© dc utbildning 2016 gk... · 2017. 3. 30. · region 1.xlsx region 2.xlsx region 3.xlsx sverige...

EX16G-1

© DC UTBILDNING®

Excel 2016 Grundkurs 1 dag

EX16G-1

”Excel 2016, grundkurs, upplaga 1”

© DC UTBILDNING

Box 1023

251 10 HELSINGBORG

tel. 042-26 22 00

e-post: admin @dcutbildning.com

Internet: www.dclutbildning.com

mailto:[email protected]

© DC UTBILDNING Excel grundkurs 3

Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING .................................................................................................................................... 2 FÖRORD ............................................................................................................................................................... 5

Excel-grundkurs .............................................................................................................................................. 5 Microsoft Office ............................................................................................................................................................5

Förkunskaper................................................................................................................................................... 6 Läsning ............................................................................................................................................................ 6 Exempel ........................................................................................................................................................... 6 Övningsuppgifter ............................................................................................................................................. 6 Tips .................................................................................................................................................................. 6 Huvuddelar ...................................................................................................................................................... 6 Fortsättnings- och fördjupningskurs ............................................................................................................... 6 Programmering ............................................................................................................................................... 6 Fillista ............................................................................................................................................................. 7

Kompatibilitet ................................................................................................................................................................7 INLEDNING ........................................................................................................................................................... 9

Start ................................................................................................................................................................. 9 Skärmbildens utseende .................................................................................................................................. 10

Verktygsfälten .............................................................................................................................................................. 11 Hjälp & Utbildning........................................................................................................................................ 14 F1 .................................................................................................................................................................. 14 Tangentbordsgenvägar .................................................................................................................................. 14

GRUNDERNA I EXCEL ......................................................................................................................................... 15 Skriva in och redigera ................................................................................................................................... 15 Ändra kolumnbredd ....................................................................................................................................... 16 Radera cell .................................................................................................................................................... 18 Markera celler ............................................................................................................................................... 19

Markera cellområde ..................................................................................................................................................... 19 Markera rader och kolumner ........................................................................................................................................ 20 Markera med tangentbordet ......................................................................................................................................... 20 Markera aktuellt område .............................................................................................................................................. 20 Markera hela bladet ..................................................................................................................................................... 20

Ändra radhöjd ............................................................................................................................................... 20 Infoga och ta bort kolumner .......................................................................................................................... 21 Infoga och ta bort rader ................................................................................................................................ 21 Dölja och visa rader resp. kolumner ............................................................................................................. 21 Filhantering ................................................................................................................................................... 21 Zoom .............................................................................................................................................................. 24 Infoga kommentar .......................................................................................................................................... 25

GRUNDLÄGGANDE BERÄKNINGAR ..................................................................................................................... 27 Skriva formler ................................................................................................................................................ 27 Fler funktioner ............................................................................................................................................... 33

Logisk .......................................................................................................................................................................... 33 Autofyll .......................................................................................................................................................... 34

FLERA BLAD ....................................................................................................................................................... 39 Bladflikslisten ................................................................................................................................................ 39 Markera ett blad ............................................................................................................................................ 39 Byt namn på ett blad ...................................................................................................................................... 39 Byt färg på en bladflik ................................................................................................................................... 39 Flytta eller kopiera blad ................................................................................................................................ 40 Infoga blad .................................................................................................................................................... 41 Blad i ny arbetsbok ........................................................................................................................................ 41 Markera flera blad - Gruppering .................................................................................................................. 41 Ta bort blad ................................................................................................................................................... 42

KOPIERA OCH FLYTTA ........................................................................................................................................ 43 Klippa och klistra .......................................................................................................................................... 43 Dra och släpp ................................................................................................................................................ 44 Klistra in special ........................................................................................................................................... 44 Kopiera mellan blad ...................................................................................................................................... 44

FORMAT ............................................................................................................................................................. 45

4 © DC UTBILDNING Excel grundkurs

Talformat ....................................................................................................................................................... 45 Datumformat .................................................................................................................................................. 45 Valutaformat .................................................................................................................................................. 46 Windows-inställningar ................................................................................................................................... 47 Justering ........................................................................................................................................................ 47 Teckensnitt ..................................................................................................................................................... 49

Infoga specialtecken .................................................................................................................................................... 49 Kantlinjer ....................................................................................................................................................... 50 Fyllning och mönster ..................................................................................................................................... 50 Teckenfärg ..................................................................................................................................................... 51 Kopiera format............................................................................................................................................... 51 Cellformat ...................................................................................................................................................... 52 Teman ............................................................................................................................................................ 53 Formatfällor .................................................................................................................................................. 53 Radera format ................................................................................................................................................ 53

RITA PÅ KALKYLBLAD/BILDER ........................................................................................................................... 55 Ritverktygen ................................................................................................................................................... 55

Textruta ....................................................................................................................................................................... 55 Pil ................................................................................................................................................................................ 56 Infoga andra figurer ..................................................................................................................................................... 56 Infoga linje .................................................................................................................................................................. 57 Infoga bild ................................................................................................................................................................... 57 Flytta/ta bort bild ......................................................................................................................................................... 57 Bildformat ................................................................................................................................................................... 57

Bild i sidhuvud/sidfot ..................................................................................................................................... 58 UTSKRIFT ........................................................................................................................................................... 59

Förhandsgranska ........................................................................................................................................... 59 Utskriftsformat ............................................................................................................................................... 60 Förhandsgranska sidbrytningar .................................................................................................................... 63 Skriv ut ........................................................................................................................................................... 64 Slutkontroll .................................................................................................................................................... 64

DIAGRAM ........................................................................................................................................................... 65 Skapa diagram ............................................................................................................................................... 65 Flytta, kopiera, ta bort och storleksförändra ................................................................................................. 67 Redigera ett diagram ..................................................................................................................................... 68

ASCII ................................................................................................................................................................. 69 KORTKOMMANDON ............................................................................................................................................ 70 INDEX ................................................................................................................................................................. 72


Förord

Excel-grundkurs Välkommen till kurs i Excel! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har

tillgång till en svensk Windows-version 2016 av programmet. Det går bra att använda

det även om du har en engelsk version. De svenska Excel-kommandona anges först med

de engelska inom parentes.

Excel brukar kallas ett kalkylprogram. Egentligen är det mycket mer än så. Mer om

detta strax! Man brukar anse att genombrottet för persondatorn (eller mikrodatorn som

man ofta sade på den tiden) kom 1976, när Apple lanserade sin datormodell Apple II.

Datorns framgång berodde bland annat på att man lanserade ett kalkylprogram,

VisiCalc, som var anpassat till datorn. Dessförinnan var kalkylprogram förbehållna stor-

och minidatorvärlden och dessa program var ofta mycket kostsamma. Det gick nu att få

ett komplett system med dator, skrivare och program för 15.000 kr.

När IBM 1981 lanserade sin datormodell IBM PC var det därför självklart att det skulle

finnas kalkylprogram till den. Microsoft var genast framme med programmet Multiplan,

som var ett kraftfullt program med bland annat den egenheten att både rader och

kolumner hade tal som etiketter, dvs. cellen längst upp till vänster i kalkylarket hette

R1C1 etc.

Efter ett par år lanserade programföretaget Lotus ett revolutionerande nytt program,

1-2-3. Förutom kalkylering hade detta program funktioner för att skapa diagram och

register. Detta program kom därefter att bli dominerande inom kalkylområdet så länge

det teckenbaserade MS-DOS var det operativsystem och användargränssnitt som

användes på PC.

När sedan Apple 1984 lanserade sin nya datorserie Macintosh, så utvecklade Microsoft

sin första version av Excel till denna dator. Det var det första integrerade kalkyl-

programmet (med funktionerna kalkyl, diagram och register) som utnyttjade det

grafiska gränssnittet. När sedan Microsoft lanserade den första Windows-versionen, så

levererades den första Excel-versionen för PC. Fullt genomslag för Excel på Windows-

plattformen fick man i och med lanseringen av Windows 3.0 år 1990. Därefter har Excel

fått allt större marknadsandelar och är idag det dominerande kalkylprogrammet både

för Windows och Macintosh.

Microsoft Office

Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så

köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Excel ingår i Microsofts

programpaket Microsoft Office (som även innehåller bland annat Word och PowerPoint).

Ett helt knippe andra program kallas också Office-program, eftersom de har många

funktioner gemensamma med de ”vanliga” Office-programmen.

Skärmbilderna är hämtade från Excel 2016 körd under Windows 10, svensk eller

engelsk version. Skärmbilderna blir något skiftande beroende på Windows-version.


Förkunskaper

Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Windows.

Läsning

En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen.

är symbolen för ett läsavsnitt.

Exempel

Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel.

Dessa markeras med vidstående symbol.

Övningsuppgifter

De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna

finns i övningsmappen.

utgör symbolen för övningsuppgifter.

Tips

Särskilt nyttig information markeras extra tydligt.

är symbolen för tips.

Huvuddelar

Excel består av tre huvudfunktioner: kalkyl, diagram och databas (listor). En

koncentrerad endagskurs i Excel består av en genomgång av kalkyldelen samt en

översiktlig genomgång av några diagramtyper.

Fortsättnings- och fördjupningskurs Fortsättningskursen följt av fördjupningskursen består av fördjupning av kalkyldelen

och diagramanpassning, databas, pivottabeller, översiktligt om makroprogrammering,

mallar m.m.

Programmering En grundlig genomgång av makroprogrammering utgör en egen kurs.


Fillista Följande filer kan hämtas från www.dcutbildning.com. Efter installation finns de i

övningsmappen:

Berakna.bmp

Budget 1.xlsx

Budget 2.xlsx

Budget 3.xlsx

Budget 4.xlsx

Budget 5.xlsx

Noodles 2.xlsx

Noodles 3.xlsx

OM 1.xlsx

Order 1.xlsx

Order 2.xlsx

Order 3.xlsx

Order 4.xlsx

Region 1.xlsx

Region 2.xlsx

Region 3.xlsx

Sverige 1.xlsx

Sverige 2.xlsx

Sverige 3.xlsx

Utskr01.xls

Utskrift 2.xlsx

Kompatibilitet

Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som du

skrivit i Excel, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar

vara, att du använder en senare version av programmet än den andra personen.

Följande gäller beträffande de versioner som lanserats sedan slutet av 1990-talet:

Microsoft Excel 97 som ingår i Office 97 för Windows

Microsoft Excel 98 som ingår i Office 98 för Macintosh

Microsoft Excel 2000 som ingår i Office 2000 för Windows

Microsoft Excel 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh

Microsoft Excel X som ingår i Office X för Macintosh

Microsoft Excel 2002 som ingår i Office XP för Windows

Microsoft Office Excel 2003 som ingår i Office 2003 för Windows

Microsoft Office Excel 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh

Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför

dokumenten kan öppnas i valfri Excel-version. Dessa versioner kan dessutom öppna

dokument skapade i äldre Excel-versioner.

Excel 2007-2016 har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat.

Det använder filtillägget .XLSX.

Hur gör man då om man vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument?

Lösning. Spara i den version som den andre använder.

Välj Arkiv-menyn, Spara som.

Om den andra använder någon av versionerna 97-2004, så väljer du Excel 97-2003-

arbetsbok.

Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Excel alls!), väljer du

Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt

i Adobe Acrobat PDF-format och HTML (för publicering på webben – kan läsas direkt i

webbläsare).


Inledning

Start

Programmet kan startas på flera sätt:

Alt. 1. Starta genom att klicka på ikonen för Excel. Denna finner du normalt genom att

välja Start, Alla program (All programs) eller Alla appar (All apps), Microsoft

Office, Microsoft Excel.

Alt. 2. Välj Start, skriv Excel i Sök-rutan alternativt Sök-knappen (Windows 10), välj

sedan att klicka på Excel-ikonen.

Alt. 3. Genom att klicka på Excel-ikonen som kan ligga på skrivbordet, i Start-menyn

eller finnas i Aktivitetsfältet.

Som standard startar programmet med Programfönstret. Klicka på Nytt, så visas:

Minimerings-

knapp

Maximeringsknapp

resp Återställ nedåt

Stängningsknapp

Namnlist/

Titelrad

Namnruta

Radrubrik

Statusfält

Bladflikslist

Formelfält Kolumnrubrik

Rullningslist

Menyfliksområdet

(The Ribbon)

Verktygsfältet

Snabbåtkomst

Rubrikradsikon/

Systemmenyn


Skärmbildens utseende

Namnlist

På namnlisten (titelraden - Title Bar) står namnet på programmet och aktuell arbetsbok

(Workbook). Längst till vänster finns rubrikradsikonen. Om du klickar på den öppnas

Systemmenyn. Alldeles därunder finns Arkiv (File)-fliken. Om du klickar på den

öppnas Backstage-menyn, med vilken du bland annat kan stänga Excel. Till höger om

namnlisten finns en hjälpruta samt knappar för hantering av menyfliksområdet samt

minimering och maximering eller återställning samt avsluta.

Arbetsbok (Work Book) kallas de datafiler som skapas av Excel. Namnet är valt eftersom varje arbetsbok ofta består av flera blad – framförallt kalkylblad

och diagramblad.

Menyfliksområdet

Menyfliksområdet (The Ribbon) innehåller de flesta av de kommandon som finns i

Excel. Dessa finns i menyer, som visas när du klickar på aktuell menyflik. Det är

ungefär samma val som i Microsoft Word och PowerPoint. Det kan minimeras genom att

dubbelklicka på en flik. Ännu en dubbelklickning återställer.

Menyfliksområdet består av tre grundläggande delar:

1. Flikar. Som standard finns det 8 stycken utmed överkanten. Var och en

representerar basuppgifter, som du utför i Excel. Anpassade installationer kan

till exempel innehålla ytterligare en flik Tillägg.

2. Grupper. Varje flik innehåller grupper, som visar relaterade objekt tillsammans.

3. Kommandon. Ett kommando kan vara en knapp, en ruta, där du skriver

information, eller en meny. När du håller muspekaren över ett kommando visas

en beskrivning.

Verktygsfältet Snabbåtkomst

Till höger om Excel-knappen finns Verktygsfältet snabbåtkomst (Quick Access

Toolbar). Där finns som standard Spara (Save), Ångra (Undo) och Gör om (Redo).

Genom att klicka på pilen till höger om fältet kan du lägga till fler kommandon.


Verktygsfälten

Start (Home)

Infoga (Insert)

Sidlayout (Page Layout)

Formler (Formulas)

Data

Granska (Review)

Visa (View)

Utvecklare (Developer)

Utvecklare visas inte som standard men kan aktiveras via Arkiv, Alternativ, Anpassa

menyfliksområdet


Tillägg (Additions)

Snabbmeny

Med hjälp av höger musknapp kan du ta fram en kortfattad meny (Shortcut Menu), där

man placerat de mest förekommande kommandona. Snabbmenyns innehåll beror på vad

som markerats. Om en cell är markerad ser den ut som här nedan. Om däremot en rad

eller en kolumn etc. är markerad, så är innehållet annorlunda.

Ovanför snabbmenyn finns ett litet anpassat verktygsfält. Det kallas Mini.

Redan när du markerar en text, visas verktygsfältet Mini.

Formelfält

I Formelfältet (Formula Bar) visas innehållet i den aktuella cellen. Om cellen

innehåller en formel visas själva formeln i formelfältet, medan resultatet visas i den

aktuella cellen. Fältet kan numera expanderas, t.ex. genom att klicka på vinkeln t.h.

Övre raden i Mini:

Använder teckensnitt (Font)

Använder teckensnittsstorlek (Font Size)

Öka teckenstorlek (Increase Font Size)

Minska teckenstorlek (Decrease Font Size)

Använder valutaformat i markerade celler

(Accounting Number Format)

Använder procentformat i celler (Percent Style)

Sätter in tusentalsavgränsare i celler (Comma Style)

Centrera kolumner (Merge and Center)

Nedre raden i Mini:

Formaterar markerad text med fet stil (Bold)

Formaterar markerad text med kursiv stil (Italic)

Centrerar text i celler, textrutor eller knappar

(Center)

Ändrar fyllningsfärg (Fill Color)

Ändrar teckensnittets färg (Font Color)

Lägger till kantlinjer (Borders)

Lägger till en decimal till talformat (Increase

Decimal)

Drar ifrån en decimal till talformat (Decrease

Decimal)

Hämta format (Format Painter)


Namnruta

Till vänster om Formelfältet visas vanligtvis Namnrutan (Name Box). I vissa lägen

ersätts denna av Formelpaletten (Functions).

Rad- och kolumnrubrik

Kalkylen är indelad i rader och kolumner som är numrerade från 1 till 1 048 576

respektive från A till XFD (16 384 st. kolumner). Om t.ex. cellen C5 är markerad, så blir

även kolumnrubriken C och radrubriken 5 markerade.

Rullningslister

Med hjälp av den vertikala och den horisontella rullningslisten (Scroll Bar) kan du rulla

kalkylen uppåt och nedåt respektive åt höger och vänster. När du tar tag i listens

markering så kommer en ruta att visa aktuell rad respektive kolumn.

Bladflikar

(Tabs) I bladflikslistan visas vilka blad som ingår i arbetsboken. Aktuellt blad (Sheet)

visas med vit bakgrund. Som standard får du 1 blad när du öppnar en ny arbetsbok.

Endast arbetsminnet sätter gräns för antalet blad! Programmet klarar filer upp till 2

GB.

Statusfält

Statusfältet (Status Bar) visar olika typer av meddelanden. En kort beskrivning av

pågående åtgärd visas. Till höger visas om bl.a. CapsLock- och NumLock-tangenten är

aktiverad. Om celler innehållande värden är markerade så visas bland annat deras

summa också i statusfältet. Andra inställningar kan också göras genom att högerklicka

på statusfältet och välja från den meny som öppnas.

I Statusfältet finns som standard följande knappar med visningsalternativ:

Normal, Sidlayout (Page Layout), Förhandsgranska sidbrytning (Page

Break Preview).

Filtyper

I Excel är följande de vanligaste filtyperna:

XLSX: standardformat i Excel 2007-2016

XLS: arbetsbok kompatibel med tidigare Excel-versioner

XLTX: mallfil

HTM: HTML-fil

PDF: Adobe Acrobat-fil

XML: XML-fil (kompatibel med Excel 2002-2003)

ODS: Open Document Spreadsheet (som är alternativt standardformat, används bl.a. av

Open Office och Libre Office)


Hjälp & Utbildning

Längst till höger i menyfliksraden står det Berätta vad du vill göra. För att få hjälp är

avsikten, att du ska klicka där och skriva din fråga.

Anta, att du önskar en förklaring på funktionen LETARAD. Skriv då detta

funktionsnamn i fältet. Då kommer ett hjälpfönster att

öppna sig. Där kan du dessutom fortsätta att fylla i ett

fält, där du anger vad ytterligare du önskar hjälp med.

Därefter trycker på knappen Sök (Search -

förstoringsglaset).

F1 Du kan få sammanhangsberoende hjälp genom att trycka

på tangenten F1. Sedan kan du fortsätt att söka på

liknande sätt som redan beskrivits.

Tangentbordsgenvägar Tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck

på ALT så visas tangenttipsen.

Då visas tangenttipsen för alla flikar i menyfliksområdet,

alla kommandon på menyflikarna, verktygsfältet

Snabbåtkomst samt Arkiv-fliken.

Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas

tangenttipsen för flikens knappar. Tryck sedan på

tangenten för önskad knapp.

Med hjälp av tangenttips kan du till exempel centrera text i Excel.

1. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas.

2. Tryck sedan på W så att fliken Start markeras (H för Home).

3. Tryck på E och sedan på E igen om du vill centrera den markerade texten.


Grunderna i Excel

Skriva in och redigera En cell i Excel kan innehålla text, tal eller formler. När du vill skriva in någonting i

Excel måste du först flytta markören till den cell där du vill att inmatningen ska hamna.

Enklast gör du detta genom att peka och klicka med musen i den cell dit du vill flytta

markören, men du kan också använda tangentbordet. Piltangenterna flyttar markören

ett steg i respektive riktning. Det finns även en del andra tangenter för att flytta

markören:

HOME - flyttar markören till början (första kolumnen) av den rad du står på.

END och därefter Pil Höger - flyttar markören till den sista cellen som du skrivit in

någonting i på den rad du står på och stannar före första tomma cell.

CTRL + HOME - flyttar markören till den första kolumnen och den första raden (det

vill säga till cellen A1 i normalfallet).

CTRL + END - flyttar markören till cellen i nedre högra hörnet av din kalkyl.

Så fort du skriver in tecken i en cell dyker dessa upp både i cellen och på formelfältet.

När du skrivit in någonting måste du bekräfta inmatningen. Detta kan du göra antingen

genom att trycka på ENTER, TAB eller genom att göra en markörförflyttning med hjälp

av musen eller med tangentbordet. Ett litet varningens ord dock! Om du har redigerat

innehållet i en cell kan du inte bekräfta ändringarna genom att flytta markören. Den

metoden är inte heller särskilt lämplig när man skriver in formler. Du lade kanske

märke till att extra knappar blev aktiva i formelfältet, när du började inmatningen. Att

klicka på bocken är ett tredje sätt att bekräfta en inmatning.

TUMREGEL: ”Bekräfta alltid inmatningar med [ENTER], [TAB] eller

bocken vid formelfältet, aldrig genom markörförflyttning.”

Knapparna i formelfältet (Formula Bar). Krysset avbryter inmatningen,

bocken bekräftar inmatningen. fx för dig till en guide för att skriva en

funktion. Med knappen längst till vänster (den med tre prickar) nedtryckt,

kan du ändra formelfältets storlek.

Om du skriver fel så kan du, så länge du inte bekräftat inmatningen, använda

BACKSTEG (Back Space) för att radera det senast inskrivna tecknet. Du kan också

avbryta inmatningen genom att trycka på ESC eller klicka på krysset i formelfältet. Då

kommer det som var inmatat i cellen tidigare tillbaka. Om du redan hunnit bekräfta

inmatningen kan du ångra denna genom att klicka på knappen Ångra (Undo) i

verktygsfältet Snabbåtkomst. Kortkommandot för Ångra är CTRL + z. Det finns ett

kortkommando för bocken också: CTRL + Enter.

Observera! Om inmatningen är en text kommer innehållet i cellen automatiskt att vänsterjusteras, och om inmatningen är ett tal eller datum högerjusteras

cellens innehåll. Givetvis kan du ändra på detta i efterhand. Om en text inte får

plats i en cell visas denna över cellerna som står till höger under förutsättning att


dessa är tomma. I annat fall ligger texten ”bakom” och syns alltså inte.

Kolumnbredden måste i det här fallet ökas. Alternativt kan man medge radbyte

(under Start, Justering - Format, Radbryt text, Home, Alignment, Wrap text). Om

ett tal inte får plats i en cell visas det med ####### eller som tiopotens. Även

angivelse av datum och tid som inte får plats i cellen, visas som # (detta tecken är

för övrigt svenskt karttecken för Brädgård). Pekar du i cellen visas en ruta med

värdet.

Vid vissa typer av inmatningar (t.ex. datum och valuta) utökar Excel automatiskt

kolumnbredde,n så att inmatningen får plats i cellen. Om du däremot först har

modifierat kolumnbredden, så åsidosätts den automatiska kolumnbreddningen.

Text som inte får plats i en cell visas över cellerna som ligger till

höger om, men endast om dessa är tomma. Tal som inte får plats

visas med ##### eller som tiopotens. 1,2E+08 betyder 1,2 gånger tio

upphöjt till åtta, dvs 120 000 000.

Lägg märke till att andra gången du skriver ”Text som…”, så kommer

programmet att föreslå texten. Det kallas för automatisk avslutning och

fungerar endast med text, dvs. inte med tal, datum etc.

Ändra kolumnbredd Om text eller tal inte får plats i en cell måste du öka kolumnbredden. Ett sätt att göra

detta är att ta tag i högerkanten på ”skarven” till höger om kolumnbokstaven på den

kolumn du vill ändra bredd på. Musmarkören ändrar då utseende till stort svart plus

kompletterad med en dubbelriktad pil.

Du kan också göra följande: 1. Klicka med höger musknapp på den kolumn du vill ändra bredd på.

2. Välj Kolumnbredd... (Column Width…) i snabbmenyn som kommer fram.

3. Skriv in bredden. Bredden anges som antal tecken (av genomsnittsbredd och som är

skrivna med standardteckensnittet).

4. Klicka på OK.


Ett tredje sätt att ändra kolumnbredden är att låta Excel anpassa bredden till den som

behövs för att allting i alla celler i kolumnen ska visas. Detta gör du genom att dubbel-

klicka på högerkanten på kolumnbokstavsfältet.

Om du vill redigera någonting du skrivit in i en cell kan du markera cellen och skriva

över innehållet, det vill säga skriva om allting från början. Ett mer effektivt sätt att

redigera är givetvis att endast ändra det som verkligen ska ändras. För att kunna

redigera i en cell kan du antingen dubbelklicka i cellen, så kallad direkt cellredigering,

eller markera cellen och klicka i formelfältet. Förutsättningen för att direkt cell-

redigering ska fungera är att detta alternativ är förkryssat på fliken Avancerat

(Advanced) under Alternativ... (Options…) i menyn Arkiv (File), se vidare nedan.

Ett tredje alternativ är att markera cellen och därefter trycka F2. Markören placeras då

sist i den aktuella cellen.

Om du trycker på Arkiv-fliken och sedan väljer Alternativ (Options) kan du göra en hel

del inställningar. Välj Avancerat (Advanced), så kan du till exempel se om Tillåt

redigering direkt i celler (Allow editing directly in cells) är aktiverat. Här bestämmer

du också om du vill att markören ska flyttas (en rad ner, till höger etc) när du bekräftar

med ENTER (tangenten kallas för Retur i dialogrutan). Standardinställningarna i

Excel framgår av bilden.


Övningsuppgift Skriv in följande kalkyl:

Tips: Låt kolumn A och rad 1 var tomma. Det beror på att vi ska använda denna kalkyl

för att göra exempel på formateringar i senare kapitel. Det är att rekommendera att du

skriver in alla rubrikerna (dvs kolumn B) först. Använd ENTER för att bekräfta

inmatningarna. Anpassa därefter kolumnbredden. Klicka därefter med musen i C4 och

skriv in värdena. C6 t.o.m. C8 ska lämnas tomma för ögonblicket. Lättast gör du detta

genom att trycka ENTER när du kommit till respektive cell.

Övningsuppgift Ändra i cell B2 till BUDGET - 2016. Ändra i cell C4 till 23000.

Lösningsförslag: BUDGET 1.XLSX i övningsmappen.

Radera cell Om du vill radera innehållet i en cell markerar du cellen och trycker på BACKSTEG

eller (hellre) DELETE. Observera dock att det är endast innehållet, det vill säga text,

tal eller formler, som raderas. Om cellen innehåller något format finns detta kvar efter

raderingen. För att även formatet ska raderas väljer du Radera Format (Clear

Formats) enligt nedan. Du ser alla alternativen på bilden.

Tänk på att även mellanslag lagras (som osynligt tecken) i celler. Du bör därför inte ”radera” genom att ersätta en inmatning med ett mellanslag!


Markera celler Ett grundläggande arbetssätt med samtliga program man startar under Windows är att

man börjar med att markera det eller de objekt man vill utföra ett kommando på och

sedan väljer man kommandot. Så är det förstås även i Excel.

För att markera en enda cell klickar du

helt enkelt på den - det har du redan

sett.

Markera cellområde

Om du vill markera ett samman-

hängande område av celler gör du

följande:

1. Peka på en av hörncellerna i det

område du vill markera.

2. Tryck ner musknappen och håll den

nedtryckt.

3. Dra till det diagonalt motsatta

hörnet.

4. Släpp musknappen.

Lägg märke till att det markerade områdets kolumn- och radrubriker visas med fet stil.

I Excel är det alltid precis en cell som är inmatningscell. Denna cell är vit men med

svart ram. I exemplet är B2 inmatningscell.

Om du vill behålla markeringen men göra en förflyttning inom det markerade området måste du välja ENTER eller TAB! I annat fall släcks

markeringen ut. Du kan kombinera dessa tangenter med SHIFT för att få

förflyttning i motsatt riktning!

Om det är ett stort område som ska markeras kan det vara lättare att göra på följande

sätt:

1. Klicka i en av hörncellerna i det område du vill markera.

2. Håll ner SHIFT.

3. Klicka i den diagonalt motsatta cellen.

4. Släpp SHIFT.

Det markerade cellområdet blir färgat med undantag för den cell du började peka på.

Observera dock att även denna cell är med i markeringen, vilket du ser på den tjocka

ramen som går runt markeringen.

Du kan även markera flera områden genom att markera det första området på vanligt

sätt och sedan hålla CTRL nedtryckt under tiden du markerar övriga områden.

För att avmarkera klickar du någonstans på kalkylbladet. Då markeras endast den cell

du klickar i.


Markera rader och kolumner

Om du vill markera en hel rad klickar du helt enkelt på radnumret och vill du markera

en hel kolumn klickar du på kolumnbokstaven. För att markera flera rader pekar du på

det första radnumret, håller ner musknappen samtidigt som du drar muspekaren till

den sista raden du vill markera (då visar en ruta hur många rader och kolumner, som du

markerat). På motsvarande sätt kan du markera flera kolumner.

Markera med tangentbordet

Om du håller SHIFT nedtryckt kan du lätt utöka eller minska markeringen genom att

använda markörflyttningstangenterna (PilUpp, Home etc).

Markera aktuellt område

Om du vill markera hela den aktuella kalkylen eller tabellen kan du använda ett s.k.

kortkommando. Håll CTRL nedtryckt och tryck på * på det numeriska tangentbordet.

Detta skriver man CTRL+*. Som alternativ till * på det numeriska tangentbordet kan

du använda tangenten till höger om Ä, men då måste du också hålla SHIFT nedtryckt!

Du kan faktiskt även använda CTRL+a, men se nedan!

Markera hela bladet

För att markera hela kalkylbladet samtidigt, så klickar du enklast på hörnstenen som

finns till vänster om kolumnfältet ”A” i övre, vänstra hörnet av kalkylbladet. Du kan

uppnå samma funktion med kortkommandot CTRL+a 2 gånger (alternativt 1 gång,

beroende på vilken cell som är markerad)!

Ändra radhöjd Du kan ändra radhöjd på samma sätt som du ändrar

kolumnbredden, det vill säga dra i eller dubbelklicka på ”skarven” under radnumret.

Vill du ställa in radhöjden exakt gör du följande:

1. Klicka med höger musknapp på den rad du vill ändra höjd på.

2. Välj Radhöjd... (Row Height) i snabbmenyn som kommer fram.

3. Skriv in höjden. Höjden anges i punkter (1 punkt är 0,376 mm).

4. Klicka på OK.

Du kan också klicka på Start (Home), Celler (Cells), Format och där välja Autopassa

radhöjd (AutoFit Row Height). Samma resultat får du, om du ställer dig på strecket

mellan radnumren nedanför raden och dubbelklickar.

Övningsuppgift Ändra på kolumnbredden på kolumn B och C. Låt Excel anpassa kolumnbredd för

kolumn B och ändra själv till godtycklig bredd på kolumn C genom att dra i högerkanten

av kolumnbokstavsfältet. Ändra sedan kolumnbredden på kolumn C till 10 (i dialog-

rutan kolumnbredd).


Infoga och ta bort kolumner

Om du vill infoga en kolumn i din kalkyl, gör du så här:

1. Klicka med höger musknapp på kolumnbokstaven för den kolumn du vill infoga en ny

framför.

2. Välj Infoga (Insert) i snabbmenyn som kommer fram.

Om du vill ta bort en kolumn klickar du på kolumnbokstaven med höger musknapp och

väljer sedan Ta bort (Delete) i snabbmenyn som kommer fram. Du kan däremot inte

använda tangenten Delete!

Infoga och ta bort rader Att infoga och ta bort rader går till på motsvarande sätt som att infoga och ta bort

kolumner.

Övningsuppgift Infoga en tom rad före rad 3. Ändra på radhöjden på raderna 2, 4, 8 och 13 till 20

punkter. Minska radhöjden på rad 3. Ta slutligen bort den tomma rad 3! Återställ övriga

rader till ursprunglig radhöjd.

Kalkylen ska nu ha återgått till det utseende den hade före övningen.

Dölja och visa rader resp. kolumner Ibland är det önskvärt att dölja en rad eller kolumn, eftersom man t.ex. inte önskar

skriva ut hela kalkylen. Detta åstadkommer du genom att markera önskad (önskade)

rad (rader) eller kolumn (kolumner), varefter du högerklickar på radens/kolumnens

etikett och väljer Dölj (Hide). På motsvarande sätt tar du sedan fram det dolda området

genom att markera omgivande rader/kolumner (eller Markera allt, om samtliga dolda

områden ska tas fram) och sedan högerklicka och välja Ta fram (Unhide).

Du kan också ta fram en dold kolumn genom att ställa muspekaren på strecket mellan kolumnbokstäverna. Därefter flyttar du markören en liten bit åt

höger. Då ändras markören och en spalt kommer att visas och du kan trycka

ner vänster musknapp och dra fram den dolda kolumnen!

Filhantering

Spara

Första gången du ska spara ditt arbete i Excel måste du ange ett namn på kalkylen.

Namnet kan vara upp till ca 250 tecken (inkl sökväg) långt och får inte innehålla bl.a. ?,

/ och komma (,). Ange helst ditt nyckelord i början av filnamnet. Det är en del som har

system som endast kan förstå 8 tecken långa filnamn och därför trunkerar

(kapar av) eller omformar filnamnet, så endast delar av det syns (t.ex.

förvanskas diakritistiska tecken, exv. å, ä, ö). Jobbar du i nätverk eller skickar

du en fil som bilaga till ett e-postmeddelande så är ju dessa överväganden

viktiga! För att ange filnamn och spara dokumentet väljer du Spara som... (Save As) i

Arkiv-menyn. Välj därefter Dator (Computer). I dialogrutan som kommer upp skriver

du in ett filnamn och anger i vilken mapp du vill spara.


Nästa gång du ska spara samma dokument behöver du inte ange filnamn och mapp. Du

väljer då Spara (Save) i Arkiv-menyn eller klickar på Spara- (Save-) knappen i

Verktygsfältet snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). Då kommer inte någon

dialogruta fram, utan dokumentet sparas med samma namn och i samma mapp. Skulle

du vilja spara samma dokument med ett annat filnamn eller i en annan mapp måste du

dock välja Spara som (Save As). Kortkommandot för Spara är CTRL+s.

Vill du skapa en ny mapp att spara ditt dokument i, så klickar fu på knappen Ny mapp,

anger det nya mappnamnet och bekräftar med Enter. Du behöver därefter dubbelklicka

på mappen för att ”komma in i” mappen för att spara ditt dokument där.

I Spara som… kan det finnas fler alternativ, t.ex. OneDrive (hette tidigare SkyDrive),

som är Microsofts tjänst för att spara i en mapp på Internet. De flesta organisationer

väljer bort den möjligheten av säkerhetsskäl, men den kan vara praktisk t.ex. för

föreningar, som väljer att förvara gemensamma dokument där. Om organisationen

använder SharePoint, så kan detta alternativ också finnas i Spara som…

Övningsuppgift Spara kalkylen under namnet BUDGET i lämplig mapp.


Egenskaper

Tillsammans med arbetsboken kan du spara ytterligare uppgifter om kalkylen, så

kallade Dokumentegenskaper. Man kallar dessa ofta för metadata. För att ange

dokumentegenskaper väljer du Arkiv (File)-menyn, Info, Egenskaper (Advanced

Properties). I dialogrutan till höger kan du bl.a. ange Författare, Titel, Taggar

(Nyckelord) och Kategorier (Author, Title, Subject, Tags/Keywords och Categories). Som

alternativ kan du välja Visa dokumentpanel (Show Document Panel) med de

viktigaste fälten

Stänga arbetsboken

För att stänga arbetsboken väljer du Stäng (Close) i Arkiv-menyn.

Öppna

För att öppna en kalkyl i Excel väljer du Öppna (Open) i Arkiv-menyn. Välj Dator

(Computer), sedan vilken mapp du vill öppna kalkylen ifrån, klicka på filnamnet och

sedan på OK. Du kan också leta rätt på filen med hjälp av Utforskaren och öppna den

direkt därifrån genom att dubbelklicka på filens ikon. De senast öppnade filerna syns

genast, när du klickar på Öppna.


Växla mellan öppna arbetsböcker

Om du har flera arbetsböcker öppna samtidigt (t.ex. för att kunna läsa i en och skriva i

en annan), kan det vara bra att på ett enkelt sätt kunna växla mellan dem du vill se för

tillfället. Även om våra datorer kan hålla reda på flera filer samtidigt, kan vi själva trots

allt inte arbeta i mer än en i taget!

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Visa (View)

2. Klicka på Växla fönster (Switch Windows), så ser du en lista över de olika öppna

arbetsböckerna

3. Klicka på den arbetsbok du vill arbeta med.

Du kanockså växla mellan dokument med knapparna i Aktivitetsfältet eller

med . eller Win+Tab.

Nytt

För att öppna en ny arbetsbok väljer du Nytt (New) i Arkiv-menyn och väljer Tom

arbetsbok (Blank Workbook).

Zoom Zoom-inställningen når du lättast i statusfältet genom att dra i reglaget. Här kan du

förstora (zooma in) resp. förminska (zooma ut). Du kan också klicka på %-angivelsen och

därefter göra ditt val.

Zoomningsgraden påverkar inte utskriftsformatet. Under Sidlayout, Utskrifts-

format…, Sida (Page Layout, Page Setup…, Page) görs motsvarande inställning för

utskrift.


Infoga kommentar Många gånger önskar du knyta en minnesanteckning till en cell. Det gör du genom att

högerklicka i cellen och därefter välja Infoga Kommentar (Insert Comment).

Du lägger märke till att cellen får en röd markering i övre högra hörnet. När du för

musmarkören till cellen visas kommentaren.

I Arkiv-menyn, Alternativ, Avancerat, Visa (File, Options, Advanced, Display) kan

du välja hur kommentaren och markören ska visas. Under Sidlayout, Utskrifts-

format, Blad (Page Layout, Page Setup, Sheet) görs motsvarande inställning för

utskrift.

Kommentaren tas bort genom att högerklicka i cellen och i snabbmenyn välja Ta bort

kommentar (Delete Comment).

När kommentaren är markerad kan du också ändra storlek på den och även flytta den.

Vill du att en viss kommentar ska vara öppen, så kan du högerklicka på tillhörande cell

och där välja Visa/dölj kommentar (Show/Hide Comments).

Övningsuppgift Infoga en kommentar till cell B4 med texten ”Löneförhöjning januari 2016”. Spara filen.


Plats för anteckningar

.


Grundläggande beräkningar

Skriva formler Den viktigaste funktionen i Excel är formlerna. Det är dessa som utgör skillnaden

mellan en vanlig tabell med text och tal och en kalkyl. En formel är en instruktion till

Excel att någonting ska räknas ut. Oftast hämtas värdena från olika celler, vilket

innebär att om du ändrar värdet i en cell så uppdateras resultatet automatiskt i alla de

celler som innehåller formler som använder den cellens värde.

Du kan skapa formler på flera olika sätt: skriva in dem för hand, använda pekmetoden

och med Infoga funktion (Insert Function). Om det till exempel är en summering du

ska göra, så har du dessutom summaknappen. Gemensamt för alla formler, oavsett

vilken metod du skapar dem med, är att de börjar med ett likhetstecken, just för att

Excel ska veta att det är en formel.

Det är faktiskt möjligt att inleda en formel med + (plus) eller – (minus) också, men

författaren rekommenderar att du vänjer dig vid = (likhetstecknet).

Egna formler

Ett sätt att skapa en formel är att helt enkelt skriva in den ”för hand”. En egenhändigt

skriven formel för att räkna ut nettolönen på bruttolönen 23000 kr med skattesatsen

32% kan till exempel se ut så här:

Lön: 23000

Skatt: 23000 * 32%

Nettoinkomst = Lön – Skatt, dvs formeln blir:

=23000 - 23000 * 32%

Du kan använda alla fyra räknesätten när du skriver egna formler. Multiplikation och

division räknas ut före addition och subtraktion. Vill du ändra uträkningsordningen får

du använda dig av parenteser. Det som står inom parentes räknas ut först.

Om du skriver in ovanstående formel i en cell kommer Excel att svara med att visa

resultatet i cellen. Själva formeln kan du se i formelfältet, när cellen är markerad. Det

är naturligtvis därför det heter just formelfältet! Se upp med en sak: ett tal, som står

ensamt i en cell och är omgivet av parenteser räknas som negativt, dvs.

(3000) betyder -3000!

Det här sättet att skriva formler är emellertid inte flexibelt. Du kunde lika gärna ha

använt en miniräknare och sedan skrivit in resultatet i cellen. Om till exempel

bruttolönen eller skattesatsen ändras måste ju formeln redigeras. Önskvärt vore att

resultatet ändrades automatiskt om bruttolönen eller skatten ändras. Ett bättre sätt är

därför att skriva in lönen i en cell, till exempel cell C4, och skattesatsen i en annan cell,

till exempel cell C5 och räkna ut skatten i kronor i cell C6. Formeln för nettoinkomsten

skriver du in i cell C7, men du ska först ändra lite på den. Istället för att skriva in talet


23000 så hänvisar du till cell C4 och istället för att skriva 32% i formeln så hänvisar du

till cell C5.

Din formel för att beräkna skatten kommer då att se ut så här:

=C4 * C5.

Vid skrivning av formler och där ena eller båda cellerna innehåller något annat format än Allmänt (General), kan den resulterade formeln komma att

innehålla något av formaten. För att undvika detta väljer du att markera

cellen och sedan välja Start, Redigering, Radera Format (File, Editing, Clear

Formats).

Om lönen i cell C4 eller skattesatsen i cell C5 ändras, uppdateras skattebeloppet

automatiskt. Försök alltså att hänvisa så mycket som möjligt till celler, som innehåller

ett visst värde, istället för att skriva värdet direkt i formeln. Detta kallas för att

använda cellreferenser.

Slutligen markerar du Nettoinkomstcellen C7 och beräknar nettoinkomsten som Lön –

Skatt, dvs.

=C4 – C6

Cellreferenser

Du har tidigare sett att varje cell har en adress, en så kallad cellreferens. Cellreferensen

till en enstaka cell kan till exempel vara A1 eller B12. Om du vill ange referens till ett

område av celler gör du det genom att skriva referensen till den cell som ligger längst

upp till vänster i området, följt av ett kolon och sedan referensen till den cell som ligger

längst ner till höger i området, till exempel B3:F7. Du kan även ange flera referenser

samtidigt genom att skriva ett semikolon mellan dem, till exempel A1; B12; B3:F7.

Tumregel: ”Ett kolon betyder ‘till och med’ och ett semikolon ‘och’ i Excel.”

Övningsuppgift Skriv in en formel som räknar ut skatten och därefter nettoinkomsten i cell C7 i

BUDGET.XLSX. Har du inte uppgiften kan du öppna BUDGET 1.XLSX från övningsmappen.

Följ beskrivningen i texten tidigare i kapitlet!


Det går lika bra att skriva med gemener (små bokstäver) som med versaler (stora

bokstäver). Excel tar hand om detta och ser till att det blir lagrat med versaler.

Pekmetoden

Ibland kan det vara svårt att hålla rätt på alla cellreferenser. Du kan då klicka på den

cell du vill hämta värde från istället för att skriva in referensen till cellen. Formeln för

nettolönen skulle då skapats på följande sätt:

1. Markera cellen där du vill ha formeln, i det här fallet C6.

2. Skriv Likhetstecken (=) från tangentbordet

3. Klicka i den cell där bruttolönen är inskriven.

4. Skriv ett minustecken (—) från tangentbordet.

5. Klicka i cellen där bruttolönen står.

6. Skriv ett multiplikationstecken (*) från tangentbordet.

7. Klicka i cellen där skatten står.

8. Bekräfta inmatningen genom att trycka på ENTER.

Formeln ser likadan ut som när du själv skrev in den och givetvis blir resultatet

detsamma.

Övningsuppgift Radera formeln i cell C7 och skapa den sedan igen, men med hjälp av pekmetoden.

Infoga funktion

I Excel finns det mer än tvåhundra färdiga funktioner som du kan använda i dina

formler. Det finns till exempel formler för att räkna ut summan eller medelvärdet av ett

cellområde. Du kan skriva in dessa funktioner, men då måste du veta exakt vad

funktionen heter och vad som ska ingå i den. Vet du inte detta är guiden Infoga

funktion (Insert Function) ett utmärkt hjälpmedel.

För att skapa en formel med hjälp av guiden gör du så här:


1. Markera den cell där formeln ska hamna.

2. Klicka på knappen Infoga funktion (Insert Function) vid Formelfältet

eller

Välj Start, listpilen bredvid Summa, Fler funktioner… (File, listpilen vid Autosum,

More Functions…)

3. I dialogrutan Infoga funktion (Insert Function) väljer du först en Kategori (Category)

och sedan en funktion i listan Välj en funktion (Select a function). När du har markerat

en funktion, får du en kort förklaring till funktionen längst ner i dialogrutan. Vill du ha

en mer utförlig förklaring kan du klicka på Hjälp om funktionen (Help on the function).

4. Klicka på OK.

5. I nästa dialogruta ska du skriva in de värden som funktionen ska använda för

uträkningen. Kom ihåg att om möjligt ange cellreferenser istället för att skriva in värdet

direkt.

6. Klicka på OK.

Ytterligare ett sätt att välja funktion är att klicka på listpilen i namnrutan, som har

antagit formen av en Formelpalett (Functions).


Om dialogrutan skymmer de celler du vill markera, så kan du dra undan dialogrutan

med musen eller trycka på minimeringsknappen (Minimize), så "rullas dialogrutan upp".

Efter inmatning trycker du på återställningsknappen (Restore).

För att till exempel skapa en formel i cell C12 som summerar värdena i cellerna C9, C10

och C11 gör du så här:

1. Klicka i cell C12, där formeln ska hamna.

2. Klicka på knappen Infoga funktion (Insert Function).

3. Välj kategorin Matem. och trigon. (Math & Trig) och klicka på funktionen Summa

(SUM).

4. Klicka på OK.

5. Tryck på minimeringsknappen.

6. Markera cell C9 till och med cell C11.

7. Tryck på återställningsknappen.

8. Klicka på OK.

Återställningsknapp

Minimeringsknapp

Återställningsknapp


Övningsuppgift Skapa en formel i cell C12 som summerar värdena i cellerna C9, C10 och C11.

Autosumma

Funktionen SUMMA är så ofta använd att den fått en egen

knapp i standardverktygsfältet - Summa (Sum).

Tecknet heter Sigma, den grekiska bokstaven S.

Markera den cell, där du vill ha din summafunktion.

Klicka på knappen Summa (Sum). Tidigare har knappen haft

namnet Autosumma (AutoSum).

Med hjälp av listpilen bredvid knappen kan du komma åt

ytterligare funktioner.

Excel ”gissar” vilket område det är du vill summera. Om detta är korrekt bekräftar du

med ENTER, annars markerar du det område du vill summera och bekräftar därefter

med ENTER.

Om du vill vara säker på att Excel genast beräknar summan av rätt område, så kan du först markera det område som ska summeras samt cellen där

summan ska presenteras (som då måste vara tom och gränsa till talområdet)

och därefter trycka på Summa (Sum). Författaren rekommenderar dig att

använda detta tillvägagångssätt, när det är tillämpbart.

Om du önskar summera tal i olika områden använder du lämpligen Infoga funktion,

och väljer sedan SUMMA. På detta sätt kan du summera upp till 255 områden!

Övningsuppgift Radera formeln i cell C12 och skapa den sedan igen med hjälp av Summa- (Sum)-

knappen.

Övningsuppgift Skriv in en formel i cell C13 som räknar ut nettoinkomst - summa utgifter.

Tips: Tänk på att du redan har skapat celler med belopp för nettoinkomst och summa

utgifter!



Fler funktioner Det finns ett par hundra olika funktioner i Excel, och du har sett hur du kan ta fram

dem med hjälp av Infoga funktion (Insert Function). Här tar vi upp några funktioner

från funktionskategorin Statistik.

Statistik

nder funktionskategorin Statistik (Statistical) finns bland annat följande funktioner:

Antal - räknar hur många tal som finns bland argumenten. Exempel: =ANTAL(B3:B10)

(COUNT).

Max - Beräknar det maximala värdet i en lista av argument. Exempel: =MAX(B3:B10).

Medel - Beräknar medelvärdet av argumenten. Exempel: =MEDEL(B3:B10)

(AVERAGE).

Min - Beräknar det minsta värdet i en lista av argument. Exempel: =MIN(B3:B10).

Median - Beräknar medianvärdet (det ”mittersta värdet”) i en lista av argument.

Exempel: =MEDIAN(B3:B10).

Datum och tid

=IDAG() (=TODAY()) skapar dagens datum.

=NU() (=NOW()) skapar dagens datum och klockslag.

Logisk

I den här funktionskategorin finns bland annat funktionen Om.

OM OM (IF) - Returnerar ett värde om logisk test

beräknas till SANT (TRUE) och ett annat värde om det beräknas till FALSKT (FALSE).

Syntax: =OM(logisk_test; värde_om_sant; värde_om_falskt)

=IF(Logical_test; Value_if_true; Value_if_false)

Logisk_test är ett värde eller ett uttryck som kan beräknas till SANT eller FALSKT.


Värde_om_sant är det värde som returneras om logisk_test är SANT. Om logisk_test har

värdet SANT och värde_om_sant utelämnas returneras SANT.

Värde_om_falskt är det värde som returneras om logisk_test är FALSKT. Om logisk_test

har värdet FALSKT och värde_om_falskt utelämnas returneras FALSKT.

Följande formel jämför värdet i cell B3 med värdet i cell C3. Om B3 är större än C3

returneras ”Över budget”, annars returneras ”OK”.

=OM(B3>C3;"Över budget";"OK").

Du kan dessutom

låta en ny OM-

sats starta vid SANT eller FALSKT och på

detta sätt låta programmet pröva flera

villkor.

=OM(B3>C3;"Över

budget";OM(B3>C3/2;"OK";"Dåligt!"))

Övningsuppgift Skapa en uppställning enligt bilden. Kommentaren ska fyllas i med hjälp av en OM-sats,

där villkoren framgår av den högra bilden.

Ett lösningsförslag finns i övningsmappen som OM1.XLSX.

Autofyll Om du vill skapa en serie av tal behöver du bara ange ett startvärde och sedan låta

Excel skapa serien. Enklast gör du detta med det så kallade fyllningshandtaget (Fill

handle) som sitter på nedre högra hörnet på cellmarkören (den lilla svarta fyrkanten).

När du pekar på fyllhandtaget ändrar musmarkören form från det stora vita plustecknet

till ett mindre svart plus.

För att skapa en serie gör du så här:

1. Skriv in startvärdet och markera detta.

2. Peka på fyllningshandtaget (Fill handle). Tryck ner musknappen när musmarkören

ändrat utseende till ett svart plus.

3. Dra ut och markera det område som ska ta emot serien.

Om det är en serie med tal du ska skapa måste du antingen ange två startvärden och

markera dessa två eller hålla ner CTRL under tiden du drar ut serien. I det senare

fallet kommer talen då att räknas upp med ett steg. Ett tredje alternativ är att dra i

fyllhandtaget med höger musknapp intryckt. I detta fall kommer en snabbmeny upp.

Denna ger dig möjlighet att välja att skapa en serie.

Förutom att autofylla talserier kan du autofylla bl.a. datum, kvartal (Kv 1), uttryck av

typ Region 1 (Region 2, Region 3…), 1:a kapitlet, 2:a kapitlet (gäller svensk version –

engelsk version klarar istället 1st, 2nd osv.) samt rena textserier. Som standard finns

månadernas och veckodagarnas namn som serier. En del av dessa är beroende av


språkversionen, andra av installerat språk i Windows. Det går också att lägga till egna

serier. För att skapa en egen serie går du tillväga på följande sätt:

Öppna Arkiv-menyn, Alternativ, Avancerat, Allmänt, Redigera anpassade listor

(File, Options, Advanced, General, Edit Custom Lists):

När du skrivit in en serie (eller importerar från ett kalkylark enligt alternativet nedtill i

dialogrutan) kommer denna sedan att fungera med autofyll på motsvarande sätt som de

förinställda serierna. Även sortering av databaser (tabeller eller register) kan göras med

utgångspunkt från de listor som finns här. Det är endast text, som kan användas i en

anpassad lista.

Autofyll är en form av kopiering. Om du därför autofyller en formel, så kommer denna

att kopieras med relativ kopiering, dvs. referenser till rader och kolumner kommer att

förändras med lika många steg som autofyllningen utförs med.


Om du trycker på höger musknapp vid utförandet av autofyllningen, så öppnas en meny som medger

ytterligare alternativ.

Kontrollera automatiska ändringar med alternativknappar

Alternativknappar (Option buttons) Knappar som visas automatiskt på kalkylbladet

kan ge dig hjälp med uppgifter som autokorrigering, klistra in, autofyllning, infoga och

formelkontroll. När du klickar på en alternativknapp kan du välja något alternativ som

har att göra med uppgiften du arbetar med och du behöver inte lämna kalkylbladet eller

cellen du arbetar med. Alternativknappar kallas ibland Smarta etiketter.

Övningsuppgift Skriv in Jan i cell C3 i uppgiften från föregående uppgifter. Har du inte uppgiften kvar

på skärmen kan du öppna BUDGET 2.XLSX i övningsmappen. Skapa en serie från cell C3

till cell F3.

Övningsuppgift Skapa en serie från cell C4 till cell F4. Ändra kolumnbredden på kolumnerna C - F till

10.


Övningsuppgift Markera C5 – C13 och använd fyllhandtaget med höger musknapp nedtryckt för att

kopiera cellerna till kolumnerna D, E och F. Spara arbetsboken (under samma namn).

Ändra sedan så att du bara betalar telefon kvartalsvis och el tertialvis.

Högerjustera månadscellerna genom att markera dem och därefter trycka på knappen

för högerjustering (Align Text Rignt).

Din kalkyl bör nu se ut ungefär som nedan:


Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok och skriv in följande kalkyl:

Justera rubrikerna och anpassa kolumnbredden enligt bilden.

Skapa en formel i cell E4 som räknar ut priset (à-pris * Antal) och fyll sedan formeln

nedåt till och med cell E8. Skriv formler för summan, momsen och totalsumman (summa

plus moms). Spara som ORDER i övningsmappen. Stäng arbetsboken.


Tips: à skriver du genom att först trycka på Skift+accent (tangenten strax ovanför Å) och därefter på a.

Lösningsförslag: ORDER 1.XLSX i övningsmappen.

Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok och skriv in följande kalkyl:

Skapa summaformler för varje månad och kvartalssummor för de olika orterna. Spara

kalkylen som REGION i övningsmappen. Snygga till kolumnbredder och rubrik-

justeringen.

Lösningsförslag: REGION 1.XLSX I övningsmappen.

Övningsuppgift Skriv in följande kalkyl. Skapa formler för differensen (utfall - budget) och

summaformler för halvårsresultatet. Spara som SVERIGE i övningsmappen.

Lösningsförslag: SVERIGE 1.XLSX på övningsmappen.


Flera blad

När du tar fram en ny arbetsbok i Excel får du som standard en bok med 1 blad, men

Excel hanterar så många blad (Sheets) som minnet räcker till! I det här kapitlet tar vi

upp hur man hanterar flera blad.

Bladflikslisten I nederkanten på skärmbilden visas en lista med de olika bladen som ingår i

arbetsboken - den så kallade bladflikslisten (Tab scrolling buttons).

Markera ett blad För att flytta till ett annat blad klickar du på den bladflik du vill bläddra till. Ett annat

sätt är att använda tangentkombinationerna CTRL + PageUp respektive CTRL +

PageDown. Det markerade bladets namn visas med fet stil.

Du kan också växla blad genom att högerklicka på någon av

”pilknapparna” eller vänsterklicka på knappen med 3 prickar

och välja i snabbmenyn. Ctrl i kombination med pilknapparna

leder till första resp. sista blad.

Byt namn på ett blad För att byta namn på ett blad

dubbelklickar du på bladets Bladflik (Sheet tab). Då kan du

skriva in det nya namnet och bekräfta genom att trycka på

Enter. Namnet kan bestå av flera ord men maximalt 31 tecken

(vissa tecken, t.ex. /, * och ? kan inte användas). Ett annat sätt

är att klicka med höger musknapp, varvid det dyker upp en

snabbmeny, där du bl.a. kan välja att byta namn. Om du

provar stt skriva ett ogiltigt tecken, så kommer du att märka

att tecknet blockeras! Ett blad måste ha ett namn. Därför får

du felmeddelande om du tar bort namnet utan att ersätta med

ett nytt.

Byt färg på en bladflik Om du högerklickar på en bladflik, så erbjuds du ett antal

alternativ. Ett av dem ger dig möjlighet att ange en färg (Tab Color) på den bladflik som

ar markerad.

Bladflikslistan i Excel.


Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok, infoga två ytterligare blad och byt namn på Blad1 till Tredje,

på Blad2 till Andra och på Blad3 till Första. Välj olika färger på flikarna. Bladflikslistan

bör nu se ut så här:

Du ser att ett markerat blad får namnet understruket med flikfärgen medan ett

omarkerat blad får färgen som bakgrundsfärg. På detta sätt blir markeringen extra

tydlig! Möjligheten att färga bladflikar tillkom med Excel 2002. Även om du sparar din

fil som 97-2003, kommer flikfärgen inte att synas om den öppnas i version 97/2000.

Flytta eller kopiera blad Det enklaste sättet att flytta ett blad inom arbetsboken är att ta tag i bladfliken och dra

det längs bladflikarna dit du vill ha det. Var bladet hamnar indikeras med en liten svart

triangel.

Om du vill kopiera bladet istället för att flytta det håller du ner CTRL under tiden du

drar bladfliken. Släpp sedan först musknappen och sedan CTRL.

Om du vill flytta ett blad till en annan arbetsbok gör du istället så här:

1. Se till så att den arbetsbok, dit du vill flytta bladet, är öppen.

2. Markera bladet du vill flytta.

3. Högerklicka på bladfliken och välj Flytta eller

kopiera blad... (Move or Copy Sheet…).

4. Klicka på listpilen under rutan Till bok: (To book:)

så att listan med tillgängliga arbetsböcker fälls ut.

Välj den arbetsbok dit du vill flytta bladet.

5. Markera var bladet ska hamna i listan Före blad:

(Before sheet:).

6. Om du vill kopiera bladet istället för att flytta det

bockar du för rutan Skapa en kopia (Create a copy)

längst ner i dialogrutan.

7. Klicka på OK.

Övningsuppgift Flytta bladen i föregående uppgift så att bladflikslistan ser ut som nedan:

Övningsuppgift Kopiera det första bladet och lägg kopian efter Tredje.


Infoga blad Enklast klickar du på knappen Infoga kalkylblad (Insert Worksheet) till höger om det

sista bladet för att infoga ett nytt blad. För att infoga ett nytt blad kan du också

använda kommandot Infoga... (Insert…) i snabbmenyn för bladflikarna. Snabbmenyn

får du som tidigare fram genom att peka på ett blad i bladflikslistan och klicka med

höger musknapp.

Om du vill infoga ett blad på valfri plats gör du så här: 1. Markera bladet före det du vill infoga.

2. Välj Nytt blad (New Sheet), som är +(plus)-knappen.

Blad i ny arbetsbok Du kan ställa in antalet blad i en ny arbetsbok genom att välja Arkiv-menyn,

Alternativ, Allmänt, Inkludera så här många blad:… (File, Options, General,

Include this many sheets). Du kan ange 1-255 blad, men du kan sedan infoga ytterligare

blad!

Övningsuppgift Infoga ett nytt blad framför det första bladet.

Markera flera blad - Gruppering

För att markera flera ”spridda” blad gör du så här:

1. Klicka på det första bladet du vill markera. Släpp musknappen.

2. Tryck ner CTRL.

3. Klicka på de övriga bladen du vill markera. Glöm inte att släppa musknappen mellan

varje markering.

4. Släpp CTRL.


Om du vill markera en grupp av blad som ligger efter varandra i bladflikslistan gör du så här:

1. Klicka på det första bladet du vill markera. Släpp musknappen.

2. Tryck ner SHIFT.

3. Klicka på det sista bladet i gruppen.

4. Släpp SHIFT.

Att markera flera blad kallas också att man kopplar eller grupperar bladen. Det man

utför på ett grupperat blad utförs automatiskt på samtliga grupperade blad! Det framgår

av namnlisten, eftersom där skrivs [Grupp] (Group) efter namnet på arbetsboken.

Du delar upp grupperingen genom att högerklicka på ett grupperat blad och väljer Dela

upp blad (Ungroup) i snabbmenyn.

Användare som färgar bladflikarna har lättare att se vilket blad, som är

markerat!

Ta bort blad För att ta bort blad från arbetsboken markerar du bladet eller bladen och väljer Ta bort

(Delete) i bladflikslistans snabbmeny. Tangenten Delete har inte den förmågan!

Observera att detta kommando inte går att ångra. Av detta skäl öppnar Excel en varningsruta innan bladen raderas. Om bladen är tomma visas dock

ingen varning.

Övningsuppgift Öppna ORDER.XLSX (eller ORDER 1.XLSX) från övningsmappen.

Ta bort alla blad utom Blad1. Döp om detta blad till Ordersedel. Spara med samma

namn.

Lösningsförslag: ORDER 2.XLSX

Övningsuppgift Öppna SVERIGE1.XLSX från övningsmappen.

Döp om Blad1 till Sverige och ta bort övriga blad. Spara med samma namn.

Lösningsförslag: SVERIGE 2.XLSX.


Kopiera och flytta

När du vill flytta eller kopiera innehållet i en cell finns det två olika metoder. Du kan

klippa ut eller kopiera cellinnehållet för att sedan klistra in det någon annanstans eller

så kan du använda dra och släpp- (drag and drop-) metoden.

Autofyll (AutoFill) är ytterligare en metod som ofta kan användas för kopiering.

Oavsett vilken metod du använder är det inte bara värdet i cellerna som flyttas eller

kopieras. Även formler, format och kommentarer flyttas eller kopieras som standard.

Klippa och klistra

Principen för att flytta innehållet i en cell med hjälp av kommandona Klipp ut (Cut) och Klistra in (Paste) är:

1. Markera den eller de celler som innehåller informationen du vill flytta.

2. Välj kommandot Klipp ut (Cut)

3. Markera den eller de celler som ska ta emot urklippet.

4. Välj kommandot Klistra in (Paste).

Principen för att kopiera innehållet i en cell med hjälp av kommandona Kopiera (Copy) och Klistra in (Paste) är:

1. Markera den eller de celler som innehåller informationen du vill kopiera.

2. Välj kommandot Kopiera (Copy).

3. Markera den eller de celler som ska ta emot urklippet.

4. Välj kommandot Klistra in (Paste).

Kommandona Klipp ut (Cut), Kopiera (Copy) och Klistra in (Paste) kan du nå på följande sätt:

1. Gruppen Start, Urklipp (Home, Clipboard).

2. Via snabbkommandon:

CTRL + X för att klippa ut,

CTRL + C för att kopiera och

CTRL + V eller ENTER (kallas Retur i Excel) för att klistra in.

3. I snabbmenyn som dyker upp om du klickar på de markerade

cellerna med höger musknapp.

När du väljer att Klistra in ett kopierat område med CTRL+ V, så kan du göra uppre-

pade inklistringar. Med ENTER töms däremot urklippet och du kan inte klistra in fler

gånger.


Dra och släpp

För att flytta eller kopiera innehållet i en eller flera celler gör du så här: 1. Markera cellen eller cellerna.

2. Peka på ramen runt markeringen. Muspekaren ska få formen av en vit pil.

3. Tryck ner och håll musknappen nedtryckt.

4. Dra markeringen dit du vill flytta eller kopiera. Om du vill kopiera cellinnehållet

trycker du ner CTRL och håller denna nedtryckt.

5. Släpp musknappen.

6. Släpp CTRL om du haft denna nedtryckt.

Om denna funktion inte fungerar, så beror detta på att

den gjorts inaktiv. Kontrollera

då i dialogrutan enligt bilden:

Arkiv, Alternativ, Avancerat

(File, Options, Advanced):

Aktivera fyllningshandtaget

samt dra-och-släppa celler

(Enable fill handle and all drag-

and-drop)

Klistra in special Om du endast vill kopiera cellinnehållet och inte formatet väljer du Klistra in special...

(Paste Special…) istället för Klistra in (Paste).

I dialogrutan som kommer fram väljer du om det är Formler (Formulas), Värden

(Values), Format (Formats) eller Kommentarer (Comments) du vill klistra in.

Anta, att du gjort en prislista med hjälp av Excel. I prislistan kan ingå dina själv-

kostnadspriser, som räknats upp med ett pålägg. I vanliga fall skriver du troligen ut den

på skrivare och distribuerar den till dina kunder. En kund ringer dig, och denne önskar

erhålla prislistan som en bilaga till ett e-postmeddelande. Om du bifogar din kalkyl utan

att tänka dig för, så kan din kund titta efter vilka formler du använt och därigenom få

fram konfidentiell information. Genom att välja att kopiera kalkylen och sedan klistra in

Format och Värden (du får göra inklistring två gånger) i en ny arbetsbok får du en

kalkyl med endast den information du hade tänkt lämna ut – formlerna visas inte.

Kopiera mellan blad Genom att markera ett område och sedan använda Alt-tangenten i kombination med

musen och dra till önskad bladflik längst ned kan du kopiera och klistra in mellan olika

blad.


Format

Allt som styr utseendet på text och tal i cellerna kallas för format - teckensnitt,

teckenstorlek, justering, antal decimaler, kantlinjer med mera.

Talformat I Excel finns det ett antal inbyggda talformat. Det finns till exempel talformat för tal

med olika antal decimaler med eller utan valutabeteckning, format för procent, bråk,

datum och tid.

För att välja ett talformat gör du så här:

1. Markera den eller de celler som ska få talformatet.

2. Välj Tal (Number) under Start- (Home)-menyfliken (den lilla knappen till höger).

3. Klicka på fliken Tal (Number).

4. Under Kategori (Category) väljer du Tal (Numbers).

5. Välj antal decimaler (du ser, att 2 decimaler är standard), om du vill använda

tusentalsavgränsning (100 000) samt hur du vill att negativa tal ska visas.

Datumformat Excel väljer de inställningar som Windows använder för att visa datum. Här kan du

ändra på detta för de celler du väljer.


Valutaformat

I kategorin Valuta (Currency) har du möjlighet att precisera, hur du önskar att talen

ska visas. Se upp med att visa negativa tal med andra alternativet (röd text utan

minustecken), eftersom utskriften kan komma att dölja teckenfärgen!

Anpassade format

I kategorin Anpassat (Custom) kan du skräddarsy ett eget format:

0 Visar en siffra i den aktuella positionen. Om det inte finns någon siffra i

positionen visas en nolla.

Exempel: Talet 1,9 visas som 1,90 med formatet 0,00 men som 01,9 med

formatet 00,0

# Samma som för 0, med undantaget att om det inte finns någon siffra visas ingen

nolla.

? Samma som för 0, med undantaget att om det inte finns någon siffra visas ett

mellanslag.

, Visar decimalkommats position i formatet.

. Tusentalspunkt. Visar en punkt efter var tredje siffra.

Exempel: Med formatet #.##0 visas talet 12345,6 som 12.345

Exempel: Format för att visa enheten kilometer (km) efter talet ser ut så här:

##0\ ”km”

Format för att visa grader kan konstrueras så här: 0\[Alt+0176]

(Alt+0176 är koden för grader i standardteckensnitten).

Dessutom finns särskilda kategorier för bl.a. Procent (Percentage), Text och Special.


Lägg märke till knapparna Procent (Percent Style), Öka decimal (Increase Decimal)

resp. Minska (Decrease) i Start (Home)-menyfältet. Dessa är mycket användbara. Det

finns också knappar för Valutaformat (Accounting Number Format - som hämtar det

format som finns angivet i Windows grundinställningar, vilket berörs strax). Standard-

inställningen här gör att t.ex. 1000000 ger resultatet 1 000 000,00

kr efter det man valt valutaformatknappen. Dessutom finns det

en knapp för tusentalsavgränsning (knappen med ett komma på).

Tyvärr ger den samma resultat med undantag för att valutan

undertrycks, vilket sällan är det man önskar.

Windows-inställningar En del grundinställningar i Windows påverkar

Excel. Om du väljer Start, (eller Windows,

Windows-systemet), Kontrollpanelen,

Nationella inställningar (Control Panel,

National and Regional Settings), kan du se hur

ditt Windows är konfigurerat. Bilden här intill

visar Windows 10 med svenska

standardinställningar.

Justering (Alignment) Som skrivits tidigare

vänsterjusteras text som standard medan tal

högerjusteras. Givetvis kan du ändra på

justeringen genom att markera cellen eller

cellerna du vill ändra justering för och sedan

klicka på någon av justeringsknapparna i

verktygsfältet.

Förutom vänsterjustering, centrering och högerjustering kan du också välja centrera

över kolumner för att till exempel centrera en rubrik över flera kolumner.

För att centrera en rubrik över flera kolumner gör du så här:

1. Markera från den cell, som innehåller rubriken, till och med den sista cellen i

området du vill centrera över.

2. Klicka på Centrera över kolumner (Merge and Center) -knappen i verktygsfältet.

Samtidigt kommer Excel att sammanfoga de markerade cellerna!

Texten är centrerad över kolumnerna B till F. Texten skrevs alltså in i cell B1. B1 till och

med cell F1 markerades innan kommandot centrera över kolumner valdes.


För att göra någon av ovanstående justeringar av cellinnehållet eller för att justera

cellinnehållet lodrätt kan du även göra så här:

1. Välj menyfliken Start (Home)

2. Klicka på pilen till höger om rubriken Justering. (Alignment)

3. Välj den justering du vill ha på cellinnehållet under rubriken Orientering

(Orientation)

4. Klicka på OK.

I den här dialogrutan kan du också bestämma att du vill radbryta markerade celler

istället för att låta texten visas över intilliggande cell. Du bockar då för Radbyte (Wrap

text). Du kan även bestämma hur texten ska skrivas i rutan Orientering (Orientation).

Texten kan roteras ± 90°.

Väljer du att markera en cell och därefter bocka för alternativet Förminska (Shrink to

fit), så kommer texten att förminskas precis så mycket som krävs för att texten ska få

plats i cellen.

Du kan också

© dc utbildning 2016 gk... · 2017. 3. 30. · region 1.xlsx region 2.xlsx region 3.xlsx sverige...

Documents