شيوه انهم ربانهم رزيي عملياتيواحد دارویي–معاونت بهداشتي گیالن: تهیه و تنظیم

1394-بهار

مقدمه

يكقالبدرراخودبودجهدرخواستاسنادبايستميبودجهمتقاضيعملياتيواحدهر

ايجموعهماستراتژيكبرنامهكههمانگونه.نمايدارائهباالدستهايواحدبهعملياتيبرنامه

برنامهباشد،مياقداماتبرنامهواهداف،استراتژيها،اندازچشمماموريت،ازمتشكل

ازراخودوروديكهاستراتژيسازيپيادهفرايندگامهايازيكيعنوانبهنيزعملياتي

.دهدپاسخمشابهيسواالتبهخردترابعاددربايدمينيزكندميدريافتاستراتژيكبرنامه

اندازهراخودپيشرفت،چطوربرسيمآنجابهچگونه،باشيمبايدكجاهستيم،كجااكنون

.بگيريم

مقدمه

درعملياتيبرنامهبايستميذيلاهدافباودانشگاههايمشيوخطووزارتخانهكليسياستهايپيرو

:گردداجرا94سالدروتهيهدانشگاهمتبوعهايواحدتمامي

ايجاد. هاواحدبرشدهانجامفعاليتهايدرانسجاموهماهنگي1

شفاف. دانشگاهمشيوخطجهتدرفعاليتهايتحققوارزيابيوسازي2

حركت. عمناببهينهتخصيصبرايتالشراستايدرمحوريبرنامهسمتبهمحوريبودجهاز3

فراهم. مختلفهايواحدماموريتباآنتناسبوبودجهساختارتحليلامكانآوردن4

كمك. عملكردارزيابياساسبرهاواحدتشويقوپاداشنظاماستقراربه5

تعاريف

هويتانگربيديگرعبارتبهوبودهسازمانرسالتووجوديفلسفهياعلتدهندهنشان:ماموريتاستسازمان

استايردربايستميوداردكليدينقشكهاستوكالنيمدتبلندهدف:استراتژيكهدف.باشدسازمانقانونيهايماموريت

درتبايسميوداردكليدينقشكهاستكالنيوواحدجامع،طرحياستراتژي:استراتژي.باشدسازمانقانونيهايماموريتراستاي

استراتژيراستايدرومهمكارهايياواقداماتبيانگركههستندهاييبيانيهكليه:فعاليتبيانيه.باشدميسازمانماموريتيهاينقشچهارچوبدركهاستسازمانهاي

تماين.رسيدتيبانپشهايتمبهتوانميفعاليتهايبيانيهمفهوميبنديدستهبا:پشتيبانتم.ميگردداحصاءكارشناسيتوافقوجمعيخردطريقازها

تعاريف

معادلساالنهعملياتيهدف:ساالنهعملياتيهدفObjectiveيبازهدرمعموالكهاستادبياتدر

ميارائهسازمانعملكردبركنترلونظارتبرايمشخصيمبناياهدافاين.گرددميتعريفساالنهزماني

يليتحلنظرباشودميتدوينساليانهصورتبهمركز/دفتر/كلادارههربرايكهعملياتياهداف.دهد

هايژگيويدارايساليانهعملياتياهداف.شوندميبياناستراتژيهرذيلمعاونتهرمديرانوكارشناسان

SMARTهستند:

(باشدميمشخصهدفگروهوموضوع)Specific(الف

(باشدگيرياندازهقابل)Measurable(ب

(باشددسترسيقابل)achievable(ج

(باشدگرايانهواقع)Realistic(د

Time(ه bound(باشدمشخصيزمانبهمحدود)

تعاريف

شوديمانجامساالنهعملياتياهدافبهرسيدنبرايكهكليديفعاليتهايمجموعه:برنامه.

انجامرنامهبراستايدرمشخصكامالدستاوردهايتوليدمنظوربهبايدكهخاصياقدامات:فعاليت

.شوند

مراحل تدوين برنامه عملياتي

هاتدوين استراتژي -1

استخراجليتفعاهايبيانيهاسنادمطالعهوومتخصصينكارشناسانبامصاحبهازپس

باهايتندروتنظيمپشتيبانهايتمها،بيانيهاينبهتوجهباادامه،در.گرددمي

ان،پشتيبهايتمبرتكيهباوتخصصيهايحوزهنمايندگانارجاعوهمفكري

اين.دگردنميارائهزيرفرمقالبوتدوين(هامعاونت)اصليهايحوزههاياستراتژي

.گرددميابالغهاواحدبهوتكميلمربوطههايمعاونتتوسطفرم

هاتدوين استراتژي ( : 1)فرم شماره

:تاريخ

:معاونت

استراتژي ها

متوليعنوان استراتژيرديف

1

2

3

4

5

6

مراحل تدوين برنامه عملياتي

ساليانهعملياتياهدافتدوين-2

نهاييوونمد،هماهنگ،بررسيدانشگاهرياستدفترعمليلتيريزيبرنامهتيمدرهااستراتژياين

هاواحدبهتگذشآنشرحقبالكههاييويژگيباساليانهعملياتياهدافتدوينمنظوربهسپسشده

كهراتيانتظاوااستراتژي،ايتوسعهوجاريفرايندهايبهبايداهدافاينتدويندر.گرددميابالغ

تاعريفتكميشاخصآنهاازيكهربرايوشودتوجهداد،پاسخآنهابهساليكمقطعدربايستمي

.گرددفراهمآننظارتوپايشامكان

تدوين اهداف عملياتي ساليانه(: 2)فرم شماره

: تاريخ

:واحدنام

مقدار شاخص در انتهاي مقدار فعلي شاخصتعريف شاخصهدف عملياتي ساالنهرديف

دوره123456789

مراحل تدوين برنامه عملياتي

عملياتيتدوين برنامه -3

ميسيد،رنهاييتصويببهوگرديدمشخصسازماناصليكاروكسبهايواحدعملياتياهدافاينكهازپس

خودخاصوليمتكهبرنامههرفعاليتهايريزهمراهبهساليانهعملياتيهدفهرذيلايتوسعههايبرنامهبايست

:داشتخواهيماصليهايفعاليتياعملياتيبرنامهدستهدورابطهايندر.گرددتعيينداشتخواهدرا

ايتوسعههايبرنامه(الف

جاريهايبرنامه(ب

(توسعه اي)تدوين برنامه هاي عملياتي (: 3)فرم شماره

: تاريخ

:نام واحد

هدف عملياتي ساليانه

برنامه توسعه ايعنوان برنامه رديف

عملياتيدوره زماني

.....تا.....ازشماره برنامه بودجهاعتبار مورد نيازمسئول اجرا

12345

(توسعه اي)تدوين برنامه هاي عملياتي (: 3)فرم شماره

ايندگان حوزه در اين فيلد نام برنامه هاي ذيل هر هدف عملياتي توسط نم: عنوان برنامه عملياتي.مربوطه درج مي گردد

ج مي در اين فيلد نام مسئول اجراي هر برنامه توسط نمايندگان حوزه مربوطه در: مسئول اجرا.گردد

تبارات در اين فيلد ميزان اعتبار پيش بيني شده در هر برنامه كه مجموع اع: اعتبار مورد نياز.پيشنهادي فعاليتهاي آن برنامه مي باشد، امور مالي واحد درج مي گردد

ار مي منظور شماره بودجه شماره اي است كه آن برنامه از آن تامين اعتب: شماره برنامه بودجه. شود و اين شماره مي بايست توسط امور مالي واحد ثبت شود

برنامه هاي جاري( ب

عداديتواحد،هر،گيرندميقرارساليانهعملياتياهدافذيلكهايتوسعههايبرنامهبرعالوه

استبديهي.استگرديدهبيانروشنيبه4شمارهفرمدرهابرنامهاين.داردجاريهايبرنامه

يمدراجرابهمعينيقانونحتيياومقررات،ضابطهراهبرد،،هدفاستنادبهجاريهايبرنامه

آنهاتمراراس،ايتوسعههايبرنامهازحمايتمنظوربهوباشندداشتهسالهچنداستممكنوآيند

.باشدميالزامي

(جاري)تدوين برنامه هاي عملياتي ( : 4)فرم شماره

:تاريخ

:اداره كل: معاونت

كارشناسنام : مسئول اجرا

خيلي كم-كم-متوسط-زياد-خيلي زياد: ضرورت استمرار

برنامه هاي جاري

ضرورت عنون برنامهرديفاستمرار

شماره برنامه ازاعتبار مورد نيمسئول اجراشواهد/ هدفبودجه

1

2

3

4

5

(جاري)تدوين برنامه هاي عملياتي ( : 4)فرم شماره

گرددميدرجمربوطهحوزهنمايندگانيانمايندهتوسطعملياتيهدفهرذيلهاينامفيلدايندر:برنامهعنوان.

شودميبيانكمزياد،متوسط،كم،خيليزياد،خيليعباراتبا:استمرارضرورت.

واهدبهشعنوانتحتمعينيقانونحتيياومقررات،ضابطهراهبرد،هدف،استنادبهجاريهايبرنامه:شواهد/هدف

.آيدميدراجرا

برنامهآناليتهايفعپيشنهادياعتباراتمجموعكهبرنامههريشدهبينيپيشاعتبارميزانفيلدايندر:اجرامسئول

.گرددميدرجواحدماليامورتوسطباشد،مي

ميمارهشاينوشودمياعتبارتامينآنازبرنامهآنكهاستايشمارهبودجهشمارهمنظور:بودجهبرنامهشماره.شودثبتبودجهكارشناسانبامشاورهباواحدماليامورتوسطبايست

مراحل تدوين برنامه عملياتي

هاتدوين فعاليت -4

فعاليتهاريز4و3جداولهايبرنامهاستنادباوچهارمتااولهايفرمتكميلازپسمرحلهايندر

جمعوختمرنامهبيكبهبايدفعاليتهاريزجمعسرنهايتدركهميگردندثبتجدولمطابقوتعيين

.باشدمربوطهبرنامهبرابرفعاليتهاهزينه

تدوين فعاليت ها( : 5)فرم شماره

:تاريخ

:واحد

كداستراتژي

كدنههدف عملياتي ساليا

كدبرنامه عملياتي

جدول فعاليت ها

پيش رديفنياز

عنوان فعاليت

هزينه تاريخ پايانتاريخ شروع(روز)مدت اجراپيشنهادي

ميليون )(ريال

نيروي انساني(نفر ساعت)

1

2

3

4

تدوين فعاليت ها( : 5)فرم شماره ردددر اين فيلد كد استراتژيهاي تصويبي هر معاونت توسط دبيرخانه برنامه ريزي عملياتي درج مي گ: استراتژي.

تكميل گردد2از جدول : هدف.

تكميل گردد3از جدول : برنامه.

مركز هر حوزه معاونت درج مي گردد/دفتر / در اين فيلد پيشنياز فعاليتهاي برنامه توسط اداره كل: پيش نياز.

مركز هر حوزه معاونت درج مي گردد/دفتر/در اين فيلد عنوان فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل: عنوان فعاليت.

مركز هر حوزه معاونت درج ميگردد/دفتر.در اين فيلد مدت اجراي فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل( : روز)مدت اجرا.

رددمركز هر حوزه معاونت درج مي گ/دفتر/ در اين فيلد تاريخ شروع فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل: تاريخ شروع.

گرددمركز هر حوزه معاونت درج مي/دفتر/ در اين فيلد تاريخ پايان فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل: تاريخ پايان.

ردددر اين فيلد هزينه پيشنهادي فعاليتهاي هر برنامه توسط واحد درج مي گ(: ميليون ريال)هزينه پيشنهادي.

مورد تاييد )واحددر اين فيلد ميزان نفر ساعت پيش بيني شده ي فعاليتهاي هر برنامه توسط(: نفر ساعت)نيروي انساني(مديريت توسعه باشد

:گام هاي تدوين برنامه عملياتي

دركهراكاركنانازگروهيبايداختصاصي،اهدافازيكهرعملياتيبرنامهتدوينبراي:اولگام

همردگ،ميزيكسربروكردهانتخابدارندبيشترياشرافوآگاهيهدف،آنموضوعباارتباط

.آوريم

داشتهشاخصياهدفآنفعليوضعبهمربوطآمارواطالعاتازمناسبيشناختبايستميافراداين

.رسانيدانجامبهبايدراهاييفعاليتچهموجود،وضعبهبودبرايكهبدانندوباشند

:گام هاي تدوين برنامه عملياتي

هدفآنققتحبامرتبطاجراييهايفعاليتتعيين،عملياتييبرنامهجدولتنظيمدر:دومگام

تواليوتقدم،ترتيب:اوالًهافعاليتاينكردنفهرستدركهاستمهمبسيار.استاختصاصي

جملهفعلهكصورتيبهو(شفاف)گويا،سادهعباراتازآنهانگارشدرثانياً.شودرعايتهافعاليت

عنوانبهرارنفيك»بگوئيمآنكهجايبه:مثالعنوانبه.شوداستفادهدهيمقرارجملهابتدايدررا

پيگيريمسئولعنوانبنفريكتعين»:بگوييم،«كنيمتعيينهدفاينهايفعاليتپيگيريمسئول

.باشندكوتاهامكانحدتاوترجيحاًجمالت،:ثالثاً.«هدفاينهايفعاليت

:گام هاي تدوين برنامه عملياتي

ئولمسنامعملياتي،برنامهجدولفرمدرآنمقابلستوندروفعاليتهربرايسومگامدركاريمتقسياوسازمانيوظايفشرحاساسبرفرداينانتخاب.نويسيمميرافعاليتآناجراي

.شودمينوشتهوپذيرفتهصورتتوافقي،

برايفعاليتهر.شودميدرجفعاليت،پايانوشروعهايتاريخبعدي،ستون2درچهارمگامدر.استاوتمتفيكديگربامختلف،فعاليتهايبهمربوطهايزمانوداردنيازمشخصزمانبهانجام،فعاليتكيشروعتاريخمثالً.ماههريهفته:كنيماستفاده«هفته»عبارتازكهباشدبهترشايد

ازروزيكطولدركهاستايگونهبهفعاليتاگر.باشد«ارديبهشتدوميهفته»استممكندرج«ههفتهمان»راپايانتاريخرسد،ميانجامبه(هفتهآنپايانتاحداكثرو)روزچندياهفتهكهآنهاايرنظوهامذاكرهانجامجلسات،تشكيلافراد،تعيين»نظيرموارديبرايمعموالً.كنيممي

نهما»راپايانتاريخاست(هفتهيكازكمتر)روزچندياروزيكساعت،چندآنهاانجاممدتاگردارندميدائومستمرنظارتيجنبهكههاييفعاليتبراي.كنيمميذكرشروعتاريخي«هفته

هفته»يمتوانميراپايانتاريخنوشتيمسالماههايازيكيهايهفتهازيكيدررافعاليتشروع.كنيمدرج«اسفندچهارم

:گام هاي تدوين برنامه عملياتي

هربهراگكهاستمهمنظرآنازگاماين.كنيمميدرجمرحلهبهمرحلهرافعاليتهراجراينحوهپنجمگامدرمتنياهدهمشباجانشين،فرديابدحضورخودكارسربرنتوانستفعاليتآنانجامموعددراجرا،مسئولفردجهت،ميمككمابههمچنينستون،اين.برساندانجامبهدقيقبطورمرحلهبهمرحلهرانظرموردفعاليتاجرا،ينحوهوآنهاهايهزينهونيازموردامكاناتبينيپيشبهمناسبنحوبهبتوانيموكردهتعييندقيقاًرامصرفيمنابعكهكندتشكيل»رنظموردفعاليتاگرمثالبعنوان.بپردازيمداردواحدهاياافرادسايرباهماهنگيبهنيازكهمواردينيز

:ازعبارتستآناجرايينحوهباشد«...خصوصدر...باجلسه

طرحقابلمواردوجلسهزمانجهت...رئيسباهماهنگي

جلسهمكانوزمانتعيين

(دستوركاربهمنضم)هادعوتنامهارسالوتهيه

نيازموردبصريوسمعيوسايلوپذيراييبينيپيشوهماهنگي

گيريتصميموموضوعطرحجلسه،تشكيل

صورتجلسهتنظيم

:گام هاي تدوين برنامه عملياتي

برايدهشمصرفيهزينهفعاليت،هربرايمصرفيامكاناتووسايلبامتناسب:ششمگام

.شودميدرج(ريالبه)آنانجام

مفعوليفتص»يكقالبدرفعاليتازنظرموردياحاصلنتايجبهدستيابيشاخصهفتمگامدر

رادستيابيخصشابوده،«...يجلسهتشكيل»برمبتنيكهفعاليتيآنبرايمثالً.شودميذكر«

اخصش،«....آموزشييدورهتشكيل»:فعاليتبرايياو«شدهتشكيليجلسه»:عبارت

.كنيمميذكر«شدهبرگزارآموزشييدوره»رادستيابي

:گام هاي تدوين برنامه عملياتي

بهتون،ساين.نويسيمميآنهاروبرويمجزابصورترافعاليتهرپايشينحوههشتمگامدر

و«اهدهمش».بپردازندفعاليتانجامپايشبهشدهذكرروشطبقكهدهدميراامكاناينناظرين،

مثال،عنوانبه.روندميشماربههافعاليتپايشرايجروش3،«مستنداتبررسي»و«مصاحبه»

«ادرهصابالغيمشاهده»توانميراپايشنحوه،«......عنوانبهنفريكتعيين»فعاليتبراي

برايايو«صورتجلسهيمشاهده»:پايشنحوه،«......جلسهتشكيل»:فعاليتبرايياكرددرج

صاحبهمومستنداتبررسي»:توانميراپايشنحوه،«......خصوصدربيمارانبهآموزش»فعاليت

.كردذكر«بيمارانبا

:گام هاي تدوين برنامه عملياتي

منظورهايفعاليتكلدرصدبهنسبتآندرصددرجوفعاليتهروزنتعيينبهآندروبودهمهميگام:نهمگام

ينترآسانبايدريزبرنامهگروهاعضاءمنظور،اينبه.پردازيمميشودمي(درصد100معادلكه)هدفآنبرايشده

بهپسسبدهند«يك»ضريبآنبهوكردهمشخصهدف،آنبرايشدهگرفتهنظردرهايفعاليتبينازرافعاليت

ضريبباشدترسختبرابرچندفعاليت،ترينآسانبهنسبتآنهاانجاماينكهبهبستهوتكتكبصورتهافعاليتساير

داشت،هماهنگيبهنيازوبردميهزينهوانرژيوقت،برابر،10اگرو3ضريببودسختبرابر3اگرمثالًدهندمي

:پردازيمميفعاليتهروزنتعيينبهزيرفرمولازاستفادهبافعاليت،هرضريبتعيينازپس.دهندمي10ضريب

=فعالیت آن ضریب ×100

هدف آن های فعالیت ضرایب کل جمعوزن هر فعالیت

وسيمنويميآنمقابلدروكردهتعييننظر،موردهدفتحققدررافعاليتهروزنماحقيقت،در

هاييتفعاليكردنمشخصباپردازيمميهافعاليتارزيابيبهكهسالطولدرزمانيفواصلدر

يبرنامهپيشرفتدرصدتوانيمميها،فعاليتآنوزنجمعورسيدهانجامبهزمانآنتاكه

پيشرفترصددميانگينتعيينبهزيرفرمولطريقازو.كنيمتعيينراهدفآنبهمربوطعملياتي

.كنيماقدامعملياتيبرنامهكل

اختصاصی اهداف همه پیشرفت درصد جمع ×100

اختصاصی اهداف تعدادبرنامه کل پیشرفت درصد =

رانجامشاشده،انجاماگر.كنيمميدرجفعاليتهرمورددررابرنامهپيشرفتگزارشآخر،ستوندر

باكههددميامكانمابهستون،اين.كنيمميذكرراداليلشوانجامعدمنرسيده،انجامبهاگرو

ها،يپروازبلندشناساييبهها،فعاليتازبرخيانجامعدمعلليمنصفانهودقيقتحليل

عملياتييهابرنامهبازبينيدروپرداختهنواقصسايروهافعاليتهايديدناشتباهها،ناهماهنگي

عواقوهاگذاريهدفحتيوهافعاليتاصالحبهبرسدانجامبهبايديكبارماه6هرمعموالًكه

برابردههانامه،بربافعاليتيكموفقيتضريبكهكردنبايدفراموش.بپردازيمآنهاكردنبينانه

.استكمترهزينهومشقتباوكوتاهترزماندرهمآنبرنامه،بدونهايفعاليت