلجراء : الخاصة األسئلة

اإلجراء -1 هو ماخطواتها -2ينفذها -3 منتنفذ -4 متىتنفذ -5 أينتنفذ -6 كيف

بالتالي : نقوم الماضي األسئلة على لإلجابةضرورية + - الغير الهامة اإلجراءات توضيحالتنفيذ - في األخطاء توضيحالتحسين - عملية تسهيل

والتوصيات / : المقترحات وضع رابعاحذف

ضم اإلجراءات حول ترتيب مقترحات إعادة

أسهل خطوات اقتراح

الجديدة ماستخدا اآلالتاألعمال مقترحات توزيع إعادةالمساعدة األمور النماذج حول تصميم إعادة

20

اإلدارة + من تواجدها تقريب الملفات تصميم إعادةالمكاتب ترتيب إعادة

مشاركة من والبد والمقترحات المالحظات يتضمن رسمي تقرير في المقترحات هذه وضع

المقترحا هذه في والمسئولين . تالرؤساء

اآلتي : من البدومفيدة - جديدة معلومات أعطاءالمقاومة - أو الفشل ستواجه مقترحات تعديلالتنفيذ - عند تعاونهم ضمان

التنفيذ/ : خامساالتنفيذ) (

من للتأكد ضيق نطاق وعلى تجريبي بشكل الجديدة المقترحات تطبيق من البد

على . ------ تعمم نجاحها وعند لها الفعلي التنفيذ قبل األخطاء واكتشاف سالمتها

رسمي بشكل وتطبق األقسام جميعالمتابعة ) ( سادسا

للتالي ) ( : وذلك مثال أشهر ثالث كل التنفيذ متابعة من البد لإلجراءات الموظفين تنفيذ من التأكد حذف أو جديدة خطوات تسرب عدم من التأكد خطأ أي لتعديل نصح أو مشورة لتقديم

اإلجراءات دليلالمنظمة في الموجودة اإلجراءات ومراحل لخطوات وصف يتضمن صغير كتيب هو

تعبئتها . وكيفية المستخدمة النماذج ويبين الفوائد :

الخطوات توضح النماذج توضح + ( المدرا الموظفين ل (ءمرجع

21

+ النماذ بالخطوات الجمهور إلحضارها + جتعريف المطلوب الوثائق المستخدمة إليها الذهاب المطلوب باإلدارات الجمهور تعريف ---- عليها بناء اإلجراءات دليل تعديل من البد جديدة إجراءات وضع أو تعديل

اإلجراءات : مبادئاألعمال ------ -1 انجاز سرعة على تساعد ضرورية خطوة لكل هدف وجودالتالية -2 الخطوة إنهاء في وتساعد توضح خطوة كل بحيث الخطوات ترتيبعند ------ -3 األعمال تتراكم ال حتى األخرى الخطوات مع خطوة لكل الوقت مساواة

معينة ةخطوسجل ------ -4 أو نموذج من أكثر على المعاملة صاحب تسجيل عدم االزدواجية عدمالنماذج ------ -5 استخدام بسبب اإلسراع إلى يؤدي الكتابية اإلعمال التخفيضمنجمع -6 أو لمعالجتها ومحددة خاصة إجراءات بتخصيص وذلك االستثنائية الحاالت تقليل

معي موظف على وتوجه حدي على المستثناه ألدائها .نالحاالتوالتدقي -7 المراجعة أعمال من وقت + قالتقليل كلفة أكثر تكون قد فهي ضرورية الغير

المرتكب+ الخطأ نتيجة من جهدمن -8 االنتهاء بعد وتسجل المعلومات تؤخذ إجراء على التحليلية الدراسة إجراء عند

االنجاز يعيق ال حتى كلها اإلجراءاتالمكاتب في العمل سير أساليب

السرعة + العمل لطبيعة ً تبعا وذلك المكاتب داخل أسلوب من أكثر يستعمل أن يمكن

انجازه في المطلوبةالواحد ) / / " " ( باألسالي اآلن الواحد الوقت العمل لسير المتسلسل المتوازي هي

العمل لسير المتوازي األسلوبالعمل : لسير المتوازي األسلوب

الواح يقوم البد بإنهاء دالموظف من معه االمعاملة أحد اشترك دون النهاية إلى –ية

12345

12345

12345

12345

22

كلها باإلجراءات يقوم موظف كل موظف من أكثر على توزع كثيرة األعمال كانت إذاالكمبيوتر / أو البنك موظفي مثال

:المميزات

للموظف باألهمية الشعور- 1 بالنسبةاالنتظار- + 2 عدم المنتفعي السرعة نلجمهور

: االنتقادات

التخصص- 1 بعنصر االهتمام عدمالعمل- 2 يتعطل الموظف غياب حالة فيالعمل- 3 يتعطل الموظف غياب حالة في

األعمال لسير المتسلسل : األسلوب

تنتهي حتى المعاملة على معين عمل بإجراء موظف كل يقوم بأن المعاملة تسيرهـ الموظف د الموظف ج الموظف الموظفب أ الموظف الطلب

بمجاله: المميزات الخاص العمل يؤدي موظف التخصصفكل: االنتقادات

موظف من االنتقال فترة في أو الموظفين احد عند االنتظار عند المعاملة تأخير إمكانيةإلنهائها مختلفة مراحل هناك كان إذا آلخر

الواحد : اآلن أسلوبأو شخصين لوجود الوقت نفس في المعاملة نفس على خطوتين من بأكثر توزع أكثرالقيام

النسخة الموظفينعلى على العمل إلنجاز الوقت تساوي من هنا والبد

1------2345

1------2-----345

1------2-----3----45

12345

1------2-----3----4----5

1------2-----3----4----5

23

سويا النماذج تعاد ثم به الخاص بالعمل يقوم موظف كل نموذجين إلى تقسم المعاملةالعمل . إلتمام

العمل " " ( لسير الواحد اآلن الواحد الوقت ) أسلوبالمميزات :

التخصص + بعنصر االحتفاظ السرعةالحكومية اإلدارات في واسع مجال على تستخدم ال الطريقة

المكاتب :التحكم في العمل كمية في التغيرات فيالعمل كمية تزداد الحيان بعض وفي عمل بال وقت في الموظف يكون األحيان بعض في

الكافي + الوقت يجد وال الموظف على ضغط باإلرهاق الموظفين المعامالت .إلنهاءفيشعرالتغيرات : منتظمة السنة : ) + + تغييرات نهاية الشهر نهاية الحج موسم المنظمة قبل من معروفة

المالية ( غير ا : منتظمةتغيرات أصعب من وهي توقع دون تقل أو التي ألتزيد تواجهمور

بقدر + فيها التحكم لها التخطيط من بد فال ( اإلمكانالمسئولين

العمل : كمية في التغيرات في التحكم وسائلأخرى + على وسيلة يفضل فقد الرئيساإلداري نظر وجهه المتغيرات على تعتمد

وقت ضافي إالعملمتفرغين غير بموظفين االستعانة

باألعمال للقيام الخاصة للخدمات المكاتب بأحد االستعانة

1----2----345

24

12345

1----23---45

12345

12345

12345الموافقأو ة الرفض

اإلدارات لكافة العون بتقديم يقوموا حتى ومركزيتها المنظمة في الخدمات أقسام تجميعمتساوية فترات على العمل توزيع

التراكم عند أهمية األكثر للعمال وتخصيصوقتها الروتينية األعمال تأجيلللعمل والتحضير التراكم بإحضارالتخطيط قبل متطلباته كل

جميع على ويتدربوا االحتياطيين الموظفين من عدد عند أعمالوجود بهم ويستعان الوحدات

الحاج

من]] ) + ( تقرأ األعمدة المتعددة الواحد العمود ذات اإلجراءات يسر خرائط

سويا [[ وتراجع الكتابذات مع العامودين وذات الواحد العمود ذات اإلجراءات سير خرائط بين مقارنة

المتعددة األعمدةالمتعددة العمدة ذات

السفلي القسم في يختلف النموذج

مطبوعة لرموز وجود ال فارغ فهوالرئيس + األيمن العمود على يكتب

المنفذين + الوظيفةاسم ا ) األفقي العمود على داراتإليكتب

األيام أو المعاملة بها مرت التيكل بها قام التي األعمال تكتب

على حدىموظف

تتطلب التي اإلجراءات في تستخدم

نسخ عدةالواحد) ( اآلن طريقة

العادية الخرائطذات) + الواحد العمود ذات

العامودين (دقيقة بصورة لإلجراء الخطوط تحدد

الخطوات بصورة لإلجراءتحدد

متسلسلة مطبوعة ) ( محددة رموز بها توجد

بطريقة تؤدى التي لألعمال تستخدم

متسلسلة المسافة + الوقت تحدد

25

العامودين ) / ( ذات الواحد العمود ذات العادية اإلجراءات سير خريطة

الداللة اإلجراء أسم الرمزالكتابة / المعاملة تسجيل

الختم / / / التوقيع عليهافهرسة الخطابات فتح

عمل

بين المعاملة انتقالالمكاتب / / الموظفين

الملفاتنقل

مراقبة / تأكد فحصمراجعة أو تدقيق

بين المعاملة تأخيرالمكاتب / الموظفين

لالستفسار انتظار

تأجيل / / انتظار تأخير D

بعد الملفات في حفظهامنها االنتهاء

تخزين / حفظ

26

المتعددة األعمدة ذات اإلجراءات سير خريطةالمتعددة األعمدة ذات النماذج توزيع خريطة

األعمدة : المتعددة اإلجراءات سير خريطة على المقترحاتحذفخطوة -1دمج-2التسلسل -3 تغييرفي -4 المعالة وتوجيه القسم داخل أو المنظمة أقسام بين والدوران اللف إلغاء أو تقليل

متسلسل تجاه

استخدام]] لتوضيح فقط المتعددة األعمدة ذات اإلجراءات سير خريطة استخدمنا إذاعليها يطلق النماذج

المتعددة ) ( [ [ األعمدة ذات النماذج توزيع خريطة

األعمال تبسيط أدواتالمستخدمة : األدوات

العادية اإلجراءات سير خريطةالمتعددة األعمدة ذات اإلجراءات سير خريطة

األعمال توزيع خريطةالمكتب ترتيب دراسة

العمل كمية دراسةاألعمال / توزيع خريطة :أوال

توزيع ونقد وتحليل دراسة تسهل التي التحليل وسائل من األعمال توزيع خريطة تعتبر

لها المناسبة الحلول واقتراح واكتشاف الحالية :األعمال

الفوائد :الواجبات + + + االختصاصات الوقت األعمال توزيع كيفية توضيح

األعمال توزيع خريطةاألعمال توزيع

27

كثيرة قليلة الكمية

لموظفين قليلة أو كثيرةالراتب في متساوية

الوقت :توزيع

: المنظمة/ الموظف

األهمية قليل لعمل كثير وقت شغلالخطأ ---- غش إلى يؤدي عادية ألعمال قصير وقت ل

الواجبات + : االختصاصات توزيعقليلة أو كثيرة تخصصات

مناسبة غير تخصصات

نستخدمها ) ( متى األعمال توزيع خريطة فيها تستخدم التي : األغراض

جديدة - أعمال إضافة أو المنظمة في تنظيم أعادة عندالعمال - في عادي وغير مستمر تراكم وجودالموظفين - في تغييرات حدوث عندللمنظمة - الجارية العمليات وتقييم مراجعة العليا مراجعة اإلدارة طلب عندسوء - أو سيئة والجودة قليلة الكمية تكون بأن منخفضة اإلدارية الوحدة فعالية تكون عندما

لالختصاصات توزيع

األعمال توزيع خريطة إعداد : خطوات

الخريطة - إعداد على المشرفين تدريباألعمال + - توزيع خريطة إعداد الموظفين واجبات عن المعلومات جمعاليومية - الموظف أعمال جدولالوحدة - نشاط قائمة

28

للموظف ) ( - األسبوعية الواجبات قائمةاألعمال - توزيع خريطة تحليل

-) + ( المتابعة التنفيذ األعمال توزيع إعادة

: اليومية الموظف أعمال جدولأسبوعية- ----- لتكون تجمع ثم تفصيلي بشكل اليومية الموظف أعمال

دقيقة . غير تكون قد أنها إال بنفسه الموظف بها يقوم قدبالتالي : نقوم الدقة عدم لتفادي

للموظفين الدراسة أهمية توضيح توزي لعدالة ولكنها عليهم العبء لزيادة ليس بالتساوي عأنها الموظفين بين األعباء توزيعهم كيفية في الموظفين يناقشون دقتها في شكوا وإذا المشرفين يراجعها

لألعمال تلألوقا ( العمل في العمل وقت كل يقضوا أن المتوقع غير من بأنه للموظفين يوضحون

للتليفون ) , / / ( . للطعام المراجعة الراحة للـــ أوقات فهناك انقطاع دون المستمر

الشامل + : البسيط الموظف أعمال جدولخالل- ) ( أنجزت التي المعامالت عدد نضع العدد خانة ساعة 4/1تحت

دقة : أكثر الشامل الشامل الموظف أعمال جدول مميزات الموظف بها يقوم التي اليومية األعمال لجميع صورة يعطي األعمال لهذه الزمنية المدة يحدد + لها الزمنية المدة المقاطعات أنواع + في يستنزفها التي الزمنية المدة بأعماله القيام في الموظف واجتهاد نشاط مدى

المقاطعات

األسبوعية : الواجبات قائمة29

بها وتلخص اليومية األعمال من المعلومات تجمعجميع ) - تتضمن ألن كافية مدة أنها المفترض من ألنه بأسبوع حددت الدراسة مدة

عمل ) + ( وقت أي الموظففي إلى بها يعهد التي األعمال الواجباتتعمل ---- - ولهذا اآلخر الوقت في وتقل وقت في فتزيد العمل كميات تتغير قد أنه إال

العمل) ( ) ( ضغط فيه يزيد الذي لألسبوع جدول العادي لألسبوع جدول

الواجبات : قائمة نموذج تعبئةأهمية- ----- فاألقل األهم بترتيب األعمال نضع التسلسل تحت

الموظف- --- ملئه الذي النموذج رقم نكتب كأن بدقة للعمل وصف األعمال تحتالواجبات- ----- قائمة من به رحل الذي النشاط رقم تحته يكتب رقم نشاط إلى رحل

األعمال توزيع خريطة إلىللقسم .

الوحدة : نشاط قائمةدليل ) - من أو الموظفين بها يقومون التي األعمال جمع طريق عن بتحديدها إما تحدد

المشرفين + ( مع الشخصية المقابالت للوظائف التوصيف

األعمال : توزيع خريطةالنشاط ) ( وأمام الموظف اسم وتحت الوحدة أنشطة جميع من المعلومات فيها تكتب

ال أم النشاط بذاك يقوم هل للوحدة األساسيألدائها + - الوقت للوحدة األنشطة جميع توضحلها + - الكامل الوقت الوحدة أنشطة من الموظف بها يقوم التي األنشطة جميعالوحدة - داخل نشاط لكل الموظفين كل بها يقوم التي الساعات عددمنفرد - الموظف به يقوم نشاط لكل الساعات عدد

المكتب :تصميم

30

الكتابية : باألعمال القائمين الموظفين فيه يعمل الذي المكان هو المكتب المكتب تعريف

ورؤسائهم

ويوجه . ) ( خالية المنظمة في االتصاالت مركز وهو أعمالهم على والمشرفون ورؤسائهم

تحفظ وبه بها الجمهور اتصال يتم طريقه وعن صادرها يخرج ومنه المنظمة بريد إليه

المنظمة . في الرقابة وجهاز اإلداري الجهاز مركز وهو ومستنداتها سجالتهاالمكتب تصميم ترتيب : تعريف ومستلزمات وأماكن اآلالتهو الموظفين المكاتبعمل

المكتب . أرضية في المتوفرة المساحة ضمنالمكتب :أهمية تصميم

اآلتي : أهميةله على يؤثر ألنه كبيرةفي العمل المنظمة يسير

المنظمة مساحة من القصوى االستفادةالمنظمة عن حسنة فكرة الزائرين إعطاء

المكتب مبادئي :تصميم

المكتب مبادئهناك لتصميم دراسة أي إجراء عند مراعاتها من البدللمكاتب : بالنسبة

متسلسل - 1 وضع في ترتبهاالبعض - 2 بعضهم من بالقرب باألعمال المرتبطين الموظفين وضع

واحد - 3 اتجاه في الموظفين ينظر بحيث وضعهاالموظفين - 4 مكاتب خلف والرؤساء المشرفين مكتب يكون أن

يركز ) + + للزوار الموظفين يقلل الرقابة للعمل ( فالموظليس وقتهالمكاتب - 5 بين الموظفين حركة لسهولة كافية مساحة وجودالنوافذ - 6 أو التدفئة أو التهوية أماكن من بالقرب توضع ال

للموظفين : بالنسبةعن - 1 بعيدة مكاتبهم توضح وبحيث وتركيز دراسة تتطلب أعمال عن المسئولين الموظفين

إضاءة + الضوضاء

31

جيدة + تهوية حسنةالمكاتب - 2 المناسب باإلضاءةتزود والتبريد والتهويةصنابير - 3 اإلدارات + المياهتوفير من بالقرب الحماماتالملفات - 4 الموظفين واألجهزةوضع من بالقرب

لألجهز الترتيب : ةبالنسبةومقاسات - 1 نوع المستخدم واألثاث واألجهزة اآلالتتوحيدوالنظافة - 2 اإلدارة داخل والتنظيم الترتيب

للمستقبل : بالنسبةموظفين ) إعداد التوسع إمكانية االعتبار بعين يؤخذ حتى واقعية دراسة المكتب مبنى يدرس

الحديثة ( اآلالتإدخال +

اإلجرائية ) ( المكتب تصميم : خريطة

أو ) الكتابية اإلعمال األوراق سير إجراءات عليها الموضح المكتب تصمي خطة بها يقصد

المنظمة ( األشخاصتنقل فيالهدف :

ضروري الغير االنتقال عمليات بيانالمعامالت في والدوران اللف حاالت بيان

المعقد الروتين بيانوتناقشسويا ) ( الكتاب من تقرأ الخريطة إعداد كيفية

العمل كمية : دراسة

تبسيط وسائل من خاصة وسيلة العمل كمية دراسة العمل +لاألعماتعتبر كمية تبين فهي

االنجاز + في منهم فرد كل مساهمة يؤدوه الذين الموظفين إعدادالعمل : كمية دراسة أهداف

32

العمل -1 تخطيط في الرؤساء تساعدالزجاجة -2 عنق التخلصمن على تساعد

الزجاجة عنق إلى تؤدي التي معينة ) (األسباب خطوة أو نقطة عند األعمال تراكم

سليمة - وغير معقدة إجراءاتالموظف - طاقة فوق أعملهامة ) (- ألعمال قصير ووقت ضرورية غير ألعمال طويل وقت لوقته الموظف توزيع سوءالتخصصات - توزيع سوءالمعتادة - الروتينية عن تختلف استثنائية حالت وجودالموظفين -3 من المنظمة حاجة تقدير في تساعدسليم -4 توزيع األعمال توزيع في تساعدالحاالت -5 معالجة في لتنفيذها االستثنائيةتساعد موظفين لها تخصص بأنعرض -6 بواسطة الموظفين بين االهتمام إثارة في إنتاجهمتساعد

المكتبية اآلالت المكتبية :اآلالتتعريف

33

ا وفي ألهي المكاتب من وتصدر ترد التي المعلومات معالجة في تساعد التي واألجهزة دوات

تدار والتي االختصاصات من غيرها وفي التقارير كتابة وفي والسجالت الملفات حفظ

إليكترونيا . أو كهربائيا أو ميكانيكيا

المكتب تجهيز : باآلالتفوائد

االنجاز للألعماسرعةالتكاليف تخفيض

باألعمال القيام في الدقة في زيادةوالسالمة اآلمن زيادة

الروتينية األعمال من الموظفين راحة

في توافرها الواجب شراؤها : اآللة العناصر قبلالتشغيل - سهولةالمرونة - المتانة - التنقل - قابليةقديمة ) ( - إجراءات لتغيير تحتاج ال التكيف قابليةصيانة - أدوات توافرللتشغيل - منخفضة تكاليفالمنتج - شهرةالجيد - العام المنظرللشراء - باهظة غير تكلفة

عام : بشكل الالت من االستفادة كيفية حول إرشادات

34

الستعمال - خطة اآللةوضعالالزمة - الصيانة توفيرتغطية - من العمل اآللةالتأكد بعدالستخدامها - الطرق أفضل على الموظفين تدريبالمكتب - أعمال وتركيز مر بإنشاء ) المتشابهةجمع الخدمات ( كإدارات زيةصيانتها + ( - شرائها نفقة من يقلل الالت أنواع توحيد الحرصعلىالستبدال - محددة سياسة القديم اآلالتوضعجرد - بعملية سنة لألألتالقيام كل مرة المنظمة في الموجودة

ومراجعتها النماذج تصميمثابتة : ) / ( معلومات على تحتوي اآللي الحاسب اليد بـــ مطبوعة ورقة النموذج تعريف

معلومات لتعبئة فراغات وبها عليها آخريومحددةوإضافة : / / / / ( حذف طرف إخالء أجازة توظيف طلب الميالد شهادة أمثلة

النماذج : أهدافمطبوع + ---------- نمزج للكتابة يصرف الذي الجهد الوقت توفير

للخطوات + التسلسلي الترتيب تدوينها كيفية جمعها الواجب المعلومات توضحملئ عند نسخة من بأكثر أسفله النموذجتزودنا كربون لوجود

المناسبة أماكنها في جميعها مدونة المعلومات أن لضمان للرقابة وسيلةعليه ) ( ومتعارف موحد بحجم مطبوع نموذج الحفظ عملية تسهل

النموذج : لعمل العلمية الطريقةمنها ) / / ( النسخ عدد لتحديد سنوية شهرية يومية النماذج استعماالت وتحديد معرفة

النماذج تتضمنها التي المعلومات تحديدثابتة : معلومات

الواجب + + األسئلة عنوانها المنظمة توضيحية إرشاداتعليها + اإلجابةأسممرتبة بطريقة فيه أماكنها وتحديد النموذج وتخطيط بتحديدها المحلل يقوم

متغيرة : معلومات

35

المستفيدة : األطراف من تملئ التي وهيلها مناسبة فراغات ترك يجب

المعامالت + انجاز القرارات اتخاذ ضروريةالمتغيرة : + الثابتة المعلومات بمعرفة النموذج حجم تحديد

النموذج : أقساماالستمارة ملئ كيفية لتوضيح استرشادية معلومات عليها التعرف يسهل حتى النموذج اسم

النموذج : ع مقدمة للتعرف النموذج أول في التي المعلومات اسمه ) لهي الفرد حالة ى

النوع+ + + + ( ----- الجنسية األحوال بطاقة ميالده تاريخالنموذج :ج المعلومات سم فيه توجد الذي المتغيرة + الثابتة هو

النموذج : بأن خاتمة االستمارة معبأ إقرار أو المعلوماتوهو المسئول أمضاء أو صحيحة

المختص النموذج : اإلدارات لون من قسم ألي معرفتها لسهولة للنماذج ألوان تحديد األفضل من

النماذج : تجربةاألفراد + على توزع محدود عدد منها يطبع استخدام المعينين +تملئقبل األفراد طريق عن

ثم + الفراغات مناسبة مدى واضحة كانت الثابتة المعلومات هل المحلل يالحظ االنتهاء بعد

وطبعها النهائي االستخدام قبل المناسب بالتعديل يقومبالنماذج : المختص اإلداري المحلل اختصاصات

مناسبة ----- أكثر جديد نموذج يصمم القديم النموذج المحلل رئيسالقسم ل ويقدمهيدرس

يعرض ثم النموذج ويوزع هالمختصيطلب منه يطبع ثم عليه للموافقة المدير .على

لجميع النماذج مع األقسامتوزع مناسبتها لمدى الرأي إعطاء يطلب عددها انتهاء قرب وعند

نموذج . بتصميم يقوم مناسبتها عدم حالة وفي منها نسخ يطبع مناسبة كانت فإذا اإلجراءات

المستخدمة النماذج حول والتوصيات المقترحات ويقدم يوزعه ثم ويطبعه مناسبة أكثر

المنظمة . خارج أو داخل سواءخاصة . ملفات في وتصنيفها بتجميعها النماذج بمراقبة المحلل يقوم

36

للنموذج :الملف الرقميأرقامها حسب على

إليها------ + ----- الرجوع سهولة ضمان هناك هل النماذج ألرقامتعدل ---- اقتراحهناك---- لتعديلها

وظيفي : ال ملف ال

تؤديها التي الخدمات أو الوظيفة حسب على ترتيبتستخدمها التي النماذج تعرف إدارة كل

هناك---- ) --- ( هل ومعرفة تشخيصها ال ازدواجيةيسهل أم االستخدام فيالنماذج : المواطن يعرف حتى الحكومية المصالح في النماذج توحيد المفروض من النموذج

والمصالح الحكومية المصالح المختصومعرفة القسم في أعمالها األخرىالمطلوبة أداء في

معها .المتشابهة

37

المنهج ---------

اختصاصاتها + + -1 نشأتها العريف2- + + تواجه التي المشاكل بالمركز عالقتها بالميزانية ارتباطها

المركز المعلومات ----------- -3 جمع إلى المحلل خصائصجمعها + + -4 وسائل جمعها الواجب المعلومات المعلومات جمع5-+ + + المعلومات تسجيل االستبيان الحسنة المقابلة قواعد

التوصيات تقديم / ( : بين)) األعمال توزيع اإلجراءات بـ تتعلق إدارية مشكلة تحديد واجب

والمباني / (( المكتب تصميم 5الموظفين

أسبوع / المدةمن األول 15االختبار

اإلجراءات ------ -6 تبسيط برنامج إلى اإلجراءات7- ----- + إلى المعلومات جمع مصادر اإلجراءات تبسيط مراحل

اإلجراءات دليلاألعمال ----- -8 تبسيط أدوات على اإلجراءات مبادئ

+ ----- : المقترحة)) الحالية اإلجراء خريطة وعمل معين إجراء دراسة واجب

5للتبسيط ((

أسبوع / المدةاألعمال -9 توزيع خريطة

الثاني 15االختبار

المكتب- 10 تصميم

38

منذ)) : -1 العمل لتتبع خريطة ورسم المكتب تصميم مشكلة دراسة واجب

المكتب ----- . (( تصميم لتحسين خريطة وعمل لنهايته 5بدايته

أسبوع / المدةالمكتبية- 11 اآلالت

5سلوك

10حضور

39