СУБД «Access» - возможности и работа

Access`07

База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных, обычноконкретной предметной области

Системы управления базами данных (СУБД, DBMS - Database Management System) -специальные пакеты программ обеспечи-вающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных в базах данных.

Возможности Access

MS Access - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров.

Данные в Access представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей.

Возможности Access

прежде чем создавать БД - таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных

отношения (связи между таблицами и прочими объектами) позволяют связать объекты графически, что позволяет наглядно представить структуру будущей БД

Возможности Access

хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных

определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать

база данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Возможности Access

каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему (так легче группировать данные)

информация в таблицах не должна дублироваться, т.к. повторения исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах

Возможности Access

когда БД готова еще раз просмотрите структуру и выявите возможные недочеты, пока таблицы не заполнены данными

наполните таблицы данными и создайте другие объекты в базы данных

затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули в готовой БД

Возможности Access

средства анализа в Microsoft Access для усовершенствования структуры баз данных

мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее

анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их

Возможности Access

кроме стандартной текстовой информации в Access используются специальные типы данных:

данные типа OLE - видеть, слышать или использовать растровые изображения звуковые файлы графики и (диаграммы)Word или Excel

данные типа MEMO этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи при этом типе в таблице отображается только часть введенного текста сочетание <Shift+F2> позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста

Возможности Access

Работа в Access

создайте БД под названием «новая_БД», указав нужный путьпо окончанию первого действия нажмите «Создать»

автоматически создалась таблица с предложением добавить поле и присвоить ему название

называем поле «экологическая группа»

переводим вид в «режим конструктора»и присваиваем название таблице

отключаем «ключевое поле», т.к. наша таблица будет состоять из одного столбца

удаляем строки и оставляем только поле с именем «экологическая группа», тип данных – «текстовый»

таблица «экологическая группа» будет состоять из трех записей – введите их в таблицу

если работа с таблицей не ведется, то её необходимозакрывать, предварительно сохранив

ВИД > «конструктор» позволяет наполнять менять структуру таблицы: поля, ячейки и прочее

создаем таблицу «вид» с одним полем, но без ключевого поля изначально (вкладка «Создание» > «Таблица»)

1. меняем в «первом поле» тип данных на «текстовый»2. вводим название поля «вид»

переходим в режим «конструктор» сохраняем таблицу с названием «вид»

1. присваиваем полю название «вид»2. отключаем «ключевое поле»

переходим в «режим таблица» и сохраняем таблицу

таблица «вид» будет состоять из пяти записей – введите их в таблицу

создаем ещё одну таблицу под названием «Субъект РФ», именем поля «Субъект РФ» и данными представленными ниже

промежуточный итог - три таблицы

создаем основную таблицу под названием«злаки» с сохранением «ключевого поля» и именем поля «Вид»

в режиме таблицы в «добавить поле» используем функцию«столбец подстановок»

далее по схеме

далее по схеме

вот что в итоге – иерархичная таблица по заданной структуре

1. подобно создаем поле «Субъект РФ» из таблицы «Субъект РФ»2. добавляем поле «высота (м)» с типом данных «числовой»

согласно списку видов в таблице «Вид» создадим базу данных (таблицу) «Злаки»

отсортируйте по алфавиту поле «Вид»

используя фильтр по полю «высота (м)» примените числовые фильтры «больше» значения 400

после применения фильтра должно остаться три вида

выбрать поочередно в «области переходов» «тип объекта» и «таблицы и связанные представления»

в «тип объекта» обратите внимание на нижние строки меню«фильтр по группам»: таблицы, запросы и пр…

для вставки объекта (графика, файл, медиа) в ячейку используйте тип данных OLE

когда поле с типом данных OLE будет созданоконтекстное меню позволит вам вставить объект

Итоговое задание: используя ресурсhttp://ssbg.asu.ru/altb_herbarium.php«Виртуальный гербарий ALTB»создайте свою БД по материалу этикетокГербария ALTB с числом единиц хранения неменее 30 и полей не менее 5

к каждой единице хранения должен бытьпривязан графический объект OLE – скангербарного листа

Вы познакомились с основными функциямиAccess и немного поработали в нем