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- Diagrama de Flujo - Lluvia de Ideas - Cuadro de Selección - El histograma - Diagrama Causa – Efecto - Los cinco por qué? - Gráfico de pareto - Gráfico de radar - Diagrama de dispersión - Gráfico de control - Matriz Dofa - Campo de Fuerza - Diagrama Acciones – hechos
HERRAMIENTAS
DIAGRAMA DE FLUJO
Qué es?
Es una representación gráfica de los pasos en un proceso administrativo u operativo. El
resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los
tres.Cuándo se utiliza?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este
esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el
sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Cómo se utiliza?
1. Propósito del Flujo
2. Determinar el nivel de detalle requerido
3. Definir los límites (cuando comienza - cuando termina)
4. Establecer la secuencia de actividades del proceso y representarlas con la simbología
apropiada.
5. Revisar que el diagrama de flujo refleje la realidad del proceso.
Simbología a utilizar
Dentro de cada símbolo debe ir una breve descripción de la actividad.
Describe el INICIO y el FIN del proceso
Actividad u operación
Inspección o punto de decisión
Documento con copia a
Conector
Transporte de material
Documento
Archivar documento o almacenar material
Líneas de flujo
Espera o retraso
Preguntas útiles al crear su Diagrama de Flujo
- ¿Qué es lo primero que ocurre? - ¿Quién toma las decisiones (si se necesita)
- ¿Qué es lo siguiente que ocurre? - ¿Qué pasa si la decisión es “Si”?
- ¿Qué es lo último que ocurre? - ¿Qué pasa si la decisión es “No”?
- ¿De donde viene el (servicio, material) - ¿Adonde va el (prod, servicio) de esta operación?
- ¿Cómo el (servicio, material) llega al proceso? - ¿Qué revisiones se realizan al prod. En cada etapa?
- ¿Qué pasa si la revisión no cumple con los requisitos?
RESPONSABLE
1 Staff
2 Técnico del outsourcing
3 Operario Mantenimiento Técnico del outsourcing
4 Técnico del outsourcing
Técnico del outsourcing
ACTIVIDADES
INICIO
Definir medios, carros y equipos a realizarles
mantenimiento preventivo.
Realizar Operación de Mantenimiento Preventivo
¿Funcionamiento correcto del medio
suministro?
Corregir mal funcionamiento
FIN
No
Si
Entrega del Medio o equipo al operador u operario
DIAGRAMA DE FLUJO
Tomado del Sistema de Gestión de Calidad Sofasa
Ejemplo
LLUVIA DE IDEAS
Qué es?
Técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
Cuándo se utiliza?
Se debe utilizar cuando exista la necesidad de:
- Liberar la creatividad de los equipos - Identificar oportunidades de mejora
- Generar un número extenso de ideas - Lograr la participación de todos
Cómo se utiliza?
- Seleccionar un sitio libre de interrupciones
- Establecer un tiempo límite - aproximadamente 30 minutos
- Escoger a alguien para que sea el facilitador y apunte las ideas
- Escribir en un papelógrafo o tablero una frase corta que enuncie el problema a resolver
- Escribir las ideas en la forma más corta posible, sin cambiar su escencia.
- Fomentar la creatividad. Construir sobre las ideas de otros. Los miembros del grupo de
Lluvia de Ideas y el facilitador nunca deben criticar las ideas.
- Eliminar las duplicaciones, problemas no importantes y aspectos no negociables por
medio del consenso.
Reglas Básicas
1. No discutir ideas a no ser que sea para aclararlas
2. Enunciar ideas por tontas que parezcan.
3. No interpretar o cambiar las ideas.
4. No minimizar o subvalorar ideas
5. No permitir el dominio de una o más personas.
6. Garantizar la participación de todos los presentes.
7. No incurrir en la formulación de quejas.
Tipos de Lluvia de Ideas
a. De flujo libre
b. Siguiendo un orden de participación
c. Por escrito
CUADRO DE SELECCIÓN
Qué es?
Es una herramienta que nos ayuda a escoger un proceso para mejorar, un problema
para resolver y una oportunidad para aprovechar.
Cuándo se utiliza?
En el momento en que se tenga la necesidad de hacer una elección entre varias opciones.
Cómo se utiliza?
- Enuncie en el cuadro de selección los posibles temas a trabajar- Valore cada tema en cada uno de los criterios (Impacto – Urgencia – Tendencia) de 1 a
3 segun se indica. Solo una calificación por criterio- Totalice por cada tema la suma de los tres criterios- Encierre en un circulo el total del tema que obtuvo el puntaje mas alto - Cada miembro presenta su calificación, seguida por una discusión en equipo de las
razones por las cuales se tuvieron para valorar cada uno de los temas. - Una vez terminada la discusion de cada uno de los temas, el equipo puede volver a votar
para consolidar una calificación del grupo. Este paso se puede repetir hasta que el grupo
unifique sus criterios y el tema escogido este claro para todos los miembros.
Relación con otras herramientas
El cuadro de selección se relaciona normalmente con:
* Check List para la definición de problemas
* Los Cinco Porqués?
* Análisis de Costo / Beneficio
* El Análisis de requisitos
IMPACTO: Importancia de los resultados
URGENCIA Tiempo disponible para atender o realizar la acción
TENDENCIA: Comportamiento de los indicadores del problema
CUADRO DE SELECCIÓN
Tomado del equipo Active Solutions -2005
Ejemplo
Definicion
Es un grafico que muestra la distribucion de frecuencias de una variable alrededor de un valorcentral.Es usado para:
* Comparar la situacion actual y la pasada.* Estratificar.* Verificar los resultados de una accion de mejoramiento.* Juzgar la estabilidad y capacidad de un proceso.La organización de un buen numero de datos en un histograma nos permite comprender la poblacion de manera objetiva.
Elaboracion
1° De la tabla de frecuencias
Paso N° 1
Obtenga un numero de datos que sea representativo del problema que pretenda analizar ,loscuales se deben ubicar en una tabla donde se puedan visualizar y contar.
Paso N° 2
Calcule el rango R restando del valor maximo el valor minimo R = V max - V minSe puede agilizar señalando en cada fila de la tabla de datos el valor maximo y minimo y luegose toma el mayor de los maximos y el menor de los minimos.
R = V max - V min
R = 99 – 74= 25
Máx Min75 86 99 95 97 99 75
99 97 99 88 76 99 76
84 99 90 89 95 99 84
76 75 74 81 76 81 74
90 94 75 89 74 94 74
87 77 99 78 77 99 77
85 78 92 75 87 92 75
78 92 88 95 79 95 78
96 94 90 94 74 96 74
90 77 92 92 80 92 77
99 74
75 86 99 95 9799 97 99 88 7684 99 90 89 9576 75 74 81 7690 94 75 89 7487 77 99 78 7785 78 92 75 8778 92 88 95 7996 94 90 94 7490 77 92 92 80
Calificaciones escuelas de
destreza
EL HISTOGRAMA
Paso N° 3
Determine el numero de clases en las cuales va a dividir el rangoDependiendo del numero de datos se recomienda un numero de clases especificadas en la tabla
N° de datos N° de clases ( K )
Menos de 50 De 5 a 750 a 100 De 6 a 10101 a 250 De 7 a 12Mas de 251 De 10 a 20
Para el ejemplo que son 50 datos, seleccionamos 5 rangos (k=5)
Paso N° 4
Determine el intervalo o amplitud de cada clase A A = R K
Es conveniente redondear dicha amplitud a un numero acorde con las cifras o fracciones de losdatos.
= 5
Paso N° 5
Tome el valor mínimo de los datos y aproximelo hacia el numero inmediatamente menor ( segúnlas fraciones que se manejan entre los datos).Ese sera el limite inferior de la primera claseSumele la amplitud de clase y tendremos el limite superior.Para obtener el limite inferior de la segunda clase se le adiciona al limite superior de la primeraclase una fraccion acorde, menor a las diferencias que se manejan entre los datos, y asi se va repitiendo el procedimiento hasta obtener los dos limites de cada clase.
A = 25
5
Clase Rango Inferior Rango Superior1 74 792 79,1 843 84,1 894 89,1 945 94,1 99
Construya la tabla de frecuencias con los datos obtenidos como : numero de clases, limites inferior y superior,valor medio
EL HISTOGRAMA
Paso N° 6
Traslade los datos de la tabla inicial a la tabla de frecuencias ubicando cada uno en la respectivaclase, luego totalize el numero de datos hallados en cada clase y registrelos en la ultima columna.
Clase Sup Inf Cantidad1 74 79 75 76 78 77 78 77 76 74 77 74 76 78 75 74 75 75 162 79,1 84 81 79 80 84 43 84,1 89 87 88 85 87 88 86 64 89,1 94 92 92 90 90 94 94 90 92 92 90 89 115 94,1 99 96 99 97 99 99 99 99 95 95 94 89 97 95 13
Datos
Paso N° 8
Costruya el histograma basado en la tabla de frecuencias, ubicando en el eje vertical el numerode datos o frecuencias hallados para cada clase. Ubique en el eje horizontal las clases ,señalando los limites inferiores y superiores en forma progresiva de izquierda a derecha.Dibuje un rectangulo para cada clase delimitado verticalmente por los limites inferior y superior y horizontalmente por el eje x y la frecuencia de cada clase.
Calificaciones de Escuelas de Destreza
16
46
1113
0
5
10
15
20
74 - 79 79,1 - 84 84,1 - 89 89,1 - 94 94,1 - 99
EL HISTOGRAMA
DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO
¿Qué es?
Es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir
a un problema (efecto). Tambien llamado Espina de Pescado es una herramienta
efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección
de datos.¿Cuándo se utiliza?
Es utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico. La naturaleza
gráfica del Diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de información
sobre el problema y determinar exactamente las posibles causas.
¿Cómo se elabora?
1. Identificar y registrar brevemente el problema en un cuadro en la parte central derecha
de la hoja
2. Registrar las causas principales en cuadros al final de líneas oblicuas que convergen a
la línea principal, identificándolas como: Mano de Obra, Métodos, Materiales, Maquinaria,
Medio Ambiente (operativa) - Personas, Procedimientos, Papelería, Planta, Políticas,
Plazos (administrativa).
3. Utilizar la Lluvia de Ideas, estableciendo las posibles causas secundarias del
problema preguntándose ¿Qué lo genera? (registrar solo causas no soluciones al
problema) y luego ubicarlas en la respectiva causa principal.
4. A continuación utilizar la Técnica de los Cinco Por Qué para profundizar en cada una
de las causas secundarias estableciendo las causas terciarias hasta encontrar la raiz del
problema.
5. Luego de enunciadas todas las posibles causas, elegir por consenso del grupo las
causas más probables encerrándolas en un círculo.
6. Validar cada una de las causas elegidas en el paso anterior, determinando su real
incidencia en el problema (no es suficiente que cuando esté la causa se presente el
problema, sino que al desaparecer la causa desaparece el problema)
7. Lo anterior nos llevará a encontrar la(s) causa(s) generadora(s) del problema.
Problema
Mano de Obra
MaterialesMaquinaria
MétodosMedio
Ambiente
Causas Secundarias
Causas Terciarias
Causas Principales
Causa Probable
CausaGeneradora
DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO
Tomado del Equipo Kaizen Delta- 2005
LOS CINCO POR QUÉ?
¿Qué es?
Técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para
buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del
equipo se deben preguntar “Por Que” al menos cinco veces, o trabajar a través de cinco
niveles de detalle. Una vez que sea dificil para el equipo responder al “Por qué”, la causa
más probable habrá sido identificada.
¿Cuándo se utiliza?
Al intentar identificar las causas principales más probables de un problema.
¿Cómo se utiliza?
1. Realizar una sesión de Lluvia de Ideas normalmente utilizando el modelo del diagrama
Causa y Efecto.
2. Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar “¿Por
qué es asi? o ¿Por qué está pasando esto?”.
3. Continuar preguntando Por Qué al menos cinco veces. Esto reta al equipo a buscar a
fondo y no conformarse con causas ya “probadas y ciertas”.
4. Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando Por
Qué? para poder obtener las causas principales.
5. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar “Quien”. Se
debe recordar que el equipo esta interesado en el proceso y no en las personas
involucradas.
Ejemplo de la Técnica
Suponga que descubre un trabajador arrojando aserrín al piso en el pasillo, entre
las maquinas:
Pregunta: ¿Por qué hay arrojado aserrín al piso?
Respuesta Porque el piso esta resbaloso y es peligroso.
Pregunta: ¿Por qué está resbaloso y es peligroso el piso?
Respuesta: Porque hay aceite en el piso
Pregunta: ¿Por que hay aceite en el piso?
Respuesta: Porque la maquina gotea
Pregunta: ¿Por qué gotea la máquina?
Respuesta: Porque el aceite se filtra del empalme del aceite
Pregunta: ¿Por qué se filtra?
Respuesta: Porque el revestimiento de caucho dentro del empalme esta gastado
Tomado del Libro “Cómo implementar el Kaizen en el Sitio de Trabajo” de Masaaki Imai
GRÁFICA DE PARETO
¿Qué es?
Es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”, osea, identifica gráficamente
los aspectos significativos de un problema, de manera que un equipo sepa donde dirigir sus esfuerzos
para mejorar. Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una gráfica de
pareto) servirá más para una mejora general que reducir los más pequeños. Con frecuencia uno o dos
aspectos tendrán el 80% de los problemas, el resto de los aspectos serán responsables por el 20%
restante.
¿Cuándo se utiliza?• Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar calidad• Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problemas o causas de una forma
sistemática• Al identificar oportunidades para mejorar• Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej por producto, segmento del mercado, área
geográfica, etc)• Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones• Al evaluar los resultados de los cambios efectuados a un proceso (antes y despues)• Cuando los datos puedan clasificarse en categorías• Cuando el rango de cada categoría es importante
¿Cómo se construye un diagrama de pareto?
Paso 1• Decidir qué problema se analizar • Decidir que datos necesita y como los va a clasificar• Definir donde se van a recoger los datos (En el puesto de inspección, donde el trabajador,
usted mismo) y cuanto tiempo se va a recoger
Paso 2
Diseñe una tabla para recoger los datos, llenela y calcule los totales para cada item.
Paso 3
Llenela y calcule los totales para cada item.
Paso 4
Elabore una tabla de datos que contenga la lista de los
elemento que contiene el gráfico de pareto (totales de
cada uno, totales acumulados, porcentaje de cada
uno, porcentaje acumulado)
Tipo de defecto
Número de defectos
Número acumulado de defectos
Porcentaje de cada uno
Porcentaje acumulado
Gota 156 156 52% 52%Mancha 63 219 21% 73%Chorreos 30 249 10% 83%Otros 21 270 7% 90%Raya 15 285 5% 95%Burbuja 9 294 3% 98%Desconchado 6 300 2% 100%
Paso 5.
Dibuje dos ejes verticales y un eje
horizontal
Paso 6
Construya el diagrama de barrasPaso 7
Construya la curva de pareto
Paso 6
Diligencie la totalida de la información del diagrama
Se encontrará que el 20% de las causas determina el 80% de los efectos y el 80% de las causas sólo producen el 20% de los efectos
GRÁFICA DE PARETO
gerencial
¿Qué es?
Una gráfica de radar, también conocida como Diagrama de Araña, es una herramienta
muy útil para mostrar visualmente las brechas entre el estado actual y el estado ideal
entre varios enfoques o estados
¿Cuándo se utiliza?• Al captar las diferentes percepciones de todos los miembros del equipo con respecto al
desempeño del equipo o de la organización.• Al mostrar los cambios en las fortalezas o debilidades del equipo o de la organización.• Al presentar claramente las categorías importantes de desempeño.
¿Cómo se utiliza?
1. Conformar el equipo correcto
2. Reunir o verificar los datos a representar
3. Definir las categorías de calificación (normalmente de 5 a 10 categorías)
4. Construir la Gráfica de Radar en la hoja si no cuenta con una gráfica de radar
preimpresa
* Dibujar un círculo en la hoja con tantos radios como categorías existan.• Escribir cada título al final de cada radio alrededor del perímetro del círculo• Numerar los radios de empezando con el menor número en el centro del
círculo y terminando con el mayor en el perímetro.
5. Calificar todas las categorías• Cada miembro del equipo puede calificar en donde siente que la organización o el
equipo se encuentra en la actualidad.• Esto puede realizarse en silencio utilizando puntos adhesivos
6. El equipo puede desarrollar un puntaje para el equipo ya sea por consenso o
calculando un promedio de los puntajes individuales.
7. Definir la calificación del equipo para cada categoría
8. Interpretar y utilizar los resultados para mejorar
9. Indicar la fecha en la Gráfica de Radar.
Ejemplo: de Gráfica de Radar (Diagrama Araña)“Resultados del Programa de
Capacitación en Calidad”
GRÁFICA DE RADAR
Qué es?
Es una herramienta que sirve para mostrar el comportamiento de una variable, cuando
otra con la cual interactua en un proceso, cambia, estableciendo la relación que existe
entre ambas.
Cómo se elabora?
1. Reuna pares de datos de las dos variables involucradas (mínimo 30 pares)
2. Identifique en los ejes horizontal y vertical las variables con sus respectivas unidades, de manera que
los valores más altos y más bajos queden incluidos.
3. Marcar los datos en el gráfico con puntos que correspondan a sus respectivos valores de (X,Y).• Si se presentan dos pares de datos similares, encerrar el dato en un círculo.
4. Trazar un ovalo que encierre la mayor cantidad de puntos de la nube formada. Lo anterior nos
mostrará el tipo de relación existente (sin relación, relación directa o positiva, relación inversa o negativa
y relación compleja).
x
DIAGRAMA DE DISPERSIÓN
GRÁFICA DE CONTROL
Definicion
Es un grafico que muestra durante un periodo de tiempo el comportamiento de un proceso dentrode unos limites de control establecidos.Usado para determinar la estabilidad de un proceso,su capacidad para cumplir especificacionesó si las causas de la variacion son especiales o comunes.Se clasifican dependiendo de la naturaleza de los datos en :Control de variables donde las muestras son expresadas en unidades cuantitativas como lalongitud o el peso.Control de atributos donde las muestras se expresan en unidades cualitativas como el ser ó nodefectuoso, ó el pasa no pasa
Elaboracion
Paso N° 1Recoja mas ó menos 100 datos dividiendolos en subgrupos de 2 a 6 datos cada uno de ellos, ( n ) registrándolos en una hoja de recoleccion de datos.
Paso N° 2Calcule el valor promedio X para cada subgrupo, obteniendo una cifra decimal más que aquellasde los datos originales.
Paso N° 3Calcule el valor promedio X para los valores promedio de los subgrupos X obteniendo dos cifras decimales adicionales a las de los datos originales.
Paso N° 4 Calcule el rango R restando del valor maximo el valor minimo para cada subgrupo R = V max - V min
Paso N° 5Calcule el valor promedio R de los rangos de todos los subgrupos
Paso N° 6Calcule cada una de las lineas de control para la grafica de valor promedio X y para la grafica de los rangos R con las siguientes formulas :
LCs
LCi
LC
y
x
Para X Para R
Linea central LC = X Linea central LC = R
Limite de control superior LCs = X + A *R Limite de control superior LCs = D *R
Limite de control inferior LCi = X - A *R Limite de control inferior LCi = D *R (*)
(*) El LCi no se calcula cuando el numero de datos Tamaño del A D por subgrupo n es menor que 6 subgrupo n
A D y D son coeficientes determinados por el 2 1.880 3.267tamaño del subgrupo n y se establecen en la 3 1.023 2.575siguiente tabla : 4 0.729 2.282
5 0.577 2.1156 0.483 2.004
Paso N° 7Dibuje las lineas de control en una hoja de papel cuadriculado marcando el eje vertical por el ladoizquierdo con los valores de X y de R y el eje horizontal con el numero de subgrupos ó muestrasde los dias de seguimiento.Para el eje vertical escoja una escala tal que los limites de control superior e inferior queden a una distancia de 30 mm el uno del otro.Dibuje una linea continua para la linea central LC y una linea punteada para los limites LCi y LCs
Paso N° 8Marque el numero de subgrupos sobre la linea horizontal a intervalos de 5 mm.Registre los valores de X ( con un punto ) y los de R ( con una equis x )de cada subgrupo sobrela misma linea vertical en el orden del numero del subgrupo ó del dia.Encierre en un circulo los puntos de los valores que esten por fuera de limites.
Paso N° 9 Escriba el tamaño del subgrupo en la parte superior izquierdo de la grafica X además el nombredel proceso y del producto, el periodo,el método de medición,condiciones de trabajo y turno.
2 3 4
2
4
3
2
2
4
GRÁFICA DE CONTROL
MATRIZ DOFA DOFA es la sigla usada para referirse a una herramienta que permitirá analizar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de una organización, unidad o proceso y de esta forma clasificar toda la información que poseamos como procesos industriales, logística, penetración de mercados, planeación estratégica, nuevas inversiones, implementación de procesos, evaluación de nuevas tecnologías y muchos temas mas.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de la organización y el entorno en el que se mueve. El análisis DOFA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito . Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno. Lo anterior significa que el análisis DOFA consta de dos partes: 1.- La parte interna: tiene que ver con las fortalezas y las debilidades, aspectos sobre los cuales se tienen algún grado de control. 2.- La parte externa: mira las oportunidades que ofrece el entorno y las amenazas que se debe. Aquí es necesario desarrollar toda nuestra capacidad y habilidad para aprovechar las oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningún control directo. DESARROLLO DE LA MATRIZ El análisis DOFA es una evaluación subjetiva de datos organizados en el formato DOFA, que los coloca en un orden lógico que ayuda a comprender, presentar, discutir y tomar decisiones. Puede ser utilizado en cualquier tipo de toma de decisiones, ya que la plantilla estimula a pensar pro-activamente, en lugar de las comunes reacciones instintivas. Las cuatro dimensiones son una extensión de los encabezados sencillos de Pro y Contra. La plantilla del análisis DOFA es generalmente presentada como una matriz de cuatro secciones, una para cada uno de los elementos: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. El ejemplo de abajo incluye preguntas de ejemplo, cuyas respuestas deben ser insertadas en la sección correspondiente. Las preguntas son sólo ejemplos, o puntos de discusión, que pueden ser obviamente modificados según el tema del análisis. Es importante identificar y describir claramente el tema analizado mediante DOFA, de forma que las personas que participen entiendan el propósito y sus implicaciones
MATRIZ DOFA
Tema del análisis: (defina aquí el tema a analizar)
FORTALEZAS internas DEBILIDADES internas
Capacidades fundamentales en actividades claves.Recursos financieros adecuados.Habilidades y recursos tecnológicos superiores.Propiedad de la tecnología principal.Mejor capacidad de fabricación.Ventajas en costes.Acceso a la economía de escala.Habilidades para la innovación de productos y procesosBuena imagen en los consumidores.Productos (marcas) bien diferenciados y valorados en el mercado.Mejores campañas de publicidad.Estrategias específicas o funcionales bien ideadas y diseñadas.Capacidad directiva.Flexibilidad organizativa.Etc.
Poco direccionamientoBajo conocimiento del proceso.Poco presupuesto de inversión.Falta de algunas habilidades o capacidades clave.Atraso en investigación y desarrolloAltos costosBajo Valor agregadoMala organizaciónExceso de problemas operativos internos.Herramienta desactualizadaFalta de experienciaPoca flexibilidad del procesoDesbalanceos del proceso.Etc.
OPORTUNIDADES externas AMENAZAS externas
Entrar en nuevos mercados o segmentos.Interactuar con otras áreasNuevos Proyectos que generan cambiosNuevas ideas que pueden ser aplicadas en el proceso.Expansión del procesoNuevas HerramientasIntegración vertical.Eliminación de barreras y restriccionesEtc.
Cambios del procesoNuevos direccionamientos de las casa matrices.Estancamiento del proceso.No aceptación de esquemas implementadosBajo poder de negociación.Cambios demográficos adversos.Restricciones presupuestales de la empresa.Restricciones en el mercadoEtc.
DIAGRAMA ACCIONES-HECHOS
El diagrama Acciones Hechos, también conocido como Diagrama Costo de Calidad busca identificar el problema inicialmente desde dos situaciones: Acciones y Hechos.
Se refiere a Acciones en términos de Intenciones o labores planteadas en busca de gestionar un sistema.
Se refiere a Hechos a aquellas situaciones reales que suceden en un proceso, organización o temas específicos.
El diagrama Busca entonces identificar todas las combinaciones de Buenas y Malas tanto de acciones como hechos así:
•Buenas Acciones , Bien hechas: se refiere a políticas, procesos, procedimientos que han sido planteados como una solución adecuada y que su aplicación y desarrollo se hace a cabalidad sin ningún inconveniente. (Ej: Asignación y ejecución adecuada de recursos).
•Malas Acciones, Mal Hechas: cuando las acciones planteadas no son las adecuadas y sumado a esto se hacen de forma irregular. Generando tanto consecuencias y pérdidas de valor agregado al trabajo o operaciones. (Ej: Repetitividad de recuperaciones hechas en condiciones no adecuadas).
•Buenas Acciones, Mal Hechas: Se refiere a acciones planteadas como la solución apropiada a una situación, pero que tiene problemas en su aplicación por falta de tiempo, recursos, etc. (Ej, Una solución informática que tiene gran cantidad de errores del sistema)
•Malas Acciones, Bien Hechas: Se refiere a aquellos lineamientos inadecuados que no generan ningún beneficio, pero que se siguen a cabalidad. (Ej: Entrega puntual de Informes que nadie lee)
Malas Acciones Bien Hechas Buenas Acciones Bien Hechas
Malas Acciones Mal Hechas Buenas Acciones Mal Hechas
CAMPO DE FUERZA
Estado Actual Estado Deseado
Elementos que impulsan Elementos que detienen
El campo de fuerza, como su nombre lo dice, busca destacar aquellos elementos que se convierten en barreras o en potenciadores de una situación, es decir el campo de fuerza puede ser tanto aquello elementos que impulsan un objetivo como aquellos elemento que permiten acercarse al mismo.
El campo de fuerza ha sido diseñado para analizar un problema desde dos perspectivas: Estados y Acciones.
En estados el diagrama busca definir una situación actual a través de un frase puntual y lógica que defina el estado en que se encuentra un problema en el momento (ej: tasa de acceso al mercado no cumple objetivos). Frente al estado deseado, se define la situación buscada u objetivo al cuál se quiere llegar (ej: certificación en calidad de una línea de producción). Es decir, los estados definen claramente el antes del problema y el después buscado.
Frente a los elementos o acciones, se busca identificar aquellos aspectos relevantes que apoyan la consecución de la situación deseada y que constituyen fortalezas o cualidades del proceso, organización o tema señalado.(Ej: Competencias del personal, compromiso de la dirección, experiencia con el proceso)
Los elementos que detienen son aquellas restricciones, inconvenientes, desviaciones del sistema, que nos alejan del estado deseado y que se convierten en obstáculos para el logro del objetivo. (Ej: Falta de inversión en tecnología, desconocimiento de normatividades, problemas de productividad)