-- ประกาศ ระบบ...

(e-Doc for DR Site 17-18/11/59)

-- ประกาศ ระบบ e-Doc –

สืบเนื่องจากสภากาชาดไทย จัดท า DR Site และปรับขยาย sizing พื้นที่ของระบบ e-Doc และระบบอ่ืนๆ จึงเกิดความเสี่ยงดังกล่าว และด้วยขนาดของข้อมูลในระบบ e-Doc มากถึง 1TB จึงต้องใช้เวลาในการกู้คืนในวันที่ 17 พ.ย. 59 และด าเนินการแล้วเสร็จ ในวันที่ 18 พ.ย. 59 เวลา 22.02 น.

ข้อมูลระบบ e-Doc สามารถกู้คืนมาได ้ถึงวันที่ 16 พฤศจิกายน 2559 จึงต้องขอความอนุเคราะห์

จากเจ้าหน้าที่ธุรการสารบรรณ ท าการบันทึกข้อมูลหนังสือของหน่วยงาน ตั้งแต่วันที่ 17-18 พฤศจิกายน 2559 ลงสู่ระบบอีกครั้ง โดยให้ความส าคัญในการสร้างข้อมูลเอกสาร ตามล าดับดังนี้

1 บันทึกภายใน 2 ค าสั่ง 3 หนังสือรับเข้า 4 Wpay โดยศึกษาการบันทึกข้อมูลของวันที่ 17-18 พ.ย. 59 ไดจ้าก “แนวปฏิบัติส าหรับการใช้งานระบบ edoc

หลังการท า DR Site”

จากเหตุการณ์ดังกล่าว ทีมงานทุกคนได้เกิดการเรียนรูใ้นการประยุกต์ใช้ VM (Virtual Machine) ซึ่งเป็นพื้นฐานสู่ Cloud ต่อไป

จึงกราบขออภัยในความไม่สะดวกมา ณ ที่นี้ด้วยครับ

ขอบคุณครับ / ทีมงานเทคนิคสภากาชาดไทย

(18 พ.ย. 59 เวลา 22.02 น.)

สอบถามข้อมูลขั้นตอนการใช้งานกับ เจ้าหน้าที่ call center

โทร 063-351-9294 , 02-256-4015 ต่อ 204

Face Book: edoc @ The Thai Red Cross


สิ่งส าคัญก่อนเริ่มท าระบบ eDoc

1. ตรวจสอบเลขทะเบียน ของหนังสือต่างๆ ( บันทึกภายใน, ค าสั่ง, หนังสือรับเข้า ) 2. จองเลขทะเบียน ของหนังสือบันทึกภายในและค าสั่ง ในวันที่ 17-18 พ.ย. 59

2.1 จองทะเบียน หนังสือบันทึกภายใน (แก้ไขชื่อเรื่อง, ส่ง หรือ ปิดงาน) 2.2 จองทะเบียน หนังสือค าสั่ง (แก้ไขชื่อเรื่อง, ส่ง หรือ ปิดงาน)

3. ตรวจสอบและตั้งค่าเลขทะเบียนหนังสือ รับ-ส่ง ของวันที่ 21 พ.ย. 59 4. ด าเนินการในระบบ ได้ตามปกติ

ตัวอย่าง ตรวจสอบเลขทะเบียน ของหนังสือต่างๆ

ประเภทหนังสือ ของหน่วยงาน

เลขทะเบียนสุดท้าย ณ วันที่ 16/11/59

ตรวจสอบในระบบ (สมุดน้ าเงิน 2)

เลขทะเบียนสุดท้าย ณ วันที่ 17-18/11/59

ตรวจสอบจาก - การจดไว้ - หนังสือทีอ่อกเลขล่าสุด

ผลต่าง

ล าดับความส าคัญ

1 บันทึกภายใน ศท.551 ศท.557 6 อันดับ 1 2 ค าสั่ง ศท.ค.63/2559 ศท.ค.64/2559 1 อันดับ 2

หากไม่มีการออก ค าสั่งในวันที่ 17-18 พ.ย. 59 (ไม่ต้องด าเนินการในข้อน้ี) หากหน่วยงานมีการออกเลขที่ ค าสั่ง ในปริมาณที่มาก ติดต่อสอบถาม call center

3 หนังสือรับเข้า 1233 1243 น าเลขที่ 1243 ไปต้ังค่ารับเข้า

หนังสือรับเข้า ในวันที่ 17-18 ให้ท าตามข้อ 3.2 หรือ 3.3 เมื่อเจอเอกสาร 4 WPay หนังสือ WPay ที่เคยสร้าง ในวันที่ 17-18 ให้ท าตามข้อ 1.1.4 เมื่อเจอเอกสาร

*** ป้อนข้อมูลของหน่วยงานท่านในแบบฟอร์ม “ตรวจสอบเลขทะเบียน” ก่อนจองเลขเอง หรือ ปรึกษา Call Center เพื่อจองเลขให้ ก่อนเข้าด าเนินงานในวันที่ 21/11/59

ประเภทหนังสือ ของหน่วยงาน

เลขทะเบียนสุดท้าย ณ วันที่ 16/11/59

ตรวจสอบในระบบ (สมุดน้ าเงิน 2)

เลขทะเบียนสุดท้าย ณ วันที่ 17-18/11/59

ตรวจสอบจาก - การจดไว้ - หนังสือทีอ่อกเลขล่าสุด

ผลต่าง

ล าดับความส าคัญ

1 บันทึกภายใน xxx xxx xx อันดับ 1 2 ค าสั่ง xxx xxx xx อันดับ 2 3 หนังสือรับเข้า xxx xxx น าเลขที…่……..

ไปต้ังค่ารับเข้า อันดับที่ 3

หนังสือรับเข้า ในวันที่ 17-18 ให้ท า ตามข้อ 3.2 หรือ 3.3 เมื่อเจอเอกสาร 4 WPay หนังสือ WPay ที่เคยสร้าง ในวันที่ 17-18 ให้ท าตามข้อ 1.1.4 เมื่อเจอเอกสาร


“แนวปฏิบัติส าหรับการใช้งานระบบ edoc หลังการท า DR Site”

การสร้างข้อมูลเอกสาร ของวันที่ 17-18 พฤศจิกายน 2559 มี 4 ขั้นตอน (จอง, สร้าง, ลงรับ, ตรวจสอบ) ดังนี ้

1 จอง “ทะบียนหนังสือบันทึกภายในและค าสั่ง ” ของวันที่ 17-18 พ.ย. 59 ให้ครบ ก่อนด าเนินการกับข้อมูลของวันที่ 21/11/59 #ส าคัญที่สุด 1.1 จองเลข โดยเจ้าหน้าที่งานสารบรรณเอง 1.2 จองเลข โดยติดต่อเจ้าหน้าที่ Call Center 1.3 หากไม่ทราบเลขที่บันทึกสุดทา้ย ของวันที่ 17-18 พ.ย. 2559 ให้ด าเนินการขั้นตอนที่ 2 ต่อไป

จนท.งานสารบรรณ พิจารณา เลือกวิธีด าเนินการ ตามขั้นตอนอย่างต่อเนื่อง

1.4 การสร้างเลข Wpay ของวันที่ 17/11/59

2 สร้าง หนังสือบันทึกภายใน ของวันที่ 17-18 พฤศจิกายน 2559 ที่ละเรื่องให้ครบถ้วน

3 ลงรับ หนังสือรับเข้า ของวันที่ 17-18 พฤศจิกายน 2559 ให้ครบ

3.1 ลงรับเรื่องปัจจุบัน ต่อเน่ืองต่อไป (หลังวันที่ 18/11/59 เป็นต้นไป)

3.2 ลงรับเรื่องเดิม ที่ไดต้ีทะเบียนรับไว้แล้ว ในวันที่ 17-18/11/59

3.3 ลงรับเรื่องที่ระบบแจ้ง “มีเอกสารเลขที่......นี้แล้ว” (รับส าเนา)

4 ตรวจสอบการต้ังค่าเลขที่สมุด รับ-ส่ง ของหน่วยงาน หลังวันที่ 18 พฤศจิกายน 2559

และด าเนินการกับ e-Doc ได้ต่อเนื่องต่อไป


รายละเอียดขั้นตอนที่ 1 จอง“ทะเบียนหนังสือบันทึกภายใน และค าสั่ง” ของวันที่ 17-18 พ.ย. 59 ให้ครบ

1.1 จองเลข โดยเจ้าหน้าที่งานสารบรรณเอง 1.1.1 ตรวจสอบเลขทะเบียนบันทึกภายใน ดังนี้

1.1.1.1 เลขทะเบียนสุดท้ายของวันที่ 16/11/59 (ตรวจสอบจากระบบ สมุดน้ าเงิน 2)

ตัวอย่าง เลขทะเบียนสุดท้ายของวันที่ 16/11/59 คือ 551

1.1.1.2 เลขที่สุดท้ายของวันที่ 17-18/11/59 (หน่วยงานทราบเลขทะเบียนสุดท้ายที่ท าการออกหนังสือ

แตย่ังไม่ได้ลงระบบสารบรรณ) ตัวอย่าง เช่น ศท.557/2559

1.1.1.3 ค านวณ “จ านวนผลต่างของเลขทะเบียน” วันที่ 18/11/59 – 16/11/59 = (…….) จ านวนผลต่างของเลขทะเบียน ตัวอย่าง 557-551 = 6 คือ จ านวนผลต่างของเลขทะเบียน

ตั้งค่าเลขทะเบียนสุดท้ายของวันที่ 16/11/59


1.1.2 ท าการจองเลขทะเบียนบันทึกภายใน วันที่ 17-18/11/59 เพื่อสร้างทะเบียนบันทึกภายในให้ครบ

ก่อนออกเลขบันทึกภายในของวันที่ 21/11/59 1.1.2.1 สร้างทะเบียนหนังสือภายใน

1.1.2.2 ใส่ข้อมูลการจอง

- จ านวน...หมายเลข = “จ านวนผลต่างของเลขทะเบียน” - ถึง = หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง - เรื่อง = จองเลขบันทึกภายใน 17 พย 59 - กดปุ่มสร้าง

1.1.2.3 ระบบท าการจองเลขทะเบียนภายในให้อัตโนมัติ


1.1.2.4 ตรวจสอบข้อมูลในสมุดบันทึกภายใน (น าเงิน 2)

1.1.2.5 แก้ไข ชื่อเรื่อง และวันที่ของเอกสาร แต่ละเลขทะเบียนให้ถูกต้อง

หมายเหตุ เรื่องใดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ สืบเนื่องจาก ”เอกสารจริง” จัดส่งไปยังหน่วยงานผู้รับแล้ว ใหข้้ามขั้นตอนการแก้ไข และขอความร่วมมือให้ หน่วยงานผู้รับ ด าเนินการลงรับ ในหัวข้อ 3.3 ต่อไป (รับส าเนา)

1.1.2.6 ด าเนินการตามกระบวนงานของหนังสือ เช่น บันทึก, สแกนเอกสาร, ปิดงาน 1.1.2.7 กดปุ่ม “ส่ง” ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง 1.1.2.8 ตรวจสอบ เลขที่ส่งออกภายในสุดท้าย

เพื่อเช็คเลขทะเบียนล่าสุด ที่ระบบด าเนินการให้ ถูกต้องหรือไม่

หากถูกต้อง = กลับไปหน้าหลัก

หากไม่ถูกต้อง = ก าหนดเลขให้ถูกต้องลงไป


1.1.3 ตรวจสอบเลขทะเบียนค าสั่ง ดังนี้ *** หากไม่มีการออก ค าสั่งในวันที่ 17-18 พ.ย. 59 (ไม่ต้องด าเนินการในข้อนี)้***

1.1.3.1 เลขทะเบียนค าสั่งสุดท้าย ในระบบ (ตรวจสอบจากการค้นหา) ป้อนอักษรย่อการค้นหาเอกสารค าสั่งของหน่วยงาน (อักษรย่อหน่วยงาน+ค.)

กดปุ่มตกลง

1.1.3.2 ระบบแสดงข้อมูลล่าสุด ของเอกสารค าสั่ง = 113 ณ วันที่ 14/11/59

1.1.3.3 เลขที่สุดท้ายของวันที่ 17-18/11/59 (หน่วยงานทราบเลขทะเบียนสุดท้ายที่ท าการออกหนังสือ

แต่ยังไม่ได้ลงระบบสารบรรณ) ตัวอย่าง เช่น สบ.ค.115/2559

1.1.3.4 ค านวณ “จ านวนผลต่างของเลขทะเบียน” ตัวอย่าง 115-113 = (…2….) คือ จ านวนผลต่างของเลขทะเบียน

1.1.3.5 ตั้งค่าเลขทะเบียน ค าสั่ง คลิกเมนู ผู้ดูแลระบบ

คลิกเมนู ประเภทหนังสือ

ตรวจสอบ เลขทะเบียนสุดท้าย = ให้ตรงกับเลขทะเบียนสุดท้ายที่ค้นหาได้ (113)

กดปุ่มแก้ไข


1.1.3.6 สร้างหนังสือค าสั่ง (สามารถท าได้ 2 แนวทาง) 1.1.3.6.1 สร้างที่ละเรื่อง ตามที่หน่วยงานเคยด าเนินการกับระบบ 1.1.3.6.2 จองเลขทะเบียนค าสั่งของวันที่ 17-18/11/59 อัตโนมัติ

เพื่อสร้างเลขให้ครบก่อนออกค าสั่งในวันที่ 21/11/59 คลิกเมนู (เหลือง2)

เลือกประเภทเอกสาร = ค าสั่ง สบ.

ใส่ข้อมูล เพื่อจอง

ระบบแสดงจ านวนเรื่อง ค าสั่งที่จอง

1.1.3.6.3 ให้ด าเนินการ >แก้ไขข้อมูลค าสั่งที่ละเรื่อง > สแกน > ส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

>โอนไปตู้จัดเก็บ iWebForm

** ท าการตรวจสอบ เลขทะเบียนสุดท้าย = 115 เพื่อด าเนินการในวันที่ 21/11/59 ต่อเนื่องต่อไป


1.1.4 การสร้างหนังสือ WPay ของวันที่ 17/11/59 ด าเนินการดังนี้ 1.1.4.1 คลิกเมนู เหลือง 2 1.1.4.2 ใส่ข้อมูล Wpay วันที่ 17/11/59 เท่าที่มีหนังสือน้ีอยู่ในหน่วยงาน

(หาก หนังสือกลับมาจากส านักงานการคลัง ก็สามารถใส่ข้อมูลย้อนหลังได้)

1.1.4.3 ระบบท าการสร้าง WPay ย้อนหลังให้ได ้1.1.4.4 ด าเนินงานตามกระบวนงาน

> คลิกส่ง ไปยัง (สค.แจ้งจ่าย/เบิกชดเชย/โอน…) > ปิดงาน หากเรื่องจบที่หน่วยงานของเรา

หมายเหตุ Wpay ที่สร้าง หรือ ส่ง ให้กับ ส านักงานการคลัง ในวันที่ 17/11/59 จะไม่มีในระบบ eDoc เนื่องจากปัญหาการท า DR Site

1 หน่วยงานเจ้าของ WPay = ตรวจสอบและสนับสนุนข้อมูลหนังสือ Wpay วันที่ 17/11/59

= คลิกส่งให้ ส านักงานการคลัง อีกครั้ง (หากหนังสือยังอยู่ในหน่วยงาน)

2 ส านักงานการคลัง = หากไม่พบ Wpay ที่สร้าง ในวันที่ 17/11/59 ไม่พบ รบกวนแจ้งให้เจ้าของหน่วยงานด าเนินการพิมพ์และส่งใหมใ่ห้อีกครั้ง ** เลขที่ wpay ล่าสุดที่ ส่งถึง ส านกังานการคลัง = wpay.ศล.16549/2559**


1.2 จองทะเบียน “หนังสือบันทึกภายในและค าสั่ง” โดยติดต่อเจ้าหน้าที่ Call Center ด าเนินการให ้

1.2.1 ใส่ข้อมูลลงในแบบฟอร์ม

1.2.2 โทรมาที่ call center

1.2.3 เจ้าหน้า call center ด าเนินการจองเลข บันทึกภายใน, ค าสั่ง ของวันที 17-18/11/59 เรียบร้อย 1.2.4 เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ ด าเนินการกับเอกสาร จองเลข ดังนี้

บันทึกภายใน แก้ไขชื่อเรื่อง (ศึกษาข้อมูลในข้อ 1.1.2.5-1.1.2.7) ค าสั่ง แก้ไขชือ่เรื่อง (ศึกษาข้อมูลในข้อ 1.1.3.6.3 ) Wpay วันที่ 17/11/59 (ศึกษาข้อมูลในข้อ 1.1.4 )

หนังสือรับเข้า วันที่ 17/11/59 ท าตามรายละเอียดขั้นตอนที่ 3

1.2.5 ด าเนินงานตามกระบวนงาน ได้แก ่ บันทึก, ส่ง, ปิดงาน, สแกนเอกสาร, โอนเข้าตู้จัดเก็บเอกสาร

1.2.6 ตรวจสอบเลขทะเบียน เพื่อท าการลงรับหนังสือวันที่ 21/11/59 ได้ตามปกติต่อไป 1.3 หากไม่ทราบเลขที่บันทึกภายในสุดท้าย ของวันที่ 17-18 พฤศจิกายน 2559 ด าเนินการตั้งแต่ข้อที่ 2 ต่อไป


รายละเอียดขั้นตอนที่ 2

สร้างหนังสือบันทึกภายใน ของวันที่ 17-18 พฤศจิกายน 2559 ที่ละเรื่องให้ครบถ้วน ดังนี ้

2.1 สร้างหนังสือบันทึกภายใน (บันทึกให้ได้มากที่สุด เท่าที่จะท าได)้

2.2 บันทึกหนังสือภายใน ฉบับวันที่ 17-18/11/2559 ท าการบันทึกลงสู่ระบบ โดยก าหนดเลขที่ให้กับระบบ

2.2.1 ให้ใส่ “เลขทะเบียน” หนังสือบันทึกภายใน ที่ได้ท าการออกเลขในวันที่ 17-18/11/59 2.2.2 ใส่ข้อมูลต่างๆ ได้แก ่วันที,่ ถึง, เรื่อง 2.2.3 กดปุ่มสร้าง 2.2.4 คลิก “ส่ง” ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

หมายเหตุ 1 หากเลขทะเบียนใด จ าชื่อเรื่องไม่ได้ ให้ใส่ข้อมูลดังนี้ ถึง = หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เรื่อง = จองเลขบันทึกภายใน 17 พย 59 กดปุ่ม ปดิงาน

2. หน่วยงานผู้รับ ด าเนินการลงรับ

ในหัวข้อ 3.3 ลงรับเรื่องที่ระบบแจ้ง “มีเอกสารเลขที.่.....นี้แล้ว” (รับส าเนา)



ลงรับ หนังสือรับเข้า ของวันที่ 17-18 พฤศจิกายน 2559 ให้ครบถ้วนดังนี ้

3.1 ลงรับเรื่องปัจจุบัน ต่อเน่ืองต่อไป (หลังวันที่ 18/11/59 เป็นต้นไป)

ตรวจสอบการต้ังค่าเลขทะเบียนรับเข้า (ณ วันที่เข้าระบบ หลังวันที่ 18/11/59 เป็นต้นไป) 3.1.1 ตั้งค่าเลขทะเบียนรับเข้าสุดท้าย (ทราบเลขทะเบียนรับสุดท้าย) ด าเนินการดังนี้

3.1.2 เริ่ม ด าเนินการลงทะเบียนรับเรื่องใหม่ ได้แก่ การรบั online, สร้างเรื่องรับเข้า (เหลือง 1)

3.2 ลงรับเรื่องเดิม ที่ได้ตีทะเบียนรับไว้แล้ว ในวันที่ 17-18/11/59

คือ เรื่องรับเข้าที่หน่วยงานตีทะเบียนรับไว้ ด าเนินการดังนี้ 3.2.1 บันทึกข้อมูลลงรับ

3.2.2 ใส่ข้อมูลตามล าดับ 1-5 ในแต่ละเรื่อง

3.2.3 ด าเนินการกับเรื่องดังกล่าว ตามกระบวนงานดังนี้ บันทึก, ส่ง, ปิดงาน

3.3 ลงรับเรื่องที่ระบบแจ้ง “มีเอกสารเลขที.่.....นี้แล้ว” (รับส าเนา) ให้ด าเนินการดังนี ้


3.3.1 ใส่เลขที่เอกสาร > ระบบแจ้ง มีเอกสารเลขที.่...นี้แล้ว > กด OK

3.3.2 ตรวจสอบข้อมูล

3.3.3 แก้ไขเลขทะเบียนรับของหน่วยงาน ให้ถูกต้องกับ (วันที่ 17-18 /11/59)

หมายเหตุ สามารถแก้ไขเลขทะเบียนรับได้ กรณีเลขทะเบียนนั้นยังไม่มีในระบบ

3.3.4 ด าเนินการตามตามกระบวนงาน ดังนี้ บันทึก, ส่ง, ปิดงาน



ตรวจสอบเลขที่หนังสือของหน่วยงาน (เลขที่สมุด รับ-ส่ง) หลังวันที่ 18 พฤศจิกายน 2559

เมื่อด าเนินการกับหนังสือวันที่ 17-18/11/59 แล้วเสร็จ ให้ด าเนินการตรวจสอบเลขที่หนังสือของหน่วยงาน อีกครั้งเพื่อความถูกต้องในการใช้งานระบบดังนี้

4.1 คลิกที่เมนูผู้ดูแลระบบ

4.2 ตั้งค่าเลขที่หนังสือ รับ- ส่ง ของหน่วยงาน เพื่อเริม่ใช้งานระบบหลังวันที่ 18/11/59

หมายเหตุ ควรด าเนินการกับเอกสาร บันทึกภายใน, ค าสั่ง ของหน่วยงานในวันที่ 17/11/59 ให้เรียบร้อย

จากนั้นจึงไปท าการลงรับเอกสารในล าดับต่อไป

-- ประกาศ ระบบ...

Documents